Đang tải... (xem toàn văn)
Trong Phần 3 này chúng ta sẽ đi hiệu chỉnh các xung đột và các định dạng cho một tiến độ dự án được thực hiện trên MP2010. I – HIỆU CHỈNH XUNG ĐỘT 1. Vượt quá tiến độ Khi chúng ta lập tiến độ cho dự án 1 thực tế rất hay xảy ra là tiến độ thực hiện dự án dài hơn chúng ta dự đinh. Ví dụ: Chúng ta dự định dự án phải xong trước nghỉ lễ 304 – 15 chẳng hạn. Nhưng khi lập tiến độ, thì thời gian thực hiện toàn dự án lại vượt quá một số ngày. Muốn rút ngắn thời gian chúng ta cần làm gì? Để rút ngắn thời gian thực hiện cho dự án chỉ có 1 cách duy nhất là rút ngắn thời gian của các công tác găng (Xem kỹ phần xác định công tác găng ở PHẦN 2). Tuy nhiên có điều cần lưu ý là khi giảm thời gian thì chi phí sẽ tăng lên. Các vấn đề về chọn công tác găng nào để rút ngắn, sao cho đảm bảo thời gian và chi phí tăng lên tối thiểu sẽ được bàn tới trong PHẦN NÂNG CAO).
ĐÀM TÀI CAP – MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 1 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam PHẦN 3 – HIỆU CHỈNH Trong Phần 3 này chúng ta sẽ đi hiệu chỉnh các xung đột và các định dạng cho một tiến độ dự án được thực hiện trên MP2010. I – HIỆU CHỈNH XUNG ĐỘT 1. Vượt quá tiến độ Khi chúng ta lập tiến độ cho dự án 1 thực tế rất hay xảy ra là tiến độ thực hiện dự án dài hơn chúng ta dự đinh. Ví dụ: Chúng ta dự định dự án phải xong trước nghỉ lễ 30/4 – 1/5 chẳng hạn. Nhưng khi lập tiến độ, thì thời gian thực hiện toàn dự án lại vượt quá một số ngày. Muốn rút ngắn thời gian chúng ta cần làm gì? Để rút ngắn thời gian thực hiện cho dự án chỉ có 1 cách duy nhất là rút ngắn thời gian của các công tác găng (Xem kỹ phần xác định công tác găng ở PHẦN 2). Tuy nhiên có điều cần lưu ý là khi giảm thời gian thì chi phí sẽ tăng lên. Các vấn đề về chọn công tác găng nào để rút ngắn, sao cho đảm bảo thời gian và chi phí tăng lên tối thiểu sẽ được bàn tới trong PHẦN NÂNG CAO). ĐÀM TÀI CAP – MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 2 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Trong phần này chỉ giới thiệu bạn cách để rút ngắn thời gian đường găng và 1 số kỹ thuật xử lý liên quan tới thời gian thực hiện các công việc. Khi các bạn nắm vững thì có thể lựa chọn linh hoạt để xử lý đối với mỗi công việc, mỗi dự án khác nhau. Giải pháp rút ngắn thời gian đường găng Một số kỹ thuật xử lý thời gian trong MP2010 1.1. Kỹ thuật 1: Gán thêm tài nguyên Trước khi tìm hiểu Kỹ thuật 1 này các bạn nên Xem lại mục IV của PHẦN 1 – THIẾT LẬP MẶC ĐINH Ở kỹ thuật này chúng ta có thể gán thêm nguồn lực cho một công việc (Đã được lựa chọn dạng công việc là Fix Units và chọn Effort Driven) để làm giảm thời gian của công việc. ĐÀM TÀI CAP – MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 3 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Ví dụ: trong hình minh họa cho công tác GCLD Cốp pha móng, thời gian thực hiện đang là 5 ngày với 10 nhân công. Lựa chọn dạng công việc là Fix Units và chọn Effort Driven cho công việc Để giảm thời gian làm việc cho công tác này chúng ta gán thêm tài nguyên cho công tác này (giả sử tăng lên 20 nhân công). Khi đó thời gian thực hiện công việc sẽ giảm xuống còn 2,5 ngày. Sau khi gán thêm nguồn lực cho công việc, thời gian thực hiện giảm đi Note: Hãy xem lại thật kỹ mục IV của PHẦN 1 – THIẾT LẬP MẶC ĐINH để có sự lựa chọn và kết hợp tốt nhất. ĐÀM TÀI CAP – MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 4 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam 1.2. Kỹ thuật 2: Cho các thời gian dạng work làm việc ngoài giờ (Overtime) Với kỹ thuật 1 ở trên chỉ phù hợp khi chúng ta có tài nguyên dạng work dồi dào không giới hạn, tuy nhiên trên thực tế điều này ít khi xảy ra. Do đó để có thể rút ngắn thời gian thực hiện công việc chúng ta sẽ nghĩ tới 1 biện pháp nữa là tăng thêm giờ làm việc (tức làm việc ngoài giờ) cho các tài nguyên dạng work. Note: Thời gian làm ngoài giờ, sẽ được tính chi phí theo giá làm ngoài giờ (Overtime rate). Và để thực hiện kỹ thuật này ta cũng lựa chọn dạng công việc là Fix Units và chọn Effort Driven. Để gán thời gian làm việc ngoài giờ cho 1 tài nguyên của 1 công việc, click chuột phải vào phần tiến độ ngang, chọn Splits, chọn khung nhìn Task form (nếu chưa xuất hiện khung nhìn như hình minh họa thì click tiếp chuột phải vào khung nhìn phía dưới chọn Work rồi nhập số công làm ngoài giờ cho tài nguyên. Cho tài nguyên (nhân công) làm việc ngoài giờ Như hình minh họa, khi cho 10 nhân công công làm việc ngoài giờ thêm 200h công thì thời gian thực hiện công việc đã giảm xuống từ 5 ngày xuống 2,5 ngày. Note: Nếu có nhiều tài nguyên dạng work được gán làm thêm giờ, MP sẽ tự động tính toán và lấy thời gian thực hiện công việc là thời gian làm việc muộn nhất của tài nguyên trong số các tài nguyên dạng work của công việc (để xem chi tiết điều này bạn có thể ĐÀM TÀI CAP – MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 5 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam chọn khung nhìn Task Usage để thấy thời gian làm việc của mỗi tài nguyên trong các công việc, có thể thêm cột và dòng Overtime work trong khung nhìn này) Quan sát Overtime work của tài nguyên trong khung nhìn Task Usage 1.3. Kỹ thuật 3: Điều chỉnh thời gian thực hiện công việc Một cách đơn giản nhất để rút ngắn thời gian cho các công việc là chúng ta giảm bớt trực tiếp thời gian của các công việc trong cột thời gian (Duration). Khi đó số h công thực hiện của công việc sẽ giảm xuống theo công thức (*) trong mục IV của PHẦN 1 – THIẾT LẬP MẶC ĐINH Note: Khi thay đổi thời gian thực hiện công việc trong cột Duration, chúng ta không quan tâm tới tài nguyên, và nhớ rằng công việc vẫn phải để như lựa chọn mặc định (tức là dạng công việc Fix Duration và bỏ chọn Effort Driven) Thay đổi thời gian bằng cách thay đổi trực tiếp giá trị trong Duration ĐÀM TÀI CAP – MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 6 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam 1.4. Kỹ thuật 4: Thay đổi ràng buộc của các công việc Trước khi tìm hiểu kỹ thuật này, bạn nên xem lại mục 4/I của PHẦN 2 – NHẬP SỐ LIỆU Việc thiết lập các ràng buộc cho mỗi công việc cũng ảnh hưởng tới tiến độ dự án, và có thể tạo ra các xung đột. Ví dụ: Khi chúng ta lựa chọn công tác GCLD Cốp pha móng với ràng buộc là “Must start on” vào ngày 20/3/2014 thì sẽ nhận được cảnh báo như hình minh họa Cảnh báo xung đột của mối ràng buộc công việc Còn nếu chúng ta chọn ngày bắt đầu cho công tác trên thành ngày 28/3/2014 trong Start date thì sẽ nhận được cảnh báo sau Cảnh báo xung đột khi cho công việc bắt đầu muộn hơn ĐÀM TÀI CAP – MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 7 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam 1.5. Kỹ thuật 5: Điều chỉnh mối quan hệ giữa các công việc Khi lập tiến độ chúng ta thiết lập quan hệ cho các công tác, do không bao quát hết hoặc do sơ xuất chúng ta đã tạo ra các mối quan hệ không phù hợp cho các công tác và từ đó dẫn tới việc tiến độ chúng ta lập ra không hợp lý. Do đó chúng ta phải kiểm tra lại các mối quan hệ công việc và điều chỉnh chúng hợp lý để xử lý các xung đột về tiến độ có thể xảy ra. Để điều chỉnh mối quan hệ giữa các công việc chúng ta phải luôn đặt ra một số câu hỏi và tự trả lời sau: - Có cần thiết 1 công việc phải hoàn thành trước khi bắt đầu công việc khác không? - Có cần thực hiện những công việc khác cùng lúc không? - Công việc đang xét có thể làm muộn hoặc sớm hơn được không? Để xem mối liên hệ của một công việc với các công việc khác ta có 2 lựa chọn: - Xem các công tác trước - Xem đồng thời cả công tác trước và công tác sau a) Xem các công tác trước Click công việc, xuất hiện Task Information chọn Predecessors Như hình minh họa: Công tác GCLD Cốp pha móng có công tác liền trước là Đổ bê tông lót móng ĐÀM TÀI CAP – MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 8 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam b) Xem đồng thời cả công tác trước và công tác sau Để xem đồng thời cả công tác đứng trước và đứng sau một công tác bạn Click chuột phải vào phần sơ đồ ngang, chọn Splits sau đó click chuột phải vào phần bên trái của khung Split vừa bật chọn More view/ Relationship Diagram Lựu chọn khung nhìn Relationship Diagram Khi đó bạn sẽ thấy cũng với Công tác GCLD Cốp pha móng sẽ quan sát được công việc liên trước và công việc liên sau của nó Quan sát đồng thời cả công việc liền trước và công việc liền sau ĐÀM TÀI CAP – MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 9 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam 1.6. Kỹ thuật 6: Ngắt đoạn công việc (Split) Trong thực tế thi công, nhiều khi chúng ta phải thi công ngắt quãng một công việc do yếu tố khách quan hoặc chủ quan. Khi đó trong tiến độ chúng ta phải thể hiện các công việc đó với các khoảng thời gian ngắt quãng. Cách đơn giản để thực hiện việc này là bạn Click chuột phải lên thanh tiên độ của 1 công việc muốn ngắt quãng, chọn biểu tượng Split như hình minh họa, rồi bấm chuột vào vị trí muốn chia tách, ngắt quãng công việc (bấm và giữ chuột để kéo dài các đoạn ngắt quãng) Lựa chọn Split để ngắt quãng thời gian thực hiện công việc 1.7. Kỹ thuật khác Ngoài các kỹ thuật trên, chúng ta còn có thể sử dụng thời gian dự trữ để thay đổi tiến độ của dự án (Xem lại mục I của PHẦN 2 – NHẬP SỐ LIỆU) Khi đó dựa vào thời gian dự trữ Free slack chúng ta có thể trì hoãn công việc muộn hơn (nhiều nhất là = Free Slack) mà không ảnh hưởng tới công việc đứng sau nó hoặc sử dụng Total slack để trì hoãn một công việc mà không làm ảnh hưởng tới tiến độ của dự án. ĐÀM TÀI CAP – MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 10 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam 2. Vượt quá tài nguyên cho phép 2.1 Kỹ thuật 1: Thay đổi sự phân bổ tài nguyên - Kiểm tra lại và tinh chỉnh việc sử dụng tài nguyên, có thể thêm bớt hoặc thay đổi lịch làm việc của tài nguyên - Thay thế tài nguyên khác cho tài nguyên quá tải ở một công việc nào đó để giải tỏa áp lực tài nguyên quá tải Để thay thế tài nguyên cho một công việc làm như sau: Click chọn công việc cần thay thế tài nguyên bật Assign Resources trong menu Resource, chọn tài nguyên cần thay thế, chọn Replace. Cửa sổ Replace Resource bật lên bạn chọn lựa tài nguyên thay thế [...]... leveling Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 15 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP – MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Khi chọn Menu Resource/Leveling Option sẽ hiện ra của sổ Resource Leveling Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 16 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam... có khả năng dẫn tới xung đột tài nguyên (vượt quá nguồn lực hay còn gọi là quá tải nguồn lực) Lúc này chúng ta có thể hoãn một vài công việc để tài nguyên được sử dụng điều hòa hơn hay nhu cầu sử dụng tài nguyên được sử dụng trải rộng thay vì sử dụng dồn dập San bằng tài nguyên (leveling) giúp giải quyết xung đột tài nguyên bằng cách trì hoãn hoặc phân nhỏ công việc để điều hòa tiến độ sử dụng tài nguyên... (tận dụng những tài nguyên sẵn có mà chưa sử dụng tới) bằng cách chọn Assign trong cửa sổ Assign Resources ►Theo bạn Kỹ thuật này sẽ sử dụng hiệu quả nhất khi nào? 2.2 Kỹ thuật 2: Làm việc ngoài giờ Bắt tài nguyên làm việc ngoài giờ là một kỹ thuật phù hợp và thực tế hay sử dụng để giải quyết các vấn đề về xung đột trong sử dụng tài nguyên Vì rằng số công làm việc ngoài giờ (overtime work) là thành phần. .. điều hòa tiến độ sử dụng tài nguyên Chúng ta có thể lựa Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 14 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP – MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL chọn trong cửa sổ Resource leveling Hoặc dịch chuyển tay những công việc chúng ta chọn Sử dụng Leveling trong MP Giá trị Priority trong cửa sổ Task Information... đó bằng cách sử dụng Change working time) ►Theo bạn Kỹ thuật này sẽ sử dụng hiệu quả nhất khi nào? 2.4 Kỹ thuật: Làm việc bán thời gian (Part-time) Giả sử đang có vấn đề xung đột trong sử dụng tài nguyên như là tài nguyên phải thực hiện nhiều công việc cùng lúc hay quá tải Tuy nhiên chúng ta lại không muốn hoặc không thể thay đổi tài nguyên hay làm ngoài giờ Lúc này chúng ta có thể sử dụng tài nguyên... https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP – MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL - Level resources with the Proposed booking type: MP sẽ tiến hành leveling cả những công việc sử dụng tài nguyên mới chỉ ở dạng “proposed – dự kiến sử dụng (xem lại PHẦN 2 – NHẬP SỐ LIỆU, mục tài nguyên) - Level manually scheduled tasks: các công việc đã được lên kế hoạch được tính toán leveling thủ công Note: Nhiều khi sử dụng leveling sẽ xuất... Leveling…trong hình trên Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 18 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP – MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Kết quả: Trước và sau khi tiến hành Leveling Chúng ta có thể quan sát hiệu quả quá trình Leveling với khung nhìn Leveling Gantt (xem lại cách lựa chọn khung nhìn ở Phần 2-Nhập số liệu) Quan sát... ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 13 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP – MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Xử lý toàn bộ Ngoài ra bạn hoàn toàn có thể kết hợp thêm tài nguyên nhàn dỗi khác vào (làm bán thời gian) để công việc được rút ngắn thời gian, từ đó có thể thoát khỏi các “điểm” xung đột ►Theo bạn Kỹ thuật này sẽ sử. .. thuyết công việc đó phải làm ít thời gian hơn Do đó hãy lưu ý điều này Giả sử có 1 dự án truyền thông bán sản phẩm với tiến độ và phân bố nguồn lực như sau: Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 12 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP – MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Bạn có thể thấy dễ dàng trong khung nhìn Resource Usage,... Leveling/Clear Leveling Ở cửa sổ hiện ra tiếp theo chọn gỡ bỏ Leveling toàn bộ dự án (Entire project) hay chỉ những công tác được chọn (Selected tasks) Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 19 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP – MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Ngoài ra có thể Leveling bằng tay (thủ công) Chọn 2 khung nhìn Resource