Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2010 (Phần 2: Nhập số liệu)

Hướng dẫn nhập số liệu cho microsoft project 2010 (Công việc, tài nguyên). Xem các thông tin nhập nhập vào

ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 1 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam PHẦN 2 – NHẬP SỐ LIỆU Sau khi thiết lập mặc định như ở phần 1 đã trình bày, các bạn tiếp tục thực hiện phần 2 – nhập số liệu (công việc, tài nguyên) I – NHẬP SỐ LIỆU CÔNG VIỆC Để dễ hiểu cho lý thuyết và minh họa, trong phần này chúng ta sẽ thực hiện trên 1 Dữ liệu dự án cụ thể như bảng bên dưới. (Dữ liệu chỉ có tính chất minh họa) STT Công tác Thời gian thực hiện (ngày) Công tác đứng trước (Predecession) 1. Công tác chuẩn bị 3d 2. Khởi công 0d 1FS+1d 3. Đào đất đợt 1 bằng máy 5d 2 4. Thi công ép cọc 10d 3 ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 2 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam 5. Đào đất đợt 2 bằng máy 3d 4 6. Đào đất bằng thủ công 2d 5 7. Công tác khác 2d 4,5,6 8. Đổ bê tông lót móng 3d 7 9. GCLD Cốp pha móng 5d 8 10. GLLD Cốt thép móng 5d 8 11. Đổ bê tông móng 1d 9,10 12. Bảo dưỡng bê tông móng 1d 11 13. Tháo dỡ Cốp pha móng 2d 12FS+1d 14. GCLD Cốt thép cột T1 2d 12 15. GCLD Cốp pha cột T1 2d 14 16. Đổ bê tông cột T1 1d 14,15 17. Tháo ván khuôn cột T1 1d 16 18. GCLD Cốp pha dầm sàn T1 4d 17 19. GCLD Cốt thép dầm sàn T1 4d 18SS+1d 20. Đổ bê tông dầm sàn T1 1d 18,19 21. Bảo dưỡng bê tông dầm sàn T1 1d 20 22. GCLD Cốt thép cột T2 2d 21FS+1d 23. GCLD Cốp pha cột T2 2d 22 24. Đổ bê tông cột T2 1d 23 25. Tháo ván khuôn cột T2 1d 24 26. GCLD Cốp pha dầm sàn T2 4d 25 27. GCLD Cốt thép dầm sàn T2 4d 26SS+1d 28. Đổ bê tông dầm sàn T2 1d 26,27 29. Bảo dưỡng bê tông dầm sàn T2 1d 28 30. Tháo ván khuôn dầm sàn T1 2d 28, 20FS+21d 31. Tháo ván khuôn dầm sàn T2 2d 28FS+14d 32. Khoan rút lõi kiểm tra CL bê tông 1d 30FS+10d, 31FS+10d ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 3 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Trong phần nhập số liệu liên quan tới công việc, bạn nên thực hiện theo trình tự sau: Nhập tên công việc (cột Task name)  Nhập thời gian thực hiện công việc (Duration)  Nhập mối quan hệ giữa các công việc (cột Predecessors) 1/ Nhập tên công việc và thời gian thực hiện công việc tương ứng Nếu như bạn đã có 1 bảng dữ liệu lập sẵn như bảng trên thi bạn chỉ việc copy/paste 2 cột Công tác, Thời gian thực hiện vào 2 cột Task name, Duration trong MP. Còn không thì bạn sẽ nhập trực tiếp từ bàn phím (Công việc này quá dễ dàng phải không? ^^) ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 4 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Màn hình nhập tên công tác và thời gian thực hiện 2/ Khai báo mối liên hệ giữa các công việc Các bạn chú ý rằng, ở đây tôi đang chọn mặc định các công việc ở chế độ Auto nhé (nếu chưa hiểu bạn xem lại ở phần 1) ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 5 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Trong MP có 4 dạng liên hệ là FS, SF, SS, FF (Xem thêm thông tin trên diễn đàn để biết 4 mối liên hệ này – Chuyên đề 3 của thầy Kiều Mạnh Tú) Có 2 cách khai báo mối liên hệ giữa các công việc * Cách 1: Nhập trực tiếp vào cột Predecessors trong MP các thông tin liên hệ như trong cột Công tác đứng trước ở bảng dữ liệu trên. Kết quả được như hình sau: Nhập trực tiếp mối liên hệ công tác vào cột Predecessors * Cách 2: Sử dụng Task Information Tại sao lại sử dụng Task Information? Vì khi bạn khai báo như Cách 1 cho các công việc có nhiều mối liên hệ thì rất khó khăn và đặc biệt rất dễ nhầm lẫn. Để khởi động Task Information bạn chỉ việc Click đúp vào tên mỗi công việc trong cột Task name, khi đó cửa sổ Task Information xuất hiện bạn chọn Predecessors, rồi chọn các công việc liên hệ với công việc đó cùng vơi loại liên hệ (Type) và thời gian trễ (lag) ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 6 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Nhập mối liên hệ công tác thông qua Task Information * Ngoài ra chúng ta có thể tạo Công việc tổng cho 1 số các công tác liên quan. Công việc tổng rất thích hợp khi chúng ta sử dụng cấu trúc phân chia công việc (WBS – Work Breakdown Structure) Để tạo công việc tổng cho một nhóm các công tác bạn chỉ việc chèn 1 dòng công tác vào trước nhóm các công tác đó (Ví dụ: Công tác đất). Sau đó chọn nhóm các công tác con của “Công tác đất” rồi bấm Indent (hoặc Alt + Shift + Phím sang phải). Để loại bỏ bạn chỉ việc bấm Outdent (hoặc Alt + Shift + Phím sang trái). ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 7 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Tạo công tác tác tổng trong MP Ngoài ra, để tạo Công tác tổng bạn cũng có thể chọn nhóm các công tác con rồi vào Task/Summary (trong tab Insert) rồi sửa lại tên thành Công tác đất Sau khi khai báo như trên MP sẽ tính toán và vẽ ra sơ đồ Gantt, để xem toàn bộ tiến độ dự án trong Gantt Chart bạn chỉ việc chọn View/Zoom/Entire project (Áp dụng cho cả các khung nhìn khác trong MP như Resource Graph, Network diagram…) 3/ Xem dự án dưới dạng sơ đồ mạng Sau khi nhập toàn bộ công việc, thời gian thực hiện, mối liên hệ giữa các công tác chúng ta đã có sơ đồ ngang Gantt. Trong MP còn hỗ trợ chúng ta một cách thể hiện tiến độ khác nữa là sơ đồ mạng. Đây là công việc rất khó nếu vẽ bằng tay và với khối lượng công tác lớn. Để xem sơ đồ mạng bạn chỉ việc chọn khung nhìn Network Diagram, rồi chọn chế độ View để xem. Thể hiện tiến độ dự án dưới khung nhìn Network Diagram Để tìm hiểu sâu phần này các bạn hãy chờ đón Phần Nâng cao nhé ^^ 4/ Xem thời điểm bắt đầu và kết thúc của các công việc ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 8 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Trong MP mặc định các công việc là bắt đầu càng sớm càng tốt (As soon as possible), nên 2 cột Start và Finish thực chất là thời gian bắt đầu sớm và kết thúc sớm của mỗi công việc. Để xem thời gian bắt đầu muộn và kết thúc muộn của mỗi công việc chúng ta có thể chèn thêm 2 cột Late Start/ Late Finish Để chèn thêm 2 cột trên (cũng như bất kỳ cột thông tin nào) bạn chỉ cần nhấp vào Cột Add new column, gõ Late Start hoặc Late Finish rồi bấm Best Fit (để thông tin vừa với cột) Để đổi thông tin cột sang tiếng Việt (Ví dụ Task name = Công tác, Start = Bắt đầu…) Bạn chỉ việc click chuột phải lên Tiêu đề cột muốn đổi tên rồi chọn Field settings rồi nhập thông tin muốn đổi sang tiếng Việt vào mục Title, và chọn cách căn chỉnh tiêu đề cột, cũng như dữ liệu trong cột (trái, giữa, phải) Sau khi chèn thêm 2 cột Late Start và Late Finish; đổi tên cột dữ liệu sang tiếng Việt Để thay đổi ràng buộc cho các công việc (Không phải là As soon as possible như mặc định) bạn Click đúp vào công việc để xuất hiện cửa sổ Task Information chọn Advanced rồi chọn loại ràng buộc trong Constraint type và ngày ràng buộc trong Constraint date ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 9 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Các loại ràng buộc cho một công tác trong MP Có một số loại ràng buộc cho một công tác sau đây bạn cần nắm bắt và hiểu chúng để có thể vận dụng hợp lý cho một số công việc đòi hỏi ràng buộc đặc thù As late as possible: khởi công càng muộn càng tốt As soon as possible: khởi công càng sớm càng tốt Finish no earlier than: kết thúc không được sơm hơn Finish no later than: kết thúc không được muộn hơn Must finish on: phải kết thúc vào ngày Must start on: phải bắt đầu vào ngày ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 10 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Start no earlier than: khởi công không sớm hơn Start no later than: khởi công không muộn hơn 5/ Xem thời gian dự trữ của công việc Trong lập quản lý tiến độ thi công. Việc biết được thời gian dự trữ của mỗi công việc là rất quan trong. Khi biết được những thông tin này, người làm quản lý dự án có thể điều chỉnh được thời điểm thực hiện một số công việc mà không làm ảnh hưởng tới tổng tiến độ thi công của dự án. Khi đó người làm QLDA sẽ biến dự án trở nên “mềm” hơn. MP cung cấp cho chúng ta 2 thông tin về thời gian dự trữ là Dự trữ toàn phần (Total slack) và Dự trữ riếng phần (Free slack). Để có được 2 thông tin này bạn chỉ việc tạo thêm cột bằng cách sử dụng Add new column như mục bên trên. Total slack và Free slack khác nhau thế nào? - Total slack: là thời gian dự trữ toàn phần, đó là khoảng thời gian mà công việc có thể hoãn khởi công so với thời điểm bắt đầu sớm (Start) mà không ảnh hưởng tới thời gian thực hiện của toàn bộ dự án. - Free slack: là thời gian dự trữ riêng phần, đó là khoảng thời gian mà công việc có thể trì hoãn khởi công mà không ảnh hưởng đến thời điểm khởi công sớm (Start) của công việc đứng sau nó. Bạn cũng có thể xem được thông tin của mục 4,5 mà không cần thêm Add thêm cột bằng cách: Tại khung nhìn Gantt chart chọn menu View/Table/Schedule (Quá tuyệt vời phải không???) [...]... 500.000Đ/h nhưng khi muốn sử dụng nó thì mỗi lần phải mất 10.000.000Đ để lắp dựng - Accrue At: xác định cách mà MP tính chi phí sử dụng tài nguyên của một công việc Có 3 cách tính là: Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 15 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 + Start: MP tính chi phí sử dụng tài nguyên ngay... (chỉ áp dụng cho loại tài nguyên dạng work) - Std Rate: chi phí sử dụng tài nguyên chuẩn Với tài nguyên dạng work sẽ chỉ chi phí trên thời gian sử dụng (giờ công, ngày công) Với tài nguyên dạng Material thì chỉ chi phí sử dụng trên đơn vị tài nguyên (m3, tấn, m2) - Ovt Rate: chi phsi làm việc ngoài giờ (Chỉ áp dụng cho tài nguyên dạng work) - Cost/Use: chi phí 1 lần sử dụng tài nguyên Ví dụ khi sử dụng. .. nguyên và số lượng như trên (Nếu bạn nhớ ID của từng tài nguyên thì cách làm này sẽ rất nhanh Tôi hay sử dụng cách này) Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 17 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 * Cách 4: Khai báo bằng cách gõ trực tiếp vào cột Resource Names theo cấu trúc sau: Tên tài nguyên [số lượng]... khảobằng cách sử dụng các phần mềm dự toán GXD hay phần mềm tính giá ca máy GXD… Khai báo dữ liệu trong bảng trên vào Resource sheet Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 14 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 Khung nhìn Resource Sheet để khai báo thông tin các tài nguyên Trong đó: - Resource Name: nhập tên... nghiêng, tô màu Page 11 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 * Cách 2: Click chuột phải vào khu vực tiến độ ngang chọn Show/Hide Bar styles/ Critical Tasks Xem đường găng dự án (cách 2) Khi đó bạn sẽ thấy tất cả các công tác găng sẽ biến thành màu đỏ II – NHẬP SỐ LIỆU TÀI NGUYÊN Sau khi có được tiến độ, chúng... nguyên cho từng công tác Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 18 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 - View/Table/Work: cho biết thông tin về số giờ công của từng tài nguyên, số giờ công đã thực hiện, và số giờ công còn lại (Remaining) Khung nhìn Resource Usage khi kết hợp với các tab trong Table... Page 21 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 Màn hình nhập chi phí cố định cho công tác Để xem thông tin chung về dự án như: ngày bắt đầu, ngày kết thúc, chi phí kế hoạch, chi phí còn lại… bạn vào menu Project/ Project Information/Statistics Thông tin chung về dự án trong Project Statistics Lưu ý: Phần in đậm,... biểu đồ để: xem số lượng tối đa của mỗi tài nguyên (peak units), xem số công (work), xem công tích lũy (cumulative work), xem phân phối vượt khả năng (overallocation), chi phí (cost), chi phí tích lũy (cumulative cost) Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 19 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 Biểu đồ... End: MP tính chi phí sử dụng tài nguyên ngay khi kết thúc + Prorated (mặc định): MP tính chi phí sử dụng tài nguyên tỷ lệ với khối lượng công tác hoàn thành (lựa chọn này hoàn toàn phù hợp với thực tế) - Base calendar: là lịch dự án mà MP sẽ sử dụng để phân phối tài nguyên (Có thể khác với lịch làm việc của dự án) - Code: có thể sử dụng cột này để đánh dấu ký hiệu tài nguyên Rất hữu dụng khi muốn lọc... cấp ở mỗi thời điểm, để có kế hoạch cung ứng và điều chỉnh phù hợp (Dùng số liệu mà MP cung cấp để ký hợp đồng nguyên tắc cung ứng với các nhà cung ứng) Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 12 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 - Xác định được chi phí cho từng công việc và toàn bộ dự án - Nhu cầu . – MICROSOFT PROJECT 2010 Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 1 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam. – MICROSOFT PROJECT 2010 Lưu ý: Phần in đậm, in nghiêng, tô màu Page 2 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam