đề tài quản lý xuất nhập kho tại công ty thương mại quang vinh

Trang 1

"010/2

IUBu i0 0

Chương 1:Khảo sát thực tế G5 555532232 SE £vEeezxeexexeeereerxe

IWN 80100 00 00 ‹A

ILCach quan lý ở hệ thống hiện tại

III.Yeu cầu của người quản lý cơng ty . - 2-5 s+2x+xzxvzxrx

ChươngII Phân tích và thiết kế hệ thống mới -5- «+

I0, Niớnn Ỏ II.Biểu đồ phân cấp chức năng - 5-5 5-5552 +s+s+s+x+xcxcxe TH.Biéu dé Wu6ing dit QU 8N 1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh - 55+ s5ses+ 2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - +5 ++++s+s+s+szxss+ 3.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh -.- + ++s+s+

IV Thiết kế và xây dựng cơ sở dữ liệu - 55+ +s+s=+s>ssxs>+x> I0 8 uv vn i0: 0 2.Mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu . - ++s<+s>s++s++x+

V Mơ hình thực thể liên kết -. 22¿-©55cccsccscceccee

1.Phân tích dữ liỆU .- - - «+ + xxx E9 vn re 2.Mơ hình thực thể liên kết . ¿- +5 +5++++++x+++vexerezezxersreree Chương III Thiết kế giao diện chương trình . -5- +55 ss5s5+ I.Lựa chọn và tìm hiểu cơng CỤ 5+ +5+++c+++>exe++xexexererererr

i00 005i 0

IIH.Phần sử dụng chương trình - 55+ ++s + s*x+£ee+seeereersrrsrree 1.Yêu cầu thiết bị - + 25+ + ++x+t + xe E+EEveexeerrverreeerrrrerererree 2.Cài và sử dụng chương trÌnh - ¿+ s+s+++x++ + xvxxeeeereeeexx

3.Mat KAU ccccccccsssssccccesssssssssssssssssssssssssssssssssssssssstssstessssesessesseeveeees Kết luận

I3) :0Pu 7

Trang 2

2.Phần chưa làm GUOC .cececessesesecseeseseesceseseesesseseeseseeeeseseesecseseeseeeseees

3.Hướng dẫn phát triển đề tài - + + 2 25252 2+8 Sex sex secxcecerxre

I8 i0 0c 1

Trang 3

LOI M6 DAU

Trong thế giới ngày nay công nghệ thông tin xâm nhập vào mọi lĩnh vực trong cuộc sống từ những lĩnh vực cao siêu như chinh phục và khám phá vũ trụ đến những công việc phục vụ công việc, đời sống con người hằng ngày giúp cho cuộc sống, hoạt động của con người trở nên hiệu quả hơn

Trong xu thế đó việc áp dụng cơng nghệ thơng tin nói chung hay tin học nói riêng vào công việc quản lý kinh doanh của một doanh nghiệp là một yêu cầu bức thiết Vì vậy em xin trình bày về việc áp dụng tin học trong quản lý xuất nhập kho nhằm nâng cao hiệu quả quản lý đồng thời giảm bớt gánh nặng cho người làm kế toán vật tư, cung cấp thông tin về vật tư của công ty kịp thời, chính xác đáp ứng được yêu cầu kinh doanh

Thực tế việc quản lý thông tin về một đối tượng mà chúng ta quan tâm là một điều rất khó, nhất là đối tượng đó lại thường xuyên vận động thay đổi Trong một công ty,chúng ta thử hình dung xem khi công ty muốn thống kê xem lại số sách giấy tờ, nếu cơng ty đó chưa áp dụng quản lý tin học thì việc đầu tiên chúng ta phải đưa ra một đống giấy tờ, hồ sơ sau đó mới cẩn thận ghi chép những con số đó lên tờ báo cáo, ghi chép từng con số như vậy lên tờ báo cáo, không ai dám chắc rằng họ nhập liệu hoàn toàn đúng những con số mà họ đang nhức trong đầu? Nếu nhập sai những con số đó thì họ phải nhập lại từ đầu đị lại từng hố đơn một Không ai dám khẳng định số liệu đó thống kê là đúng, đầy đủ Sau giai đoạn này thì những người kế toán cần cù của chúng ta lại tiếp tục bấm từng con số vào một máy tính vào một báo cáo Công việc như thế đòi hỏi bao nhiêu người làm và thời gian là bao lâu? Một tuần , một tháng hay là một vài tháng?

Trong thời gian đó có thể là bản báo cáo trở nên hết tác dụng đối với người quản lý Như vậy là cơ hội kinh doanh trên thương trường trở nên kém hiệu quả Như vậy trong công ty việc quản lý nhiều chủng loại vật tư thì liệu có cách nào giúp người quản lý nắm thơng tin mà mình muốn một cách chính xác mà tiết kiệm thời gian nhất không? Đặc biệt trong nên kinh tế thị trường đầy cạnh tranh thì yếu tố thời gian là rất quan trọng Khơng có cách nào khác ngồi việc áp dụng cơng nghệ thông tin vào việc quản lý giúp người lãnh đạo có nắm được thơng tin một cách dễ dàng, nhanh chóng, chính xác và giảm đi công việc nặng nhọc của việc thống kê va tính

Trang 4

tốn rất nhiều, giảm thiểu tới mức tối đa có thể được những cơng việc kế tốn thống kê và giảm rất nhiều chi phí cho cơng việc quản lý này

Nội dung chính của đề tài bao gồm: 1.Khảo sát hiện trạng hệ thống cũ

2.Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý xuất nhập kho có trợ giúp của máy

tính

3.Thiết kế hệ thống và dữ liệu chương trình

4 Cài đặt hệ thống trên cơ sở dữ liệu là Access của hãng Microsoft

Trang 5

Chuong I

KHAO SAT HIEN TRANG QUAN LY XUAT NHAP KHO TAI CONG TY

THUONG MAI DICH VU QUANG VINH

I Tìm hiểu về vật tư

Cùng với sự phát triển số lượng công ty không ngừng tăng, kéo theo sự gia tăng sức cạnh tranh của các công ty trên thương trường Vì vậy thơng tin hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để cung cấp cho cho người lãnh đạo ra những quyết định chính xác, hiệu quả là điều rất cần thiết, trong đó có thơng tin về vật tư

Công ty thương mại Quang Vinh sản xuất và kinh doanh dịch vụ Cơng ty có nhiều kho hàng để lưu trữ vật tư, hàng hoá phục vụ sản xuất , kinh doanh

Các kho phân loại như sau:

> Kho văn phòng chỉ chứa những hàng hoá, vật tư phục vụ cho quản lý văn phịng, cho cơng tác trưng bày, triển lãm

> Kho hàng hoá: Lưu trữ hàng hoá kinh doanh thương mại

> Kho vật tư: Lưu trữ nguyên vật liệu dùng cho sản xuất của công ty > Kho công cụ: Lưu trữ những công cụ, tài sản có giá trị lớn

Mỗi kho phải có một nhân viên phụ trách gọi là thủ kho, để thường xuyên báo cáo với lãnh đạo, thực hiện nhập xuất vật tư theo các lệnh nhập, xuất của lãnh đạo cơng ty hay phịng chức năng có liên quan Ngồi ra hàng quý thủ kho phải đối chiếu với kế toán vật tư Một nhân viên có thể quản lý nhiều hơn một kho

Nhập kho từ những nguồn nhập cơ bản sau:

> Nhập hàng hoá, vật tư do mua mới về nhập theo hợp đồng, hoá đơn > Nhập lại vật tư thừa từ công trình

> Nhập vật tư từ kho khác của công ty như nhập vật tư để triển lãm từ kho hàng

hoá

Xuất kho cho các đối tượng sau: Xuất vật tư để sản xuất, gia công Xuất bán

Xuất để triển lãm, giới thiệu

Xuất chuyển sang kho khác để quản lý

VV

WV

Xuất để phục vụ quản lý, văn phòng

Trang 6

II Cach quan ly hé théng quan ly hién tai Trong công ty Quang Vinh có các phịng ban cơ bản sau:

1 Ban giám đốc quản lý công việc chung, trong đó có l phó giám đốc phụ trách vật

tư

2 Phòng vật tư: Tìm kiếm, ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá, vật tư, trực tiếp cử người đi mua hàng, vật tư

3 Phòng kỹ thuật: Theo dõi, giám sát thi công cơng trình, đồng thời mỗi cơng trình phải có một cán bộ phụ trách chịu trách nhiệm về vật tư, nhân cơng, tiến độ cơng

trình

4 Phịng kế tốn: Phụ trách về tài chính, số sách, chứng từ, có nhiều mảng trong đó có mảng vật tư

5 Quản đốc phân xưởng: Chịu trách nhiệm về vật tư, nhân công tiến độ gia cơng hàng hố, thành phẩm tại phân xưởng

Phiếu xuất là hợp lệ nếu chữ ký của người nhậnlà người có trách nhiệm như phụ trách cơng trình, quản đốc phân xưởng Trưởng , phó phòng liên quan, người trong ban giám đốc, xác nhận của người mua

Quy trình xuất kho như sau:

> Để nghị xuất kho của vật tư hoặc ban giám đốc có ký duyệt của ban giám đốc

phụ trách vật tư

> Căn cứ vào dự toán cơng trình do phịng kỹ thuật cung cấp về dự toán vật tư, tiến độ cung cấp vật tư Hoặc hợp đồng mua bán hàng hoá

> Kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị có ký duyệt của lãnh đạo công ty để làm phiếu xuất, cập nhật số liệu vào phiếu xuất rồi in ra 3 liên cho người nhận vật tư, trong đó người nhận vật tư giữ lại một liên, thủ kho giữ lại một liên để đối chiếu, còn một liên có đầy đủ chữ ký của thủ kho và người nhận giao lại cho kết toán vật tư Sau khi liên thứ 3 quay lại thì kế toán vật tư cập nhật lại số liệu thực tế đã xuất

> Thủ kho căn cứ theo phiếu xuất để xuất vật rồi điển số liệu thực tế vào phiếu xuất, ký tá với người nhận rồi lại giao trả kế toán vật tư một bản có ký tá, thủ kho giữ lại một lên làm căn cứ đối chiếu hàng quý với kế toán vật tư

Quy trình nhập kho như sau:

> Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, dự toán vật tư tiến độ cơng trình > Căn cứ vào đề nghị mua vật tư có chữ ký của lãnh đạo công ty

Trang 7

> Căn cứ vào hợp đồng mua bán có ký nhận của các bên

> Kế toán vật tư làm phiếu nhập theo thông tin để nghị và theo hoá đơn, hợp đồng mua bán hàng hoá, rồi in ra 3 bản giao cho người nhập vật tư, hàng hố trong đó 1 bản giao cho thủ kho làm đối chiếu, một bản giao cho người nhập vật tư, bản cịn lại có đủ chữ ký giao lại cho kết toán vật tư cập nhật lại số lượng vật tư hàng hoá thực tế nhập kho

Do nhu cầu thực tế phải mua bán hàng hoá thường xuyên, phải nhập xuất vật tư hàng ngày nên thông tin về vật tư, hàng hoá như số lượng, chủng loại, đơn giá, nhà cung cấp thường xuyên là rất quan trọng Để tránh nhân viên gian lận trong mua hàng hoá, vật tư cũng như quan trọng cho phòng kinh doanh trong thương thảo trong, hợp đồng mua bán vật tư, hàng hoá, Đồng thời thông tin về vật tư cũng rất quan trọng để lãnh đạo công ty quyết định trong việc dùng vật tư nào có hiệu quả nhất, tránh tình trạng tiền mua vật tư, hàng hoá tồn kho là quá lớn, lãng phí trong hoạt động kinh doanh

Phòng kỹ thuật và ban giám đốc thì quan tâm đến thông tin vật tư thực tế đã xuất cho cơng trình, vật tư nhập lại cho cơng trình, từ đó tính cước vật tư thực dùng cho công trình

Phịng kế tốn quan tâm đến số lượng, đơn giá nhập xuất vật tư khách hàng, nhà cung cấp thường xuyên quan hệ để thanh toán tiền, đồng thời quản lý được biến động giá cả để có kế hoạch về tài chính

Như vậy phịng kinh doanh cũng như các phịng liên quan có thể tìm thơng tin về vật tư trên mạng nội bộ của công ty Như vật tư tồn kho, giá vật tư, nhà cung cấp thường xuyên, thẻ kho, thẻ chỉ tiết vật tư

Cách cập nhật phiếu nhập, phiếu xuất kho như sau:

Nếu khách hàng là cũ, kho vật tư, vụ việc cơng trình đã xuất hiện rồi thì kế tốn vật tư mở trực tiếp phiếu nhập, phiếu xuất để cập nhật thông tin này, số chứng từ, số lượng, đơn giá

Ngược lại thì kế tốn vật tư phải Form cập nhật mới vật tư, kho, khách hàng, vụ việc sau đó mới quay về Form phiếu nhập, xuất kho

II Yêu cầu của người quản lý tại công ty

Xét thấy yêu cầu cũng như hiệu quả của việc áp dụng tin học trong quản lý kế tốn nói chung và quản lý về vật tư nói riêng công ty Quang Vinh đã áp dụng phần mềm vào quản lý vật tư đã đem lại hiệu quả cơ bản sau:

Trang 8

> Số liệu cập nhật đầy đủ chính xác, nhanh đáp ứng kịp nhu cầu hoạt động kinh doanh của công ty

> Sau cap nhật đầy đủ, chính xác phiếu nhập, phiếu xuất vào cơ sở dữ liệu Hệ thống có thể đáp ứng được những yêu cầu về thông tin vật tư cho các thành viên của công ty quan tâm, như thẻ kho, tính đơn giá vật tư, khảo sát so sánh giá giữa nhà cung cấp và khả năng đáp ứng yêu cầu của các nhà cung cấp thường xuyên, quyết toán vật tư từ một cơng trình nhất định

Các quy ước dùng mã trong công ty

Đây là quy định bắt buộc được ban giám đốc thông qua khi nhập, sửa, xoá dữ liệu để thống nhất và tiện dùng cho tin học hoá các công tác quản lý vật tư

> Mã của phiếu nhập phải bắt đầu bằng “N” và 4 ký tự tiếp theo ví dụ như: N1 > Mã của phiếu xuất phải bắt đầu bằng chữ “X” và 4 ký tự tiếp theo, ví dụ như

X2

> Mã vật tư trong đó 2 ký tự đầu đại diện cho nhóm vật tư đó, ví dụ nhóm hang hoa: vtl

> Dinh ky hàng quý kế toán vật tư phải tiến hành đối chiếu vật tư với thủ kho và tiến hành kiểm kê vật tư để thông tin giữa số sách , chứng từ và thực tế là khớp nhau

Ban giám đốc và phòng kỹ thuật phải thường xuyên xem thông tin về vật tư tiến độ và giá trị cấp cho cơng trình

Phịng kế tốn và phòng vật tư phải thường xuyên quan tâm đến số lượng, chủng loại, giá trị, khách hàng cũng như nhà cung cấp vật tư

Trang 9

Chuong IT

PHAN TÍCH HỆ THỐNG HỆ THỐNG, THIẾT KE CO SO DU LIEU CUA BAI TOAN QUAN LY XUAT NHAP KHO

I Xây dựng biểu đô phân cấp chức năng

Từ việc khảo sát hiện trạng của bài toán, quá trình bắt đầu bởi việc phân tích các nhu cầu của bài toán Các nhu cầu của bài toán thể hiện qua việc phỏng vấn người quản trị trong tương lai hệ thống và đựơc diễn tả bằng các chức năng, đó là một ngơn ngữ rất gần với người dùng

Với bài toán quản lý, việc phân phải qua nhiều bước và theo trình tự hợp lý Hai chương trên đã phân tích được các vấn đề:

> Một là mô tả hệ thống cũ hoạt động như thế nào, đã đưa ra các nhược điểm của kiểu quản lý thủ công, bước này còn mang nhiều yếu tố vật lý Nên hệ thống hoạt động hiệu quả về thời gian, tiền của cũng như tính chính xác của thông tin

> Da đi vào phân tích logic, phân tích kỹ hơn các chức năng dữ liệu của hệ thống, lọc bỏ nhược điểm của hệ thống cũ, thêm vào yêu cầu của hệ thống mới, loại bỏ dần những yếu tố vật lý

Chương này tiếp tục bước phân tích và phân tính hệ thống Đây là bước chuyển tiếp kết quả của chương trình trên, mơ tả cụ thể hệ thống mới làm gì qua phân tích hệ thống theo phương pháp có cấu trúc Phương pháp này cho các giai đoạn phân tích và thiết kế theo quá trình phát triển hệ thống Điều này thực hiện được bằng cách phân tích từ trên xuống và kiểm tra chéo từ dưới lên để hoàn thiện q trình phân tích Phương pháp này gọi là Top — Down

Phân tích và thiết kế hệ thống là công cụ để diễn tả quá trình xử lý dữ liệu Do đó việc đầu tiên của phân tích thiết kế hệ thống là xuất phát kết quả khảo sát,

phân tích thành các nhóm dữ liệu vào, nhóm dữ liệu ra Cụ thể như sau:

Dữ liệu vào:

> Dữ liệu chung của vật tư : hợp đồng, hoá đơn mua bán hàng, đề nghị cấp vật tư cho cơng trình có ký duyệt của lãnh đạo, phiếu nhập, xuất vật tư, danh

mục khách hàng, danh mục vật tư, danh mục kho vật tư, danh mục vụ việc

> Dữ liệu giao dịch: Căn cứ vào phiếu nhập có chữ ký của người giao, thủ kho và phó giám đốc phụ trách vật tư, phiếu xuất có chữ ký của người nhận, thủ kho và phó giám đốc phụ trách về vật tư

Trang 10

> Bién ban kiém ké vat tu Dữ liệu ra

> Quyền truy nhập vào hệ thống để sử dụng thong tin > Các mẫu biểu thống kê báo cáo

> The kho

Các chức năng xử lý > Cap nhật dữ liệu

> Xử lý dữ liệu

- _ Tra cứu dữ liệu:Đưa ra bảng kê danh sách các loại vật tư, đơn giá, số lượng để người quản lý tham khảo giá mua

- Quyết toán vật tư của từng công trình:Tính được số lượng, giá trị vật tư đã xuất cho cơng trình, số lượng vật tư nhập lại từ cơng trình, từ đó tính được số lượng, giá trị vật tư thực dùng cho từng chương trình, tính được vật tư tồn kho 1 Phát hiện các chức năng của hệ thống

Tìm kiếm các chức năng của hệ thống như thế nào?

Thông thường việc xác định và hiểu rõ các yêu cầu của hệ thống là cơng việc khó khăn vì u cầu mơ tả lộn xộn và thường không có cấu trúc, thiếu thơng tin và khơng chính xác, chủ yếu là do khách hàng không hiểu nhiều về nghiệp vụ tin học Chức năng được đưa vào để biểu thị các yêu cầu từ phía người dùng Xuất phát từ quan điểm là hệ thống xây dựng trước hết là do người sử dụng chúng ta nên tiến hành phân hoạch các yêu cầu của hệ thống để xác định các chức năng cho dễ dàng

Thường để tìm kiếm các chức năng thì ta nên tiến hành tìm kiếm các tác nhân trước Tác nhân là thực thể bên ngoài hệ thống và tương tác với hệ thống Tác nhân có thể là con người, sự vật, thiết bị hay một hệ thống khác có tương tác với hệ thống đang xét

Sau khi tìm hiểu yêu cầu người dùng và khảo sát hiện trạng của bài tốn ta tiến hành tìm kiếm các đối tác của hệ thống Để phát hiện các đối tác của bài toán ta trả lời các câu hỏi sau:

-_ Ai sẽ sử dụng chức năng chính của hệ thống? -_ Ai giúp giúp hệ thống làm việc hằng ngày?

-_ Ai quản trị, bảo dưỡng để hệ thống làm việc liên tục? -_ Hệ thống quản lý thiết bị nào?

- Ai hay cái gì quan tâm đến kết quả hệ thống tương lai?

Trang 11

Qua phân tích và khảo sát ta thấy các tác nhân ngoài của hệ thống là:Phân xưởng: có yêu cầu cấp vật tư, Nhà cung cấp: Cung cấp vật tư, Ban quan lý: Có nhu cầu cần biết các thông tin về vật tư

Hệ thống quản lý vật tư cung cấp nhiều chức năng, nhưng không phải mọi đối tượng truy cập hệ thống đều có thể sử dụng được tất cả các chức năng xây dựng trong nó Dựa vào từng đối tượng mà hệ thống sẽ đưa ra một tập các chức năng tương ứng phù hợp cho từng loại đối tượng cụ thể để có thể sử dụng hệ thống Việc phân loại đối tượng của hệ thống quản lý vật tư là cực kỳ quan trọng đối với việc quản lý Dựa trên các chức năng mà đối tượng đó được pháp sử dụng hay còn gọi là phân quyền cho các đối tượng

Vai trò của mỗi tác nhân như sau:

Người quản trị:Chịu trách nhiệm kiểm soát mọi hoạt động của người dùng và thiết lập tình trạng của hệ thống

Ngừơi quản lý:Những người thực hiện sử dụng chức năng chính của hệ thống Sau khi đã phát hiện được tác nhân, để tìm được các chức năng ta trả lời các câu hỏi sau:

- _ Tác nhân yêu cầu hệ thống thực hiện các chức năng nào?

- Tác nhân cần đọc, tạo lập, bãi bỏ, lưu trữ, sửa đổi thông tin nào trong hệ thống?

- Có cần thơng báo thông báo cho tác nhân về sự kiện xảy ra trong hệ thống? Có tác nhân thông báo hệ thống cái gì đó khơng?

- Hệ thống cần vào/ ra như thế nào? vào ra đến đâu hay từ đâu đến? -_ Từ đó đưa ra một số chức năng của hệ thống

2 So dé phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng nhằm mô tả điều cần thực hiện của hệ thống quản lý, nó cho phép phân rã chức năng mức cao thành các chức năng chỉ tiết mức thấp hơn, kết quả được biểu diễn thành cây gồm nhiều mức Cây chức năng này cho ta thấy được rõ ràng dễ hiểu của một hệ thống quản lý

Biểu đô phân cấp chức năng bao gồm:

> Chức năng được ký hiệu là hình chữ nhật bên trong có gán tên nhãn

> Kết nối giữa các chức năng có tính phân cấp được ký hiệu bằng đoạn thảng Biểu đồ phân cấp chức năng ở hình 2.1 cho ta 4 mức phân cấp chức năng:

Trang 12

Mức 1: Cho biét d6i tugng quan ly vat tu cé tén 1a “ Quan ly vat tu” Mức 2:Thể hiện 3 chức năng của hệ thống

>_1.”Cập nhật dữ liệu

Vv

An?2- :Lién quan đến đữ liệu vào 2.”Danh mục”:Liên quan đến dữ liệu vào 3.”Thống kê”:lấy kết quả từ chức năng trên >_5.”Thiết lập hệ thống”:Quản lý người sử dụng

4.”Tìm kiếm ” :Là tác động vào dữ liệu để dáp ứng yêu cầu quản lý

Mức 3:Thể hiện phân rã 4 chức năng trên, đó là cập nhật dữ liệu,xử lý dữ liệu, báo cáo, Thiết lập hệ thống

Mức 4: Phân rã chức năng 3

Biểu đồ luồng dữ liệu có tính trực quan, các chức năng được nhìn một cách tổng quát Thể hiện tính cấu trúc của phân rã chức năng Nó trình bày một hệ thống phải làm gì hơn là hệ thống phải làm như thế nào Sơ đồ này gần giống sơ đồ tổ chức nhưng không đồng nhất

Sơ đồ phân cấp chức năng:

Hệ thống quản lý

kho hàng

Quản trị Cập nhật Thống kê/Báo Tìm kiếm

hệ thống dữ liệu cáo

Đăng nhập _¡ HóaĐơn Tơn kho Khách - hệ thống mua/bán hàng/Nhà cung cấp

Cập nhật DM a Phiéu Nhập kho =

user xuat/nhap Vat tu’ a DM khach Xuat kho

hang/nhan vién

a DM nha Hang mua cung cap

DM vat Hang ban

tu/kho

= DMHTTT

Trang 13

II Biéu dé luéng dit ligu(BLD)

Biểu đồ luồng đữ liệu đưa ra một tập hợp các chức năng xử lý và các luồng dữ liệu chuyển giao giữa các chức năng của hệ thống

Mỗi mức biểu đồ phân cấp chức năng mô tả bởi một biểu đồ luồng dữ liệu tương ứng với các mức:

* Mức khung cảnh( mức 0): Là mưc tổng quát nhất trong toàn bộ hệ thống, là một chức năng xuất hiện đây đủ các tác nhân ngoài

Quy tắc xây dựng biểu đồ mức khung cảnh: -_ Các luồng dữ liệu phải có tên luồng - _ Giữa các tác nhân khơng có luồng dữ liệu

-_ Luồng dữ liệu xuất hiện trong biểu đồ có thể là luồng giữ liệu tổng hợp và được mô tả chỉ tiết ở các biểu đồ phân rã sau

* Mức đỉnh (mức 1): Là phân rã của biểu đồ mức khung cảnh Hệ thóng phân thành nhiều chức năng con, giữa các chức năng xuất hiện các luồng dữ liệu, các kho giữ liệu, nhưng phải chú ý tới việc bảo toàn các tác nhân ngoài, các mối quan hệ giữa các tác nhân và hệ thống là luồng giữ liệu vào ra

* Mức dưới đỉnh(2.3 ) Là phân rã cho các chức năng kế cận trên nhằm giải thích rõ hơn về chức năng đó

Trong khi xây dựng các biểu đồ phân rã chức năng có thể xuất hiện thêm các kho đữ liệu trung gian giữa các chức năng con

Các luồng dữ liệu có thể phân rã thành nhiều luồng dữ liệu ở các mức dưới, nhưng phải đảm bảo các luồng thông tin vào ra

Trang 14

1 BLD mức khung cảnh của hệ thống xuất nhập kho:

NCC Phiếu nhâp V/c mua Khách

víc nhâp Phiếu xuất

QL Xuất Nhập Kho

yíc báo cáo

thống kê Ban QL báo cáo thống kê

Trang 15

2 BLD mức đỉnh của hệ thống quản lý xuất nhập kho: Ban QL Quan tri hệ thống DM người dùng Thống kê báo cáo Phiếu nhân NCC Vật tư Cập nhật Phiếu xuất dữ liệu

Phiếu nhân Phiếu xuất

'Yêu cầu Ban QL Khách Vat tu

Trang 16

3 Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản trị hệ thống

Biểu đồ này là quá trình phân rã từng chức năng ở mức 3 BPC.Nó thể hiện được mức 3 của BPC đồng thời tương ứng với BLD ở mức dưới đỉnh là phân rã từng khối chức năng xử lý

3.1 Biểu đô luồng dữ liệu mức dưới đỉnh phân rã chức năng:Thiết lập hệ thống

Đăng nhập 1 Dana nhao Cập nhật DMUSER hệ thông

Thông tin phản hôi Ban QL

Thông tin về nguời sử dụng

Danh mục người Thêm, bớt nguời sử dụng/

sử dụng Sửa thông tin nguời sử dụng

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Thiết lập hệ thống

Trang 17

Ill Thiết kế và xây dựng cơ sở dữ liệu 1 Thiết lập cơ sở dữ liệu

Sau khi đã xác định xong mọi phần tử dữ liệu cần thiết cho ứng dụng, tiếp theo phải tổ chức các dữ liệu đã phân tích theo từng chủ thể, trong chương này tiếp đến thực hiện chuyển các chủ thể đó vào bảng của CSDL và thực hiên khai thác CSDL

Các bảng xây dựng phải tuân theo những nguyên tắc chuẩn hoá, cụ thể phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

> Mỗi trường trong bảng phải chứa một loại thông tin duy nhất

> Mỗi bảng phải có một yếu tố xác định duy nhất gọi là khoá cơ bản, nó được tạo ra bởi 1 hoặc nhiều trường trong bảng

> Ứng với mỗi giá trị duy nhất của khoá cơ bản, phải có một và chỉ một giá trị trong mỗi cột dữ liệu và giá trị đó phải liên quan đến chủ thể của bảng > Phải có thể thay đổi được một trường bất kỳ ( trừ các trường trong khoá cơ

bản) mà không làm ảnh hưởng đến môi trường khác

Trong các bảng phải định nghĩa loại dữ liệu( như số, ngày ), định nghĩa

quy cách lựa chọn dữ liệu (độ dài xâu văn bản, độ chính xác số học, độ chính

xác của thời gian )Ngồi ra cịn có thể định nghĩa các quy tác hợp lệ đơn giản hoặc phức tạp để đảm bảo rằng chỉ có các dữ liệu chính xác tồn tại trong CSDL

Trên cơ sở đó có cac bảng cho CSDL như sau: 1 Bảng khachhang có khố chính là makhach

Tên trường Mô tả Kiểu Độrộng | Khoá

makhach Mã khách hàng Text 10 x

tenkhach Tén khach hang Text 50

diachi Dia chi Text 50

dienthoai Dién thoai Text 10

sotk Số tài khoản Text 50

fax Fax Text 15

Trang 18

2 Bảng vattu: Có khóa chính là Mavt

Tên Trường Mô tả Kiểu Độ rộng Khoá

mavt Mã vật tư Text 10 X

tenvt Tên vật tư Text 50

donvitinh Don vi tinh Text 15

3 Bảng Kho: Có khóa chính là Makho

makho Mã kho vật tư Text 10 X

tenkho Tên kho vật tư Text 50

diachikho Dia chi kho Text 50

4 Bảng phieunhap: Có khóa chính là Sophieunhap

Tên Trường Mô tả Kiểu Độ rộng | Khoá

sophieunhap Số phiếu nhập Text 15 X

sohd_ mua Số hóa đơn mua text 10

ngaynhap Ngày nhập date

mancc Mã nhà cung cấp Text 10

makho Mã kho Text 10

manv Mã nhân viên text 10

5 Bang phieuxuat: Có khóa chính là sophieuxuat

Tên Trường Mô tả Kiểu Độ rộng | Khoá

sophieuxuat Số phiếu xuất Text 15 X

sohd_ ban Hóa đơn mua text 10

ngaynhap Ngay nhap date

makhach Mã khách hàng Text 10

makho Ma kho Text 10

manv Mã nhân viên text 10

Đề tài Quản lý xuất nhập kho tại công ty thương mại Quang Vinh

Trang 19

6 Bang dong_hdmua: C6 khéa chinh 14 sohd_mua,mavt

sohd_ mua Số hóa đơn mua Text 10 x

soluong Số lượng Number

dongia Don giá Currency

7 Bảng dong _hdban: Có khóa chính là sohd_ban,mavt

Tên Trường Mơ tả Kiểu Độ rộng Khoá

sohd_ban Số hóa đơn bán Text 10 X

dongia Don giá Currency

8 Bang nhapct, sophieunhap là khố chính

Tên trường Mô tả Kiểu Độrộng | Khoá

sophieunhap Số phiếu nhập Text 50 X

mavt Mã vật tư Text 50

9 Bảng xuatct, sophieunhap là khoá chính

Tên trường Mơ tả Kiểu Độ rộng | Khoá

sophieuxuat Số phiếu xuất Text 50 X

mavt Mã vật tư Text 50

Trang 20

10 Bảng hdmua, sohd_ mua là khố chính

Tên trường Mô tả Kiểu Độ rộng | Khố

sohd_ mua Số hóa đơn mua Text 10 x

ngayhd Ngay mua date

mance Mã nhà cung cấp Text 10

mahttt Mã hình thức thanh tốn | Text 10

manv Mã nhân viên Text 10

11 Bảng hdban, sohd_ ban là khố chính

Tên trường Mô tả Kiểu Độrộng | Khố

sohd_ ban Số hóa đơn bán Text 10 x

ngayhd Ngay ban date

makhach Mã khách hàng Text 10

mahttt Mã hình thức thanh toán | Text 10

manv Mã nhân viên Text 10

12 Bảng hinhttt, mahttt là khoá chính

Tên trường Mơ tả Kiểu | Độrộng | Khoá

mahttt Mã hình thức thanh tốn Text 10 x

tenhttt Tên hình thức thanh toán text 50

13 Bang nhacungcap có khố chính là mance

Tên trường Mô tả Kiểu Độ rộng Khoá

mancc Mã đối tượng Text 10 X

tenncc Tên đối tượng Text 50

diachi Địa chỉ Text 50

sotk S6 tai khoan Text 50

fax Fax Text 15

Trang 21

14 Bảng nhanvien có khố chính là manv

Tên trường Mô tả Kiểu Độ rộng Khoá

manv Mã nhân viên Text 10 X

tennv Tén nhan vién Text 25

diachi Dia chi Text 50

2 Mối quan hệ giữa các bảng

Dữ liệu có ý nghĩa chỉ khi xác lập được mối quan hệ giữa các bảng Khi bảng đã được thiết kế hợp lý, Access tự động xác được mối quan hệ giữa các bảng, đồng thời đảm bảo tính nhất quán về tham chiếu, tính nhất quán về tham chiếu được thể hiện ở chỗ:

1 Cascade Update Related Fields : tức là nếu bên một thay đổi thì bên nhiều thay đổi

2 Cascade Delete Related Fieldss: Tức là nếu bên một bị huỷ bỏ thì bên nhiều cũng bị huỷ bỏ

Nhờ mối quan hệ được thiết lập này mà các bảng được hìnhthành một CSDL có quan hệ, phần mềm nhờ nó mà khai thác, xử lý, tổ chức các quan hệ được gọi là quản trị CSDL

Trang 22

Bảng thhứ I Quan hệ Bảng thứ 2

nhacungcap 1 nhiều phieunhap

nhacungcap 1 —nhiéu hdmua

nhanvien 1 —nhiéu phieunhap

nhanvien 1 - nhiều phieuxuat

nhanvien 1 -nhiều hdmua

nhanvien 1 — nhiều hdban

khachhang 1 -nhiều hdban

khachhang 1 -nhiều phieuxuat

hinhttt 1 “nhiều hdmua

hinhttt 1 “nhiều hdban

vatu 1 -nhiều nhapct

vatu 1 -nhiều xuatct

vatu 1 -nhiều dong_hdmua

vatu 1 -nhiều dong_hdban

phieuxuat 1 -nhiều xuatct

hdban 1 -nhiều dong_hdban

Hdban 1 -nhiều phieuxuat

hdmua 1 -nhiều phieunhap

hdmua 1 -nhiều dong_hdmua

Kho 1 -nhiều phieunhap

Kho 1 -nhiều phieuxuat

phieunhap 1 -nhiều nhapct

Hình 2.18: Mối quan hệ từng cặp hai bảng khi thiết kế

Trang 23

ri u 1 len F1 nh 1 hdmua = = 5 : imavt sseluong idongis FT 0l ) hp PS Pin zohd, bàn a ˆ nave Prien — isch ben : phieunhap Ri LÌ mạn | ogee =pieulee CC [ÔNG Eo||nstheh

sehế mua | 7 a Imahttt

nonce = ad Pet

makho dachi :

boy oS x | nepal rool

Pera ery [naua L LÊ Ga 4 kho œjnz tenkhach 1 1 “ dachi mảho deothoa ltenlho sol dachikho: fax

Hình 2.19: Mối quan hệ từng cặp hai bảng khi thiết kế

Trang 24

Chương III

THIẾT KẾ GIAO DIỆN VÀ SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH

I Lựa chọn và fìm hiểu cơng cụ quản trị cơ sở dữ liệu 1 Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Cụ thể với bài toán đặt ra, phải lựa chọn công cụ quản lý để có thể chuyển sang một hệ quản lý CSDL Trên cơ sở của CSDL sẽ thiết kế để xử lý hệ CSDL này theo hướng yêu cầu mà người quản lý vật tư đặt ra Phần chương trình có thể xử lý, thay đổi dữ liệu được gọi là hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Về lý thuyết có thể chọn nhiều loại công cụ cho một bài toán quản lý cụ thể Ví dụ có thể chọn công cụ Foxpro của Microsoft Software Nhưng thực tế cho thấy công cụ này không tiện cho thiết kế và khai thác bằng Access Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle được dùng với quy mơ bài tốn lớn với mức quản lý CSDL nhiều Nó được phát huy sức mạnh khi dừng thử hệ thống mạng Bài toán quản lý một số ngành lớn thường sử dụng hệ cơ sở dữ liệu này hoặc informix, Sysbase được dùng ở bài toán quản lý ngân hàng vì chúng có đặc điểm là tốc độ xử lý dữ liệu nhanh, độ chính xác cao, số liệu lớn, an tồn

Với bài tốn quản lý vật tư ở doanh nghiệp nhỏ và qua thực tế khảo sát, phân tích ở trên thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu được chọn là Microsoft Access kết hợp với ngông ngữ lập trình VBA vì lý do sau:

Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windown, là phần mền trong Microsoft ofice, trong đó có sắn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi đáp ứng được chương trình cho bài tốn quản lý

Microsoft Access là một ứg dụng chất lượng cao của Microsoft, nên có thể sử dụng tất cả các phương tiện của cơ chế trao đổi dữ liệu động (DDE), nhúng và liên kết đối tượng (OLE)

Microsoft Access là một hệ cơ sở dữ liệu quan hệ đây đủ các chức năng định nghĩa dữ liệu , xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu Điều này cần thiết cho quản lý một đữ liệu lớn

Microsoft Access có một hệ thống lưu trữ dữ liệu và cũng như tất cả các hệ CSDL quan hệ khác, nó cho phép dễ dàng các thông tin có quan hệ

Trang 25

Microsoft Access người dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu công việc cần giải quyết với các thao tác thực hiện dễ dàng

Microsoft Access sử dụng ngôn ngữ SQL rất mạnh để sử lý dữ liệu trong bảng, dùng các mối quan hệ doi người dùng tự động liên kết các bảng cần thiết

Microsoft Access có một phương tiện định nghĩa truy vấn đồ hoạ đơn giản nhưng rất mạnh(QBE) Với phương tiện này Microsoft Access cho phép người sử dụng thực hiện các thao tác trực tiếp với dữ liệu

Microsoft Access được thiết kế để sử dụng một hệ quản trị cơ sở đữ liệu đơn lẻ trên một tram làm việc duy nhất hoặc theo thể thức dùng chung trên mạng, có thể chia sẻ cơ sở dữ liệu của Microsoft Access với người sử dụng vì Access có tính toàn vẹn đữ liệu và bảo mật dữ liệu

Microsoft Access có thể quy định những người hoặc nhóm người nào được quyền truy cập vào các đối tượng trong một CSDL Microsoft Access tự động cung cấp truy nhập vào các đối tượng trong một CSDL Microsoft Access tự động cung cấp các cơ chế khoá để đảm bảo không cho hai người sử dụng có thể đồng thời cập nhật cùng một đối tượng Microsoft Access cũng hiểu và chấp nhận các cơ chế khoá của của các cấu trúc CSDL khác được gắn kèm với Access

Microsoft Access có khả năng kiết xuất dữ liệu theo thiết kế WYSIWWYG(what you see is What you get) cho phép thiết kế được những mẫu biểu và báo cáo phức tạp đáp ứng đày đủ yêu cầu đề ra Có thể tác động dữ liệu, kết hợp các kiểu mẫu và báo cáo tổng một tài liệu và trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp

Microsoft Access còn là một công cụ dễ nâng cấp hiệu xuất làm việc, đồng thời giảm bớt khó khăn cho người sử dụng Việc thiết kế Wizard và Marcro, người sử dụng có thể tự động hố cơng việc mà không cần phải mất nhiều thời gian để lập trình Đối với nhu cầu quản lý dữ liệu ở mức cao hơn, Access cũng có một ngơn ngữ lạp trình CSDL khá mạnh mẽ, đó là ngơn ngữ lập trình Visual Basic

Trang 26

2 Lap trinh VBA

Bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office phải nói là nổi tiếng nhất thế giới trong lĩnh vực tin học văn phòng Word cung cấp khả năng chế bản điện tử đẹp đẽ và hiện đại; Excel với khả năng bảng tính điện tử mạnh mẽ; FrontPage với khả năng tạo ra các trang web sống động; Access véi kha nang quan tri CSDL;tat cả các phần mềm đó đã tạo nên sự phổ biến của bộ phần mềm này với hầu hết người dùng máy tính trên tồn thế giới

Khơng dừng ở mức ứng dụng có sắn, bộ phần mềm này cịn có một ngơn ngữ lập trình đi kèm VBA - Visual Basic for Application để giúp người dùng có thể tạo ra các tuỳ biến mạnh hơn, thân thiện hơn với trong công việc của mình Với Word, Excel bạn hồn tồn có thể tự tạo ra các macro để tăng tốc độ sử dụng ứng dụng; hơn thế nữa VBA trên Access đã thể hiện tính chuyên nghiệp trong lập trình, phần nào biến được một CSDL đơn giản trở thành những sản phẩm đóng gói thương mại

Màn hình làm việc ngơn ngữ VBA thường có dạng:

psoft Visual Basic - qlbh - [Form,_Form1 (Code)]

Dim numl, num2 As Double

Private Sub cmdTinhTich_Click()

©) 3 Microsoft Access Class Objec txtKetqua = tich2so(Text1, Text2) BR Fem_FơmL End Sub

£3) Form_frmLapHoaDon

5-3 Modules Private Sub cmdTinhTong_Click()

A Moduler txtKetqua = tong2so(Text1, Text2)

End Sub _

Function tong2so(a, b As Double) As Double On Error Resume Next

tong2so = 0

tong2so = a+b End Function

Function tich2so(a, b As Double) As Double On Error Resume Next

tich2so = 0 tich2so = a * b End Function =a) TT ? tongtien 102 4l 1 vt lato Trong đó:

Trang 27

(1) Hệ thống thực đơn và thanh công cụ Cũng như bất kỳ môi trường làm việc nào đều có hệ thống thực đơn và thanh công cụ đi kèm Trên đó có chứa các lệnh để gọi, thi hành hoặc thiết lập các điều khiển cần thiết

(2) Cửa sổ Project Explorer; Có rất nhiều các thành phần có thể lập trình được bởi VBA như: Forms, Reports, Modules Cửa sổ Project Explorer là cây phân cấp lớp các đối tượng có chứa mã lệnh VBA, đồng thời giúp lập trình viên dễ dàng trong việc viết (coding) cũng như quản lý các mã lệnh VBA đã viết

(3) Cửa số viết lệnh; Cửa sổ viết lệnh là nơi soạn thảo các dòng lệnh VBA Mỗi cửa số sẽ chứa toàn bộ mã lệnh cho một đối tượng như: Forms, Reports, Modules Trong mỗi cửa sổ có thể có nhiều phần được viết lệnh, mỗi phần có thể là nội dung một khai báo, một chương trình con, nội dung một thủ tục đáp ứng sự kiện

a Các kiểu dữ liệu cơ bản

Cũng như các ngôn ngữ lập trình khác, VBA đều hỗ trợ các kiểu dữ liệu cơ bản Dưới đây giới thiệu chỉ tiết về từng kiểu

Boolean: Kiểu lơ gíc, tương tự kiểu Boolean trên Pascal Kiểu này chiếm 2 byte bộ nhớ; chỉ nhận một trong 2 giá trị là: Yes — No hoặc True — False hoặc đôi khi thể hiệndưới dạng số 0 tương đương với False, True tương ứng với bất kỳ số nào khác 0 Khi lập trình CSDL, kiểu Boolean tương ứng với kiểu Yes/No trong bảng dữ

liệu

Byte :Kiểu số nguyên dương trong phạm vi từ 0 255 Kiểu này chiếm 1 byte

bộ nhớ

Integer:Kiểu nguyên, có giá trị trong khoảng -32768 32767 Kiểu này chiếm 2 bytes bộ nhớ

Long :Kiểu số nguyên dài, có giá trị trong khoang 2,147,483,648

2,147,483,647 Kiểu này chiếm 4 bytes bộ nhớ

Single :Kiểu số thực, có giá trị trong khoảng 1.401298E-45 to 3.402823E38 Chiếm 4 bytes bộ nhớ

Double :Kiểu số thực có đợ lớn hơn kiểu Single, có giá trị trong khoảng

4.94065645841247E-324 to 1.79769313486232E308 Chiếm 8 bytes bộ nhớ Currency :Kiéu tiên tệ Bản chất là kiểu số, độ lớn 8 bytes, có giá trị trong khoảng -922,337,203,685,477.5808 to 922,337,203,685,477.5807 Đặc biệt, kiểu này ln có ký hiệu tiền tệ đi kèm

Trang 28

String :Kiéu xau ky tu Kiéu nay tương ứng với kiểu String trong Pascal, tương ứng với kiểu Text trong các trường CSDL Access Độ lớn tối đa 255 bytes tương đương với khả năng xử lý xâu dài 255 ký tự

Variant :Variant là kiểu dữ liệu không tường minh Biến kiểu này có thể nhận bất kỳ một

Object :Object là một loại biến kiểu Variant, chiếm dung lượng nhớ 4 bytes, dùng để tham chiếu tới một loại đối tượng (Object) nào đó trong khi lập trình Tất nhiên muốn khai báo biến Object kiểu nào, phải chắc chắn đối tượng đó đã được đăng ký vào thư viện tham chiếu VBA bởi tính năng Tool | Reference Chúng ta sẽ còn trở lại vấn đề này khi lập trình CSDL

b Biến — khai báo biến đơn giản

Biến (Variable) là thành phần của một ngơn ngữ lập trình, giúp xử lý dữ liệu một cách linh hoạt và mêm dẻo Thông thường trong các ngơn ngữ lập trình, mỗi biến khi tồn tại phải được định kiểu, tức là phải nhận một kiểu dữ liệu xác định Tuy nhiên trong VBA thì khơng, mỗi biến có thể định kiểu (được khai báo trước khi sử dụng) hoặc không định kiểu (không khai báo vẫn sử dụng được) Trong trường hợp này biến đó sẽ tự nhận kiểu giá trị Variant

Biến có thể được khai báo bất kỳ ở đâu trong phần viết lệnh của VBA Tất nhiên, biến có hiệu lực như khai báo chỉ bát đầu từ sau lời khai báo và đảm bảo phạm vi hoạt động như đã qui định Vì biến trong VBA hoạt động rất mềm dẻo, nên có nhiều cách khai báo biến như:

Dim i As Integer

- Biến cục bộ: Biến cục bộ được khai báo sau từ khoá Dim, nó chỉ có tác dụng trong một chương trình con, cục bộ trong một form hoặc một module nào đó Dưới đây sẽ chỉ ra 3 trường hợp biến cục bộ này:

-_ Trong một chương trình con, nếu nó được khai báo trong chương trình con

đó;

Trong cả một Form, nếu nó được khai báo trong phần Decralations của Form đó;

- Trong cả một Reports, nếu nó được khai báo trong phần Decralations của

Report đó;

- Trong cả một Modules, nếu nó được khai báo trong phần Decralations của

Modules đó;

* Biến chỉ có tác dụng sau lệnh khai báo Dim

Trang 29

- Biến toàn cục: Biến toàn cục được khai báo sau cụm từ khố Public, nó có tác dụng trong tồn bộ chương trình (ở bất kỳ chỗ nào có thể viết lệnh) Loại biến này luôn phải được khái báo tại vùng Decralations của một Module nào đó

- Khai báo hằng: Hằng (Constan) là đại lượng có giá trị xác định và không bị thay đổi trong bất kỳ hoàn cảnh nào Tương ứng với từng kiểu dữ liệu, sẽ có những hằng tương ứng Khai báo hằng số bởi từ khoá Const:

Const a = 5

c Các cấu trúc lệnh VBA

Các cấu trúc lệnh là thành phần cơ bản của mỗi ngơn ngữ lập trình Thông thường các ngôn ngữ lập trình đều có các cấu trúc lệnh như nhau: lệnh xử lý điều kiện, lệnh lặp biết trước số vòng lặp, lệnh lặp không biết trước số vòng lặp, Tuy nhiên cách thể hiện (cú pháp) mỗi cấu trúc lệnh có thể khác nhau tuỳ thuộc vào mỗi ngôn ngữ lập trình Hơn nữa, mỗi ngơn ngữ cũng có thể có một số điểm khác biệt, đặc trưng trong mỗi cấu trúc lệnh

Cũng giống như nhiều ngơn ngữ lập trình hiện đại khác, các cấu trúc lệnh trong VBA đều tuân thủ các nguyên tắc:

-_ Có cấu trúc: mỗi cấu trúc lệnh đều có từ khố bắt đầu và một từ khóa báo

hiệu kết thúc;

-_ Thực hiện tuần tự (loại trừ trường hợp đặc biệt thủ tục Goto <Label>);

-_ Có khả năng lồng nhau; c.1 Cấu trúc IF END IF

Cấu trúc này thường gọi là lệnh lựa chọn Tức là nếu một điều kiện nào đó xảy ra sẽ là gì, hoặc trái lại có thể làm gì Trong VBA cú pháp lệnh này như sau:

If <diéu kién> Then <thu tuc 1>

[ Else

<thủ tục 2> ]

End If

ý nghĩa lệnh trên là: nếu <điều kiện> = True thì thực hiện các lệnh trong <thủ tụcI> Trái lại thực hiện các lệnh trong <thủ tục 2>

Phần trong cặp dấu ngoặc vng [ ] có thể có hoặc khơng có trong câu lệnh, tuỳ thuộc vào mục đích xử lý

c.2 Cấu trúc SELECT CASE END SELECT

Trang 30

Đây là một loại của cấu trúc lựa chọn Thơng thường hồn tồn có thể sử dung If End If để thực hiện các xử lý liên quan đến kiểu cấu trúc này, nhưng trong những trường hợp đặc biệt, cấu trúc Select Case End Select thể hiện được sự tiện dụng vượt trội Trong VBA cú pháp lệnh này như sau:

Select Case <biểu thức> Case <giá trị Í>

<thủ tục I> Case <giá trị 2>

<thủ tục 2> Case <gid tri n> <thu tuc n>

[Case Else

<thu tuc n+1>] End Select

c.3 Cau tric FOR NEXT

For Next là một cấu trúc lặp biết trước số lần lặp trong VBA, tuy nhiên trong những tình huống đặc biệt, vẫn có thể sử dụng cấu trúc này như cấu trúc không biết trước được số lân lặp

Cú pháp cấu trúc For Next như sau:

For <biến chạy> = <giá trị I> To <giá trị 2> [Step <n>] <thủ tục>

[Exit For]

While Wend là một cấu trúc lặp không biết trước số lần lặp trong VBA.Cú pháp cấu trúc While Wend như sau (Wend - viết tắt của cụm từ While End):

While <diéu kiện> <thủ tục>

Wend

c.5 Lệnh DoCmd

Lệnh đóng một đối tượng Lệnh này để đóng (Close) hoặc giải phóng đối tượng nào đó ra khỏi bộ nhớ Hay dùng lệnh này để đóng form đang hoạt động hoặc đóng một report đang preview Cú pháp như sau:

DoCmd.Close [ObjectType], [ObjectName], [SaveOption]

Trang 31

c.6 Chuong trinh con

- Chuong trinh con dang ham Cú pháp

Function <tên hàm>([<danh sách các tham số>]) As <kiéu DL ham>

<thủ tục> End Function

- Chương trình con dạng thủ tục Cú pháp

[Public] [Private] Sub <tên CTC=([<danh sách các tham số>])

<thủ tục> End Sub

3 Truy vấn csdl

Có rất nhiều dạng yêu cầu xử lý dữ liệu như: trích - lọc - hiển thị dữ liệu; tổng hợp - thống kê; thêm - bớt - cập nhật dữ liệu; Vì vậy sẽ tồn tại một số loại Query tương ứng để giải quyết các yêu cầu xử lý dữ liệu trên Có 7 loại query trong Access : - Select Query; - Total Query; - Crosstab Query; - Append Query; - Delete Query; - Update Query; - Make table Query

chỉ có 30 lệnh với 4 lệnh cơ bản: Select Updete Delete insert ° Truy vấn chọn Select

Đây là một trong những truy vấn quan trọng và được sử dụng nhiều nhất Truy vấn này dùng để chọn ra các trường trên cùng 1 bảng hoặc trên nhiều bảng khác nhau với các điều kiện định trước

Cú pháp chung:

Trang 32

Select(Fieldlist) Form (Table name {in(database) }) Where(Search condittions)

Group by(field list) Having(search condittion)

{order by (field Iist) } { with (order access option) }

Trật tự các mệnh đề là cố định, mệnh dé Hevingchỉ khi có lệnh Group by

Để thực hiện truy vấn chọn có một hoạt động các mệnh đeef khác kèm theo cụ thể là:

Form: Mệnh đề chỉ ra tên của bảng trong CSDL

In:Là một phần của mệnh đề Form dùng để chỉ ra bảng nằm trong một CSDL có gắn với truy vấn

'Where: Là mệnh đề quan trọng nhất của truy vấn chọn, nó cho phép chỉ ra điều kiện cho kết quả Trong truy vấn, nếu ta không sử dụng ménh dé Where thi kết quả nhận dược sẽ là các bản ghi được kết quả chỉ ra trong trường Select

Group by: Là mệnh đề không bắt buộc, dùng để sắp xếp các bản ghi với giá trị đồng nhất trong danh sách các trường vào một bản ghi đơn lẻ

° Truy vấn insert

Truy vấn này thêm bản ghi vào bang Cú pháp chung:

insert {into }(table){column list}

{ Values{insert values}] [SQL select statenment]

Trong đó:

Table là tên bảngđể thêm bản ghi

Column list là bảng kê các cột có dữ liệu được chèn, được tách biệt bằng dấu phẩy

Iinsert values là danh sách các giá trị được chèn vào các cột trong column

list Số lợng các giá rị được chèn vào các cột trong column list phải gióng nhau trong insert values

SQL select statenment là một cách khác để chèn các giá trị vào một bảng từ các giá trị của bảng khác

* Truy vấn Update Cú pháp:

Update Table Set< Biểu thức>

Trang 33

Where < Diéu kién> *, Truy vấn xoá

Cú pháp

Delete Field form Tablewhere< Điều kiện>

Trang 34

II Phan giao dién

1 Để vào được chương trình, người tham gia phải nhập tên và mật khẩu để hệ thống xác định quyền truy nhập = Dang nhop DANG NHAP Tên đăng nhập [ Mật khẩu Đăng nhập Thoát

2 Form giao diện chính của chương trình

Microsoft Access - [main : Form]

= HB théng Dahsáh hap dirligu Timkiém Théngké Help Type

QUAN LY NHAP HANG

Form View NUM

Trang 35

Menu chúc năng chính:

-_ Menu chức năng Hệ thống:

Cập nhập quyền truy nhập user Thay đổi mã số truy nhập

Thay đổi mã số hệ thống

-_ Menu chức năng Tìm kiếm:

- Menu chức năng Thống kê:

Trang 36

Tồn theo kho

Tồn từng vật tr

, / Tất cả các vật tư

3 Xây dựng Form Dăng ký người dùng

- Chọn cấp thêm user truy cập để thêm user: mã user, tên user, mật khẩu - Chọn xóa user để hủy quyền truy cập nào đó

Trang 37

4 Xây dựng Form cập nhật Danh mục kho hàng

= Kho hang " led

DANH SACH KHO HANG HOA

Ma kho Zc v

Tên kho Hang Đậu Địa chỉ kho Eô 5-Câu Giấy-Hà Nội

âMã kho [rên —— ]Ðneimo a

Kt Hàng Đậu Số 5-Câu Giấy-Hà Nội

K2 Hàng Bột Số B-Cầu Giấy-Hà Nội

k3 Thái Hà Số SA-Cầu Giấy-Hà Nội

k4 Cầu Giấy Số 68-Cầu Giấy-Hà Nội

KS Truna Tam Số 7-Cầu Giấv-Hà Nôi

Đầu | tước | Sau | cuối | Thêm | Sữa | Xóa | mos |

- _ Chọn xóa, sửa kho hàng đã có sẵn

-_ Chọn thêm kho hàng mới: gồm mã kho, tên kho, địa chỉ

DANH SÁCH KHO HÀNG HOÁ

Mã kho I

Tén kho

Dia chi kho

không |_ Ghi

- Chọn Ghi để thêm kho, chọn khơng để thốt

Trang 38

5 Xây dựng Form Danh mục vật tư hàng hoá

QUAN LY VAT TU’

Mã vật tư i Mã vật tư

Tên vật tư CPU1.8 Tên vật tư

Đơn vị tính chiéc Tìm kiếm | Hiên toàn bộ

Mã vật tự Tiên vật tư [Đơn vitính 4

vi CPU18 chiếc =

ti Quạt Nguồn chiếc ei

l2 Ram chiếc l3 Ö cứng chiếc via Main chiếc tS Smém chiếc vt Case chiếc

vt? Monitor chiếc v

Đâu | Trước | Sau | Cuỗi Thêm | Sửa | Xóa | Thoát

- C6 thé thêm, sửa, xóa vật tư

QUẢN LÝ VẬT TƯ

Mã vật tư [ Tên vật tư

Bon vi tinh

không | Ghi

- Thêm vật tư gồm mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính

Trang 39

Héa don mua m a

Ngay nhap | 5/25/2005

Mã nhà cung cấp rect a}

Ma kho ja vi

Mã nhân viên v1 ia

Số phiêu nhập | Mã vật tư [_ Số lượng a

ot vi 45)

|_|MI vi2 45|—

| |Nt v3 40

|_|N1 vt5 30 vi

Record: [I4] ‹ 1Í [MP] sr 4 1ï

Đầu | trước | Sau | cuối Thêm | Sửa | Thoát |

- Có thể thêm, sửa phiếu nhập

CẬP NHẬP PHIẾU NHẬP

Hóa đơn mua | nl

Ngay nhap |

Manhacungcap[ v”

Ma kho F———w

Manhanvien [| 3 ™

Số phiêu nhập | Mã vật tư | Số lượng

Record: (I4) | 1 > [pur of 1

không |_ Ghỉ

Trang 40

- Thêm phiếu nhập kho gồm các thông tin: - Số phiếu nhập

- Hóa đơn mua - Ngày nhập - Mã nhà cung cấp - Mã kho

- Mã nhân viên

7 Xây dựng Form lập phiếu xuất kho

CẬP NHẬP PHIẾU XUAT Số phiếu xuất fa Số hóa đơn bán Ei v Ngày xuất 87272005 Mã khách ke wal Mã Phòng Kinh doanh ki v

Mã nhân viên [xi v

Đơn giá xuất

Số phiêu xuất | Mavattu | Số lượng,

}ị|x1 vi 40 *|x1 0 Record: [l4] 4 1P [HJ>-] sf 1

Đầu | trước | Sau | cuối Thêm | Sữa | Those

- Có thể thêm, sửa phiếu xuất

Định dạng
Số trang	50
Dung lượng	11,23 MB