Bài giảng giao dịch và đàm phán trong kinh doanh chương 4 PGS TS nguyễn thị xuân hương

Giao dịch đàm phán kinh doanh Giao dịch đàm phán kinh doanh Chương Kỹ giao tiếp đa phương lễ nghi giao dịch Chương Kỹ giao tiếp đa phương lễ nghi giao dịch I Kỹ giao nhóm tổ chức II Lễ nghi giao dịch dị III Nhữ Những điều cần biết giao dịch cầ biế dị I Kỹ giao nhóm tổ chức Các loại hình giao tip - Giao tiếp với thân Đây nh hình thức giao tiếp tự kỷ kỷ xử lý thông tin với tư cách võa lµ ng­êi gưi, võa lµ ng­êi nhËn Giao tiÕp với nhận thân đánh giá thân cảm nhận riêng cá nhân với môi trường xung quanh Sự giao tiếp quanh hình thành giới riêng biệt cá nhân Người phát triển nhân hình thức Giao tiếp khó gần gũi thức với người, không hoà đồng tập thể thể I K giao nhóm tổ chức Các loại hỡnh giao tip (tip) - Giao tiếp song phương Loại hình phương tiến hành hai cá nhân Người gửi giữ nhân người nhận thông tin trường hợp hai chủ thể khác Hình thức giao tiếp diễn chủ thể có giữ quan hệ thường xuyên với có nhu cầu trao đổi Đây cách giao tiếp ®ỉi rÊt phỉ biÕn, diƠn hµng ngµy ThÕ giíi ngày riêng cá nhân mở cửa giao thoa với cá nhân khác hình thành giới míi cđa hai chđ thĨ thĨ I Kỹ giao nhóm tổ chức Các loại hình giao tiếp (tiếp) -Giao tiÕp c¸c nhãm: Đây giao tiếp diễn nhóm: có từ chủ thể trở lên Tính chất đa phương lên giao tiếp đặc trưng chủ đạo Các nhóm đạo hình thành tính chất công việc hay nhu cầu chung tập hợp người có quan hệ với (cùng lớp học, đơn vị công tác, địa bàn dân cư ) Các nhóm tồn phụ cư ) thuộc vào nỗ lực chung thành viên tham gia hiệu trình công tác trì tác Xu hướng phân công lao động đại từ cá nhân chuyển sang phối hợp hoạt động theo nhóm nhóm Biết phong cách kỹ giao tiếp nhóm yếu tố quan trọng bảo đảm thành công người người I Kỹ giao nhóm tổ chức Các loại hình giao tiếp (tiếp) - Giao tiÕp tỉ chøc Tỉ chøc lµ mét hƯ chøc thống thiết chế theo mục tiêu nguyên tắc định Trong hệ thống định tổ chức cá nhân, nhóm người tập hợp theo nguyên tắc chức chuyên môn Như vậy, tổ chức có môn quan hệ dọc quan hệ ngang Do ngang ®ã giao tiÕp hƯ thèng tỉ chức có điểm khác giao tiếp cá nhân giữ thông thường giao tiếp nhóm độc lập lËp I Kỹ giao nhóm tổ chức Các loại hình giao tiếp (tiếp) Phân tớch: tớch: - - Mỗi loại hình giao tiếp có nhữ điểm chung đồng thời có điểm khác biệt Mỗi loại giao tiếp dù có điểm khác biệt có chung hai nhóm mục tiêu: tiêu: mục tiêu công việc mục tiêu trì trì Từ loại hình thứ hai đến thứ tư giao tiếp liên nhân cách cách K nng giao tip theo nhóm tổ chức Các loại hình giao tiếp Phân tích: (tiếp) I - - - B»ng c¸ch trao đổi thông tin qua lại với người biết thân người khác mì Tính nguyên tắc giao tiếp liên nhân cách phải cá nhân tuân thủ để trì quan hệ lâu dài trì dài Mỗi người cần có ý thức trách nhiệm việc tự giác chấp hành nguyên tắc hướng tới mục tiêu cộng đồng giao tiếp tiếp Hạt nhân bản, tảng giao tiếp liên nhân cách lòng tin tin Phẩm chất quan trọng nhà kinh doanh tin vào thân mình, tạo dựng niềm tin người khác biết đặt niềm tin vào đối tượng Lòng tin giúp cho ta cởi tượng mở lòng với người khác ngược lại người khác bộc bạch hết điều với ta ta Mèi quan hƯ gi÷a ng­êi víi ng­êi dựa lòng giữ tin bền vững, phát triển dễ thông cảm với nhau Kỹ giao nhóm tổ chức Kỹ giao tiếp nhóm: I  nhóm hình xuất phát từ nhu cầu chung hì nhiều người tính chất công việc Các nhóm có lợi ích chung lợi ích riêng cá nhân tham gia Do vấn đề điều phối lợi ích giải mâu thuẫn lợi ích nhóm có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Nhóm có thủ lĩnh người suy tôn tự nhiên tính trội người Người lÃnh đạo nhóm có vai trò quan trọng việc tạo đồng thuận công việc trì tồn trì nhóm Một nhóm có đông người tham gia không hệ thống tổ chức tính bình đẳng bì dân chủ chi phối bầu không khí giao tiếp, xu hướng thoải mái, tự giao tiếp tăng lên tă 10 I K giao nhóm tổ chức Kỹ giao tiếp tổ chức (tiếp) (tiếp)   Mỗi tổ chức mô hình hóa hì dạng sơ đồ Phần lớn tổ chức có dạng hình tháp hì Mọi người tổ chức tranh đua với vì nhữ vị trí cao có hạn tổ chức tranh đua với để giành tôn trọng người khác nhữ tranh đua thích hợp cần thiết nhiều tình huống, song nhà quản lý phải có biện tì pháp thông qua giao tiếp cởi mở để hạn chế bớt cạnh tranh tăng cường tinh thần hợp tác tă 15 I Kỹ giao nhóm tổ chức Kỹ giao tiếp tổ chức (tiếp) (tip) Hai hệ thống trình giao tiếp tổ chức đồng thời tác trì động đến thái độ hành vi cá nhân Đó nhân Hệ thống đối ngoại tiêu biểu cho sơ đồ tổ chức thức, nhà quản lý thiết lập nhằm kiểm soát hành vi cá nhân, hành vi nhóm, để đạt mục ®Ých cđa tỉ chøc Do hƯ thèng nµy phơ chøc thuộc vào môi trường bên ngoài, không xuất phát từ nhu cầu cá nhân tổ chức, nên ta gọi hệ thống đối ngoại ngoại Hệ thống đối nội phát triển, người tác ®éng qua l¹i ph¹m vi cđa hƯ thèng ®èi ngoại thức có kiểu hành vi định bật lên giúp điều chỉnh nhu cầu xà hội nhu cầu tâm lý lý 16 I Kỹ giao nhóm tổ chức Kỹ giao tiếp tổ chức (tiếp) (tiếp) Lng giao tiÕp tỉ chøc cã thĨ ®i theo h­íng: h­íng: * Giao tiÕp tõ trªn xng d­íi: Giao tiếp từ xuống dưới: hình thức giao tiÕp tõ cÊp trªn xng cÊp d­íi - tõ người chủ xuống công nhân, từ người lập kế hoạch, nhữ sách tới người thực Nó phân biệt nhờ vào yếu tố: Hướng dẫn công việc sở hợp lý, thông tin tố: phản hồi cách tiến hành công việc, hệ tư t­ëng t­ëng * Giao tiÕp tõ d­íi lªn trên: Giao tiếp từ lên cần thiết trên: có giá trị, tin cậy hoàn toàn Nói toàn cách tổng quát, giao tiếp từ lên phản hồi luồng giao tiÕp tõ trªn xng d­íi d­íi * Quan hƯ giao tiÕp theo hµng ngang: Giao tiÕp theo hµng ngang th­êng sử dụng để mô tả quan hệ trao đổi phận cấp tổ chức Sự giao tiếp giữ chức theo hàng ngang phương thức chủ yếu để đạt phối hợp tæ chøc chøc 17 Chương Kỹ giao tiếp đa phương lễ nghi giao dịch I II III Kỹ giao nhóm tổ chức Lễ nghi giao dịch Nhữ Những điều cần biết giao dịch cầ biế dị 18 II.Lễ nghi giao dịch Giao dịch thư tín • Cách viết thư chúc mừng ViÕt th­ chóc mõng cÇn chó ý nh÷ng kü tht sau: nh÷ sau: Th­ chóc mõng phải tràn đầy tình cảm, không khuôn sáo giả tạo tạo + Nội dung thư phải sát thực tế, đánh giá phải mức, biểu thị tâm phải thiết thực khả thi, tránh hô hiệu suông Thư nên ngắn suông gọn gọn + Ngôn ngữ phải trau chuốt, rõ ràng, mộc mạc lưu ngữ loát loát + 19 II.Lễ nghi giao dịch • Giao dịch thư tín (tiếp) Cách viết thư cảm ơn + Ng­êi khác tổ chức giúp nhiều, ta nên viết thư cám ơn để nói lên lòng biết ơn Cách viết nh thư cám ơn cần ý điểm sau: sau: + Trước tiên phải xác, viết rõ người kiện cám ơn để họ nhớ ra, tổ chức biết việc cụ thể thể + Nên bình luận đánh giá ý nghĩa sâu xa việc với tình cảm nồng thắm tỏ lời cám ơn ơn + Ngôn ngữ cần chân thành, nhiệt tình, gẫy gọn Thư nên viết ngữ gọn ngắn ngắn 20 II.L nghi giao dịch Giao dịch thiếp mời * Ph¹m vi sư dơng thiÕp mêi Nãi chung mêi nh÷ nh÷ng trường hợp có hoạt động lớn quan trọng mà đối tác khách tham dự, phát thiếp mời Đứng mời góc độ nhà kinh doanh khai trương cửa hàng, tổ chức hội nghị khách hàng phát thiếp mời mời 21 II.L nghi giao dịch Giao dịch thiếp mời (tiếp) • Viết thiếp mời có yêu cầu đặc thù sau: nhữ sau: + Bên viết hai chữ thiếp mời Nên cho hoạ sĩ trang trí, có chữ mời điều kiện mạ chữ vàng Nếu mua thiếp mời cửa chữ vàng hàng nên chọn loại đẹp, sang, gây ấn tượng thích thú thú + Hàng viết tên đơn vị tên người mời mời + Ghi rõ nội dung, thời gian, địa điểm ®iĨm + PhÇn ci viÕt lêi chóc tơng tơng + Ghi rõ tên đơn vị cá nhân mời thêi gian gưi thiÕp mêi mêi + ViÕt n¾n nãt, đẹp, có giá trị làm kỷ niệm Rất kỵ làm ẩu niệm tẩy xoá xoá 22 II.L nghi giao dịch Giao dịch thiếp mời (tiếp) Yªu cầu hành văn thiếp mời mời + Lời thiếp mời trước tiên phải rõ ràng, không rườm rà, công thức thức + Lời thiếp mời phải nhà nhặn đẹp lòng Thiếp mời lòng làm môi giới lễ nghi giao tiếp, ngôn ngữ ngữ nhạt nhẽo khoa trương làm cho người ta khó chịu chịu + Cần phải theo trường hợp, nội dung, đối tượng tham gia cụ thể để chau chuốt chữ chữ nghĩa nghĩa + Cố gắng dùng ngữ ng÷ 23 II.Lễ nghi giao dịch 3.Lễ nghi bắt tay Bắt tay lễ nghi thông dụng quan hệ người Nó biểu người đạt nội dung hoan nghênh, hữu hảo, thông cảm, cảm ơn, khoan dung, kính trọng, xin lỗi, từ biệt biệt Song việc b¾t tay cịng cã nhiỊu tri thøc thøc 24 II.Lễ nghi giao dịch 3.Lễ nghi bắt tay (tiếp) B¾t tay có phân biệt giơ tay trước, giơ tay sau sau * Nói chung, tiếp khách chủ nhà giơ tay trước; trước; * Bắt tay với phụ nữ phụ nữ giơ tay trước, đàn ông đón lấy; lấy; * Gặp cán lÃnh đạo, người lớp để họ giơ tay trước bắt tay * Khi người ta đà giơ tay, bạn cần bắt để biểu thị nhiệt tình, tình cảm chân thành hữu hảo hảo * Khi bắt tay sức phải vừa, không mạnh không yếu, chạm tay đà rời bỏ, bắt nhẹ, không cã søc lùc, khiÕn cho ng­êi ta c¶m thÊy miƠn cưỡng bắt buộc buộc * Thời gian bắt tay vừa phải, thông thường bắt chặt chào hỏi bỏ ra * Khi bắt tay người nghiêng phía trước nhìn vào đối tác, nhì nở nụ cười, vừa bắt tay vừa chào hỏi, cho người ta cảm giác ấm cúng nhiệt thành thành 25 II.Lễ nghi giao dịch 3.Lễ nghi bắt tay (tiếp) Khi gặp gỡ bắt tay giơ tay nhanh, nắm lâu thể quan hệ gần gũi, tình cảm thắm thiết; thiết; Khi bắt tay phải giơ tay sạch, bận việc, tay bẩn nên chìa tay hai bên tỏ ý xin lỗi chì lỗi Không nên đeo găng tay bắt tay với người khác, cởi găng bắt tay tay Tay phải cầm đồ, đối phương ®· gi¬ tay tr­íc cã thĨ øng cøu b»ng tay trái trái Sau bắt tay, hữu ý hay vô tình rút khăn mùi khă xoa lau tay bất lịch sự hội trường, rạp hát bắt gặp nhiều người quen, cần bắt tay với ng­êi ë gÇn 26 Chương Kỹ giao tiếp đa phương lễ nghi giao dịch I II III Kỹ giao nhóm tổ chức Lễ nghi giao dịch dị Nhữ Những điều cần biết giao cầ biế dịch 27 III Những điều cần biết giao dịch Những qui tắc giao dịch + Khi chµo hái, tèt nhÊt lµ gäi họ tên tên + Nếu đối tác chưa mời ngồi, tốt đứng + Không nên vội vàng đưa tư liệu, thư tín, quà cáp mang theo + Chủ động mở đầu đàm thoại, tranh thủ thời gian gặp gỡ Mặc dầu gỡ đối + Duy trì nhiệt tình hưởng ứng trì + Khi không kiềm chế tức giận nên sớm kết thúc gặp gỡ gỡ + Trước gặp, hÃy tự hỏi "nên bước vào cửa đối tác với tình cảm gì?" + Học nghệ thuật nghe + Tránh cử tư bất nhà nhữ nhà + Cần thật thà, thẳng thắn mức độ + Học cách nói rõ ràng + Tự kiểm tra âm sắc ngữ điệu ngữ + Chú ý trang phục đầu tóc + Nếu thâm niên học vị đối tác thấp ta, ta cần đặc biệt lưu ý đừng tỏ bề trên + Kết thúc gặp, nhớ cầm mũ, găng, túi sách 28 III Nhng iu cần biết giao dịch Phương pháp trò chuyện giao dch + Khi nói chuyện cần tự nhiên, lời nói hoà nhà thân mật, xác xác + Tham gia nói chuyện với người khác cần phải chào hỏi trước + Có nhiều người nói chuyện nên tìm cách nói với người vài câu, không nên nói với hai người mà không để ý đến người khác có mặt buổi nói chun + Trong giao tiÕp, ta ph¸t biĨu cịng phải người khác phát biểu, người khác nói ta nên biểu thị ý kiến lúc thích hợp + Khi trao đổi nên nhìn đối tác để biểu thị ý lắng nghe nhì + Nội dung trao đổi nên có kiêng kỵ, không đề cập tới chuyện chết chóc, bệnh tật, ly kỳ, giật gân + Đàn ông không nên tham gia nhóm nói chuyện phụ nữ, không nói chuyện lâu với phụ nữ để người xung quanh có ác cảm + Khi trao đổi nên sử dụng chữ lễ phép xin mời, cám ơn, xin lỗi chữ làm phiền ông v.v + Trong giao tiếp không bịn rịn lâu, không lớn tiếng tranh luận, không nói lời xấc xược với đối tác tác 29 .. .Giao dịch đàm phán kinh doanh Chương Kỹ giao tiếp đa phương lễ nghi giao dịch Chương Kỹ giao tiếp đa phương lễ nghi giao dịch I Kỹ giao nhóm tổ chức II Lễ nghi giao dịch dị III Nhữ... ë gÇn 26 Chương Kỹ giao tiếp đa phương lễ nghi giao dịch I II III Kỹ giao nhóm tổ chức Lễ nghi giao dịch dị Nhữ Những điều cần biết giao cầ biế dịch 27 III Những điều cần biết giao dịch Những... ngang phương thức chủ yếu để đạt phối hợp tæ chøc chøc 17 Chương Kỹ giao tiếp đa phương lễ nghi giao dịch I II III Kỹ giao nhóm tổ chức Lễ nghi giao dịch Nhữ Những điều cần biết giao dịch cầ