Kinh nghiệm Word hóa PDF

Kinh nghiệm Word hóa PDFKinh nghiệm Word hóa PDFKinh nghiệm Word hóa PDFKinh nghiệm Word hóa PDFKinh nghiệm Word hóa PDFKinh nghiệm Word hóa PDFKinh nghiệm Word hóa PDFKinh nghiệm Word hóa PDFKinh nghiệm Word hóa PDFKinh nghiệm Word hóa PDFKinh nghiệm Word hóa PDFKinh nghiệm Word hóa PDFKinh nghiệm Word hóa PDFvv

Trước khi biến tài liệu PDF sang word có tên cá nhân mình, tôi xin nêu thêm cách biến File PDF của tác giả khác thành tên của cá nhân.

Công việc này cũng vất vả tuy nhiên nếu thời gian gấp quá thì sử dụng tạm cũng được,

vì đây vẫn là file PDF nên việc định dạng lại thì quá khó khăn

Chúng ta chỉ cần 2 việc: Thứ nhất là xóa dòng chữ chìm, gọi là “watermark” và thứ 2

là chèn thêm Header and Footer để che khuất Header and Footer của tác giả

1 Xóa dòng chữ chìm

Việc mất thời gian hơi lâu, phải làm thủ công Đó là xóa từng ký tự trên từng trang Tuy nhiên, không phải tài liệu nào cũng xóa được Chỉ dễ dàng xóa khi tài liệu đó phải:

 Chỉ đơn thuần được xuất từ WORD sang PDF, không qua trung gian định dạng ảnh

 Không có pass

 Màu phải đồng nhất, không phải định dạng chữ kiểu lưới

(dạng màu đồng nhất dạng kiểu lưới)

Để làm được công việc trên đòi hỏi phải dùng phần mềm chỉnh sữa PDF Đa phần các phần mềm chỉnh sữa PDF đều có chức năng này, nhưng theo tôi thì tiện tích Foxit PhantomPDF Advancer Editor sẽ dễ dàng hơn Công cụ này được tích hợp trong phần mềm Foxit PhantomPDF Business

Khi khởi động phần mềm và mở File PDF thì ta chỉ việc chọn từng ký tự rồi Delete như hình bên dưới

2 Chèn Header and Footer

Để chèn được phần Header and Footer của cá nhân sao cho che khuất được phần Header and Footer của tác giả thì ta phải tạo 2 file ảnh có kích thước tương ứng vói dòng chữ Header and Footer ( 1 file ứng với header và 1 file ứng với Footer)

Khi đã tạo xong File ảnh ta khởi động Foxit PhantomPDF, mở File PDF Sau đó chọn chức năng ORGANIZE/Watermark như hình dưới:

Khi bấm chuột vào Watermark và chọn Add thì màn hình tùy chỉnh xuất hiện:

Bước 1: Chọn địa chỉ File ảnh để che khuất phần Header

Bước 2: Tùy chỉnh thang đo của File ảnh, độ trong suốt của File ảnh và vị trí của File ảnh trên trang PDF và nhớ phải xem trang Preview bên phải sao cho thích hợp

Tương tự cho phần Footer

Địa chỉ file ảnh Header

KINH NGHIỆM WORD HÓA (Dùng cho Office 2003 và Solid converter 6)

Tôi xin giới thiệu với đồng nghiệp và những ai muốn word hóa tài liệu những kinh nghiệm của mình Nếu có gì sai xót xin thông cảm và bỏ qua

1 Tìm hiểu phần mềm đọc File word và tiện tích bổ sung trong Word

- Hiện có nhiều phần mềm đọc được file doc cũng như docx như Microsoft office (2003, 2007, 2010, 2013), Openoffice, Kingsoft office…Tuy nhiên phần mềm Microsoft office được dùng rộng rãi nhất

- Tôi xin so sánh các bộ Microsoft office Các bộ Office từ 2007 trở lên thì có nhiều ưu điểm hơn, đặc biệt là lưu lại File dạng docx có dung lượng ít hơn, thậm chí có cả chức năng chụp ảnh để đưa vào màn hình làm việc và còn nhiều tính năng khác nữa, nhưng không cần thiết cho việc word hóa tài liệu Riêng Office 2013 đã tích hợp trình chuyển pdf sang Word nhưng khi mở lên thì bị lỗi nhiều hơn so với việc dùng phần mềm

- Cá nhân tôi vẫn dùng Office 2003 vì nó quá quen thuộc và có những phần mềm chỉ tương thích với Office 2003, như chương trình MyEqtext (phần mềm gõ công thức toán bằng việc đánh chữ), hoặc phần mềm Uconvert (Giúp chuyển đổi định dạng các Font chữ)

- Phiên bản Office 2003 có nhiều bản như bản bản Pro, bản Standard nhưng bản nào cũng có tính năng tương tự nhau Nên cài bộ có sẵn bộ gõ công thức toán, không nên cài thêm phần mềm hổ trợ công thức toán như Mathtype Hiện nay trên mạng có bộ Office 2003 khoảng 120 MB có thể đọc cả định dạng docx và có cả bộ công cụ toán học  Nên tải

và cài bộ Office 2003 này

- Có những trường hợp khi chuyển từ PDF sang WORD thì định dạng trang in (thường

là A4) trong Word không chấp nhận, thì ta dùng Kingsoft Office để định dạng trang in Sau

đó quay về Word để định dạng lại, lúc này WORD lại chấp nhận

1.1 Giới thiệu phần mềm MyEqtex t

Để gõ công thức toán học thay vì bấm chuột vào biểu tượng chèn công thức toán học thì ta chỉ cần đánh số sau đó nhấn Atl + Shift + Enter

Ví dụ: Chèn thì ta gõ: 1 2 ps Sau đó ấn Atl + Shift + Enter

Chèn thì ta gõ: 5 cb2 Sau đó ấn Atl + Shift + Enter

 Ưu điểm: gõ nhanh các biểu toán học đơn giản

 Nhược điểm: bị lỗi với các biểu thức phức tạp Như phân thức mà có tử hoặc mẫu

có lũy thừa và không chỉnh sửa được nếu mình bị nhầm

 Nếu phân thức phức tạp thì nên chèn công cụ toán học của MO (Microsoft Office) Khi cài đặt xong thì phần mềm có file hướng dẫn

1.2 Giới thiệu tiện ích Uconvert

Đây là tiện ích giúp chuyển đổi qua lại giữa các dạng Font chữ thông dụng như TCVN, VNI Win, Unicode Nên chuyển hết về dạng Font Unicode vì máy tính nào cũng có

bộ Font này, hai bộ còn lại phải cài đặt thêm

Nếu không dùng tiện ích trên thì dùng bộ gõ Unikey cũng có chức năng chuyển đổi qua lại giữa các Font chữ

Để các tiện ích này hoạt động tốt thì trong Word phải tùy chỉnh các Macro ở mức thấp

ta làm như sau: Chọn Tool/Option thì màn hình hiện ra như hình dưới

Sau đó chọn/Security, bấm vào Macro security thì màn hình Security hiện tiếp như hình dưới và ta chọn như hình vẽ và OK

Phải khởi động lại Word thì chức năng này mới có hiệu lực

- Để chuyển đổi phần Font chữ bị sai thì ta tô đen phần văn bản đó sau đó chọn Uconvert/Chuyen doi Ma/Font van ban như hình dưới

Sau đó màn hình Uoffice: Uword hiện ra như

hình bên phải

(Phần này các đồng nghiệp có thể chọn được)

Sau khi chọn xong thì bấm vào Chuyển đổi

Khi chuyển đổi xong thì chương trình sẽ thông báo

Nếu đồng nghiệp nào quen nhìn những Font

chữ bị lỗi sẽ biết nó thuộc bộ Font nào (TCVN hay

VNI Win)

Font TCVN là những Font bắt đầu bằng

“.Vni”; Font chữ VNI-Win là những Font chữ bắt

đầu bằng “VNI”

Để biết đoạn văn bản sai Font, thuộc bộ Font

nào thì ta tô đen vài chữ sau đó Click phải và chọn

Font và di chuyển các font chữ đến khi nào màn

hình Preview hiển thị đúng tiếng Việt

1.3 Chức năng chuyển đổi Font chữ của bộ gõ Unikey

Để chuyển đổi phần văn bản sai Font thì ta tô đen vùng văn bản đó, copy Sau đó ta click phải vào biểu tượng Unikey ở góc dưới bên phải màn hình và chọn “công cụ CS F6” Khi đó màn hình Unikey tookit hiện ra:

Sau đó ta chọn mã nguồn và mã đích cho phù hợp và chọn Chuyển mã Khi chuyển mã thành công thì máy tự động lưu vào bộ nhớ tạm và ta quay sang màn hình làm việc của Word, chỉ cần Paste vào là xong

2 Vài tính năng khác cũng nên biết trong MO

2.1 Tính năng gõ tắt hoặc tính năng tạo phím nóng

Tôi xin nêu lên tính năng tạo phím nóng dùng để chèn các ký tự ,  … Rất tiện lợi, tiết kiệm nhiều thời gian

- Để chèn các ký tự , , … thay vì ta vào Insert/Symbol sau đó lựa chọn từng ký tự

và bấm Insert Như vậy mất nhiều thời gian vì vật lý 12 có rất nhiều ký tự cần chèn như , ,

… Tôi làm như sau (phần đầu tương tự như chèn ký tự): Insert/Symbol, chọn ký tự cần định nghĩa phím nóng (như  chẳng hạn) và chọn tiếp Shortcut key như hình

Khi chọn Short Key xong thì màn hình Customze Keyboard hiện ra

Phím nóng cần định nghĩa (trường hợp này tôi định nghĩa là Alt + Shift + A) (Phải

ấn tổ hợp phím)

Ký tự cần định nghĩa

Xác nhận tổ hợp phím trên là ký tự 

Tương tự cho các ký khác như  (Alt + Shift + B),  (Alt + Shift + G), (Alt + Shift + D), (Alt + Shift + F)… Định nghĩa như thế nào cho dễ nhớ

2.2 Kéo công cụ toán học ra thanh công cụ (nhằm rút ngắn thời gian khi chèn biểu thức toán học)

Để kéo công cụ toán học ra thanh công cụ ta làm như sau: Chọn Tool/Custome thì màn hình Customize hiện ra và ta chọn như bên dưới và chọn Lúc này bấm giữ chuột vào Equation Editor và kéo lên thanh công cụ Khi thả chuột thì trên thanh công cụ có biểu tượng dấu căn Tương tự, ta sẽ gỡ bỏ những lệnh nào không cần thiết bằng cách bấm giữ chuột lên công cụ và kéo bỏ vào hộp thoại Customize

2.3 Tính năng tìm và thay thế (Find and Replace)

Tính năng này có hiệu quả rất cao khi tìm ký tự bị lỗi và thay thế vào đó là ký tự , 

… chẳng hạn (cụ thể sẽ hướng dẫn ở phần dưới)

2.4 Định dạng Tab để các đáp án thẳng cột

2.4 Định dạng Paragaph và Font (để khoảng cách các đoạn, các ký tự cách không bị lỗi)

3 Phần mềm biên soạn, chỉnh sửa và chuyển file PDF

Hiện có rất nhiều phần mềm, nhưng tôi sử dụng các phần mềm sau:

3.1 Phần mềm PDFill PDF

Phần mềm này có 12 công cụ miễn phí như tách, ghép file PDF; Chuyển từ hình sang PDF và ngược lại; Tạo Header and Footer; Tạo dòng chữ chìm…Tôi thường dùng 2 chức năng là ghép nhiều file PDF thành Word và tính năng đổi định dạng ảnh sang PDF (dùng trong trường hợp chụp, scan)

3.2

Phần mềm Foxit Reader

Phần mềm nhẹ cho máy, đặc biệt có tính năng Snapshot (Chụp một vùng màn hình để dán vào Word), tính năng tự động cuộn trang Autoscroll (Dùng để ghi lại các đáp án vào table trong word) và có thể tô đen văn bản, copy và paste sang word

3.3 Phần mềm Foxit Phantom PDF hoặc Foxit Editor

Phần mềm này cũng có thể cắt, ghép…tôi dùng để xóa các chi tiết thừa trên ảnh trước khi dán nó sang word

3.4 Phần mềm Solid converter 6

Phần mềm này đặc biệt dùng để chuyển pdf sang word hiệu quả, và cũng có tính năng cắt, ghép các file pdf, tuy nhiên phần mềm này nặng cho máy

Sau đây tôi xin hướng dẫn chuyển từ PDF sang Word bằng Solid Convert

Để chuyển thành công và phần nào giảm bớt thời gian xóa các chi tiết bên Word thì nên tùy chỉnh Solid trước khi chuyển sang Word vì các lí do sau:

- File PDF thường có Header and Footer

- Thường có dòng chữ “bản quyền” có kích thước lớn từ góc dưới bên trái lên góc trên bên phải  Nếu dòng chữ này là một màu đồng nhất thì việc chuyển sẽ dễ hơn so với dòng chữ này là một màu không đồng nhất (dạng lưới)

Cách chỉnh như sau: (Dùng cho Solid converter 6)

Vào Tool/Option và màn hình Option hiện ra và chọn như hình sau:

Sau đó chọn tiếp:

Và bấm OK Lúc này ta có thể mở File Pdf lên và chuyển đổi

Chú ý:

+ Có trường hợp tên File được ghi dưới dạng tiếng Việt có dấu (ví dụ: Chương 1.pdf) thì phần mềm không hiểu vì vậy phải đổi sang tiếng Việt không có dấu (ví dụ: Chương 1.pdf

 Chuong 1.pdf)

+ Trường hợp File PDF có pass không cho chuyển sang Word thì dùng phần mềm phá Pass trước khi chuyển Tôi dùng Passware Kit Pro

Khi chuyển xong thì Word tự mở, nếu không thì vào địa chỉ File gốc PDF để mở, hoặc trước khi chuyển mà mình muốn lưu vào địa chỉ khác thì cứ vào địa chỉ đó mở lên

File WORD được xuất thường có dung lượng lớn, định dạng phức tạp, có nhiều phần (Section)… xóa những phần định dạng đó

Sau đây là các bước tôi chỉnh khi được xuất sang Word

(File gốc: CHU DE 11- BT_cong suat_DIEN_XC.pdf gồm 80 trang dung lượng 2696

KB Khi chuyển sang Word lên đến 174 trang, dung lượng 3787 KB)

Hình dưới đây là một phần trang đầu của File PDF

 đây là một phần trang bìa sau khi chuyển sang Word

 Phần văn bản thuần túy thì được giữ nguyên nhưng phần biểu thức toán đều bị sai Và nhìn thanh trạng thái của word ở góc dưới bên trái ta thấy số trang đến 174 và số phần (Section) không xác định được, rất khó cho việc chỉnh sữa  Xóa các section

* Bước 1: Xóa các Section: Để xóa các Section ta

nhấn phím Ctrl + H thì màn hình Find and Replace hiện ra và

ta đánh vào các ô như hình:

Phần Replace with thì bỏ trống, sau đó nhấn Repalce All

Kết quả như sau:

Có đến 1219 Section

Sau khi hoàn thành thì nhìn lại góc dưới trái của màn hình thì Sec chỉ còn 1

*Bước 2: Xóa các dòng trắng

Nhấn Ctrl + H và làm như hình:

Sau đó bấm Replace All nhiều lần đến khi nào kết quả của thông báo hiện ra là 0

* Bước 3 xóa các ký tự trắng thừa (2 ký tự trắng liền nhau trở lên)

Ta cũng ấn Ctrl H và điền như hình:

Chổ Find what: là 2 ký tự trắng (nhấn 2 lần phím Space)

Chổ Replace with: là 1 ký tự trắng (nhấn 1 lần phím Space)

Sau đó bấm Replace All đến khi nào thông báo hiện lên có chữ số 0 như ở trên

(Cách làm hay hơn là chổ Find what là thay thế 6 ký tự trắng bằng 1 ký tự trắng rồi giảm từ

từ xuống còn 2 ký tự trắng bằng 1 ký tự trắng)

* Bước 4: Định dạng lại Paragraph

Để định dạng văn bản thì phải tô đen Ấn Ctrl A để tô toàn bộ văn bản và chọn Format/Paragraph và chọn như hình sau đó bấm OK

*Bước 5: Định dạng Font:

Cũng tô đen toàn bộ văn bản và chọn Format/Font và chọn như hình sau đó OK

* Bước 6: Định dạng trang

Vào File/Page setup, sau đó canh lề Theo tôi thì tôi chọn các thông số như hình

Sau đó tô đen toàn bộ văn bản và kéo các theo Left Indent, First line indent và Right Indet trên thanh thước ra sát lề (Hình) Tôi chọn đơn vị trên thước là cm

* Bước 7: Canh Tab cho văn bản

Mục đích của việc canh Tab này là làm cho các đáp án được thẳng theo cột dọc khi ấn phím Tab trên bàn phím

Với các thông số của định dạng trang in, thì tôi canh tab cho các đáp án cách nhau 4,5

cm Ta cũng tô toàn bộ văn bản và chọn Format/tabs thì màn hình hiện ra, sau đó ta gõ vào các số ở ô Tab stop possition, mỗi lần nhập số và đơn vị ta bấm Set, xong hết ta chọn OK

Kết quả trên thanh thước hiện ra như sau:

* Bước 8: Dùng lệnh Find And Replace

Lệnh này có chức năng tìm các ký tự bị lỗi và thay thế cho đúng (thường là các ký tự

, , ,  )

Để cụ thể ta nhìn lại phần đầu của trang

Trên trang đó ta thấy kí tự  và  bị lỗi Nên ta dùng chức năng này

- Ta làm với ký tự :

+ Ta bôi đen ký tự đó, nhớ xem nó thuộc Font chữ gì Trong trường hợp này là Font

“Vni 13 Annabelle” và thay thế vào đó là ký tự  (thuộc Font Symbol) Khi bôi đen xong ta

copy nó và bấm Ctrl + H thì màn hình hiện ra và ta dán vào hai hàng Find what và Replace withchọn, đồng thời chọn các thông số như hình

Để chọn được các Font như hình vẽ thì ta bấm vào nút More (Ở chổ nút Less) thì màn hình hiện rộng ra như hình trên Sau đó ta bấm chuột vào ô Find what rồi di chuyển chuột và bấm nút Format và chọn Font (lúc này ta chọn Font Vni 13 Annabelle và chọn OK) Tương

tự ta bấm chuột vào ô Replace with và di chuyển chuột và bấm vào nút Format, chọn Font (Lúc này ta chọn Font Symbol) Chữ All ở ô Search là tìm toàn bộ văn bản Khi định dạng xong ở phần tìm và thay thế ta chọn Replace All (thay thế tất cả)

Tương tự ta làm với các ký khác như , 

- Ta cũng có thể thay thế chữ số 2 thường thành chỉ số trên (số lũy thừa) hoặc chỉ số dưới (số hóa học) Ví dụ chổ P  RI2 thì số 2 nằm ở trên mới đúng tức là P  RI2

Tương tự ta cũng tô đen số 2, lúc này

phải xem cỡ chữ là mấy (nếu không toàn bộ

số 2 đều bị đổi) Trường hợp này Font size là

7 Sau đó ta bấm Ctrl + H (nhớ xóa bỏ các

thông số cũ - tức lệnh trước đó mình làm) và

đánh số 2 vào hai ô Find what và Replace

with Tiếp tục bấm chuột vào ô Find what và

di chuyển chuột và bấm vào Format thì màn

hình Find và chọn các thông số như hình

Find Font hiện ra và chọn đúng thông số như

hình (gõ 7 vào ô Size) và bấm OK

Sau đó bấm chuột vào ô Replace with và di chuyển chuột để bấm vào ô Format và chọn thông số như hình (Chổ Font size, chọn 12 không cần thiết)

Khi chọn đầy đủ các thông số thì màn hình như sau Sau đó ta chọn Replace All

- Tương tự cho việc làm màu

cho các ký tự A B C D trong các đáp

án đồng thời tự động canh TAB

Ta làm như sau: Nhấn Ctrl H

khi đó màn hình hiện ra và chọn như

hình vẽ

Font chữ và cở chữ có thể khác

nhưng “^t” chính là lệnh bấm phím

TAB → “^tA.” đồng nghĩa với ấn

phím TAB rồi đến ký tự “A.”

Tương tự cho các đáp án B, C,

D → ^tB ^tC ^tD