206 Thực trạng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán Kế toán tài sản cố định tại trung tâm thông tin di động khu vực I

206 Thực trạng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán Kế toán tài sản cố định tại trung tâm thông tin di động khu vực I

1 Lời nói đầu Công công nghiệp hoá, đại hoá đất nớc ta năm qua đà tạo nên bớc phát triển nhảy vọt mặt đời sống kinh tế xà hội Để bảo vệ thành đà đạt đợc điều khiển kinh tế phát triển theo định hớng đà chọn, vấn đề đặt phải có hệ thống sách công cụ quản lý thích hợp Một công cụ quản lý kinh tế quan trọng có hiệu hạch toán kế toán Hạch toán kế toán nói chung, hạch toán kế toán TSCĐ nói riêng không mục đích bảo toàn phát triển vốn kinh doanh doanh nghiệp Với tỷ trọng đáng kể tổng số vốn kinh doanh doanh nghiệp, việc quản lý sử dụng TSCĐ có ảnh hởng lớn đến hiệu sản xuất kinh doanh Do doanh nghiệp cần có biện pháp khai thác, tận dụng triệt để phát huy tiềm TSCĐ sẵn có, đồng thời không ngừng đổi hoàn thiện cấu TSCĐ Trung tâm thông tin di động khu vực I đơn vị kinh tế sở trực thuộc Công ty thông tin di động hoạt động lĩnh vực kinh doanh dịch vụ thông tin di động TSCĐ phục vụ cho hoạt động kinh doanh Trung tâm chủ yếu thiết bị, máy móc đại phong phú số lợng, đa dạng chủng loại có tầm ảnh hởng to lớn đến kết kinh doanh Trung tâm Nhận thức đợc vị trí quan trọng TSCĐ Trung tâm, định lựa chọn đề tài: Thực trạng giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán TSCĐ trung tâm thông tin di động khu vực I Nội dung chuyên đề kế toán trởng bao gồm phần : Chuyên đề kế toán trởng Phần I: Thực trạng công tác hạch toán kế toán TSCĐ trung tâm Phần II: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán TSCĐ đơn vị Mặc dù đà nỗ lực nhng chắn viết không tránh khỏi thiếu sót định, mong nhận đợc đóng góp ý kiến bạn đọc để viết đợc hoàn thiện hơn! Chuyên đề kế toán trởng Phần I: Thực trạng công tác hạch toán kế toán TSCĐ trung tâm I) Khái quát chung trung tâm Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh trung tâm Công ty thông tin di động (Tên giao dịch quốc tế Vietnam Mobile Telecom Services Company, viết tắt VMS), có trụ sở 811A đờng Giải phóng, quận Hai Bà Trng, TP Hà Nội Công ty đợc thành lập vào ngày 16/04/1993 theo định số 321/QĐ -TCCBLĐ Tổng cục trởng Tổng cục Bu Điện Quyết định nêu rõ VMS doanh nghiệp nhà nớc hạch toán độc lËp, trùc thc Tỉng C«ng ty Bu ChÝnh ViƠn Th«ng Việt Nam Bớc ngoặt lớn trình phát triển Công ty thông tin di động VMS đợc đánh dấu hợp đồng hợp tác kinh doanh BBC (Business Cooperation Contract ) với tập đoàn Comvik Thụy Điển ngày 19/5/1995 uỷ ban Nhà nớc hợp tác đầu t (SCCI) Bộ kế hoạch đầu t (MPI) cÊp giÊy phÐp sè 1242/GP víi thêi h¹n hợp đồng 10 năm Công ty có trung tâm trực tiếp vận hành khai thác mạng thông tin di động thuộc miền khác toàn quốc, trung tâm thông tin di động KVI có tên giao dịch quốc tế VIETNAM MOBILE TELECOM SERVICES CENTRE I trụ sở đặt 811A Giải phóng Hà nội chịu trách nhiệm khai thác kinh doanh mạng lới thông tin di động khu vực phía bắc Trung tâm thông tin di động khu vực I đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc đợc phê chuẩn định số 253/QĐ-TCCB/ HĐQT ngày 28/09/1996 Hội đồng quản trị Tổng Công ty BC-VT Việt Nam, đợc giám đốc Công ty giao nhiệm vụ tổ chức, quản lý, vận hành khai thác kinh doanh hệ thống thông tin di động, đảm bảo thông tin thông suốt phát huy hiệu hoạt động mạng lới, đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin di động Đảng Nhà nớc, tổ chức kinh tế, xà hội nhân dân khu vực Chuyên đề kế toán trởng Đặc điểm máy tổ chức quản lý trung tâm Trung tâm Thông tin di động KVI có mô hình cấu tổ chức theo hình thức trực tuyến với đạo trực tiếp từ Giám đốc Trung tâm xuống Phòng ban, có phó giám đốc giúp quản lý phận Có thể khái quát mô hình máy tổ chức trung tâm nh sau: Giám đốc trung tâm Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng KTDVTT Đài GSM Phòng QLĐTXD Phòng KT-KT Phòng TH-TC Các tổ kỹ thuật Các tổ kỹ thuật Các tổ thu cước Các đội, tổ 145 Phòng TTCP Phòng CSKH Các cửa hàng ,đội BH Các tổ sản xuất Phòng KH-BH&MR Phòng KT-TK-TC Phòng TC-HC Sơ đồ số 1: tổ chức máy trung tâm thông tin di động KV1 Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán trung tâm 3.1 Tổ chức máy kế toán trung tâm Chuyên đề kế toán trởng Mô hình kế toán Công ty thông tin di động mô hình phân tán, Công ty nh trung tâm có sổ sách kế toán máy kế toán (phòng kế toán) tơng ứng để thực chức năng, nhiệm vụ kế toán theo phân cấp Các cửa hàng nh đại lý trực thuộc trung tâm có máy kế toán riêng theo định kỳ phải lập báo cáo nội chuyển lên cho phòng kế toán trung tâm Có thể khái quát mô hình tổ chức máy kế toán trung tâm KV1 nh sau: Sơ đồ số 2: Tổ chức máy kế toán trung tâm Kế toán Công ty Kế toán trưởng Công ty Bộ phận kiểm tra kế toán Bộ phận tổng hợp trung tâm Kế toán hoạt động Công ty Bộ phận tài Trung tâm KV1 Kế toán trưởng Kế toán phần hành khác Kế toán phần hành vật tư, hàng hoá Kế toán phần hành doanh thu Kế toán phần hành lao động, tiền lương Kế toán phần hành TSCĐ Kế toán tổng hợp Chuyên đề kế toán trởng 3.2 Tổ chức chứng từ kế toán trung tâm Hiện đơn vị lập sử dụng loại chứng từ kế toán tuân thủ theo mẫu chứng từ mà Bộ Tài Chính đà ban hành theo định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày tháng 11 năm 1995 Các chứng từ đợc in từ máy tính thông qua chơng trình kế toán máy SUN, vào giấy đề nghị thu tiền, chi tiền, hợp đồng mua tài sản cố định, giấy đề nghị xuất vật t kế toán phụ trách phần hành tiến hành kiểm tra chứng từ gốc hợp lệ, đà có đầy đủ chữ ký ngời có liên quan kế toán phần hành vào SUN in chứng từ kế toán, chẳng hạn nh vào giấy đề nghị thu tiền có chứng từ tơng ứng phiếu thu, vào kết đối soát sản lợng doanh thu cớc kế toán doanh thu cớc in chứng từ hoá đơn cớc điện thoại 3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản trung tâm Cho đến ngày 31/12/02 trung tâm sử dụng hệ thống tài khoản đợc ban hành theo định số 1141TC/CĐKT ngày 1/11/95 Bộ trởng tài 3.4 Hình thức sổ kế toán trung tâm: Hiện trung tâm KV1 áp dụng hình thức sổ kế toán ‘Chøng tõ ghi sỉ’, ¸p dơng hƯ thèng kÕ toán máy nên sổ chi tiết nh sổ tổng hợp trang sổ tờ rời, nhiên trang sổ tuân thủ theo quy định sổ sách kế toán Bộ Tài ChÝnh ban hµnh 3.5 Tỉ chøc vËn dơng hƯ thèng báo cáo trung tâm: Do đơn vị hạch toán phụ thuộc nên trung tâm không lập báo cáo tài mà lập báo cáo nội để gửi lên Công ty, Công ty vào báo cáo trung tâm chuyển lên để lập báo cáo tài Chuyên đề kế toán trởng Thẻ TSCĐ Bảng chi tiết khấu hao TSCĐ Chứng từ ghi sổ lập cho NV tăng, giảm TSCĐ Sổ TK 211, 214 Báo cáo tăng, giảm TSCĐ Bảng cân đối số phát sinh Chuyển lên Công ty Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Sơ đồ số 3: Trình tự hạch toán kế toán TSCĐ đơn vị II) hạch toán chi tiết TSCĐ đơn vị Tại phận Tại đơn vị trực thuộc trung tâm sử dụng bảng danh mục TSCĐ để theo dõi TSCĐ mà đơn vị quản lý sử dụng Mỗi trờng hợp tăng TSCĐ đợc ghi thêm vào danh mục (căn vào biên giao nhận TSCĐ) ngợc lại trờng hợp giảm TSCĐ đơn vị TSCĐ bị xoá khỏi danh mục (căn vào biên lý, định xử lý TSCĐ bị mất, bị điều chuyển v.v) Bảng danh mục TSCĐ phòng Kế hoạch bán hàng & Marketing thời điểm cuối quý năm 2002 đợc minh họa nh sau: Chuyên đề kế toán trởng Bảng số 1: Bảng danh mục TSCĐ phòng KHBH&M STT Tên TSCĐ Điều hòa Sanyo PC Compaq S5 Máy in LQ1170 PC IBM 300GL M¸y tÝnh Digital M¸y tÝnh Digital Sè Seri T032598 7522 HQS3 41F0078335 688988R-66 TA6270639 TA6270244 Bé phận SD Cửa hàng số Phòng KHBH Phòng KHBH Cửa hàng số Phòng KHBH Phòng KHBH Ngày tháng SD 7/1995 8/1995 2/1998 5/1999 3/2000 11/2000 Tại phòng kế toán Tại phòng kế toán trung tâm sử dụng thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết TSCĐ có đơn mặt từ quy cách, đặc điểm TSCĐ đến nguyên giá, giá trị khấu hao đà trích giá trị lại tài sản Mỗi TSCĐ đơn vị có thẻ TSCĐ tơng ứng Thẻ TSCĐ đợc lập phát sinh nghiệp vụ tăng TSCĐ đơn vị thẻ TSCĐ bị huỷ phát sinh nghiệp vụ giảm TSCĐ ghi Dới mẫu thẻ TSCĐ đơn vị Trung tâm TTDĐ KVI 811A, đờng Giải Phóng, HN Chuyên đề kế toán trởng Thẻ tài sản cố định Số : 416 Ngày 21 tháng 08 năm 2002 Căn vào biên giao nhận TSCĐ số 122 ngày 20 tháng 08 năm 2002 Tên TSCĐ: Máy điều hòa nhiệt độ General Mà TSCĐ: B1DH0408 Số Seri: G785426 Nớc sản xuất: Mỹ Năm sản xuất: 1999 Bộ phận sử dụng: Phòng máy tính chủ Năm đa vào SD: 2002 Công suất thiết kế: 36000 BTU/h Kích thớc (mm): W 830 H 296 D 820 Đình sử dụng TSCĐ ngày.tháng.năm lý đình số hiệu chứng 117 nguyên giá TSCĐ Ngày, tháng, năm 21/8/2002 Diễn giải Mua điều hoà Kế toán trởng Nguyễn thị Minh Hà Nguyên giá 41.736.429 giá trị hao mòn TSCĐ Giá trị hao Năm mòn Cộng dồn 2002 0 Ngời lập thẻ Đoàn Thu Thuỷ TSCĐ trung tâm bao gồm tài sản VMS tài sản CIV (do phía tập đoàn Comvik cung cấp) Đối với tài sản VMS trung tâm thực việc gán cho tài sản mà số nhất, mà số có tác dụng cho biết TSCĐ thuộc loại (máy móc thiết bị công tác, thiết bị dụng cụ quản lý, phơng tiện vận tải) Đối với TSCĐ CIV trung tâm ghi lại số Seri TSCĐ đánh số tài sản không thực việc mà hóa tài sản nh TSCĐ VMS Đồng thời trung tâm thực việc quản lý sử dụng tài sản không thực việc theo dõi nguyên giá tính khấu hao tài sản Chuyên đề kế toán trởng 10 đó, thẻ tài sản cố định tài sản phía CIV cung cấp tiêu mà tài sản bảng theo dõi nguyên giá, giá trị hao mòn giá trị lại TSCĐ Đây điểm khác biệt thẻ TSCĐ TSCĐ VMS thẻ TSCĐ tài sản CIV cung cấp Từ thẻ TSCĐ hàng ngày kế toán TSCĐ tiến hành vào bảng chi tiết khấu hao TSCĐ (xem bảng số 3) Sau định kỳ cuối quý kế toán phần hành TSCĐ lập báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ cho quý Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ đợc gửi lên Công ty để cung cấp thông tin TSCĐ trung tâm cho lÃnh đạo Công ty Do đặc điểm tài sản CIV đà nói nên tài sản phía CIV cung cấp báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ theo dõi mặt số lợng Dới trích dẫn phần báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ VMS quý năm 2002, đợc lập vào ngày 10/10/2002 Chuyên đề kế toán trởng 25 dụ nh nhóm A máy móc thiết bị động lực; nhóm B nhóm máy móc thiết bị công tác; nhóm D phơng tiện vận tải - Nhóm thứ hai tên tài sản đợc viết tắt, ví dụ nh NT tơng đơng với nhà trạm, TD hệ thống tiếp đất - Nhóm thứ số thứ tự đợc đánh để phận biệt tài sản có hai nhóm Ví dụ TSCĐ nhà trạm HNMR đợc đánh số: A1NT0068 điều hòa National 18000 đợc đánh số: B1DH0045 Đối với đơn vị có nhiều loại tài sản khác tài sản loại thờng có số lợng lớn việc đánh số tài sản theo kiểu nh khoa học tiện lợi cho việc quản lý Để nâng cao hiệu quản lý sử dụng TSCĐ, theo định kỳ trung tâm tiến hành kiểm kê đánh giá lại số TSCĐ phận trực thuộc trung tâm, điều góp phần nâng cao ý thức quản lý sử dụng TSCĐ phận Ngoài cuối quý kế toán lập báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ đơn vị báo cáo chi mua TSCĐ, xây dựng TSCĐ để gửi lên Công ty giúp lÃnh đạo nắm đợc tình hình TSCĐ đơn vị, định kịp thời có tác động tích cực đến tình hình sản xuất kinh doanh đơn vị 1.2 Trên phơng diện kế toán tổng hợp Trung tâm đà tuân thủ theo nguyên tắc hạch toán kế toán phơng pháp ghi sổ Chơng trình kế toán máy Sun đà hỗ trợ đáng kể cho trung tâm việc vào sổ tổng hợp lên bảng biểu hay báo cáo vào cuối kỳ Công việc kế toán TSCĐ phải định khoản từ vào chứng từ ghi sổ cho đúng, phần lại đà có chơng trình kế toán máy trợ giúp Do nghiệp vụ tài sản cố định trung tâm không đa dạng phát sinh không thờng xuyên nên kế toán TSCĐ đà không tiến hành lập bảng tổng hợp chứng từ gốc sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, điều có khác với chế độ nhng nhìn Chuyên đề kế toán trởng 26 chung hợp lý không ảnh hởng đến việc tổng hợp số liệu vào cuối kỳ lên sổ cái, có tác dụng làm cho sổ sách kế toán bớt cồng kềnh việc quản lý sổ sách, chứng từ bớt vất vả Do tính chất đặc điểm ngành nghề kinh doanh đợc cho phép Bộ Tài Chính trung tâm đà sử dụng số tài khoản có tác dụng làm giảm nhẹ công tác hạch toán tổng hợp số liệu vào cuối kỳ Là đơn vị kinh doanh dịch vụ thông tin di động, chi phí sản xuất kinh doanh không phát sinh nhiều nhu cầu tính giá trị thành phẩm dở dang nên trung tâm thay việc tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh tài khoản 621, 622, 627 việc định khoản trực tiếp vào tài khoản 154, TSCĐ đơn vị trực tiếp xây dựng sửa chữa việc tập hợp chi phí đơn giản Cịng nh vËy víi viƯc sư dơng TK 711 ‘thu nhập khác TK 811 chi phí khác chung cho hoạt động tài bất thờng làm cho việc hạch toán nghiệp vụ kinh tế nói chung nghiệp vụ TSCĐ nói riêng trở nên đơn giản Hạn chế Bên cạnh điểm tích cực, công tác hạch toán kế toán TSCĐ đơn vị tồn hạn chế sau: 2.1 Trên phơng diện kế toán chi tiết Kế toán TSCĐ đơn vị dừng góc độ mở thẻ TSCĐ sổ theo dõi TSCĐ nhng nội dung phản ánh thẻ, sổ cha đầy đủ cha thực phát huy đợc tác dụng công tác quản lý TSCĐ Các phận sử dụng không mở sổ theo dõi chi tiết TSCĐ có mà lập bảng danh mục TSCĐ với tiêu sơ sài (xem bảng số 1, trang 6) không theo dõi nguyên giá, giá trị hao mòn giá trị lại tài sản phận quản lý sử dụng Tại trung tâm không lập sổ theo dõi chi tiết tài sản cố định mà việc theo dõi chi tiết TSCĐ dựa vào bảng chi tiết khấu hao TSCĐ, bảng thể đợc mặt tính toán tiêu giá trị TSCĐ nh nguyên giá, Chuyên đề kế toán trởng 27 giá trị lại, số khấu hao luỹ kế nguồn gốc phát sinh TSCĐ tiêu tính chất, đặc điểm TSCĐ hoàn toàn không đợc thể Mặc dù cuối kỳ kế toán có lập báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ kỳ nhng báo cáo phục vụ đợc cho mục đích quản trị Công ty tiêu TSCĐ phát sinh kỳ trung tâm không phục vụ đợc cho mục đích quản trị trung tâm Do ®ã c¸ch tèt nhÊt ®Ĩ kiĨm tra chÝnh x¸c mét TSCĐ trung tâm dựa vào số hiệu tài sản đó, việc đánh số hiệu TSCĐ trung tâm khoa học nhng công việc lại đợc thực cha triệt để, kế toán dừng lại việc đánh số hiệu TSCĐ thẻ TSCĐ có nghĩa sổ sách mà không thực đánh số hiệu vật TSCĐ Việc kiểm kê TSCĐ theo định kỳ trung tâm thực tế thực đợc sè bé phËn vµ mang tÝnh chÊt chän mÉu theo kiểu hú họa tất TSCĐ toàn trung tâm số lợng TSCĐ nhiều chi phí để thực công việc tốn Để giúp cho lÃnh đạo phân tích đợc xác tình hình sản xuất kinh doanh đơn vị việc tính toán tiêu TSCĐ nh số máy chạy, tỷ lệ hỏng hóc, hiệu suất hoạt động kỳ cần thiết, nhiên phần tính chất ngành nghề kinh doanh, phần số lợng TSCĐ đơn vị lớn nên việc tính toán tiêu đơn vị bị coi nhẹ ví dụ nh việc tập hợp tất chi phí sản xuất kinh doanh vào tài khoản (TK 154) đà làm ý nghĩa riêng biệt khoản mục chi phí lÃnh đạo có đợc phân tích chi tiết khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp hay chi phí sản xuất chung Nh trung tâm thực đợc việc quản lý TSCĐ cha thực đợc việc giám sát tình hình sử dụng TSCĐ Chuyên đề kế toán trởng 28 2.2 Trên phơng diện kế toán tổng hợp Hạn chế thứ mà thấy công tác hạch toán TSCĐ việc xác định nguyên giá TSCĐ mua sắm xây dựng hoàn thành bàn giao Công việc mua sắm hay xây dựng TSCĐ phải trải qua nhiều giai đoạn (thủ tục) khác để tiện cho việc hạch toán TSCĐ đa tài sản vào sử dụng kế toán tiến hành ghi nguyên giá TSCĐ theo giá tạm tính giá toán với nhà cung cấp nhà thầu sau lý hợp đồng kinh tế, nhng sau thời gian Công ty thực việc phê duyệt lại giá trị toán TSCĐ theo quy định Công ty kế toán phải điều chỉnh nguyên giá TSCĐ theo giá trị đợc duyệt Việc phê duyệt lại giá trị toán dẫn tới khả có chênh lệch giá trị đợc phê duyệt giá trị toán hay có nghĩa có chênh lệch số tiền đà toán cho nhà cung cấp nhà thầu nguyên giá TSCĐ đợc ghi sổ Mặt khác theo chế độ kế toán nguyên giá TSCĐ mua sắm xây dựng bàn giao số tiền đà toán với nhà cung cấp nhà thầu (các giá trị nói không bao gồm thuế GTGT) việc hạch toán nh đơn vị nguyên giá không phản ánh đợc giá trị thực tế TSCĐ chi phí thực tế bỏ để có đợc TSCĐ Tiếp giá trị chênh lệch giá toán giá đợc duyệt, kế toán tùy thuộc vào định xử lý nh Công ty chịu, cá nhân phải bồi thờng để hạch toán, nh thêm lần đơn vị lại làm sai chế độ kế toán việc hạch toán hệ việc điều chỉnh nguyên giá TSCĐ trớc mà việc điều chỉnh đà sai chế độ, việc quy trách nhiệm phải chịu khoản chênh lệch cho đối tợng không hợp lý thực tế để gắn kết trách nhiệm cho việc làm trớc mua sắm hay xây dựng Công ty đà phê duyệt báo cáo đầu t ngời thực đà đợc lệnh lÃnh đạo để tiến hành mua sắm hay xây dựng họ đà báo cáo số tiền đà toán cho nhà cung cấp phía Công ty không Chuyên đề kế toán trởng 29 tham gia vào trình mua sắm, xây dựng nên lý phải chịu khoản chi phí Do kế toán tiến hành ghi sổ phần chênh lệch làm sai lệch tính hợp lý đắn nghiệp vụ Thứ hai trung tâm sử dụng phơng pháp khấu hao khấu hao bình quân cho tất TSCĐ Việc sử dụng phơng pháp khấu hao cho tất tài sản cố định không hợp lý TSCĐ có công dụng khác nhau, cách thức sử dụng TSCĐ để thu đợc lợi ích kinh tế trình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp khác Mặt khác yếu tố tác động đến tài sản trình sử dụng làm suy giảm giá trị giá trị sử dụng tài sản khác áp dụng chung phơng pháp khấu hao thực tế không phản ánh đợc giá trị hao mòn TSCĐ cách xác việc áp dụng phơng pháp tính khấu hao cho tất TSCĐ khiến việc hạch toán khấu hao để xác định giá trị hao mòn TSCĐ không sát với thực tế Mặt khác nguyên tắc khấu hao phân bổ có hệ thống chi phí TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh trình sử dụng tài sản, phù hợp với cách thức sử dụng tài sản nhằm đem lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp, việc áp dụng phơng pháp khấu hao bình quân không đem lại hết lợi ích kinh tÕ cho doanh nghiƯp tõ viƯc sư dơng TSC§ Một vấn đề khiến việc trích khấu hao TSCĐ đơn vị không đợc hợp lý sử dụng TSCĐ không đạt hiệu TSCĐ CIV doanh nghiệp quản lý sử dơng chø kh«ng thùc hiƯn viƯc trÝch khÊu hao cho tài sản nh TSCĐ phận, đơn vị trực thuộc trung tâm đơn vị sử dụng bảo quản tài sản không theo dõi nguyên giá giá trị hao mòn tài sản Xuất phát từ vấn đề mà ngời sở hữu ngời sử dụng TSCĐ đợc thông tin xác TSCĐ suốt trình sử dụng TSCĐ đó, thời gian sử dụng theo dự kiến ngời sở hữu thờng chênh lệch nhiỊu so víi thêi gian sư dơng thùc tÕ Chuyªn đề kế toán trởng 30 tài sản (do họ không trực tiếp sử dụng bảo quản tài sản đó), việc trích khấu hao thực tế dựa vào nguyên giá TSCĐ số năm sử dụng TSCĐ không phản ánh xác giá trị thu hồi TSCĐ thông qua việc thực khấu hao tài sản bị hỏng trớc thời gian sử dụng dự kiến lâu giá trị lý tài sản không đủ bù đắp cho giá trị lại TSCĐ (tr ờng hợp đa phần xảy ra) rõ ràng đơn vị phải chịu khoản thiệt hại nằm dự kiến Ngợc lại số năm sử dụng thực tế TSCĐ lâu dự kiến ngời sử dụng có ý thức việc quản lý sử dụng tài sản việc thu hồi đủ giá trị TSCĐ ban đầu đơn vị sử dụng đợc tài sản thêm khoảng thời gian nh đơn vị thu đợc lợi nhuận từ việc sử dụng thêm khoảng thời gian TSCĐ đà hết thời gian khấu hao có giá trị lý tài sản đó.Tuy nhiên hai trờng hợp nằm kế hoạch đơn vị xảy nhiều ảnh hởng đến tiêu kế hoạch mà Công ty giao cho đơn vị nh nhìn chung lợi cho đơn vị Thứ ba công tác sửa chữa (kể sửa chữa thờng xuyên sửa chữa lớn) nâng cấp TSCĐ cha nhận đợc quan tâm mức đơn vị Trên thực tế Công ty có văn hớng dẫn thủ tục phơng pháp hạch toán công việc sửa chữa thờng xuyên đơn vị mà cha có hớng dẫn cụ thể sửa chữa lớn nâng cấp TSCĐ đơn vị, điều phần trung tâm thành lập, tài sản cha bị hỏng hóc cha có nhu cầu sửa chữa lớn hay nâng cấp, phần đặc điểm ngành nghề kinh doanh thuộc lĩnh vực dịch vụ thông tin di động dẫn đến việc TSCĐ đơn vị tài sản có hàm lợng công nghệ cao trung tâm phải nhập từ nớc nh đài, trạm BTS, thiết bị MS sẵn linh kiện để thay nâng cấp máy móc, thiết bị phục vụ cho quản lý văn phòng có giá trị Chuyên đề kế toán trởng 31 nhỏ thời gian khấu hao nhanh nên trung tâm không tiến hành sửa chữa hay nâng cấp TSCĐ Điều đà dẫn đến việc đơn vị không chủ động có đợc kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ trung tâm đà không thực tiến hành trích trớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ Việc sửa chữa lớn TSCĐ thực dới góc độ kế toán hiểu công việc sửa chữa TSCĐ mà chi phí bỏ lớn, đơn bảo dỡng lại thiết bị máy móc nhng với số lợng lớn đợc coi sửa chữa lớn TSCĐ Thực tế số lợng thiết bị đài, trạm, cột anten phục vụ trực tiếp cho dịch vụ thông tin di động trung tâm nhiều đại, lần tiến hành đơn giản bảo dỡng định kỳ chúng tiêu tốn khoản chi phí lớn, công việc coi việc sửa chữa lớn TSCĐ, đơn vị lập đợc kế hoạch cho việc sửa chữa đồng thời tiến hành trích trớc chi phí cho việc sửa chữa Việc nâng cấp thiết bị viễn thông thực tế hoàn toàn cã thĨ v× mai chóng ta sÏ tiÕp cận đợc với trình độ kỹ thuật lĩnh vực viễn thông rõ ràng việc nâng cấp cần thiết làm tăng tính thiết bị viễn thông nh mở rộng đợc phạm vi phủ sóng trạm, mở rộng đờng truyền số liệu, tính đợc xác cớc gọi, tăng cờng dịch vụ phục vụ khách hàng mà giúp đơn vị tiết kiệm đợc nhiều chi phí chi phí mua lắp ráp mét sè bé phËn so víi viƯc bá tiỊn mua thiết bị đà đợc nâng cấp nớc Do việc coi nhẹ kế toán nâng cấp máy móc thiết bị viễn thông nói riêng công tác nâng cấp TSCĐ nói chung hạn chế công tác kế toán đơn vị Thứ t trung tâm cha có quan tâm mức đến TSCĐ vô hình Hiện đơn vị sử dụng số phần mềm máy vi tính nh chơng trình kế toán máy, chơng trình tính cớc phíđể phục vụ cho sản xuất kinh doanh nhng toàn chi phí bỏ để có đợc phần mềm kế toán tiến hành hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh mà không Chuyên đề kế toán trởng 32 phản ánh hình thành TSCĐ vô hình chi phí hoàn toàn thỏa mÃn tiêu chuẩn TSCĐ vô hình theo chuẩn mực kế toán TSCĐ vô hình hành Cũng nh chi phí mà trung tâm phải bỏ để thực việc chuyển giao công nghệ lĩnh vực thông tin di động cần đợc ghi nhận loại TSCĐ vô hình không đơn coi loại chi phí sản xuất kinh doanh Từ việc quan niệm không đắn TSCĐ vô hình đà làm cho việc tính toán chi phí kỳ bị sai lệch so với chế độ dẫn tới tiêu bảng cân đối kế toán, báo cáo kết kinh doanh bị ảnh hởng sai lệch II Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán TSCĐ đơn vị Trên phơng diện kế toán chi tiết Việc quản lý sử dụng TSCĐ cách hợp lý, đắn đồng nghĩa với việc đà nâng cao hiệu kế toán quản trị TSCĐ đơn vị Để làm đợc điều trớc hết đơn vị cần phải có phơng pháp tiến hành đánh số trực tiếp lên TSCĐ, công việc đợc thực theo cách trực tiếp gián tiếp Nếu làm theo cách gián tiếp đơn vị có thĨ tiÕn hµnh theo dâi song song sè Seri cđa TSCĐ số hiệu TSCĐ đơn vị quy định Với việc quản lý máy vi tính công việc không phức tạp cần sở liệu quản lý đơn giản gåm cã ba trêng lµ sè thø tù, sè hiƯu (mÃ) TSCĐ số Seri TSCĐ Mỗi có nghiệp vụ tăng TSCĐ kế toán vào số hiệu số Seri để nhập số liệu vào máy tính, phát sinh nghiệp vụ lý, nhợng bán TSCĐ kế toán vào số hiệu TSCĐ tiến hành đối chiếu với số Seri thực tế TSCĐ đợc lý, nhợng bán để xóa TSCĐ khỏi danh mục Làm theo kiểu giúp kế toán theo dõi đợc TSCĐ cách xác TSCĐ có số Seri Chuyên đề kế toán trởng 33 thay đợc TSCĐ trung tâm TSCĐ khác, nhiên cách có bất lợi số TSCĐ số Seri nh nhà cửa, bàn ghế tiến hành theo cách kế toán phải tìm đợc đặc điểm riêng biệt TSCĐ nhằm thay cho số Seri điều nói chung không đơn giản tính khả thi cao Ví dụ đơn vị quản lý TSCĐ dựa vào bảng sau: Bảng số 4: Minh họa cách đánh số TSC§ STT Tên TSCĐ PC IBM Netvista 800Mz PC IBM Thinkpad T21.2647 PC IBM Thinkpad T21.2647 PC IBM Thinkpad T21.2647 PC IBM Thinkpad T21.2647 Dell Serve Power Edge Ups Online PW 5119 Ups Online Powerare 3KV … Sè hiƯu TSC§ C1PC0034 C1PC0035 C1PC0036 C1PC0037 C1PC0038 C1PC0039 C1UP0005 C1UP0006 … Sè seri TSC§ 90-599XW 99LDLH7 99LDLP8 99LDLN3 99LDLK2 DHHF513 TT162A0120 TT054A1150 … Nếu tiến hành theo cách trực tiếp, kế toán cần tiến hành đính số hiệu TSCĐ trực tiếp lên TSCĐ đó, cách in lên dán loại tem có ghi số hiệu TSCĐ lên tài sản đó, cách có u điểm theo dõi đợc chặt chẽ TSCĐ áp dụng đợc với TSCĐ có số Seri, nhiên có nhợc điểm ký hiệu dễ dàng bị thay đổi bàn tay ngời chúng kỹ thuật cao bị mờ theo thời gian gây khó khăn việc đối chiếu, xác định TSCĐ Tiếp đơn vị phải tiến hành hoàn thiện thẻ sổ theo dõi TSCĐ phòng kế toán phận sử dụng TSCĐ Theo phơng hớng hoàn thiện kế toán TSCĐ với quan điểm cho phép đơn vị đợc lựa chọn phơng pháp khấu hao phù hợp với cách thức sử dụng TSCĐ nhằm đem lại lợi ích kinh tế, để phản ánh xác giá trị nh tình hình sử dụng trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng TSCĐ thẻ TSCĐ đơn vị cần bổ sung thêm số Chuyên đề kế toán trởng 34 tiêu nh thời gian sử dụng dự kiến, phơng pháp khấu hao, ngời chịu trách nhiệm vật chất Điều cần thiết thực tế trớc việc quy kết trách nhiệm TSCĐ đợc ngầm định cho phận sử dụng tài sản việc xử lý chủ yếu dới hình thức khiển trách phận mà xét thấy thiếu trách nhiệm biểu dơng phận xét thấy hoàn thành tốt nhiệm vụ (tận dụng tối đa công suất máy, máy móc trông sẽ) ch a có văn cụ thể quy định trách nhiệm sử dụng đối tợng phận cụ thể, việc quy định trách nhiệm cụ thể ngời quản lý, sử dụng TSCĐ góp phần nâng cao hiệu sử dụng TSCĐ Tất nhiên để làm đợc điều Công ty cần đợc cho phép Bộ Tài Chính, trung tâm cần xúc tiến nhanh việc đề nghị với Công ty ®Ĩ cã thĨ thùc hiƯn ®ỵc thêi gian sím Theo kiến nghị thẻ TSCĐ đơn vị đợc sửa đổi lại nh sau: Trung tâm thông tin di động KVI 811A-đờng Giải Phóng, Hà Nội Thẻ tài sản cố định Số: Ngày thángnăm Kế toán trởng: Căn vào biên giao nhận TSCĐ sốngàythángnăm Tên, ký mà hiệu, quy cách TSCĐSố hiệu TSCĐ Nớc sản xuấtNăm sản xuất Bộ phận quản lý, sử dụngtháng, năm đa vào sử dụng Ngời chịu trách nhiệm trực tiếp Công suất thiết kế Đình sử dụng ngàythángnăm Lý đình Phơng pháp tính khấu hao Chuyên đề kế toán trởng 35 Cách tính khấu hao Thêi gian sư dơng dù kiÕn… Sè hiƯu chøng tõ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ Giá trị Ngày, Diễn Nguyên tháng, năm giải giá Năm hao mòn Cộng dồn Giá trị lại TSCĐ Năm Giá trị lại Ghi giảm TSCĐ chứng từ sốngàythángnăm Lý giảm Tuy nhiên có việc không cần đến cho phép Bộ Tài Chính mà trung tâm tự định đợc việc sửa đổi sổ theo dõi TSCĐ phận sử dụng TSCĐ Về nguyên tắc sổ theo dõi TSCĐ cho phận nhằm bảo đảm quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng TSCĐ, đồng thời để cung cấp thông tin theo yêu cầu kế toán quản trị, thông tin sổ theo dõi TSCĐ cần cung cấp đợc số liệu TSCĐ đợc sử dụng phận, giá trị tài sản số khấu hao TSCĐ sử dụng đà đợc trích vào chi phí hoạt động kinh doanh kỳ Có nh sổ theo dõi cung cấp đợc thông tin để đánh giá xác hiệu sử dụng tài sản trình kinh doanh, từ có biện pháp khai thác, phát huy lực TSCĐ có kế hoạch đầu t đổi TSCĐ cần thiết Do phận thay việc sử dụng bảng danh mục tài sản đợc thiết kế theo kiểu tĩnh (thông tin thể tài sản cố định bất động) phải tiến hành mở sổ theo dõi TSCĐ mà tiêu tên, nguồn gốc tài sản, số hiệu có tiêu kế toán nh nguyên giá, giá trị đà khấu hao, giá trị lại tiêu khác nh số làm việc tài sản Chuyên đề kế toán trởng 36 ngày, tình trạng sử dụng tài sản đó, phòng kế toán trung tâm phải mở sổ theo dõi cho TSCĐ trung tâm sổ theo dõi tổng hợp tình hình sử dụng TSCĐ phận trực thuộc Bảng số 5: Minh họa sổ theo dõi TSCĐ phận sử dụng Tháng N Tên Số hiệu Nguồn Bộ phận Khấu hao STT TSCĐ TSCĐ Số seri hình thành sử dụng Nguyên giá lũy kế Số vận hành Trên phơng diện kế toán tổng hợp Thứ vấn đề xác định nguyên giá TSCĐ mua sắm xây dựng hoàn thành bàn giao Việc thay đổi nguyên giá TSCĐ sau có định cấp phê duyệt giá trị toán TSCĐ không hợp lý (nh đà trình bày phần hạn chế việc hạch toán kế toán TSCĐ) nhiên đơn vị giải vấn đề cách ổn thỏa theo cách sau: Đối với tài sản hình thành mua sắm xây dựng hoàn thành bàn giao xác định nguyên giá TSCĐ giá trị toán đà toán với nhà cung cấp nhà thầu, nhiên sau có định phê duyệt giá trị toán trung tâm coi nh nghiệp vụ đánh giá lại TSCĐ (việc hoàn toàn có tài sản đà đợc đa vào sử dụng khoảng thời gian) phần chênh lệch giá trị toán giá trị đợc phê duyệt coi nh phần chênh lệch đánh giá lại TSCĐ đa vào tài khoản 412 Công ty tài khoản 33634V trung tâm thay xư lý b»ng viƯc quy kÕt tr¸ch nhiƯm cho ngêi mua sắm cho Công ty nh trớc Chuyên đề kế toán trởng 37 Cần phải nói thêm việc giải nh có hiệu hay không phụ thuộc vào ý thức chủ quan ngời mua sắm công tác giám sát Công ty sau báo cáo đầu t đợc duyệt, công việc mua sắm, xây dựng TSCĐ đợc cho phép trình tmua sắm tiến hành xây dựng công trình có thông đồng nhà cung cấp nhà thầu với ngời chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng nhằm trục lợi từ nghiệp vụ đó, nghiệp vụ Công ty cần cử ngời giám sát chặt chẽ trình ký kết hợp đồng toán hai phía Ví dụ nh nghiệp vụ mua sắm máy điều hòa (ở trang 12) kế toán tiến hành định khoản nh sau: Khi đa máy điều hòa vào sử dụng: Nợ TK 211 : 41.716.071đ Nợ TK 133 : 2.085.804đ Có TK 112: 43.801.875đ Đồng thời thực kết chuyển nguồn: Nợ TK 33631V : 41.716.071đ Có TK 33634V : 41.716.071đ Khi có định phê duyệt giá trị toán, kế toán điều chỉnh: Nợ TK 33634V : 1.967.091® Cã TK 211 : 1.967.091® Thø hai việc tính khấu hao TSCĐ đơn vị Hiện trung tâm sử dụng phơng pháp khấu hao bình quân phơng pháp đà bộc lộ nhiều hạn chế nh đà nêu Trung tâm vào đặc điểm loại TSCĐ để lựa chọn phơng pháp khấu hao thích hợp nh: - Những TSCĐ nh nhà cửa, vật kiến trúc, tài sản vô hình áp dụng phơng pháp khấu hao bình quân Chuyên đề kế toán trởng 38 Cách tính khấu hao theo phơng pháp nh sau: Mức khấu hao Nguyên giá Phải trích Tài sản cố định Bình quân năm Bình quân Giá trị lý Tỷ lệ Tài sản cố định x ước tính Khấu hao Bình quân năm Và Mức khấu hao Mức khấu hao bình quân năm phải trích = bình quân tháng 12 - Những TSCĐ tham gia trực tiếp vào trình kinh doanh nh thiết bị dụng cụ quản lý, phơng tiện vận tải sử dụng phơng pháp khấu hao nhanh Đặc biệt với TSCĐ chịu tác động lớn khoa học kỹ thuật nên sử dụng phơng pháp khấu hao nhanh khắc phục đợc yếu tố hao mòn vô hình Cách tính khấu hao phơng pháp khấu hao nhanh: Theo phơng pháp khấu hao này, số khấu hao hàng năm đợc tÝnh theo c«ng thøc tÝnh nh sau: Møc khÊu hao trích năm thứ i = Nguyên giá ì Tỷ lệ khấu hao năm thứ i Tỷ lệ khấu hao TSCĐ năm thứ i = 2x(n-i+1) nx(n+1) Trong đó: n số năm sử dụng TSCĐ i năm sư dơng thø i VÝ dơ: Mét m¸y photocopy cã nguyên giá 18.000.000 đ, thời gian sử dụng năm Theo phơng pháp khấu hao này, tỷ lệ khấu hao năm mức trích khấu hao năm nh sau: Năm Số năm Tỷ lệ Chuyên đề kế toán trởng Nguyên Mức khấu Số Giá trị 39 thứ i SD lại 7 khÊu hao năm 7/28 6/28 5/28 4/28 3/28 2/28 1/28 giá TSCĐ hao năm khấu hao luỹ kế 18.000.000 18.000.000 18.000.000 18.000.000 18.000.000 18.000.000 18.000.000 4.499.950 3.857.100 3.214.250 2.571.400 1.928.550 1.285.700 642.850 4.499.950 8.357.050 11.571.300 14.142.700 16.071.250 17.356.950 18.000.000 lại 13.500.050 9.642.950 6.428.700 3.857.300 1.928.750 642.150 Trong theo phơng pháp khấu hao bình quân mức khấu hao năm máy điều hòa là: 18.000.000/7 = 2.571.428đ Theo phơng pháp năm thu hồi đợc khoảng 14% giá trị TSCĐ Rõ ràng áp dụng phơng pháp khấu hao nhanh thời gian thu hồi giá trị TSCĐ nhanh nhiều, nh ví dụ vòng năm đà thu hồi đợc 80% giá trị TSCĐ thời gian sử dụng hết 57% thêi gian sư dơng dù kiÕn Nh vËy nÕu áp dụng phơng pháp khấu hao nhanh đơn vị đỡ bị ảnh hởng hao mòn vô hình TSCĐ Thứ ba trung tâm nên có kế hoạch tiến hành trích trớc chi phí sửa chữa lớn cho TSCĐ hữu hình Nh đà nói trên, trung tâm phát sinh nghiệp vụ mang tính chất bảo dỡng máy móc, thiết bị Tuy nhiên công việc đợc tiến hành theo định kỳ số lợng máy móc thiết bị đợc bảo dỡng lần lớn, chi phí bảo dỡng cho lần cịng rÊt nhiỊu vµ víi chi phÝ nhiỊu nh vËy trung tâm coi nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ cần phải tiến hành trÝch tríc chi phÝ ®Ĩ cã thĨ chđ ®éng việc sửa chữa Trong thời điểm máy móc, thiết bị viễn thông đơn vị sử dụng tốt, nhiên sau thời gian chúng bị h hỏng, xuống cấp cần phải đợc sửa chữa hay nâng cấp, từ trung tâm không tính đến việc xử lý tình phát sinh nghiệp vụ kế toán lúng túng việc xử Chuyên đề kế to¸n trëng ... hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ Nghiên cứu đề t? ?i Thực trạng gi? ?i pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán TSCĐ trung tâm thông tin di động khu vực I chuyên ®Ị ®· tËp trung lµm râ mét... chức máy trung tâm thông tin di động KV1 Đặc ? ?i? ??m tổ chức hạch toán kế toán trung tâm 3.1 Tổ chức máy kế toán trung tâm Chuyên đề kế toán trởng Mô hình kế toán Công ty thông tin di động mô hình... sau: Thực trạng công tác hạch toán kế toán TSCĐ trung tâm Chuyên đề kế toán trởng 43 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán TSCĐ đơn vị Những n? ?i dung hoàn thiện kế toán