LỜI GIỚI THIỆU Làm thế nào chúng ta có thể nhận ra một nhà lãnh đạo tài năng trong đám đông? Hãy nhìn vào một khung cảnh hỗn loạn, bạn sẽ thấy nhà lãnh đạo tài năng chính là người nổi bật lên trên sự hỗn loạn và lập lại trật tự vốn có. Họ dường như được sinh ra trong những tình huống khủng hoảng nhất và khắc chế được sự khủng hoảng đó. Bởi vì bẩm sinh họ đã thích được thử thách và cảm thấy rất hưng phấn khi chiến thắng. Nhưng một nhà lãnh đạo giỏi còn cần phải có các tố chất khác. Họ phải có tầm nhìn xa và phải có khả năng kết nối tầm nhìn đó với những ý tưởng. Họ phải là nhà cải cách và không chống lại sự thay đổi. Họ là người dám mơ ước và dám trở nên khác biệt. Họ sẵn sàng chấp nhận thất bại… Người phải chịu trách nhiệm cho mọi thành công cũng như thất bại của một công ty luôn luôn là người đứng đầu công ty đó. Bất kể qui mô của công ty lớn hay nhỏ, người lãnh đạo luôn tập hợp được một đội ngũ lãnh đạo, một đội ngũ các cá nhân đi cùng một hướng và hoạt động như một tổ chức thống nhất trong quan hệ với khách hàng cũng như người cung cấp. Khi đội ngũ này thực hiện thành công các công việc, người lãnh đạo sẽ được trọng vọng; nhưng khi công việc đổ bể, chính anh ta sẽ là người hứng chịu mọi hậu quả. Lãnh đạo là rất cần thiết trong bất kì tổ chức nào và phong cách của các nhà lãnh đạo là rất quan trọng. Đây là vấn đề rất bức thiết cho các doanh nghiệp và các công ty hiện nay. Bài Tiểu Luận về Phong cách lãnh đạo này hy vọng sẽ làm cho mọi người hiểu thêm về một nhà lãnh đạo và làm thế nào để trở thành một nhà lãnh đạo giỏi?. Do biên soạn lần đầu nên bài Tiểu Luận này không thể tránh khỏi những sai sót. Rất mong sự góp ý của Thầy và các bạn SV: Trần Văn Toán CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ LÃNH ĐẠO I – KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA LÃNH ĐẠO 1. Khái niệm Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng đến hoạt động của cá nhân hoặc một nhóm nhằm thực hiện một mục tiêu chung của tổ chức trong những điều kiện nhất định. Lãnh đạo là một dạng hoạt động của con người nhằm gây tác động, ảnh hưởng đến những người khác , tuy nhiên khác với những người thôi miên , của những nhà ngoại cảm mà chúng ta biết, các hoạt động về lãnh đạo của các nhà quản trị chủ yếu tác động tới nhận thức của những người bị quản lý 2. Đặc điểm của lãnh đạo Người lãnh đạo, theo cách hiểu khái quát, là những người không chỉ phải chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của bản thân mà còn phải chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của những người khác hoặc của tổ chức. 3. Các hoạt động lãnh đạo Chỉ đạo: Cung cấp các chỉ dẫn và giám thị việc hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên ở mức độ cao nhất Gợi ý: Hướng dẫn, giải thích các quyết định, vạch ra hướng tác nghiệp và giám sát nhân viên thực hiện. Hỗ trợ động viên: Tạo điều kiện thuận lợi về mọi mặt cho các cố gắng của nhân viên nhằm hoàn thành nhiệm vụ và chia sẻ trách nhiệm với họ trong việc lựa chọn quyết định, tạo cho nhân viên cơ hội để thoả mãn cao nhất trong công việc. Đôn đốc: Thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc. Làm gương trong mọi sự thay đổi. Uỷ quyền: Trao trách nhiệm, quyền quyết định và giải quyết vấn đề cho nhân viên. II VAI TRÒ LÃNH ĐẠO 1. Nhận trách nhiệm về mình Dấu hiệu xác nhận phẩm chất của người lãnh đạo là khả năng anh ta có thể thiết lập sự tôn trọng và phục tùng trong nhóm làm việc tốt đến đâu. Điều này có nghĩa anh ta phải thực sự là tấm gương cho toàn thành viên của nhóm noi theo, chứ không phải chỉ ngồi đấy và sai khiến. Cụ thể hơn là khi anh ta muốn mỗi thành viên trong nhóm thực hiện ít nhất 50 cuộc điện thoại khảo sát mỗi ngày, anh ta phải chứng minh cho họ thấy rằng anh ta sẵn sàng thực hiện đến 100 cuộc điện thoại. Không ai có thể bày tỏ sự thiếu tín nhiệm đối với người lãnh đạo mà sẵn lòng đảm nhận những công việc khó khăn hơn và làm việc chăm chỉ hơn bất kỳ ai trong nhóm. Đấy cũng là lý do khiến những vị tướng thành danh trên chiến trường, họ chịu trách nhiệm về sự thành công hay thất bại của cả quân đoàn, trình diễn tinh thần quả cảm hy sinh của người lãnh đạo, và luôn nhận hiểm nguy nhiều hơn về phần mình. 2. Phát ngôn ít nhất có thể. Rất thường xuyên sự thể hiện vai trò lãnh đạo của bạn trong cuộc họp của nhóm là không phát ngôn bất cứ điều gì. Những người trẻ tuổi thì hay có suy nghĩ sai lầm rằng người thông minh nhất thì sẽ phải nói rất nhiều, ít nhất là nhiều hơn những người còn lại trong nhóm, và theo lẽ đương nhiên người lãnh đạo của nhóm phải là người thông minh nhất, tức cũng phải là người nói nhiều nhất trong cuộc họp. May mắn thay họ sẽ hiểu được rằng sự thật là người thông minh nhất cũng lại là người ít nói nhất. Nếu bạn đang ở trong vai trò người lãnh đạo của nhóm, và bạn muốn gửi đến mọi người thông điệp và hình ảnh của một người lãnh đạo tự tin và trưởng thành, hãy hạn chế phát biểu trong cuộc họp và tập trung lắng nghe vào nội dung đang được thảo luận. Và khi bạn cần phải phát biểu điều gì, lời nói của bạn sẽ có nhiều trọng lượng hơn. 3. Nghe trước, nói sau. Thay vì nhanh chóng đi đến quyết định, hãy tiếp thu thông tin càng nhiều càng tốt trước đã. Chẳng có gì ngạc nhiên khi bạn nhận ra rằng nhiều quyết định bạn sẽ không ban hành nếu bạn thực sự lắng nghe nhiều hơn từ phía thuộc cấp của mình. Trong giao tiếp hàng ngày, chúng ta có xu hướng trao đổi và chia sẻ nhận định của bản thân về nhiều chủ đề khác nhau, từ sở thích phim ảnh đến sở thích ăn uống. Trong những lúc đấy, thực sự là không cần thiết khi phải chọn lựa kỹ lưỡng ngôn từ vì sự hiểu lầm nếu có cũng không đem lại hậu quả cho bất kỳ ai. Thế nhưng, trong vai trò người lãnh đạo, bất kỳ phát ngôn thiếu cẩn trọng nào của bạn cũng sẽ có thể gây ra những hậu quả khôn lường cho kết quả chung của cả nhóm. Giải pháp duy nhất cho vấn đề này đòi hỏi bạn phải dành nhiều thời gian hơn cho việc lắng nghe ý kiến của những người khác trước khi hình thành ý kiến của riêng bạn. Nếu có thể, hãy chỉ phát ngôn khi gần kết thúc buổi họp, và chỉ khi bạn thu thập đầy đủ thông tin cần thiết cho quyết định của mình, đó thực sự là một phương thức hữu hiệu trong vai trò của người lãnh đạo. 4. Hãy đặt câu hỏi thật nhiều. Quan niệm sai lầm phổ biến đối với rất nhiều người là họ cho rằng người mà đặt nhiều câu hỏi về một tình huống hay vần đề nào đấy thì biết rất ít câu trả lời có liên quan. Thực tế dạy chúng ta không phải thế. Người lãnh đạo khôn ngoan nhất luôn học cách đặt thật nhiều câu hỏi để tìm ra thách thức thật sự của vấn đề, và họ cũng luôn học cách đặt câu hỏi xoáy sâu vào trọng tâm. Hầu hết các quyết định của người lãnh đạo trở nên rõ ràng và rành mạch hơn khi họ đào sâu và thảo luận vấn đề đến mức cần thiết nhất với thuộc cấp. Thế nhưng, bạn cũng sẽ sớm nhận ra rằng nhiều câu hỏi “rõ ràng và rành mạch” thì không thực sự có câu trả lời bởi vì các câu trả lời cũng “rõ ràng và rành mạch” không kém. Nếu sự phát triển của dự án chậm hơn mong đợi và không ai có thể lý giải vì sao, đừng dừng lại ở mức độ tìm hiểu xem ai là người chịu trách nhiệm cho chuyện chậm trễ này. Hãy quay trở lại từ đầu quy trình của các sự kiện có liên quan để tìm hiểu xem thực tế có những trở ngại gì khiến cho công việc không thể được hoàn tất như dự tính. Rất nhiều trở ngại lớn có ảnh hưởng nghiêm trọng đến dự án đã bị bỏ qua bởi những người lãnh đạo thiếu kinh nghiệm, đơn giản chỉ do họ đã không dám đặt những câu hỏi “rõ ràng và rành mạch” cần thiết. 5. Hãy đưa ra những quyết định chắc chắn Người lãnh đạo dày dạn sẽ có những quyết định rất chắc chắn. Tán gẫu vòng vo và thường xuyên thay đổi ý kiến quanh một vấn đề cần giải quyết là một cách không thể tệ hơn cho cách bạn đưa ra thông điệp về tính chuyên nghiệp của mình. Hãy tưởng tượng một sĩ quan chỉ huy đang truyền đạt mệnh lệnh cho tiểu đoàn tiến chiếm một ngọn đồi được bảo vệ kỹ càng, và khi mệnh lệnh này còn chưa được ghi nhận bởi những người lính, ông ta lại đưa thêm nhận xét của bản thân rằng đây chưa hẳn đã phải là quyết định chính xác. Cho dù đây có thể là quyết định sai lầm của ông, nhưng những người lính luôn muốn được biết rằng người chỉ huy sẽ làm tất cả để bảo vệ quyết định của mình. Điều này không có nghĩa rằng bạn với tư cách người lãnh đạo không thể thay đổi những quyết định đã ban hành của mình, nhưng nếu thực sự bạn cần thay đổi, hãy cố gắng hạn chế ít nhất những thay đổi này, và chỉ thay đổi khi hoàn cảnh công việc thực sự khiến bạn phải thay đổi để có cách tiếp cận phù hợp hơn. Mỗi khi bạn thay đổi suy nghĩ của mình, sẽ tạo ra một làn sóng ngầm trong suy nghĩ của thuộc cấp, nó không chỉ làm họ nghi ngờ về khả năng lãnh đạo của bạn mà còn làm cho họ thường xuyên nghi ngờ hơn về tính chắc chắn của những quyết định tiếp theo của bạn. Đừng quá lo lắng nếu bạn phải giả vờ rằng bạn luôn biết mình đang làm gì trong lần đảm nhận vai trò lãnh đạo không thực sự xuất sắc đầu tiên của mình, ai cũng từng một lần như thế. Hầu hết các công ty, kể cả những công ty lớn trong Fortune 500 cũng không cung cấp các khóa đào tạo khả năng lãnh đạo, vị trí này thường được hình thành qua thử thách khắc nghiệt của công việc. Bên cạnh đó, kỹ năng lãnh đạo không phả
Phong cách lãnh đạo SV: Trần Văn Toán LỜI GIỚI THIỆU Làm thế nào chúng ta có thể nhận ra một nhà lãnh đạo tài năng trong đám đông? Hãy nhìn vào một khung cảnh hỗn loạn, bạn sẽ thấy nhà lãnh đạo tài năng chính là người nổi bật lên trên sự hỗn loạn và lập lại trật tự vốn có. Họ dường như được sinh ra trong những tình huống khủng hoảng nhất và khắc chế được sự khủng hoảng đó. Bởi vì bẩm sinh họ đã thích được thử thách và cảm thấy rất hưng phấn khi chiến thắng. Nhưng một nhà lãnh đạo giỏi còn cần phải có các tố chất khác. Họ phải có tầm nhìn xa và phải có khả năng kết nối tầm nhìn đó với những ý tưởng. Họ phải là nhà cải cách và không chống lại sự thay đổi. Họ là người dám mơ ước và dám trở nên khác biệt. Họ sẵn sàng chấp nhận thất bại… Người phải chịu trách nhiệm cho mọi thành công cũng như thất bại của một công ty luôn luôn là người đứng đầu công ty đó. Bất kể qui mô của công ty lớn hay nhỏ, người lãnh đạo luôn tập hợp được một đội ngũ lãnh đạo, một đội ngũ các cá nhân đi cùng một hướng và hoạt động như một tổ chức thống nhất trong quan hệ với khách hàng cũng như người cung cấp. Khi đội ngũ này thực hiện thành công các công việc, người lãnh đạo sẽ được trọng vọng; nhưng khi công việc đổ bể, chính anh ta sẽ là người hứng chịu mọi hậu quả. Lãnh đạo là rất cần thiết trong bất kì tổ chức nào và phong cách của các nhà lãnh đạo là rất quan trọng. Đây là vấn đề rất bức thiết cho các doanh nghiệp và các công ty hiện nay. Bài Tiểu Luận về Phong cách lãnh đạo này hy vọng sẽ làm cho mọi người hiểu thêm về một nhà lãnh đạo và làm thế nào để trở thành một nhà lãnh đạo giỏi?. Do biên soạn lần đầu nên bài Tiểu Luận này không thể tránh khỏi những sai sót. Rất mong sự góp ý của Thầy và các bạn! SV: Trần Văn Toán 1 Phong cách lãnh đạo SV: Trần Văn Toán CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ LÃNH ĐẠO I – KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA LÃNH ĐẠO 1. Khái niệm Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng đến hoạt động của cá nhân hoặc một nhóm nhằm thực hiện một mục tiêu chung của tổ chức trong những điều kiện nhất định. Lãnh đạo là một dạng hoạt động của con người nhằm gây tác động, ảnh hưởng đến những người khác , tuy nhiên khác với những người thôi miên , của những nhà ngoại cảm mà chúng ta biết, các hoạt động về lãnh đạo của các nhà quản trị chủ yếu tác động tới nhận thức của những người bị quản lý 2. Đặc điểm của lãnh đạo Người lãnh đạo, theo cách hiểu khái quát, là những người không chỉ phải chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của bản thân mà còn phải chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của những người khác hoặc của tổ chức. 3. Các hoạt động lãnh đạo - Chỉ đạo: Cung cấp các chỉ dẫn và giám thị việc hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên ở mức độ cao nhất - Gợi ý: Hướng dẫn, giải thích các quyết định, vạch ra hướng tác nghiệp và giám sát nhân viên thực hiện. - Hỗ trợ -động viên: Tạo điều kiện thuận lợi về mọi mặt cho các cố gắng của nhân viên nhằm hoàn thành nhiệm vụ và chia sẻ trách nhiệm với họ trong việc lựa chọn quyết định, tạo cho nhân viên cơ hội để thoả mãn cao nhất trong công việc. - Đôn đốc: Thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc. - Làm gương trong mọi sự thay đổi. - Uỷ quyền: Trao trách nhiệm, quyền quyết định và giải quyết vấn đề cho nhân viên. 2 Phong cách lãnh đạo SV: Trần Văn Toán II - VAI TRÒ LÃNH ĐẠO 1. Nhận trách nhiệm về mình Dấu hiệu xác nhận phẩm chất của người lãnh đạo là khả năng anh ta có thể thiết lập sự tôn trọng và phục tùng trong nhóm làm việc tốt đến đâu. Điều này có nghĩa anh ta phải thực sự là tấm gương cho toàn thành viên của nhóm noi theo, chứ không phải chỉ ngồi đấy và sai khiến. Cụ thể hơn là khi anh ta muốn mỗi thành viên trong nhóm thực hiện ít nhất 50 cuộc điện thoại khảo sát mỗi ngày, anh ta phải chứng minh cho họ thấy rằng anh ta sẵn sàng thực hiện đến 100 cuộc điện thoại. Không ai có thể bày tỏ sự thiếu tín nhiệm đối với người lãnh đạo mà sẵn lòng đảm nhận những công việc khó khăn hơn và làm việc chăm chỉ hơn bất kỳ ai trong nhóm. Đấy cũng là lý do khiến những vị tướng thành danh trên chiến trường, họ chịu trách nhiệm về sự thành công hay thất bại của cả quân đoàn, trình diễn tinh thần quả cảm hy sinh của người lãnh đạo, và luôn nhận hiểm nguy nhiều hơn về phần mình. 2. Phát ngôn ít nhất có thể. Rất thường xuyên sự thể hiện vai trò lãnh đạo của bạn trong cuộc họp của nhóm là không phát ngôn bất cứ điều gì. Những người trẻ tuổi thì hay có suy nghĩ sai lầm rằng người thông minh nhất thì sẽ phải nói rất nhiều, ít nhất là nhiều hơn những người còn lại trong nhóm, và theo lẽ đương nhiên người lãnh đạo của nhóm phải là người thông minh nhất, tức cũng phải là người nói nhiều nhất trong cuộc họp. May mắn thay họ sẽ hiểu được rằng sự thật là người thông minh nhất cũng lại là người ít nói nhất. Nếu bạn đang ở trong vai trò người lãnh đạo của nhóm, và bạn muốn gửi đến mọi người thông điệp và hình ảnh của một người lãnh đạo tự tin và trưởng thành, hãy hạn chế phát biểu trong cuộc họp và tập trung lắng nghe vào nội dung đang được thảo luận. Và khi bạn cần phải phát biểu điều gì, lời nói của bạn sẽ có nhiều trọng lượng hơn. 3. Nghe trước, nói sau. Thay vì nhanh chóng đi đến quyết định, hãy tiếp thu thông tin càng nhiều càng tốt trước đã. Chẳng có gì ngạc nhiên khi bạn nhận ra rằng nhiều quyết định bạn sẽ không ban hành nếu bạn thực sự lắng nghe nhiều hơn từ phía thuộc cấp của mình. Trong giao tiếp hàng ngày, chúng ta có xu hướng trao đổi và chia sẻ nhận định 3 Phong cách lãnh đạo SV: Trần Văn Toán của bản thân về nhiều chủ đề khác nhau, từ sở thích phim ảnh đến sở thích ăn uống. Trong những lúc đấy, thực sự là không cần thiết khi phải chọn lựa kỹ lưỡng ngôn từ vì sự hiểu lầm nếu có cũng không đem lại hậu quả cho bất kỳ ai. Thế nhưng, trong vai trò người lãnh đạo, bất kỳ phát ngôn thiếu cẩn trọng nào của bạn cũng sẽ có thể gây ra những hậu quả khôn lường cho kết quả chung của cả nhóm. Giải pháp duy nhất cho vấn đề này đòi hỏi bạn phải dành nhiều thời gian hơn cho việc lắng nghe ý kiến của những người khác trước khi hình thành ý kiến của riêng bạn. Nếu có thể, hãy chỉ phát ngôn khi gần kết thúc buổi họp, và chỉ khi bạn thu thập đầy đủ thông tin cần thiết cho quyết định của mình, đó thực sự là một phương thức hữu hiệu trong vai trò của người lãnh đạo. 4. Hãy đặt câu hỏi thật nhiều. Quan niệm sai lầm phổ biến đối với rất nhiều người là họ cho rằng người mà đặt nhiều câu hỏi về một tình huống hay vần đề nào đấy thì biết rất ít câu trả lời có liên quan. Thực tế dạy chúng ta không phải thế. Người lãnh đạo khôn ngoan nhất luôn học cách đặt thật nhiều câu hỏi để tìm ra thách thức thật sự của vấn đề, và họ cũng luôn học cách đặt câu hỏi xoáy sâu vào trọng tâm. Hầu hết các quyết định của người lãnh đạo trở nên rõ ràng và rành mạch hơn khi họ đào sâu và thảo luận vấn đề đến mức cần thiết nhất với thuộc cấp. Thế nhưng, bạn cũng sẽ sớm nhận ra rằng nhiều câu hỏi “rõ ràng và rành mạch” thì không thực sự có câu trả lời bởi vì các câu trả lời cũng “rõ ràng và rành mạch” không kém. Nếu sự phát triển của dự án chậm hơn mong đợi và không ai có thể lý giải vì sao, đừng dừng lại ở mức độ tìm hiểu xem ai là người chịu trách nhiệm cho chuyện chậm trễ này. Hãy quay trở lại từ đầu quy trình của các sự kiện có liên quan để tìm hiểu xem thực tế có những trở ngại gì khiến cho công việc không thể được hoàn tất như dự tính. Rất nhiều trở ngại lớn có ảnh hưởng nghiêm trọng đến dự án đã bị bỏ qua bởi những người lãnh đạo thiếu kinh nghiệm, đơn giản chỉ do họ đã không dám đặt những câu hỏi “rõ ràng và rành mạch” cần thiết. 5. Hãy đưa ra những quyết định chắc chắn Người lãnh đạo dày dạn sẽ có những quyết định rất chắc chắn. Tán gẫu vòng vo và thường xuyên thay đổi ý kiến quanh một vấn đề cần giải quyết là một cách không thể tệ hơn cho cách bạn đưa ra thông điệp về tính chuyên nghiệp của mình. Hãy tưởng tượng một sĩ quan chỉ huy đang truyền đạt mệnh lệnh cho tiểu đoàn tiến chiếm một ngọn đồi được bảo vệ kỹ càng, và khi mệnh lệnh này còn chưa được 4 Phong cách lãnh đạo SV: Trần Văn Toán ghi nhận bởi những người lính, ông ta lại đưa thêm nhận xét của bản thân rằng đây chưa hẳn đã phải là quyết định chính xác. Cho dù đây có thể là quyết định sai lầm của ông, nhưng những người lính luôn muốn được biết rằng người chỉ huy sẽ làm tất cả để bảo vệ quyết định của mình. Điều này không có nghĩa rằng bạn với tư cách người lãnh đạo không thể thay đổi những quyết định đã ban hành của mình, nhưng nếu thực sự bạn cần thay đổi, hãy cố gắng hạn chế ít nhất những thay đổi này, và chỉ thay đổi khi hoàn cảnh công việc thực sự khiến bạn phải thay đổi để có cách tiếp cận phù hợp hơn. Mỗi khi bạn thay đổi suy nghĩ của mình, sẽ tạo ra một làn sóng ngầm trong suy nghĩ của thuộc cấp, nó không chỉ làm họ nghi ngờ về khả năng lãnh đạo của bạn mà còn làm cho họ thường xuyên nghi ngờ hơn về tính chắc chắn của những quyết định tiếp theo của bạn. Đừng quá lo lắng nếu bạn phải giả vờ rằng bạn luôn biết mình đang làm gì trong lần đảm nhận vai trò lãnh đạo không thực sự xuất sắc đầu tiên của mình, ai cũng từng một lần như thế. Hầu hết các công ty, kể cả những công ty lớn trong Fortune 500 cũng không cung cấp các khóa đào tạo khả năng lãnh đạo, vị trí này thường được hình thành qua thử thách khắc nghiệt của công việc. Bên cạnh đó, kỹ năng lãnh đạo không phải là điều bạn có thể đọc qua sách vở hoặc học trong lớp học. Nó là một kỹ năng gắn liền với kỹ năng tương tác thông tin cũng như khả năng thể hiện sự tự tin vào năng lực của chính bản thân bạn. Các kỹ năng này chỉ có được thông qua thực hành và trải nghiệm của chính bản thân bạn, đồng nghĩa với điều này là khi bạn thực hành càng nhiều, bạn càng phải đóng giả như thật. III - KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN TRỊ 1. Tầm nhìn Bất kỳ một nhà lãnh đạo giỏi nào cũng có cảm giác tốt về mục tiêu và có khả năng đưa ra mục tiêu đó. 2. Chủ trương Chủ trương là cái liên kết mọi người với nhà lãnh đạo, là cái mà trong một nhà lãnh đạo hiệu quả thì luôn đi cùng với tầm nhìn. 5 Phong cách lãnh đạo SV: Trần Văn Toán 3. Sự tin cậy Mọi người sẽ không đi theo nhà lãnh đạo trừ khi anh ta cho họ cho thấy sự nhất quán và kiên định. 4. Sự bình dị Những nhà lãnh đạo thành công nhất là những người xem bản thân như là người hỗ trợ cho nhân viên của mình chứ không phải là buộc nhân viên làm việc cho mình. 5. Bình tĩnh Lãnh đạo tốt không làm rối tung mọi vấn đề như thể thế giới sắp sập đến nơi khi có một vấn đề rắc rối nào đó xảy ra. Họ sẽ đưa ra những câu kiểu như "Chúng ta có thể giải quyết việc này". 6. Rõ ràng Những lãnh đạo thực sự biết cách làm sáng tỏ vấn đề. Họ không làm cho nó trở nên phức tạp. 7. Tự chủ Những nhà lãnh đạo thành công nhất biết họ là ai và sẽ không cố gắng "uốn" mình để trở thành những người không phải là họ nhận thông tin và truyền đạt thông tin sao cho nhà quản trị thể hiện là trung tâm đầu não của tổ chức. Vai trò thu thập thông tin là nắm bắt thông tin cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Vai trò truyền đạt hoạt động theo 2 cách: thứ nhất, nhà quản lý truyền đạt những thông tin tiếp nhận được từ bên ngoài đến các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp, những người có thể sử dụng những thông tin này; thứ hai, nhà quản lý giúp truyền đạt những thông tin từ cấp dưới này đến cấp thấp hơn hoặc đến các thành viên khác trong tổ chức, những người có thể sử dụng thông tin một cách hiệu quả nhất. Trong khi vai trò truyền đạt cung cấp thông tin cho nội bộ thì vai trò phát ngôn phổ biến thông tin cho bên ngoài về những vấn đề như kế hoạch, chính sách, kết quả hoạt động của tổ chức. Do đó, nhà quản lý tìm kiếm thông tin trong vai trò giám sát, truyền đạt thông tin với nội bộ và sau đó kết hợp việc cung cấp thông tin quan trọng theo yêu cầu của vai trò quyết định. 6 Phong cách lãnh đạo SV: Trần Văn Toán IV - PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO 1. Phong cách lãnh đạo trực tiếp Những nhà quản lý theo phong cách này thường nói với nhân viên rằng họ phải làm gì, làm như thế nào và khi nào thì phải hoàn thành. Họ phân công vai trò và gắn trách nhiệm cho từng người, thiết lập các tiêu chuẩn và dự kiến kết quả mà họ mong muốn đạt được. - Cách thức giao tiếp với nhân viên: Nhà quản lý nói, nhân viên lắng nghe và sau đó phát biểu ý kiến của mình. Thông thường, những nhà quản lý có phong cách này thường đưa ra các chỉ dẫn chi tiết, vì vậy, nhân viên biết chính xác họ phải làm gì. Cách giao tiếp của nhà quản lý là rõ ràng, ngắn gọn và xúc tính, những gì màu mè và kiểu cách không hợp với họ. Khi muốn nhận thông tin phản hồi từ nhân viên, họ thường chỉ đặt một câu hỏi: anh đã hiểu cần phải làm gì chưa? - Thiết lập mục tiêu: Nhà quản lý sẽ thường thiết lập các mục tiêu ngắn hạn với nhân viên, ví dụ: “Mục tiêu của anh trong tháng này là phải bán được 15 chiếc xe ô- tô”. Khi mục tiêu đã được xác định rõ ràng và thời gian cũng được ấn định, thì người nhân viên biết rõ nhà quản lý mong chờ ở anh ta điều gì. Các mục tiêu và thời hạn thường là động lực thúc đẩy con người. - Cách thức ra quyết định: “Tôi muốn anh dừng ngay những việc đang làm và giúp Sue chuẩn bị một phòng họp dành cho hội thảo”. Nhà quản lý thường quyết định phần lớn nếu không muốn nói là tất cả mọi việc từ lớn đến nhỏ. Khi nảy sinh vấn đề cần giải quyết, nhà lãnh đạo đánh giá các sự lựa chọn, ra quyết định và trực tiếp hướng dẫn nhân viên những hành động họ cần phải thực hiện. - Kiểm soát sự thực hiện và cung cấp thông tin phản hồi: Những nhà quản lý thường thiết lập các khâu kiểm soát nhất định để điều khiển quá trình thực hiện công việc. Cách đưa mệnh lệnh của họ thường là: “Hãy quay trở lại gặp tôi vào lúc 11h trưa và báo cáo tóm tắt những công việc mà anh đã làm xong”. Các nhà lãnh đạo này thường xuyên cung cấp thông tin dưới dạng các hướng dẫn cụ thể về cách làm thế nào để cải tiến công việc tốt hơn. - Sự khen thưởng và ghi nhận công việc: Điều gì khiến cho nhà lãnh đạo theo phong cách trực tiếp cảm thấy hạnh phúc? Đó là khi nhân viên dưới quyền làm đúng theo sự hướng dẫn của họ. “Công việc rất tuyệt vời, anh đã làm chính xác những gì 7 Phong cách lãnh đạo SV: Trần Văn Toán mà tôi đã nói với anh”. Đó là câu nói thể hiện thái độ hài lòng của họ đối với nhân viên. Phong cách lãnh đạo trực tiếp rất thích hợp khi có một mệnh lệnh từ cấp trên mô tả những gì cần phải làm và phải làm nó như thế nào. Khi đó, nhà quản lý là người chỉ huy thực hiện nhiệm vụ, làm đúng những gì được yêu cầu. Phong cách quản lý này cũng thích hợp trong trường hợp các nhân viên còn hạn chế về kinh nghiệm hoặc thiếu những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Nhà quản lý theo phong cách này đưa ra các bước đi và hành động, kiểm soát những khâu quan trọng để các nhân viên có thể dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ. 2. Phong cách lãnh đạo dựa trên sự trao đổi, thảo luận Những nhà quản lý sử dụng phong cách này thường tận dụng thời gian để thảo luận các vấn đề về kinh doanh. Điều gì sẽ xảy ra trong một cuộc thảo luận sôi nổi? Nhân viên đưa ra các ý kiến, đặt câu hỏi, lắng nghe, cung cấp thông tin phản hồi, những giả định về thách thức và các chương trình đào tạo khi cần thiết. Nhà quản lý là người đảm bảo chắc chắn các ý kiến đều được thảo luận cặn kẽ và biến thành một cuộc tranh luận thực sự. Họ đóng vai trò như là một nhân tố đảm bảo cho các cuộc thảo luận đi đúng hướng và tất cả mọi nhân viên đều có cơ hội góp ý kiến. - Cách thức giao tiếp: Giao tiếp hai chiều là quy tắc của các nhà lãnh đạo thuộc phong cách này. “Họ đi xung quanh bàn và tạo cho mọi người có cơ hội được những người khác thảo luận về ý kiến của mình”. Nhà quản lý sẽ dành rất nhiều thời gian để đặt câu hỏi và lắng nghe. Họ cùng hội thoại với nhân viên và chia sẻ các ý kiến của mình. Đặt ra những câu hỏi đúng tập trung vào vấn đề thảo luận và vẽ ra ý tưởng của mọi nhân viên là cách thức giao tiếp phổ biến nhất của họ. - Thiết lập mục tiêu: “Ingrid, bạn nghĩ mục tiêu bán hàng của chúng ta nên thiết lập cho quý tư năm nay là gì?”. Sau khi thảo luận cặn kẽ, mục tiêu sẽ được thiết lập. Tận dụng sự thảo luận của nhiều người để kết nối những tài năng và kiến thức của từng nhân viên riêng lẻ để đạt được mục tiêu đề ra là phong cách của nhà quản lý này. - Ra quyết định: “Chúng ta đang gặp vấn đề khó khăn về việc kiểm kê số lượng hàng hóa hiện đang tồn kho. Bạn nghĩ chúng ta nên hành động như thế nào?”. Đó là cách đặt câu hỏi trước khi ra quyết định của các nhà lãnh đạo thuộc phong cách này. Quyết định chỉ được đưa ra sau khi có sự cộng tác và phối hợp của nhân viên. Cả nhà quản lý và nhân viên đều đóng vai trò chủ động, tích cực trong việc xác định vấn đề, đánh giá sự lựa chọn và ra quyết định. 8 Phong cách lãnh đạo SV: Trần Văn Toán - Kiểm soát việc thực hiện và cung cấp thông tin: Nhà quản lý và nhân viên cùng kiểm soát quá trình thực hiện và thảo luận xem cần phải tiến hành những hành động nào. Công việc sẽ đạt được kết quả tốt nhất khi cả hai bên cùng cởi mở và có những điều chỉnh khi thấy cần thiết. - Khen thưởng và ghi nhận công lao: “Jason, anh đã làm được một điều tuyệt vời khi đưa ra cơ cấu tổ chức như thế này”. Các nhà quản lý ghi nhận những thành quả đóng góp của các nhân viên trong cuộc thảo luận, xây dựng ý tưởng cùng với người khác và gợi mở ra những ý tưởng mới. Phong cách lãnh đạo dựa trên trao đổi và thảo luận đặc biệt thích hợp khi cần câu trả lời cho các vấn đề như: “Mục tiêu của chúng ta là gì?”; “Tiêu chuẩn chất lượng chúng ta cần là gì?”; “Tiến trình thực hiện công việc nên tiến hành như thế nào?”; “Ai nên làm công việc này?”; “Dạng kiểm soát và thông tin phản hồi nào là cần thiết?”. Phong cách thảo luận thường có hiệu quả khi nhân viên là những người có chính kiến riêng và tự tin nói ra chính kiến của mình. Nhà quản lý sẽ xác định những gì cần phải làm và làm như thế nào để tăng sự ràng buộc của nhân viên với những gì sẽ xảy ra. 3. Phong cách lãnh đạo ủy thác, giao phó Những nhà quản lý sử dụng phong cách này thường giải thích hoặc có những cam kết về các công việc cần được thực hiện và khi nào phải hoàn thành công việc đó. Còn cách thức làm việc thì toàn quyền do người nhân viên quyết định. - Cách thức giao tiếp: Đối với những công việc cần thực hiện, các giao tiếp có thể chỉ là một chiều: “Tôi muốn anh sẽ phát biểu một bài diễn văn 15 phút về chương trình đền bù mới của công ty trong buổi họp ngày thứ Ba”. Trong nhiều trường hợp khác lại là hai chiều: “Chúng ta hãy cùng thảo luận những việc cần làm trong kế hoạch tiếp thị mà anh vừa thiết kế nhé!”. Giao tiếp để xem xét lại những gì đã được thực hiện và cách ngăn ngừa những cản trở trong quá trình thực hiện. - Thiết lập mục tiêu: Cũng giống như cách thức giao tiếp, mục tiêu có thể được nhà quản lý thiết lập ngay hoặc có thể đưa ra sau khi đã thảo luận với nhân viên. Thất bại trong sự giao phó, ủy thác công việc có thể do nhân viên không hiểu nhà quản lý mong gì ở mình hoặc không tự tin vào chính sự giao phó đó. Khi đó, nhân viên thường nói: “Tôi nghĩ ông chỉ muốn gợi ý cho việc thực hiện kế hoạch, chứ không nghĩ ông lại muốn tôi thực hiện kế hoạch này”. 9 Phong cách lãnh đạo SV: Trần Văn Toán - Ra quyết định: “Barbara, công việc đó thực hiện thế nào là quyết định của bạn”. Quyết định thực hiện nhiệm vụ được chuyển cho nhân viên. Người nhân viên có quyền chọ lựa những phương cách thích hợp để đạt được kết quả mong đợi. Nhà quản lý phải tránh “tiếp tục duy trì sự giao phó” khi nhân viên không muốn tự ra quyết định mà tìm cách “trả lại” quyền ra quyết định cho nhà quản lý. - Kiểm soát quá trình thực hiện và cung cấp thông tin: “Tôi muốn trong vòng 1 tuần, anh phải cập nhật xong toàn bộ dữ liệu cho việc thực hiện kế hoạch”. Nhà quản lý thuộc phong cách này thường quyết định cách thức kiểm soát công việc. Số lần kiểm soát phụ thuộc vào tính chất ưu tiên của nhiệm vụ và người thực hiện nó. Cung cấp thông tin phản hồi là trách nhiệm của nhân viên. Việc giữ để nhà quản lý không nổi giận và mất bình tĩnh, đặc biệt khi kế hoạch bị chệch hướng, là điều rất quan trọng. - Khen thưởng và ghi nhận kết quả: Nhà quản lý thường khen thưởng và ghi nhận những ai chứng minh được khả năng làm việc một cách độc lập. “Helen, bạn đã vượt qua rất nhiều khó khăn để hoàn thành công việc. Bạn đã tìm ra được cách giải quyết công việc rất tốt. Thật tuyệt vời”. Phong cách lãnh đạo này rất thích hợp khi nhân viên là người hiểu biết, có kỹ năng và động lực để hoàn thành công việc. Bởi vì, những nhân viên có kinh nghiệm sẽ không cần một nhà quản lý nói rằng họ phải làm gì. Họ muốn tự do lựa chọn cách thức thực hiện công việc. Phong cách lãnh đạo này cũng tạo cho các nhà quản lý có nhiều thời gian để dành cho việc thực hiện các nhiệm vụ khác như xây dựng các tiêu chuẩn, suy nghĩ chiến lược và lên kế hoạch. Mặc dù là ba phong cách lãnh đạo khác nhau, song không nhất thiết một nhà quản lý chỉ áp dụng một loại phong cách lãnh đạo nhất định trong quá trình điều khiển và giám sát công việc. Nó chỉ mang một ý nghĩa tương đối và được xác định hoặc thay đổi tùy vào những hoàn cảnh cụ thể của từng nhà lãnh đạo. 10 [...].. .Phong cách lãnh đạo SV: Trần Văn Toán V - HÀNH VI LÃNH ĐẠO 1 Chỉ đạo Trong hệ thống thứ bậc, các lời chỉ đạo đến từ cấp cao và được mong đợi sẽ tiến hành mà không được đặt bất kỳ câu hỏi nào Ngày nay, các nhà lãnh đạo của các nhóm xuất sắc là người đầu tiên trong những người ngang tài ngang sức Khả năng ảnh... thành một kỹ năng quan trọng Các nhà lãnh đạo ngày nay phải có được sự tôn trọng mà không ra lệnh Tuy nhiên, có những lúc một nhà lãnh đạo phải chỉ đạo Ví dụ, nếu có một cuộc tranh luận chiến lược trong ban quản lý, vị CEO có bổn phận phải nghe tất cả các phía Nhưng sau đó, người đó phải đưa ra lựa chọn cứng rắn Hoặc, khi một người có các chức năng thay đổi, nhà lãnh đạo có thể phải can thiệp và chống... nhà lãnh đạo có thể làm cho mọi người có trách nhiệm, họ phải nâng cao khả năng Bằng việc hướng dẫn mọi người, các nhà lãnh đạo giúp họ phát triển các kỹ năng để tiến hành một cách hiệu quả trong công việc của họ Một công cụ huấn luyện hiệu quả là sử dụng câu hỏi boomerang (một vũ khí của thổ dân Úc, ném ra bay tới đích rồi lai quay về chỗ người ném) Sau khi một người trả lời một câu hỏi, nhà lãnh đạo. .. khám phá mọi con đường trước khi đưa ra quyết định Đó là kỹ năng mà khuyến khích một nhà lãnh đạo thả lỏng với sự tự tin 2 Hợp tác Nhiều người lo lắng về việc "thử tung cánh" thậm chí sau khi đã được huấn luyện Một nhà lãnh đạo khôn ngoan nâng hành vi của mình lên bằng việc đồng ý hợp tác Nhưng, đầu tiên, nhà lãnh đạo nên làm rõ lí do cho sự liên quan này bằng việc hỏi: - Tại sao hợp tác để giải quyết... trị bạn mang lại để giải quyết vấn đề này là gì? - Giá trị mà bạn thấy tôi mang lại là gì? - Bạn muốn hoặc cần gì từ tôi để làm cho sự hợp tác này hiệu quả? - Tôi có thể mong đợi gì từ bạn? 11 Phong cách lãnh đạo SV: Trần Văn Toán 12 . theo yêu cầu của vai trò quyết định. 6 Phong cách lãnh đạo SV: Trần Văn Toán IV - PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO 1. Phong cách lãnh đạo trực tiếp Những nhà quản lý theo phong cách này thường nói với nhân. trong bất kì tổ chức nào và phong cách của các nhà lãnh đạo là rất quan trọng. Đây là vấn đề rất bức thiết cho các doanh nghiệp và các công ty hiện nay. Bài Tiểu Luận về Phong cách lãnh đạo này. lãnh đạo theo phong cách trực tiếp cảm thấy hạnh phúc? Đó là khi nhân viên dưới quyền làm đúng theo sự hướng dẫn của họ. “Công việc rất tuyệt vời, anh đã làm chính xác những gì 7 Phong cách lãnh