ĐỀ CƯƠNG TỔ CHỨC HỌC CƯƠNG ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

Đề cương ôn tập môn TỔ CHỨC HỌC ĐẠI CƯƠNG thuộc trường Đại học Khoa học Đại học Thái Nguyên, dùng cho sinh viên ôn tập, ôn thi giữa kỳ và cuối kỳ. Những câu hỏi sát thực nhất trùng với câu hỏi, bài giảng của giảng viên. .... Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. 1. Mục tiêu và chiến lược hoạt động của tổ chức Cơ cấu của 1 tổ chức tùy thuộc vào chiến lược, mục tiêu nhiệm vụ mà tổ chức đó phải hoàn thành. Chiến lược xác định nhiệm vụ của tổ chức và căn cứ vào các nhiệm vụ đó mà xây dựng bộ máy. Chiến lược quyết định loại công nghệ và con người phù hợp với việc hoàn thành các nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức phải được thiết kế thao loại công nghệ được sử dụng cũng như theo đặc điểm on người trong tổ chức đó. Chiến lược xác định hoàn cảnh môi trường trong đó tổ chức sẽ hoạt động và hoàn cảnh môi trường này sẽ ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức.

Câu 1: Thế nào là một tổ chức. Hãy bàn luận về nhận định sau: “Tổ chức không có mục đích, chỉ có con người mới có mục đích”. Động từ: tổ chức chỉ 1 tập hợp hoạt động nào đó được chuẩn bị, thiết kế và thực hiện trong 1 giới hạn thời gian nhằm đạt được mục tiêu nhất định. Danh từ: tổ chức chỉ sự hiện diện của 1 cơ quan nhất định có chức năng, nhiệm vụ và hoạt động cụ thể, với cơ cấu bộ máy bao gồm những con người và cơ sở vật chất hỗ trợ như nhà xưởng, văn phòng, máy móc, … Tóm lại: tổ chức được hiểu là 1 thực thể xã hội do cá nhân hoặc các nhóm kết hợp lại nhằm thực hiện mục tiêu chung. Tổ chức đó có chức năng, nhiệm vụ và hoạt động cụ thể, được tạo dựng 1 cách có kế hoạch với cơ cấu bộ máy gồm con người và cơ sỏ vật chất hỗ trợ, có tối thiểu 1 trung tâm ra quyết định, kiểm tra và điều hành việc hợp tác lẫn nhau của các cá nhân trong tổ chức. Nhận định tổ chức không có mục đích, chỉ có con người mới có mục đích là đúng. Vì khi con người có mục đích thì mới lập ra tổ chức. Tổ chức chỉ là công cụ để giúp con người đạt được mục đích của mình. Khi mục đích con người không còn thì tổ chức cũng sẽ không tồn tại. Câu 2. Những dấu hiệu nào để nhận biết một tổ chức? Lấy ví dụ về một tổ chức cụ thể và chỉ ra các dấu hiệu để nhận biết tổ chức đó. Dấu hiệu nhận biết tổ chức: - Có mục tiêu - Kết hợp nỗ lực của các thành viên (sự cam kết, các quy tắc, quy chế) - Hệ thống thứ bậc quyền lực (ai có quyền chỉ huy, ra lệnh) - Phân công lao động (cơ chế phối hợp) VD: Bệnh viện - Mục tiêu: khám bệnh và chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cho người bệnh 1 cách tổ nhất. - Kết hợp các nỗ lực của thành viên: bệnh viện thiết lập chính sách, nội quy, quy chế cho bệnh viện. Các y, bác sĩ khi tham gia vào tổ chức này đều phải tuân theo. - Hệ thống thứ bậc quyền lực: giám đốc bệnh viện là người có quyền lực cao nhất, chỉ đạo và điều hành tất cả các hoạt động của bệnh viện. - Phân công lao động: để đạt được mục tiêu của bệnh viện mỗi khoa của bệnh viện sẽ có chức năng, nhiệm vụ riêng. Bệnh viện thiết lập mục tiêu và chính sách sau đó cụ thể hóa mục tiêu thành những mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể cho từng khoa. Vd khoa sản có nhiệm vụ là chăm sóc, khám cho sản phụ, khám chữa bệnh phụ khoa. Khoa nhi có nhiệm vụ chăm sóc, khám chữa bệnh cho trẻ nhỏ, … Câu 3: Hãy phân tích các đặc điểm của tổ chức. 1. Tổ chức bao gồm các hoạt động có tính hướng đích. Vì mục tiêu mà tổ chức được hình thành và tồn tại, do vậy mọi hoạt động của tổ chức đều hướng tới việc thực hiện mục tiêu của tổ chức. VD: các bệnh viện đều hướng tới mục tiêu là khám, chữa bệnh cho mọi người. 2. Tổ chức bao gồm các hoạt động được định hình của con người. Các hoạt động này là những sự kiện lặp đi lặp lại trong đời sống tổ chức, được gắn kết chặt chẽ với nhau và cùng hướng tới mục tiêu chung. VD: ở doanh nghiệp, các hoạt động được định hình là họp, sản xuất, kiểm tra, điều tra thị trường, … 3. Tổ chức là 1 sản phẩm của xã hội. Các tổ chức không phải xuất hiện 1 cách ngẫu nhiên, tự phát, không có kế hoạch mà là các sản phẩm xã hội do con người tạo ra nhằm thực hiện mục tiêu nhất định. Chừng nào cá nhân còn muốn tiếp tục tham gia vào các hoạt động của tổ chức thì tổ chức vẫn tiếp tục tồn tại. 4. Tổ chức là 1 hệ thống mở. Tổ chức tác động qua lại với môi trường và phụ thuộc vào môi trường về nhân lực, nguồn lực và mức độ chấp nhận sản phẩm của nó. VD: nhà máy sản xuất hàng hóa, nguồn lực nhận từ môi trường bên ngoài là nhân lực, vật lực, tài lực, tin lực. Quá trình sản xuất tạo ra các sản phẩm hàng hóa, các sản phẩm này được bán cho người tiêu dung. Sau đó số tiền thu về lại dung để mua nguyên liệu và trả lương cho công nhân. Câu 4: Có những tiêu chí nào để phân loại tổ chức. Vì sao phải phân loại tổ chức? Tiêu chí phân loại tổ chức. 1. Theo mục tiêu - Tổ chức vì lợi nhuận: doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, … - Tổ chức không vì lợi nhuận: hội chữ thập đỏ, thanh niên tình nguyện, … 2. Theo lĩnh vực hoạt động - Tổ chức kinh tế: ngân hàng, doanh nghiệp… - Tổ chức chính trị-tư tưởng: đảng phái, đoàn thể xã hội… - Tổ chức văn hóa giáo dục: hội nhạc sĩ, hội khuyến học… - Tổ chức hành chính sự nghiệp: trường học, sở giáo dục, UBND 3. Theo phạm vi và môi trường hoạt động - Tổ chức quốc tế: ASEAN, WTO, … - Tổ chức quốc gia: hội nhà văn VN, hội nhạc sĩ VN, hội phụ nữ VN… 4. Theo phương thức quản lý - Tổ chức mang tính chất tập trung quyền lực cao: quân đội, tòa án, quốc hội… - Tổ chức mang tính chất tham dự công dân rộng rãi: hội phụ nữ, hội nông dân, đoàn thanh niên,… 5. Theo quan hệ với bộ máy nhà nước - Tổ chức chính thức được thành lập như 1 bộ phận hoặc chịu sự điều hành của bộ máy chính quyền nhà nước: UBNN các cấp, các bộ, sở, ban, ngành… - Tổ chức phi chính thức được thành lập thao sang kiến tự giác của các cá nhân và nhóm trong xã hội: câu lạc bộ, hiệp hội nghề nghiệp… Phải phân loại tổ chức vì mỗi tổ chức được hình thành và vận hành 1 cách khác nhau. Phân loại tổ chức để xây dựng cơ chế quản lý cho phù hợp với từng loại hình tổ chức. không có 1 lý thuyết chung cho tất cả các loại hình tổ chức, mỗi loại hình cần có cách thức quản lý riêng phù hợp với đặc điểm, cấu trúc của từng loại hình tổ chức đó. Câu 5: Cơ cấu tổ chức là gì? Phân tích các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức là 1 hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập, vừa phụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ rang do ai làm, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào nhằm tạo ra sự nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức 1. Thống nhất chỉ huy Mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình. 2. Gắn với mục tiêu Bao giờ bộ máy của tổ chức cũng phải phù hợp với mục tiêu. Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức. 3. Cân đối Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về các công việ giữa các đơn vị với nhau. Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định trong tổ chức. 4. Hiệu quả Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trị phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức. Ngoài ra cần chú ý đến những yêu cầu khác như lấy chất lượng làm trọng, tam quyền phân lập, chuyên môn hóa khoa học, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn. Kết hợp quyền lợi, quyền hạn, trách nhiệm theo công việc, nhiệm vụ chứ không phải theo nhu cầu mỗi cá nhân. Áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật trong quản lý, không chồng chéo. Câu 6: Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. 1. Mục tiêu và chiến lược hoạt động của tổ chức Cơ cấu của 1 tổ chức tùy thuộc vào chiến lược, mục tiêu nhiệm vụ mà tổ chức đó phải hoàn thành. - Chiến lược xác định nhiệm vụ của tổ chức và căn cứ vào các nhiệm vụ đó mà xây dựng bộ máy. - Chiến lược quyết định loại công nghệ và con người phù hợp với việc hoàn thành các nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức phải được thiết kế thao loại công nghệ được sử dụng cũng như theo đặc điểm on người trong tổ chức đó. - Chiến lược xác định hoàn cảnh môi trường trong đó tổ chức sẽ hoạt động và hoàn cảnh môi trường này sẽ ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức. 2. Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội. Hoàn cảnh môi trường bên ngoài của 1 tổ chức luôn luôn thay đổi và biến động không ngừng, tình hình kinh tế xã hội trên toàn thế giới hiện đại với sự thay đổi nhanh chóng về khoa học kĩ thuật. Để thích nghi với các hoàn cảnh khác nhau của môi trường, cơ cấu tổ chức của các công ty, xí nghiệp sẽ phải thay đổi cho phù hợp với môi trường đó. 3. Công nghệ sản xuất hoặc kỹ thuật kinh doanh của xí nghiệp Nhiều công trình nghiên cứu đã chứng minh rằng công nghệ sản xuất của 1 doanh nghiệp là 1 yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức. Những xí nghiệp có công nghệ, quy trình sản xuất phức tạp thường có cơ cấu tổ chức nhiều cấp bậc. Mức độ giám sát và phối hợp công việc được thực hiện với cường độ cao. Khi công nghệ trong xí nghiệp càng tinh vi và hiện đại thì số lượng chức thư kí văn phòng lại càng tăng để giải quyết các công việc giấy tờ, thủ tục 4. Năng lực và trình độ của con người trong tổ chức Con người cũng là 1 yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế cơ cấu tổ chức. Trước hết là nhà quản trị cấp cao. Sở thích, thói quen, quan niệm riêng thường để lại dấu ấn trên cách thức tổ chức xí nghiệp mà họ phụ trách. Ngoài ra, cơ cấu tổ chức cũng phải phù hợp với các đặc điểm về trình độ, tác phong làm việc của nhân viên trong tổ chức. Câu 7: Có mấy loại cơ cấu tổ chức? Phân tích hoàn cảnh ra đời, ưu và nhược điểm, khả năng áp dụng của các mô hình cơ cấu tổ chức. Cơ cấu kết hợp Cơ cấu trực tuyến Cơ cấu chức năng Cơ cấu linh hoạt hữu cơ Cơ cấu ma trận Cơ cấu trực tuyến chức năng Cơ cấu trực tuyến tham mưu Hoàn cảnh ra đời Ra đời vào khoảng TK10 Quan hệ dọc trực tiếp từ người lãnh đạo cao nhất đến người thấp nhất Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ 1 người phụ trách trực tiếp. Ra đời vào đầu TK20 khi chế độ xã hội chuyển từ nền sản xuất nhỏ sang nền sản xuất lớn. Từng chức năng quản lý được tách riêng do 1 cơ quan hay 1 bộ phận đảm nhiệm. nhân viên phải là người am hiểu chuyên môn, thành thạo nghiệp vụ. Kết hợp cơ cấu trục tuyến chức năng và cơ cấu chương trình mục tiêu Ra đời năm 1930 Kết hợp 2 loại cơ cấu trực tuyến và chức năng. Người lãnh đạo được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng. Người lãnh đạo chức năng không có quyền ra quyết địnhtrực tiếp cho những người ở các tuyến Dựa trên nguyên tắc quản lý trực tuyến, bên cạnh đó có bộ phận tham mưu. Người lãnh đạo ra quyết định. Bộ phận tham mưu chuẩn bị các dự án, các quyết định, đảm bảo luận cứ và chất lượng của quyết định Ưu điểm Thuận lợi cho chế độ 1 thủ trưởng. Thông tin trực tiếp, nhanh chóng, chính xác. Tạo ra sự thống nhất tập trung cao Thu hút được lao động có chuyên môn giỏi, người lãnh đạo được sự giúp sức của các chuyên gia giỏi chuyên môn nên Giúp tổ chức thích nghi với môi trường thay đổi. Phối hợp theo chiều ngang dọc. Nhiệm vụ theo sự Tính năng động và mục tiêu cao. Hình thành và giải thể các cơ cấu nhanh, dễ dàng chuyển các nhân viên từ Đảm bảo nguyên tắc 1 thủ trưởng. Thu hút được nhân viên có tài về nhiều lĩnh vực. Đảm bảo nguyên tắc 1 thủ trưởng. đồng thời vẫn sử dụng được các chuyên gia. Trách nhiệm rõ độ, trách nhiệm rõ rang. các vấn đề sẽ được giải quyết tốt hơn. Người lãnh đạo không cần có chuyên môn giỏi. Quyết định chính xác hơn. chấp thuận nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Sử dụng nhân viên có hiệu quả, có thể sử dụng nhân viên có trình độ chuyên môn nhiều mặt vào tổ chức. Phối hợp hoạt động các bộ phận. Thực hiện được nhiều dự án cùng 1 lúc. Lãnh đạo có thể chia sẻ công việc với các bộ phận chức năng rang. Bảo đmả sựu thống nhất trong toàn tổ chức, tính tập trung cao, chính xác Nhược điểm Chỉ áp dụng cho tổ chức quy mô nhỏ. Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn. Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý. Phối hợp công việc phải qua đường vòng. Cấp dưới phải phục tùng nhiều sự chỉ đạo khác nhau gây khó khăn cho việc thi hành. Chồng chéo quyền lực, trách nhiệm. Tạo cách nhìn hẹp cho nhà quản lý Chính thức hóa không cao. Giao tiếp không chính thức. Phân quyền quyết định Dễ xảy ra tranh chấp. Mơ hồ và căng thẳng về vai trò. Cồng kềnh, phức tạp, tốn kém. Không bền Bộ máy cồng kềnh Quyết định chồng chéo giữa các bộ phận chức năng. Người lãnh đạo phải luồn điều hòa, phối hợp các hoạt động của các bộ phận. Bộ phận thamm mưu phân tán không phát huy được sức mạnh tổn hợp. Mối quan hệ giữa lãnh đạo các tuyến và người tham mưu có thể trở nên căng thẳng Khả năng áp dụng Áp dụng cho tổ chức có quy mô nhỏ, tính chất đơn giản hoặc các phòng ban mới thành lập. Áp dụng cho tổ chức hoạt động đơn lĩnh vực, đơn sản phẩm, dơn thị trường Áp dụng rộng rãi ở các viện nghiên cứu, công ty đa quốc gia, ngân hàng… Áp dụng cho nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước. Câu 8: Phân tích quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức. Mục tiêu của tổ chức là đích phải đạt tới của tổ chức, nó định hướng, chi phối sự vận động của toàn bộ tổ chức. 1. Mục tiêu rõ ràng. - Thiết lập mục tiêu của tổ chức nhằm xác định những thành quả cần đạt được của tổ chức. trong hoạt động, mục tiêu là điều kiện cơ bản để có thể thiết kế và vận hành tổ chức. Mục tiêu còn là cơ sở để đánh giá tổ chức, để tạo sự cạnh tranh giữa các bộ phận hợp thành tổ chức trong hoạt động của mình. - Mỗi tổ chức đều theo đuổi nhũng mục tiêu nhất định. Có những mục tiêu được hình thành cùng với quá trình xuất hiện của tổ chức, có những mục tiêu được xây dựng sau khi có tổ chức. xác định mục tiêu của tổ chức là 1 công việc hết sức khó khăn đòi hỏi người lãnh đạo phải tổng kết dược thực tiễn và dự báo được xu thế phát triển chính xác. - Xác định mục tiêu là sự táo bạo đòi hỏi bản lĩnh cao của người quản lý, mỗi tổ chức trong những thời điểm xác định không nên có quá nhiều mục tiêu, quy mô tổ chức càng nhỏ càng cần xác định mục tiêu 1 cách rõ ràng. - Mục tiêu của tổ cức không phải là bất biến, trong qua trình thực hiện mục tiêu cần thiết phải xem xét và có những điều chỉnh thích hợp với những biến động của môi trường hay của bản than tổ chức. 2. Tính hiệu quả của tổ chức. Hiệu quả là thực hiện công việc 1 cách đúng đắn và liên quan đến mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra. - Để xác định tính hiệu quả của tổ chức phải xác định được 3 yếu tố: đầu vào, đầu ra và yếu tố quản lý. Trong tổ chức khi nào các cá nhân, nhóm lợi ích cảm thấy các mục tiêu riêng của họ được thỏa mãn nhờ đạt được các mục tiêu của tổ chức thì lúc đó mới đạt được hiệu quả khi hoat động. - Để đo tính hiệu quả của tổ chức phải xác định được các tiêu chí về tính hiệu quả. Tiêu chí về tính hiệu quả thay đổi theo thời gian và thường phân nhóm có tiêu chí hiệu quả khác nhau. Mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức là 1 quy luật khách quan khống chế cấu trúc và phương thức hoạt động của tổ chức. người dung đầu của tổ chức có vai trò rất quan trọng khi vận dụng quy luật này vào thiết kế tổ chức. mục tiêu không phải bất biến nên trong quả trình quản lý cần phải điều chỉnh mục tiêu cho thích nghi với biến động của môi trường nhằm thúc đẩy tổ chức phát triển. Câu 9: Phân tích quy luật hệ thống của tổ chức. Hệ thống là 1 tập hợp bao gồm 3 yếu tố: - Các phần tử - Các mối quan hệ giữa các phần tử: các mối quan hệ có nhiều dạng khác nhau như quan hệ cơ học, quan hệ thông tin, quan hệ khác: kinh tế, pháp luật… - Các mối quan hệ liên kết các phần tử với nhau tạo thành 1 thể thống nhất, xác định 1 cơ chế vận hành để có được 1 chức năng hay mục tiêu của hệ thống mà không 1 phần tử riêng lẻ nào có được. Quy luật hệ thống. Cốt lõi của quy luật hệ thống khi xem xét 1 tổ chức là phát hiện và phân tích các mối quan hệ, tính chất của các mối quan hệ đógiữa các yếu tố hay chức năng của đối tượng tổ chức. - Quy luật hệ thống chi phối các mối quan hệ cơ bản của hệ thống tổ chức + Quan hệ vào – ra: là quan hệ cơ bản nhất xác định hoạt động của hệ thống tổ chức. Đầu vào là tác động của môi trường lên hệ thống còn đầu ra là tác động trở lại của hệ thống lên môi trường. Nghiên cứu trạng thái của hệ thống nhằm điều khiển quan hệ này của hệ thống, làm cho hệ thống luôn thích nghi với moi trường. Trên thực tế, quan hệ vào ra là căn cứ chủ yếu để xem xét khả năng hoạt động và hiệu quả của tổ chức. + Quan hệ đẳng cấp: tính thứ bậc xác định mối quan hệ đẳng cấp trong tổ chức, thiết kế tổ chức theo quy luật hệ thống là thiết kế cấu trúc bậc thang quyền lực của tổ chức. Quan hệ đẳng cấp là điều kiện cần thiết để bộ máy hoạt động có hiệu lực nhưng cũng là nơi tiềm ẩn những xung đột quyền lực, đồng thời cũng là động cơ thúc đẩy con người nỗ lực thăng tiến. Đấu tranh giành quyền lực trong cấu trúc đẳng cấp của hệ thống là không thể tránh khỏi. Để giữ hệ thống ở trạng thái ổn định thì cấp trung gian được thành lập, tuy nhiên đây là điều cấp trên và cấp dưới đều không muốn, vì quyền lực của cả 2 phía đều bị giảm. + Quan hệ mạng lưới: hình thành do cấu trúc của hệ thống quyết định. Quan hệ giữa các tổ chức đồng cấp gọi là quan hệ mạng lưới. Trong quan hệ mạng lưới thì xung đột chức năng luôn là xung đột tiềm ẩn trong hệ thống. Do vậy phải chú trọng kiểm soát ranh giới để đề phòng và giải quyết xung đột. Xử lý tốt chức năng và nhiệm vụ của các tổ chức đồng cấp trong mạng lưới mới đảm bảo được tính cấu trúc của hệ thống, bên cạnh đó cần quy định mối quan hệ giữa các bộ phận tùy theo yêu cầu cấu trúc hệ thống có thể quy định lỏng lẻo hay chặt chẽ. Quan hệ mạng lưới cực kì quan trọng trong thiết kế hệ thống lớn. + Tính điều khiển được của hệ thống Là sự tác động liên tục lên hệ thống để hướng hành vi của hệ thống theo 1 quỹ đạo đã định hoặc duy trì trạng thái của nó trong trạng thái mong muốn nhằm đạt đến mục tiêu đã xác định trong điều kiện môi trường luôn biến động. Quá trình điều khiển hệ thống là các qua trình thu thập, xử lý và truyền các thông tiun từ bộ phận này đến bộ phận khác của hệ thống bao gồm các thông tin điều khiển và thông tin báo cáo về kết quả hoạt động của các bộ phận dưới ảnh hưởng cuả tác động đó. Câu 10. Phân tích quy luật tự điều chỉnh của tổ chức. Môi trường là những yếu tố thường xuyên tác động, ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức. Tồn tại trong môi trường luôn biến động đó đòi hỏi tổ chức phải điều chỉnh để cân bằng với môi trường. Sự điều chỉnh đó có thể do cấp trên của tổ chức đề ra do họ phát hiện sự biến động của môi trường, tuy nhiên rất ít, mà chủ yếu là do sống trong môi trường và theo lẽ tự nhiên nên tổ chức phải tự điều chỉnh để giữ cân bằng với môi trường để tồn tại. Điều kiện cho tổ chức tự điều chỉnh - Người đứng đầu tổ chức phải có năng lực và thiện chí đổi mới. - Trình độ cán bộ trong bộ trong bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan phải cao, đủ năng lực đề xuất và thực hiện sự chỉ đạo đổi mới của người đứng đầu và những người này cũng cần phải có thiện chí đổi mới. - Trình độ tổ chức của hệ thống điều khiển cũng chính là trình độ tổ chức hệ thống thông tin từ khâu thu thập, xử lý thông tin đến chế biến thông tin thành các quyết định của tổ chức và theo dõi việc thực hiện các quyết định. Đặc biệt là các thông tin phải có sự phản hồi lại để điều chỉnh quyết định. - Tổ chức vững mạnh càng thuận lợi cho tự điều chỉnh. Những trở ngại cho tự điều chỉnh - Tự điều chỉnh có thể va vào cấu trúc cũ, cơ chế cũ và tư duy cũ. - Đòi hỏi người lãnh đạo, quản lý có tầm nhìn xa, dự báo được những biến động của môi trường và tác động của nó đến tổ chức mình lãnh đạo. - Trong tổ chức có nhiều người nhận thức được yêu cầu tự điều chỉnh và có thể có tác động đến tự điều chỉnh của tổ chức nhưng lại không có quyền thực thi. Vai trò của nhà nước đối với sự tự điều chỉnh của nhà nước - Tạo khung pháp lí thuận lợi cho tự điều chỉnh, khuyến lhichs đổi mới. - Có chế độ chính sách cho phép tổ chức tự điều chỉnh. Câu 11: Quy luật đồng nhất và đặc thù có chi phối như thế nào đến một tổ chức? Lấy ví dụ để minh họa. - Tổ chức là 1 hệ thống, do các phần tử hợp thành và có mối liên hệ xác định. Nó là hệ thống của các tổ chức hợp thành và lại là tổ chức của hệ thống lớn hơn. Để có thể tập hợp trong hệ thống, các phần tử hợp thành phải có cấu trúc đồng nhất. Sự đồng nhất là điều kiện hình thành tổ chức, những phần tử không có cấu trúc đồng nhất không thể hợp thành hệ thống. - Tính đồng nhất tạo khả năng giữ cho tổ chức ổn định. Để đưa tổ chức vào trạng thái phát triển cần tạo ra dột phá, cấu trúc đạc thù sẽ góp phần tạo ra sự đột phá đó. - Tính đặc thù của tổ chức xác lập bản sắc của tổ chức, tạo sự khác biệt với các tổ chức khác trong hệ thống và kể cả ngoài hệ thống. - Mỗi tổ chức có bản sắc sẽ tạo ra đa dạng tổ chức của hệ thống. sự đa dạng ấy vừa làm cho hệ thống ổn định vừa tạo ra được những bước phát triển mới. Tính đồng nhất và đặc thù là 1 cặp phậm trù đối lập nhau nhưng thường cộng sinh với nhau trong hệ thống. VD: Câu 12: Trình bày các loại lợi ích trong tổ chức. Nhà quản lý tổ chức phải suy nghĩ gì về vấn đề này. Lợi ích là điều có ích, có lợi cho 1 người nào đó khi quan hệ với đối tượng ấy. Lợi ích trong tổ chức là những điều có ích, có lợi mà các thành viên trong tổ chức có được khi tham gia tổ chức. Lợi ích trong tổ chức gồm 2 loại: lợi ích cá nhân và lợi ích nhóm. 2 loại lợi ích này suy cho cùng đêù vì lợi ích của từng thành viên trong tổ chức, việc hình thành lợi ích nhóm cũng nhằm đảm bảo lợi ích cá nhân. - Lợi ích cá nhân: + Những lợi ích liên quan với nhiệm vụ + Những lợi ích gắn với sự nghiệp + Những lợi ích gắn với đời tư  Nhà quản lý cần phải hiểu và có những cách cư xử khác nhau trước những lợi ích này của cá nhân để kịp hỗ trợ cho họ khi cần thiết, cũng như để phòng những phản ứng của họ khi lợ ích bị xâm phạm. Mặt khác,hiểu được lợi ích khác nhau của cá nhân là công cụ để nhà quản lý hiểu được hành vi của họ cũng như dự báo những cách cư xử của họ trong tổ chức, phát hiện những động cơ của họ để kịp thời khuyến khích hoặc ngăn ngừa đảm bảo cho tổ chức phát triển lành mạnh. - Lợi ích nhóm: được tạo nên bởi những cá nhân có thể hoặc không phải là các thành viên của cùng một đơn vị tổ chức, nhưng họ được liên kết lại bởi lợi ích của họ trong 1 vấn đề chung. Câu 13: Xung đột là gì. Nguyên nhân nào dẫn đến xung đột trong tổ chức. Có mấy loại xung đột trong tổ chức. Xung đột là sự tương tác giữa các cá nhân với các cá nhân, cac nhân với các nhóm mà ở đó mỗi bên cố gắng làm thất bại, phá hoại hay gây thiệt hại cho bên kia vì các mục đích và các giá trị loại trừ lẫn nhau. Nguyên nhân - Va chạm lợi ích. Đây là nguyên nhân trực tiếp. - Do cấu trúc tổ chức + Xung đột chức năng do tranh chấp về nhiệm vụ giữa các bộ phận và các cá nhân. + Xung đột do bản than cấu trúc bậc thang quyền lực trong bộ máy tổ chức tạo ra. - Mục tiêu không thống nhất - Chênh lệch về nguồn lực - Có sự cản trở từ người khác - Căng thẳng/áp lực tâm lý từ nhiều người - Sự mơ hồ về phạm vi quyền hạn - Giao tiếp bị sai lệch. Các loại xung đột - Xung đột mang tính cá nhân: Xung đột cá nhân với cá nhân Xung đột cá nhân với tổ chức - Xung đột nhóm: Xung đột của các nhóm chính thức trong tổ chức. Xung đột giữa các nhóm phi chính thức với các nhóm chính thức. Xung đột của các nhóm phi chính thức với nhau. Xung đột giữa liên minh các nhóm phi chính thức với tổ chức. Xung đột quyền lực. Câu 14: Xung đột cá nhân trong tổ chức có mấy loại. Biện pháp giải quyết từng loại xung đột cá nhân trong tổ chức. Xung đột cá nhân trong tổ chức có 2 loại: Xung đột cá nhân với cá nhân và xung đột cá nhân với tổ chức. Biện pháp giải quyết xung đột cá nhân. 1. Xung đột cá nhân với cá nhân Xung đột cá nhân với cá nhân có thể xảy ra giữa các cá nhân trong cùng 1 đơn vị tổ chức. thường là do đố kị nghề nghiệp, tính cách không hợp… Hay xung đột giữa cá nhân đơn vị này với cá nhân đơn vị khác. Xung đột cá nhân với cá nhân tường không nghiêm trọng nhưng rất đa dạng và xảy ra thường xuyên. Các nhà quản lý cần dự báo những nguy cơ tiềm ẩn của xung đột cá nhân để chủ động giải quyết và đề phòng. Khi xung đột sảy ra, có thể áp dụng 1 số biện pháp sau:  Gặp gỡ những nhân viên có mâu thuẫn với nhau để xác định xem tình hình có thể được giải quyết hay không.  Báo động với sếp của bạn về tình hình. Từ đó nhân viên sẽ ý thức được rằng họ có thể chịu thức kỷ luật ngay lập tức hoặc trong tương lai.  Liên kết với bộ phận nhân sự nếu cần thiết như một bên giảng hòa trung lập. Những nhân viên cá biệt sẽ bị lưu ý hoặc chuyển sang phòng ban khác.  Khuyến khích một môi trường làm việc khoan dung, lịch sự và tôn trọng lẫn nhau.  Duy trì những cuộc đối thoại mở, tự do chia sẻ và cập nhật thông tin về tổ chức và dập tắt những tin đồn không hay.  Xem xét lại các chính sách về việc sử dụng thư điện tử hoặc các trang mạng xã hội tại công ty. Một số nhân viên bất mãn có thể đưa ra những bình luận xấu về công ty ngay tại văn phòng hoặc ở ngoài công ty. 2. Xung đột cá nhân với tổ chức. Khi lợi ích cá nhân bị va chạm do những quyết định của tổ chức thì sẽ xảy ra xung đột giữa cá nhân với tổ chức. Xung đột cá nhân với tổ chức hết sức đa dạng và ở nhiều mức độ khác nhau. Mức độ thấp, cá nhân tỏ ra chán nản ảnh hưởng đến nhiệm vụ họ đảm nhiệm. mức độ cao hơn, họ phản ứng trong các cuộc họp Để giải quyết xung đột này, người quản lý cần xem xét nghioeem túc những quyết định của tổ chức. Xem những quyết định của tổ chức đã xâm phạm lợi ích của cá nhân đến mức độ nào, có thể điều chỉnh không. Nếu không điều chỉnh cần có giải pháp hạn chế xung đột trong phạm vi cá nhân để giải quyết và xử lý sớm khi còn ở mức độ thấp.nếu xung đột ở mức cao hơn thì tùy hình thức và mức độ mà chọn cách xử lý thích hợp. Câu 15: Xung đột nhóm trong tổ chức có mấy loại. Biện pháp giải quyết từng loại xung đột nhóm trong tổ chức. Xung đột nhóm trong tổ chức có 5 loại: [...]... rễ của văn hóa tổ chức vào tổ chức đó sẽ yếu hơn Tương tự sẽ dễ dàng hơn cho các nhà quản lý truyền bá văn hóa vào tổ chức khi tổ chức còn nhỏ - Văn hóa tổ chức yếu: văn hóa tổ chức càng mạnh và sự nhất trí của thành viên về văn hóa tổ chức càng cao thì cằng khó thay đổi văn hóa tổ chức Văn hóa tổ chức yếu sẽ dễ thay đổi hơn Muốn thay đổi văn hóa tổ chức còn đòi hỏi thay đổi cơ cấu tổ chức sự thay đổi... động của tổ chức Là những giá trị mà tổ chức theo đuổi, nó chi phối các hoạt động của tổ chức, nó là tài sản tinh thần của tổ chức, là cái tinh thần thấm sau vào toàn thể tổ chức hình thành sức mạnh tập thể Với việc theo đuổi triết lí hoạt động khác nhau, mỗi tổ chức tạo ra những nét văn hóa rieneng của tổ chức mình  Phong cách lãnh đạo, quản lý của người đứng đầu Có ảnh hưởng lớn đến văn hóa tổ chức, ... họ Vì nếu tìm được sự hợp tác với các thủ lĩnh thì tổ chức phi chính thức trở nên hữu ích cho tổ chức và làm cho tổ chức phong phú, đa dạng hơn, đáp ứng tốt nhu cầu của con người trong tổ chức Câu 19: Môi trường tổ chức là gì Phân tích các yếu tố cấu thành môi trường vĩ mô tác động đến hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức Môi trường tổ chức là tổng hợp các yếu tố thường xuyên có tác động, ảnh... xa của văn hóa của 1 tổ chức xuất phát từ người sang lập ra tổ chức đó Người sang lập ra tổ chức có ảnh hưởng lớn trong việc hình thành nên văn hóa ban đầu của tổ chức, họ có khả năng nhìn nhận tổ chức sẽ trở nên như thế nào Văn hóa tổ chức là kết quả của sự tương tác giữa các khuynh hướng, giả thuyết của người sang lập với những điều học được từ những thành viên ban đầu của tổ chức và kinh nghiệm bản... tiêu của tổ chức Chức năng - Văn hóa có vai trò xác định ranh giới, nghĩa là văn hóa tạo ra sự khác biệt giữa tổ chức này với tổ chức khác - Thúc đẩy nhân viên cam kết đối với lọi ích chung của tổ chức, đối với những gì lớn hơn lọi ích cá nhân họ - Tăng sự ổn định của hệ thống xã hội trong tổ chức - Kiểm soát để định hướng và hình thành nên thái độ và hành vi của người lao động Câu 23 Văn hóa tổ chức là... thuận của họ đối với văn hóa tổ chức và như vậy sẽ giúp bảo tồn văn hóa của tổ chức Câu 27 Văn hóa tổ chức thay đổi khi nào Trình bày cách thức để thay đổi văn hóa của tổ chức Văn hóa tổ chức sẽ thay đổi khi: - Có sự thay đổi trong giới lãnh đạo công ty: bao gồm các cán bộ điều hành chủ chốt của công ty, cũng có thể bao gồm cả nhà quản lý cao cấp của công ty - Tổ chức nhỏ: 1 tổ chức có tuổi đời trẻ hơn... của tổ chức Muốn tồn tại, mọi tổ chức đều phải phụ thuộc vào các nguồn lực như vốn, nguyên liệu, kĩ thuật, nhân lực, khách hàng… Kiểm soát được các nguồn lực sẽ tạo ra nguồn gốc của quyền lực bên trong tổ chức hay giauwx các tổ chức sự kiểm soát này có đặc biệt ý nghĩa khi các nguồn lực trỏ nên khan hiếm  Kiểm soát quy chế và sử dụng cơ cấu của tổ chức Quy chế, cơ cấu và cách thức làm việc của 1 tổ chức. .. người đề ra mục tiêu của tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra quá trình thực hiện mục tiêu Câu 26 Văn hóa tổ chức là gì Sự lan truyền văn hóa tổ chức thông qua những yếu tố nào? Lấy ví dụ minh họa Văn hóa tổ chức là toàn bộ những giá trị văn hóa được xây dựng trong quá trình tồn tại và phát triển của một tổ chức, trở thành các giá trị các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của tổ chức ấy... Câu 22: Văn hóa tổ chức là gì? Văn hóa có chức năng gì trong phạm vi một tổ chức? Lấy ví dụ minh họa Văn hóa tổ chức là toàn bộ những giá trị văn hóa được xây dựng trong quá trình tồn tại và phát triển của một tổ chức, trở thành các giá trị các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của tổ chức ấy Nó chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên trong tổ chức khi theo... các tổ chức hoạt động trong cùng lĩnh vực  Khách hàng Gồm cá nhân hoặc nhóm người có nhu cầu và có khả năng thanh toán Là người tiêu thụ các sản phẩm dịc vụ của tổ chức, khách hàng quyết định sự tồn tại của tổ chức do đó các tổ chức đều hướng vào thỏa mãn nhu cầu tối đa của khách hàng đẻ đạt được lợi nhuận dự định  Các nhà cung cấp Bao gồm cá nhân, tổ chức cung ứng các yếu tố đầu vào cho tổ chức: . tổ chức Biện pháp đề phòng: - Kiểm soát các tổ phi chính thức - Hướng các tổ chức phi chính thức hoạt động có lợi cho tổ chức - Khuyến khích sự đoàn kết trong tổ chức Biện pháp giải quyết: -. phá đó. - Tính đặc thù của tổ chức xác lập bản sắc của tổ chức, tạo sự khác biệt với các tổ chức khác trong hệ thống và kể cả ngoài hệ thống. - Mỗi tổ chức có bản sắc sẽ tạo ra đa dạng tổ chức của. nghiệp, tổ chức kinh tế, … - Tổ chức không vì lợi nhuận: hội chữ thập đỏ, thanh niên tình nguyện, … 2. Theo lĩnh vực hoạt động - Tổ chức kinh tế: ngân hàng, doanh nghiệp… - Tổ chức chính trị-tư tưởng: