Trong hệ thống quản lý hiện nay ở tất cả các trường học, việc quản lý điểm của học sinh, sinh viên là vô cùng quan trọng và cần thiết.Để đáp ứng nhu cầu đó nhóm 1 đã bắt tay vào việc nghiên cứu một phần mềm có thể giải quyết công việc quản lý điểm một cách hiệu quả và chính xác hơn.Phần mềm có rất nhiều tính năng mà các nhà quản lý điểm quan tâm như: Tính điểm trung bình, nhập và xem điểm với giao diện dễ nhìn tăng độ chính xác trong quá trình nhập và tính điểm, vì điểm là một cơ sở để đánh giá trình độ học lực của người đi học. Đặc biệt tính năng truy vấn (Query) có chứa tham số của phần mềm giúp người sử dụng có thể truy cập vào bất kì bảng ghi nào có trong phạm vi quản lý và chỉnh sửa.Tính năng dễ sử dụng là quan trọng nhất, trong thời đại công nghệ hiện nay, việc sử dụng được tin học văn phòng rất phổ biến, chính vì thể mà phần mềm quản lý điểm được viết trên nền Access nằm trong bộ Office của tập đoàn Microsoft là một lợi thế cho người sử dụng.Ngoài ra người sử dụng còn có thể thay đổi một số tính năng của phần mềm để có thể phù hợp với ban hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo.II. ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾTChương 1: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ1.Xây dựng cơ sở dữ liệu (tables)2.Thiết kế truy vấn (Queries)3.Thiết kế giao diện (Form)4.Thiết kế báo cáo (Report)5.Thiết kế trang truy cập dữ liệu (Pages)6.Thiết kế MacrosChương 2: Báo cáo tổng thể thiết kế và chạy chương trình2.1 Báo cáo tổng thể thiết kế2.2 Chạy chương trình hoàn thành
Trang 1Page | 3
I TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Trong hệ thống quản lý hiện nay ở tất cả các trường học, việc quản lý điểm của học sinh, sinh viên là vô cùng quan trọng và cần thiết
Để đáp ứng nhu cầu đó nhóm 1 đã bắt tay vào việc nghiên cứu một phần mềm có thể giải quyết công việc quản lý điểm một cách hiệu quả và chính xác hơn
Phần mềm có rất nhiều tính năng mà các nhà quản lý điểm quan tâm như: Tính điểm trung bình, nhập và xem điểm với giao diện dễ nhìn tăng
độ chính xác trong quá trình nhập và tính điểm, vì điểm là một cơ sở để đánh giá trình độ học lực của người đi học Đặc biệt tính năng truy vấn (Query) có chứa tham số của phần mềm giúp người sử dụng có thể truy cập vào bất kì bảng ghi nào có trong phạm vi quản lý và chỉnh sửa
Tính năng dễ sử dụng là quan trọng nhất, trong thời đại công nghệ hiện nay, việc sử dụng được tin học văn phòng rất phổ biến, chính vì thể
mà phần mềm quản lý điểm được viết trên nền Access nằm trong bộ Office của tập đoàn Microsoft là một lợi thế cho người sử dụng
Ngoài ra người sử dụng còn có thể thay đổi một số tính năng của phần mềm để có thể phù hợp với ban hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo
II ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT
Chương 1: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ
Trang 2Page | 4
1 Xây dựng cơ sở dữ liệu (tables)
2 Thiết kế truy vấn (Queries)
3 Thiết kế giao diện (Form)
4 Thiết kế báo cáo (Report)
5 Thiết kế trang truy cập dữ liệu (Pages)
Trang 3Page | 5
III NỘI DUNG
Đồ án nghiên cứu gồm 2 chương
CHƯƠNG 1:
CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ
1 Xây dựng cơ sở dữ liệu
1.1.Khái niệm về cơ sở dữ liệu Access
CSDL Access là một đối tượng bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu, các kết nối giữa các bảng được thiết kế một cách phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý dữ liệu nào đó
Ví dụ:
CSDL Quản lý điểm sinh viên bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu:
danhsachsinhvien, danhsachloptheomon, danhsachlopcodinh, danhsachdiem, danhsachmonhoc được kết nối với nhau một cách phù
hợp phục vụ lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng quản lý điểm sinh viên một trường học Toàn bộ cấu trúc CSDL quản lý điểm sinh viên trên Access được mô tả như sau:
Trang 4Page | 6
Hình 1.1: Mô tả liên kết các bảng dữ liệu
1.2.Bảng dữ liệu (Tables) 1.2.1 Cơ sở lý luận
Bảng dữ liệu (Tables) là một thành phần quan trọng nhất của cở
sở dữ liệu (CSDL) Nó là nơi lưu trữ dữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng
Một CSDL có thể có rất nhiều bảng dữ liệu, các bảng phải được thiết kế sao cho có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu cần thiết và phải đảm bảo giảm tối đa tình trạng dư thừa dữ liệu, giảm tối đa dung lượng cở sở dữ liệu có thể, đồng thời tạo môi trường làm việc thuận lợi cho việc phát triển ứng dụng trong các bước tiếp theo
Trang 6Page | 8
Hình 1.3: Mô tả một bảng dữ liệu trong trạng thái Design view
1.2.2 Xây dựng cấu trúc bảng (Tables)
Để giải quyết bài toán quản lý điểm(theo hệ tín chỉ) ta cần thiết
lập các bảng dữ liệu như sau: danhsachsinhvien, danhsachloptheomon, danhsachlopcodinh, danhsachdiem, danhsachmonhoc.
Trường khóa (Primary Key)
Tập hợp các thuộc tính của trường dữ liệu.
Trang 7Page | 9
Ta tiến hành tạo bảng Danhsachsinhvien theo các bước sau:
• Bước 1: Khởi động trình thiết kế cấu trúc bảng ở chế độ Design View, Ở thẻ Tables, nhấn nút New, chọn Design View, nhấn OK Hoặc nhấn Creat Table in Design View trên thẻ Tables Hộp thoại thiết kế cấu trúc một bảng xuất hiện:
Hình 1.4: Hộp thoại thiết kế bảng
• Bước 2: Khai báo danh sách tên các trường của bảng: bằng cách
gõ danh sách tên các trường lên cột Field Name của cửa sổ thiết
kế Đối với bảng Danhsachsinhvien bao gồm 5 trường là:
Masinhvien, Malop, Tensinhvien, Ngaysinh, Gioitinh
Trang 8Page | 10
• Bước 3: Khai báo kiểu dữ liệu cho các trường của bảng, bằng cách chọn kiểu dữ liệu cho từng trường ở cột Data Type tương ứng
• Bước 4: Thiết lập trường khoá cho bảng bằng cách:
- Dùng chuột kết hợp giữ phím Shift đánh dấu đầu dòng các trường muốn thiết lập khoá
- Mở thực đơn Edit | Primary key để thiết lập thuộc tính khoá cho các trường vừa chọn Cũng có thể ra lệnh này bằng cách nhấn nút Primary key trên thanh công cụ
• Bước 5: Lưu lại cấu trúc bảng với tên Danhsachsinhvien Nhấn tổ
hợp phím Alt + S hoặc nhấn nút Save trên thanh công cụ
Tương tự ta tạo các bảng dữ liệu khác:
- Bảng Danhsachdiem gồm các trường như sau:
Masinhvien, Malop, Diemquatrinh, Diemthilan1, Diemthilan2 Trong đó trường Masinhvien và Malop được chọn làm trường chính
- Bảng Danhsachloptheomon gồm: Maloptheomon,
Mamonhoc, Sotinchi, Gvphutrach, Siso, Hocky Trường Maloptheomon là trường chính
Trang 91.2.3 Thiết lập quan hệ (Relationship)
Sau khi tạo xong các bảng dữ liệu, ta phải tiến hành liên kết các bảng lại với nhau để dữ liệu của từng bảng có thể kết nối trở thành một hệ thống lưu trữ dữ liệu hoàn chỉnh
• Tạo liên kết cho các bảng cở sở dữ liệu như sau:
- Bảng Danhsachmonhoc liên kết 1-nhiều với bảng Danhsachloptheomon thông qua trường Mamonhoc.
- Bảng Danhsachloptheomon liên kết 1-nhiều với bảng Danhsachdiem thông qua trường Maloptheomon.
- Bảng Danhsachdiem liên kết nhiều-1 với bảng
Danhsachsinhvien thông qua trường Masinhvien.
- Bảng Danhsinhvien liên kết nhiều-1 với bảng
Danhsachlopcodinh thông qua trường Malop.
Trang 11Trong Access có các loại truy vấn dữ liệu như:
- Select Query
- Total Query (Truy vấn tổng hợp)
- Parameter Query (Truy vấn có chứa tham số)
Sau khi nhập dữ liệu cho trường khóa chính của bảng này ta có thể liên kết đến một bảng khác bằng cách kích chuột vào dấu cộng (+).
Trang 12Page | 14
- Crosstab Query (Truy vấn chéo)
- Action Query (Truy vấn hành động)
- SQL Query
2.2.Các bước thiết kê truy vấn (Query)
Để xem điểm của đối tượng (Gồm 1 bảng ghi hay nhiều bảng ghi)
ta có thể sử dụng một trong số kiểu truy vấn đã nêu ở trên tùy thuộc vào mục đích truy vấn
Ví dụ: Hãy đưa ra danh sách điểm trung bình môn Anh Văn của tất
cả sinh viên trong lớp (cố định) Dữ liệu gồm các thông tin như sau:
Masinhvien, Tensinhvien, Diemtrungbinh, Tenmonhoc, Mamonhoc,
Malop (Trong đó mamonhoc và mã lớp không được hiển thị khi xuất
báo cáo)Phân tích yêu cầu:
- Thông tin cần hiển thị được lưu trữ trong 2 bảng dữ liệu
khác nhau, đó là bảng Danhsachsinhvien, Danhsachmonhoc, Danhsachloptheomon và Danhsachdiem.
- Từ 4 bảng dữ liệu trên, ta phải trích lọc được những thông tin về điểm trung bình của môn Anh Văn 1 của lớp Dữ liệu.Các bước tiến hành tạo Query:
Trang 13Page | 15
- Trong cửa sổ tạo Query ta có thể chọn 1 trong 2 cách tạo Query là Create query in Design view (Tự thiết kế mới) hay Create query by using wizard (Thiết kế với ứng dụng có sẵng)
Hình 2.1: Giao diện thiết kế Query
- Tiếp đến ta chọn các trường có liên quan trong các bảng dữ liệu là Danhsachsinhvien, Danhsachmonhoc, Danhsachloptheomon và Danhsachdiem.
Trang 14- Kích chọn nút để thiết lập công thức tính cho trường Điểm trung bình, tùy thuộc vào mỗi môn học mà ta có công thức tính điểm trung bình khác nhau.
Hình 2.3: Cửa sổ thiết lập công thức tính điểm trung bình
- Sau khi hoàn tất bấm nút để hiển thị kết quả
Trang 15Page | 17
Hình 2.4: Cửa sổ thực thi truy vấn
3 Thiết kế giao diện (Form)
3.1.Khái niệm về Form
Khi sử dụng một ứng dụng, đa phần công việc của người dùng làm trên các hộp thoại (Dialogue), cửa sổ (Windows) Cả 2 thành phần này
trong lập trình đều được gọi là Form Với người dùng, Form là giao
diện để sử dụng phần mềm; còn với những người phát triển phần
mềm, Form là những cái mà họ phải nghĩ, phải thiết kế và tạo ra sao
cho người dùng họ cảm thấy rất thoải mái, phù hợp và dễ dùng
Có 2 môi trường dùng tạo Form trong Access:
- Sử dụng trình Form Wizard Đây là cách rất đơn giản, nhanh
chóng, dễ dùng giúp tạo nhanh một Form
Trang 16Page | 18
- Sử dụng trình Form Design View - một công cụ tương đối hoàn
chỉnh để tạo ra các form đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau của người sử dụng
3.2.Các bước tạo Form
• Tạo form xem và nhập điểm cho sinh viên bằng cách sử dụng Form Wizard
• Đầu tiên ta tạo form cho bảng dữ liệu Danhsachdiem.
- Ta chọn các trường dữ liệu cần hiển thị trên form qua danh
sách Selected Fields như hình sau:
Hình 3.1: Chọn các trường dữ liệu cần hiển thị trên form
- Sau đó bấm next để chuyển sang bước tiếp theo là chọn bố cục hiển thị và chọn giao diện hiển thị cho Form
Trang 17Page | 19
Hình 3.2: Cửa sổ lựa chọn bố cục hiển thị cho Form
Hình 3.3: Cửa sổ lựa chọn giao diện hiển thị cho Form
- Cuối cùng bấm Finish để hiển thị kết quả
Trang 18Page | 20
Hình 3.4: Kết quả thực thi Form
• Theo yêu cầu thì ta phải thiết kế Form bao gồm hai thông tin
là điểm và thông tin sinh viên, do đó ta phải thiết kế thêm form Danhsachsinhvien với các bước thiết kế tương tự như phần thiết kế form cho Danhsachdiem Rồi thực hiện các bước sau:
- Mở form Danhsachsinhvien,sau đó kích vào biểu tượng
để chuyển sang cửa sổ tự thiết kế
- Kéo thả form Danhsachdiem từ cửa sổ làm việc của form
vào cửa sổ hiện thị của form Danhsachsinhvien
- Có thể tạo thêm các nút lệnh mới để thay thế cho các nút lệnh mà trường trình hổ trợ sẵn (có thể không tạo cũng được)
Trang 19Page | 21
Hình 3.5: Thiết kế một Form cho hai bảng dữ liệu
- Kích vào biểu tượng để chạy thử form và lưu form vừa
thiết kế lại với tên Xem&nhapdiem.
Hình 3.6: Kết quả hiển thị Sub-form Xem&nhapdiem
4 Thiết kế báo cáo (Report)
Nút lệnh tạo mới.
Form điểm được ghép vào form thông tin SV
Trang 20Page | 22
4.1.Cơ sở ly luận
- Báo cáo (Report) là một công cụ hữu hiệu dùng để thiết kế các mẫu báo cáo trong Access Các báo cáo được sử dụng để hiển thị dữ liệu của chúng ta một cách có hệ thống
- Báo cáo (Report) có thể thiết kế được những mẫu biểu in ấn đơn giản đến những mẫu biểu phức tạp phục vụ nhu cầu in ấn đa dạng của người dùng
4.2.Các bước thiết kế Báo cáo
- Thiết kế truy vấn cho report (Sử dụng truy vấn xem điểm trung bình)
- Thiết kế report bằng cách sử dụng Report wizard
- Chọn các trường cở sở dữ liệu trong truy vấn muốn hiển thị
Trang 21Page | 23
Hình 4.1: Lựa chọn các trường dữ liệu để hiển thị trên Report
- Chọn trường dữ liệu masinhvien để nhóm dữ liệu trong report.
- Chọn cách thức trình bày report như tương tự như ở phần thiết kế giao diện cho form
- Nếu muốn thay đổi một số thuộc tính trong report thì mở report ở chế độ Design view để thay đổi
Trang 22Page | 24
Hình 4.2: Cửa sổ thiết kế Report ở chế độ Design View
- Thực thi report, ta có kết quả hiển thị như sau:
Hình 4.2: Kết quả hiển thị báo cáo (Report)
Tiêu đề trang báo cáo
Tiêu đề trang
cuối của báo cáo
Phần hiển thị
dữ liệu của các trường.
Phần hiển thị tên các cột (trường)
Page Footer
thường ghi số trang cho Report
Trang 23Pages cho phép hiển thị soạn và soạn thảo dữ liệu cơ bản Chúng ta
có thể xem thông tin tóm tắt hoặc thâm nhập sâu vào dữ liệu để thấy được bản ghi chi tiết có liên quan với thông tin tóm tắt
5.2.Các bước thiết kế Pages
- Tạo truy vấn cho trang truy vấn dữ liệu (Ở đây ta lấy lại truy vấn DTBAV1 đã tạo ở phần trên)
- Tạo trang truy vấn dữ liệu ở chế độ wizard, chọn truy vấn và các trường dữ liệu muốn hiển thị để thiết kế trang truy cập dữ liệu
Trang 24Page | 26
Hình 5.1: Lựa chọn trường dữ liệu cho trang truy cập dữ liệu
- Chọn trường dữ liệu để nhóm thông tin trên trang truy cập dữ liệu
(ở đây ta chọn trường Masinhvien)
Hình 5.2: Chọn trường dữ liệu hiển thị trên trang truy cập dữ
liệu
Trang 26Các Macro có thể được sử dụng cho những tác vụ được lặp đi lặp lại
để tiêt kiệm thời gian Các Macro có thể thực hiện các tác vụ như:
- Chạy cùng lúc các truy vấn và các báo cáo
- Mở cùng lúc nhiều Form và nhiều báo cáo
- Kiểm tra tính chính xác dữ liệu trên các Form
- Di chuyển dữ liệu giữa các bảng
- Thể hiện các hành động khi ta kích vào nút lệnh
6.2.Các bước thiết kế Macros
- Thiết kế macro với cùng một hành động là “OpenForm” và
“Open Query”
- Trong trường dữ liệu Form Name, ta chọn tên form muốn mở Ở
đây, ta chọn form Nhap&xemdiem1.
Trang 27Page | 29
Hình 6.1: Tạo hành động cho Macro
- Lưu macro vừa tạo
Thực thi macro vừa tạo, ta thấy form Nhap&xemdiem1 được hiện
lên khi kích hoạt macro này
Trang 29Page | 31
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Microsoft Access 2000 Bible Quick Start; Cary N.Prague, Michael R Iruin;
Pulished by Hungry Minds, Inc, 2002
2 Microsoft Access 2000 with VBA – Advanced; Al Napier, Phil Judd, H
Albert Napier, Philip J Judd; Pulished by Kris Oxford, 2000
3 Mastering Microsoft Office 2000 Professional Edition; Gini Courter and
Annette Marquis; Pulished by Oxford Express, 1999
4 Tài liệu từ Mạng Giáo dục Việt Nam
http://www.edu.net.vn/Default.aspx?tabindex=1&tabid=6&mid=18
5 Thông tin sản phẩm và các tài liệu học tập liên quan tại Website của Công ty
Microsoft http://office.microsoft.com/en-ca/FX010857911033.aspx
