Khi đã hoàn tất nội dung chính bảng tì công việc tiếp theo bạn phải trang trí thêm và thiết kế trang in sao cho phù hợp loại đã định. Thông thường phụ thuộc vào máy in, loại giấy chọn được in…
1. Xác lập trang in :
Xác lập trang là thiết lập lề trang và các thiết lập khác liên quan đến trang in.
Để xác lập trang : vào menu FILE, chọn PAGE SETUP - xác lập trong các phiếu liên quan.
a. Phiếu MARGINS
Dùng thiết lập lề trang in.
Top : số đo lề trên.
Bottom : số đo lề dưới.
Left : số đo lề trái.
Right : số đo lề phải.
Gutter : số đo để làm gáy tài liệu.
Gutter Position : chọn vị trí để làm gáy tài liệu (gutter). • Left : gáy tài liệu ở bên
trái.
• Top : gáy tài liệu ở trên. Orientation : chọn
hướng giấy :
• Portrait : giấy đứng. • Landscape : giấy ngang. Multiple pages :
• Normal : in 1 mặt giấy. • Mirror margins : trang
chẳn lẻ sẽ có định dạng đối xứng nhau, lúc này Left trở thành Inside và Right trở thành Outside. Apply to
• This section : áp dụng cho
phần đang chọn
• This section forward : áp
dụng cho phần đang chọn trở về sau • Whole document : áp
dụng cho toàn bộ tài liệu.
Paper Size
• Chọn khổ giấy trong danh sách.
• Nếu khổ giấy muốn chọn không có trong danh sách thì chọn CUSTOM SIZE và nhập kích thước giấy trong khung Width (bề rộng) và Height (bề cao).
• Có một vài máy in không chấp nhận loại xác lập CUSTOM. Apply to
Chỉ định phạm vi áp dụng. Phiếu Paper Source
Chọn cách đẩy giấy (Thường không nên thay đổi các thiết lập mặc định).
• First Page : chọn cách đẩy giấy cho trang đầu tiên của mỗi section.
• Other Pages : chọn cách đẩy giấy cho các trang còn lại của mỗi section.
c. Phiếu Layout
Trình bày trang in Section
Chọn cách bắt đầu section Headers and Footers
Chọn cách bố trí Header và Footer
• Different odd and even: Trang chẵn lẻ khác nhau • Different first page :
Trang đầu khác với các trang còn lại (trong section).
• From Edge
Khoảng cách Header / Footer Vertical alignment :
Cách bố trí văn bản theo chiều dọc
• Top : Nội dung in đượüc bắt đầu từ đầu trang in.
• Center : Các đoạn được in sao cho toàn bộ nội dung trên trang nằm giữa từ top đến bottom.
Line Number : Xác lập đánh số dòng.
Borders :
Kẻ khung trang, đoạn hay ký tự
d. Ghi chú
Mục APPLY TO của Page Setup : Quy định phạm vi áp dụng.
• Selected Text : chỉ áp dụng cho vùng được chọn.
• This section : từ Section này trở đi.
• This Point Forward : từ điểm chèn của trang hiện hành trở đi.
• Whole Document : các thiết lập áp dụng cho toàn văn bản.
Nút DEFAULT của Page Setup
Chỉ định các thiết lập được áp dụng cho tất cả tài liệu mới (các thiết lập được lưu vào tập NORMAL.DOT).
2. Chèn tiêu đề đầu trang và chân trang :
a. Khái quát
HEADER/FOOTER là phần văn bản,hình ảnh, ...v.v. được lặp lại ở đầu / cuối mỗi trang in .
b. Xác lập HEADER / FOOTER
Khởi động Header/Footer : Vào menu VIEW, chọn HEADER AND FOOTER.
Màn hình sẽ chuyển qua chế độ thiết lập header / footer.
Trong chế độ này, có thể nhập bất cứ nội dung, hình ảnh gì vào Header và Footer. Thiết lập xong, nhấn nút CLOSE để trở về tài liệu.
c. Thanh dụng cụ HEADER / FOOTER
Thanh dụng cụ Header and Footer giúp công việc thiết lập Header / Footer được dễ dàng và gồm các nút sau
Insert Autotext : chèn AutoText
Page Number : chèn số trang.
Number of Pages : chèn tổng số trang.
Format Page number : định dạng số trang.
Insert Date : chèn ngày hiện hành.
Insert Time : chèn giờ hiện hành.
Page Setup : định dạng trang (chỉ định Different Odd and Even
Page và Different First Page). Show/hide document : che/hiện nội dung tài liệu.
Previous : kế thừa header/footer của section trước.
Switch between Header and Footer : chuyển qua lại Header và Footer. Show previous : đi đến header/footer trước đó.
Show next : đi đến header/footer kế tiếp.
Close : Thoát thiết kế Header / Footer trở về tài liệu
chính. 3. Đánh số trang in :
Ngoài cách nhập số trang vào Header / Footer như nêu trên, có thể đánh số trang theo cách như sau
Vào menu INSERT, chọn PAGE NUMBERS và chọn các mục thích hợp trong hộp thoại Page Numbers.
Các mục trong hộp thoại gồm : • Position : Vị trí đánh số trang
Top of page : đầu trang. Bottom of page : cuối trang. • Alignment :
Inside : bên trong. Outside : bên ngoài. • Show number on first page
Nếu đánh dấu chọn, in số trang trên trang đầu của section
• Format : định dạng số trang (mở hộp thoại Page Number Format. Number format : chọn kiểu số 1,2,3 hay I,II,III hay a,b,c. Page Numbering :
Continue from previous section : Tiếp theo phần trước Start at : bắt đầu từ…