KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG HIỆN TẠI CỦA CÔNG TY

Hàng ngày phòng kinh doanh nhận yêu cầu của khách hàng qua nhiều hình thức, có thể gặp mặt trực tiếp hoặc gọi điện thoại, gửi thư điện tử, fax... Dựa vào thông tin của khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh sẽ kiểm tra xem khách hàng là đại lý hay người sử dụng và tình hình công nợ của khách hàng đó (nếu là khách hàng quen). Căn cứ vào đó để lập đơn đặt hàng theo mẫu qui định. Sau đó bộ phận kinh doanh tiến hành kiểm tra bảng báo cáo số lượng hàng hiện có trong kho xem còn đủ số lượng hàng mà khách hàng yêu cầu hay không để thông báo với bộ phận sản xuất. Sau đó tiến hành lập hoá đơn bán hàng .

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NỘI THẤT TIẾN BỘ.

1.1.Sơ lược về công ty:

Công ty TNHH Nội thất Tiến Bộ

Trụ sở chính: Số 196 Nhân Hoà – Mỹ Hào – Hưng Yên

Tên giao dịch: Tien Bo Furniture Company Limitted

Tiền thân của công ty là một xưởng sản xuất đồ gỗ nội thất Tiến Bộ quagần 25 năm hoạt động sản xuất đã đạt được nhiều tín nhiệm của quý kháchhàng Công ty luôn chủ động trong công cuộc cải cách, do vậy sau khi nhậnthấy rõ nhu cầu của thị trường ngày một cao về số lượng và chất lượng, nênđã quyết định thành lập công ty có tên giao dịch: Công ty TNHH nội thấtTiến Bộ

Công ty luôn đặt CHỮ TÍN và CHẤT LƯỢNG lên hàng đầu với tôn chỉ

“NỘI THẤT TIẾN BỘ - KHẲNG ĐỊNH MỘT THƯƠNG HIỆU”.

Chính vì vậy mà suốt thời gian gần 30 năm qua cán bộ và công nhân viên

trong công ty đã luôn luôn cố gắng học hỏi và phấn đấu không ngừng đểchứng tỏ bản thân ngày một tốt hơn, ngày một vững mạnh hơn.

Quan điểm về đạo đức nghề nghiệp của công ty là lấy TÂM làm gốc.

1.2.Một số chức năng chính của công ty

Trong lĩnh vực kinh doanh và sản xuất, Công ty TNHH nội thất Tiến Bộchuyên sâu về các lĩnh vực sau :

Sản xuất và cung cấp hầu hết các sản phẩm nội ngoại thất được chế tạo từcác loại nguyên vật liệu như gỗ tự nhiên, gỗ công nghiệp các loại; nhômkính; inốc, sắt thép được sơn tĩnh điện cao cấp và mạ phục vụ cho nhiềuđối tượng khác hàng : gia đình, văn phòng, công sở, trường học, y tế và cáccông trình xây dựng lớn nhỏ Hơn thế nữa công ty cũng tiến hành liên kếtkinh doanh với nhiều công ty nội thất khác nhằm mục đích phục vụ tốt nhấtcho tất cả khách hàng

Ngoài ra còn rất nhiều sản phẩm nội thất thiết yếu trong cuộc sống vẫn đã vàđang được công ty chúng tôi nghiên cứu thiết kế phù hợp để đưa vào sảnxuất, phục vụ nhu cầu rộng rãi của thị trường Trong thời gian không xa tớiđây, công ty chúng tôi sẽ tiếp tục tung ra thị trường nhiều sản phẩm mớikhác nữa để phục vụ quý vị ngày một tốt hơn

1.3. Sơ đồ tổ chức của công ty :

1.3.1 Giám đốc công ty

 Quản lý điều hành công ty theo định hướng và mục tiêu đề ra

 Giám sát, đôn đốc toàn bộ hoạt động của công ty: sản xuất, cung ứngvật tư, tổ chức, bán hàng

 Chỉ đạo các phòng ban và các phân xưởng phối hợp hoạt động theođúng chức năng và nhiệm vụ được giao

 Tìm hướng phát triển cho công ty

 Quản lý con dấu công ty, đóng dấu các công văn, văn bản, giấy tờ…

 Quản lý, lưu trữ tài liệu, hồ sơ công ty và phân phối đến các phòngban và bộ phận có liên quan

Phòng kinh doanh

Phòng

kỹ thuật

Bộ phận kho

Bộ phận bán hàngPhòng

vật tư

 Đánh máy các tài liệu chung của công ty (không thuộc các phòng ban,

bộ phận khác) Phân phối tài liệu và hồ sơ công ty (thuộc phòng hànhchính quản lý lưu trữ)

 Mua các tài liệu, hồ sơ, thiết bị văn phòng, đồ dùng văn phòng phẩm

 Quản lý hồ sơ lý lịch nhân sự công ty

1.3.3 Phòng kế toán

 Hàng ngày định khoản các loại chứng từ và vào sổ

 15 ngày một lần đối chiếu số liệu về nguyên vật liệu, bán thành phẩm,thành phẩm theo dõi với bản báo cáo sản lượng hàng ngày của kế toánkho; đối chiếu công nợ người mua với phòng bán hàng

 Theo dõi các hợp đồng mua nguyên vật liệu, tính giá thành nhập khocho từng lô hàng

 Giao dịch với ngân hàng, theo dõi tình hình vay nợ ngân hàng, lên kếhoạch nhận nợ, trả nợ

 Lập kế hoạch tài chính tháng sau vào ngày 25 thàng trước

 Cuối tháng lập báo cáo: Chi tiết bán hàng, công nợ người mua, côngnợ người bán, tập hợp chi phí tính giá thành, tổng hợp nhập-xuất-tồnnguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, báo cáo kết quả kinhdoanh, bảng cân đối kế toán

 Vào sổ chi tiết bán hàng và xác định doanh thu bán hàng của công ty

và chi nhánh

1.3.4 Phòng kinh doanh

 Nhận nhiệm vụ từ Giám Đốc, lập kế hoạch sản xuất, theo dõi việcthực hiện kế hoạch sản xuất của công ty.

 Nghiên cứu thị trường, tổ chức tiếp thị bán hàng

 Giao dịch, liên hệ với khách hàng; lệnh cho thủ kho xuất hàng theoyêu cầu đã được xem xét và trao đổi với khách hàng

 Điều động xe, theo dõi, kiểm tra quá trình xuất hàng

 Theo dõi công nợ và thu hồi công nợ Cuối tháng đối chiếu công nợvới khách hàng và phòng Kế toán

 Báo cáo kết quả hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng tháng tới GiámĐốc

1.3.5 Phòng vật tư

 Lập kế hoạch mua các loại nguyên vật liệu, các loại vật tư, thiết bị,phụ tùng thay thế và sửa chữa cho máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất

và các thiết bị khác

 Giao dịch đàm phán với các nhà cung ứng nhằm tìm ra nhà cung ứngtốt nhất, đáp ứng yêu cầu của công ty, tư vấn cho Giám đốc các việcliên quan để quyết định lựa chọn nhà cung ứng và đối tác kinh doanh

 Đặt hàng và thuê gia công các chi tiết máy móc thiết bị theo yêu cầusản xuất

 Thông báo nhận hàng và nhập kho nguyên liệu, máy móc, thiết bị tớithủ kho nhà máy và theo dõi việc giao nhận kiểm tra hàng hóa

 Lập kế hoạch thanh toán và kế hoạch tài chính chi cho việc mua sắmnguyên vật liệu, thiết bị, máy móc với phòng Kế toán

 Tổng hợp, phân tích các số liệu liên quan đến việc mua các loạinguyên vật liệu, các loại vật tư, thiết bị của công ty

 Đề xuất, góp ý kiến với các bộ phận liên quan về việc sử dụng vật tư,phụ tùng, thiết bị đảm bảo hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả.

1.3.6 Phòng kỹ thuật

 Phân tích và thiết kế các mẫu, bản vẽ theo hợp đồng đã ký với kháchhàng, đưa ra sản phẩm là các hồ sơ thiết kế

 Theo dõi và cập nhật các thông tin về mẫu mới trên thị trường

1.4.Quy mô của công ty :

Công ty hiện nay là một trong những công ty nội thất lớn mạnh nhấttrong khu vực tỉnh Hưng Yên Đội ngũ cán bộ công nhân viên của công tygần 400 người làm việc trong 4 phân xưởng với tổng diện tích trên20.000m2 Trong tương lai tới công ty sẽ tiếp tục có dự án mở rộng thêmquy mô của công ty về nhà máy cũng như đội ngũ công nhân viên

 Phân xưởng 01 : Chuyên sản xuất những sản phẩm bằng gỗ công nghiệpnhập khẩu phục vụ nhu cầu của các gia đình, văn phòng, nhà trường vàđược sản xuất bằng dây chuyền máy móc hiện đại nhập ngoại mới nhất

 Phân xưởng 02 : Chuyên sản xuất những sản phẩm giả cổ từ các loạinguyên liệu gỗ tự nhiên đã được xử lý kỹ chống mối mọt và làm giảmkhả năng biến dạng của các sản phẩm

 Phân xưởng 03 : Chuyên sản xuất những sản phẩm phục vụ những côngtrình xây dựng như cửa, cầu thang, lan can, ốp trần, sàn bằng nhiều loạivật liệu khác nhau

 Phân xưởng 04 : Chuyển sản xuất các sản phẩm nội thất từ những nguyênliệu nhôm kính, inốc, sắt thép…

Công ty có đội ngũ nhân viên kinh doanh, bán hàng, thiết kế chuyênnghiệp, làm việc hiệu quả, công nhân có tay nghề cao, nhiều kinh nghiệm

và được tuyển chọn kỹ lưỡng Ngoài ra công ty luôn yêu cầu cán bộ kỹ thuật

và công nhân phải không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ tay nghề.Chính vì vậy mà các sản phẩm của công ty sau khi tung ra thị trường luônđược quý khách hàng đánh giá rất cao và có sức cạnh tranh cao trên thịtrường

1.5.Các mặt hàng chính của công ty.

- Bàn vi tính dùng cho giảng viên

- Bàn vi tính dùng cho sinh viên, học sinh

- Bàn vi tính thông thường 01, 02, 03

 Bàn trưởng phòng

- Bàn trưởng phòng 01, 02

- Bàn TP yếm cong trụ đỡ mặt

- Bàn TP yếm trang trí tấm ốp cong

- Bàn trưởng phòng có hộc trong chân

- Bàn trưởng phòng 6 thanh inox dưới yếm

- Bàn TP 2 hộc làm chân

 Bàn họp

- Bàn họp có thể tháo rời

- Bàn họp hình elip có rãnh hoa

- Bàn hội trưởng

- Bàn họp rỗng giữa

- Bàn họp thông thường 01, 02, 03, 04, 05

 Ghế lãnh đạo

- Ghế LĐ 01, 02, 03, 04, 05…

- Ghế NV 01, 02, 03, 04…

 Tủ hồ sơ

- Tủ HS KL 4 buồng kính trắng sữa

- Tủ HS KL 2 buồng kính trắng sữa

- Tủ HS KL thường 2, 4 buồng trắng sữa

- Tủ HS gỗ 3 buồng 3 ngăn

- Tủ HS gỗ 2 buồng 3 ngăn

- Tủ QA gỗ giả cổ

- Tủ QA gỗ 2 buồng 1 gương trái

- Tủ QA gỗ 2 buồng 1 gương phải

- Tủ QA gỗ 3 buồng 1 gương giữa

- Giá sách khung kim loại

- Giá sách liền bàn

- Giá sách khung gỗ

- Đồng hồ thiếu nữ và em bé

- Đồng hồ hoa trơn

- Kệ tivi giả cổ nâu đen

- Kệ tivi nâu đỏ

- Kệ đơn

- Kệ thông thường

- Kệ tivi kết hợp tủ tường

- Kệ Đài Loan

1.6.Tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

1.6.1 Về lao động

Theo tài liệu thống kê đầu quý 1 năm 2008 của Công ty thì tổng sốcán bộ công nhân viên là 343 người

 Phân loại lao động của Công ty:

- Theo giới tính: Là công ty chuyên sản xuất về nội thất, do đòi hỏi củacông việc nên số lao động nam trong công ty thường chiếm tỷ lệ lớn.Nam: 252 người

Lao động trực tiếp: 228 người.

Lao động gián tiếp: 115 người

1.6.2 Thu nhập của người lao động.

Theo tài liệu thống kê của phòng kế toán thì tổng quỹ lương và tiềnlương của công nhân năm 2007 như sau:

- Tổng quỹ lương: 4.504.313.963 đồng

- Tiền lương bình quân của công nhân: 1.283.145 đồng

1.7.Những thuận lợi và khó khăn:

1.7.1 Những thuận lợi:

Nước ta là một nước nông nghiệp với gần 80% dân số làm nghềnông, vì vậy thị trường tiêu thụ sản phẩm và khả năng phát triển của công tyvẫn là một cơ hội lớn

Công ty TNHH Nội thất Tiến Bộ có trụ sở chính tại Đường 196 Nhân Hoà - Mỹ Hào - Hưng Yên, đây là nơi có giao thông thuận lợi gầnquốc lộ số 5 do đó vấn đề lưư thông hàng hoá cũng như thu mua NVL đểsản xuất tương đối dễ dàng, tạo điều kiện cho công ty mở rộng phát triển thịtrường, mở rộng quy mô sản xuất.

-Dây chuyền công nghệ, máy móc thiết bị sản xuất hiện đại thườngxuyên được công ty đầu tư nâng cấp, năng xuất lao động ngày càng tăng,sản phẩm làm ra ngày càng cào về chất lượng và thẩm mỹ, tiết kiệm chi phísản xuất, tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty trên thị trường

Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên giỏi, nhiều kinh nghiệm.Công nhân sản xuất có tay nghề cao, chịu khó, nhiệt tình làm việc có hiệuquả Đội ngũ kinh doanh năng động, có kinh nghiệm vì vậy thị phần củacông ty ngày càng được mở rộng sản phẩm được bán ra ngày càng nhiều

1.7.2 Những khó khăn:

Do là công ty mới thành lập nên về cơ cấu tổ chức sản xuất , quản lývẫn còn chưa hợp lý Quá trình sản xuất chưa thống nhất thành một dâytruyền đồng bộ nên chưa tân dụng tối đa năng xuất sản xuất Bộ máy quản

lý của công ty chưa thực sự hoàn thiện, sự phân cấp chức năng chưa rõ ràngvẫn còn chồng chéo các công việc giữa các nhân viên gây ra hiện tượngthừa hoặc thiếu nhân sự trong một số bộ phận Điều nay làm giảm đáng kểhiệu quả công việc gây ảnh hưởng không nhỏ đến lợi ích của công ty

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại sản phẩm đồ gỗ, vì vậy sựcạnh tranh diễn ra rất mạnh mẽ Là công ty mới thành lập nên thị trường củacông ty chưa nhiều, lòng tin của người tiêu dùng đối với sản phẩm của công

ty chưa cao, vì vậy công ty phải có chiến lược kinh doanh hợp lý để khắc

phục những khó khăn trên và tạo lợi thế cạnh tranh cho mình trên thịtrường.

II KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG HIỆN TẠI CỦA CÔNG TY

2.1 Phân tích nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Nội thất Tiến Bộ:

Hàng ngày phòng kinh doanh nhận yêu cầu của khách hàng qua nhiều hìnhthức, có thể gặp mặt trực tiếp hoặc gọi điện thoại, gửi thư điện tử, fax Dựa vàothông tin của khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh sẽ kiểm tra xem kháchhàng là đại lý hay người sử dụng và tình hình công nợ của khách hàng đó (nếu làkhách hàng quen) Căn cứ vào đó để lập đơn đặt hàng theo mẫu qui định Sau đó

bộ phận kinh doanh tiến hành kiểm tra bảng báo cáo số lượng hàng hiện có trongkho xem còn đủ số lượng hàng mà khách hàng yêu cầu hay không để thông báovới bộ phận sản xuất Sau đó tiến hành lập hoá đơn bán hàng

Tiếp đó, hoá đơn bán hàng được chuyển sang phòng kế toán để làm thủ tụcthanh toán Đối với khách hàng là người sử dụng thì phải thanh toán ngay vàkhông có công nợ Còn đối với khách hàng là đại lý thì phải thanh toán ngay ítnhất 50%, số còn lại phải thanh toán hết trong lần thanh toán tiếp theo Tuỳ theokhách hàng là đại lý hay người sử dụng và tổng số tiền mua hàng mà khách hàngđược hưởng chiết khấu theo tỷ lệ khác nhau

Đối với khách hàng là người sử dụng:

- Nếu tổng số tiền mua hàng dưới 500 USD: chiết khấu 0%

- Nếu tổng số tiền mua hàng từ 500 USD đến 1000 USD: chiết khấu0.5%

- Nếu tổng số tiền mua hàng từ 1000 USD đến 1500 USD: chiết khấu 1%

- Nếu tổng tiền mua hàng từ 1500 USD đến 2000 USD: chiết khấu 1.5%

- Nếu tổng tiền mua hàng từ 2000 USD trở lên: chiết khấu 2%.

Đối với khách hàng là đại lý: chiết khấu 3%

Hóa đơn thanh toán được chia làm 4 liên: 1 liên phòng kế toán giữ lại, 1liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho quản lý kho, 1 liên giao cho phòngkinh doanh Khi hoá đơn thanh toán chuyển xuống bộ phận quản lý kho, quản lýkho sẽ tìm hàng theo hóa đơn và tiến hành thủ tục xuất hàng

Định kỳ hay bất thường, phòng kinh doanh sẽ tổng hợp các báo cáo, thống

kê gửi cho lãnh đạo theo yêu cầu, bao gồm:

- Báo cáo doanh số theo nhân viên

- Báo cáo doanh số theo khách hàng

- Báo cáo tổng hợp doanh thu

- Báo cáo công nợ khách hàng

- Thống kê doanh số theo nhân viên

- Thống kê doanh số theo khách hàng

- Thống kê tình hình công nợ khách hàng

2.2 Chế độ kế toán áp dụng:

Công ty áp dụng theo chế độ hạch toán kế toán theo Quyết định số114.1 - TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính và hoàn thiện bổsung theo Quyết định số 15/2006/ QĐ - BTC ngày 20/05/2006 của Bộ TàiChính

- Tính thuế theo phương pháp khấu trừ

- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp đích danh

- Khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng

- Thành phẩm xuất kho theo từng đơn đặt hàng.

 Phương pháp tính giá hàng xuất kho:

Giá trị nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo công thức:

 Đối với nguyên vật liệu nhập trong nước:

- Nguyên vật liệu mua ngoài:

GIÁ NVL NHẬP

KHO = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua

(nếu có)

Ghi chú: Chi phí thu mua bao gồm chi phí: Lưu kho, bến bãi,

- Nguyên vật liệu nhập kho là gia công:

GIÁ NVL NHẬP

KHO = Trị giá nguyên vật liệu xuất gia

công + Phí gia công

 Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu:

GIÁ NVL

NHẬP KHO = Giá ghi tờ

khai hải quan +

Thuế nhậpkhẩu +

Chi phí thu mua(Nếu có )

Ghi chú: Chi phí thu mua bao gồm chi phí: Lưu kho, bến bãi,

2.3 Thực trạng của công tác quản lý bán hàng:

 Số lượng khách hàng lớn, doanh thu hàng tháng khá cao (từ 300 đến

400 triệu) Quá trình mua, bán hàng diễn ra liên tục và đa dạng

 Hiện tại công ty chưa có phần mềm quản lý bán hàng chuyên biệt

 Việc nhận và xét duyệt đơn đặt hàng, xử lý hoá đơn bán hàng chủyếu bằng thủ công Do đó tốn rất nhiều thời gian, dễ dẫn đến sai sót.

III GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI.

1 Tính cấp thiết của đề tài

Sự phát triển của khoa học nói riêng, sự phát triển của nền kinh tế xã hộinói chung đang đòi hỏi mỗi ngành, mỗi nghề, mỗi công việc phải có sự đổimới tiến bộ công tác tổ chức quản lý ngày càng đòi hỏi cao hơn về tínhchính xác, kịp thời, đồng bộ đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn raliên tục Việc áp dụng công nghệ thông tin, đưa máy vi tính vào công tácquản lý đang là yêu cầu cấp bách cần phải được giải quyết

Công ty chưa có hệ thống quản lý nên công việc ghi chép nhiều trên giấy

tờ, thao tác tìm kiếm thông tin mất nhiều thời gian, việc tính toán cồng kềnh

dễ nhầm lẫn, việc quản lý sổ sách phức tạp dễ thất lạc, không đảm bảonhanh nhạy trong việc xử lý thông tin Việc theo dõi khối lượng hàng hoánhập - xuất - tồn kho của công ty tại một thời điểm nào đó còn có nhiều khókhăn Muốn biết tình hình doanh thu bán hàng của một khách hàng haythống kê doanh số bán hàng tại một thời điểm nào đó thì nhà quản lý phảitiến hành kiểm tra sổ sách để đưa ra các báo cáo sau đó thống kê từng thôngbáo và so sánh Những công việc này mất nhiều thời gian như vậy sẽ khônghiệu quả trong kinh doanh Công việc ghi chép quản lý bán hàng như ghitên, ký hiệu hàng hoá, vật tư còn chưa thống nhất, gây khó khăn cho ngườicó trách nhiệm theo dõi tổng hợp Từ đó có thể dẫn đến sai sót trong việcquản lý bán hàng rất lớn làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới quá trình hạchtoán kinh doanh của công ty