Chính sách thu hồi nợ của MNCs

Chính sách thu hồi nợ của MNCs

Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa Kinh tế - Luật

5 Nguyễn Ngọc Thuý Nga K064020295

6 Nguyễn Phượng Hoàng Oanh K064020311

Mục lục

Mục lục……… 3

Lời mở đầu……… 4

Phần nội dung……… 5

I Tổng quan về chính sách thu nợ trong MNCs……… 5

1 Khoản phải thu trong MNCs……… 5

2 Chính sách tín dụng thương mại (chính sách bán chịu)……… 6

3 Vấn đề ảnh hưởng đến chính sách tín dụng trong MNCs……… 7

4 Các biện pháp quản lý nợ phải thu………12

5 Các bước thu hồi nợ……… 14

II Các cách thức thu hồi nợ của MNCs……… 18

A Leter……… 18

B Telephone……… 23

C Cash discount……… 24

D Interests and Penalties……… 25

E Credit insurance……… 30

F Collection Agency……… 33

G Invoice discounting……… 38

H Factoring 39

I Court……… 46

Lời kết……… 49

Phụ lục……… 50

Lời mở đầu

Công ty đa quốc gia hoạt động trên nhiều thị trường, nhiều nền kinh tế cùng với

sự đa dạng, phong phú về phong tục, tập quán kinh doanh Chính vì vậy, các MNCs thường phải đối mặt với nhiều khó khăn, trở ngại và rủi ro Chẳng hạn như, rủi ro hối đoái có thể làm giảm giá trị của các khoản phải thu thu về hay rủi ro về văn hóa có thể khiến việc kinh doanh ở thị trường đó thất bại và rủi ro về chính sách bảo hộ của Nhà nước khiến cho việc tấn công vào một ngành hàng mới của MNC bị hạn chế…Vì những khó khăn, rủi ro này mà các MNCs nên có những chiến lược chuẩn bị cụ thể khi đặt chân vào thị trường mới

Hoạt động ở các thị trường khác nhau nên việc tối đa hóa lợi ích của MNCs không phải là một việc dễ dàng Công ty mẹ phải thường xuyên kiểm tra, điều phối hoạt động của các chi nhánh vì mục tiêu chung của toàn MNCs Thêm vào đó MNCs còn cần phải có các chính sách cụ thể để khắc phục những rủi ro kể trên để đảm bảo lợi ích tối đa của mình Việc quản trị rủi ro thì rất đa dạng bao gồm nhiều khâu, nhiều mặt, rủi ro càng nhiều thì việc quản trị càng phức tạp Đi kèm với các hoạt động quản trị rủi ro là các chính sách cụ thể đối với từng loại rủi ro Các chính sách này chính là công cụ, là biện pháp, là chìa khóa tháo gỡ những khó khăn do rủi ro mang lại

Để nói hết về các chính sách quản trị rủi ro của MNCs thì rất đa dạng và phức tạp Trong giới hạn đề tài này, chúng tôi chỉ xin đề cập đến một khâu nhỏ trong chính sách quản trị rủi ro – đó là chính sách thu hồi nợ Trong hoạt động kinh doanh, việc phát sinh những khoản phải thu là chuyện rất tự nhiên, hay nói cách khác chính việc phát sinh những khoản nợ của khách hàng là bằng chứng chứng minh doanh nghiệp đang hoạt động bình thường Tuy nhiên việc thu hồi các khoản nợ của khách hàng là một hoạt động rất quan trọng và cũng không hề đơn giản đặc biệt là những khoản nợ xấu Thu hồi các khoản phải thu chính là một cách để quay vòng vốn đầu tư cho MNCs, đảm bảo cho guồng máy của MNCs diễn ra liên tục, xuyên suốt Do vậy, việc thu hồi nợ cần có những chính sách và phương pháp cụ thể nhằm hạn chế những khoản nợ xấu và đảm bảo lợi ích của toàn MNCs

Phần nội dung

I Tổng quan về chính sách thu nợ trong MNCs

1 Khoản phải thu trong MNCs

Trong hoạt động kinh doanh của các MNCs, do nhiều nguyên nhân luôn tồn tại các khoản vốn trong thanh toán như các khoản phải thu, các khoản tạm ứng Trong số các khoản phải thu, khoản phải thu từ khách hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất, phát sinh thường xuyên và có tính chất chu kỳ

Khoản phải thu là số tiền khách hàng nợ doanh nghiệp do mua chịu hàng hóa hoặc dịch vụ Có thể nói hầu hết các công ty đều phát sinh các khoản phải thu nhưng với mức độ khác nhau, từ mức không đáng kể cho đến mức không thể kiểm soát nổi Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro

1.1 Ý nghĩa của các khoản phải thu

Sự tồn tại các khoản phải thu xuất phát từ lý do:

 Công ty thực hiện chính sách bán chịu để thu hút khách hàng, đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh

 Xu hướng ngày càng gia tăng của hình thức thanh toán không dùng tiền mặt trong thanh toán quốc tế

1.2 Điểm bất lợi khi phát sinh các khoản phải thu

 Phát sinh các chi phí quản lý, thu hồi nợ, chi phí nhân viên quản lý

 Công ty có thể gánh chịu rủi ro mất vốn do không thu hồi được nợ

 Kìm hãm tốc độ chu chuyển của vốn lưu động, ứ đọng vốn khâu lưu thông, làm thiếu vốn khâu sản xuất

 Công ty bị mất chi phí cơ hội của vốn

Có thể nói: Nếu không bán chịu hàng hóa thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng, do

phải thu tăng có nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó, rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng Vì vậy, mỗi MNCs cần xây dựng chính sách bán chịu sản phẩm một cách hợp lý nhằm tạo ra những điều kiện đẩy mạnh tiêu thụ, tăng lợi nhuận của công ty, hạn chế thấp nhất các thiệt hại và mức độ rủi ro mất vốn.

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới quy mô các khoản phải thu của công ty gồm:

 Quy mô sản phẩm - hàng hoá bán chịu cho khách hàng

 Tính chất thời vụ của việc tiêu thụ sản phẩm trong các công ty

 Mức giới hạn nợ của công ty cho khách hàng

 Mức độ quan hệ và độ tín nhiệm của khách hàng với công ty

2 Chính sách tín dụng thương mại (chính sách bán chịu)

Khoản phải thu của doanh nghiệp phát sinh nhiều hay ít phụ thuộc vào các yếu tố:

 Tình hình nền kinh tế

 Giá cả sản phẩm

 Chất lượng sản phẩm

 Chính sách bán chịu của doanh nghiệp

Trong các yếu tố này, chính sách bán chịu ảnh hưởng mạnh nhất đến khoản phải thu và sự kiểm soát của giám đốc tài chính Giám đốc tài chính của MNCs có thể thay đổi mức độ bán chịu để kiểm soát khoản phải thu sao cho phù hợp với sự đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro Hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu có thể kích thích được nhu cầu dẫn tới gia tăng doanh thu và lợi nhuận, nhưng vì bán chịu sẽ làm phát sinh khoản phải thu, và do bao giờ cũng có chi phí đi kèm theo khoản phải thu nên giám đốc tài chính cần xem xét cẩn thận sự đánh đổi này

Khi xây dựng chính sách bán chịu, cần đánh giá kỹ ảnh hưởng của chính sách bán chịu tới lợi nhuận của công ty Do vậy, mỗi chính sách bán chịu cần được đánh giá trên các tiêu thức sau:

 Dự kiến quy mô sản phẩm hàng hoá dịch vụ tiêu thụ

 Giá bán sản phẩm, dịch vụ nếu bán chịu hoặc không bán chịu

 Các chi phí phát sinh do việc tăng thêm các khoản nợ

 Đánh giá mức chiết khấu (thanh toán) có thể chấp nhận.

 Xác định nợ phải thu trung bình và kỳ thu tiền trung bình

Kỳ thu tiền = Số dư bình quân các khoản phải thu

Doanh thu bán chịu bình quân một ngày

Thời gian thu hồi nợ càng ngắn thì doanh nghiệp càng có nhiều tiền để quay vòng vốn Việc tìm ra kỳ thu hồi nợ bán hàng trung bình của một công ty sẽ cho biết công ty đó phải mất bao lâu để chuyển các khoản phải thu thành tiền mặt Cũng như các hệ số khác, kỳ thu hồi nợ trung bình phải được xem xét trong mối liên hệ với các thông tin khác Nếu hệ số này lớn hơn số ngày trong chính sách bán chịu của công ty cho thấy công ty gặp khó khăn trong việc thu hồi nợ đúng hạn và cần xem xét lại chính sách bán chịu của mình, ngược lại hệ cố này nhỏ hơn thì chính sách bán chịu của công ty là đúng đắn.

3 Vấn đề ảnh hưởng đến chính sách tín dụng thương mại trong MNCs

3.1 Tiêu chuẩn bán chịu

Tiêu chuẩn bán chịu là:

 Tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để được doanh nghiệp chấp nhận bán chịu hàng hóa và dịch vụ

 Một bộ phận cấu thành chính sách bán chịu của doanh nghiệp và mỗi doanh nghiệp đều thiết lập tiêu chuẩn bán chịu của mình chính thức hoặc không chính thức

Tiêu chuẩn bán chịu nói riêng và chính sách bán chịu nói chung có ảnh hưởng đáng kể đến doanh thu của doanh nghiệp Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng chính sách bán chịu, trong khi chúng ta không phản ứng lại điều này, thì nỗ lực tiếp thị sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, bởi vì bán chịu là yếu tố ảnh hưởng rất lớn

và có tác dụng kích thích nhu cầu Về mặt lý thuyết, doanh nghiệp nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu đến mức có thể chấp nhận được, sao cho lợi nhuận tạo ra do gia tăng doanh thu, như là kết quả của chính sách bán chịu, vượt quá mức chi phí phát sinh do bán chịu Ở đây có sự đánh đổi giữa lợi nhuận tăng thêm và chi phí liên quan đến khoản phải thu tăng thêm, do hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu Vấn đề đặt ra

không nên nới lỏng tiêu chuẩn bán chịu? Chúng ta xem xét một số mô hình ra quyết định trong quản trị các khoản phải thu.

MH1 - Mô hình nới lỏng chính sách bán chịu

MH2 - Mô hình thắt chặt chính sách bán chịu

3.2 Điều khoản bán chịu

Điều khoản bán chịu là điều khoản xác định độ dài thời gian hay thời hạn bán chịu và tỷ lệ chiết khấu áp dụng nếu khách hàng trả sớm hơn thời gian bán chịu cho phép Ví dụ điều khoản bán chịu “2/10 net 30” có nghĩa là khách hàng được hưởng 2% chiết khấu nếu thanh toán trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày hóa đơn được phát hành và nếu khách hàng không lấy chiết khấu thì khách hàng được trả chậm trong thời gian 30 ngày kể từ ngày phát hành hóa đơn

Thay đổi điều khoản bán chịu lại liên quan đến thay đổi thời hạn bán chịu

và thay đổi tỷ lệ chiết khấu

3.2.1 Thời hạn bán chịu

MH3 - Mô hình mở rộng thời hạn bán chịu

MH4 - Mô hình rút ngắn thời hạn bán chịu

3.2.2 Thay đổi tỷ lệ chiết khấu

Điều khoản chiết khấu liên quan đến hai vấn đề: thời hạn chiết khấu và tỷ

MH5 - Mô hình Tăng tỷ lệ chiết khấu

MH6 - Mô hình giảm tỷ lệ chiết khấu

Chính sách tăng tỷ lệ chiết khấu hay bất kỳ chính sách bán chịu nào cũng cần được xem xét thường xuyên xem có phù hợp với tình hình thực tiễn hay không Sau khi thực hiện chính sách gia tăng tỷ lệ chiết khấu, do tình hình thay đổi, nếu tiết kiệm chi phí không đủ bù đắp cho lợi nhuận giảm, khi ấy công ty cần thay đổi chính sách chiết khấu Nếu công ty muốn xem xét có nên quyết định giảm tỷ lệ chiết khấu lại hay không thì tiến hành phân tích mô hình

3.3

Ảnh hưởng của rủi ro bán chịu

Trong các mô hình đã phân tích ở trên, đều chưa đề cập tới tổn thất do nợ

vậy chính sách bán chịu không chỉ liên quan đến tăng hoặc giảm khoản phải thu

mà còn liên quan đến khả năng thu hồi khoản phải thu Mô hình dưới phân tích ảnh hưởng của rủi ro bán tới chính cách bán chịu :

MH7 - Mô hình nới lỏng chính sách bán chịu có xét đến ảnh hưởng của rủi

ro từ bán chịu

Trên đây là một số tình huống giúp làm cơ sở quyết định chính sách khoản phải thu Tuy nhiên, do quản trị khoản phải thu phải đối mặt với nhiều tình huống phức tạp nên dưới đây là mô hình chung nhất cho việc đưa ra quyết định quản trị tín dụng thương mại:

MHTQ - Mô hình tổng quát để ra quyết định quản trị khoản phải thu

4 Một số biện pháp quản lý nợ phải thu.

- Mở sổ chi tiết theo dõi các khoản nợ phải thu trong và ngoài doanh nghiệp, thường xuyên đôn đốc thu hồi nợ đúng hạn

- Có biện pháp phòng ngừa rủi ro thanh toán: lựa chọn khách hàng, xác định mức tín dụng thương mại, yêu cầu đặt cọc, tạm ứng hay trả trước một phần tiền hàng, trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

- Thực hiện chính sách bán chịu đúng đắn với từng khách hàng trên cơ sở xem xét khả năng thanh toán, vị thế tín dụng của khách hàng

- Phải có sự ràng buộc chặt chẽ trong hợp đồng bán hàng, quy định lãi suất

sẽ áp dụng với các khoản nợ quá hạn thanh toán theo hợp đồng

- Định kỳ phân tích tuổi các khoản nợ; chú ý xem xét các khoản nợ quá hạn, tìm ra nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn và áp dụng các biện pháp xử lý thích hợp Phân tích tuổi nợ hỗ trợ thêm cho các quyết định nên sử dụng phương thức nào để thu các khoản nợ quá hạn

Đánh giá tuổi nợ là một nghiệp vụ thêm vào công tác quản trị tín dụng sao cho có hiệu quả Đánh giá tuổi nợ cho khách hàng đơn giản là bảng thống kê khách hàng đang nợ tiền, chỉ ra tổng khoản tiền nợ và khoảng thời gian khoản nợ kéo dài Bảng thống kê này có nhiều hình thức khác nhau ở mỗi MNCs Dưới đây

là 1 bảng ví dụ của Robins PLC:

Age analysis of debtors as at 30 September 1999

61-90 days

Ví dụ ở bảng trên cho thấy 25% nợ khó đòi của Robins plc’s thuộc về

Thorpe Ltd Có thể Thorpe Ltd đang gặp khó khăn về tài chính Vì vậy công ty phải có sự liên lạc với Thorpe Ltd ngay về khoản nợ này để có hướng giải quyết với khoản thu này và áp dụng các biện pháp thích hợp Đó là:

 Thực hiện việc bán nợ để thu hồi vốn

 Trích lập dự phòng nợ khó đòi tuỳ theo khả năng trả nợ của khách nợ hoặc tuổi nợ quá hạn

Mặc dù chưa đến hạn trả nợ nhưng khách nợ lâm vào tình trạng không có khả năng thanh toán, thì doanh nghiệp phải trích lập dự phòng giá trị nợ khoảng

có khả năng thu hồi; hoặc khoản nợ quá hạn trên 6 tháng đến dưới một năm, doanh nghiệp trích lập dự phòng bằng 30% giá trị khoản nợ Trong đó, đối với các khoản nợ quá hạn trên ba năm, sau khi đã trích đủ dự phòng đối với khoản nợ quá hạn hoặc khoản nợ không có khả năng thu hồi tính vào chi phí phần tổn thất sau khi trừ tiền bồi thường của tổ chức, cá nhân có liên quan, doanh nghiệp đưa ra ngoại bảng cân đối kế toán và tiếp tục theo dõi để thu hồi

Khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi hoặc giá trị tổn thất về nợ phải thu còn lại sau khi bù đắp bằng khoản dự phòng hoặc bồi thường của tổ chức, cá nhân

có liên quan được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

- Cần thiết lập một thời gian biểu cho việc thu hồi nợ (Timeline for collection process) nhằm phác thảo lại các hoạt động trong quá trình đòi nợ Ví dụ

1 bảng Timeline:

Days Past

Due Suggested Action

0-15 days Step 1 Organization Contacts Customer with Friendly Reminder Letter This is intended to let the customer know that the invoice is past due

16-30 days Step 2 Organization Contacts Customer by Phone This phone call is intended to enable the organization and the customer to identify and discuss any

problems with the sale or merchandise or to identify reason for late payment 31-45 days Step 3 Organization Contacts Customer with a Billing Letter

46-60 days Step 4 Organization Contacts Customer by Phone

61-75 days Step 5 Organization Contacts Customer with Billing Letter

76-90 days Step 6 Organization Contacts Customer with Collection Agency Letter This is intended to give the customer one last opportunity to pay prior to turning the

invoice over to a collection agent

91-120 days Step 7 1st Placement of Debt with Collection Agency

hoá đơn đã hết thời hạn.

16-30 2 Liên lạc với KH bằng điện thoại, làm rõ về vấn đề hàng hoá hay lý do của việc

trả trể.

31-45 3 Gửi thư kèm bộ hoá đơn.

46-60 4 Liên lạc với KH bằng điện thoại.

61-75 5 Gửi thư kèm bộ hoá đơn.

76-90 6 Gửi Thư Của Collection Agency Cho KH Thông báo với KH đây là cơ hội

cuối để trả khoản nợ hoặc công ty sẽ chuyển khoản nợ cho các agency.

91-120 7 Chuyển khoản nợ cho Agency.

- Lưu ý với các khoản nợ khó đòi quá lâu mà không có khả năng thu được

có thể bỏ (write-off) nhằm tránh làm sai lệch bảng cân đối kế toán

5 Các bước thu hồi nợ

Quá trình thu một khoản nợ quá hạn có thể diễn ra theo trình tự các bước:5.1.Viết thư nhắc nhở: khoản nợ không được trả sau bức thư đầu thì nên tiếp tục với bức thư thứ 2, thứ 3 với lời lẽ mạnh mẽ hơn

Các bước trên là những nghiệp vụ đòi nợ vẫn nằm trong nội bộ công ty (Internal collection resources), chỉ có sự tham gia của 2 bên thu nợ và đòi nợ Ngoài ra, MNCs có thể áp dụng:

 Chiết khấu tín dụng (Cash discount) giảm giá hàng cho khách hàng trả sớm

 Biện pháp phạt nợ chậm (Interests và Penalties) khi khoản nợ quá kỳ hạn theo hợp đồng để khách hàng nhanh chóng trả nợ

Tuy nhiên không phải khách hàng nào cũng có khả năng và ý định thanh toán khoản nợ nên khoản nợ quá hạn trở thành khoản nợ xấu khó đòi Lúc này doanh nghiệp sẽ cần tới sự tác động từ phía bên ngoài (External collection resources) - sự tham gia của bên thứ ba (third- party) Trình tự được tiếp tục theo các bước sau:

5.4 Nhờ các đại lý thu hồi nợ (debt collection agency) : nếu khoản nợ vẫn không có khả năng được thanh toán thì MNCs nên chuyển giao cho các debt collection agency Các đại lý này sẽ được trả phí cho các nghiệp vụ họ thực hiên Các nghiệp vụ này có thể là

5.5 Tham gia kiện, tố tụng

Khi sự tham gia của bên thứ ba là không khả quan thì doanh nghiệp sẽ đứng trước hai sự lựa chọn: hoặc nhờ tới sự can thiệp pháp luật về nợ khó đòi hoặc kết thúc quá trình đòi nợ, xoá khoản nợ khó đòi Lựa chọn này cần thiết được đánh giá chính xác do có sự đánh đổi khoản tiền thu được với khoản phí tham gia kiện tụng cũng như là mối quan hệ với khách hàng Các nghiệp vụ liên quan có thể kể đến như:

 Small-claims court

 Arbitration (trọng tài)

 Mediation (hoà giải)

Không có một chính sách thu hồi nợ nào là tối ưu có thể chỉ ra cho các MNCs Chính sách hay cách thức thu nợ sẽ khác nhau ở mổi công ty trong từng hoàn cảnh khác nhau, đối với từng công ty khác nhau, ở mức độ cạnh tranh và môi trường kinh doanh khác nhau khác nhau.

Ví dụ dưới đây là tiến trình thu nợ theo thời gian với giá trị các khoản nợ khác nhau của The Office of the State Controller (OSC), một công ty hàng đầu trong quản lý tài chính và báo cáo tài chính ở Colorado

(đơn vị: $1000)

Gửi thư đòi nợ quá hạn thứ 2.

Gọi điện liên lạc và nhận hứa

Qúa hạn

61-90

ngày

Gửi thư đòi nợ quá hạn thứ 3

Gọi điện liên lạc nhắc việc

trả chậm, nhận hứa trả và gửi

xác nhận đồng ý.

Gửi thư đòi nợ quá hạn thứ

3 Gọi điện liên lạc nhắc việc trả chậm, nhận hứa trả

90+

ngày

Gửi Khthu tới Collection

agency riêng Nêu danh sách

khoản nợ và con nợ với bản

kê khai hoá đơn của gói nợ

Từ chối các dịch vụ đối với

khoản nợ trái với luật quốc tế

và quốc gia.

Gửi Khthu tới Collection agency riêng Nêu danh sách khoản nợ và con nợ với bản kê khai hoá đơn của gói nợ Từ chối các dịch vụ đối với khoản nợ trái với luật quốc tế và quốc gia.

Hoàn thành văn bản đệ trình lên văn phòng luật sư hoặc

cơ quan luật pháp Từ chối các dịch vụ đối với khoản

nợ trái với luật quốc tế và quốc gia.

II Các cách thức thu hồi nợ của MNCs

A Letter

1 Nội dung thư

Nếu đã quá thời hạn thanh toán 15 ngày mà không thấy khách hàng trả tiền, MNCs nên soạn thư gửi đến khách hàng Sau một tuần mà không nhận được thư trả lời, ta tiếp tục gửi lá thư thứ 2, thứ 3, thứ 4 Nội dung thư thường như sau:

*Thư thứ nhất: Thăm hỏi

 Thông báo cho khách hàng biết rằng họ đã thỏa thuận hợp tác với công

 Hãy nhắc nhở khách hàng về nội dung cơ bản của thỏa thuận

 Để lộ rằng bạn tin tưởng khách hàng sẽ thanh toán khoản nợ

*Thư thứ ba: Nhắc nợ gay gắt

 Hãy tỏ ra nghiêm khắc, viết ngắn gọn nhưng cặn kẽ, súc tích

 Đính kèm phiếu thanh toán

 Nhắc lại các điều khoản hợp đồng

 Yêu cầu hoàn tất việc thanh toán ngay lập tức, hoặc gửi kế hoạch thanh toán (thư bảo đảm)

 Hãy nằng nặc đòi thanh toán hoặc đòi phải trả lời bằng văn bản

*Thư thứ tư: Yêu cầu

 Yêu cầu cụ thể và dứt khoát

 Hãy yêu cầu (tối thiểu) thanh toán một phần khoản nợ ngay lập tức

 Sử dụng các công cụ gây tác động trực quan (hãy làm nổi bật bức thư của mình trong đống thu từ)

 Nên đính kèm bản sao phiếu nợ

 Thông báo về ngày bắt đầu có hiệu lực của các hoạt động kiện tụng ra tòa.

 Giải thích cho khách hàng biết cách làm thế nào để tránh được kiện tụng (thanh toán ngay)

2 Tạo ra sự khác biệt cho thư đòi nợ.

Dưới đây là một số phương pháp làm cho bức thư đòi nợ khác với những văn bản khác, tạo dấu ấn với con nợ:

- Cách gửi thư đóng một vai trò quan trọng: bức thư nghiêm trọng nhất là bức thư được gửi qua nhân viên giao nhận Khi đó, khách hàng - con nợ phải ký xác nhận vào tờ biên nhận

- Một phương pháp đơn giản để làm nổi bật bức thư là sử dụng các loại giấy đặc biệt Người nhận sẽ giữ lá thư trong tay và hiểu rằng có điều gì đó đặc biệt hơn những thứ hàng ngày vẫn nhận Điều này tạo ra sự chú ý hơn của người nhận đối với văn bản Một số công ty sử dụng các tờ giấy dán mua sẵn lên bì thư với thông tin được thể hiện trên đó rằng bức thư này nằm dưới sự kiểm soát đặc biệt Điều này có vẻ như rất khác biệt so với chuẩn văn bản thông thường, nhưng lại rất hiệu quả Nếu muốn sử dụng phương pháp ít tốn kém thì nên đặt mua một con dấu màu xanh có dòng chữ: “Văn bản này được Bộ phận Kiểm soát tín dụng giám sát chặt chẽ” Cũng có thể lập phiếu thanh toán có đề thời hạn rồi đóng dấu

3 Những lưu ý khi soạn thư đòi nợ

3.1 Thể hiện sự thực hiện các lời hứa của MNCs một cách tuần tự

Nội dung bức thư cần làm cho con nợ cảm thấy các hành động liên quan đến họ đang được hoàn thành Rằng nếu con nợ càng trì hoãn việc thanh toán lâu

bao nhiêu, thì bạn càng trở nên kiên trì và triệt để hơn bấy nhiêu Có nghĩa là công

ty không ngại ngần trong chuyện đưa hồ sơ ra tòa án

“Trong trường hợp nếu đến ngày mà số tiền vẫn chưa được thanh toán, chúng tôi buộc phải tính lãi theo các điều đã thỏa thuận" "Kể từ ngày , chúng tôi sẽ tạm thời ngưng các dich vụ mà không cần phải thông báo cho quý công ty

và tiếp theo, chúng tôi sẽ áp dụng các biện pháp khác ”

- Đã sẵn sàng sử dụng những yêu cầu chính thức, thông báo cho khách hàng về việc chuyển sự việc lên tòa án hoặc bên thứ ba

“Xin thông báo với ông rằng, liên quan đển khoản tiền (thông tin về khoản nợ) mà ông nợ công ty chúng tôi, tòa án đã bắt tay vào việc (ngày) Ông vẫn có thể ngưng sự việc lại khi thanh toán (số nợ) vào ngày nhận được bức thư này.”

Khi bạn lên kế họach hành động bằng cách gửi thông báo nhắc nhở, hãy kết hợp nó với qui trình quản trị tín dụng chung Hãy xác định bằng cách nào hệ thống này có thể liên kết với hệ thống nhóm khách hàng và ở giai đoạn nào thì cùng lúc bạn thông báo về các dịch vụ của công ty bạn hoặc của các cộng sự pháp

lý phù hợp với con nợ

- Nếu đã gửi một hoặc 2, 3 lá thư mà vẫn không thấy trả lời (ngay cả sau khi đề xuất một kế hoạch thanh toán thay thế hoặc các tùy chọn khác) thì lá thư kế tiếp cần mạnh lời hơn, kiên quyết hơn nhưng vẫn tỏ ra lịch sự, khéo léo

- Hãy cho khách hàng biết là sẽ có những hình phạt với họ ở trong bức thư cuối cùng nếu họ không trả tiền lúc này Cho họ thấy đó không phải là lời nói không có cơ sở và cũng đừng gửi lá thư đòi nợ tiếp theo nữa mà bạn sẽ chuẩn bị

3.2 Thể hiện thiện chí muốn giúp các con nợ trong nội dung thư

 Có thể đưa ra chiết khấu thanh toán nếu khách hàng trả tiền trong khoảng thời gian được hưởng chiết khấu

 Tìm hiểu những mặt về tài khoản của khách hàng và khuyến khích họ trả tiền Trong thư phải ghi cụ thể số tiền nợ và thời hạn trả tiền để tránh những hiểu lầm trong tương lai

 Đề nghị hỗ trợ cho khách hàng có khó khăn trong việc trả nợ đã quá hạn Trong thư ta dùng những lời lẽ chân thành, nhẹ nhàng để họ nói ra những vấn

đề khó khăn mà họ đang gặp phải, lúc đó thảo luận kì hạn mới và nó hợp lí cho điều kiện chi trả của khách hàng

3.3 Những lưu ý không nên làm khi viết thư:

 Nhất quyết không viết thư bằng giấy màu khiến người đọc có cảm giác khó chịu và chứng tỏ người viết không chuyên nghiệp

 Tránh phân đoạn văn bản bằng chữ in đậm Nên viết một văn bản theo trình tự, sau đó tách riêng số tiền ra một cách tự nhiên việc này sẽ tác động mạnh hơn nhiều so với việc tách bằng chữ in đậm

 Nên viết thư bằng giấy dày không sử dụng giấy có hình in chìm, in nổi… Khi giải quyết những vấn đề nghiêm túc nên viết thư trên giấy trơn

 Không nên sử dụng logo để cho khách hàng thấy mối quan hệ của chúng ta đối với họ có sự thay đổi

 Đừng mắc lỗi khi viết họ tên khách hàng! Càng viết chính xác họ tên bao nhiêu thì bức thư của bạn sẽ càng được xem xét nghiêm túc bấy nhiêu

4 Thư tham khảo

Lá 1:

Dear Mr Adams:

According to our records, your current balance due is $473.25 Of this amount, $215.38 is more than 30 days past due As you know, our normal terms require payment within 30 days after the invoice is sent to you

Since you have established an excellent credit rating with us in the past, we are surprised to see a problem arise at this time If there is some error, or you are unable to pay the amount due immediately, please contact me so that we can correct the situation or make suitable arrangements for prompt payment of this obligation

Thank you for your attention to this request

Very truly yours,

If there is some reason why this payment cannot be made immediately, please contact us so that we can make arrangements that will be mutually agreeable Perhaps we can work out a payment schedule that would be realistic for your present circumstances

Naturally, we do not want to endanger your credit rating or destroy the good relationship that we have maintained in the past Therefore, would you please take care of this obligation immediately so that we will not have to file an unfavorable report with the credit bureau or resort to the use of a collection agency

or an attorney

We have enclosed a self-addressed envelope for your convenience Please

Very truly yours,

 Giới thiệu cho người nghe điện thoại biết rõ về mình: đặc biệt nếu bạn

là người cao niên trong công ty của bạn

 Nói rõ tại sao bạn gọi điện, nêu số hoá đơn khoản thu

 Hỏi họ liệu có trả tiền ngay không

 Nếu họ không hứa trước được thì hỏi tại sao

 Đừng đề nghị họ trả bằng cái gì hay khi nào trả

 Cung cấp cho họ giải pháp từng giải pháp “Hoặc chấp nhận hoặc không”, nếu giải pháp trả ngay sau vài ngày họ không chấp nhận thì đề nghị trả lãi suất cho việc trả chậm, nếu họ không trả lãi suất thì tiến hành cưỡng chế thu tiền

 Nếu chấp nhận: tóm tắt lại những điều đã thỏa thuận, và nói nếu họ không làm theo đúng thỏa thuận thì sẽ như thế nào

 Gửi thư xác nhận liệu họ chấp nhận hay từ chối

Hình thức khấu trừ tiền mặt (Cash discounts) là một phương pháp để cải thiện dòng tiền mặt bằng cách khuyến khích khách hàng thanh toán tài khoản của

họ sớm hơn Hình thức khấu trừ này có thể làm tăng kỳ thu tiền bình quân nhưng lại làm giảm tổng doanh thu thu được từ các khoản khách hàng trả nợ

Bên cạnh đó, các công ty đa quốc gia cần theo dõi chặt chẽ chi phí của việc khấu trừ nhằm cải thiện dòng tiền bằng cách so sánh chi phí này với lợi nhuận thu được của công ty từ việc cân đối khoản nợ trả chậm hơn và bình quân thu hồi nợ ngắn hơn Từ đó xem xét việc giảm kỳ tín dụng có được cung cấp tài chính bới những phương tiện thay thế như rút quá mức tiền gửi ngân hàng hay không

2 MNCs sử dụng cash discount khi nào?

Khi bán những khoản lớn liên quan đến người mua thuộc các ngành thương mại, công nghiệp, các cơ quan thậm chí chính phủ, hình thức thu nợ này thường được áp dụng Thông thường, các khoản nợ sẽ được khấu trừ 1% hoặc 2% đối với khoản nợ trả trong vòng 10 ngày Hầu hết những tổ chức lớn có lợi thế về khấu hao Họ có thể giảm vốn ủy thác các khoản phải thu của công ty Nếu đối thủ của công ty cũng đưa ra chính sách này, công ty cần tính đến dự phòng tương

tự để duy trì trạng thái cạnh tranh

3 Ví dụ

Tandijono Ltd thường đề nghị hạn tín dụng cho khách hàng của công ty là

50 ngày, nhưng đề tăng dòng tiền, công ty đưa ra mức khấu trừ 2% khoản trả nợ trong vòng 10 ngày Bạn có thể đưa ra ý kiến của mình cho công ty về mức chi phí của hoạt động

Giả thiết : 365 ngày và hóa đơn là £100

Công ty nhận được £98 trong 10 ngày thay vì £100 trong vòng 50 ngày Sau đó Tandijono Ltd có thể đầu tư £98 cho 40 ngày

Nếu như lãi suất thông thường là r%, khoản lợi công ty sẽ hưởng là:

£98 x r% x 36540

Tuy nhiên để đạt được điều đó công ty phải khấu trừ £2 Để cân bằng chi

£98 x r% x 36540 ≥ £2

Sau khi sắp xếp lại, chúng ta có lãi suất cơ bản:

r% ≥ ££982 x 36540 = 18.6%

18,6% sẽ được so sánh sau đó với chi phí vốn của công ty để xác định đây

có phải là phương pháp tài chính hiệu quả nhằm làm ngắn hơn kỳ tín dụng hay không

Lưu ý rằng phương pháp tính toán được sử dụng có thể liên quan đến ảnh hưởng của lãi kép Công thức lãi kép công bố giá trị S đạt được bởi tổng đơn X, sau n kỳ tại r% là:

1 + r = 1.202 hoặc r = 20.2% hoặc APR = ((1 + (0.202/9.125))^9.125)-1 = 22.13%

Chi phí sau khi tính toán là 20,2% (APR=22,13%)

Nếu APR thấp hơn WACC thì không nên thực hiện hình thức khấu trừ này.Ngược lại, nếu APR lớn hơn WACC thì nên thực hiện hình thức khấu trừ

Để kiểm tra, nên sử dụng lãi suất kép gần đúng

Để có thể ra được hoá đơn sớm và thường xuyên, công ty nên tuân theo lịch ra hoá đơn công ty càng thu được tiền nhanh, công ty càng có nhiều vốn để phát triển kinh doanh của một chương trình phần mềm kế toán như Intuit's Quickbooks hoặc Peachtree Software's Peachtree Complete Plus Time & Billing Hai chương trình này có thể tự động phân loại các tài khoản phải thu theo tuổi nợ-

ít hơn 30 ngày, trong khoảng từ 30 đến 59 ngày, trong khoảng từ 60 đến 90 ngày,