Tổ chức công tác kế toán thành phẩm ở xí nghiệp dược phẩm TW II-Hà nội.DOC

Tổ chức công tác kế toán thành phẩm ở xí nghiệp dược phẩm TW II-Hà nội

Lời nói đầu

ở nớc ta trong những năm gần đây nền kinh tế đã và đang từng bớc chuyển sang nền kinh tế hàng hoá với sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế , cơ chế bao cấp đợc xoá bỏ và thay thế bằng cơ chế thị trờng có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nớc theo định hớng XHCN Đổi mới cơ chế thị trờng đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tự vơn lên để thích nghi và hoạt động sao cho có hiệu quả Để đạt đợc điều này các doanh nghiệp phải nắm rõ đợc số lợng hàng hoá sản xuất ra để đảm bảo cho quá trình lu thông hàng hoá đợc thông suốt đem lại hiệu quả tối u cho doanh nghiệp

Chuyển sang hạch toán kinh doanh độc lập từ năm 1992 trong điều kiện kinh tế thị trờng với sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị cùng ngành, Xí nghiệp Dợc phẩm trung ơng II đã sớm tiếp cận với những quy luật của nền kinh tế thị trờng , đẩy mạnh sản xuất, chú trọng nâng cao chất lợng sản phẩm, chủ động trong sản xuất và tiêu thụ

Thấy đợc tầm quan trọng của nó tôi xin đi sâu vào việc phân tích thực

trạng “Tổ chức công tác kế toán thành phẩm ở xí nghiệp dợc phẩm TW

Những vấn đề chung về kế toán thành phẩmtrong doanh nghiệp sản xuất

I/ Tầm quan trọng của thành phẩm và công tác kế toán thành phẩmtrong doanh nghiệp sản xuất

1 Vị trí của doanh nghiệp sản xuất trong nền kinh tế thị trờng:

Doanh nghiệp sản xuất là những đơn vị kinh tế, là tế bào của nền kinh tế quốc dân là nơi trực tiếp sản xuất ra của cải vật chất Thoả mãn nhu cầu sản xuất và nhu cầu tiêu dùng của xã hội Với nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần (quốc doanh, tập thể, t nhân ) các doanh nghiệp đều có quyền tự chủ kinh doanh, hoạt động theo pháp luật, hợp tác, cạnh tranh và bình đẳng.

Trong cơ chế thị, mọi doanh nghiệp trực tiếp sản xuất chịu sự tác động tích cực cũng nh tiêu cực của thị trờng Mặt khác thị trờng là động lực sản xuất và kết quả sản xuất của từng doanh nghiệp sản xuất góp phần quan trọng đến sự phát triển của các ngành khác trong nền kinh tế quốc dân, từ đó xác định đợc GDP, đến tích luỹ và sự tăng trởng kinh tế của mọi quốc gia.

2 Thành phẩm và yêu cầu quản lý thành phẩm:

2.1 Thành phẩm là những sản phẩm đã kết qui trình công nghệ sản xuất do doanh nghiệp thực hiện hoặc thuê ngoài gia công chế biến đã đợc kiểm nghiệm phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật qui định và nhập kho thành phẩm hoặc giao trực tiếp cho khách hàng.

Thành phẩm trong các doanh nghiệp đợc biểu hiện trên hai mặt hiện vật và giá trị:

+ Hiện vật đợc thể hiện cụ thể bởi số lợng (khối lợng) và chất lợng của sản phẩm Trong đó mặt số lợng phản ánh qui mô thành phẩm mà doanh nghiệp tạo ra nó và nó xác định bằng các đơn vị đo lờng: Kg, lít, mét, bộ, cái còn chất lợng của thành phẩm phản ánh giá trị của thành phẩm và đợc xác định bằng tỷ lệ % tốt xấu phân cấp thứ hạng (loại I, loại II ) của sản phẩm.

+ Giá trị thành phẩm chính là giá thành sản xuất của thành phẩm nhập kho hay giá vốn của thành phẩm đem bán.

2.2 Để quản lý tốt thành phẩm về mặt số lợng đòi hỏi phải thờng xuyên kịp thời phản ánh tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, tình hình nhập -xuất - tồn thành phẩm phát hiện kịp thời thành phẩm, hàng hoá ứ đọng để có biện pháp giải quyết nhanh chóng để làm tăng tốc độ luân chuyển vốn trong doanh nghiệp.

Về mặt chất lợng phải làm công tác kiểm tra phân cấp sản phẩm và có chế độ bảo quản riêng đối vơí từng loại sản phẩm.

Về mặt giá trị yêu cầu phải đặt ra là phải làm tốt công tác tập hợp chi phí và tính giá thành phẩm nhằm phản ánh và đánh giá một cách chính xác thành phẩm Ngoài ra cần phải cải tiến mẫu mã (hình thức, màu sắc ) để phù hợp với thị hiếu ngời tiêu dùng.

3 Nhiệm vụ của kế toán thành phẩm.

Để đáp ứng các yêu cầu quản lý nêu trên, kế toán cần phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau:

Tổ chức theo dõi phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời và gián đốc chặt chẽ về tình hìnhhiện có và sự biến động( nhập , xuất , tồn) của từng loại thành phẩm trên cả hai mặt: hiện vật và giá trị.

Theo dõi phản ánh và giám đốc chặt chẽ quá trình tiêu thụ, ghi chép kịp thời đầy đủ các khoản chi phí bán hàng, thu nhập bán hàng và các khoản thu nhập khác.

Xác định chính xác kết quả của từng loại hoạt động trong doanh nghiệp , phản ánh và giám đốc tình hình phân phối kết quả lao động, đôn đốc thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nớc.

Cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan Đồng thời định kỳ tiến hành phân tích kinh tế đối với các hoạt động bán hàng, thu nhập và phân phối kết quả của doanh nghiệp

II Tổ chức công tác kế toán thành phẩm và bán hàng của doanhnghiệp sản xuất trong nền kinh tế thị trờng.

1 Tổ chức công tác kế toán thành phẩm:

1.1 Nguyên tắc tổ chức hạch toán thành phẩm.

- Phải tổ chức hạch toán thành phẩm theo chủng loại thành phẩm theo đúng số lợng và chất lợng thành phẩm.

- Phải kết hợp ghi chép giữa kế toán thành phẩm, thủ kho và phân xởng sản xuất để đảm bảo cho thành phẩm đợc phản ánh kịp thời, chính xác.

- Sự biến động của thành phẩm có rất nhiều nguyên nhân vì vậy để phản ánh đợc tình hình biến động của thành phẩm, phải tổ chức công tác ghi chép ban đầu một cách khoa học, hợp lý.

- Khi hạch toán thành phẩm nhập - xuất kho phải ghi chép theo giá trị thực tế ngoài có thể sử dụng thêm giá hạch toán, vì giá thành của mỗi bên nhập xuất kho luôn biến động.

- Kế toán chi tiết thành phẩm phải thực hiện theo từng nhóm, loại sản phẩm.

1.2 Đánh giá thành phẩm

1.2.1 Đánh giá thành phẩm theo giá hạch toán:

Do sự biến động thờng xuyên và do cả việc xác định giá thực tế của thành phẩm sản xuất ra chỉ theo một định kỳ Vì vậy để ghi chép kịp thời giá trị thành phẩm nhập xuất doanh nghiệp cần sử dụng một loại giá trị ổn định trong một thời gian dài, gọi là giá hạch toán Cuối kỳ tổng hợp giá thành phẩm nhập kho, xác định hệ số giá của từng loại thành phẩm và tính giá thực tế thành phẩm xuất kho trong kỳ theo công thức chung:

Trị giá thực tế thành phẩmTrị giá hạch toán thành phẩm Xuất kho trong kỳ xuất kho trong kỳ

1.2.2 Đánh giá thành phẩm theo giá thực tế

a Phơng pháp tính theo giá bình quân gia quyền:

Giá thành thực tế thànhSố lợng thành phẩmĐơn giá bìnhphẩm xuất kho trong kỳxuất kho trong kỳ quân

b Phơng pháp tính theo đơn giá thực tế tồn cuối kỳ:

Phơng pháp này căn cứ vào trị giá hàng tồn kho đầu kỳ, hàng nhập trong kỳ và hàngtồn cuối kỳ dùng công thức cân đối:

Trị giá thành Trị giá thành Trị giá thành phẩm Trị giá thành phẩmphẩm xuất kho phẩm tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tồn cuối kỳ

c Phơng pháp hạch toán theo giá đích danh:

Phơng pháp này dựa trên cơ sở thực tế xuất thành phẩm ở lô nào thì lấy đúng giá thực tế của lô đó để tính giá thực tế của thành phẩm xuất kho.

d Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO)

Thành phẩm nào nhập trớc thì xuất trớc, khi xuất lô nào đơn giá thực tế của nó để tính giá trị thực tế của thành phẩm xuất kho.

e Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO)

Thành phẩm nào nhập kho sau thì xuất trớc và khi tính toán trị giá thực tế của thành phẩm xuất kho thì lấy đơn giá thực tế của thành phẩm xuất kho theo giả thiết để tính.

2Kế toán nhập xuất kho thành phẩm.2.1.Kế toán chi tiết thành phẩm

Nội dung kế toán chi tiết thành phẩm cần đợc theo dõi cho từng loại, nhóm ở từng kho trên cả hai loại chỉ tiêu: hiện vật và giá trị.

Kế toán chi tiết đợc thực hiện ở kho thành phẩm và ở phòng kế toán , doanh nghiệp có thể vận dụng các phơng pháp kế toán chi tiết nh: phơng pháp ghi sổ song song, phơng pháp ghi sổ số d, phơng pháp ghi sổ đối chiếu

-TK 632: Giá vốn hàng bán * TK 155: Thành phẩm:

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại thành phẩm của doanh nghiệp.

* TK 157: Hàng gửi đi bán.

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của hàng hoá, sản phẩm đã gửi hoặc đã chuyển cho khách hàng, hoặc nhờ bán đại lý, ký gửi, trị giá của lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho ngời đặt hàng nhng cha đợc chấp nhận thanh toán Hàng hoá, thành phẩm phản ánh trên tài khoản này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.

* TK 632: Giá vốn hàng bán.

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ.

Kết cấu, nội dung phản ánh tuỳ theo từng trờng hợp cụ thể.

Trờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

*Phơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:

a Trờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kêkhai thờng xuyên.

Theo phơng pháp này việc nhập -xuất - tồn kho thành phẩm đợc theo dõi một cách thờng xuyên trên sổ kế toán, đảm bảo chính xác tình hình luân chuyển của thành phẩm và nó đợc sử dụng trong các doanh nghiệp thuộc ngành công nghiệp nhẹ.

Khi nhận đợc chứng từ nhập kho, xuất kho thành phẩm kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại và ghi sổ kế toán.

- Khi nhập kho thành phẩm.

Nợ TK 155: tùy theo nguồn nhập Có TK 111, 112, 331

+ Sản xuất hoàn thành sản phẩm nhập kho

+ Khi xác nhận đợc nguyên nhân, tuỳ theo nguyên nhân và xử lý ghi vào TK có liên quan.

 Nếu do thừa tự nhiên doanh nghiệp ghi vào thu nhập bất thờng Nợ TK 3381

Có TK 721

Giá thành sản phẩm nhập kho

iá thành sản phẩm nhập khoGiá thành sản phẩm nhập kho

Giá thành sản phẩm cha rõ nguyên nhân

Giá thành SP thừa

 Nếu do kế toán ghi chép nhằm Nợ TK 338.1

Có TK 154, 632, 157

- Khi xuất kho thành phẩm kế toán ghi vào bên có TK 155 tùy theo từng trờng hợp xuất mà ghi Nợ TK có liên quan.

+ Xuất kho thành phẩm giao bán

+ Xuất kho thành phẩm đem góp vốn liên doanh

 Nếu trị giá góp vốn theo kết quả đánh giá trị giá của sản phẩm lớn hơn

Có TK 155

+ Khi xác định đợc nguyên nhân

 Nếu thiếu hụt, tổn thất trong định mức theo qui định hiện hành doanh nghiệp sản xuất đợc ghi khoản thiệt hại vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

Nợ TK 642 Có TK 138.1

 Nếu thiếu hụt, tổn thất vợt định mức hoặc đối với loại thành phẩm không có hao hụt định mức.

- Nếu do nguyên nhân khách quan ngoài khả năng khắc phục của doanh nghiệp thì ghi vào chi phí bất thờng.

Quá trình hạch toán tiến hành nh sau:

- Đầu kỳ: Kết chuyển giá thành sản phẩm còn lại đầu kỳ

+ Kiểm kê, xác định và kết chuyển trị giá sản phẩm còn lại cuối kỳ

Trị giá sản phẩm thiếu hụt trong định mức

Khoản thiệt hại

Khoản thiệt hại bắt bồi

1.Khái quát chung về xí nghiệp

xí nghiệp dợc phẩm TW II thuộc liên hiệp dợc phẩm thuộc Bộ y tế,tiền thân là xởng quân dợc thuộc Cục quân y.

Ngay 7-5-1992 theo quyết định số 338/HĐBT của hội đồng bộ trởng, xí nghiệp đợc công nhận là một doanh nghiệp Nhà nớc và đợc hạch toán độc lập.

2 Tổ chức công tác kế toán ở xí nghiệp

2.1.Bộ máy kế toán

Là đơn vị hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân, xí nghiệp đợc quyền ký hợp đồng mua bán hàng hoá với các tổ chức xí nghiệp quốc doanh, đợc mở tài khoản ở ngân hàng và vay ngân hàng để đảm bảo đủ vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, bộ máy kế toán của xí nghiệp đợc sắp xếp gọn nhẹ, phù hợp với tình hình chung hiện nay Phòng có 11nhân viên trong đó:

-kế toán trởng kiêm trởng phòng có trách nhiệm phụ trách, chỉ đạo thực hiện phơng thức hạch toán và hoạt động của phòng kế toán tài chính, tạo các nguồn vốn cho xí nghiệp.

-Phó phòng kế toán nắm bắt các hoạt động, lập báo biểu, quyết toán dới sự chỉ đạo trực tiếp của trởng phòng, đồng thời làm công tác thống kê.

-Kế toán thanh toán với ngân hàng: thực hiện việc giao dịch với ngân hàng cùng các bộ phận khác có liên quan lập và hoàn chỉnh chứng từ thanh toán gửi ra ngân hàng kịp thời Hiện nay xí nghiệp giao dịch với 3 ngân hàng:Ngân hàng Công thơng, Ngân hàng Đầu t và phát triển, Ngân hàng Ngoại thơng.

-Kế toán tổng hợp gía thành: phản ánh ghi chép chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ, phân bổ các chi phí đó vào các đối tợng tính giá thành, tính toán giá thành sản phẩm đã hoàn thành đối chiếu với kế hoạch, tổng dự toán chi phí sản cuất, đề xuất biện pháp hạ thấp giá thành, cung cấp thông tin cho phân tích hoạt động kinh tế và dự toáng chi phí sản xuất kỳ sau.

-Kế toán lơng và BHXH

-Kế toán kho nguyên vật liệu bao bì -Kế toán kho phụ liệu và sửa chữa nhỏ -Kế toán thành phẩm và tiêu thụ

-Kế toán thu ngân -Thủ quỹ

-Bốn nhân viên kinh tế phân xởng

Hàng tháng, hàng quý các nhân vuên kế toán phải đối chiêu quan hệ ngang với nhau và đối chiế với phân xởng.Tất cả các nhân viên phải chịu sự chỉ đạo của kế toán trởng và kế toán trởng phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ công tác taì chính kế toán của xí nghiệp

2.2.Hình thức tổ chức công tác kế toán

Bộ máy kế toán tập trung tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trởng cũng nh sự chỉ đạo xí nghiệp Theo hình thức này toàn bộ đơn vị trực thuộc không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ và gửi về phòng kế toán.

Hình thức kế toán : xí nghiệp sử dụng hình thức nhất ký chứng từ

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ

Báo cáo tài chính

II- Kế toán thành phẩm ở xí nghiệp dợc phẩm TWII

1.Đặc điểm thành phẩm của xí nghiệp

Sản phẩm của xí nghiệp bao gồm 3 loại chủ yếu: thuốc viên, thuốc tiêm và thuốc nớc Sản phẩm của xí nghiệp đều là thành phẩm vì chúng đợc hoàn thành ở bớc công nghệ cuối cùng của qui trình sản xuất

Thành phẩm của xí nghiệp rất đa dạng phong phú về chủng loại, mẫu mã từng loại thuốc.Có nhiều loại thuốc tên khác nhau Nhng lại có cùng một loại thuốc có nhiều qui cách khác nhau, chẳng hạn vitamin B1:ở phân xởng viên có vitamin B1 lọ 100 viên, lọ 2000 viên, nhng ở phân xởng tiêm lại có vitamin B1 0,025ml, 100 ml Hơn thế nữa thuốc là loại thành phẩm đặc biệt, nó không giống các sản phẩm khác về chất lợng và sự ảnh hởng của nó đối với ngời tiêu dùng.

Với những đặc điểm trên để tránh nhầm lẫn trong việc cung cấp cho khách hàng, sai sót trong hạch toán, thành phẩm của xí nghiệp đợc quản lý chặt chẽ.

Song song với việc quản lý chặt chẽ thành phẩm , xí nghiệp cũng luôn quan tâm đến việc đánh giá thành phẩm sao cho đúng, chính xác, đảm bảo cho việc hạch toán chi tiết và tổng hợp thành phẩm có hiệu quả.

2 Đánh giá thành phẩm

Kế toán chi tiết và tổng hợp thành phẩm ở xí nghiệp áp dụng phơng pháp đánh gá theo giá trị thực tế.

-thành phẩm nhập kho đợc xác định theo giá thành sản xuất thực tế tính riêng cho từng loại sản phẩm Số liệu do bộ phận kế toán giá thành cung cấp và tính toán Nó đợc xác định vào cuối tháng.

-Giá thành thực tế thành phẩm xuất kho đợc tính theo phơng pháp bình quân gia quyền cho từng loại thuốc.

3 Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh vào các chứng từ nhập xuất.Các hoạt động nhập xuất kho thành phẩm diễn ra đều đợc lập chứng từ đầy đủ, kịp thời Đây là hình thức hạch toán ban đầu đối với các nghiệp vụ kinh tế , là nguồn thông tin kinh tế đầu tiên trong xí nghiệp là cơ sở pháp lý để tiến hành nhập xuất kho thành phẩm

Hiện nay trong công tác kế toán thành phẩm “ xí nghiệp dợc phẩm TWII” sử dụng bốn loại chứng từ sau:

-Khi nhập kho thành phẩm : phiếu nhập kho thành phẩm là chứng từ gốc phản ánh tình hình nhập kho thành phẩm sau khi kết thúc quá trình sản xuất ở từng phân xởng Thành phần thuốc sau khi đợc phòng kiểm nghiệm kiểm tra chất lợng viết phiếu kiểm nghiệm sẽ đợc nhập kho Khi đó nhân viên kinh tế phân xởng có thành phẩm nhập kho sẽ viết phiếu nhập kho gồm 3liên:

liên1: nhân viên kinh tế phân xởng giữ liên 2: Thủ kho giữ

liên 3: lu phòng kế toán

Hàng ngày khi nhập kho chỉ tiến hành ghi theo số lợng thực nhập kho đ-ợc phân loại theo từng chủng loại thuốc Phiếu nhập kho đđ-ợc tậphợp theo kho.Phiếu nhập kho phải có đủ chữ ký của ngời nhập, thủ kho , thủ trởng đơn vị.

-Khi xuất kho thành phẩm xí nghiệp sử dụng phiếu xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

Phiếu xuất kho phản ánh số thuốc xuất phục vụ nội bộ xí nghiệp theo chỉ tiêu số lợng( xin lĩnh và thực lĩnh).

Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho đợc dùng khi xí nghiệp xuất bán thẳng cho khách hàng tại xí nghiệp Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho thuốc để bán theo cả hai chỉ tiêu số lợng và số tiền Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đợc dùng khi xí nghiệp xuất bán cho các cửa hàng phụ thuộc.