ĐỀ TÀI " PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THÔNG QUẢN LÍ CỬA HÀNG HOA " ppt

Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHỊNG KHOA CƠNG NGHỆ THÔNG TIN ***** ***** ******* BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN MƠN : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THÔNG GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN : NGUYẾN QUỐC HÙNG LỚP CT701 – NHÓM : VŨ THỊ THUỲ DƯƠNG HOÀNG THỊ THU TRANG NGUYỄN QUỐC ĐỒN TẠ THẾ HIẾU Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN III MƠ HÌNH NGHIỆP VỤ .4 LÃNH ĐẠO .5 2.Bán hàng 3.Giải cố .6 Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG HOA 114 Quang Trung _ Hồng Bàng _Hải Phòng ĐT: 013.838053 - Fax: 031.838845 - Mobile: 0913.245390 I.GIỚI THIỆU Cửa hàng hoa Anh Phong đặt :144 Quang Trung _ Q Hồng Bàng _TP Hải Phòng chuyên kinh doanh loại mặt hàng hoa lụa , cảnh nội thất cao cấp Cửa hàng nhận bán buôn , bán lẻ với chế độ ưu đãi cho khách hành mua hàng với số lượng lớn dịch vụ hàng theo yêu cầu khách hàng II.KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ THU THẬP THÔNG TIN Khảo sát trạng Cửa hàng hoa Anh Phong doanh nghiệp thành lập Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu cửa hàng bao gồm : hoa lụa , cảnh vật dụng phục vụ trang trí nội thất nhu cầu giải trí Là doanh nghiệp thành lập nên hoạt động chủ yếu mang tính thủ cơng, dựa vào kinh nghiệm hệ thống nhân viên Do đặc điểm lượng hàng hố nhập xuất ngày lớn nên cơng tác quản lí , mua bán nhiều thời gian , cơng sức mà độ xác khơng cao , điều nhiều gây thiệt hại cho công ty Ngày cửa hàng bước đại hoá hệ thống máy tính đưa hệ thống phần mềm vào sử dụng để dần thay công tác quản lí thủ cơng cơng ty Hoạt động quản lí hàng hố mua bán hàng cửa hàng hồn tồn thủ cơng nên bộc lộ hạn chế sau : - Tra cứu thơng tin hàng hố , khách hàng , lượng hàng tồn nhiều nhiều thời gian , thiếu xác - Việc lưu trữ thơng tin hàng hố , khách hàng , nhà cung cấp, tài … phải sử dụng nhiều loại giấy tờ , sổ sách nên cồng kềnh cho lưu trữ - Tốn nhiều thời gian tổng hợp, báo cáo , thống kê - Không đáp ứng nhu cầu thông tin phục vụ hàng ngày mở rộng cửa hàng tương lai Trước tình hình , vấn đề đặt cần phải có hệ thống đáp ứng yêu cầu sau : - Giảm khối lượng ghi chép , đảm bảo truy vấn nhanh , lưu trữ cập nhật kịp thời , thuận tiên - Lập báo cáo định kì , đột xuất nhanh chóng , xác - Có thể thống kê loại hàng , mặt hàng lượng hàng dự chữ kho cách nhanh chóng xác - Tự động in hóa đơn , phiếu nhập xuất kho khách hàng - Có khả lưu trữ thơng tin lâu dài II.MƠ TẢ HỆ THỐNG Hoạt động kinh doanh cửa hàng hoa chủ yếu diễn trình : 1) Quá trình nhập hàng Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm Cửa hàng cung cấp hàng từ nhiều nhà cung cấp (NCC) với mặt hàng , chủng loại hàng khác nhau: hoa lụa, cảnh ,….Khi cửa hàng có nhu cầu cung cấp hàng cửa hàng liên hệ với NCC yêu cầu NCC gửi thông tin chi tiết mặt hàng : Báo giá ……Sau thoả thuận cửa hàng tiến hành ký hợp đồng mua hàng với NCC Quá trình giao hàng thực theo thời gian thoả thuận cửa hàng NCC Khi nhận hàng, phận quản lý kho kiểm tra hàng,nếu khớp với hợp đồng mua hàng lập hố đơn mua hàng đồng thời chuyển cho kế toán viết phiếu chi để tốn tiền với NCC, ngược lại có thơng tin phản hồi với NCC Sau nhận hàng phận quản lý kho kiểm hàng nhận hàng đồng thời lập chứng từ nhập kho cập nhật danh mục hàng vào sổ nhập kho 2) Quá trình bán hàng Khi cửa hàng nhận yêu cầu cung cấp hàng khách hàng, nhân viên gửi báo giá mặt hàng cho khách hàng Sau thống , đồng ý khách hàng gửi yêu cầu mua hàng thông qua đơn đặt hàng ,Fax, telephole… Bộ phận bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng, xác nhận cập nhật vào sổ khách hàng sau chuyển cho phận quản lí kho , đồng thời cập nhật danh sách khách hàng vào sổ khách hàng Dựa thông tin đơn đặt hàng, thủ kho kiểm tra số lượng hàng kho, đáp ứng đủ yêu cầu khách hàng thi lập chứng từ xuất kho cập nhật danh mục hàng xuất vào sổ xuất kho , sau chuyển hàng cho phận bán hàng để tiến hành giao hàng cho khách Ngược lại trình lãnh đạo để có kế hoạch nhập hàng Bộ phận bán hàng, nhận hàng từ kho kiểm tra hàng lập hoá đơn bán hàng đồng thời thực giao hàng đến tận nơi cho khách hàng khách hàng có yêu cầu Bộ phận kế toán nhận yêu cầu toán lập phiếu thu để thực toán với khách hàng 3) Giải cố III MƠ HÌNH NGHIỆP VỤ Biểu đồ ngữ cảnh Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm LÃNH ĐẠO Yêu cầu báo cáo, tra cứu Thông tin hàng hố Đơn giá Thơng tin báo cáo, tra cứu Y/c thơng tin hàng hố Mua hàng KHÁCH HÀNG Bán hàng Y/c toán tiền Phiếu thu HỆ THỐNG MUA BÁN HÀNG Báo giá Cung cấp hàng Y/c toán Phiếu chi NHÀ CUNG CẤP H1 Biểu đồ ngữ cảnh Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm 2 Biểu đồ phân rã chức 2.1).Biểu đồ phân rã chức Quản lí bán hàng 1.Cung cấp hàng 2.Bán hàng 1.1Yêu cầu thông tin hàng hoá 2.1Tiếp nhận đơn đặt hàng 1.2 Lập hợp đồng mua hàng 2.2 Vào sổ khách hàng 1.3 Kiểm tra hàng 2.3 Kiểm tra kho 1.4 Lập hoá đơn mua hàng 3.Giải cố Báo cáo 2.4 Lập chứng từ xuất kho 1.5 Lập phiếu chi 1.6 Lập chứng từ nhập kho 1.7 Vào sổ nhập kho 3.1 Kiểm tra cố 4.1 Lập báo cáo 3.2 Lập biên cố 3.3 Thanh toán 2.5 Vào sổ xuất kho 2.6 Lập hoá đơn bán hàng 2.7 Lập phiếu thu H2 Biểu đồ phân rã chức 2.2).Miêu tả chi tiết chức 2.2.1)_Yêu cầu thông tin hàng hố : Khi cửa hàng có nhu cầu cung cấp hàng từ NCC nhân viên cửa hàng yêu cầu nhà cung cấp gửi danh sách thông tin chi tiết loại mặt hàng, chủng loại hàng , giá mặt hàng …… để cửa hàng lên kế hoạch nhập hàng 2.2.2)_Lập hợp đồng mua hàng : Sau thoả thuận, nhân viên quản ly siêu thị tiến hành kí hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp, hợp đồng thống số lượng, giá , chủng loại hàng, phương thức toán , thời gian giao hàng ……và yêu cầu chất lượng hàng hoá 2.2.3)_Kiểm tra hàng : Khi nhà cung cấp giao hàng , phân quản lí kho có trách nhiệm kiểm tra hàng , đối chiếu hàng nhận với hợp đồng mua hàng , xác nhận hàng mặt chất lượng , số lượng , chủng loại hàng…… 2.2.4)_Lập hoá đơn mua hàng :Sau phận quản lí kho kiểm tra hàng , so sánh với hợp đồng mua hàng , khớp xác nhận lập hố đơn mua hàng chuyển cho phận kế toán để làm thủ tục toán với nhà cung cấp 2.2.5)_Lập phiếu chi : Khi nhận yêu cầu tốn , thủ quỹ xác nhận sau lập phiếu chi để thực toán với NCC Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm 2.2.6)_Lập chứng từ nhập kho :Sau kiểm tra hàng ,bộ phận quản lí kho lập chứng từ nhập kho để làm thủ tục nhập hàng vào kho 2.2.7)_Cập nhật vào sổ nhập kho : Khi nhập hàng vào kho đồng thơi phận quản lí kho cập nhật danh mục hàng hoá vào sổ nhập kho 2.2.8)_Tiếp nhận đơn đặt : Khách hàng có yêu cầu mua hàng, khách hàng tham khoả đơn giá, đơn mua hàng từ cửa hàng Sau gửi yêu cầu mua hàng cho cửa hàng thông qua đơn đặt hàng Nhân viên cửa hàng có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu đặt hàng khách hàng , giải thích thắc mắc phản hồi từ khách hàng 2.2.9)_ Vào sổ khách hàng : Sau tiếp nhận đơn đặt hàng , nhân viên cửa hàng cập nhật đơn đặt hàng , thông tin khách hàng vào sổ khách hàng Để cửa hàng có phương án cung cấp hàng cho khách hàng 2.2.10)_Kiểm tra kho : Thông qua sổ khách hàng , phận quản lí kho phải thường xuyên kiểm tra , theo dõi thông tin mặt hàng kho để có kế hoạch cung cấp đủ hàng cho khách hàng lên kế hoạch gửi lãnh đạo để nhập hàng 2.2.11)_ Lập chứng từ xuất kho : Sau kiểm tra hàng , thấy đủ hàng , phận quản lí kho kiểm hàng lập chứng từ xuất kho để bàn giao hàng cho phận bán hàng 2.2.12)_Vào sổ xuất kho : Sau xuất hàng , phận quản lí kho phải cập nhật danh mục hàng xuất vào sổ xuất kho 2.2.13)_Lập hoá đơn bán hàng : Bộ phận phận bán hàng , nhân hàng từ kho đối chiếu hàng với đơn đặt hàng khách hàng, thấy khớp viết hoá đơn bán hàng giao hàng cho khách hàng 2.2.14)_Lập phiếu thu : Bộ phận kế toán sau nhận hoá đơn bán hàng từ khách hàng có nhiệm vụ tốn tiền với khách hàng sau viết phiếu thu gửi lại cho khách hàng 2.2.15)_Kiểm tra cố : Quá trình mua bán hàng diễn hàng loạt công việc , cố xảy điều tránh khỏi Khi xảy cố , nhân viên cửa hàng kiểm tra cố , xem xét mức độ cố để đưa giải pháp xử lí thích hợp 2.2.16)_Lập biên cố : Sau kiểm cố , nhân viên cửa lập biên cố Tuỳ thuộc vào tình hình thực tế mà có mức độ bồi thường bắt bồi thường cụ thể 2.2.17)_Thanh toán : Để giải cố , phận kế toán tuỳ thuộc vào biên cố mà tiến hành toán tiền với khách hàng Bồi thường tiền yêu cầu khách hàng phải bồi thường tiền cho cửa hàng 2.2.18 )_Lập báo cáo : Lập báo cáo cơng việc diễn định kì theo tuần theo thàng , có nhu cầu lãnh đạo công ty , nhân viên cửa hàng phải đưa báo cáo theo yêu cầu lãnh đạo cách nhanh , đảm bảo xác Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm 3.Bảng phân tích xác định chức , tác nhân hồ sơ Động từ + bổ ngữ Danh từ Nhận xét Yêu cầu thông tin hàng hoá Nhà cung cấp Báo giá Tác nhân Lập hợp đồng mua hàng Nhà cung cấp Hợp đồng mua hàng Tác nhân Hồ sơ liệu Kiểm tra hàng Bộ phận quản lý kho Nhà cung cấp Hợp đồng mua hàng Tác nhân Tác nhân Hồ sơ liệu Lập hoá đơn mua hàng Bộ phận quản lý kho Hoá đơn mua hàng Tác nhân Hồ sơ liệu Viết phiếu chi Bộ phận kế toán Phiếu chi Sổ thu chi Tác nhân Hồ sơ liệu Hồ sơ liệu Lập chứng từ nhập kho Chứng từ nhập kho Bộ phận quản lí kho Hồ sơ liệu Tác nhân Vào sổ nhập kho Bộ phận quản lý kho Sổ nhập kho Tác nhân Hồ sơ liệu Gửi báo giá Khách hàng Bộ phận bán hàng Đơn giá Tác nhân Tác nhân Hồ sơ liệu Tiếp nhận đơn đặt hàng Bộ phận bán hàng Khách hàng Tác nhân Tác nhân Vào sổ khách hàng Bộ phận bán hàng Sổ khách hàng Tác nhân Hồ sơ liệu Kiểm tra kho hàng Đơn đặt hàng Bộ phận quản lý kho Hồ sơ liệu Tác nhân Lập chứng từ xuất kho Bộ phận quản lý kho Chứng từ xuất kho Bộ phận bán hàng Tác nhân Hồ sơ liệu Tác nhân Vào sổ xuất kho Sổ xuất kho Bộ phận quản lý kho Hồ sơ liệu Tác nhân Lập hoá đơn bán hàng Bộ phận bán hàng Hoá đơn bán hàng Khách hàng Tác nhân Hồ sơ liệu Tác nhân Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm Viết phiếu thu Bộ phận kế toán Phiếu thu Sổ thu chi Tác nhân Hồ sơ liệu Hồ sơ liệu Kiểm tra cố Nhân viên Khách hàng Tác nhân Tác nhân Lập biên cố Nhân viên Khách hàng Tác nhân Tác nhân Thanh toán Khách hàng Bộ phận kế toán Tác nhân Tác nhân Lập báo cáo Quản lý cửa hàng Tác nhân H3 : Bảng phân tích , xác định tác nhân , hồ sơ 4.Các hồ sơ liệu A) Các hồ sơ liệu D.1) Bảng báo giá D.2) Hợp đồng mua hàng D.3) Hoá đơn mua hàng D.4) Phiếu chi D.5) Chứng từ nhập kho D.6) Sổ nhập kho D.7) Đơn giá D.8) Đơn đặt hàng D.9) Sổ khách hàng D.10) Chứng từ xuất kho D.11) Sổ xuất kho D.12) Hoá đơn bán hàng D.13) Phiếu thu D.14) Sổ thu chi D.15) Biên cố B) Các tác nhân B1) Tác nhân 1) Khách hàng 2) Nhà cung cấp 3) Quản lí nhà hàng B2) Tác nhân 1) Bộ phận quản lí kho 2) Bộ phận kế tốn 3) Bộ phận bán hàng 5.Ma trận thực thể chức Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm Các thực thể D1.Bảng báo giá D2.Hợp đồng mua hàng D3.Hoá đơn mua hàng D4.Phiếu chi D5.Chứng từ nhập kho D6.Sổ nhập kho D7 Đơn giá D8.Đơn đặt hàng D9 Sổ khách hàng D10.Chứng từ xuất kho D11.Sổ xuất kho D12.Hoá đơn bán hàng D13.Phiếu thu D14.Sổ thu chi D15.Biên cố Các chức 1.1 Y/c thông tin hàng hoá 1.2 Lập hợp đồng mua hàng 1.3 Kiểm tra hàng 1.4 Lập hoá đơn mua hàng 1.5 Lập phiếu chi 1.6 Lập chứng từ nhập kho 1.7 Vào sổ nhập kho Cung cấp hàng 2.1 Tiếp nhận đơn đặt hàng 2.2 Vào sổ khách hàng 2.3 Kiểm tra kho 2.4 Lập chứng từ xuất kho 2.5 Vào sổ xuất kho 2.6 Lập hoá đơn bán hàng 2.7 Lập phiếu thu Bán hàng 3.1 Kiểm tra cố 3.2 Lập biên 3.3 Thanh toán Giải cố 4.1 Lập báo cáo D1 C R D2 C R R D3 D4 C R D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D1 D1 C D14 D15 U C U U U C C U U U C U R R R R C U R R R R R R R U R U R C U C R U R C C R U U C C C C C R R R U U R H4 Ma trận thực thể chức IV BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 10 C Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm 1)Biểu đồ luồng liệu mức D5 Chứng từ nhập kho Thồng tin phản hồi D1 Y/c thông tin hàng hoá Nhà cung cấp D2 1.0 Bảng báo giá Cung Hợp đồng mua hàng Phiếu chi D4 D14 Hợp đồng mua hàng D3 Hoá đơn mua hàng c ấ p Yêu cầu toán Bảng báo giá Phiếu chi Sổ thu chi D7 Thồng tin phản hồi 2.0 Thông tin hàng hoá Khách hàng Đơn giá Đơn đặt hàng Bán hàng Thanh toán tiền Phiếu thu D8 Đơn đặt hàng D11 Sổ xuất kho D9 D12 Giải cố D10 Đơn giá Sổ khách hàng Hóa đơn bán hàng Chứng từ xuất kho D6 Sổ nhập kho D13 Phiếu thu D15 Biên cố 3.0 Sự cố giải cố Thông tin phản hồi 4.0 Báo cáo Lãnh đạo Yêu cầu báo cáo Báo cáo Lập báo cáo H5 Biểu đồ luồng liệu mức 11 Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm 2)Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 1.0 _ Nhập hàng D1 Bảng báo giá 1.1 1.2 1.3 u cầu thơng tin hàng hóa Lập hợp đồng mua hàng Kiểm tra hàng Y/c thông tin hàng hố Thơng tin hàng hố D4 Phiếu chi D2 Hợp đồng mua hàng 1.5 Nhà cung cấp Phiếu chi D14 1.4 Lập phiếu chi Lập hóa đơn mua hàng Sổ thu chi D3 Hoá đơn mua hàng 1.7 1.6 Vào sổ nhập kho Lập chúng từ nhập kho D6 Sổ nhập kho D5 Chứng từ nhập kho H5 Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 1.0 12 Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm 3)Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 2.0 _ Bán hàng D9 Sổ khách hàng Khách hàng D6 Sổ nhập kho 2.2 Vào sổ khách hàng Y/c thông tin hàng Báo giá hoá 2.3 Kiểm tra kho 2.1 D11 Tiếp nhận đơn đặt hàng D8 Sổ xuất kho Đơn đặt hàng 2.4 Phiếu thu D7 Lập chứng tử xuất kho Đơn giá D14 Sổ thu chi D10 Chứng từ xuất kho 2.5 2.7 2.6 Lập phiếu thu Vào sổ nhập kho Lập hố đơn mua hàng D12 D13 Hóa đơn bán hàng Phiếu thu H6 Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 2.0 13 Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm 4)Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 3.0 _ Giải cố với nhà cung cấp Nhà cung cấp Y/c giải cố Thồng tin phản hồi 4.1 Kiểm tra cố D3 Hoá đơn mua hàng D2 Hợp đồng mua hàng 4.2 Lập biên cố Phiếu chi D15 4.3 Biên cố D4 Phiếu chi D14 Sổ thu chi Thanh toán D4 Phiếu thu H8 Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 3.0 5)Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 3.0 _ Giải cố với khách hàng Khách hàng Y/c giải cố Thồng tin phản hồi 4.1 D9 Sổ khách hàng Kiểm tra cố 4.2 Lập biên cố Phiếu chi 4.3 D15 Biên cố D4 Phiếu chi D14 Sổ thu chi D4 Phiếu thu Thanh tốn 14 Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm 5) Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 4.0 _ Lập báo cáo D11 Sổ xuất kho D14 Lãnh đạo Y/c báo cáo Lập báo cáo D6 Sổ nhập kho 4.1 Báo cáo Sổ thu chi H8 Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 4.0 15 Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm V THIẾT KẾ CÁC GIAO DIỆN 1.Giao diện cập nhật hợp đồng mua hàng: 2.Giao diện cập nhật đơn đặt hàng: 16 Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm 3.Giao diện cập nhật hoá đơn nhập kho : 4.Giao diện cập nhật hố đơn xuất kho : 17 Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm 5.Giao diện cập nhật hoá đơn mua hàng : 6.Giao diện cập nhật hố đơn bán hàng : 18 Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm 7.Giao diện cập nhật phiếu thu : 8.Giao diện cập nhật phiếu chi : 19 Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm 9.Giao diện cập nhật kho hàng : 20 Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm 10.Giao diệncập nhật danh sách mặt hàng : 11.Giao diện cập nhật danh sách nhóm hàng : 21 Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm 12.Giao diện cập nhật danh sách nhân viên : 13.Giao diện cập nhật danh sách khách hàng : 22 Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm 14.Giao diện cập nhật danh sách nhà cung cấp : 23 ... mức phân rã tiến trình 4.0 15 Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm V THIẾT KẾ CÁC GIAO DIỆN 1.Giao diện cập nhật hợp đồng mua hàng: 2.Giao diện cập nhật đơn đặt hàng: 16 Quản lí cửa hàng hoa. .. cửa hàng hoa chủ yếu diễn trình : 1) Q trình nhập hàng Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm Cửa hàng cung cấp hàng từ nhiều nhà cung cấp (NCC) với mặt hàng , chủng loại hàng khác nhau: hoa lụa,... Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm 9.Giao diện cập nhật kho hàng : 20 Quản lí cửa hàng hoa Lớp CT701 - Nhóm 10.Giao diệncập nhật danh sách mặt hàng : 11.Giao diện cập nhật danh sách nhóm hàng