Cẩm nang hướng dẫn sử dụng epidata

Sáu bước của tiến trình làm việc với Epidata gồm: định nghĩa dữ liệu 1.Define Data, tạo tệp dữ liệu 2.Make Data File, thiết lập các kiểm tra lỗi số liệu 3.Checks, nhập dữ liệu 4.Enter Da

MỤC LỤC

Lời cám ơn 1

Phần 1 Giới thiệu về epidata 2

1 Giới thiệu về chương trình Epidata 2

2 Các bước tạo một form số liệu hoàn chỉnh 3

2.1 Khai báo bộ câu hỏi – Tạo tệp qes 3

2.2 Tạo tệp dữ liệu - tạo tệp.rec 5

2.3 Thiết ràng ràng buộc số liệu – tạo tệp chk 5

2.4 Nhập số liệu 7

2.5 Xuất tệp số liệu 8

3 Ghép số liệu 10

4 So sánh số liệu nhập 2 lần 13

Phần 2: Các ví dụ về tạo form nhập số liệu 18

Ví dụ 1 18

Ví dụ 2: 19

Lời cám ơn

Chúng tôi xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc đến của CN Trần Bình Thắng và CN Hoàng Đình Tuyên, là những người đã hộ trợ chúng tôi trong quá trình thực hiện cuốn cẩm nang này

Mặc dù đã rất cố gắn trong quá trình biên soạn nhưng không thể tránh được những thiếu sót, chúng tôi mong nhận được những đóng góp, phê bình của các bạn đọc để hoàn thiện cuốn cẩm nang này

Mọi thắc mắc xin liên hệ qua địa chỉ Email: hoangducthuananh@gmail.com

Phần 1 Giới thiệu về epidata

1 Giới thiệu về chương trình Epidata

Khi mở chương trình Epidata, ta có một giao diện như hình trên

Sự đặc biệt của chương trình nằm ở thanh công cụ phía dưới thanh thực đơn

Đây là một tiến trình bao gồm 6 bước, và để có một bộ số liệu hoàn hảo, bạn sẽ đi qua 6 bước này

Sáu bước của tiến trình làm việc với Epidata gồm: định nghĩa dữ liệu (1.Define Data), tạo tệp dữ liệu (2.Make Data File), thiết lập các kiểm tra lỗi số liệu (3.Checks), nhập dữ liệu (4.Enter Data), tạo các báo cáo mô tả dữ liệu (5 Document), xuất tệp số liệu sang các định dạng khác (6 Export Data)

Trong Epidata, chúng ta quan tâm đến 3 loại tập tin, luôn phải có, và khi chuyển form nhập số liệu cho người nhập, ta phải chuyển đồng thời 3 tập tin này

Tệp QES (QUESTIONAIRE): được Epidata sử dụng để lưu trữ các dòng khai báo

bộ câu hỏi Một bộ câu hỏi có nhiều câu hỏi và nhiều đáp án Chúng ta viết lại các câu hỏi

và đáp án vào trong tệp QES, theo cú pháp câu lệnh do Epidata quy định, làm cơ sở để Epidata sinh ra tệp REC theo mong muốn của người sử dụng, được gọi là khai báo bộ câu hỏi

Tệp REC (RECORD): chứa số liệu do người nhập liệu nhập số liệu từ các bộ câu hỏi vào form nhập liệu Tệp REC được sinh ra trên cơ sở nội dung của tệp QES Tệp REC là cơ sở để Epidata tạo ra form nhập số liệu khi nhập số liệu

Tệp CHK (CHECK): chứa các dòng lệnh khai báo các ràng buộc số liệu nhằm hạn chế lỗi trong khi nhập số liệu

Epidata hiểu được 6 loại biến như hình trên, và chúng ta sẽ tìm hiểu cấu trúc câu lệnh thông qua một ví dụ ở phần 2.1

2 Các bước tạo một form số liệu hoàn chỉnh

2.1 Khai báo bộ câu hỏi – Tạo tệp qes

Đây là bước đầu tiên và là bước quan trọng nhất trong tiến trình 6 bước để tạo form nhập số liệu

Để tạo tệp QES, trên cửa số chương trình Epidata đang mở, chọn 1.Define data và chọn New QES file trên thanh công cụ

Dòng khai báo một trường số liệu trong tệp QES là cơ sở để Epidata sinh ra tên trường, nhãn và kiểu dữ liệu của trường số liệu trong tệp dữ liệu

Kiểu biến

Text

Numeric

Soundex

Date Logic

Auto ID number

Ví dụ: khai báo những thông tin sau:

PHIẾU KIỂM TRA KAP CỦA NGƯỜI CAO TUỔI VỀ TĂNG HUYẾT ÁP

Ngày điều tra ….tháng………năm 200………

Họ và tên:………Tuổi……Giới……Trình độ văn hóa………

Chiều cao: ……… Cân nặng ………

Khai báo như sau:

Date ngay dieu tra @<dd/mm/yyyy>  kiễu dữ liệu dạng

date Name Ho va ten @<A >  dữ liệu kiểu Text,

dữ liệu nhập vào sẽ tự động in hoa, độ rộng phụ thuộc vào số lượng

Sau khi hoàn tất, ta tiến hành lưu tệp qes

định dạng

Lưu ý: khi bạn chỉnh sửa file qes sau khi đã tạo file rec, bạn phải tạo file rec mới, ghi đè

lên file cũ nếu bạn muốn, thì chỉnh sửa đó mới có hiệu lực

2.2 Tạo tệp dữ liệu - tạo tệp.rec

Nếu chưa có tệp REC thì người sửa dụng vẫn chưa có tệp chứa số liệu để bắt đầu công việc nhập liệu Để sinh ra tệp REC từ một tệp QES, ta chọn “2 Make data file” trên thanh công cụ và chọn “Make data file”, hộp thoại tạo tệp số liệu xuất hiện như sau:

Hộp thoại có hai mục là Name of QES file và Name of data file, ta có thể nhấn nút

để chọn tệp QES và nhập tên tệp REC vào mục Name of data file rồi chọn OK để kết thúc tạo tệp REC

2.3 Thiết ràng ràng buộc số liệu – tạo tệp chk

Epidata có chức năng checks để hạn chế Để thực hiện điều này, ta vào 3 Checks Hộp thoại Select data file for checks xuất hiện yêu cầu người sử dụng chọn tệp REC

Ta chọn tệp REC mà ta muốn check, rồi nhấn open

Hộp thoại có hình như sau:

Một số câu lệnh phổ biến sử dụng trong Epidata

1 BEFORE ENTRY/ AFTER ENTRY: Chạy câu lệnh trước/sau khi nhập giá trị vào biến

Ví dụ: Before entry

Command

Command

End

2 CONFIRMFIELD: chỉ chuyển đến biến tiếp theo khi nhấn Enter

3 KEY UNIQUE: tạo trường khoá chính, giá trị trong biến này chỉ xuất hiện 1 lần, áp dụng

cho các biến ID

4 COMMENT LEGAL USE sử dụng nhãn cho biến

Ví dụ: COMMENT LEGAL USE bao

5 HIDE, UNHIDE ẩn/hiện 1 biến nào đó

Ví dụ: hide a1

Unhide a4

6 MUSTENTER / NOENTER bắt buộc nhập/không nhập 1 biến

Lựa chọn trường để thiết lập ràng buộc số liệu

Chỉ nhập số liệu thoả mãn điều kiện

Ví dụ: range 1-3 chỉ nhập số liệu trong khoảng 1-3

Range 1,3: chỉ được nhập số

1 hoặc 3

Tạo bước nhảy

Ví dụ:tại biến a1, nếu ta viết:

- 2>a5 – nhảy đến biến a5

- 3>write: nhập giá trị 3 thì

sẽ ghi bản ghi

Bắt buộc nhập giá trị

Lặp lại giá trị đã nhập ở bản ghi trước Lưu lại các thiết lập Đóng cửa số Check

Mở cửa sổ câu lệnh của Epidata

Trong cửa sổ này, ta có thể tạo ra các thiết lập trên thông qua các câu lệnh

Chúng tôi sẽ giới thiệu một số câu lệnh phổ biến thường hay sử dụng Các bạn

có thể thao khảo thêm tại epidata.dk

Khai báo chú thích

7 TYPE COMMENT áp dụng trong biến có sử dụng nhãn, khi nhập giá trị vào, sẽ xuất hiện

nhãn của giá trị đó bên cạnh ô biến

8 CLEAR: xoá giá trị trong 1 biến, thường được sử dụng kết hợp trong câu lệnh IF

Ví dụ: Clear a1

9 HELP: xuất hiện 1 thông báo khi không thoản mãn 1 điều kiện nào đó, thường sử dụng cùng

với câu lệnh IF

Ví dụ: help “chi bien a1 moi co the nhan gia tri 5, de nghi xem xet lai”

10 GOTO đến 1 biến nào đó khi thoản mãn 1 hay nhiều điều kiện, áp dụng trong câu lệnh IF

(1): bản ghi đang thao thác hiện tại, nếu New/1: đang nhập bản ghi mới

(2): tới bản ghi đầu tiên/cuối cùng

(1) (3)

(3): tới bản ghi trước/sau

(4): tạo bản ghi mới

(5): xoá 1 bản ghi

Khi nhập đến cuối form, thông báo sau xuất hiện:

Đây là thông báo bản ghi (phiếu) bạn đang nhập sẽ được lưu lại Nhấn Yes nếu bạn

đã hoàn thành phiếu, No nếu bạn muốn sửa lại bản ghi đang nhập

Lưu ý: khi xoá một bản ghi trong Epidata, bản ghi đó không mất đi, tuy nhiên, trong quá

trính xuất dữ liệu, nó sẽ bị giữ lại

Epidata tự động lưu số liệu khi bạn nhập xong một bản ghi Nếu chương trình bị tắt

độ xuất do một lý do nào đó thì số liệu đã nhập không bị mất đi, chỉ mất đi phiếu đang nhập mà chưa lưu lại

2.5 Xuất tệp số liệu

Sử dụng chức năng xuất tệp số liệu của Epidata, chúng ta có thể xuất ra một tệp

số liệu có định dạng khác như Spss, Stata, Excel…

Chọn tệp số liệu REC

Chọn Export Data trên thanh công cụ và chọn kiểu định dạng số liệu đầu ra Nếu số liệu đầu ra mong muốn có định dạng của SPSS, ta chọn Export Data và chọn SPSS Khi hộp thoại Open xuất hiện cần chọn tệp dữ liệu REC và chọn Open

Chọn các tham số tùy chọn và xuất tệp số liệu

Khi tệp REC đã được mở, hộp thoại Export Data xuất hiện Việc tiếp theo là chọn các tham số tùy chọn và nhấn OK để thực hiện xuất tệp số liệu

Chú ý: Hộp thoại Export Data có các tham số có ý nghĩa như sau:

All records: Xuất tất cả các bản ghi của tệp dữ liệu

From record # to # : Chỉ xuất các bản ghi từ số # đến số #Select fields: cho phép chọn các trường dữ liệu sẽ xuất hiện ở tệp đầu ra (trường được tích trong danh sách sẽ xuất hiện trong tệp đầu ra)

Lưu ý: nếu các bạn chọn kiểu xuất dữ liệu là Spss, chương trình sẽ xuất ra 2 file, gồm 1 file sas và file not Sau đó, bạn sử dụng chương trình Spss để chạy file sas, nhấn tổ hợp phím Ctrl + a, sau đó, trên thanh menu, chọn Run/All Số liệu của các bạn nhập ở Epidata

sẽ xuất hiện ở 1 dataset mới

3 Ghép số liệu

Trong cửa sổ của Epidata, chọn Data in/out, chọn Append/Merge

Hộp thoại Append/Merge xuất hiện

Chọn các tệp số liệu thành phần

Trên cửa sổ Append/Merge data files, kích nút lệnh chọn các tệp số liệu cần ghép thứ nhất và thứ hai và chọn OK, hộp thoại Append/Merge xuất hiện sau đó, như hình dưới đây:

Chọn phương thức ghép tệp và kết thúc ghép tệp

Tùy theo yêu cầu ghép tệp số liệu mà ta có thể chọn phương thức ghép tương ứng là Append hay Merge

Ghép tệp theo phương thức Append: các tham số cần được thiết lập gồm:

Resulting data file: tên tệp kết quả sẽ được tạo ra

Thẻ Append: thẻ Append được chọn để thiết lạp tham số ghép tệp

“Append only data from fields in data file B that also exists in data file A” chỉ định các trường của tệp kết quả chỉ gồm các trường của tệp A (tệp thứ nhất)

“Append all fields in data file B” chỉ định tệp kết quả có số trường là số trường của cả hai tệp thành phần hợp lại

Các tùy chọn được thiết lập sẽ quy định kết quả tệp ghép được sinh ra Chẳng hạn,

ta muốn ghép hai tệp women.rec (tệp A) trong thư mục khamthai và tệp women.rec (tệp B) trong thư mục khác (thư mục khamthai\test1) theo phương thức Append Yêu cầu ghép tệp là chỉ ghép những số liệu tồn tại trong các trường của tệp A mà tồn tại trong tệp

B Các tham số tùy chọn có hình ảnh như sau:

Sau khi thiết lập được các tham số cho phương thức ghép tệp, ta chọn nút lệnh Append để kết thúc việc ghép tệp

Chú ý: Sau khi chọn Append, Epidata sẽ hỏi đặt nhãn chú thích cho tệp ghép,

ta có thể chọn OK để bỏ qua việc đặt nhãn tệp

Ghép tệp theo phương thức Merge: ghép tệp theo phương thức Merge được thực hiện

tương tự như với ghép tệp theo phương thức Append Sự khác biệt chỉ là các tham số tùy chọn được thiết lập, các tham số tùy chọn như sau:

Nếu để chọn phương thức ghép tệp là Append, ta phải chọn thẻ Append trên hộp thoại thì với ghép tệp theo phương thức Merge, chọn thẻ Merge trên hộp thoại

Select key fields: cho phép chọn trường khóa được sử dụng làm căn cứ để hợp nhất hai tệp Trường khóa được chọn cho ghép tệp phải là một trường đồng thời có trong cả hai tệp thứ nhất (tệp A) và tệp thứ hai (tệp B)

Merge only record from data file B that match records in data file A: yêu cầu số liệu tệp được ghép sẽ gồm toàn bộ các bản ghi của tệp A ghép thêm số liệu trong tệp B

có giá trị trường khóa tương ứng

Merge all records from data file B: yêu cầu các bản ghi trong tệp ghép bằng các bản ghi hai tệp thành phần hợp lại

Chọn nút lệnh Merge để thực hiện ghép tệp là thao tác cuối cùng sau khi các tham số tùy chọn đã được thiết lập Hình ảnh dưới đây là ví dụ của việc ghép hai tệp

số liệu theo phương thức Merge với trường khóa được chỉ định là Personid (mã cá nhân)

4 So sánh số liệu nhập 2 lần

Sai số có thể xảy ra ở bất cứ giai đoạn nào trong nghiên cứu Do đó, để có thể hạn chế sai số xảy ra trong quá trình nhập số liệu, ta sẽ nhập số liệu đó 2 lần với 2 nhóm nhập khác nhau, sau đó, sẽ so sánh sự giống nhau của 2 bộ số liệu này, từ đó, tìm ra sự khác biệt nếu có, để chỉnh sửa lại số liệu cho chính xác

Sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu đến các bạn các tiến hành trên Epidata

Đầu tiên, chọn 5.Document, sau đó, ta chọn Validate duplicate files

Hộp thoại sau xuất hiện, ta lần lượt chọn 2 file số liệu mà ta muốn kiểm tra vào 2 ô Name of first data file và Name of second data file

14

Sau khi đã chọn xong, ta nhấn OK Hộp thoại sau xuất hiện

Ở hộp thoại này, ta có thể biết được số bản ghi của 2 bộ số liệu tại dòng No of records Tại ô Select key fields, ta sẽ chọn biến được đặt khoá chính, thông thường, đó là biến ID

Tại ô Options, cung cấp cho ta một số tuỳ chọn nâng cao Ví dụ, bỏ qua các bản ghi đã xoá ( Ignore deleted records), bỏ qua các trường kiểu text (Ignore text fields), …

Sau khi đã thiết lập xong các tuỳ chọn thích hợp, nhấn OK

Báo cáo của Epidata với 2 bộ số liệu trên như sau:

VALIDATE DUPLICATE DATA FILES REPORT

15

====================================

Report generated 18 Feb 2012 4:01 PM

-

Data file 1: -

File name: D:\so lieu\form 1.rec File label:

File date: 18 Feb 2012 4:00 PM Records total:713 -

Data file 2 -

File name: D:\so lieu\form 1 1.rec File label:

File date: 18 Feb 2012 4:01 PM Records total:713 -

Options for validation: Ignore deleted records: Yes Ignore text fields: No

Ignore letter-case in text fields: No

Report differences in field types: No

Ignore missing records in data file 2 No

Fields in both data files that were used in the validation: IDHOLD,PROVINCE,DISTRICT,COMMUNE,SAMPLE,NUMSAMP,NAMEHOLD,ADDRESS, ……

Fields excluded from data file 1: None Fields excluded from data file 2: None Fields used as index keys: IDHOLD -

RESULTS OF VALIDATION:  Báo cáo kết quả kiểm tra -

Records missing in data file 1: 0

Records missing in data file 2: 0

Number of common records found: 713

Number of fields checked per record: 274

Total number of fields checked: 195362

2 out of 713 records had errors ( 0.28 pct.) 5 out of 195362 fields had errors ( 0.00 pct.) -

DATA FILE 1 | DATA FILE 2

-

Record key field(s): (Rec # 16) | Record # 16

idhold = 67007002 |

|

Báo cáo về số lượng bản ghi, thời gian tiến hành kiểm tra và tên file được kiểm tra

Các tuỳ chọn đã được chọn

16

eco35 = 2 | eco35 = 1

eco36 = 2 | eco36 = 1

eco37 = 2 | eco37 = 1

eco38 = 2 | eco38 = 1

-

Record key field(s): (Rec # 33) | Record # 33

idhold = 67007106 |

|

eco47 = 2 | eco47 = 1

-

Theo báo cáo trên, 2 số liệu này giống nhau về số lượng bản ghi, nhưng có sự khác nhau về giá trị của biến Cụ thể, có sự khác nhau về các biến ở bản ghi (record) thứ 16 và

33 Tỷ lệ khác biệt là 0,28% nếu tính theo tổng số bản ghi, là gần bằng 0,0% nếu tính theo

số biến

5 Hướng dẫn sử dụng StatTransfer

Chương trình StatTransfer hỗ trợ việc chuyển đổi qua lại các định dạng file số liệu của các chương trình quản lý và sử lý số liệu khác nhau, ví dụ sav, rec, xls, xlsx, dta,…

Chương trình có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, hỗ trợ nhiều định dạng khác nhau Nhược điểm duy nhất của chương trình khi chuyển số liệu từ Epidata sang spss đó

là các biến sẽ bị mất các label

Khởi động chương trình, giao diện xuất hiện đầu tiên cũng là nơi thực hiện chuyển đổi định dạng số liệu

Tại ô input file type, ta chọn định dạng của số liệu muốn chuyển đổi bằng cách chọn vào mũi tên bên cạnh