quản lý công văn hồ sơ

Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng CHƯƠNG I 01/05/15 1 Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng KHẢO SÁT KHẢO SÁT I). MÔ TẢ VẤN ĐỀ 1. Nhận định chung : * Hệ thống quản lý hồ sơ , công văn , quản lý việc chứng nhận hồ sơ , quản lý việc nhận và gửi công văn đi - đến , thống kê việc đóng lệ phí hồ sơ ,ở phòng công chứng số 4 tỉnh Đồng Nai hiện tại được thực hiện bằng tay , làm việc theo kinh nghiệm chứ chưa qua khóa đào tạo . - Việc lưu hồ sơ thì mỗi loại hồ sơ được ghi chép vào một cuốn sổ lưu hồ sơ ( theo số thứ tự ) .Với mỗi bộ hồ sơ ( bản sao ) (gồm nhiều giấy tờ liên quan ) thì được cất giữ trong tủ đựng hồ sơ , có ghi ngày tháng cùng với số thứ tự của sổ lưu trên hồ sơ . - Tìm kiếm hồ sơ thì tìm theo ngày tháng và số thứ tự của 1 hồ sơ. - Vì vậy còn rất nhiều hạn chế trong việc ghi nhận , việc tra cứu và thống kê hồ sơ , công văn. - Nhu cầu chứng nhận hàng ngày của đối tượng càng nhiều và họ mong muốn có được hồ sơ đã chứng nhận với thời gian tối thiểu . Công việc của nhân viên phòng công chứng cũng rất nhiều vì vậy việc quản lý hồ sơ hiệu quả sẽ trở nên cần thiết hơn . * Sắp tới nhân viên phòng công chứng sẽ được đào tạo nâng cao , công việc sẽ được tin học hóa . 2. Giải pháp mong đợi - Cho nên để các công việc trên có hiệu quả hơn cần phải xây dựng một hệ thống quản lý hồ sơ công văn cho phép lưu trữ, cập nhật một cách dễ dàng , với khối lượng lớn, cho phép ghi nhận hồ sơ công chứng một cách nhanh chóng, chính xác; giúp tìm kiếm , tra cứu , thống kê công văn ,hồ sơ, đối tượng một cách nhanh chóng , hỗ trợ những cách tìm kiếm khác nhau , các loại tra cứu khác nhau , các loại thống kê khác nhau . Hệ thống cần phải thích hợp khi gia tăng số lượng hồ sơ , loại hồ sơ . 3. Mô tả các vấn đề : 01/05/15 2 Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng  Việc cập nhật (thêm , xóa , sửa ) hồ sơ đã chứng nhận vào sổ ghi chép -> khó khăn , mất thời gian .  Việc kiếm hồ sơ, công văn dựa vào sổ ghi chép và việc lục trong tủ đựng hồ sơ -> mất thời gian .  Chỉ có thể tìm hồ sơ theo mã hồ sơ , ngày tháng khó có thể tìm theo tên của đối tượng .  Khó biết được một đối tượng đang chứng nhận hồ sơ . II). PHẠM VI ĐỀ TÀI + Về dữ liệu : - Hệ thống sẽ lưu trữ các thông tin cần thiết để phuc vụ cho Phòng Công Chứng - Hệ thống có thể đáp ứng với số lượng hồ sơ tương đối lớn . - Dữ liệu về hồ sơ được cập nhật cuối mỗi tuần . + Về xử lý : - Hệ thống cho phép tra cứu theo các hình thức sau: ⇒ Tra cứu Hồ Sơ: Tra cứu theo mã hồ sơ Tra cứu theo ngày ⇒ Tra cứu Công Văn: Tra cứu theo Mã Công Văn Tra cứu theo tên Công Văn Tra cứu theo Ngày ⇒ Tra cứu Đối Tượng: Tra cứu theo Họ Tên Tra cứu theo Số CMND … - Hệ thống cho phép người dùng có thể thêm một loại hồ sơ mới, loại tài sản, loại đối tượng - Hệ thống cho phép xóa một hồ sơ hay công văn - Hệ thống cho phép sửa những thông tin mà người dùng nhập sai + Về giao diện : - Hệ thống sẽ hoạt động trong môi trường giao diện đồ họa .Nhưng hệ thống không có chế độ thay đổi cấu hình giao diện ( thay đổi màu , tên nhãn , ) 01/05/15 3 Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng + Về mạng : hệ thống chỉ hoạt động trong phạm vi mạng cục bộ . - Hệ thống mạng là hệ thống kết hợp giữa máy tính kết nối với nhau với các hệ thống truyền thông , đặc biệt là viễn thông . Các máy tính cấu thành mạng có thể dùng chung những thứ sau : Dữ liệu, thông điệp, hình ảnh, máy fax , máy in … và các tài nguyên phần cứng khác . NGHIÊN CỨU NGHIÊN CỨU I). SƠ ĐỒ TỔ CHỨC 01/05/15 4 BAN QUẢN LÝ PHÒNG CÔNG CHỨNG BAN QUẢN LÝ PHÒNG CÔNG CHỨNG Phòng kế hoạch Phòng kế hoạch Phòng tiếp nhận Phòng tiếp nhận Phòng công chứng viên (2 nhóm công chứng ) Phòng công chứng viên (2 nhóm công chứng ) Nhân viên kiểm tra (nhóm sao y ) Nhân viên kiểm tra (nhóm sao y ) Công chứng viên ( nhóm công chứng ) Công chứng viên ( nhóm công chứng ) Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng • Ban quản lý phòng công chứng : quản lý chung toàn bộ hoạt động của phòng công chứng . Người đặt ra các yêu cầu cho các bộ phận bên dưới . • Phòng kế hoạch : ghi nhận công văn đi dến và việc công chứng mỗi bộ hồ sơ (bản sao sau khi đã công chứng ) vào sổ ghi chép , có chữ kí của đối tượng . Lập bảng báo cáo ( công văn đi ) về tình hình chứng nhận hồ sơ , lập biên bản quyết toán thu , nộp phí • Phòng công chứng viên : quản lý chung danh sách hồ sơ , công văn phòng công chứng .  Công chứng viên : thực hiện công chứng , ký văn bản công chứng về các thỏa thuận nội dung trong các hợp đồng mua bán , hợp đồng tặng cho và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc công chứng do mình thực hiện .  Nhân viên kiểm tra : có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ , hồ sơ do đối tượng yêu cầu công chứng ,kiểm tra xem có đúng quy định pháp luật và có thuộc thẩm quyền của Phòng Công Chứng hay không? Nếu hồ sơ đúng với quy định của pháp luật và thuộc thẩm quyền của Phòng Công Chứng thì làm thủ tục thu lệ phí và trình lên Công Chứng Viên để ký nhận . Nhân viên kiểm tra có nhiệm vụ chứng nhận các giấy tờ sao y từ bản gốc . Nhân viên kiểm tra còn có trách nhiệm nhận laị hồ sơ từ Công Chứng Viên và gởi trả lại cho người yêu cầu công chứng. • Phòng tiếp nhận : tiếp nhận giấy tờ , hồ sơ , phổ biến trình tự , thủ tục thực hiện công chứng mà đối tượng yêu cầu . II). CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ  Nhận hồ sơ : Hồ sơ nhận được phân loại , đánh mã số , ghi vào sổ danh mục , sau đó được cất vào tủ .  Huỷ hồ sơ : hồ sơ hết hạn hoặc đối tượng hủy hợp đồng sẽ được bỏ ra tủ hồ sơ , xóa tên trong sổ danh mục . 01/05/15 5 Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng  Chứng nhận hồ sơ : Việc chứng nhận được được thực hiện các bước sau : - Tiếp nhận hồ sơ - Kiểm tra hồ sơ - Chứng nhận hồ sơ - Ghi nhận hồ sơ - Giao hồ sơ  Tìm hồ sơ : Việc tìm hồ sơ được thực hiện dựa vào sổ danh mục và việc lục tìm trong tủ đựng hồ sơ .  Kiểm tra hồ sơ : Việc kiểm tra hồ sơ được tiến hành cuối mỗi tháng . Quy trình kiểm tra hồ sơ : - Kiểm kê lại tủ hồ sơ . - Đối chiếu với sổ lưu hồ sơ chứng nhận - Xử lý các trường hợp sai sót và cập nhật lại các sổ ghi chép . III). PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ Vấn đề Nguyên nhân Mục tiêu - Việc cập nhật (thêm , xóa sửa ) hồ sơ đã chứng nhận vào sổ ghi chép -> khó khăn mất thời gian . Dữ liệu được ghi chép vào trong sổ sẽ cố định -> không dễ xen vào . Số lượng hồ sơ mỗi lần cập nhật nhiều . Cần có cách tổ chức dữ liệu 1. Linh hoạt -> thuận tiện cho việc thêm , xóa , sửa 2. Chứa được số lượng dữ liệu khá lớn 3. Giao diện để cập nhật dữ liệu -Việc tìm kiếm hồ sơ dựa vào sổ ghi chép và việc lục trong tủ đựng hồ sơ -> mất thời gian . -Trong sổ ghi chép khó có thứ tự theo các cách thức khác nhau ( theo số thứ tự , theo ngày tháng ) Việc đi lại lục trong tủ đựng hồ sơ khó khăn và tốn nhiều thời gian . -Cần có cách tổ chức dữ liệu linh hoạt -> thuận tiện cho việc sắp thứ tự theo các cách thức khác nhau -> để tìm kiếm nhanh . -Dữ liệu về hồ sơ đã chứng nhận phải luôn được cập nhật tức thời -> bảo đảm dữ liệu trong máy luôn được tin cậy . -Chỉ có thể tìm hồ sơ theo -Trên sổ tìm hồ sơ theo tên Cần có cách tổ chức dữ 01/05/15 6 Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng mã hồ sơ , ngày tháng khó có thể tìm theo tên của đối tượng . đối tượng bằng mắt khó khăn , chậm . -Trên sổ khó sắp theo tên đối tượng . -Nếu cần tìm kiếm hồ sơ thì có thể tìm theo mã số và ngày tháng . -Không thể lật từng bộ hồ sơ để tìm tên đối tượng . liệu linh hoạt-> thuận tiện cho việc sắp theo tên đối tượng-> tìm kiếm . -Ghi nhận đầy đủ các thông tin : mã hồ sơ, ngày tháng , tên đối tượng, số CMND cho từng hồ sơ khi cập nhật . -Khó biết tình hình một đối tượng đang chứng nhận hồ sơ nào . -Việc chứng nhận hồ sơ của đối tượng có thể ghi vào nhiều chỗ ghi chép của các hồ sơ khác nhau. -Cần có cách tổ chức dữ liệu linh hoạt -> thuận tiện cho việc sắp thứ tự theo ngày tháng, tên đối tượng . xác định được tình hình chứng nhận hồ sơ của đối tượng -Dữ liệu về hồ sơ chứng nhận luôn phải được cập nhật . ĐỊNH NGHĨA ĐỊNH NGHĨA I). CÁC YÊU CẦU  Lưu trữ : Hồ sơ: Lưu trữ theo từng loại hồ sơ Công văn đi, Công văn đến Theo Đối tượng .  Tra cứu : Theo Hồ sơ + Tra cứu theo mã hồ sơ + Tra cứu theo ngày Theo Công văn + Tra cứu theo Mã công văn + Tra cứu theo Ngày tháng Theo Đối tượng . + Tra cứu theo Họ Tên 01/05/15 7 Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng + Tra cứu theo Số CMND …  Báo biểu : - Danh sách công văn đi - Danh sách công văn đến - Danh sách hồ sơ theo từng loại - Danh sách đối tượng theo từng loại - Thống kê tình hình chứng nhận hồ sơ trong tháng theo từng loại - Thống kê tình hình chứng nhận hồ sơ trong quý theo từng loại - Thống kê tình hình chứng nhận hồ sơ định kỳ 6 tháng theo từng loại - Thống kê tình hình chứng nhận hồ sơ trong năm theo từng loại II). MÔ HÌNH QUAN NIỆM XỬ LÝ Mô tả :  Phòng công chứng chứng nhận tính xác thực của các hợp đồng và giấy tờ theo quy định của Pháp luật .  Có hai trường hợp chứng nhận : - Chứng nhận các bản sao y có thị thực (nhóm sao y) - Chứng nhận các hồ sơ như : hồ sơ mua bán , hồ sơ di chúc,hồ sơ tặng cho , hồ sơ thế chấp , Hồ sơ thuê nhà, hồ sơ vay vốn, hồ sơ ủy quyền ( nhóm công chứng ) • Đối với việc chứng nhận các bản sao y: - Đối tượng yêu cầu chứng nhận giấy tờ cho các bản sao , nhân viên tiếp nhận giấy tờ , kiểm tra xem có bản gốc của bản cần sao y hay không ? nếu chưa có thì cần có yêu cầu bổ sung , nếu có thì đưa 01/05/15 8 Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng cho nhân viên kiểm tra xác nhận và đóng dấu bản sao .Sau đó trả về cho nhân viên tiếp nhận để đưa cho đối tượng (bản sao y có thị thực ) . • Đối với việc chứng nhận hồ sơ : - Đối tượng yêu cầu công chứng giấy tờ hoặc hợp đồng , nhân viên tiếp nhận nhận hồ sơ , xem có đầy đủ các yêu vầu cần thiết cho việc chứng nhận không và có thuộc thẩm quyền của phòng công chứng không ? Nếu thiếu thì yêu cầu bổ sung, nếu đầy đủ giấy tờ liên quan và thuộc thẩm quyền của Phòng Công Chứng thì đưa phiếu hẹn ngày đến để việc công chứng được thực hiện. Hồ sơ được giao cho nhân viên kiểm tra để kiểm tra xem giấy tờ có hợp lệ không. Nếu không thì trả lại cho đối tượng và yêu cầu bổ sung hồ sơ. Nếu đầy đủ hồ sơ cần thiết thì nhân viên kiểm tra báo cho nhân viên tiếp nhận để thông báo cho Đối tượng và thu lệ phí rồi đưa phiếu hẹn ngày đến làm thủ tục ( ký tên chấp nhận) hợp đồng đã thoả thuận giữa hai bên. Và sau đó nhân viên kiểm tra sơ bộ, rồi đưa cho 2 bên đối tác ký tên vào giấy chứng nhận hoặc hợp đồng , sau đó công chứng viên ký tên và đóng dấu rồi giao trả hồ sơ lại cho đối tượng và giữ lại bản sao của hồ sơ gốc đồng thời hai bên đối tác cũng ký vào sổ ghi chép hồ sơ. Việc công chứng hoàn tất. III). CÁC MÔ HÌNH DFD (DATA FLOW DIAGRAM): Mô hình xử lý là mô hình diễn đạt các xử lý theo quy trình hoạt động của thế giới thực . Các ký hiệu : : Tiến trình xử lý thông tin : Dòng dữ liệu 01/05/15 9 Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng : Kho dữ liệu : Tác nhân bên ngòai tác động vào hệ thống SƠ ĐỒ XỬ LÝ MỨC QUAN NIỆM (MỨC 0)_ HỒ SƠ 01/05/15 10 [...]... Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng CHƯƠNG II 01/05/15 32 Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU I) DANH SÁCH CÁC BẢNG * Hồ Sơ - Hồ sơ Di Chúc(HS_DC) , Di Chúc(DI_CHUC) , Thừa Kế (THUA_KE) , Đối Tượng(DT_DC) , Di chúc Tài Sản(DC_TSDC) - Hồ sơ Ủy Quyền ( HOSO_UQ ) , Ủy Quyền ( UYQUYEN ) , Nhận Ủy Quyền (NHAN_UQ) , Đối Tượng (DT_UQ) - Hồ. .. Tượng(DT_CCTC), Loại Hồ Sơ( LOAI_HS) , Cầm cố Tài sản(CC_TSCC) 01/05/15 33 Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng - Hồ sơ Vay Vốn ( HS_VV ) , Vay ( VAY ) , Nơi vay ( NOIVAY ) , Thế chấp Tài sản ( VV_TSVV ) , Đối Tượng ( DT_VV ) - Loại Tài Sản ( LOAI_TS ) - Loại Đối Tượng (LOAI_DT ) Loại Hồ Sơ (LOAI_HS) Tài Sản ( TAISAN ) * Cơng Văn - Cơng Văn Đến(CVDEN) , Nhận Cơng Văn( NHANCV) - Cơng Văn Đi (CVDI)... NGAYTANG NGAYSD TAISAN_TANG 22 Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng CƠNG VĂN: CVDI MACV_DI TENCV_DI NGAYCVDI GHICHU VT_LUU Relation_12 GUICV Relation_13 NV NHAN GUI MANV TENNV NGAYSINH DIACHI Relation_21 CVDEN MACV_DEN TENCV_DEN NGAYCV NGAYBH NOIBH VT_LUUCV 01/05/15 Relation_22 NHANCV NGAYNHAN 23 Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng IV) MƠ TẢ CHI TIẾT THUỘC... DUONG SU 14 Quản lý Cơng Văn Hồ Sơ Phòng Cơng Chứng Luận Văn Tốt Nghiệp SƠ ĐỒ XỬ LÝ MỨC 3_HỒ SƠ: Xử lý cập nhật hồ sơ: DL ho s o them 6.1.1 THEM SO SO DL ho so s ua Du lieu cu DL cu [DL cu] [Du lieu can cap nhat] 6.1.2 SUA HO SO Ho s o can them DL cu HO SO DL ho s o xoa CONG CHUNG VIEN DL moi Ho s o can s ua 6.1.3 [Yeu cau cap nhat] Ho s o can xoa [DL moi] DL moi XOA HO SO DL moi Sơ đồ xử lý cập nhật... Nghiệp Quản lý Cơng Văn Hồ Sơ Phòng Cơng Chứng SƠ ĐỒ XỬ LÝ MỨC QUAN NIỆM (MỨC 0)_ CƠNG VĂN YC tra cuu CONG CHUNG VIEN TT can tra cuu YC cap nhat 0 YC tra cuu HE THONG QUAN LY CONG VAN HO SO TAI PHONG CONG CHUNG NHAN VIEN KIEM TRA TT can tra cuu + TT can cap nhat YC thong ke Bang thong ke YC tra cuu TT can tra cuu 01/05/15 PHONG KE HOACH 17 Quản lý Cơng Văn Hồ Sơ Phòng Cơng Chứng Luận Văn Tốt Nghiệp SƠ... 20 Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Cơng Văn Hồ Sơ Phòng Cơng Chứng • Hồ sơ vay vốn Ngày vay Ngày trả Tài sản Tiển vay Nội dung vay • Đối tượng Tên đối tượng Ngày sinh Địa chỉ Số CMND • Cơng văn đến Tên cơng văn Ngày lập cơng văn Ngàyban hành Nơi ban hành • Cơng văn đi Tên cơng văn Ngày gởi Nơi nhận • Nhận cơng văn Ngày nhận • Nhân viên cơng chứng Tên nhân viên Ngày sinh Địa chỉ 01/05/15 21 Luận Văn Tốt... byte Kích thước lớn nhất của Record : 163 byte HS_CCTC (Hồ sơ thế chấp) ST Tên thuộc tính T Kiểu 1 MAHS_CC Varchar 2 LOAI_HS Varchar 3 NGAYTC Smalldateti me 01/05/15 Kích thước (byte) ( 6 – 10 ( 0 – 50 ( 4 – 4 Not null/ Null 10) Not null 50) Null 4) Not Null Ghi chú Mã hồ sơ Loại hồ sơ Ngày thế chấp 24 Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng 4 NGAYGC Smalldateti me Varchar 5 TAISAN... thơng tin của mỗi đối tượng • Hồ sơ thế chấp Ngày thế chấp Ngày giải chấp Tài sản Khoản vay Nội dung cầm cố • Hồ sơ ủy quyền Từ ngày Đến ngày Nội dung ủy quyền • Hồ sơ tặng cho Ngày tặng Ngày sử dụng Tài sản tặng Nội dung • Hồ sơ mua bán Ngày mua bán 01/05/15 Ngày sử dụng Tài sản Số tiền Nội dung mua bán • Hồ sơ th nhà Ngày th Ngày trả Nhà th Tiền th Nội dung th • Hồ sơ di chúc Ngày di chúc Ngày thừa... 4) 4 ( 4 – 4) 4 (30 – 50) 50 ( 0 –200) 200 ( 0 – 1) Null 1 ( 0 –100) Null Ghi chú Mã hồ sơ Tiền th Ngày th Ngày trả Nhà cho th Nội dung Số bản Ghi chú 25 Luận Văn Tốt Nghiệp Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng 100 389 Min Record : 50 byte Max Record : 389 byte Kích thước lớn nhất của Record : 389 byte HS_TC ( Hồ sơ tặng cho ) ST Tên thuộc tính T Kiểu 1 MAHS_TC 2 4 NGAYTANG Smalldateti me NGAYSD... 4) 4 ( 8 – 50) 50 ( 0 –200) 200 ( 0 – 1) Null 1 ( 0 –100) Null 100 36 9 Ghi chú Mã hồ sơ Ngày tặng Ngày sử dụng Tài sản tặng Nội dung Số bản Ghi chú Min Record : 22 byte Max Record : 369 byte Kích thước lớn nhất của Record : 369 byte HS_MB ( Hồ sơ mua bán ) 01/05/15 26 Luận Văn Tốt Nghiệp ST Quản lý Công Văn Hồ Sơ Phòng Công Chứng Tên thuộc tính T Kiểu 1 MAHS_MB Varchar 2 SOTIEN Varchar 3 NGAYMB 4 NGAYSD