tin học hoá công tác quản lý các đơn vị kinh tế, hành chính, trường học

LỜI NểI ĐẦU Trong năm gần đây, đôi với phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật, tin học sâu ứng dụng vào ngành nghề lĩnh vực khác đời sống xã hội Sự phát triển quan hệ kinh tế, mở rộng mạng lưới nghiệp vụ tăng cường quy mô nú, mạng Internet đời làm tăng cường vượt bậc khối lượng luồng thơng tin Các kiện làm cho công việc quản lý trở nên phức tạp Cách quản lý dựa kinh nghiệm trực giác không cịn đem lại hiệu mong muốn Do phải thiết lập phương thức quản lý đại Tin học hố cơng tác quản lý đơn vị kinh tế, hành chính, trường học… lĩnh vực quan trọng tin học Việc áp dụng tin học vào quản lý làm tăng đáng kể suất chất lượng lao động mà tạo điều kiện cho việc xây dựng hệ thống thơng tin quản lý chặt chẽ, có sở khoa học xác Là sinh viên học CNTT, việc học tập, trang bị tiếp thu kiến thức tin học từ thực tế cơng tác quản lý cần thiết Chính mà hướng dẫn Thầy giáo Đào Phan Vũ, em bước đầu làm quen với việc tìm hiểu, phân tích vận dụng kiến thức vào thực tế Đề tài em tìm hiểu, phân tích toỏn quản lý bỏn hàng thời gian qua em cố gắng tìm hiểu với kiến thức hạn chế nên đề tài em khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong đóng góp ý kiến Thầy giỏo bạn bố để đề tài em hồn thiện mà thực tế địi hỏi Các hình thức kinh doanh phổ biến thường thấy cỏc doanh nghiệp nhỏ - thật nhỏ là: Các tiệm tạp húa, sạp hàng nhu yếu phẩm, cửa hiệu bán sách, văn phòng phẩm, đại lý phân phối sản phẩm đủ ngành hàng Hoạt động chủ yếu mua sỉ bán lẻ Nhà hàng, quán ăn, tiệm giải khát Hoạt động chủ yếu mua - bỏn mua - chế biến - bỏn.Phương thức quản lý áp dụng cho hình thức kinh doanh nêu đơn giản: Tuừn thủ theo nguyờn tắc giỏ bỏn cao giỏ mua.Ghi chép theo "toa", phiếu, sổ với cách tổ chức " đặc biệt" theo nơi Vào sổ cuối ngày, tổng kết tựy theo yêu cầu quản lý nghiệp chủ Ước lượng dựa theo trí nhớ điều thường xuyên phải làm Với quy mô nhỏ cỡ tiệm tạp húa xóm nhỏ cần đủ Nhưng tiệm tạp húa bắt đầu lớn dần lên trở thành đại lý phân phối hàng húa cỡ trung bình bắt đầu nẩy sinh nhiều vấn đề cho nghiệp chủ: Vào sổ cuối ngày, tổng kết tùy theo yêu cầu quản lý nghiệp chủ Ước lượng dựa theo trí nhớ điều thường xuyên phải làm Với quy mô nhỏ cỡ tiệm tạp hóa xóm nhỏ cần đủ Nhưng tiệm tạp hóa bắt đầu lớn dần lên trở thành đại lý phân phối hàng hóa cỡ trung bình bắt đầu nẩy sinh nhiều vấn đề cho nghiệp chủ: Đặt hàng giao hàng, dự trù hàng húa Công nợ với nhà cung cấp bạn hàng Theo dõi chi phí hoạt động Lúc này, ghi chép sổ làm tập học trò trí nhớ người điều hành khơng cịn kham với số giao dịch ngày tăng Nhu cầu phương thức quản lý chuyên nghiệp bắt đầu xuất Theo quan niệm nhiều người nay, giải pháp hữu hiệu dùng máy vi tính Họ mua máy vi tính để sau thất vọng mức độ đóng góp máy vạn Thực máy vi tính công cụ cần thiết yếu tố định quy trình quản lý mà họ mong đợi Phương thức quản lý thể cách thức thu thập lưu trữ thông tin cách thức khai thác thông tin Để đưa máy vi tính vào quy trình quản lý cách có hiệu cần phải có phần mềm chuyên dụng phù hợp với quy trình Quản lý bỏn hàng: Bao gồm mảng Quản lý nhập xuất tồn hàng húa quản lý bán hàng - công nợ I/ Quản lý nhập xuất tồn hàng húa: Để quản lý nhập xuất tồn, bạn phải có phần sau: Quản lý danh mục hàng húa, - Nhập, - Xuất - Xây dựng phương pháp tính giá thành(LIFO, FIFO, bình qn gia quyền)- Xây dựng trường hợp đặt biệt hàng húa bị hư hỏng phải lý…II/ Quản lý bán hàng - Xây dựng trường hợp đặt biệt hàng hóa bị hư hỏng phải lý… II/ Quản lý bán hàng - Quản lý cỏc khoản thu( thu tiền hàng thu khỏc) - Quản lý cỏc khoản chi - Quản lý danh mục khỏch hàng - Quản lý công nợ - Xừy dựng Module bỏo nợ đến hạn cần phải thu III/ Hệ thống cỏc bỏo cỏo: 1/ Bỏo cỏo nhập xuất tồn, thẻ kho 2/ Bỏo cỏo doanh số, thu nhập 3/ Báo cáo công nợ tổng hợp 4/ Báo cáo công nợ chi tiết B.Phừn tớch chương trình quản lý bỏn hàng I Mơ tả u cầu chương trình - Yờu cầu xừy dựng hệ thống quản lý việc mua bỏn hàng đại lý bỏn - Người quản lý nắm tình hình mua bán, doanh thu đại lý, việc thống kờ thựchiện hàng tháng, hàng q có đột xuất theo yêu cầu - Thủ kho quản lý số lượng hàng kho theo mó số hàng hoỏ, kiểm kờ hàng hoỏ kho - Nhân viên bán hàng tính tiền mặt hàng mà khách mua lập hoá đơn cho khách - Khỏch hàng người mua hàng từ đại lý Có dạng khách hàng: khách hàng bình thường khỏch hàng đại lý nhỏ Nếu khách hàng khách hàng thân thiện mã số khách hàng lưu hệ thống hưởng quyền lợi từ chương trình - Việc quản lý mua bỏn hàng đại lý thực sau: Người quản lý trực tiếp liờn hệ với nhà sản xuất để nhập hàng vào đại lý, nhưquan hệ với đối tác để bán hàng Người quản lý III xỏc định cỏc quyền người sử dụng Nhân viên bán hàng: - Lập hoỏ đơn - Đăng nhập Thủ kho: - Tạo phiếu nhập hàng - Tạo phiếu xuất hàng - Kiểm kờ hàng hoỏ - Tạo phiếu trả hàng Người quản lý: - Quản lý nhập hàng - Quản lý xuất hàng - Quản lý khỏch hàng thừn thiện - Thống kờ Tóm tắt: Chức năngnày cho phép nhân viên bán hàng đăng nhập vào hệ thống, nhân viênlàm việc theo ca nờn cần đăng nhập để tiện việc quản lý Người sử dụng: Nhân viên bán hàng Mô tả a) Điều kiện tiờn quyết: - Nhân viên phải có tên truy nhập mật - Hồ sơ nhân viên cập nhật hệ thống b) cỏch đăng nhập: Nhân viên bán hàng nhập tên truy nhập mật Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ hợp lệ tên truy nhập mật đăng nhập thành công sai thi phải đăng nhập lại Lập húa đơn Tiờu đề: Lập hoỏ đơn Tóm tắt: Chức năngnày bắt đầu nhân viên chọn chức lập hoá đơn để tính tiền vàxuất hoỏ đơn cho khỏch hàng Người sủ dụng: Nhân viên bán hàng Mô tả a) Điều kiện tiờn quyết: - Khách hàng có mua hàng đại lý có nhu cầu tính tiền 2) Hệ thống tự động tính tổng số tiền khách phải trả dựa đơn giá mặt hàng, số lượng hàng mà khỏch mua, thuế giỏ trị gia tăng lưu hệ thống 3) Nhân viên bán hàng in hoá đơn cho khách hàng Quản lý nhập hàng Tiờu đề: Quản lý nhập hàng Tóm tắt: Chức năngnày cho phộp người quản lý nhập hàng vào đại lý Khi hàng hoỏ hết haycó nhu cầu thêm hàng, người quản lý nhập thông tin hàng cần nhập, thông tinnày làm sở cho Thủ kho nhập hàng vào kho Người sử dụng: Người quản lý Mô tả scenario a) Điều kiện tiờn quyết: - Mã hàng thông tin nhà sản xuất cập nhật hệ thống b) Cỏch sử dụng: 1) Người quản lý chọn chức Quản lý nhập hàng hệ thống 2) Hệ thống yờu cầu nhập mó hàng cần nhập 3) Người quản lý nhập mó hàng 4) Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ mã hàng 5) Hệ thống yờu cầu nhập số lượng 6) Người quản lý nhập số lượng hàng cần nhập 10) Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ mã nhà sản xuất 11) Hệ thống chuyển thông tin vừa nhập đến thủ kho c) Các trường hợp không hợp lệ A1 - Người quản lý nhập mã hàng không hợp lệ: Bắt đầu từ bước cỏch sử dụng 5) Hệ thống hỏi người quản lý có muốn thêm mặt hàng vào hệ thống không 6) Người quản lý chọn thờm hàng 7) Hệ thống yờu cầu nhập tờn mặt hàng 8) Người quản lý nhập tờn hàng 9) Hệ thống lưu mó hàng tờn hàng Trở lại bước cỏch sử dụng A1 – Người quản lý không chọn thêm hàng Bắt đầu từ bước A1 6) Người quản lý không chọn thêm hàng Trở lại bước cỏch sử dụng A2 - Người quản lý nhập sai mó nhà sản xuất: Chuỗi A2 bước 10 cỏch sử dụng 11) Hệ thống hỏi người quản lý có muốn thêm mã nhà sản xuất vào hệ thống không 12) Người quản lý chọn thờm mó nhà sản xuất 13) Hệ thống yờu cầu nhập tờn nhà sản xuất b) Cỏch sử dụng: Thủ kho chọn chức Tạo Phiếu Xuất Hàng hệ thống Hệ thống yêu cầu thủ kho điền thơng tin hàng hố vào Phiếu Xuất Hàng Thủ kho điền thông tin vào Phiếu Xuất Hàng Hệ thống cấp mã số Phiếu Xuất hàng lưu thơng tin Hệ thống hỏi thủ kho có in Phiếu Xuất Hàng không Thủ kho chọn in Phiếu Xuất Hàng Hệ thống in Phiếu Xuất Hàng cho thủ kho c) Các trường hợp không hợp lệ: A1 - Thủ kho không in Phiếu Xuất Hàng: Chuỗi A1 bước cỏch sử dụng 6) Thủ kho không yêu cầu in phiếu xuất hàng 7) Chức kết thúc Kiểm Kờ Hàng Tóm tắt định danh: Tiờu đề: Kiểm kờ hàng kho Tóm tắt: Chức cho phộp Thủ Kho kiểm kờ hàng hoỏ kho, số lượng chủng loại hàng, hạn sử dụng mặt hàng Người sử dụng: Thủ kho Thủ kho chọn chức Tạo Phiểu Trả Hàng hệ thống Hệ thống yờu cầu nhập mó hàng cần trả Thủ kho nhập mó hàng cần trả Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ mã hàng Hệ thống yờu cầu chọn lý trả hàng (hàng lỗi, hàng hết hạn sử dụng) Thủ kho chọn lý trả hàng Hệ thống tự cấp số thứ tự Phiếu Tạo Hàng, lưu thông tin Hệ thống hỏi thủ kho có in Phiếu Trả Hàng khơng Thủ kho chọn in Phiếu Trả Hàng 10 Hệ thống in Phiếu Trả Hàng cho thủ kho c) Các Các trường hợp không hợp lệ: A1 - Thủ kho nhập sai mó hàng cần trả: Chuỗi A1 bước Cỏch sử dụng 5) Hệ thống thụng bỏo mó hàng sai Trở lại bước Cỏch sử dụng A2 - Thủ kho không yêu cầu in Phiểu Trả Hàng: Chuỗi A2 bước Cỏch sử dụng 6) Thủ kho không yêu cầu in bảng thống kê 7) Chức kết thúc VI Mối Quan Hệ HoaDon + SoHoaDon: string + Manv: string + MaKH: string + NgayLap: string + ThanhTien: float + VAT : float PhieuThongKe + SoPhieu: string + NgayThongKe: date + DoanhThu: double + Thu: double + Chi: double + ThemPhieu() + LuuPhieu() + InPhieu() + XoaPhieu() NhanVien + MaNV: string + TenNV: string + ChucVu:string + LuongCoBan: string +PhuCap: string +TienLuong: string … KhachHang + MaKH: string + TenKH: string + DiaChi: string + SoDienThoai: string + ThemKH() + SuaKH() + HuyKH() + TImKiemKH() PhieuXuatHang + SoPhieu: string + NgayTao: date + SoLuong: integer + ThemPhieu() + LuuPhieu() + InPhieu() + XoaPhieu() HangHoa + MaHang: string + TenHang: string + ChungLoai: string + XuatXu: string + NgaySX: date + HanSuDung : date + Gia ban : double + Don vi tinh: string ChiTietXuatHang + MaHangXuat: string + SoLuongXuat : integer PhieuTraHang + SoPhieu: string + NgayTao: date + SoLuong: integer + ThemPhieu() + LuuPhieu() + InPhieu() + XoaPhieu() ChiTietTraHang + MaHangTra: string + SoLuongTra : integer + NgayTra: date PhieuNhapHang + SoPhieu: string + NgayTao: date + SoLuong: integer + NhaCungCap: string + ThemPhieu() + LuuPhieu() + XoaPhieu() + InPhieu() ChiTietNhapHang + MaHangNhap: string + SoLuongNhap : integer + DonGia: double + ThanhTien : double PhieuKiemKe + So phieu: string + Ngay tao: date + So luong: integer + ThemPhieu() + LuuPhieu() + InPhieu() + XoaPhieu() ChiTietHD + MaHD: string + SoHoaDon: string +MaHang: string + SoLuong : integer + DonGia: double A B A B có quan hệ nhiều – nhiều thơng qua C A B A B có quan hệ - nhiều B Phân tích chương trình quản lý bán hàng………… I Mô tả yêu cầu chương trỡnh…………………… II Xỏc định cỏc người dung…………………… III Xỏc định quyền cỏc người dung…………………………7 IV Xây dựng biểu đồ công việc………………………… V Mô tả chi tiết công việc người sủ dụng………………… Đăng nhập………………………………………………9 Lập húa đơn…………………………………………… Quản lý nhập hàng…………………………………… 10 Quản lý xuất hàng…………………………………… 12 Quản lý khỏch hàng………………………………… 13 Thống kờ……………………………………………… 15 Tạo phiếu nhập hàng………………………………… 16 ... quy trình Quản lý bỏn hàng: Bao gồm mảng Quản lý nhập xuất tồn hàng húa quản lý bán hàng - công nợ I/ Quản lý nhập xuất tồn hàng húa: Để quản lý nhập xuất tồn, bạn phải có phần sau: Quản lý danh... tố định quy trình quản lý mà họ mong đợi Phương thức quản lý thể cách thức thu thập lưu trữ thông tin cách thức khai thác thông tin Để đưa máy vi tính vào quy trình quản lý cách có hiệu cần phải... hoá đơn cho khách hàng Quản lý nhập hàng Tiờu đề: Quản lý nhập hàng Tóm tắt: Chức năngnày cho phộp người quản lý nhập hàng vào đại lý Khi hàng hoỏ hết haycó nhu cầu thêm hàng, người quản lý nhập