Trong Phần 3 này chúng ta sẽ đi hiệu chỉnh các xung đột và các định dạng cho một tiến độ dự án được thực hiện trên MP2010. I – HIỆU CHỈNH XUNG ĐỘT 1. Vượt quá tiến độ Khi chúng ta lập tiến độ cho dự án 1 thực tế rất hay xảy ra là tiến độ thực hiện dự án dài hơn chúng ta dự đinh. Ví dụ: Chúng ta dự định dự án phải xong trước nghỉ lễ 304 – 15 chẳng hạn. Nhưng khi lập tiến độ, thì thời gian thực hiện toàn dự án lại vượt quá một số ngày. Muốn rút ngắn thời gian chúng ta cần làm gì? Để rút ngắn thời gian thực hiện cho dự án chỉ có 1 cách duy nhất là rút ngắn thời gian của các công tác găng (Xem kỹ phần xác định công tác găng ở PHẦN 2). Tuy nhiên có điều cần lưu ý là khi giảm thời gian thì chi phí sẽ tăng lên. Các vấn đề về chọn công tác găng nào để rút ngắn, sao cho đảm bảo thời gian và chi phí tăng lên tối thiểu sẽ được bàn tới trong PHẦN NÂNG CAO).
Trang 1PHẦN 3 – HIỆU CHỈNH
Trong Phần 3 này chúng ta sẽ đi hiệu chỉnh các xung đột và các định dạng cho một tiến
độ dự án được thực hiện trên MP2010
I – HIỆU CHỈNH XUNG ĐỘT
1 Vượt quá tiến độ
Khi chúng ta lập tiến độ cho dự án 1 thực tế rất hay xảy ra là tiến độ thực hiện dự án dài hơn chúng ta dự đinh
Ví dụ: Chúng ta dự định dự án phải xong trước nghỉ lễ 30/4 – 1/5 chẳng hạn Nhưng khi lập tiến độ, thì thời gian thực hiện toàn dự án lại vượt quá một số ngày
Muốn rút ngắn thời gian chúng ta cần làm gì?
Để rút ngắn thời gian thực hiện cho dự án chỉ có 1 cách duy nhất là rút ngắn thời gian của các công tác găng (Xem kỹ phần xác định công tác găng ở PHẦN 2) Tuy nhiên có điều cần lưu ý là khi giảm thời gian thì chi phí sẽ tăng lên Các vấn đề về chọn công tác găng nào để rút ngắn, sao cho đảm bảo thời gian và chi phí tăng lên tối thiểu sẽ được bàn tới trong PHẦN NÂNG CAO)
Trang 2Trong phần này chỉ giới thiệu bạn cách để rút ngắn thời gian đường găng và 1 số kỹ thuật xử lý liên quan tới thời gian thực hiện các công việc Khi các bạn nắm vững thì có thể lựa chọn linh hoạt để xử lý đối với mỗi công việc, mỗi dự án khác nhau
Giải pháp rút ngắn thời gian đường găng
Một số kỹ thuật xử lý thời gian trong MP2010
1.1 Kỹ thuật 1: Gán thêm tài nguyên
Trước khi tìm hiểu Kỹ thuật 1 này các bạn nên Xem lại mục IV của PHẦN 1 – THIẾT LẬP MẶC ĐINH
Ở kỹ thuật này chúng ta có thể gán thêm nguồn lực cho một công việc (Đã được lựa chọn dạng công việc là Fix Units và chọn Effort Driven) để làm giảm thời gian của công việc
Trang 3Ví dụ: trong hình minh họa cho công tác GCLD Cốp pha móng, thời gian thực hiện đang là 5 ngày với 10 nhân công
Lựa chọn dạng công việc là Fix Units và chọn Effort Driven cho công việc
Để giảm thời gian làm việc cho công tác này chúng ta gán thêm tài nguyên cho công tác này (giả sử tăng lên 20 nhân công) Khi đó thời gian thực hiện công việc sẽ giảm xuống còn 2,5 ngày
Sau khi gán thêm nguồn lực cho công việc, thời gian thực hiện giảm đi
Note: Hãy xem lại thật kỹ mục IV của PHẦN 1 – THIẾT LẬP MẶC ĐINH để có sự
lựa chọn và kết hợp tốt nhất
Trang 41.2 Kỹ thuật 2: Cho các thời gian dạng work làm việc ngoài giờ (Overtime)
Với kỹ thuật 1 ở trên chỉ phù hợp khi chúng ta có tài nguyên dạng work dồi dào không giới hạn, tuy nhiên trên thực tế điều này ít khi xảy ra Do đó để có thể rút ngắn thời gian thực hiện công việc chúng ta sẽ nghĩ tới 1 biện pháp nữa là tăng thêm giờ làm việc (tức làm việc ngoài giờ) cho các tài nguyên dạng work
Note: Thời gian làm ngoài giờ, sẽ được tính chi phí theo giá làm ngoài giờ (Overtime rate) Và để thực hiện kỹ thuật này ta cũng lựa chọn dạng công việc là Fix Units và chọn Effort Driven
Để gán thời gian làm việc ngoài giờ cho 1 tài nguyên của 1 công việc, click chuột phải
vào phần tiến độ ngang, chọn Splits, chọn khung nhìn Task form (nếu chưa xuất hiện
khung nhìn như hình minh họa thì click tiếp chuột phải vào khung nhìn phía dưới chọn
Work rồi nhập số công làm ngoài giờ cho tài nguyên
Cho tài nguyên (nhân công) làm việc ngoài giờ
Như hình minh họa, khi cho 10 nhân công công làm việc ngoài giờ thêm 200h công thì thời gian thực hiện công việc đã giảm xuống từ 5 ngày xuống 2,5 ngày
Note: Nếu có nhiều tài nguyên dạng work được gán làm thêm giờ, MP sẽ tự động tính toán và lấy thời gian thực hiện công việc là thời gian làm việc muộn nhất của tài nguyên trong số các tài nguyên dạng work của công việc (để xem chi tiết điều này bạn có thể
Trang 5chọn khung nhìn Task Usage để thấy thời gian làm việc của mỗi tài nguyên trong các công việc, có thể thêm cột và dòng Overtime work trong khung nhìn này)
Quan sát Overtime work của tài nguyên trong khung nhìn Task Usage
1.3 Kỹ thuật 3: Điều chỉnh thời gian thực hiện công việc
Một cách đơn giản nhất để rút ngắn thời gian cho các công việc là chúng ta giảm bớt trực tiếp thời gian của các công việc trong cột thời gian (Duration) Khi đó số h công
thực hiện của công việc sẽ giảm xuống theo công thức (*) trong mục IV của PHẦN 1 –
THIẾT LẬP MẶC ĐINH
Note: Khi thay đổi thời gian thực hiện công việc trong cột Duration, chúng ta không quan tâm tới tài nguyên, và nhớ rằng công việc vẫn phải để như lựa chọn mặc định (tức
là dạng công việc Fix Duration và bỏ chọn Effort Driven)
Thay đổi thời gian bằng cách thay đổi trực tiếp giá trị trong Duration
Trang 61.4 Kỹ thuật 4: Thay đổi ràng buộc của các công việc
Trước khi tìm hiểu kỹ thuật này, bạn nên xem lại mục 4/I của PHẦN 2 – NHẬP SỐ LIỆU
Việc thiết lập các ràng buộc cho mỗi công việc cũng ảnh hưởng tới tiến độ dự án, và có thể tạo ra các xung đột
Ví dụ: Khi chúng ta lựa chọn công tác GCLD Cốp pha móng với ràng buộc là “Must start on” vào ngày 20/3/2014 thì sẽ nhận được cảnh báo như hình minh họa
Cảnh báo xung đột của mối ràng buộc công việc
Còn nếu chúng ta chọn ngày bắt đầu cho công tác trên thành ngày 28/3/2014 trong Start date thì sẽ nhận được cảnh báo sau
Cảnh báo xung đột khi cho công việc bắt đầu muộn hơn
Trang 71.5 Kỹ thuật 5: Điều chỉnh mối quan hệ giữa các công việc
Khi lập tiến độ chúng ta thiết lập quan hệ cho các công tác, do không bao quát hết hoặc
do sơ xuất chúng ta đã tạo ra các mối quan hệ không phù hợp cho các công tác và từ đó dẫn tới việc tiến độ chúng ta lập ra không hợp lý Do đó chúng ta phải kiểm tra lại các mối quan hệ công việc và điều chỉnh chúng hợp lý để xử lý các xung đột về tiến độ có thể xảy ra
Để điều chỉnh mối quan hệ giữa các công việc chúng ta phải luôn đặt ra một số câu hỏi
và tự trả lời sau:
- Có cần thiết 1 công việc phải hoàn thành trước khi bắt đầu công việc khác không?
- Có cần thực hiện những công việc khác cùng lúc không?
- Công việc đang xét có thể làm muộn hoặc sớm hơn được không?
Để xem mối liên hệ của một công việc với các công việc khác ta có 2 lựa chọn:
- Xem các công tác trước
- Xem đồng thời cả công tác trước và công tác sau
a) Xem các công tác trước
Click công việc, xuất hiện Task Information chọn Predecessors
Như hình minh họa: Công tác GCLD Cốp pha móng có công tác liền trước là Đổ bê tông lót móng
Trang 8b) Xem đồng thời cả công tác trước và công tác sau
Để xem đồng thời cả công tác đứng trước và đứng sau một công tác bạn Click chuột phải vào phần sơ đồ ngang, chọn Splits sau đó click chuột phải vào phần bên trái của khung Split vừa bật chọn More view/ Relationship Diagram
Lựu chọn khung nhìn Relationship Diagram
Khi đó bạn sẽ thấy cũng với Công tác GCLD Cốp pha móng sẽ quan sát được công việc liên trước và công việc liên sau của nó
Quan sát đồng thời cả công việc liền trước và công việc liền sau
Trang 91.6 Kỹ thuật 6: Ngắt đoạn công việc (Split)
Trong thực tế thi công, nhiều khi chúng ta phải thi công ngắt quãng một công việc do yếu tố khách quan hoặc chủ quan Khi đó trong tiến độ chúng ta phải thể hiện các công việc đó với các khoảng thời gian ngắt quãng
Cách đơn giản để thực hiện việc này là bạn Click chuột phải lên thanh tiên độ của 1 công việc muốn ngắt quãng, chọn biểu tượng Split như hình minh họa, rồi bấm chuột vào vị trí muốn chia tách, ngắt quãng công việc (bấm và giữ chuột để kéo dài các đoạn ngắt quãng)
Lựa chọn Split để ngắt quãng thời gian thực hiện công việc
1.7 Kỹ thuật khác
Ngoài các kỹ thuật trên, chúng ta còn có thể sử dụng thời gian dự trữ để thay đổi tiến độ
của dự án (Xem lại mục I của PHẦN 2 – NHẬP SỐ LIỆU)
Khi đó dựa vào thời gian dự trữ Free slack chúng ta có thể trì hoãn công việc muộn hơn (nhiều nhất là = Free Slack) mà không ảnh hưởng tới công việc đứng sau nó hoặc sử dụng Total slack để trì hoãn một công việc mà không làm ảnh hưởng tới tiến độ của dự
án
Trang 102 Vượt quá tài nguyên cho phép
2.1 Kỹ thuật 1: Thay đổi sự phân bổ tài nguyên
- Kiểm tra lại và tinh chỉnh việc sử dụng tài nguyên, có thể thêm bớt hoặc thay đổi lịch làm việc của tài nguyên
- Thay thế tài nguyên khác cho tài nguyên quá tải ở một công việc nào đó để giải tỏa áp
lực tài nguyên quá tải
Để thay thế tài nguyên cho một công việc làm như sau:
Click chọn công việc cần thay thế tài nguyên bật Assign Resources trong menu Resource, chọn tài nguyên cần thay thế, chọn Replace Cửa sổ Replace Resource bật lên bạn chọn lựa tài nguyên thay thế
Trang 11Khi đó tài nguyên đang sử dụng sẽ được thay thế bằng tài nguyên mới Nếu công việc chúng ta đang thực hiện thực tế thì lịch sử sử dụng tài nguyên trước đó không bị thay đổi
Note: Nếu chúng ta không thay đổi Units (số lượng) trong cửa sổ Replace Resource thì Unit của tài nguyên cũ sẽ được tính cho tài nguyên thay thế mới
Ngoài ra chúng ta có thể thêm tài nguyên mới (tận dụng những tài nguyên sẵn có mà chưa sử dụng tới) bằng cách chọn Assign trong cửa sổ Assign Resources
►Theo bạn Kỹ thuật này sẽ sử dụng hiệu quả nhất khi nào?
2.2 Kỹ thuật 2: Làm việc ngoài giờ
Bắt tài nguyên làm việc ngoài giờ là một kỹ thuật phù hợp và thực tế hay sử dụng để giải quyết các vấn đề về xung đột trong sử dụng tài nguyên Vì rằng số công làm việc ngoài giờ (overtime work) là thành phần mà MP tính riêng rẽ chứ không phải là số công gia tăng để thực hiện công việc (work) Và khi tài nguyên làm việc ngoài giờ sẽ giúp thời gian thực hiện công việc giảm đi Từ đó xử lý được xung đột tài nguyên
Xem cách phân bổ tài nguyên làm việc ngoài giờ tại Kỹ thuật 2 của xử lý xung đột Vượt quá tiến độ ở trên
►Theo bạn Kỹ thuật này sẽ sử dụng hiệu quả nhất khi nào?
2.3 Kỹ thuật: Định nghĩa lại lịch cho tài nguyên
Các tài nguyên sử dụng trong dự án đều có lịch làm việc của riêng nó (tài nguyên dạng work) Nếu có thể, chúng ta có thể thay đổi lịch làm việc cho tài nguyên như đổi giờ làm việc thông thường từ không làm việc (nonwoking) sang làm việc (working time) hay kéo dài giờ làm việc thông thường nếu nó có tồn tại những xung đột và số giờ bị xung đột là không quá lớn ở những điểm thời gian nào đấy trong dự án
Tuy nhiên, trong thực tế khi chúng ta kéo dài thời gian làm việc trong ngày cho 1 tài nguyên thì MP sẽ tính chi phí là giờ làm việc thông thường (tính theo Standard rate) trong khi thực sự là chúng ta phải trả chi phí overtime rate Lúc đó kết quả chi phí của
MP sẽ sai khác (nhỏ hơn) chi phí thực tế Do đó chúng ta cần cân nhắc khi lựa chọn kỹ thuật này
Trang 12Để thay đổi lịch làm việc cho 1 tài nguyên thì thực hiện như sau: Chọn khung nhìn Resource sheet, và gán lịch làm việc mới cho tài nguyên trong cột Base Calendar như hình minh họa (Note: Chắc chắn rằng bạn đã tạo ra 1 lịch làm việc mới trước đó bằng cách sử dụng Change working time)
►Theo bạn Kỹ thuật này sẽ sử dụng hiệu quả nhất khi nào?
2.4 Kỹ thuật: Làm việc bán thời gian (Part-time)
Giả sử đang có vấn đề xung đột trong sử dụng tài nguyên như là tài nguyên phải thực hiện nhiều công việc cùng lúc hay quá tải Tuy nhiên chúng ta lại không muốn hoặc không thể thay đổi tài nguyên hay làm ngoài giờ Lúc này chúng ta có thể sử dụng tài nguyên làm việc bán thời gian để giải quyết xung đột tồn tại mặc dù khi làm việc bán thời gian thì thời gian thực hiện công việc sẽ bị kéo dài Ngoài ra chúng ta cũng có thể
sử dụng tài nguyên làm bán thời gian kết hợp với tài nguyên làm thông thường để rút ngắn thời gian thực hiện công việc
Lưu ý rằng nếu chúng ta chuyển Task type thành Fixed Units thì nếu chúng ta phân bổ tài nguyên làm bán thời gian (thay đổi lượng thời gian một tài nguyên làm cho công tác đó) thì MP sẽ tự động thay đổi thời gian thực hiện của công việc tương ứng Nếu chúng
ta muốn giữ nguyên thời lượng thực hiện công việc và phân bổ tài nguyên làm bán thời gian, hãy giữ cho task type của công việc là Fixed Duration Nếu ban đầu chúng ta phân
bổ một lượng tài nguyên để làm với một khoảng thời gian, nay chúng ta phân bổ thêm tài nguyên làm bán thời gian thì về lý thuyết công việc đó phải làm ít thời gian hơn Do
đó hãy lưu ý điều này
Giả sử có 1 dự án truyền thông bán sản phẩm với tiến độ và phân bố nguồn lực như sau:
Trang 13Bạn có thể thấy dễ dàng trong khung nhìn Resource Usage, cán bộ Lương Xuân Dũng đang bị làm quá tải ở 1 ngày với thời lượng làm là 16h Vậy để xử lý xung đột này theo
kỹ thuật làm việc bán thời gian, ta sẽ cho cán bộ Lương Xuân Dũng làm việc bán thời gian vào các ngày quá tài (thay đổi trực tiếp trong bảng Resource Usage)
Xử lý trực tiếp tại điểm xung đột
Hoặc cho cán bộ Lương Xuân Dũng làm việc bán thời gian cho toàn bộ công việc tham gia mà có xảy ra xung đột Thực hiện kỹ thuật này như sau:
More view/Resource Allocation chọn công việc cần phân bổ bán thời gian, click đúp
công việc đó để mở cửa sổ Assignment Information, vào Tab General Thay đổi giá
trị Units thể hiện tỷ lệ thời gian tài nguyên này làm để thực hiện công việc Chọn OK
Trang 14Xử lý toàn bộ
Ngoài ra bạn hoàn toàn có thể kết hợp thêm tài nguyên nhàn dỗi khác vào (làm bán thời gian) để công việc được rút ngắn thời gian, từ đó có thể thoát khỏi các “điểm” xung đột
►Theo bạn Kỹ thuật này sẽ sử dụng hiệu quả nhất khi nào?
2.5 Kỹ thuật: Bố trí lệch tài nguyên sử dụng
Trong một số trường hợp, chúng ta có thể bố trí thời gian của các tài nguyên lệch đi, có thể giải quyết xung đột Trong ví dụ trên ta có thể bố trí cán bộ Lương Xuân Dũng tham gia vào công việc Xây dựng website và social media muôn hơn 1 ngày Thì xung đột sẽ được giải quyết
Thực hiện kỹ thuật này bằng cách: More view/Task Usage lựa chọn tài nguyên muốn trì hoãn, chọn công việc mà chung ta muốn tài nguyên đó trì hoãn, click đúp chuột hiện ra
cửa sổ Assignment Information như trong Kỹ thuật trên Rồi chọn lại giá trị ngày trong Start hoặc Finish Xong chọn OK
2.6 Kỹ thuật: San bằng tài nguyên
Khi chúng ta phân bổ cùng một loại tài nguyên cho nhiều công việc đồng thời, rất có khả năng dẫn tới xung đột tài nguyên (vượt quá nguồn lực hay còn gọi là quá tải nguồn lực) Lúc này chúng ta có thể hoãn một vài công việc để tài nguyên được sử dụng điều hòa hơn hay nhu cầu sử dụng tài nguyên được sử dụng trải rộng thay vì sử dụng dồn dập San bằng tài nguyên (leveling) giúp giải quyết xung đột tài nguyên bằng cách trì hoãn hoặc phân nhỏ công việc để điều hòa tiến độ sử dụng tài nguyên Chúng ta có thể lựa
Trang 15chọn trong cửa sổ Resource leveling Hoặc dịch chuyển tay những công việc chúng ta chọn
Sử dụng Leveling trong MP
Giá trị Priority trong cửa sổ Task Information là gì?
Priority dùng để chỉ mức độ của công tác Mức độ ưu tiên được MP sư dụng khi tiến hành san bằng tài nguyên bằng Leveling MP sẽ trì hoãn một số công việc và mức độ ưu tiên của công việc được dùng để kiểm soát trật tự công việc mà MP tác động đến Nếu mức độ ưu tiên thấp (tức giá trị trong ô Priority thấp) MP sẽ tác động tới trước Mặc định của MP định sẵn là 500 Nếu chúng ta thay đổi giá trị này, thì MP sẽ xem xét, đánh giá, so sánh mức độ ưu tiên của công tác Những công tác có độ ưu tiên càng cao càng ít
bị MP tác động trong quá trình tự động leveling, tức MP sẽ tác động tới công việc có Priority thấp trước xong mới tới công việc có Priority cao hơn Do đó trước khi lựa chọn Leveling tự động (Automatic) thì chúng ta phải xem xét lựa chọn mức độ ưu tiên của từng công tác
Khi Priority = 1000, thì công tác đó sẽ không bao giờ bị trì hoãn (bị MP tác động)
trong quá trình MP tự động leveling
Giá trị này là gì?