Chu trình bán hàng của doanh nghiệp sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Dũng

MỤC LỤC *** I_ GIỚI THIỆU VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY TNHH SX – TM – XD HOÀNG DŨNG 3 1.1. Lịch sử quá trình hình thành và phát triển 3 1.2. Đặc điểm 3 1.3. Sơ đồ công ty 6 II_ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU 4 2.1_ Quá trình bán hàng 4 2.1.1_ Hoạt động xét duyệt 4 2.1.2_ Hoạt động cung cập hàng hóa 7 2.1.3_ Hoạt động ghi nhận 7 2.2_ Quá trình thu tiền 7 2.2.1_ Hoạt động xét duyệt 7 2.2.2_ Hoạt động thu tiền 8 2.2.3_ Hoạt động ghi nhận 8 III_ CÁC CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP 8 IV_LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN NGOÀI PHÒNG KẾ TOÁN 19 V_ MÔ TẢ TÀI KHOẢN SỬ DỤNG VÀ ĐỐI TƯỢNG THEO DÕI CHI TIẾT 20 VI_ LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN TRONG PHÒNG KẾ TOÁN 22 VII_ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH ĐANG TÌM HIỂU 24 1 7.1_ Kiểm soát nghiệp vụ 24 7.2_ Kiểm soát trong chu trình máy tính 28 7.2.1_ Kiểm soát chung 28 7.2.2_ Kiểm soát ứng dụng 30 VIII_ ÁP DỤNG PHẦN MỀM TTSOFT VÀO DOANH NGHIỆP 34 8.1_ Danh mục màn hình nhập liệu 34 8.2_ Tổ chức bộ máy kế toán xử lý 35 8.3_ Lưu đồ mô tả quá trình xử lý 38 8.4_ Đánh giá kiểm soát nhập liệu 40 2 I_ GIỚI THIỆU VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY TNHH SX – TM – XD HOÀNG DŨNG 1.1. Lịch sử quá trình hình thành và phát triển: Công ty TNHH SX – TM – TM – XD Hoàng Dũng được thành lập năm 1994, với tên gọi là “Xưởng sản xuất thiết bị - học cụ và đồ chơi trẻ em” và chịu sự chi phối của Luật công ty được Quốc hội Việt Nam thông qua ngày 21/12/1990. Với những nỗ lực hết mình của toàn thể công ty, sự phát triển về chất đòi hỏi phải có sự thay đổi tương ứng về lượng. Đáp ứng yêu cầu đó, năm 2002 công ty đăng ký kinh doanh lại với tên gọi là “Công ty Trách nhiệm hữu hạn Sản xuất – Thương mại – Xây dựng Hoàng Dũng”. Ngoài việc thể hiện sự lớn mạnh về nguồn lực tài chính và quy mô sản xuất điều này còn thể hiện sự nhanh nhạy, không ngừng thay đổi để phù hợp với xu thế chung của tình hình kinh tế - xã hội, đặc biệt là sự thay đổi của các văn bản Luật hiện hành (Luật doanh nghiệp 1999 ra đời thay thế cho Luật công ty 1990). Sau năm 2002, công ty có nhiều lần đăng ký thay đổi để tiếp tục phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh và các văn bản Luật ( Luật doanh nghiệp 2005 thay thế cho Luật doanh nghiệp 1999). Mặc dù tình hình kinh tế - xã hội trong những năm gần đây có nhiều biến động phức tạp, thông qua thế lực và tiềm lực của mình công ty TNHH SX – TM – XD Hoàng Dũng vẫn luôn khẳng định vị thế cùng sự phát triển một cách bền vững. 1.2. Đặc điểm: - Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, số: 4102010603 (Đăng ký lần đầu ngày 04/07/2002, đăng ký thay đổi lần thứ 4 ngày 29/09/2005). - Loại hình: Công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên. 3 - Tên công ty: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT – THƯƠNG MẠI – XÂY DỰNG HOÀNG DŨNG - Tên giao dịch: HOANG DUNG CO.,LTD - Tên viết tắt: CÔNG TY TNHH HOÀNG DŨNG. - Địa chỉ trụ sở chính: 114/27 Tô Ngọc Vân, Khu phố 1, Phường Thạnh Xuân, Quận 12 - Điện thoại: (08) 37160575 - Fax: (08) 37160575. - Email: nhdung@hcm.fpt.vn - Ngành,nghề kinh doanh: Sản xuất và mua bán thiết bị học cụ, đồ chơi trẻ em (trừ đồ chơi có hại cho nhân cách, sức khỏe của trẻ em hoặc ảnh hưởng đến an ninh, trật tự, an toàn xã hội, đồng phục trường học). Mua bán hàng may mặc, sách vở các loại, hàng điện tử, hàng điện lạnh, hàng thủ công mỹ nghệ, thực phẩm công nghệ, hàng trang trí nội thất, thiết bị văn phòng. Đại lý ký gởi hàng hóa. Xây dựng dân dụng, công nghiệp. Trang trí nội thất. Sửa chữa nhà. Sản xuất thiết bị bếp ăn công nghiệp, thang nâng, thang máy (trừ gia công cơ khí, xi mạ điện, tái chế phế thải kim loại tại trụ sở). - Vốn điều lệ: 3.000.000.000 đồng (Ba tỷ đồng). Trong đó: - Hiện kim: 1.991.250.000 đồng - Hiện vật: 1.008.750.000 đồng. - Danh sách thành viên góp vốn: 4 Số TT Tên thành viên Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú đối với cá nhân hoặc địa chỉ trụ sở chính đối với tổ chức Giá trị vốn góp (triệu đồng) Phần vốn góp 1 Nguyễn Hoàng Dũng 414/54 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh 2.400,00 80% 2 Nguyễn Kim Oanh 414/54 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh 600,00 20% - Người đại diện theo pháp luật của công ty: Chức danh: Giám đốc Họ và tên: NGUYỄN HOÀNG DŨNG (Nam) Sinh ngày: 12/07/1964 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam. Số chứng minh nhân dân (hoặc số hộ chiếu): 020823305 Ngày cấp: 07/08/2003 Nơi cấp: Công An tp Hồ Chí Minh. Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: 414/54 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh. Chỗ ở hiện tại: 414/54 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh. - Tên, địa chỉ chi nhánh: Xưởng sản xuất Học cụ Thiết bị trường học Hoàng Dũng. Địa chỉ: 14/27 Khu phố 1, Tô Ngọc Vân, Phường Thạnh Xuân, Quận 12. 1.3_ Sơ đồ công ty 5 II_ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU 2.1_ Quá trình bán hàng 2.1.1_Hoạt động xét duyệt  Xét duyệt đơn đặt hàng : Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, đơn đặt hàng được đưa lên cho giám đốc xử lý xét duyệt và lập hợp đồng. Hợp đồng được lập thành hai bản, 1 bản đưa cho khách hàng, 1 bản kèm theo đơn đặt hàng đưa sang cho phó giám đốc. Tại đây phó giám đốc lập danh mục bảng kê hàng hóa cần cung cấp. Lập xong bảng kê được đưa sang cho quản lý phân xưởng, đơn đặt hàng và hợp đồng được đưa sang phòng kế toán.  Xét duyệt vật tư : Khi nhận được bảng kê hàng hóa, quản lý phân xưởng kiểm tra vật tư đồng thời lập phiếu đề xuất vật tư. Sau đó bảng kê hàng hóa đưa sang cho thủ kho, còn phiếu đề xuất vật tư đưa sang cho giám đốc xử lý xét duyệt vật tư rồi chuyển cho phòng kế toán. 2.1.2_ Cung cấp hang hóa: 6 NHÀ KHO CHO THUÊ PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG PHÓ GIÁM ĐỐC CỔNG 1 VƯỜN HOA BẢO VỆ PHÒNG GIÁM ĐỐC XƯỞNG SẮT XƯỞNG SƠN KHO BÁN THÀNH PHẨM XƯỞNG MỘC KHO NGUYÊN VẬT LIỆU XƯỞNG NHỰA XƯỞNG LẮP RÁP KHO THÀNH PHẨM CỔNG 2 CỔNG 3 B Ã I X E  WC Thủ kho sau khi nhận được bảng kê hàng hóa sẽ đối chiếu với số lượng vật tư trong kho và lập phiếu xuất kho (2 liên). Căn cứ vào bảng kê hàng hóa và phiếu xuất kho thủ kho nhập liệu vào bảng tính Excel số lượng hàng hóa xuất kho để cập nhật vào tập tin hàng hóa đã lưu trong máy. Sau đó bảng kê hàng hóa được lưu lại theo số thứ tự, bên cạnh đó phiếu xuất kho được đưa sang bộ phận giao hàng. Bộ phận giao hàng cầm theo phiếu xuất kho, sau khi giao đủ số lượng bộ phận giao hàng đưa phiếu xuất kho cho khách hàng ký, đưa khách hàng giữu 1 liên , 1 liên còn lại đã được khách hàng ký đem về đưa cho phòng kế toán. 2.1.3_ Hoạt động ghi nhận Tại phòng kế toán, phiếu đề xuất vật tư từ giám đốc đưa sang được lưu tại đây theo số thứ tự. Kế toán dựa vào phiếu xuất kho cùng với đơn đặt hàng và hợp đồng, đối chiếu lập hóa đơn bán hàng (3 liên). Liên 1 lưu lại theo số thứ tự, 2 liên còn lại đưa cho khách hàng ký, sau đó 1 liên đưa khách hàng giữ, liên còn lại đưa lại về phòng kế toán. Căn cứ vào các chứng từ (hóa đơn bán hàng , phiếu xuất kho, cùng với đơn đặt hàng và hợp đồng) kế toán nhập liệu vào phần mềm, cập nhật số liệu và các tập tin hàng hóa và khách hàng. Các chứng từ được lưu lại theo số thứ tự. 2.2_ Quá trình thu tiền: 2.2.1_ Xác nhận nội dung thu tiền Khi khách hang trả tiền, thủ quỹ (kế toán chi tiết) nhập thông tin khách hàng vào phần mềm, truy xuất số hóa đơn ứng với khoản tiền đã nhận, đối chiếu. Sau đó nhận tiền, lập phiếu thu tiền (3 liên). Liên 1 lưu lại tại cùi, 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại có chữ kí của khách hang kế toán chi tiết giữ lại. 7 2.2.2_ Nhận tiền Thủ quỹ (kế toán chi tiết) nhận tiền của khách hàng, đóng dấu đã thu tiền và kí xác nhận lên phiếu thu. 2.2.3_ Ghi nhận/theo dõi Kế toán dựa vào phiếu thu, cập nhật số liệu vào phần mềm, truy xuất và đối chiếu với dữ liệu trong phần mềm. Sau đó phiếu thu tiền được lưu lại theo số thứ tự. III_ CÁC CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP SỐ TT TÊN CHỨNG TỪ NỘI DUNG MỤC ĐÍCH BỘ PHẬN LẬP BỘ PHẬN NHẬN 1 Hợp đồng mua bán hàng hóa. - Căn cứ xác lập hợp đồng: chịu sự điều chỉnh của văn bản quy phạm pháp luật nào nào của Nhà nước, thông thường là Luật thương mại 2005, Luật dân sự 2005, thông tư 134, …; nhu cầu của các bên. - Ngày, tháng, năm ký hợp đồng; tên, Để bảo đảm các quan hệ kinh tế được thiết lập và thực hiện giữa các bên tham gia ký kết hợp đồng. Ở đây là việc mua bán hàng hóa và thực hiện việc mua bán hàng hóa theo thỏa thuận có Giám đốc Phó giám đốc 8 địa chỉ, số tài khoản và ngân hàng giao dịch của các bên, họ, tên người đại diện, người đứng tên đăng ký kinh doanh; - Đối tượng của hợp đồng tính bằng số lượng, khối lượng hoặc giá trị quy ước đã thoả thuận; - Chất lượng, chủng loại, quy sách, tính đồng bộ của sản phẩm, hàng hoá hoặc yêu cầu kỹ thuật của công việc; - Giá cả; - Bảo hành; - Điều kiện nghiệm thu, giao nhận; - Phương thức thanh toán; - Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng kinh tế; có căn cứ hợp lý, có cơ sở hợp pháp. Để bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp, đề cao trách nhiệm của các bên trong quan hệ kinh tế (quan hệ mua bán hàng hóa này). 9 - Thời hạn có hiệu lực của hợp đồng; - Các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng; - Các thoả thuận khác. 2 Bảng kê hàng hóa. (chứng từ nội bộ) - Tên, địa chỉ của công ty, mã số thuế. - Tên chứng từ “Bảng kê hàng hóa”. - Ngày, tháng lập bảng kê. - Tên, địa chỉ đơn vị, cá nhân đặt hàng; ngày, tháng giao hàng. - Tên, quy cách, số lượng, sản phẩm (hàng hóa). - Xác nhận của người lập, xác nhận của người có trách nhiệm, quyền hạn. Thông tin, kiểm tra, đối chiếu, xác nhận: - Thông báo cho quản lý phân xưởng, các bộ phận sản xuất đặc điểm, quy cách sản phẩm, hàng hóa cần sản xuất. - Làm căn cứ để quản lý phân xưởng kiểm tra vật tư và đề xuất kịp thời lên Ban giám đốc. - Làm căn cứ Phó giám đốc Quản lý phân xưởng 10 [...]... môn bài 511 Doanh thu bán hàng Mở 3 cấp 20 và cung cấp dịch vụ - Cấp 1: Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Cấp 2: Tài khoản 5112- Doanh thu bán các thành phẩm - Cấp 3: + Tài khoản 51121: Doanh thu bán các thành phẩm hoạt động sản xuất + Tài khoản 51122: Doanh thu bán các thành phẩm hoạt động xây dựng 632 Giá vốn hàng bán Mở 2 cấp: - Cấp 1: Tài khoản 632 -Giá vốn hàng bán - Cấp 2:... tin về hàng hóa (bao gồm mã hàng, số lượng hàng, mặt hàng ); khách hàng (bao gồm mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ khách hàng ) khi nhập liệu thông tin Bán Thủ tục kiểm soát đang áp dụng - Phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng Đơn đặt hàng do doanh nghiệp tự thiết kế, nhiều khi theo mẫu của khách hàng (thông thường là hợp đồng hoặc giấy đề nghị mua hàng) - Đơn đặt hàng được giám đốc của đơn... toán tiền),… QUY TRÌNH XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU:  Giả định: 33  Kế toán 1: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp và kế toán tiền  Kế toán 2: Kế toán chi tiết kiêm thủ quỹ và kế toán các khoản phải thu, kế toán doanh thu  Sau khi quá trình xét duyệt bán hàng và giao hàng được thực hiện, căn cứ vào phiếu xác nhận giao hàng của bộ phận giao hàng chuyển đến kế toán 2 lập hóa đơn bán hàng thông qua phần... thời VIII_ GIẢ ĐỊNH DOANH NGHIỆP ĐƯA PHẦN MỀM TTSOFT VÀO SỬ DỤNG TẠI DOANH NGHIỆP, THIẾT KẾ: 7.1_ Danh mục màn hình nhập liệu chứng từ của chu trình tại doanh nghiệp QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG Tên màn hình Dữ liệu của màn hình nhập liệu Doanh thu bán hàng Người nhập Ngày chứng từ, số chứng từ, ngày ghi Kế toán chi tiết kiêm thủ sổ, đối tượng, họ tên, địa chỉ/bộ phận, quỹ nội dung, kho hàng, + Bút toán: tài... kế toán xử lý chu trình tại doanh nghiệp  Do quy mô sản xuất hiện tại của công ty chưa lớn lắm, và những nghiệp vụ phức tạp ít phát sinh cho chu trình doanh thu nói riêng và các chu trình khác nói chung nên việc tổ chức bộ máy kế toán khi áp dụng phần mềm xử lý TTSoft cần đảm bảo một số yêu cầu sau:  Gọn, nhẹ  Đảm bảo cho việc vận hành hữu hiệu và hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty ... Giá vốn thành phẩm sản xuất + Tài khoản 6322: Giá vốn thành phẩm xây dựng Chi tiết cho từng thành phẩm sản xuất và xây dựng VI_ LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN TRONG PHÒNG KẾ TOÁN 21 2 22 23 VII_ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT CỦA CHU TRÌNH 7.1_Kiểm soát nghiệp vụ 24 Quá trình Nhận rủi ro diện Hoạt động tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu: • Doanh nghiệp chấp nhận những đơn đặt hàng không có khả năng... trường hợp sai sót, nghiệp vụ phức tạp, theo dõi thu chi tiền…  1 Kế toán chi tiết kiêm thủ quỹ và kế toán các khoản phải thu,kế toán doanh thu: ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, ghi nhận doanh thu lập hóa đơn bán hàng, theo dõi khoản phải thu khách hàng, cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời việc thu chi tiền mặt tại công ty vào sổ quỹ và báo cáo cho ban giám đốc và kế toán trưởng (kế... pháp nhận lập của của hàng hóa phiếu, được xuất ra, người nhận hàng, phục thủ kho, giám đốc vụ cho công tác quản lý hàng tồn kho, công tác kiểm soát nội bộ của công ty - Là căn cứ xác nhận sự chuyển giao (quyền sở hữu, quyền kiểm soát) hàng hóa giữa người bán và người mua, làm cơ sở 13 lập hóa đơn và thu tiền - Phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu việc ghi nhận sổ sách của kế toán, của thủ kho,... Ghi nhận, phản ánh đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ  Phù hợp với đặc điểm kinh doanh, nguồn lực và tình hình của doanh nghiệp 32  Nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn đảm bảo  Được tập huấn kỹ về phần mềm TTSoft  Đề xuất:  Trên thực tế, đa số những doanh nghiệp nhỏ luôn muốn có một bộ máy kế toán gọn nhẹ để tiết kiệm chi phí, do đó việc kiêm nhiệm trong những doanh nghiệp này là rất cao Tuy... nhận của đơn vị bán hàng doanh thu và 14 (công ty Hoàng các Dũng) các tài khoản liên quan - Họ tên, đơn vị, địa (tiền, khoản chỉ, số tài khoản, phải thu, thuế hình thức thanh GTGT,…), toán, mã số thuế của cùng mục đích khách hàng kiểm tra của - Số thứ tự, Tên kiểm toán viên hàng hóa, dịch vụ, độc đơn vị lượng, thành tính, lập, cơ số quan thuế đơn giá, - Ngoài ra, đây tiền, tổng còn là cơ sở cộng tiền hàng . CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP 8 IV_LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN NGOÀI PHÒNG KẾ TOÁN 19 V_ MÔ TẢ TÀI KHOẢN SỬ DỤNG VÀ ĐỐI TƯỢNG THEO DÕI CHI TIẾT 20 VI_ LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH. DOANH THU BÊN TRONG PHÒNG KẾ TOÁN 22 VII_ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH ĐANG TÌM HIỂU 24 1 7.1_ Kiểm soát nghiệp vụ 24 7.2_ Kiểm soát trong chu trình máy tính 28 7.2.1_ Kiểm soát chung 28 7.2.2_. SX – TM – XD HOÀNG DŨNG 3 1.1. Lịch sử quá trình hình thành và phát triển 3 1.2. Đặc điểm 3 1.3. Sơ đồ công ty 6 II_ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU 4 2.1_ Quá trình bán hàng 4 2.1.1_