1. Khái niệm
Trong một tài liệu, thường có những đoạn mang những định dạng giống nhau. Để không phải lặp đi lặp lại các định dạng giống nhau như vậy, nên thiết lập những Style để áp dụng cho các đoạn.
Style là bộ định dạng tạo sẵn, được đặt tên, có thể dùng để định dạng cho bất kỳ một đoạn văn bản nào.
Sử dụng Style để định dạng nhanh các đoạn, thống nhất định dạng các đoạn cùng loại, dễ dàng thay đổi định dạng của văn bản.
Mỗi style được đại diện bởi một tên do vậy phải đặt tên cho style khi tạo style mới. Tên style :
• Dài tối đa không quá 24 ký tự.
• Không phân biệt chữ hoa hay chữ thường, không có ký tự xổ ngược (\) hay khoảng trắng (space).
WORD tạo sẵn những Style chuẩn như Normal, Heading1, Heading2,...v.v. trong đó quan trọng nhất là NORMAL được áp dụng cho các đoạn trong của các Tài liệu mới. Đây cũng là nền tảng để tạo các style mới sau này.
Trên Formatting toolbar, combo box đầu tiên là Style combo box dùng để chọn style cho các đoạn trong Tài liệu.
Mỗi Tài liệu khi được mở luôn mở kèm theo các style đã đưọc định nghĩa và click vào Style combo box để xem danh sách các style này. 2. Tạo style mới
a. Tạo style từ một đoạn đã định dạng
Giả sử có một đoạn đã được định dạng rồi và muốn tạo style dựa trên các định dạng của đoạn này :
Chọn đoạn văn bản có định dạng cần thiết.
Click vào phần chữ của style combo box và nhập tên mới vào khung này rồi nhấn phím ENTER để kết thúc
Áp dụng style mới tạo.
Click mở style combo box và chọn tên style (nếu một đoạn được chọn : áp dụng cho đoạn đó – nếu không có đoạn nào được chọn : áp dụng cho
b. Tạo style bằng menu
Tạo style bằng phương pháp này được gọi là định nghĩa một style. Khởi động hộp thoại New style
Vào menu FORMAT – STYLES AND FORMATTING, hiển thị Task Pane với chủ đề là Styles and Formatting. Tại Mục Formatting of selected Text, Click nút New Style để hiển thị họp thoại tạo style
Tạo một style mới
• Name : Đặt tên cho Style trong khung Name. • Style Type :
Chọn kiểu cho style gồm Paragraph (định dạng cho cả đoạn) hay Character (định dạng ký tự)
• Style Based on :
Chỉ định style mới dựa trên nền tảng style có sẵn nào. Những format nào không được định nghĩa lại thì xem như sử dụng theo style cũ này.
• Style for following paragraph :
Chỉ định style được áp dụng cho đoạn đi theo sau đoạn có style đang định nghĩa.
Thông thường khi nhấn ENTER để qua đoạn mới thì đoạn mới vẫn tiếp tục dùng style giống như đoạn trước. Nếu muốn đoạn sau dùng style khác khi nhấn ENTER thì chọn lại mục này.
• Formatting :
Khai báo các định dạng cho Style • Khung Preview :
Hiển thị các format của style đang định nghĩa • Phần Description :
Mô tả các định nghĩa trong style. • Nút Format :
Khai báo định dạng chi tiết và thiết lập shortcut key cho style Khai báo Shorcut key
Nhấn tổ hợp phím muốn gán như Alt+ <ký tự>, Ctrl + <ký tự> rồi click nút Assign.
Cần chọn tổ hợp phím thích hợp để không trùng shortcut key khác. • Add to Template :
Đánh dấu nếu muốn style mới này được lưu vào template đang sử dụng. Khi chọn mục này có nghĩa là đã sửa chữa gián tiếp Template đang sử dụng. Và sau này, một Tài liệu nào dùng template này cũng sẽ mặc định có những style mới vừa được định nghĩa.
• Automatically Update : Đánh dấu chọn nếu muốn style sử dụng được tự động cập nhật trong quá trình định dạng (các đoạn khác có cùng style này cũng được hiệu chỉnh theo)
3. Hiệu chỉnh một style đã định nghĩa
Mở Task Pane với chủ đề là Styles and Formatting như nêu trên
Tại Mục Formatting of selected Text, đang hiển thị style hiện hành, click nút Dropdown và chọn Modify để mở khung thoại hiệu chỉnh.
Khung thoại này cũng tương tự như khung thoại New Style. Thực hiện các hiệu chỉnh cần thiết.
Đánh dấu chọn mục Add to Template nếu muốn lưu các hiệu chỉnh vào template đang sử dụng.
4. Xem định dạng
Muốn xem các khai báo định dạng của một đoạn hay chuỗi ký tự
Đứng tại đoạn hay chọn chuỗi ký tự cần xem các khai báo định dạng Vào menu Format, chọn REVEAL FORMATTING (nhấn Shift+F1) 5. Xóa một style đã định nghĩa
Mở Task Pane với chủ đề là Styles and Formatting như nêu trên
Tại Mục Pick Formatting to Apply, tên style hiện hành đang chiếu sang, click nút Dropdown và chọn Delete để xóa style
Khi xóa một style, các ký tự hay đoạn có sử dụng style này sẽ trở về định dạng theo quy định trong mục Based on của Style đó.
6. Áp dụng một style vào văn bản
Select các đoạn (nếu style kiểu là paragraph) hay character (nếu style kiểu character) cần áp dụng Style mới.
Thao tác : Nhấn phím tắt đã gán cho style đó hoặc chọn tên style cần dùng trong combo box style.
II.