Hệ thống quản lý bán hàng – business management system

Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System MỤC LỤC I.Khai báo chức năng chung 6 1.Thiết lập phần mềm 6 2.Quản lý chúng loại sản phẩm 7 3.Quản lý sản phẩm 7 4.Tồn đầu kỳ 9 5.Đơn vị tính 10 6.Quản lý kho 10 7.Quản lý khách hàng 10 8.Quản lý nhà cung cấp 11 9.Quản lý hãng sản xuất 11 10.Quản lý phòng ban 11 11.Quản lý nhóm làm việc 11 12.Quản lý nhân viên 12 13.Phân quyền sử dụng 12 14.Khai báo khoản Thu/Chi 12 15.Khai báo Quỹ/Tài khoản 13 16.Xóa dữ liệu 13 17.Sao lưu, phục hồi dữ liệu 14 18.Lịch sử truy cập 14 19.Lịch sử hệ thống 14 20.Đổi mật khẩu 15 II.Quản lý kho - Bán hàng 15 1.Nhập hàng 15 2.Xuất kho bán hàng 16 3.Xuất kho nhân viên 18 4.Nhập trả lại 18 5.Tách sản phẩm bán lẻ 18 6.Tra cứu serial 19 7.Điều chỉnh hàng tồn 19 8.Thống kê bán hàng 19 9.Thống kê xuất kho nhân viên 21 10.Thống kê nhập hàng 21 Phòng đào tạo nghiệp vụ khách hàng công ty EDA Trang 1 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System 11.Thống kê hàng tồn kho 22 12.Thống kê hàng nhập trả lại 22 13.Xuất kho nội bộ 23 14.Thống kê xuất kho nội bộ 23 III.Quản lý bảo hành 24 1.Khai báo bộ phận xử lý 24 2.Nhập bảo hành 24 3.Xử lý bảo hành - dịch vụ 25 4.Trả bảo hành 25 5.Quản lý phiếu bảo hành 26 IV.Tài chính - công nợ 26 1.Lập phiếu thu 26 2.Lập phiếu chi 27 3.Quản lý Thu/Chi 27 4.Tổng hợp công nợ 28 5.Báo cáo lãi lỗ 29 6.Công nợ khách hàng 30 7.Công nợ nhà cung cấp 30 8.Công nợ nhân viên 31 9.Chuyển Quỹ/Tài khoản 32 10.Quản lý Quỹ/Tài khoản 32 Phòng đào tạo nghiệp vụ khách hàng công ty EDA Trang 2 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System Phần mềm quản lý bán hàng BMS hoạt động trên nền tảng WebBase. Do vậy người dùng có thể dễ dàng truy cập từ bất kỳ nơi nào có kết nối internet. Chủ doanh nghiệp có thể kiểm tra ngay tức thời tình hình hoạt động của doanh nghiệp mà không cần phải mất nhiều thời gian tính toán, kiểm tra. Mọi thông tin sẽ được hiển thị trong các chức năng thống kê của hệ thống. BMS chạy trực tuyến trên internet với máy chủ có cấu hình và độ bảo mật cao, bạn không còn phải lo tới vấn đề máy tính bị nhiễm virus hay bị trục trặc, mất mát dữ liệu, làm gián đoạn đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. BMS tương thích với hầu hết các thiết bị từ máy tính cá nhân, máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại thông minh Do vậy bạn sẽ vô cùng thuộc lợi cho việc giám sát hoạt động của doanh nghiệp khi đi công tác xa. Mọi lúc đều có thể truy cập vào phần mềm để kiểm tra tình trạng hoạt động của doanh nghiệp. BMS hỗ trợ việc in mã vạch và quản lý mã vạch sản phẩm, giúp cho việc quản lý và bán hàng tiện lợi hơn rất nhiều. Đăng nhập vào hệ thống Nhập vào trình duyệt web địa chỉ truy cập phần mềm. Địa chỉ này có thể gán với tên miền của bạn và được tạo thêm 1 địa chỉ cố định do hệ thống mặc định sinh ra để tiện cho việc truy cập vào phần mềm (dạng xxx.bms.talaweb.com). Ví dụ phần mềm của bạn được cài đặt tại: pmql.tenwebsite.com, bạn chỉ cần gõ địa chỉ vào trình duyệt và enter để truy cập. Phòng đào tạo nghiệp vụ khách hàng công ty EDA Trang 3 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System Ở giao diện đăng nhập có chức năng tra cứu bảo hành sản phẩm để khách hàng có thể tra cứu nhanh tình trạng bảo hành sản phẩm khi đưa sản phẩm đi bảo hành. Sau khi đăng nhập thành công, giao diện chính của phần mềm sẽ được hiển thị với các mục chính như sau: − Quản lý kho - Bán hàng: Bao gồm các chức năng quản lý về xuất nhập kho, xuất kho nội bộ, xuất bán hàng hóa, nhập hàng trả lại, báo cáo tồn kho, điều chỉnh hàng tồn và các chức năng thống kê liên quan − Tài chính - Công nợ: Quản lý các giao dịch thu chi, công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp, báo cáo lãi lỗ, quản lý tài khoản giao dịch. − Quản lý bảo hành: Quản lý nhập xuất bảo hành các sản phẩm đã bán (nhập bảo hành, trả bảo hành, tra cứu phiếu bảo hành) − Chức năng chung: Chức năng khai báo các thông số hệ thống, quản lý khách hàng, quản lý nhà cung cấp, quản lý nhân viên, phân quyền sử dụng, khai báo khoản thu – chi, khai báo đơn vị tính, khai báo quản lý chủng loại hàng hóa, khai báo quản lý sản phẩm. Phòng đào tạo nghiệp vụ khách hàng công ty EDA Trang 4 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System Để sử dụng phần mềm, việc cần làm đầu tiên là cần khai báo các thông số cho phần mềm và các dữ liệu cho hệ thống (đây là việc làm bắt buộc đầu tiên khi bắt đầu sử dụng phần mềm). Phòng đào tạo nghiệp vụ khách hàng công ty EDA Trang 5 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System I. Khai báo chức năng chung 1. Thiết lập phần mềm Chức năng này giúp bạn có thể dễ dàng thay đổi các thiết lập cấu hình cho phần mềm và cả tiêu đề phía trên phần mềm cũng như logo của phần mềm. + Thiết lập bộ gõ: Là bộ gõ tích hợp sẳn trong phần mềm mà không cần phải sử dụng bộ gõ cài đặt trên hệ điều hành của máy tính. + Tiền tố mã phiếu: Khai báo các tiền tố đứng trước số thứ tự của các phiếu nhập, xuất, thu, chi, bảo hành … Phòng đào tạo nghiệp vụ khách hàng công ty EDA Trang 6 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System + Thiết lập nâng cao: Thiết lập xuất kho cho phép xuất âm số lượng hoặc không. Khởi tạo giá trị mặc định của mục thanh toán đơn hàng theo tổng giá trị đơn hàng hay tổng giá trị đơn hàng cộng với nợ cũ hoặc không thanh toán. + Tiêu đề phần mềm: Khai báo dòng tiêu đề phần mềm bằng giao diện soạn thảo hoặc bằng hình ảnh. + Hóa đơn bán hàng: Cho phép khai báo ẩn một số cột và chèn nội dung footer (cuối phiếu) nhằm bổ sung các thông tin như chú thích hoặc bảo hành 2. Quản lý chúng loại sản phẩm Để thực hiện được việc nhập xuất hàng hóa thì phải khai báo chủng loại sản phẩm và sản phẩm. Chức năng này cho phép khai báo và quản lý các chủng loại (nhóm sản phẩm). 3. Quản lý sản phẩm Cho phép thêm mới và quản lý các loại sản phẩm. Cần nhập đầy đủ các loại sản phẩm (bắt buộc) trước khi thực hiện các giao dịch nhập xuất khác. Khi thêm sản phẩm mới cần lưu ý về giá bán. Cần nhập vào giá bán lẻ và giá bán buôn, nếu sản phẩm có nhiều đơn vị tính (kg, gam …) thì nhập đầy đủ giá bán dành cho từng đơn vị tính. Phòng đào tạo nghiệp vụ khách hàng công ty EDA Trang 7 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System Thêm sản phẩm mới: Sinh mã vạch tự động, cho phép dùng đầu đọc mã vạch quét trực tiếp mã vạch trên sản phẩm để lưu trữ vào CSDL mã vạch. Quản lý in ấn mã vạch: Chức năng in ấn mã vạch cho phép thiết lập các thông số như tên thương hiệu, địa chỉ, số cột hiển thị, số lượng các sản phẩm cần in mã vạch để in 1 lần trên các khổ giấy khác nhau. Các thông số thương hiệu, địa chỉ sẽ được lưu lại và cho phép thay đổi về sau Phòng đào tạo nghiệp vụ khách hàng công ty EDA Trang 8 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System 4. Tồn đầu kỳ Chức năng tồn đầu kỳ nhằm giúp bạn có thể nhập các hàng hóa còn dư tồn đầu kỳ khi bắt đầu một kỳ bán hàng mới. Chức năng này sử dụng khi đã tổng kết toàn bộ quá trình kinh doanh, xóa hết dữ liệu cũ và bắt đầu kỳ bán hàng mới. Phòng đào tạo nghiệp vụ khách hàng công ty EDA Trang 9 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System 5. Đơn vị tính Cho phép khai báo thêm các loại đơn vị tính hoặc sửa/xóa đơn vị tính đã có. Khi thêm đơn vị tính cần lưu ý nhập chính xác tỷ lệ so sánh với đơn vị cha (nếu có). Nếu là đơn vị không có quan hệ với các đơn vị khách hoặc là đơn vị cơ sở thì chọn là đơn vị cơ sở và tỷ lệ là 1. Nếu là đơn vị có quan hệ với đơn vị khác thì chọn đơn vị cha và tỷ lệ của nó. Ví dụ chọn gam là đơn vị cơ sở thì khai báo tên đơn vị tính là gam, đơn vị cha là đơn vị cơ sở và tỷ lệ so với đơn vị cha là 1. Khai báo kg thì tên đơn vị tính là kg, đơn vị cha là gam và tỷ lệ so với đơn vị cha là 1000. 6. Quản lý kho Cho phép tạo nhiều kho hàng tại nhiều vị trí khác nhau. Có thể tạo kho chung hoặc kho nhân viên. Kho chung là kho dùng chung để xuất bán hàng hóa. Kho nhân viên là dành riêng cho nhân viên (nếu công ty có nhu cầu giao hàng cho nhân viên tự quản lý) 7. Quản lý khách hàng Cho phép tạo mới và quản lý khách hàng. Bạn bắt buộc phải tạo khách hàng trước khi thực hiện phiếu xuất bán hàng. Nếu khách hàng là khách lẻ, để tiện cho việc quản lý bạn nên tạo một khách hàng là khách lẻ để sau này xuất bán hàng được thuận tiện và dễ quản lý. Phòng đào tạo nghiệp vụ khách hàng công ty EDA Trang 10 [...]... lẻ, các phiếu bán hàng nháp Phòng đào tạo nghiệp vụ khách hàng công ty EDA Trang 19 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System Hiển thị theo phiếu xuất Hiển thị theo chủng loại: Hiển thị theo người bán: Phòng đào tạo nghiệp vụ khách hàng công ty EDA Trang 20 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System 9 Thống kê xuất kho nhân viên Cho phép thống kê chi tiết cả các hàng hóa đã xuất.. .Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System Thêm khách hàng mới 8 Quản lý nhà cung cấp Cho phép tạo mới và quản lý các nhà cung cấp (sản phẩm) Bạn cần tạo các nhà cung cấp này trước khi thực hiện phiếu nhập hàng 9 Quản lý hãng sản xuất Cho phép khai báo và quản lý các hãng sản xuất Bạn cần thực hiện khai báo này trước khi nhập xuất hàng hóa 10 Quản lý phòng ban Cho phép tạo và quản lý. .. khách hàng công ty EDA Trang 14 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System 20 Đổi mật khẩu Chức năng dùng để thay đổi mật khẩu truy cập hệ thống của người dùng II Quản lý kho - Bán hàng 1 Nhập hàng Chức năng nhập hàng để nhập hàng hóa vào kho trước khi xuất bán Để thực hiện được chức năng nhập hàng bạn cần nhập đầy đủ các thông tin về sản phẩm, thông tin nhân viên, nhà cung cấp, kho hàng. .. mềm Phòng đào tạo nghiệp vụ khách hàng công ty EDA Trang 23 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System III Quản lý bảo hành 1 Khai báo bộ phận xử lý Khai báo các bộ phận liên quan đến việc xử lý bảo hành - dịch vụ 2 Nhập bảo hành Lập phiếu nhận bảo hành Phiếu nhập bảo hành chỉ được phép chọn sản phẩm đã xuất bán từ hệ thống (chỉ hàng hóa được xuất bán từ hệ thống mới hiển thị trong danh sách... toán theo thời gian Phòng đào tạo nghiệp vụ khách hàng công ty EDA Trang 30 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System 8 Công nợ nhân viên Cho phép liệt kê tất cả các giao dịch xuất kho cho nhân viên và lịch sử thanh toán theo thời gian Phòng đào tạo nghiệp vụ khách hàng công ty EDA Trang 31 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System 9 Chuyển Quỹ/Tài khoản Cho phép chuyển tiền... nhận bảo hành - dịch vụ đối với khách hàng không mua hàng trên hệ thống (nhập dữ liệu trực tiếp) Phòng đào tạo nghiệp vụ khách hàng công ty EDA Trang 24 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System 3 Xử lý bảo hành - dịch vụ Chức năng xử lý bảo hành - dịch vụ cho phép tìm nhanh các phiếu cần xử lý Sau khi tìm được phiếu xử lý thì bộ phận xử lý có thể xử lý tình trạng phiếu bảo hành - dịch vụ... chính, kế toán, bán hàng, kỹ thuật ….) Cần tạo phòng ban trước khi tạo nhân viên 11 Quản lý nhóm làm việc Cho phép tạo và quản lý nhóm làm việc, mục đích là để phân quyền sử dụng cho các nhóm Cần tạo nhóm làm việc trước khi tạo nhân viên Phòng đào tạo nghiệp vụ khách hàng công ty EDA Trang 11 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System 12 Quản lý nhân viên Cho phép tạo và quản lý nhân viên... ty EDA Trang 17 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System 3 Xuất kho nhân viên Chức năng này sử dụng khi doanh nghiệp giao hàng cho nhân viên tự quản lý và xuất bán Tương tự như chức năng xuất bán hàng, tuy nhiên chức năng này chỉ xuất hàng từ kho chính sang kho nhân viên Để xuất bán hàng hóa, nhân viên bán hàng sẽ đăng nhập vào phần mềm và lập phiếu bán hàng tương tự như ở trên (chọn... khách hàng công ty EDA Trang 29 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System 6 Công nợ khách hàng Chọn khách hàng cần xem và khoảng thời gian thống kê để xem chi tiết các giao dịch của khách hàng Hệ thống sẽ tự động liệt kê và tính toán các khoản công nợ tổng hợp từ lịch sử mua hàng và lịch sử thanh toán của khách hàng 7 Công nợ nhà cung cấp Cho phép liệt kê chi tiết tất cả lịch sử nhập hàng. .. vụ khách hàng công ty EDA Trang 18 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System 6 Tra cứu serial Cho phép tra cứu lịch sử hàng hóa theo serial Hệ thống sẽ tìm kiếm và liệt kê toàn bộ “dấu vết” hàng hóa từ khi nhập kho tới khi xuất bán cho khách hàng và kể cả khi nhận bảo hành 7 Điều chỉnh hàng tồn Khi nhập xuất hàng hóa có thể xảy ra việc sai lệch giữa dữ liệu thực tế và dữ liệu lý thuyết . chỉnh hàng tồn 19 8 .Thống kê bán hàng 19 9 .Thống kê xuất kho nhân viên 21 10 .Thống kê nhập hàng 21 Phòng đào tạo nghiệp vụ khách hàng công ty EDA Trang 1 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management. khách hàng công ty EDA Trang 14 Hệ thống quản lý bán hàng – Business Management System 20. Đổi mật khẩu Chức năng dùng để thay đổi mật khẩu truy cập hệ thống của người dùng II. Quản lý kho - Bán hàng 1 việc quản lý bạn nên tạo một khách hàng là khách lẻ để sau này xuất bán hàng được thuận tiện và dễ quản lý. Phòng đào tạo nghiệp vụ khách hàng công ty EDA Trang 10 Hệ thống quản lý bán hàng – Business