Đồ án tốt nghiệp - Phân tích thiết kế hệ thống - Quản lý cửa hàng Bách Khoa Computer pdf

Các hoạt động chính của cửa hàng gồm nhập hàng vào kho, xuất hàng từ kho ra quầy, từ kho phân phối đến các cửa hàng khác, quản lý các quầy, báo cáo số lượng, doanh thu, tồn kho hàng thán

Đại Học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh

Đại Học Khoa Học Tự Nhiên

♥♥♥♥♥

MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỬA HÀNG THIẾT BỊ SỐ

BACH KHOA COMPUTER

LỜI NÓI ĐẦU

Cùng với xu thế phát triển văn minh của thế giới , những phương tiện kĩ thuật phát triển mạnh mẽ không chỉ phục vụ đáp ứng nhu cầu học tập mà còn đáp ứng nhu cầu giải trí Để kinh doanh thu hút và đáp ứng đầy đủ các nhu cầu , các cửa hàng ngày càng phát triển và mở rộng kinh doanh , đòi hỏi ra đời hệ thống giúp họ quản lý công việc bán hàng một cách hiệu quả Hệ thống phân tích thiết kế hệ thống thông tin ra đời là phần quan trọng của cả ngành công nghệ thông tin và của việc quản lý kinh doanh Nó giúp cho việc phân tích thông tin rõ ràng , chính xác và hiệu quả Nhờ đó công việc quản lý thông tin trở nên dễ dàng hơn

Chúng em thực hiện đồ án :”Quản lý cửa hàng kĩ thuật số BÁCH KHOA computer” để có thể hiểu sâu hơn về môn Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Chúng em chân thành cám ơn thầy đã giúp đỡ và dạy bảo cho chúng em nhiều kiến thức quý giá về môn Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin này Mong thầy bỏ qua và góp

ý thêm cho chúng em cho những sai sót trong đồ án mà chúng em mắc phải trong khi thực hiện đồ án này

Chúng em chân thành cảm ơn thầy

I Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống :

1 Khảo sát hệ thống và đặc tả đề tài :

Bách Khoa computer là một cửa hàng kinh doanh các thiết bị , linh kiện máy tính như : chuột, bàn phím, ram, usb, … bên cạnh đó còn có các lọai thiết bị giải trí như : mp3, mp4, … Không những vậy, cửa hàng còn cung cấp phân phối các lọai mặt hàng hiện có cho một số cửa hàng lớn nhỏ khác Nguồn hàng có thể do các nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc các công ty trong và ngoài nước cung cấp

Các hoạt động chính của cửa hàng gồm nhập hàng vào kho, xuất hàng từ kho ra quầy, từ kho phân phối đến các cửa hàng khác, quản lý các quầy, báo cáo số lượng, doanh thu, tồn kho hàng tháng, hao hụt mặt hàng hàng tuần

Quy trình hoạt động và quản lý Bách Khoa computer được mô tả theo từng bộ phận sau :

- Bộ phận thu ngân : cung cấp đơn đặt hàng, tính tiền dựa vào sản phẩm và số lượng trong đơn đặt hàng Đồng thời lưu mọi dữ liệu về số lượng bán ra, số tiền khách trả vào máy tính, để nhân viên quản lý có thể nắm mọi dữ liệu vào ra của cửa hàng

- Bộ phận bán hàng : có nhiệm vụ giới thiệu, giải thích cho khách hàng về sản phẩm Đánh số lượng, loại sản phẩm vào đơn đặt hàng Sau khi khách hàng thanh toán tại quầy tính tiền thì phải giao các loại sản phẩm đã thanh tóan trong hóa đơn cho khách hàng

- Cửa hàng trưởng : có trách nhiệm quản lý các hoạt động kinh doanh, phân phối và mọi hoạt động khác của cửa hàng

- Bộ phận quản lý : có nhiệm vụ cuội ngày tổng kết dữ liệu trên máy do bộ phận thu ngân nhập vào, tổng kết số luợng sản phẩm bán ra trên quầy để cân đối So sánh đối chiếu giữa số lượng + đơn giá của sản phẩm với số lượng + thành tiền của thu ngân để kiểm tra, điều chỉnh sai sót nếu có Tiếp nhận đơn đặt hàng từ bộ phận giao tiếp giao cho thủ kho để xuất kho, kiểm tra việc xuất kho về số lượng và các loại sản phẩm Nhận phân tích từ bộ phận kế toán quyết định hình thức + nôi dung khuyến mãi trong đợt khuyến mãi

- Bộ phận giao tiếp : có trách nhiệm đến các cửa hàng khác mà Bách Khoa phân phối nhận đơn đặt hàng, đem sản phẩm đã đặt từ kho tới phân phối cho các cửa hàng đó Tìm hiểu về nhu cầu thị trường, sản phẩm mới và đem đơn đặt hàng, nhận hàng từ các nguồn cung cấp dưới sự chỉ đạo của cửa hàng trưởng

- Thủ kho : quản lý về công việc nhập kho, xuất kho lên quầy, xuất kho phân phối cho các cửa hàng khác

- Bộ phận kĩ thuật : kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho, trước khi phân phối và trước khi bán cho khách hàng Lắp ráp cài đặt, hướng dẫn sử dụng Đánh dấu ngày mua lên tem bảo hành, sửa chữa sản phẩm bảo hành và quy dổi sản phẩm tương đương nếu không sửa được cho khách hàng

- Bộ phận kế toán : tổng kết, điều chỉng giá các loại mặt hàng Phân tích số liệu nhập xuất để cố vấn cho cửa hàng trưởng định giá sản phẩm kinh doanh tại chỗ và sản phẩm phân phối cho các cửa hàng khác In bảng báo giá. >kế toán trưởng : quản lý công nợ, phát lương nhân viên

Quản lý cửa hàng Bách Khoa Computer

2 Phân tích hiện trạng hệ thống :

Dưới đây là công việc cụ thể được thực hiện tại cửa hàng :

a Nhập hàng :

Cửa hàng có một bộ phận giao tiếp, để nhập hàng, bộ phận này phải nghiên cứu

để nắm bắt nhu cầu thị trường về sản phẩm tiêu dùng, sản phẩm mới Từ đó, đặt quan

hệ với những nhà cung cấp những mặt hàng trên, giao đơn đặt hàng và nhận sản phẩm

về cho cửa hàng

Nguồn hàng được nhập dưới hình thức : đơn đặt hàng – hợp đồng mua bán giữa cửa hàng và nhà cung cấp

Hàng nhập về sẽ được kiểm tra chất lượng, phân loại, dán tem, định mã sản phẩm, định giá và nhập vào kho Việc báo cáo liên quan đến nhập hàng thể hiện qua phiếu mua hàng và thẻ kho với mẫu sau :

Cửa hàng thiết bị số

Bách Khoa Computer

PHIẾU MUA HÀNG

Số : ………

Ngày : ………

Người bán : ………

Tên công ty : ………

Địa chỉ : ………

Số điện thoại : ……….Fax : ………

STT Mã số Tên mặt hàng Đơn giá VND/USD Số lượng Thành tiền Ghi chú Tổng cộng Viết bằng chữ : ………

Ngày ……….Tháng………Năm

Người quản lý Cửa hàng trưởng

Cửa hàng thiết bị số Bách Khoa Computer Số : ………

THẺ KHO Lập ngày…….tháng…….năm………

Tên mặt hàng : ………

Loại:……….……… Đơn vị tiền :……… (VND/USD)

STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập Ngày xuất Số lượng

Khi hang nhập về kho, thủ kho ghi số lượng hàng nhập vào thẻ kho Mỗi loại mặt hàng có một thẻ kho riêng Đối với những mặt hàng cũ đã có sẵn thẻ kho, mỗi loại mặt hàng mới nhập về sẽ được lập một thẻ kho mới

b Bán hàng:

Có 2 hình thức

 Từ kho lên quầy, từ quầy đến khách hàng: Cách trình bày sản phẩm này giúp dễ quản lý loại mặt hàng, khách hàng dễ dàng tham khảo tìm những loại mặt hàng mình cần

 Từ kho phân phối đến các cửa hàng lớn nhỏ khác

Các báo cáo liên quan đến công việc bán hàng sẽ được thể hiện qua đơn đặt hàng của khách hàng mua trực tiếp, phiếu đặt hàng của các cửa hàng khác do công ty phân phối, phiếu xuất kho, hóa đơn, báo cáo doanh thu, báo cáo tồn kho từng đợt:

Cửa hàng thiết bị số

Bách Khoa Computer

ĐƠN ĐẶT HÀNG

Tên khách hàng:……… Tên mặt hàng:……… Ngày …tháng … năm …

Số đện thoại:……… Fax: ………

Ngày… tháng … năm …

Người đặt hàng

Khi khách hàng đem phiếu đặt hàng tới quầy để tính tiền, nhân viên thu ngân sẽ nhận những thông tin cua mặt hàng như: mã số, tên, số lượng, … vào máy tính, máy tính

Tổng cộng: ……… Viết bằng chữ:………

Kế toán trưởng Người bán

Việc báo cáo doanh thu hằng ngày và báo cáo lượng tồn kho hàng tháng sẽ được đưa cho cửa hàng trưởng để tiện việc quản lý

Cửa hàng thiết bị số

Bách Khoa Computer

BÁO CÁO TỒN KHO

Từ ngày ……… đến ngày ………

STT Mã số Tên hàng Tồn đầu kỳ Tồn cuối kỳ Ghi chú

Kế toán trưởng Ngày … tháng … năm … Cửa hàng trưởng

Việc xuất hàng từ kho ra quầy và phân phối sẽ được thể hiện dưới dạng phiếu xuất kho

STT Mã số Tên hàng Đơn vị tiền Số lượng Ghi chú

Kế toán trưởng Thủ kho Cửa hàng trưởng

Sơ đồ tổ chức của cửa hàng Bách Khoa Computer:

c Nhận xét:

Qua tìm hiếu cách thức hoạt động của cửa hàng, ta thấy công việc trải qua nhiều giai đoạn, các công việc diễn ra liên tục không gián đoạn Dữ liệu tuy có biến động nhưng đòi hỏi có tính xác cao Việc quản lý dựa vào ghi chú nhiều sổ sách, biểu mẫu, … tốn thời gian và nhân lực Do vậy việc đưa hệ thống máy tính vào quản lý, lưu dữ liệu trở nên cần thiết và hiệu quả Nó giúp xử lý dữ liệu nhanh, chính xác và hiệu quả

II Phân tích yêu cầu:

1) Các chức năng:

a) Quản lý kho:

- Quản lý hàng nhập:

 Nhập theo danh mục trong đơn đặt hàng của cửa hàng mình

 Quản lý sản phẩm nhập: mã số, loại, số lượng, đơn vị tiền, tên hãng sản xuất, … Dựa vào kiểm tra sản phẩm trước khi nhập: nhập kho những sản phẩm đạt chất lượng và số lượng; báo cáo trả về những sản phẩm không đạt và số lượng; in báo cáo nhập hàng theo từng đợt

- Quản lý hàng xuất:

 Xuất từ kho lên quầy: quản lý dựa trên mã số, tên, loại, …

In báo cáo cuối tuần

 Xuất từ kho phân phối cho các cửa hàng khác:

Quản lý dựa trên mã số, tên, loại, …

In báo cáo sau mỗi lần giao hàng

o Cập nhât danh mục nhà cung cấp

o Cập nhật danh mục nhân viên

o Xem các danh mục

c) Quản lý bán sỉ (phân phối sản phẩm):

o Lập hóa đơn thanh toán mua hàng

o Báo cáo danh thu theo từng đợt

Hệ thống sử dụng bảo mật và phân quyền

 Người admin : đăng ký và phân quyền cho người sử dụng chương trình giúp nhà quản lý theo dõi và kiểm soát chương trình

 Đổi password : người sử dụng có thể đổi mật mã để vào chương trình và sử dụng hệ thống dữ liệu

III Phân tích hệ thống:

1 Mô hình thực thể ERD:

a Xác định các thực thể:

1) Thực thể 1: Nhà cung cấp Nhà cung cấp là các công ty và cửa hàng trong và ngoài nước có quan hệ trao đổi mua bán với cửa hàng

 SoLuong (số lượng ): xác định số lượng sản phẩm

 ThoiGianBaoHanh : là thời gian bảo hành cho sản phẩm

 TenLSP (tên loại sản phẩm)

4) Thực thể 4: Phiếu nhập kho

Các thuộc tính:

 MSPNK (mã số phiếu nhập kho):có giá trị tự động tăng lên khi cập nhật các thong tin về phiếu nhập kho Đây là thuộc tính khóa chính

 NgayNhapPNK : ngày lập phiếu

5) Thực thể 5: Phiếu xuất kho

Các thuộc tính:

 MSPXK (mã số phiếu xuất kho):có giá trị tự động tăng lên khi cập nhật các thông tin về phiếu xuất kho Đây là thuộc tính khóa chính

 NgayNhapPXK : ngày lập phiếu

 TenNSX (tên nước sản xuất)

 NgayBD (ngày bắt đầu):ngày khách hàng mua sản phẩm

 NgayHH (ngày hết hạn): ngày kết thúc bảo hành của sản phẩm

8) Thực thể 8: Đơn giá

Là giá trị của một sản phẩm

Các thuộc tính:

 NgayCapNhat : ngày sửa đổi giá sản phẩm

 MSDG (mã số đơn giá): thuộc tính khóa chính

 GiaGoc (giá gốc): giá mua sản phẩm từ các nhà cung cấp

 GiaBan ( giá bán) : giá bán sản phẩm chưa có thuế

 ThueGTGT (thuế giá trị gia tăng) :thuế tính bằng phấn trăm giá gốc sản phẩm

9)Thực thể 9: Nhân viên

Các thuộc tính :

 MSNV (mã số nhân viên): dùng phân biệt nhân viên này với nhân viên khác Đây là thuộc tính khóa chính

 TenNV (tên nhan vien)

 MSK (mã số kho): đây là thuộc tính khóa chính

 TenKHPP (ten khách hàng phân phối)

 DiaChiKHPP

 SDTKHPP (số điện thoại khách hàng phân phối)

 FaxKHPP (fax của khách hàng phân phối)

 EmailKHPP (email khách hàng phân phối)

 TenKHTT (ten khách hàng trực tiếp)

b) Mô hình ERD:

2.Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ:

SANPHAM (MSSP, TenSP, DVT, SoLuong, ThoiGianBaoHanh, MSLSP,

MSNSX, MSDG,MSPBH)

LOAISANPHAM (MSLSP, TenLSP )

NUOCSANXUAT (MSNSX, TenNSX )

DONGIA (MSDG, NgayCapNhat, GiaGoc, GiaBan, ThueGTGT )

PHIEUBAOHANH ( MSPBH, NgayBaoHanh, NgayHetHan, MSSP)

Số dòng tối thiểu : 5000

Số dòng tối đa : 10000

Kích thước tối thiểu : 5000 x 120 (byte)=600 kb Kích thước tối đa : 10000 x 120 (byte)=1200kb

Đối với kiểu chuỗi:

MSSP : cố định, không phải mã Unicode

TenSP : không cố định, mã Unicode

MSLSP : cố định, không phải mã Unicode

MSMSX : không cố định, không phải mã Unicode

MSSG :không cố định, không phải mã Unicode

MSPBH : cố định, không phải mã Unicode

Đối với kiểu chuỗi:

MSLSP : cố định, không phải mã Unicode

TenLSP : không cố định, mã Unicode

Đối với kiểu chuỗi:

MSNSX : cố định, không phải mã Unicode

TenNSX : không cố định, mã Unicode

3.4 Quan hệ DONGIA:

DONGIA (MSDG, NgayCapNhat, GiaGoc, GiaBan, ThueGTGT )

Tên quan hệ : DONGIA

Đối với kiểu chuỗi:

MSDG : cố định, không phải mã Unicode

3.5 Quan hệ PHIEUBAOHANH :

PHIEUBAOHANH ( MSPBH, NgayBaoHanh, NgayHetHan, MSSP)

Tên quan hệ :PHIEUBAOHANH

Đối với kiểu chuỗi:

MSPBH : cố định, không phải mã Unicode

MSSP : cố định, không phải mã Unicode

3.6 Quan hệ PHIEUNHAPKHO :

PHIEUNHAPKHO (MSPNK, NgayNhapPNK, MSK, MSNV)

Tên quan hệ :PHIEUNHAPKHO

Đối với kiểu chuỗi:

MSPNK : cố định, không phải mã Unicode

MSK : cố định, không phải mã Unicode

MSNV : cố định, không phải mã Unicode

Đối với kiểu chuỗi:

MSSP : cố định, không phải mã Unicode

MSPNK : cố định, không phải mã Unicode

Đối với kiểu chuỗi:

MSPXK : cố định, không phải mã Unicode

MSK : cố định, không phải mã Unicode

MSNV : cố định, không phải mã Unicode

Đối với kiểu chuỗi:

MSSP : cố định, không phải mã Unicode

MSPXK : cố định,không phải mã Unicode

Đối với kiểu chuỗi:

MSSP : cố định, không phải mã Unicode

MSHDBS : cố định,không phải mã Unicode

3.11.Quan hệ HOADONBANSI :

HOADONBANSI (MSHDBS, NgayLapHDBS,TongTienBS, MSNV, MSKHPP)

Tên quan hệ : HOADONBANSI

Đối với kiểu chuỗi:

MSHDBS : cố định, không phải mã Unicode

MSNV : cố định,không phải mã Unicode

MSKHPP : không cố định,không phải mã Unicode

3.12.Quan hệ HOADONBANLE:

HOADONBANLE (MSHDBL, NgayLapHDBL,TongTienBL, MSNV, MSKHPP)

Đối với kiểu chuỗi:

MSHDBL : cố định, không phải mã Unicode

MSNV : cố định,không phải mã Unicode

MSKHTT: không cố định,không phải mã Unicode

Đối với kiểu chuỗi:

MSSP : cố định, không phải mã Unicode

MSHDBL : cố định,không phải mã Unicode

Đối với kiểu chuỗi:

MSNV : cố định, không phải mã Unicode

TênNV : không cố định, mã Unicode

Tên quan hệ : NHANVIEN

4 DiaChiNV Địa chỉ nhân

viên

DiaChiNV: không cố định, mã Unicode

QueQuan: không cố định, mã Unicode

MSCV: cố định,không phải mã Unicode

Đối với kiểu chuỗi:

MSPNK : cố định, không phải mã Unicode

MSNCC : cố định,không phải mã Unicode

Kích thước tối thiểu : 1000 x 110(byte)=110kb Kích thước tối đa : 2000 x 110 (byte)=220kb

Đối với kiểu chuỗi:

MSNCC : cố định, không phải mã Unicode

TenNCC : khôngcố định, mã Unicode

DiaChiNCC : khôngcố định, mã Unicode

SDT : khôngcố định, không phải mã Unicode

SoFax: khôngcố định,không phải mã Unicode

Email : khôngcố định,không phải mã Unicode

Định dạng dữ liệu:

Email : ten_hop_thu@ten_mien

Vd: nguyenvana@yahoo.com Nguyenvana là ten_hop_thu, yahoo.com là ten_mien

Đối với kiểu chuỗi:

MSK : cố định, không phải mã Unicode

Tên quan hệ : KHACHHANGTRUCTIEP

Đối với kiểu chuỗi:

MSKHTT : cố định, không phải mã Unicode

TenKHTT : khôngcố định, mã Unicode

Đối với kiểu chuỗi:

MSKHTT : cố định, không phải mã Unicode

MSPXK : cố định,không phải mã Unicode

MGT Loại Dl Rang buộc

khách hàng trực tiếp

(KHACHHANGTRUCTIEP)

phiếu xuất kho

Đối với kiểu chuỗi:

MSKHPP : cố định, không phải mã Unicode

TenKHPP : khôngcố định, mã Unicode

SDTKHPP :không cố định,không phải mã Unicode

FaxKHPP :không cố định,không phải mã Unicode

EmailKHPP :không cố định, mã Unicode

DiaChiKHPP :không cố định, mã Unicode

Định dạng dữ liệu:

Email : ten_hop_thu@ten_mien

Vd: nguyenvana@yahoo.com Nguyenvana là ten_hop_thu, yahoo.com là ten_mien

3.21.Quan hệ KHPP_PXK :

KHPP_PXK ( MSKHPP, MSPXK)

hàng phân phối

3 DiaChiKHPP Địa chỉ khách

hàng phân phối

4 SDTKHPP Số điện thoại

khách hàng phân phối

hàng phân phối

6 EmailKHPP Email khach

hàng phân phối

(KHACHHANGPHANPHOI)

phiếu xuất kho

Đối với kiểu chuỗi:

MSKHPP : cố định, không phải mã Unicode

MSPXK : cố định,không phải mã Unicode

Đối với kiểu chuỗi:

MSCV : cố định, không phải mã Unicode

TenCV :không cố định, mã Unicode

LOAISANPHAM

NUOCSANXUAT

PHIEUBAOHANH

PHIEUXUATKHO, NHANVIEN

28 NgayLapHDBS Ngày lập hóa đơn bán sỉ HOADONBANSI

30 NgayLapHDBL Ngày lập hóa đơn bán lẻ HOADONBANLE

phối

HOADONBANSI, KHACHHANGPHANPHOI, KHPP_PXK

KHACHHANGTRUCTIEP, KHTT_PXK

NHACUNGCAP,

49 DiaChiKHPP Địa chỉ khách hàng phân

phối

KHACHHANGPHANPHOI

IV thiết kế giao diện:

1 Các menu chính của giao diện:

1.1 Menu hệ thống : trong menu hệ thống có phần quản trị người dùng chỉ dàng

cho người có quyền admin Nhân viên bình thường khi đăng nhập thì phần này mờ đi

1.2 Menu quản lý danh mục:

Quản lý các danh mục nhà cung cấp, nhân viên, khách hàng, hàng hóa và loại hàng