Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng cho công ty bánh kẹo AN PHA

Hồ Thị Hương ị Hương ươngng Th m, chúng em đã hoàn thành báo cáo th c t p t t nghi p v đ tài “ơng ự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ập tốt nghiệp về đề tài “ ốt ngh

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - -

ĐÀO VĂN DUY

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY

BÁNH KẸO AN PHA

KHOA: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Giảng viên hướng dẫn: TS Hồ Thị Hương Thơm

Hải Phòng tháng 9 năm 2014

KHOA CÔNG NGH THÔNG TIN ỆT NAM - -

ĐÀO VĂN DUY

BÁO CÁO TH C T P T T NGHI P ỰC TẬP TỐT NGHIỆP ẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ỐT NGHIỆP ỆT NAM

XÂY D NG PH N M M QU N LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY BÁNH ỰC TẬP TỐT NGHIỆP ẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY BÁNH ỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY BÁNH ẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

K O AN PHA ẸO AN PHA

KHOA: CÔNG NGH THÔNG TIN ỆT NAM

Gi ng viên h ảng viên hướng dẫn: TS Hồ Thị Hương Thơm ướng dẫn: TS Hồ Thị Hương Thơm ng d n: TS H Th H ẫn: TS Hồ Thị Hương Thơm ồ Thị Hương Thơm ị Hương Thơm ương Thơm ng Th m ơng Thơm

LỜI CẢM ƠN

Được sự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại họcc s phân công c a Khoa Công ngh thông tin Trự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ủa Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ệ thông tin Trường Đại học ường Đại họcng Đ i h cại học ọcHàng H i Vi t Nam, và s đ ng ý c a Cô giáo hệ thông tin Trường Đại học ự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ồng ý của Cô giáo hướng dẫn TS Hồ Thị Hương ủa Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ướng dẫn TS Hồ Thị Hươngng d n TS H Th Hẫn TS Hồ Thị Hương ồng ý của Cô giáo hướng dẫn TS Hồ Thị Hương ị Hương ươngng

Th m, chúng em đã hoàn thành báo cáo th c t p t t nghi p v đ tài “ơng ự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ập tốt nghiệp về đề tài “ ốt nghiệp về đề tài “ ệ thông tin Trường Đại học ề đề tài “ ề đề tài “ Xây

d ng ph n m m qu n lý bán hàng cho công ty bánh k o AN PHA ựng phần mềm quản lý bán hàng cho công ty bánh kẹo AN PHA ần mềm quản lý bán hàng cho công ty bánh kẹo AN PHA ềm quản lý bán hàng cho công ty bánh kẹo AN PHA ản lý bán hàng cho công ty bánh kẹo AN PHA ẹo AN PHA ”

Em xin chân thành c m n các th y cô giáo trong Khoa Công nghơng ầy cô giáo trong Khoa Công nghệ ệ thông tin Trường Đại họcthông tin, và đ c bi t là Cô giáo hặc biệt là Cô giáo hướng dẫn TS Hồ Thị Hương Thơm cùng ệ thông tin Trường Đại học ướng dẫn TS Hồ Thị Hươngng d n TS H Th Hẫn TS Hồ Thị Hương ồng ý của Cô giáo hướng dẫn TS Hồ Thị Hương ị Hương ươngng Th m cùngơngcác nhân viên trong công ty đã t n tình, chu đáo hập tốt nghiệp về đề tài “ ướng dẫn TS Hồ Thị Hươngng d n em th c hi nẫn TS Hồ Thị Hương ự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ệ thông tin Trường Đại họcbáo cáo th c t p t t nghi p này.ự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ập tốt nghiệp về đề tài “ ốt nghiệp về đề tài “ ệ thông tin Trường Đại học

M c dù em đã có nhi u c g ng đ th c hi n báo cáo m t cách hoànặc biệt là Cô giáo hướng dẫn TS Hồ Thị Hương Thơm cùng ề đề tài “ ốt nghiệp về đề tài “ ắng để thực hiện báo cáo một cách hoàn ể thực hiện báo cáo một cách hoàn ự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ệ thông tin Trường Đại học ột cách hoàn

ch nh nh t, song do bu i đ u m i làm quen v i công tác ti p c n, kh o sátổi đầu mới làm quen với công tác tiếp cận, khảo sát ầy cô giáo trong Khoa Công nghệ ớng dẫn TS Hồ Thị Hương ớng dẫn TS Hồ Thị Hương ếp cận, khảo sát ập tốt nghiệp về đề tài “

th c t v i nghi p v qu n lý cũng nh h n ch v m t ki n th c, kinhự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ếp cận, khảo sát ớng dẫn TS Hồ Thị Hương ệ thông tin Trường Đại học ụ quản lý cũng như hạn chế về mặt kiến thức, kinh ư ại học ếp cận, khảo sát ề đề tài “ ặc biệt là Cô giáo hướng dẫn TS Hồ Thị Hương Thơm cùng ếp cận, khảo sát ức, kinhnghi m l n m t th i gian, nên không th tránh kh i nh ng thi u sót nh tệ thông tin Trường Đại học ẫn TS Hồ Thị Hương ặc biệt là Cô giáo hướng dẫn TS Hồ Thị Hương Thơm cùng ờng Đại học ể thực hiện báo cáo một cách hoàn ỏi những thiếu sót nhất ững thiếu sót nhất ếp cận, khảo sát

đ nh mà b n thân em ch a th y đị Hương ư ược sự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại họcc Em r t mong được sự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại họcc s góp ý c a quýủa Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học

Th y, Cô giáo và các b n sinh viên trong khoa công ngh thông tin đ báoầy cô giáo trong Khoa Công nghệ ại học ệ thông tin Trường Đại học ể thực hiện báo cáo một cách hoàncáo th c t p t t nghi p c a em đự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ập tốt nghiệp về đề tài “ ốt nghiệp về đề tài “ ệ thông tin Trường Đại học ủa Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ược sự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại họcc hoàn ch nh h n.ơng

Em xin chân thành c m n!ơng

H i Phòng, tháng 09 năm 2014 Sinh viên th c hi nự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ệ thông tin Trường Đại học

Đào Văn Duy

M C L C ỤC VÀ ĐÀO TẠO ỤC VÀ ĐÀO TẠO

L I C M N ỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM ẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ƠN 3

DANH M C CÁC B NG ỤC VÀ ĐÀO TẠO ẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 6

DANH M C CÁC HÌNH ỤC VÀ ĐÀO TẠO 7

L I NÓI Đ U ỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM ẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY BÁNH 8

Ch ương Thơm ng 1: MÔ T BÀI TOÁN ẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 9

1.1: Khái quát v công tyề đề tài “ 9

1.1.1: Gi i thi u v công tyớng dẫn TS Hồ Thị Hương ệ thông tin Trường Đại học ề đề tài “ 9

1.2: C c u t ch c c a công tyơng ổi đầu mới làm quen với công tác tiếp cận, khảo sát ức, kinh ủa Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học 10

1.2.1: C c u t ch cơng ổi đầu mới làm quen với công tác tiếp cận, khảo sát ức, kinh 10

1.2.2 Mô t c c u t ch cơng ổi đầu mới làm quen với công tác tiếp cận, khảo sát ức, kinh 10

2.1: Gi i thi u nghi p v bài toánớng dẫn TS Hồ Thị Hương ệ thông tin Trường Đại học ệ thông tin Trường Đại học ụ quản lý cũng như hạn chế về mặt kiến thức, kinh 11

2.1.1: Th c tr ng c a công tyự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ại học ủa Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học 11

2.1.2: Mô t nghi p v b ng l iệ thông tin Trường Đại học ụ quản lý cũng như hạn chế về mặt kiến thức, kinh ằng lời ờng Đại học 12

3.1: Các tính năng c b n c a chơng ủa Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ươngng trình 14

4.1:Các bi u m u liên quanể thực hiện báo cáo một cách hoàn ẫn TS Hồ Thị Hương 15

Ch ương Thơm ng 2: PHÂN TÍCH THI T K H TH NG ẾT KẾ HỆ THỐNG ẾT KẾ HỆ THỐNG ỆT NAM ỐT NGHIỆP 24

2.1: Bi u đ ng c nhể thực hiện báo cáo một cách hoàn ồng ý của Cô giáo hướng dẫn TS Hồ Thị Hương ững thiếu sót nhất 24

2.2: Nhóm các ch c năng c a h th ngức, kinh ủa Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ệ thông tin Trường Đại học ốt nghiệp về đề tài “ 25

2.3: S đ phân rã ch c năngơng ồng ý của Cô giáo hướng dẫn TS Hồ Thị Hương ức, kinh 26

2.4: Mô t chi ti t các ch c năng láếp cận, khảo sát ức, kinh 27

2.5: Các h s s d ngồng ý của Cô giáo hướng dẫn TS Hồ Thị Hương ơng ử dụng ụ quản lý cũng như hạn chế về mặt kiến thức, kinh 29

2.6: Ma tr n th c th ch c năngập tốt nghiệp về đề tài “ ự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ể thực hiện báo cáo một cách hoàn ức, kinh 30

2.7: Bi u đ lu ng d li uể thực hiện báo cáo một cách hoàn ồng ý của Cô giáo hướng dẫn TS Hồ Thị Hương ồng ý của Cô giáo hướng dẫn TS Hồ Thị Hương ững thiếu sót nhất ệ thông tin Trường Đại học 32

2.7.1: M c 0ức, kinh 32

2.7.2: M c 1ức, kinh 33

2.8: Xây d ng mô hình th c th liên k tự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ể thực hiện báo cáo một cách hoàn ếp cận, khảo sát 37

2.8.2: Xác đ nh các th c th và các thu c tínhị Hương ự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ể thực hiện báo cáo một cách hoàn ột cách hoàn 37

2.8.3: Xác đ nh m i liên k t gi a các th c thị Hương ốt nghiệp về đề tài “ ếp cận, khảo sát ững thiếu sót nhất ự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ể thực hiện báo cáo một cách hoàn 41

2.8.4: S đ th c th liên k tơng ồng ý của Cô giáo hướng dẫn TS Hồ Thị Hương ự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ể thực hiện báo cáo một cách hoàn ếp cận, khảo sát 45

2.9: Chuy n đ i t mô hình th c th -liên k t sang mô hình quan hể thực hiện báo cáo một cách hoàn ổi đầu mới làm quen với công tác tiếp cận, khảo sát ừ mô hình thực thể-liên kết sang mô hình quan hệ ự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học ể thực hiện báo cáo một cách hoàn ếp cận, khảo sát ệ thông tin Trường Đại học 45

2.10: Xác đ nh ki u d li u và các ràng bu c c n thi t trên các quan hị Hương ể thực hiện báo cáo một cách hoàn ững thiếu sót nhất ệ thông tin Trường Đại học ột cách hoàn ầy cô giáo trong Khoa Công nghệ ếp cận, khảo sát ệ thông tin Trường Đại học.46 2.11: S đ d li u quan hơng ồng ý của Cô giáo hướng dẫn TS Hồ Thị Hương ững thiếu sót nhất ệ thông tin Trường Đại học ệ thông tin Trường Đại học 54

Ch ương Thơm ng 3: GI I THI U V NGÔN NG L P TRÌNH, H QU N TR C ỚI THIỆU VỀ NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH, HỆ QUẢN TRỊ CƠ ỆT NAM ỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY BÁNH Ữ LẬP TRÌNH, HỆ QUẢN TRỊ CƠ ẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ỆT NAM ẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Ị CƠ ƠN S D LI U Ở DỮ LIỆU Ữ LẬP TRÌNH, HỆ QUẢN TRỊ CƠ ỆT NAM 55

3.1 T ng quan v c s d li u và h qu n tr c s d li uổi đầu mới làm quen với công tác tiếp cận, khảo sát ề đề tài “ ơng ở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu ững thiếu sót nhất ệ thông tin Trường Đại học ệ thông tin Trường Đại học ị Hương ơng ở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu ững thiếu sót nhất ệ thông tin Trường Đại học 55

3.1.1 Khái ni m c b n v c s d li uệ thông tin Trường Đại học ơng ề đề tài “ ơng ở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu ững thiếu sót nhất ệ thông tin Trường Đại học 55

3.1.2 Lý thuy t v chu n hoá các quan hếp cận, khảo sát ề đề tài “ ẩn hoá các quan hệ ệ thông tin Trường Đại học 56

3.2 SQL Server 58

3.2.1 Gi i thi u v SQL Serverớng dẫn TS Hồ Thị Hương ệ thông tin Trường Đại học ề đề tài “ 58

3.2.2 Các ki u d li uể thực hiện báo cáo một cách hoàn ững thiếu sót nhất ệ thông tin Trường Đại học 59

3.3 Ngôn ng VisualC#.Netững thiếu sót nhất 60

3.3.1 Microsoft NET 60

3.3.2 Ngôn ng C#ững thiếu sót nhất 62

3.3.3 Ngôn ng l p trình LinQững thiếu sót nhất ập tốt nghiệp về đề tài “ 63

K T LU N ẾT KẾ HỆ THỐNG ẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 65

DANH MỤC CÁC HÌNH

1.2 Hóa đơn mua nguyên vật liệu làm bánh từ nhà cung cấp 16

1.3 Hóa đơn mua nguyên vật liệu làm bánh từnhà cung cấp 17

1.5 Hóa đơn bán hàng cho các nhà phân phối chính 19

1.6 Hóa đơn bán hàng cho các nhà phân phối chính 20

1.7 Phiếu xuất kho màu vàng (Ra vào cổng bảo vệ.) 21

1.8 Phiếu xuất kho màu trắng (Đưa tới đại lí bán lẻ.) 22

2.4 Biểu đồ của tiến trình “1.0.Quản lý hệ thống” 33

2.5 Biểu đồ của tiến trình “2.0.Quản lý danh mục” 34

2.6 Biểu đồ của tiến trình “3.0.Quản lý xuất nhập hàng” 35

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay, cùng với sự phát triển của đất nước ngành Công nghệ thông tin

đã có những bước phát triển mạnh mẽ không ngừng, tin học đã trở thành chìa khóa dẫn đến thành công cho nhiều cá nhân trong nhiều hoạt động, lĩnh vực.Với những ứng dụng của mình, ngành Công nghệ thông tin đã góp phần mang lại

nhiều lợi ích mà không ai có thể phủ nhận Đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý,tin học đã tạo lên sự thay đổi nhanh chóng

Chúng ta có thể thấy rằng với tốc độ phát triển có thể gọi là bùng nổ về tinhọc như hiện nay thì các phương pháp quản lý thủ công đã trở lên lạc hậu Có rấtnhiều bất cập trong cách quản lý cũ này, trước hết đó chính là sự kém cập nhật thông tin về đối tượng quản lý, việc lưu trữ và bảo quản cũng trở lên khó khăn khi số lượng thông tin là rất lớn Thêm vào đó, sẽ mất rất nhiều thời gian cho việc phân tích ,thống kê thông tin phục vụ cho việc đưa ra các quyết định

Ở nước ta hiện nay, việc áp dụng vi tính hóa trong việc quản lý tại các cơ quan, tổ chức, xí nghiệp,…đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết Nhưng một vấn đề đặt ra trong việc quản lý là làm thế nào để chuẩn hóa cách xử lý dữ liệu ở các cơ quan, tổ chức, xí nghiệp…Vấn đề ở chỗ mỗi cơ quan, tổ chức, xí

nghiệp…có các cách xử lý dữ liệu và quản lý khác nhau chính vì thế việc phân tích vấn đề trong quản lý ứng dụng vào vi tính là vấn đề quan trọng mà em muốn

đề cập tới.Với mong muốn tìm hiểu về tầm quan trọng của việc phân tích hệ

thống thông tin tự động hóa trong lĩnh vực quản lý dữ liệu Em đã lựa chọn đề tài: “ Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng cho công ty bánh kẹo AN PHA” làm đề tài tốt nghiệp

Chương 1: MÔ TẢ BÀI TOÁN

1.1: Khái quát về công ty

1.1.1: Giới thiệu về công ty

CÔNG TY BÁN KẸO AN PHA

Địa chỉ: Cụm công nghiệp Quán Trữ, Phường Quán Trữ, Quận Kiến An,Thành Phố Hải Phòng, Việt Nam

ANPHA Tên giao dịch quốc tế: Anpha Limited Company là doanh nghiệpchuyên sản xuất bánh kẹo có chất lượng hàng đầu Việt nam Công ty được thànhlập ngày 18 tháng 10 năm 2004, khởi đầu với số vốn là 11,2 tỷ.Từ khi thành lập,Công ty không ngừng phát triển, đa dạng hoá các sản phẩm, các ngành nghề kinhdoanh Công ty đã mở rộng được các chi nhánh trong phạm vi lãnh thổ của cảnước: Hạ Long, Hải Phòng, TP Hồ Chí Minh

Từ năm 2004 đến 2007, công ty tập trung vào các hoạt động Sản xuất,kinh doanh các sản phẩm Công nghiệp thực phẩm- vi sinh; Xuất nhập khẩu cácloại: vật tư; nguyên liệu, hương liệu, phụ gia, thiết bị, phụ tùng có liên quan đếnngành công nghiệp thực phẩm - vi sinh

Đến năm 2008 Công ty mở rộng kinh doanh ở các ngành nghề mới nhưDịch vụ đầu tư, tư vấn, tạo nguồn vốn đầu tư, nghiên cứu đào tạo, chuyển giaocông nghệ, thiết kế, chế tạo, xây, lắp đặt thiết bị và công trình chuyên ngànhcông nghiệp thực phẩm

Từ năm 2010 đến nay Bên cạnh những ngành nghề chính Công ty đã mởrộng sản xuất và kinh doanh ở các lĩnh vực mới như: Kinh doanh khách sạn,chung cư, nhà hàng, đại lý cho thuê văn phòng, du lịch, hội chợ, triển lãm, thôngtin, quảng cáo

Công ty luôn luôn thực hiện phương châm vừa sản xuất kinh doanh vừaxây dựng cơ sở vật chất, tăng cường đội ngũ cán bộ quản lý kỹ thuật và côngnhân

Mục tiêu kinh doanh

-Không ngừng nâng cao lợi ích của cổ đông

-Tăng tích luỹ, phát triển sản xuất kinh doanh

-Nâng cao thu nhập của người lao động trong Công ty

Ngành nghề kinh doanh

Sản xuất, kinh doanh các sản phẩm Công nghiệp thực phẩm- vi sinh; Xuấtnhập khẩu các loại: vật tư; nguyên liệu, hương liệu, phụ gia, thiết bị, phụ tùng cóliên quan đến ngành công nghiệp thực phẩm - vi sinh

1.2: Cơ cấu tổ chức của công ty

1.2.1: Cơ cấu tổ chức

Công ty bao gồm:

-Giám đốc: Ông Nguyễn Đăng Cầu-Phó giám đốc: Bà Vũ Thị Vui-Trưởng phòng kinh doanh: Ông Đào Văn Hằng-Kế toán trưởng: Bà Nguyễn Khánh Ly

-Thủ kho: Bà Vũ Thị Quý-Chủ tịch công đoàn: Ông Đào Văn Chung1.2.2 Mô tả cơ cấu tổ chức

-Giám đốc: là người có quyền hạn cao nhất trong công ty, điềuhành, quản lý chung và chịu trách nhiệm cao nhất về toàn bộ hoạt độngcũng như kết quả hoạt động của công ty

-Phó giám đốc: là người giúp đỡ cho giám đốc, chỉ đạo công việc cụthể và giải quyết công việc Có thể được giám đốc ủy quyền giải quyết cáccông việc của giám đốc trong thời gian giám đốc vắng mặt và báo cáo lại

- Trưởng phòng kinh doanh: Lập các kế hoạch kinh doanh và triểnkhai thực hiện Thiết lập, giao dich trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệthống nhà phân phối Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàngnhằm mang lại doanh thu cho doanh nghiệp

- Kế toán trưởng: Kế toán trưởng phụ trách, chỉ đạo chung và thammưu chính cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lược tài chính, kế toáncho công ty

- Thủ kho: Lập chứng từ nhập xuất, chi phí mua hàng, hoá đơn bánhàng Tính giá nhập xuất vật tư hàng nhập khẩu, lập phiếu nhập xuất vàchuyển cho bộ phận liên quan Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuấttồn Kiểm soát nhập xuất tồn kho Thường xuyên: kiểm tra việc ghi chépvào thẻ kho của thủ kho, hàng hoá vật tư trong kho được sắp xếp hợp lýchưa, kiểm tra kho có tuân thủ các qui định của công ty Đối chiếu số liệunhập xuất với kế toán Trực tiếp tham gia kiểm đếm số lượng hàng nhậpxuất kho cùng NV kế toán, bên giao, bên nhận nếu hàng nhập xuất có giátrị lớn hoặc có yêu cầu của cấp có thẩm quyền Tham gia công tác kiểm kêđịnh kỳ (hoặc đột xuất)

- Chủ tịch công đoàn: Thực hiện tốt việc bảo vệ quyền và lợi íchhợp pháp của nhân viên Thực hiện tốt việc phát huy quyền là chủ củanhân viên Thường xuyên giáo dục nhân viên về mọi mặt Thường xuyên

tổ chức tốt việc chăm lo xây dựng đội ngũ nhân viên của công ty

2.1: Giới thiệu nghiệp vụ bài toán

2.1.1: Thực trạng của công ty

Qua khảo sát thực tế thực trạng nghiệp vụ quản lý bán hàng củacông ty như sau:

- Việc lưu trữ các thông tin đều tiến hành thủ công bằng sổ sách vàcác chứng từ với một số lượng lớn và lưu trữ nhiều năm, chính vì vậy gây

ra nhiều khó khăn cho công tác quản lý, tốn nhiều thời gian và công sứccho người trực tiếp điều hành

- Khi lưu trữ bằng phương pháp truyền thống việc sữa đổi gặp nhiềukhó khăn

-Tốn nhiều nhân lực, kinh tế-Việc quản lý trên giấy tờ thủ công khiến việc tra cứu, tìm kiếmthông tin trở nên rất khó khăn và bất tiện Và có thể dẫn đến nhầm lẫn, mấtmát gây hậu quả nghiêm trọng

2.1.2: Mô tả nghiệp vụ bằng lời

- Công ty được tổ chức thành các phòng ban, đơn vị Mỗi phòng cómột tên và mã số duy nhất, mỗi phòng ban sẽ làm nhiệm vụ khác nhau củatừng phòng và người có quyền quyết định cao nhất trong công ty là giámđốc công ty

- Phòng kinh doanh phụ trách việc cập nhật thông tin, liên hệ kháchhàng và phân tích thị trường trên địa bàn lân cận công ty để từ đấy xâydựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh sao cho phù hợp với từng thời điểm

để tăng lợi nhuận cho công ty

- Công ty bán nhiều mặt hàng nên ta cần xây dựng một cơ sở dữ liệu

về các mặt hàng của công ty Chúng ta sẽ quản lí về các thông tin: Mãhàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Đơn giá nhập, Đơn giá xuất, Số lượng trongkho, Ngày nhập hàng, Thời hạn bảo hành.Một số ứng dụng cần thực hiênnhư: Bổ sung thêm một mặt hàng mới và lưu lại kết quả đó, Cập nhật đơngiá nhập và đơn giá xuất, Cập nhật các chi phí khác như phí cước vậnchuyển, Chương trình khuyến mại,…

- Nhập hàng vào kho có hai kiểu là nhập hàng từ nhà cung cấp kèmtheo hóa đơn và nhập hàng do khách hàng trả về (hàng bị lỗi) Việc nhậphàng được quản lí bởi các thông tin: Số phiếu nhập, Ngày nhập, Tên nhàcung cấp, Số hóa đơn, Mã hàng, Mặt hàng, Đơn vị tính, Số lượng.

- Xuất hàng có hai kiểu là xuất hàng cho để bán theo phiếu bán hàng

và xuất hàng do hàng bị lỗi, hàng khuyến mại (nếu có) Xuất hàng đượcquản lí bởi các thông tin: Mã xuất kho, Ngày xuất hàng, Nhân viên xuấthàng,Tên khách hàng, Mã hàng, Tên hàng, Số lượng, Đơn vị tính

- Khách hàng có thể đặt hàng với công ty bằng cách gọi điện trựctiếp cho nhân viên kinh doanh, hoặc gửi Fax, gửi đơn đặt hàng hoặc xemhàng ở Showroom rồi mua trực tiếp khi đó phòng kinh doanh viết một bảnyêu cầu xuất hàng Kế toán kho sau khi nhận được bản yêu cầu từ phòngkinh doanh gửi xuống sẽ tiến hành soạn thảo hóa đơn xuất hàng dựa theođơn đặt hàng của khách hàng, hóa đơn sau khi được viết xong thì hàng sẽđược chuyển qua cho bộ phận bán hàng Sau khi nhận hàng, khách hàngkiểm tra số lượng và hình thức đóng gói, nếu đúng mặt hàng yêu cầu thìkhách hàng sẽ thanh toán, với những khách hàng đặt mua hàng với sốlượng lớn mà công ty chưa thể đáp ứng được ngay thì công ty sẽ hẹnkhách hàng một khoảng thời gian cụ thể sẽ giao hàng khi đó khách hàngcần ứng trước một khoản đặt cọc với giá trị thấp nhất bằng 20% tổng giátrị hóa đơn Số tiền còn lại sẽ thanh toán ngay khi khách nhận được toàn

bộ số hàng hoặc sau một khoảng thời gian đã được hai bên thống nhất

- Khách hàng có thể thanh toán cho công ty bằng hai hình thức:

+ Trực tiếp bằng tiền mặt (đơn giá dưới 20 triệu)+ Thanh toán qua tài khoản ngân hàng (đơn giá trên 20 triệu)

- Ta quản lí hóa đơn bán hàng bởi các thông tin: Hóa đơn số, Mãkhách, Mã nhân viên, Ngày lập, Hình thức thanh toán, Tên hàng, Số

lượng, Đơn giá bán, Tổng tiền Một hóa đơn bán nếu chưa đủ hàng cungcấp có thể xuất làm nhiều lần.

- Tương tự như vậy công ty nhập hàng từ nhà cung cấp thông quahóa đơn đặt hàng hoặc gọi điện thoại trực tiếp hoặc gửi Fax.Và cũng cóhai hình thức thanh toán như trên

- Đối với nhân viên cần quản lí ở các thông tin: Mã nhân viên, Họtên nhân viên, Ngày sinh, Ngày vào làm việc, Địa chỉ, Điện thoại, Phòngban làm việc

- Đối với đối tác là khách hàng ta quản lí ở các mục: Mã kháchhàng, Tên khách hàng, Địa chỉ liên hệ, Người đại diện giao dịch, Điệnthoại, Mail…

3.1: Các tính năng cơ bản của chương trình

- Cung cấp công cụ hỗ trợ cho việc bán hàng, nhập- xuất hàng, kiểm kêkho hàng và thực hiện các chức năng nghiệp vụ theo yêu cầu quản lí của công ty

- Quản lí một cách tốt nhất, hiệu quả nhất việc thu chi, kế toán ngânsách…

- Quản lí các hóa đơn, biểu mẫu liên quan đến hoạt động bán hàng củacông ty…

- Thống kê, báo cáo tình hình hoạt động một cách nhanh chóng và chínhxác nhất Hỗ trợ một cách tốt nhất cho các nhân viên , phòng ban của công ty

4.1:Các biểu mẫu liên quan

- Danh sách và báo giá các sản phẩm mà công ty kinh doanh

Hình 1.1: Danh sách các sản phẩm của công ty

- Công ty mua nguyên vật liệu làm bánh từ các nhà cung cấp Nguyênvật liệu sau khi được công ty mua về sẽ được đưa vào kho.

Hình 1.2: Hóa đơn mua nguyên vật liệu làm bánh từ nhà cung cấp

Hình 1.3: Hóa đơn mua nguyên vật liệu làm bánh từ nhà cung cấp

- Khi cần lấy nguyên vật liệu làm bánh, tổ trưởng sẽ cầm phiếu lĩnh vật

tư, điền các thông tin rồi vào kho lấy nguyên vật liệu

Bánh, kẹo sau khi được làm xong sẽ được nhập trở lại kho

Hình 1.4: Phiếu lĩnh vật tư

- Công ty có 2 hình thức phân phối sản phẩm:

+ Cho các nhà phân phối

+ Cho các đại lí bán lẻ

Hình 1.5: Hóa đơn bán hàng cho các nhà phân phối chính

Hình 1.6: Hóa đơn bán hàng cho các nhà phân phối chính

- Một số phiếu xuất kho, kiêm hóa đơn bán lẻ.

Phiếu xuất kho có 3 màu:

+ Trắng: Hóa đơn đưa tới đại lí bán lẻ+ Xanh: Giữ lại cho kế toán vào sổ+ Vàng: Ra vào cổng bảo vệ

Hình 1.7: Phiếu xuất kho màu vàng (Ra vào cổng bảo vệ.)

Hình 1.8: Phiếu xuất kho màu trắng (Đưa tới đại lí bán lẻ.)

Hình 1.9: Phiếu xuất kho màu xanh (Giữ lại công ty.)

Chương 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2.1: Biểu đồ ngữ cảnh

Hình 2.1: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống1: Yêu cầu của khách hàng

3.Quản lý tài khoản

2.1 Quản lý danh sách nhà cung cấp

2.2 Quản lý danh sách nhân viên

2.3 Quản lý danh sách khách hàng 1.3 Đổi mật khẩu

4 Báo cáo

1.4 Quản lý tài khoản

1.5 Sao lưu, phục hồi

dữ liệu

2.4 Quản lý danh sách mặt hàng

2.5 Quản lý danh sách nguyên vật liệu

Hình 2.2: Sơ đồ phân rã chức năng

- Quản lý hệ thống: Cung cấp một số chức năng nhằm hỗ trợ thêm cho hệthống như sao lưu, phục hồi dữ liệu, phân quyền người dùng, thay đổimật khẩu người dùng, đăng nhập và đăng xuất khỏi chương trình

- Quản lý danh mục: Quản lý các thông tin chung sử dụng cho quá trìnhhoạt động quản lý Bao gồm thông tin về nhân viên, khách hàng, nhàcung cấp, mặt hàng, nguyên vật liệu, đơn vị tính

- Quản lý xuất nhập hàng : Quản lý các thông tin liên quan đến nghiệp vụxuất nhập hàng trong quá trình hoạt động kinh doanh, quản lý kho vàquản lý công nợ.

- Báo cáo:Thống kê, báo cáo nhập xuất tồn theo các tiêu chí, doanh thu,công nợ…

2.4: Mô tả chi tiết các chức năng lá

1.1:Đăng nhập: Khi người dùng đăng nhập vào hệ thống nếu đúng tên

người dùng và mật khẩu hệ thống sẽ đưa người dùng đến với chương trìnhcòn nếu sai sẽ hiện ra thông báo lỗi

1.2: Đăng xuất: Khi người dùng yêu cầu thoát ra khỏi chương trình hệ

thống sẽ hỏi lại người dùng có chắc chắn muốn thoát ra ko? Nếu đồng ý sẽtắt chương trình còn nếu không chương trình sẽ được tiếp tục

1.3: Đổi mật khẩu: Khi người dùng yêu cầu đổi mật khẩu hệ thống sẽ yêu

cầu nhập mật khẩu cũ Nếu đúng mật khẩu cũ sẽ được đổi còn sai sẽ hiệnthông báo lỗi

1.4: Quản lý tài khoản: Người dùng có quyền chỉnh sửa các thông tin

liên quan đến tài khoản của mình

1.5: Sao lưu và phục hồi dữ liệu: Người dùng tiến hành sao lưu dữ liệu

để tránh mất dữ liệu quan trọng khi xảy ra sự cố Người dùng có thể càiđặt để hệ thống tự động sao lưu hoặc sao lưu thủ công

2.1: Quản lý danh sách nhà cung cấp: Người dùng có thể xem, tìm kiếm

thông tin đang có về nhà cung cấp Cũng có thể thêm mới nhà cung cấp,xóa nhà cung cấp hoặc chỉnh sửa các nhà cung cấp đang có

2.2: Quản lý danh sách nhân viên: Người dùng có thể xem, tìm kiếm

thông tin đang có về nhân viên Cũng có thể thêm mới nhân viên, xóanhân viên hoặc chỉnh sửa các nhân viên đang có

2.3: Quản lý danh sách khách hàng: Người dùng có thể xem, tìm kiếm

thông tin đang có về khách hàng Cũng có thể thêm mới khách hàng, xóakhách hàng hoặc chỉnh sửa các khách hàng đang có

2.4: Quản lý danh sách mặt hàng: Người dùng có thể xem, tìm kiếm

thông tin, cập nhật và chỉnh sửa các mặt hàng của công ty

2.5: Quản lý danh sách nguyên vật liệu: Người dùng có thể xem, tìm

kiếm thông tin đang có về nguyên vật liệu Cũng có thể cập nhật và chỉnhsửa danh sách các nguyên vật liệu của công ty

2.6: Quản lý đơn vị tính: Chỉnh sửa và cập nhật đơn vị tính

3.1: Quản lý xuất nhập kho: Quản lý hàng hóa trong kho, in các phiếu

xuất nhập kho

3.2: Quản lý nguyên vật liệu: Quản lý nguyên vật liệu của công ty Thiếu

nguyên vật liệu hoặc nguyên vật liệu hết hạn sử dụng tiến hành thông báođến người dùng

3.3: Quản lý bán hàng: Thực hiện việc bán hàng cho các nhà phân phối,

đại lí hoặc khách hàng

3.4: Quản lý công nợ: Quản lý nợ của khách hàng với công ty Tiến hành

in phiếu nợ

4.1: Thống kê: Tạo các thống kê theo từng tiêu chí.

4.2: Báo cáo: Tạo các báo theo từng tiêu chí và yêu cầu của ban lãnh đạo

2.5: Các hồ sơ sử dụng

a Danh sách sản phẩm

b Danh sách nhân viên

l Chi tiết phiếu chi

m Chi tiết phiếu thu