Bài giảng giao dịch và đàm phán trong kinh doanh chương 9 PGS TS nguyễn thị xuân hương

Giao dịch đàm phán kinh doanh Chương Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh Chương Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh I II III Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh doanh Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh Kiểm tra tập dượt phương án đàm phán kinh doanh I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh doanh Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh - Chuẩn bị đàm phán kinh doanh việc khó khăn, khă phức tạp quan trọng Có thể nói, khâu chuẩn trọng nói, bị chu đáo định tới 50% kết đàm 50% phán phán - Có hai quy tắc cần ghi nhớ trình chuẩn bị đàm phán kinh doanh + Quy tắc 1: Tạo điều kiện đủ thời gian cần thiết cho việc chuẩn bị đàm phán kinh doanh + Quy tắc 2: Làm việc có phương pháp theo kế hoạch phương hoạch I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh doanh Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh (TIẾP) Mỗi đàm phán có nội dung, yêu cầu tính chất riêng dung, nhìn chung để tiến hành đàm phán, cần chuẩn phán, bị CẦN: - Các cơng việc có liên quan đến việc đề sáng kiến tổ chức lập kế hoạch đàm phán phán - Các công việc cụ thể chuẩn bị cho đàm phán (chuẩn bị chi tiết) tiết) - Cơng việc soạn thảo, biên tập tài liệu có liên quan tới thảo, đàm phán - Các công việc luyện tập nhằm đề phịng, xử lý tình phịng, xẩy q trình đàm phán phán - Phân tích sơ bộ, đề mục tiêu, xác định chủ đề, dự kiến sơ tiêu, thành viên tham gia đàm phán phán I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh doanh Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh (TIẾP) Để nắm quyền chủ động đề sáng kiến tổ chức tốt đàm phán CẦN: + Tính tích cực, chủ động, nhạy bén óc cực, ộng, linh cảm (yếu tố đầu tiên) tiên) + Khả phân tích sơ nă sơ + Khối lượng công việc cần phải giải lư I Nghiªn cøu chuẩn bị đàm phán kinh doanh doanh Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh (TIP) (TI Lập kế hoạch chi tiết cho việc chuẩn bị đàm phán hành động cụ thể khâu chuẩn bị đàm phán Trong phần cần vạch rõ khối luợng công việc cần phải chuẩn bị, chất lượng, thời gian, số lượng thành viên cần thiết cho công việc chuẩn bị Các kế hoạch thành lập sở phán đoán, nhận xét, đánh giá, đòi hỏi phải có óc tưởng tượng, tư phân tích, tổng hợp I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh doanh Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh (TIP) a Thu thập xử lý tài liệu ban đầu: a1 Công tác thu thập xử lý tài liệu: Là công việc khó khăn chiếm nhiều thời gian nhất, khă thao tác quan trọng khâu chuẩn nhữ bị > Cần có mạng lưới thu thập thông tin, tài liệu ổn định, có kế hoạch nhằm mở rộng kiến thức, nâng cao trình độ trì chuyên môn, củng cố kiến thức văn hoá vă > Có nhiều sách tra cứu, sách chuyên ngành, tạp chí, công trì trình nghiên cứu tất lĩnh vực sống > Thông tin cịng cã nhiỊu ngn kh¸c nhau, chóng ta cã thĨ thu thập tất báo, viết tay có liên quan đến nhu cầu hoạt động cách cắt, mì chụp, in lại loại tạp chí hay I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh doanh (TI (TIP) Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh a Thu thập xử lý tài liệu ban đầu: a1 Công tác thu thập xử lý tài liệu: Muốn giảm nhẹ gánh nặng việc thu thập tài liệu cần tuân theo nguyên tắc sau đây: - Giấy trắng loại phiếu nên có kích thước phong bì bưu điện bì thì tiện lợi - Cần ghi vài từ then chốt, nhấn mạnh nội dung chủ yếu chép tay phiếu ghi - Các phiếu phải đánh số thứ tự, chữ viết phải rõ ràng chữ - Chỉ viết mặt phiếu để dễ tra cứu tăng tính trực quan tài liệu tă - Dành đủ chỗ (lề) để bổ sung tài liệu - Gạch vấn đề quan trọng phiếu viết tay nhữ I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh doanh Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh a Thu thập xử lý tài liệu ban đầu: (TI (TIP) a1 Công tác thu thập xử lý tài liệu: Các câu hỏi làm tiêu chuẩn cho việc lựa chọn tài liệu cách nhanh chóng phục vụ cho công việc: - Tài liệu đem lại lợi ích thực tế cho lập trường quan điểm chúng ta, cho việc tiến hành đàm phán ? - Cần thời gian để trình bày tài liệu ? trì - Tài liệu cã tÝnh thut phơc, cã dƠ hiĨu ®èi víi ®èi tác hay không ? - Tài liệu có tầm quan trọng đến mức việc nắm tình hình tì hì thông qua định cuối ? - Có thể bỏ tài liệu không ? 10 I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh doanh Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh b- Nghiên cứu yêu cầu nội dung đàm phán kinh doanh (tiếp) Quy tắc nhắc lại: cần phải nhắc lại vấn đề bản, có ý nghĩa lại: bản, quan trọng giúp cho đối tác ghi nhớ thông tin, điều tin, khoản cần thiết thiết Quy tắc bất ngờ: phải suy nghĩ chọn lọc thông tin, gây bất ngờ tin, cho đối tác vào thời điểm cần thiết thiết Tính hàm súc nhận xét lập luận: cần dẫn dắt đàm phán luận: cho có “cao trào” (địi hỏi đối tác phải tập trung ý), trào” “thoái trào” (cho phép đối tác nghỉ ngơi, liên tưởng, suy trào” (cho ngơ tưởng, nghĩ) Thông tin vừa đủ: 10 10 Hài hước, châm biếm vừa phải Khi cần phải diễn tả ý nghĩ khó chịu hước, phải phải bác ý kiến hài hước châm biếm có tác dụng hư đặc biệt biệt 16 I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh doanh Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh b- Nghiên cứu yêu cầu nội dung đàm phán kinh doanh (tiếp) cần lưu ý dẫn sau để đàm phán đạt kết lư - Nội dung phương pháp tiến hành đàm phán có ý nghĩa lớn đối phương với đàm phán kinh doanh Vì ngồi việc đảm bảo nội dung có chiều sâu, phương pháp tiến hành đàm phán sâu, phương phải thật khoa học, chặt chẽ học, - Chú ý phân biệt kiện lời bình kiện - Cần có phương án khác cho đàm phán phương - Thỉnh thoảng cần nhắc lại rút kết luận từ điều trình bầy bầy - Luôn quan tâm, ý đến đối tác quan hệ, hiểu biết lẫn tâm, có ảnh hưởng lớn đến công việc kinh doanh hư 17 I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh doanh Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh c- Nghiên cứu phương pháp sử dụng ngôn ngữ phương biểu cảm đàm phán kinh doanh: vào thể loại mức độ tác động, biểu cảm ộng, phân biệt chúng thành nhóm sau: - Phương pháp biểu cảm trực quan: Phương - Phương pháp gây ấn tượng Phương tư - Phương pháp gây căng thẳng Phương că 18 I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh doanh Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh d- Nghiên cứu chuẩn bị mặt kỹ thuật cho đàm phán kinh doanh Kết việc chuẩn bị mặt kỹ thuật phụ thuộc vào: vào: + Thiên hướng, lực, trí tưởng tượng , động thói hướng, lực, tư tư quen làm việc người thừa hành ngư hành + Tầm quan trọng đàm phán + Tài liệu sẵn có phục vụ cho đàm phán phán Lập kế hoạch chung cho đàm phán kinh doanh, cần xác doanh, định rõ khối lượng, cấu trúc, hình thức, nội dung lượng, trúc, thức, giai đoạn cụ thể 19 Chương Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh I II III Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh doanh Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh Kiểm tra tập dượt phương án đàm phán kinh doanh 20 II II Xõy dng k hoạch đàm phán kinh doanh Tầm quan trọng công tác xây dựng kế hoạch đàm phán > Việc xây dựng kế hoạch đàm phán có vai trị ý nghĩa đặc biệt, biệt, vấn đề phức tạp, đòi hỏi phải tranh tạp, luận > Xây dựng kế hoạch đàm phán có nghĩa vạch sơ đồ có tính sơ khái qt lơgíc áp dụng cho trường hợp, dựa vào mà có trư hợp, thể tổ chức thực đàm phán cụ thể, nhằm đạt mục tiêu định ịnh > Tuỳ theo ý nghĩa, tầm quan trọng, quy mô đàm phán, số lượng nghĩa, trọng, phán, lư thành viên tham gia, kinh nghiệm tiến hành đàm phán mà lập sơ đồ, kế hoạch đàm phán cụ thể cho phù hợp sơ > việc xây dựng kế hoạch chi tiết cho đàm phán quan trọng vấn đề đàm phán có quy mơ lớn lớn 21 II II Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh Nội dung công tác xây dựng kế hoạch đàm phán Kế hoạch thiết lập, tính tốn trình tự cơng việc, thao tác, thời hạn chi phí lập, việc, tác, khả thực mục tiêu nă tiêu * Việc xây dựng kế hoạch đàm phán cần thực thao tác sau: - Đề kiểm tra dự đoán đàm phán - Xác định nhiệm vụ bản, trước mắt việc đàm phán bản, trư phán - Tìm kiếm phương pháp, bước thích hợp nhằm giải nhiệm vụ phương pháp, (nghĩa đề cách thức giải vấn đề thông qua đàm phán) phán) - Phân tích yếu tố, khả bên ngồi, bên (chủ quan, khách quan) nă ngoài, quan, quan) việc thực kế hoạch đàm phán phán - Xác định nhiệm vụ ngắn hạn trung hạn cho đàm phán mối liên quan việc thực nhiệm vụ - Đề xuất biện pháp thực nhiệm vụ kể (bao gồm lập chương chương trình kế hoạch cho giai đoạn), phát xử lý kịp thời oạn), bế tẵc xuất trình đàm phán phán 22 II II Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh Nội dung công tác xây dựng kế hoạch đàm phán ( tiếp) * Phân chia kế hoạch tổng quát thành kế hoạch chi tiết Mục tiêu việc xây dựng kế hoạch chi tiết đàm phán là: - Cho phép nhiệm vụ cụ thể, số lượng, chất lượng công việc, lượng, lư việc, thao tác phải làm trước tiến hành đàm phán, tạo điều kiện thay đổi trư phán, kịp thời chi tiết cần thiết cho đàm phán, xây dựng phán, phương phương án khác nhau, tạo điều kiện tối ưu cho việc định nhau, ịnh - Xác định khơi thơng khâu bế tắc, loại trừ khó khăn trình khơ tắc, khă đàm phán, phối hợp với hành động, thao tác, biện pháp bố trí phán, ộng, tác, chúng theo thời gian đàm phán cho phù với quan điểm chuyên môn, môn, nghề nghiệp nghiệp - Cho phép định rõ trách nhiệm, quyền hạn cá nhân, kiểm tra việc nhiệm, nhân, thực trách nhiệm quyền hạn đó; kích thích, động viên thích, tinh thần sáng tạo thành viên việc chuẩn bị đàm phán 23 II II Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh Nội dung công tác xây dựng kế hoạch đàm phán Kế hoạch thiết lập, tính tốn trình tự cơng việc, thao tác, thời hạn chi phí lập, việc, tác, khả thực mục tiêu nă tiêu * Việc xây dựng kế hoạch đàm phán cần thực thao tác sau: - Đề kiểm tra dự đoán đàm phán - Xác định nhiệm vụ bản, trước mắt việc đàm phán bản, trư phán - Tìm kiếm phương pháp, bước thích hợp nhằm giải nhiệm vụ phương pháp, (nghĩa đề cách thức giải vấn đề thơng qua đàm phán) phán) - Phân tích yếu tố, khả bên ngoài, bên (chủ quan, khách quan) nă ngoài, quan, quan) việc thực kế hoạch đàm phán phán - Xác định nhiệm vụ ngắn hạn trung hạn cho đàm phán mối liên quan việc thực nhiệm vụ - Đề xuất biện pháp thực nhiệm vụ kể (bao gồm lập chương chương trình kế hoạch cho giai đoạn), phát xử lý kịp thời oạn), bế tẵc xuất trình đàm phán phán 24 II II Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh Nội dung công tác xây dựng kế hoạch đàm phán * Lên loại kế hoạch cần thiết phục vụ cho việc tiến hành đàm phán - Kế hoạch chung: Đây kế hoạch kế hoạch Trong kế hoạch chung có định rõ chung: hoạch loại cơng việc, thời hạn hồn thành người thực việc, ngư - Kế hoạch chiến lược: Chính đường lối, phương hướng, chương trình hành động nhằm lược: đường lối, phương hướng, chương đạt mục tiêu đề Tất nhiên chuẩn bị kế hoạch cần kiểm tra, đánh giá tra, phê phán, phân định rõ tất mục tiêu cần phải đạt, nhiệm vụ cần phải phán, ạt, được thực trình đàm phán phán - Kế hoạch chiến thuật: Bao gồm danh sách biện pháp, phương pháp giải thuật: pháp, phương nhiệm vụ giai đoạn Thực biện pháp nhằm hoàn thành oạn nhiệm vụ bản, chiến lược Tóm lại kế hoạch chiến thuật bảng dẫn đến bản, lược mục tiêu quy định ịnh - Kế hoạch thực cụ thể: Là chương trình hành động nhằm giải nhiệm vụ chương riêng biệt đàm phán (có thể coi kế hoạch chiến thuật mức độ cụ thể, chi tiết) tiết) - Kế hoạch thông tin thu thập tài liệu: Đây kế hoạch phức tạp nhất, gay cấn liệu: nhất, hệ thống kế hoạch cần phải chuẩn bị cho đàm phán phán 25 II II Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh Nội dung công tác xây dựng kế hoạch đàm phán kế hoạch thông tin thu thập tài liệu phải rõ: + Nguồn thông tin + Khối lượng thông tin thu thập lư + Người thu thập Ngư thập + Thời hạn hoàn thành + Kế hoạch lựa chọn hệ thống hố tài liệu, thơng tin liệu, 26 Chương Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh I II III Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh doanh Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh Kiểm tra tập dượt phương án đàm ph¸n kinh doanh 27 III Kiểm tra tập dượt phương án đàm dư phương phán kinh doanh Hoàn thiện kế hoạch đàm phán: phán: > Thực chất khâu tu sửa, chuẩn hoá (bằng lời văn bản) sửa, vă bản) phần kế hoạch đàm phán > Việc chuẩn hố thao tác kỹ thuật có nhiệm vụ soạn thảo thật chi tiết kế hoạch đàm phán > Việc sử dụng máy ghi âm nhằm hoàn chỉnh thêm kế hoạch đàm phán có lợi người làm công tác kinh doanh , chưa biết ngư chư cách đàm phán, khơng có khiếu phát biểu hùng biện phán, > Kiểm tra công việc chuẩn bị: + Cần hoàn chỉnh lần cuối kế hoạch đàm phán Thực sáng phán tạo vấn đề chi tiết, cụ thể Điều có ý nghĩa đặc biệt, tiết, biệt, đơi lúc có ý nghĩa định ịnh + Hoàn chỉnh kế hoạch đàm phán công việc thao tác kiểm tra 28 III Kiểm tra tập dượt phương dư phương án đàm phán kinh doanh Tập dượt phương án đàm phán dư phương Diễn tập suy nghĩ: hình dung óc diễn nghĩ: biến q trình đàm phán Khâu tập luyện phán nhằm chuẩn bị tư tưởng sẵn sàng trước tư trư bước vào đàm phán phán Diễn tập lời: trước bước vào lời: trư đàm phán quan trọng dùng máy ghi âm để luyện tập lời (tập phát biểu), qua biểu), kiểm tra cấu trúc ngữ pháp phát biểu biểu 29 III Kiểm tra tập dượt phương án đàm dư phương phán kinh doanh Hoàn thiện kế hoạch đàm phán: phán: > Thực chất khâu tu sửa, chuẩn hoá (bằng lời văn bản) sửa, vă bản) phần kế hoạch đàm phán > Việc chuẩn hố thao tác kỹ thuật có nhiệm vụ soạn thảo thật chi tiết kế hoạch đàm phán > Việc sử dụng máy ghi âm nhằm hoàn chỉnh thêm kế hoạch đàm phán có lợi người làm công tác kinh doanh , chưa biết ngư chư cách đàm phán, khơng có khiếu phát biểu hùng biện phán, > Kiểm tra công việc chuẩn bị: + Cần hoàn chỉnh lần cuối kế hoạch đàm phán Thực sáng phán tạo vấn đề chi tiết, cụ thể Điều có ý nghĩa đặc biệt, tiết, biệt, đơi lúc có ý nghĩa định ịnh + Hoàn chỉnh kế hoạch đàm phán công việc thao tác kiểm tra 30 .. .Chương Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh Chương Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh I II III Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh doanh Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh. .. thể 19 Chương Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh I II III Nghiªn cøu chuẩn bị đàm phán kinh doanh doanh Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh Kiểm tra tập dượt phương án đàm phán kinh doanh. .. liệu, 26 Chương Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh I II III Nghiªn cøu chuÈn bị đàm phán kinh doanh doanh Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh Kiểm tra tập dượt phương án đàm phán kinh doanh