Đề tài phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kinh doanh

Trang 1

DAI HOC THAI NGUYEN KHOA CONG NGHE THONG TIN

kwuw&«&

»a LU & BAI TAP LON

MON HOc: PHAN TiCH THIET KE HE THONG

Dé bai:

HACH TOAN KINH DOANH

GIÁO VIÊN HUONG DAN: Lé Thu Trang

SINH VIEN: Lé Toan Thang

LOP: DHCQKS5D

Thái Nguyên, tháng 04 năm 2009

Trang 2

Muc Lue

Giới thiệu

Chương I KHÁO SÁT BÀI TOÁN

I.1.Nội dung khảo sát 1.2 Đánh giá hiện trạng

Chương II PHÂN TÍCH BÀI TOÁN

II.1 Yêu Cầu Cúa Bài Tốn

II.2 Phân Tích Hệ Thống Về Chức Năng II.3 Phân Tích Hệ Thống Về Dữ Liệu

H.3.1.Mã Hoá Tên Gọi Và Tạo Bảng Dữ Liệu

Trang 3

Giới Thiệu

Trong những thập niên gần đây thì các doanh nghiệp cũng bắt đầu tận dụng những

ưu thế của công nghệ thơng tin, đó là sự chính xác, nhanh chóng và tiết kiệm thời

gian, tiền bạc để phục vụ cho công việc kinh doanh vốn rất phức tạp và căng thắng

Người ta thấy rằng, việc sử dụng con người trong hầu hết các công việc như quản lý nhân sự, quán lý tiền lương, quản lý kho thường hay dẫn đến sai sót và tốn nhiều thời gian, nhất là khi quy mô hoạt động của một doanh nghiệp càng lớn Hơn nữa việc dùng quá nhiều người dẫn đến bộ máy hành chính cơng kềnh và tốn kém, điều đó đẫn đến hiệu quả doanh nghiệp ngày càng giảm sút Chính vi thé việc áp dụng công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp ngày nay là điều tất yếu

Chương I Khảo sát bài toán

I.1.Nội dung khảo sát :

q Môi trường xã hội kinh tế kĩ thuật của

hệ thống

Mục tiêu khảo sát là đại lý bán các thiết bị viễn thông trực thuộc công ty viễn

thông bưu điện thành phố Điện Biên Phủ

Đại lý chuyên bán các sản phẩm viễn thông như:các loại điện thoại,máy tính,

linh kiện máy tính, các loại cáp viễn thơng Đại lý có các khách hàng thường xuyên là các cửa hàng bán lẻ Hàng hóa của đại lý do nhiều nhà cung cấp khác nhau như Tổng công ty viễn thông Việt Nam, các công ty sản xuất điện thoại lớn nhỏ trong nước và nước ngoài

Các trung tâm ra quyết định và diéu hành,sự phân cấp các quyên hạn

Đại lý hoạt động như một công ty cung cấp sản phẩm thực sự Cơ cấu tổ chức trong phòng này là:

một Trưởng phòng phụ trách quản lý: Trưởng phòng này trực tiếp nhận các kế hoạch kinh doanh từ trung tâm, đưa ra mọi quyết định về vấn đề nhập hàng,

bán hàng, kiểm tra doanh thu, chính vì thế mọi kế hoạch đã được vạch trước do

số liệu của các khu vực khác cung cấp như : sẽ nhập của nhà cung cấp nào, số

lượng nhập là bao nhiêu, trong kho còn bao nhiêu hàng

Một kế toán quĩ chịu trách nhiệm nhận tiền thanh toán của khách

Trang 4

Ba nhân viên bán hàng, hai nhân viên phụ trách việc bảo hành giải quyết các khiếu nại của khách hàng

Các nhân viên bán hàng có thể lập phiếu xuất kho, nhập kho, mỗi lần nhập được ghi lại bởi phiếu xuất kho và phiếu nhập kho

€ Quá trình lưu chuyển thông tin và xử lý

các tài liệu giao dịch

Với khách mua bán lẻ Người bán giới thiệu các sản phâm của đại lý rồi cho

khách chọn mua Nếu khách mua yêu cầu lập hóa đơn chỉ tiết thì người bán sẽ

lâph hóa đơn Đối với khách hàng mua với số lượng lớn trưởng phòng kiểm tra

xem sản phẩm mà khách yêu cầu có cịn đủ lượng trong kho không Nếu đủ sẽ

lập phiếu xuất kho Mỗi lần bán thì người bán lập hóa đơn bán hàng, và mỗi lần mua được ghi nhận bằng một hóa đơn Khác thanh toán tiền với bộ phận kế

toán quĩ và việc tả tiền được ghi nhận bằng chứng từ quï

Cac chi phi hang tháng như tiền điện, tiền nước, tiền Internet, tiền vệ sinh môi trường sẽ được ghi nhận bằng một hóa đơn chi phi do kế toán qui lap Héa đơn chứng từ được chuyền sang bộ phận kế toán tổng hợp và kết toán chỉ tiết

Lỗ lãi được tính thơng qua số tiền lãi trên số hàng đã bán trừ đi số tiền chỉ phí

trong tháng

d Thu thập các chứng từ giao dịch

Các chứng từ giao dịch thu thập được như sau:

Công ty viễn thơng Cộng Hịa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Bưu điện TP Điện Biên Phủ Độc Lập - Tự Do- Hanh Phúc

Hóa Don Mua Hang

# Số hóa đơn mua hàng: - - Mã người bán:

Ngày mua:

Trang 5

Công ty viễn thông Cộng Hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Bưu điện TP Điện Biên Phủ Độc Lập - Tự Do- Hanh Phúc

Hóa Đơn Bán Hàng

# Số hóa đơn bán hàng: - -

Mã người mua: Tên người mua: .

Địa chỉ: cccc

Ngày bán: tháng năm

Diễn giải: - 2222222 s2

Chỉ tiết hàng bán:

Mã hàng Tên Hàng DVT Sô lượng Đơn Giá

Giao dịch viên kí tên

Mã hàng Tên Hàng DVT So lượng Don Gia

Trang 6

1.2 Đánh giá hiện trạng:

Qua quá trình khảo sát em nhận thấy Hệ thống hoàn tồn ơn định và chặt chẽ Các

máy tính của các nhân viên đều là những máy tính mới hiện đại có khả năng nồi

Trang 7

Chuong II Phan Tich Bai Toan

II.1 Yêu cầu cúa bài toán:

Bài toán yêu cầu thiết lập hệ thống tự đống hóa q trình hạch tốn lỗ lãi thơng

qua số tiền lãi trên số hàng đã bán trừ đi số tiền chi phí hàng tháng

Mục tiêu quản lý ở đây là:

Quản lý danh mục:

Danh mục ở đây bao gồm các đanh mục về nhân viên, sản phâm, khách hàng nhà cung cấp và giá bán

Quản lý kinh doanh:

Lập phiếu nhập lập phiếu xuất, báo cáo doanh thu(hạch toán lỗ lãi), báo cáo công nợ của đại lý

Quản lý kho:

Thống kê sản phâm nhập, thống kê sản phẩm xuất và thông kê sản phâm tồn kho

II.2 Phân tích hệ thống về chức năng:

Từ mục tiêu quản lý ở trên em đưa ra được chức năng chính của hệ thống như sau:

Quản lý các danh mục:

Danh mục nhân viên: Lưu đầy đủ thông tin về nhân viên đang làm việc,

những người có tên trong danh mục mới có thé lập phiếu nhập, phiếu xuất,

từ đó có thể quản lý được việc nhập, xuất tránh tình trạng gian lận

Danh mục sản phẩm: Lưu lại thông tin chỉ tiết về các sản phẩm Chính vi

Trang 8

Danh mục nhà cung cấp: Lưu lại thông tin đầy đủ của nhà các nhà cung cấp chính chủ yếu cung cấp sản phẩm cho đại lý,

Cập nhật khách hàng: Lưu lại thông tin các khách hàng Từ đó tìm ra

được các khách hàng là khách hàng quen thuộc thường xuyên của đại lý Từ đó có thé tao ra các ưu đãi cho khách hàng thường xuyên như về giá

bán, các sản phẩm khuyến mại, các sản phâm ưu chuộng,.v.v

Cập nhật giá bán của sản phẩm: Trong thời buổi hiện nay, nền kinh tế đang suy thoái giá cả leo thang thay đổi liên tục, chức năng này quả là thiết yếu với những doanh nghiệp đang đi lên

Quản lý kinh doanh:

Lập phiếu nhập, lập phiếu xuất, báo cáo doanh thu của đại lý

Hạch toán doanh thu: thông qua các thông tin đã được lưu đầy đủ ở phần phiếu nhập và phiếu xuất thì trưởng phịng có thể đưa ra các thông tin chính xác về tình hình kinh đoanh đề báo cáo cho cấp trên

Quản lý kho:

Thống kê nhập: Dựa trên các thông tin được ghi đầy đủ và rõ rang trong

phần lập phiếu nhập Chức năng này sẽ tổng hợp lại hàng đã nhập trong một khoảng thời gian giúp cho trưởng phòng biết được tình hình nhập kho

của đại lý

Thống kê xuất: Tương tự như chức năng thống kê nhập Dựa trên các

thông tin được ghi lại trong phần lập phiếu xuất chức năng thống kê xuất sẽ

giúp trưởng phòng tổng hợp thơng tin hang cịn trong kho Kết hợp với lập phiếu xuất sẽ giúp hạch toán được kết quả kinh đoanh của đại lý

Thống kê tồn: Thống kê lại các hàng tồn trong kho, các mặt hàng bán chạy Quản lý được lưu lượng trong kho

Trang 9

Hệ thống hạch toán kinh doanh Quản lý danh mục

Quản lý kho Quản lý kinh doanh

Quản lý danh mục

san pham Quan ly Thong ké nhap Quân lý Lập phiêu nhập & thanh toan

Quản lý danh mục

nhân viên Quản lý Thông kê xuât Quận lý Lập phiêu

xuât & thanh toản

Quản lý danh mục

nha cung cap Quan ly Téng hop tonkho

Quan ly Bao cao doanh thu Quản lý danh mục khách hàng Quản lý danh mục gia ban

Quan ly Bao cao va thanh toan céng no

Trang 10

Biểu đô phân cấp chức năng

Biểu đồ luồng dữ liệu:

Nhà Cung Cấp

Yéu câu mua hang Đáp ứng yêu cầu

Khách Hàng

Đáp ứng yêu cầu

Cung cấp thông tin

Hệ thống hạch toán kinh doanh Bộ phận quản lý

Yêu cầu thông tin

Yêu cầu mua hàng

Biểu đô lung dữ liệu mức 0

Tác nhân nhà cung cấp có quan hệ với hệ thống khi hệ thống gửi yêu cầu mua

hàng tới nhà cung cấp và khi hệ thống thanh tốn cơng nợ Nhà cung cấp có trách

nhiệm chuyền hàng tới cho đại lý và nhận tiền thanh toán từ đại lý

Tác nhân khách hàng có quan hệ với hệ thống khi họ có yêu cầu mua hàng của đại lý Đại lý có trách nhiệm gửi hàng tới cho khách và thu hồi tiền mua hàng của khách Khách hàng nhận hàng và có trách nhiệm thanh tốn cơng nợ cho đại lý

Trang 11

Tác nhân bộ phận quản lý mang ý nghĩa là trưởng phịng có quyền kiểm tra cũng như yêu cầu hệ thống thông báo các hoạt động của mình Mặt khác hệ thống có

trách nhiệm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đó

Qua biểu đồ này ta thấy rõ tổng thể các chức năng của hệ thống quản lý hạch toán

kinh đoanh Đề hiểu rõ hơn ta sẽ đi vào biểu đồ luồng đữ liệu mức đỉnh như sau

Có thê mô tả các công việc chính của các chức năng chính như sau:

- Chức năng quản lý danh mục: bao gồm việc lưu trữ các thơng tin chính của các nhà cung cấp, các khách hàng, nhân viên, sản phẩm và thông tin giá bán Nó có

thé thực hiện các thao tác thêm mới, sửa chữa thông tin, và xóa thơng tin trên hệ

cơ sở dữ liệu tương ứng

- Chức năng quản lý kinh doanh: bao gồm công việc chính là lập các phiếu nhập, phiếu xuất thường kỳ Lưu trữ các thông tin này lại và tổng hợp lại Dựa trên các thông tin được lưu từ các số phiếu nhập và phiếu xuất, hệ thống nhanh chóng đưa ra những con số chính xác về đoanh thu Đó cũng chính là hai chức năng còn lại

của phần quản lý kinh doanh, cũng như có thé dua ra con số chính xác về lượng

hàng tồn kho của đại lý

- Chức nằng quản lý kho: chức năng này là lấy các số liệu của phần quản lý kinh doanh, đề từ đó tổng hợp lại tổng sản phẩm đã nhập và xuất trong một thời gian

kinh doanh nhất định Ngồi ra, nó cịn báo cáo số lượng hàng tồn kho tới hiện tại

Trang 12

Quan ly

danh muc {

Yéu cau cap nhat

Khach hang

Thông tin - | _ Yêu cầu mua hàng

Thông tin Giao hàng

Dap ứng yêu cầu

Yêu a

Bô phận quản lý Kho dữ liệu kinh doanh Bộ phận quản lý

-Đáp ứng yêu cut

Kiểm tra kho Thông tin

Giao hàng

Đáp ứng yêu cầu Yéu cầu mua hàng

Nhà cung cấp

Biểu đô lung dữ liệu mức đỉnh:

Tiếp theo ta sẽ đi xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho từng chức

năng

Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh(Chức năng quản lý danh mục):

Trang 13

: Thông tin sản pham Ket qua — } — Quản Lý Sản Phẩm Sản Phẩm

Thông tin mới

Thông tin sản phẩm Khách Hàng Bộ Phận Quản Lý

Thông tin nhan

Nhân Viên Kết quả

Thông tin nhân viên

Thông tin mới

Thông tin nhả cung cắt

Thông tin mới

Nhà Cung Cấp

Thông tin nhả cung cap

Kết quả

Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh(chức năng quản lý kinh doanh):

Trang 14

Nha cung cap Khach hang

Thông tin nhà cung cấp Thông tin khách hàng

Nhân viên

Thong tỉn nhân mn | L tin nhân viên

Thông tin sản m——] Tớ tin sản phải

Lập phiếu xuất &

thanh toán 22 Lập phiêu nhập & thanh toán 24 Sản phẩm à Trả lời

Trả lời Thông tin nhà Yéu cau êu cẢ

yêu cầu › mannnnee Thông tin xuất _ mua hàng yêu sâu

Yêu câu

mua hàng |

› ‘ Khach han

Nha cung cap 9

Phiêu nhập Phiêu xuât

“Thông tin xuất Hỏi công nọ

Thông tin nhập Thông tin xuất &

Thanh toan Thông tin nhập

Báo cáo & thanh tốn

cơng nợ

24

Hạch toán doanh thu 23

‘Yeu cầu thanh

tốn cơng nợ

u cầu thanh

tốn cơng nợ

Kiểm tra nợ

Yêu cầu Thanh toán báo cáo Bộ phận quản lý | Nhà cung cấp

Trả loi yu cau Live lời yêu cầt

Trang 15

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đính(chức năng quán lý kho):

Thông tin >ị [” tin nhập Thông tin “T tin xuat

Phiếu nhập Phiếu xuất

Thống kê xuất 34 Tổng hợp tồn 32 Thống kê nhập 31

Yêu cầu Trả lời

kểmkho — Vêutẩu yêu câu Trải

Yeu cau Bộ phận quan lý | —_ Wudu kiểm kê nhập kiểm kê xuất

Trên cơ sở phân tích hệ thống thực tiễn, ta có thể đưa ra sơ đồ liên kết thực thể với các

bảng dữ liệu chính như: bảng sản phẩm, bảng nhân viên, bảng nhà cung cấp, bảng khách

hàng, bảng giá bán, bảng phiếu nhập, bảng phiếu xuắt,

Trang 16

II.3 Phân Tích Hệ Thống Về Dữ Liệu

Sau khi phân tích tổng thé hé thống về chức năng và luồng dữ liệu Ta đi phân tích hệ thống về dữ liệu

H.3.1.Mã Hoá Tên Gọi Và Tạo Bảng Dữ Liệu Bang san phẩm:

Bao gom các thông tin về sản phẩm: Mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính, và mơ tả về

sản phẩm theo qui cách

Data Type Description

Ÿ 'MaSP Text Mã Sản phẩm TenSP Text Tên sẵn phẩm

DVT Text Đơn vị tính ks

Mot: Text Mé ta vé san pham

Bang nha cung cap:

Bao gồm các thông tin về nhà cung cấp như: Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ

và số điện thoại liên lạc với nhà cung cấp

i) Field Name Datatype Description c7

Ÿ MaNCC Text Mã nhà cung cấp

TenNCC Text Tén nhà cung cấp

0C Text Địa chỉ nhà cung cấp

= Text Điện thoại nhà cung cấp|

Bảng nhân viên:

Chứa các thông tin về nhân viên: Mã nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, giới tính của nhân viên

Trang 17

Field Name | DatATYPE Description

9 Manv Text Mã nhân viên

TenNV Text Tên nhân viên

DC Text Bia chi cla nhân viên

SDT Text Số điện thoại nhân viên

- la Yes/No Giới tính của nhân viên(Yes=Nam, No=ni?)

NS Date/Time Ngày sinh của nhân viên R

Bảng khách hàng:

Chứa các thông tin về khách hàng: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại

của khách hàng

Oo EO

vere Text 'Tên khách hàng — 'Ðc Text Địa chỉ của khách hàng

cam Text SỐ điện thoại của khách hàng| h

Bảng phiếu nhâp:

Bao gồm các thông tin cụ thể về phiếu nhâp: Số phiếu nhập, ngày nhập, mã nhà cung cấp, mã nhân viên, tiền trả cho nhà cung cấp nếu có

Data Type v = Number NgayN Date/Time MaNCC Text — |MaNV Text | TienTra Number

Bang chỉ tiết phiếu nhập:

| SỐ phiếu nhập Description

Ngày nhập sản phẩm Mã nhà cung cấp sẵn phẩm

Mã nhân viên nhập hàng

Trang 18

Bao gồm các thông tin về việc nhập hàng: Số phiếu nhập, mã sản phẩm, số lượng, đơn

giá, tổng lượng tiền cần trả (thành tiền)

Field Name Data Type

SoPN Number MaSP Text SL Number Number TT Number Bảng phiếu xuất: SỐ phiêu nhập Mã sản phẩm nhập vào SỐ lượng sản phẩm nhập vào Đơn giá sản phẩm Thành tiền

Bao gồm các thông tin về phiếu xuất kho: Số phiếu xuất kho, ngày xuất, mã nhân viên,

mã khách, tiền trả Field Name Ÿ (soPX Number 'NgayX Date/Time 'MaNV Text “Mak Text 'TienTra Number Bảng chỉ tiết xuất: Description

Số phiêu xuât kho

Ngày nhập kho

Mã nhân viên xuất kho R Mã khách mua sẵn phẫm

Tiền khách hàng trả

Bao gồm các thông tin chỉ tiết về hàng xuất:Só phiếu xuất, mã sản phẩm, ngày nhập sản phẩm, số lượng xuất, đơn giá, thành tiền.Ngày nhập sản phẩm giúp ta hạch toán kết quả

Field Name | Data Type

¥ sopx Number Ÿ MaSP Text lŸ NgayN Date/Time Ist Number _JÐG Number 7 Text Số phiêu xuât Mã sẳn phẩm xuất Ngày nhập sản phẩm số lượng xuất Đơn giá xuất

Thành tiền

Trang 19

Bảng tồn chỉ tiết:

Các thông tin về lượng hàng trong kho:Mã sản phẩm, ngày nhập, số lượng còn lại trong kho, đơn giá theo ngày nhập, vì một sản phẩm có thể nhập nhiều lần mỗi 1 lần nhập có

thé có đơn giá khác nhau

Field Name Data Type

Text Mã sản phẩm Ÿ 'NgayN Date/Time Ngày nhp san pham

{st Number số lượng còn trong kho

DG Number Đơn giá theo ngày nhập

Bảng khách hàng thanh toán (TTKH):

Bang này lưu lại các thông tin của những lần khách hàng đến thanh toán tiền với doanh

nghiệp Các thơng tin đó gồm có mã thanh tốn, mã khách hàng, ngày thanh toán, và số tiền khách hàng đã thanh toán

Field Name Dat TYP Description

Matt Text Mã thanh toán Ÿ MaK Text Mã khách hàng thanh toán

NgayTT Date/Time Ngày khách thanh toán

TienTra Number Tiền trả 7

Bảng thanh toán nhà cung cấp :

Tương tự như phần thanh toán của khách hàng với doanh nghiệp, bảng này lưu lại thông tin của những lần doanh nghiệp thanh toán với nhà cung cấp Các thơng tin gồm có mã thanh toán, mã nhà cung cấp, ngày thanh toán và số tiền mà doanh nghiệp thanh toán cho nhà cung cấp

Trang 20

FieldName) ARR TYRE esripton

Ÿ MaTT Text Mã thanh toán MaNCC Text Mã nhà cung cấp

NgayTT Date/Time Ngày thanh toán với nhà cung cấp

TienTra Number Tiền thanh toán với nhà cung cấp h

2 t4 há

Bang giá bán:

Lưu lại các thông tin về mã sản phẩm, giá bán và ngày cập nhật giá bán Vì mỗi ngày sẽ có một giá bán khác nhau

— Data Type | Description

¥ MaSP Text Ma san phẩm "Teia Number Giá bán của sẵn phẩm

Nga Date/Time Ngày bán theo giá bán

Bảng chỉ phí:

Chỉ tiết các chỉ phí sảy ra trong ngày như tiền điện, tiền nước, tiền vận chuyển bao gồm: Mã chỉ phí, ngày chỉ phí, mã nhân viên đã chỉ phí, miêu tả chỉ phí, tiền đã chỉ phí

| Field Name | DataType Description

'Ủ mace Text Mã chỉ phí

Ÿ NgayCP Date/Time Ngày chỉ phí

TienCP Number Số tiền đã chỉ phí trong ngày

(MaNV Text Mã nhân viên đã thực hiện chi phí

'MotaCP Text Mơ tả chỉ phí

R

Các bảng dữ liệu trên đã bao gồm việc mã hóa dữ liệu, kiểu đữ liệu cần thiết, các khóa

chính, khóa ngoài liên kết với các bảng khác Từ các bảng đữ liệu đó ta có mơ hình thực thể liên kế như sau

Trang 22

Kết Luận:

Trong thời gian tiến hành làm bài toán em đã hiểu thêm về các ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý giúp giảm bớt công việc thủ công, công việc quản lý phức tạp trước kia nay sẽ đơn giản hơn nhiều

Tuy nhiên do kiến thức còn hạn hẹp, quá trình khảo sát bài tốn chưa rõ ràng nên em chưa tạo lập được các form, các chức năng cơ bản như nhập dữ liệu, chỉnh sửa

dữ liệu, tìm kiếm đữ liệu theo một trường nào đó, đưa ra kết quả kinh đoanh của

đại lý theo ngày, theo tháng hoặc theo năm Trong thời gian tới em sẽ cố gắng xây dựng chương trình dựa vào các ngôn ngữ lập trình bậc cao và phần mềm tạo cơ sở dữ liệu

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của cơ Lê Thu Trang trong q trình phân tích bài toán, xây dựng các biều đồ dữ liệu giúp em hoàn thành bài tập này

THE END