Giáo trình tin học A (P2)

MICROSOFT OFFICE WORD 2003 BÀI 1 : CĂN BẢN VỀ MICROSOFT OFFICE WORD 2003 I. I. GIỚI THIỆU : GIỚI THIỆU : Microsoft Word 2003 là chương trình ứng dụng xử lý văn bản trong môi trường Windows. Hiện có rất nhiều người ưa chuộng và được giới chuyên môn đánh giá là mạnh trong nhóm các phần mềm ứng dụng xử lý văn bản. Nó có nhiều công cụ để soạn thảo văn bản từ đơn giản đến phức tạp. Trong Microsoft Word 2003 đã được bổ sung rất nhiều tính năng đủ để soạn thảo những tài liệu phức tạp và hình thức trình bày đẹp, đáp ứng được yêu cầu của người dùng trên thực tế. II. II. KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH & CỬA SỔ LÀM VIỆC ; KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH & CỬA SỔ LÀM VIỆC ; 1. Khởi động chương trình :  Click / Double click biểu tượng của WORD (trên Shortcut Bar của Office hay bất cứ đâu nhìn thấy được)  hoặc từ Start Menu - ALL PROGRAMS – MICROSOFT OFFICE – MICROSOFT WORD  hoặc click / Double click vào tài liệu tạo từ WORD.  hoặc từ Start Menu - RUN - gõ WINWORD.EXE - OK  (Tập tin winword.exe là tập khởi động MS-WORD) Giáo trình Microsoft Word 2003 1 2. Các thành phần cửa sổ Word : a. Task pane  Được đặt bên phải cửa sổ và dùng làm việc với Word (Bảng công việc).  Tắt Taskpane : Click nút Close trên Taskpane  Xác lập hiển thị • Mặc định Taskpane hiển thị khi mở Word. Có thể xác lập lại [Menubar] Tools - Options - Phiếu View - Tại mục Show : Chọn / bỏ chọn mục Startup Pane • Mở TaskPane khi đang làm việc với Word [Menubar] View - Task Pane (phím tắt : Ctrl+F1)  Chọn công việc • Click nút Dropdown của Task Paskpane • Chọn công việc trong danh sách các mục làm việc • Chọn tiếp mục chi tiết công việc muốn thực hiện  Thay đổi vị trí hiển thị của Task Pane • Trỏ và rê thanh chọn của Taskpane (vạch ở đỉnh trái của Taskpane) • Nếu đặt trong vùng tài liệu : hiển thị như hộp thoại • Nếu đặt trên vùng Toolbars : Hiển thị như một Toolbar • Nếu đặt ở cạnh phải trái / cửa sổ : Neo ở cạnh cửa sổ b. Title Bar  Là thanh Tiêu đề của cửa sổ. Hiển thị tên tập tin tài liệu và tên ứng dụng  Thao tác trên Title Bar • Double Click : Chuyển đổi giữa chế độ Maximize và Restore • Click phải : Hiển thị hộp thoại Control Menu Box • Rê (khi cửa sổ không ở trong chế độ Maximize) : Di chuyển cửa sổ c. Menubar Thanh Menu ngang  Mặc định, khi mở một mục trên Menu bar, Word hiển thị các mục lệnh thường dùng sau cùng (recently used) nên gọi là Menu 2 cấp.  Nếu click vào dấu mũi tên đôi hướng xuống hay sau một khoảng vài giây thì các phần còn lại của Menu được hiển thị tiếp  Tắt / mở chế độ hiển thị 2 cấp • Mở hộp thoại Customize Giáo trình Microsoft Word 2003 2  Vào menu View  Toolbars  Customize  Hay click phải vùng trống trên Menubar và chọn Customize • Chọn phiếu Options, tại mục Always show full menus :  Chọn : Tắt chế độ menu 2 cấp  Bỏ chọn : Bật chế độ menu 2 cấp d. Toolbars Là Thanh dụng cụ chứa các biểu tượng các lệnh thường dùng giúp thao tác nhanh bằng cách click Mouse vào biểu tượng tương ứng  Mặc định, hai thanh dụng cụ chuẩn (Standard) và định dạng (Formatting) được đặt chung trên một dòng. Click vào dấu mũi tên đôi của mỗi thanh để mở tiếp phần còn lại.  Các biểu tượng che khuất khi được chọn (recently) sẽ được hiển thị tiếp trên thanh dụng cụ tương ứng.  Muốn chuyển thành hai thanh dụng cụ riêng biệt như các phiên bản trước : • Mở hộp thoại Customize : Vào menu View  Toolbars  Custonmize  Phiếu Options • Chọn mục Show Standard and Formatting Toolbars on two rows hoặc dùng Mouse trỏ vào đầu một thanh và kéo ra khỏi dòng. • Hoặc dùng chuột click vào đầu thanh công cụ và kéo xuống. e. Ruler  Tắt mở thước ngang dọc : Vào menu VIEW  RULER  Xác lập đơn vị tính trên vạch phân chia • Vào menu Tools  Options  phiếu General - xác lập đơn vị tính trong khung Measurement Units (Inches, Centimeters, v.v) • Trong chế độ NORMAL, không có thước dọc. • Trong chế độ PRINT LAYOUT, hai thước đều được hiển thị. Tắt mở thước dọc  Vào menu TOOLS  OPTIONS  Phiếu VIEW  Tại phần Print and Web Layout Options : Chọn / bỏ chọn mục VERTICAL RULER (Print Preview only). Giáo trình Microsoft Word 2003 3 f. Scroll bar  Thanh trượt. Gồm thanh ngang và thanh dọc, dùng làm trôi màn hình để xem vùng văn bản bị che khuất.  Mở / tắt thanh trượt : Menu Tools - Options - phiếu View - trong phần Show : Chọn /bỏ chọn mục Horizontal Scroll bar / Vertical Scroll bar. g. Status bar Thanh trạng thái. Hiển thị các trạng thái khi làm việc với văn bản (Tọa độ điểm chèn, trang , trạng thái Insert hay Overwwrite, v.v.). h. Document Area (Vùng văn bản) Vùng nhập văn bản và các đối tượng khác cho tài liệu (Đây là vùng làm việc chính của Word) III. III. MỘT SỐ KHÁI NIỆM : MỘT SỐ KHÁI NIỆM : 1. Giới thiệu một số thuật ngữ  Từ : (Word) gồm một số ký tự liền nhau và kết thúc bằng khoảng trắng (nhấn phím Space)  Câu : (Sentence) gồm một số từ liền nhau và kết thúc bằng dấu chấm câu.  Đoạn : (Paragraph) gồm một hay nhiều câu kết thúc bằng cách nhấn phím ENTER. Nếu click nút SHOW/HIDE trên thanh dụng cụ để hiển thị các ký tự không in được thì sẽ thấy xuất hiện ký tự ở cuối đoạn, đó là ký tự đánh dấu đoạn (Paragraph Mark)  Dòng : (Line) gồm nhiều từ liền nhau trên một dòng.  Trang : (Page) Phần tương ứng với một mặt tờ giấy in (đã được chỉ định trong Page Setup) trên đó chứa nội dung văn bảng và các đối tượng khác.  Phần : (Section) là phần văn bản trên đó có thể thiết lập các định dạng khác nhau về trang in, đầu trang / chân trang in, …v.v. Nếu cho hiển thị các ký tự không in được thì sẽ dấu ngắt phần được hiển thị. Giáo trình Microsoft Word 2003 4  Đối tượng : (Object) là hình ảnh, âm thanh hoặc một dạng thông tin khác được đưa vào văn bản bởi một ứng dụng Windows.  Khối văn bản : (Block / Selection) là phần văn bản được đánh dấu chọn. 2. Con trỏ và ký hiệu cuối tập tin a. Con trỏ trên màn hình Trên màn hình soạn thảo thường có 2 con trỏ  Con trỏ mouse hình chữ I : Dùng định vị nhanh một vị trí trên màn hình.  Con trỏ đứng nhấp nháy : Dùng để xác định vị trí thao tác với văn bản (còn gọi là điểm chèn hay điểm nháy). b. Ký hiệu cuối tập tin  Trong chế độ NORMAL, sẽ thấy dấu kết thúc tài liệu : đó là ký hiệu cuối tập tin (dấu gạch nằm ngang).  Trong chế độ này, con trỏ không thể di chuyển xuống khỏi ký hiệu cuối tập tin.  Nếu màn hình văn bản đang hiển thị ở chế độ PRINT LAYOUT thì sẽ không thấy được ký hiệu cuối tập tin.  Trong chế độ PRINT LAYOUT, có thể di chuyển dấu cuối tập tin ở vị trí cuối mới tập tin bằng thao tác DbClick. Đây là chức năng Click and Type của Word. Xác lập • Vào menu TOOLS  OPTIONS  phiếu EDIT • Đánh dấu chọn mục ENABLE CLICK AND TYPE • Chọn Style sẽ áp dụng khi dùng chức năng này (Default Paragraph Style – Kiểu đoạn mặc định). Giáo trình Microsoft Word 2003 5 3. Quy ước nhập văn bản a. Thao tác căn bản : Đặt điểm chèn tại vị trí muốn nhập và gõ văn bản từ bàn phím.  Một tài liệu gồm từ một đến nhiều Đoạn (Paragraph).  Trong một đoạn, khi nhập văn bản đến lề phải của đoạn, văn bản sẽ tự động cuộn xuống dòng.  Không dùng phím Enter để xuống dòng trong một đoạn văn bản (Paragraph).  Phím ENTER được dùng để kết thúc đoạn hiện tại và tạo đoạn mới. Nói khác, mỗi lần nhấn phím ENTER là tạo đoạn mới.  Ký tự trắng • Phím cách (phím Space) tạo ký tự trắng (còn gọi là dấu cách). • Trong Windows, dạng chữ được dùng là loại Proportional tức có bề rộng ký tự không cố định, do vậy : • Không dùng dấu cách (phím Space) để chỉnh dòng, chỉnh đoạn. • Không nên đặt hai hay nhiều hơn hai dấu cách liền nhau. b. Xóa văn bản • Phím Delete : Xóa ký tự bên phải điểm nháy. • Phím BackSpace : Xóa ký tự bên trái điểm nháy. • Đánh dấu khối và nhấn phím Delete : Xóa khối. c. Các xử lý đặc biệt với phím ENTER • SHIFT+ENTER : Xuống dòng nhưng không tạo đoạn mới. • CTRL+ENTER : Xuống dòng và sang trang mới. d. Dấu ngắt câu, kết thúc câu – Khoảng cách TAB • Dấu phẩy, Chấm phẩy, Chấm : Viết ngay sau từ trước (không ký tự trắng) và cách từ sau một ký tự trắng. • Di chuyển một khoảng cách Tab : Nhấn phím TAB / BACKSPACE → dùng để tạo những khoảng cách đồng nhất trong văn bản. e. Các phím di chuyển điểm chèn thường dùng như sau Di chuyển điểm chèn để chọn vị trí thao tác với văn bản. Phím Tác dụng Giáo trình Microsoft Word 2003 6 ← → và ↑↓ Di chuyển qua trái / phải một ký tự và lên xuống một dòng. Ctrl+← hay Ctrl+→ Sang trái phải một từ. Home / End Về đầu / cuối dòng. PageUp / PageDown Lên / xuống một màn hình. Ctrl+Home hay Ctrl+End Về đầu tập tin hay về cuối tập tin. f. Chế độ ghi chèn (INSERT) và ghi đè (OVERWRITE)  Có hai chế độ ghi khi nhập văn bản • INSERT (chèn) : Ký tự nhập vào sẽ chèn vào vị trí con trỏ và đẩy các ký tự tại vị trí và bên phải sang phải. • OVERTYPE (viết đè) : Ký tự nhập vào sẽ được ghi đè lên ký tự tại vị trí con trỏ (ký tự cũ bị xóa).  Tắt mở chế độ ghi đè • DbClick mouse vào ô OVR trên Status bar (hoặc nhấn phím INSERT) để chuyển đổi chế độ ghi • hay vào menu TOOLS  OPTIONS  phiếu EDIT : chọn / bỏ chọn mục OVERTYPE MODE trong phần Edit Options. IV. IV. QUI TRÌNH GÕ TIẾNG VIỆT : QUI TRÌNH GÕ TIẾNG VIỆT : 1. Qui tắc chung : a. Kiểu gõ : Kiểu gõ là cách chúng ta nhập kí tự từ bàn phím để xuất hiện chữ tiếng Việt, có 2 kiểu gõ thông dụng :  Kiểu gõ VNI : 1 2 3 4 5 Sắc Huyền Hỏi Ngã Nặng a + 6  â o + 6  ô e + 6  ê o + 7  ơ u + 7  ư a + 8  ă d + 9  đ  Kiểu gõ Telex : S F R X J Sắc Huyền Hỏi Ngã Nặng a + a  â o + o  ô e + e  ê a + w  ă o + w  ơ w  ư u + w  ư Giáo trình Microsoft Word 2003 7 d + d  đ b. Bảng mã : Trong môi trường Windows hiện nay có rất nhiều bộ font chữ nhằm trợ giúp đưa tiếng Việt vào trong các chương trình ứng dụng như : Bộ font VNI, ABC, VIETWARE, UNICODE… Để sử dụng được bộ font chữ nào thì khi gõ chúng ta phải chọn bảng mã tương ứng. Một số bảng mã và font thường sử dụng: Bộ font Bảng mã Dấu hiệu nhận dạng font VNI VNI for Windows VNI-xxxxxxxx ABC TCVN 3 .Vnxxxxxxxxx VIETWARE-F Vietware-F SVN-xxxxxxxx VIETWARE-X Vietware-X VNxxxxxxxxxx UNICODE Unicode 1/ Unicode dựng sẵn Arial, Times New Roman, Tahoma … Hiện nay thường được sử dụng đó là bộ font Unicode. 2. Một vài phần mềm gõ tiếng thông dụng : a. Phần mềm Vietkey :  Phiếu Kiểu gõ: Trong mục tiếng Việt cho chúng ta chọn kiểu gõ tiếng Việt. • Để gõ theo kiểu Telex : Click chọn Telex. • Để gõ theo kiểu VNI : Click chọn VNI. • Để gõ theo kiểu khác : chọn một trong các kiểu gõ trong danh sách bên cạnh.  Phiếu Bảng mã : Chọn bảng mã để sử dụng cho các bộ font tương ứng : • TCVN3 – ABC : Dùng với bộ font ABC. • VNI Win : Dùng với bộ font VNI. Giáo trình Microsoft Word 2003 8 • Unicode dựng sẵn : Dùng với bộ font Unicode. • Để sử dụng các bảng mã khác chọn trong danh sách bên cạnh. b. Phần mềm Unikey :  Bảng mã : Chọn bảng mã cần sử dụng.  Kiểu gõ phím : chọn kiểu gõ phím (VNI, Telex …)  Phím chuyển : Chọn kiểu phím chuyển giữa gõ tiếng Anh và tiếng Việt.  Các mục chọn : để bật/tắt các mục lựa chọn.  Nút Đóng : Đóng chương trình thành một biểu tượng nằm trên khay hệ thống.  Nút Kết thúc : Thoát khỏi chương trình Unikey.  Nút thu nhỏ/mở rộng : ẩn/hiện phần lựa chọn. V. V. CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN : CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN : Khi đã đưa văn bản vào tài liệu của Word thì buộc chúng ta phải định dạng trang trí chúng sao cho theo ý mình và đủ tiêu chuẩn sử dụng cho thực tế. Để định dạng cho đoạn văn bản nào trước tiên chúng ta phải chọn đoạn văn bản cần định dạng sau đó mới thực hiện định dạng. Giáo trình Microsoft Word 2003 9 1. Nguyên tắc chọn văn bản (đánh dấu chọn): a. Cách 1 : (dùng chuột) Bấm và giữ nút trái chuột tại vị trí đầu hoặc cuối đoạn văn bản. Rê chuột về phía tùy ý sao cho phủ đen hết đoạn văn bản cần tác động. b. Cách 2 : (Dùng bàn phím)  Định con trỏ văn bản tại đầu đoạn.  Nhấn và giữ phím SHIFT đồng thời nhấn các phím di chuyển con trỏ văn bản như : các phím mũi tên, Home, End, Pgup, PgDown… tùy ý sao cho phủ đen hết đối tượng. Muốn chọn nhanh thì có thể sử dụng cách sau :  Chọn nhanh 1 từ : Nhấp đôi trỏ chuột tại từ đó.  Chọn nhanh 1 đoạn văn bản : Click 3 lần liên tiếp tại đoạn đó. 2. Thay đổi định dạng cho văn bản : a. Thay đổi font chữ và cỡ chữ :  Chọn đoạn văn bản cần tác động.  Click vào công cụ hoặc nhấn Ctrl + Shift + F và chọn lại font khác tùy ý.  Chọn cỡ tùy ý ở hộp Size bên cạnh Để chỉnh nhanh :  Nhấn Ctrl + ] hoặc Ctrl + Shift + > để tăng font size.  Nhấn Ctrl + [ hoặc Ctrl + Shift + < để giảm font size. b. Thay đổi cách thể hiện cho văn bản :  Chọn văn bản cần tác động.  Click vào các công cụ sau: • Chữ đậm (Ctrl + B) • Chữ nghiêng (Ctrl + I) • Chữ có gạch chân (Ctrl + U) c. Canh (gióng) vị trí văn bản :  Chọn đoạn văn bản cần tác động.  Click vào các công cụ sau : • Canh trái (Ctrl + L) • Canh giữa (Ctrl + E) Giáo trình Microsoft Word 2003 10 [...]... :  Left : Tab trái  Center : Tab gi a  Right : Tab phải  Decimal : Tab thập phân  Bar : Tab thanh • Chọn nút Set để cài Tab v a khai báo vào danh sách Sau đó tiếp tục khai báo các Tab tiếp theo • Chọn nút OK để kết thúc việc khai báo Lưu ý : Nếu khai báo Tab thành công thì tại vị trí khai báo phải có kí hiệu c a loại Tab được chọn  Cách 2 : (dùng chuột) • Xác định số lượng và kiểu Tab định dùng... sổ đứng Tab phải có kí hiệu 2 Dùng Tab để khai báo mốc dừng : a Qui trình khai báo Tab :  Cách 1 : • Xác định số lượng và kiểu Tab cần dùng cho mẫu Cách xác định : Số lượng Tab = số khối văn bản cần gióng theo dòng • Vào menu Format, chọn Tabs … (xuất hiện hộp thoại Tabs) Giáo trình Microsoft Word 2003 20 • Tab Stop Position : gõ vị trí dừng c a Tab trên thước ngang • Alignment : chọn loại Tab mà mình... hiệu  Tab gi a (Center Tab) : Văn bản gõ vào sẽ tự gióng đều hai bên so với điểm chọn và từ đó văn bản sẽ tuôn sang hai bên Tab gi a có kí hiệu  Tab thập phân (Decimal Tab) : Văn bản gõ vào sẽ đổ sang trái cho đến khi dấu chấm thập phân được gõ Phần còn lại c a nội dung (nếu có) sẽ dồn sang bên phải so với điểm khai báo Tab thập phân có kí hiệu  Tab thanh (Bar Tab) : Tại vị trí khai báo luôn xuất... thực hiện thao tác ghi lưu thì văn bản nhập hay hiệu chỉnh mới ghi lên đ a a Lưu lần đầu :  Mở hộp thoại Save as, chọn một trong các cách sau : • Vào menu FILE, chọn SAVE / SAVE AS • Nhấn tổ hợp phím CTRL+S hay phím F12 • Click biểu tượng SAVE trên thanh dụng cụ để mở hộp thoại Save As  Khung Save In : Chỉ định ổ đ a và thư mục ghi lưu, nếu thư mục ghi lưu ch a có • Click biểu tượng Create New Folder... Tab này n a thì nên x a các Tabs trước khi khai báo định dạng khác tránh trường hợp văn bản bên dưới bị gióng đến những vị trí ngoài ý muốn Thao tác :  Định con trỏ tại vị trí cần x a Tab  Chọn một trong các lệnh sau : • Nhấn Ctrl + Q • Vào menu Format, chọn Tabs… , chọn Clear All, bấm OK • Nhấn và giữ chuột trái tại kí hiệu Tab cần x a rồi kéo ra khỏi thước Giáo trình Microsoft Word 2003 22 3 Khai... đến vị trí Tab đầu tiên • Gõ văn bản Sau đó lại nhấn phím Tab để di chuyển con trỏ sang Tab tiếp theo… • Nếu muốn sang dòng khác thì nhấn Enter như đã biết…  Trường hợp đã có nội dung sau đó mới khai báo Tabs thì phải tuân theo trình tự sau : • Đánh dấu chọn các dòng bị tác động bởi Tab • Thực hiện khai báo c S a vị trí mốc dừng hoặc kiểu Tab :  Cách 1 : • Chọn các dòng có Tab cần chỉnh s a vị trí •... : Để chuyển đổi nhanh qua lại gi a các mẫu lowercase, UPPERCASE, Title Case chúng ta có thể làm như sau :  Bôi đen các đoạn cần tác động  Nhấn Shift + F3 3 Các chức năng chỉnh s a nhanh thông dụng : a Lệnh khôi phục : Áp dụng khi bạn vô tình thao tác hơi quá tay làm hư hại nội dung tài liệu Khi đó thay vì chỉnh s a hay làm lại từ đầu thì cách tốt nhất là khôi phục cái cũ đã mất Thao tác : chọn một... hình ch a thấy thì chọn một trong các cách sau :  Vào menu View, chọn Toolbars, Click vào Tables and Borders  Vào menu Table, chọn Table Draw  Bấm vào nút Tables and Borders trên thanh công cụ Các công cụ tác động theo khối được chọn  Chọn khối tác động  Click vào các công cụ sau: • Draw table : Vẽ bảng • Eraser : X a nét vẽ • Line style : Kiểu nét vẽ Giáo trình Microsoft Word 2003 35 • Line weight... hộp thoại khai báo Tab)  Tab Stop Position : Gõ vị trí khai báo Tab trên thước ngang  Alignment : click vào loại Tab cần sử dụng (left, right, center…)  Leader : Chọn kí tự dẫn, bao gồm : • None : không có kí tự dẫn cho Tab khai báo (mặc định) • Các tùy chọn còn lại tùy theo mẫu trên thực tế sẽ chọn  Chọn nút Set  Chọn nút OK khi đã khai báo hết Tab b Sử dụng Tab :  Gõ nội dung c a dòng thuộc... chúng ta chọn nhanh  Character code: Mã ASCII c a ký tự đang chọn  Shortcut key : Định ngh a phím tắt cho việc chèn ký hiệu hiện tại Tạo Shortcut • Chọn ký hiệu click nút Shortcut key : Hộp thoại Customize Keyboard hiển thị Nhấn tổ hợp phím trong khung PRESS NEW SHORT CUT KEY (dùng phím CTRL hay ALT với một phím ký tự Nếu nhập sai : nhấn Backspace và nhập lại) • Làm xong → click ASSIGN Phím tắt v a tạo . Vào menu Format.  Chọn Paragraph. Ý ngh a :  Mục General : • Alignment : Canh đoạn văn bản, bao gồm :  Left : canh trái đoạn văn bản.  Center : canh gi a đoạn văn bản. Giáo trình Microsoft. mục Startup Pane • Mở TaskPane khi đang làm việc với Word [Menubar] View - Task Pane (phím tắt : Ctrl+F1)  Chọn công việc • Click nút Dropdown c a Task Paskpane • Chọn công việc trong danh sách. hiện  Thay đổi vị trí hiển thị c a Task Pane • Trỏ và rê thanh chọn c a Taskpane (vạch ở đỉnh trái c a Taskpane) • Nếu đặt trong vùng tài liệu : hiển thị như hộp thoại • Nếu đặt trên vùng Toolbars