Bàn về chức năng nhiệm vụ của Phòng quản trị nhân lực và các yêu cầu đối với quản trị viên nhân lực

Bàn về chức năng nhiệm vụ của Phòng quản trị nhân lực và các yêu cầu đối với quản trị viên nhân lực

Bàn về chức năng nhiệm vụ của Phòng quản trị nhân lực

và các yêu cầu đối với quản trị viên nhân lực

Mục lục

Lời mở đầu 1

I Cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp 3

II Cơ cấu tổ chức phòng quản trị nhân lực 5

Hình 4: Cơ cấu tổ chức phòng quản trị nhân lực 8

III Chức năng, nhiệm vụ của phòng quản trị nhân lực 9

1 Hoạch định tài nguyên nhân sự 11

2 Tuyển dụng 12

3 Đào tạo và phát triển 15

4 Quản trị tiền lơng 15

5 Quan hệ với ngời lao động 16

6 Dịch vụ và phúc lợi 17

7 Y tế và an toàn 17

8 Nghiên cứu tài nguyên nhân sự 18

IV Vai trò và quyền hạn của phòng quản trị nhân lực 18

1 Vai trò 18

a) Cố vấn-t vấn: 18

b) Dịch vụ-phục vụ: 18

c) Kiểm tra: 19

2 Quyền hạn của phòng quản trị nhân lực 19

V Yêu cầu-tiêu chuẩn đối với quản trị viên nhân lực 20

Kết luận 22

Danh mục tài liệu tham khảo 23

Lời mở đầu

Từ Đại hội Đảng VI (1986), nền kinh tế nớc ta chuyển sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc Cơ chế kinh tế thay đổi đã đa vị trí của khoa học và nghệ thuật quản lý trở thành một nhân tố quan trọng nhất, một

“phơng thức” để tồn tại và phát triển cho các doanh nghiệp, các tổ chức,

đơn vị kinh tế

Vai trò của “nhân tố con ngời” đã vợt lên trên các nhân tố khác, cho

và có trữ lợng vô hạn trong xã hội, trong các tổ chức kinh tế, trong quần chúng

Đối với những doanh nghiệp, thờng là những doanh nghiệp có quy mô trung bình trở lên, mà trong cơ cấu tổ chức có phòng quản trị nhân lực thì hoạt

động khai thác vai trò con ngời thuộc phòng này, thể hiện qua chức năng nhiệm

vụ, quyền hạn và vai trò của nó Dĩ nhiên để phòng quản trị nhân lực hoạt động

đợc tốt thì mỗi quản trị viên nhân lực phải có những tiêu chuẩn nhất định về trình độ chuyên môn sao cho có khả năng sử dụng con ngời

Song quản trị nhân lực trong nền kinh tế thị trờng là một vấn đề còn mới mẻ ở nớc ta Hơn nữa, đây là lĩnh vực khoa học quản lý có liên quan trực tiếp đến hành vi con ngời, mà trong khoa học hành vi không có quy tắc Do vậy quản trị nhân lực còn là vấn đề nghệ thuật Đây chính là xu h-ớng và thách đố của thời đại trong lĩnh vực quản trị nhân sự mà ta cần nghiên cứu để làm rõ vai trò, nhiệm vụ của phòng quản trị nhân lực, yêu cầu của quản trị viên nhân sự với mục đích phục vụ cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, thơng mại nhu cầu của nhân viên

Với nhận thức trên, em làm đề tài này chủ yếu trên cơ sở lý thuyết với mục đích làm rõ vấn đề đề tài đặt ra và tình hình thực tế trong các doanh nghiệp ở Việt Nam, đồng thời đề ra một số giải pháp khắc phục những hạn chế còn tồn tại

I cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp

Trong quản trị không có cơ cấu tổ chức nào là hiệu quả nhất trong mọi trờng hợp Một cơ cấu tổ chức tốt là cơ cấu tổ chức năng động, thích ứng nhanh nhạy và kịp thời với mọi thay đổi Trong mọi tổ chức đều có quản trị nhân sự, bất kể cơ quan tổ chức đó có phòng quản trị nhân lực hay không

Trong doanh nghiệp có thể có hoặc không có phòng quản trị nhân lực, tuỳ theo quy mô và khối lợng công việc, trình độ kỹ thuật-công nghệ sản xuất, nhân lực, điều kiện kinh tế-chính trị và xã hội, đờng lối lãnh đạo của nhà quản lý Khi sản xuất ngày càng phát triển, số lợng nhân lực tăng, cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại đợc áp dụng vào sản xuất Khi đó quan hệ lao động trở nên phức tạp, giám đốc hay một số nhà quản lý khó có thể kiểm soát đợc hành động của nhân viên để duy trì sản xuất nhịp nhàng, hiệu quả cao thì việc hình thành phòng quản trị nhân lực thực sự cần thiết, bởi quản trị nhân lực là lĩnh vực xuất hiện ở tất cả các phòng ban1

1 Giáo trình quản trị nhân lực - Đại học KTQD

Sau đây là một số mô hình cơ cấu tổ chức đang phổ biến hiện nay:

Trớc hết chúng ta nghiên cứu mộtdn t nhân có quy mô nhỏ Đây là loại hình doanh nghiệp nhỏ nhất, duy trì cơ cấu đơn giản Chủ doanh nghiệp

lo toàn bộ mọi việc từ quản trị sản xuất, maketing, tài chính, kinh doanh

Đây là cơ cấu có mức độ bộ phận hoá thấp, phạm vi quản lý rộng, quyền lực tập trung vào một ngời, mức độ chính thức thấp Cơ cấu này có u điểm

là chi phí quản lý thấp, trách nhiệm và quyền lợi rõ ràng, nhanh nhạy, linh hoạt, dễ thích nghi với sự thay đổi của môi trờng kinh doanh

Nhợc điểm của cơ cấu này gặp khó khăn khi tổ chức mở rộng quy mô, đặc biệt là vấn đề tuyển chọn và bố trí nhân sự Chủ doanh nghiệp có thể bị quá tải thông tin do mức độ tập trung hóa cao Không những thế, mọi quyết định tập trung vào một ngời làm cho độ rủi ro cao

Hình 1: Sơ đồ tổ chức tại một doanh nghiệp t nhân loại nhỏ

Khi doanh nghiệp phát triển, số lợng và chất lợng kỹ thuật-công nghệ thay đổi, đồng thời số lợng và chất lợng cũng thay đổi Để hoạt động nhân lực ổn định, phòng hành chính sẽ kiêm cả việc quản trị nhân lực

Giám đốc

Tr ởng bộ phận sản xuất Tr ởng phòng tài chính

Tr ởng P kinh doanh

Giám đốc

Tr ởng phòng hành chính Kế toán tr ởng

Tr ởng phòng kinh doanh

Chức vụ khác

Tr ởng bộ phận nhân sự

Hình 2: Sơ đò tổ chức tại một công ty trung bình

Khi công ty phát triển đến quy mô lớn hàng ngàn nhân viên, mức độ chuyên môn hoá cao nên cần lập riêng một phòng quản trị nhân lực Trởng phòng quản trị nhân lực (giám đốc phòng nhân lực), thờng kiêm chức phó giám đốc doanh nghiệp Trong phòng này lại chia ra bộ phận chức năng riêng dới quyền của một vị giám đốc của tuyến giữa hay tuyến sơ cấp Dới

họ là các chuyên viên

Hình 3: Sơ đồ cấu trúc một doanh nghiệp lớn

II Cơ cấu tổ chức phòng quản trị nhân lực

Trong doanh nghiệp lớn phải có phòng quản trị nhân lực và dới phòng này lại phân ra các phòng chức năng riêng

Cơ cấu này nhằm thích ứng với quy mô của Công ty, với những thay

đổi của môi trờng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Môi trờng bên ngoài bao gồm các yếu tố nh khung cảnh kinh tế, dân số và lực lợng lao

động xã hội, luật lệ của Nhà nớc, văn hoá và xã hội, đối thủ cạnh tranh, khoa học-kỹ thuật-công nghệ, chính quyền, đoàn thể

Những thay đổi về khung cảnh kinh tế, dân số, lực lợng lao động xã hội sẽ tác động vào quản trị nhân lực Thực vậy khi kinh tế nhiều thành phần phát triển, khuyến khích đa dạng hoá các thành phần kinh tế, đặc biệt

là thành phần kinh tế t nhân, là khu vực thu hút nhiều lao động Sản xuất

mở rộng theo đà phát triển của nền kinh tế đòi hỏi doanh nghiệp phải tuyển dụng thêm ngời có trình độ, đòi hỏi tăng lơng để thu hút nhân tài, tăng phúc lợi, cải thiện điều kiện việc làm

Giám đốc

Giám đốc sản xuất Giám đốc nhân sự Kế toán tr ởng

Giám đốc maketing Giám đốc

tài chính

Về dân số, lực lợng lao động Nớc ta là nớc nặng về nông nghiệp, nguồn lao động dồi dào, trong đó tỷ lệ phụ nữ tham gia lao động chiếm khoảng 52% lực lợng lao động xã hội, tham gia hoạt động đông đảo ở tất cả các ngành kinh tế quốc dân Lực lợng lao động nữ đi làm đông ảnh hởng

đến chính sách phúc lợi, dịch vụ của doanh nghiệp

Sự thay đổi các giá trị văn hoácủa một nớc cũng tạo ra thách đố cho cấp quản trị nhân lực Nếu một nền văn hoá có nhiều đẳng cấp, nấc thang giá trị xã hội không theo kịp đà phát triển của thời đại, nó sẽ kìm hàm không cung cấp nhân tài cho tổ chức Điều này sẽ đa đến hiệu quả là bầu không khí văn hoá của Công ty không năng động đợc

Với tốc độ phát triển qua nhanh của khoa học-kỹ thuật trong thời đại ngày nay cũng nh trong tơng lai, để đủ sức cạnh tranh trên thị trờng, các doanh nghiệp phải cải tiến, đổi mới khoa học, kỹ thuật, công nghệ Điều này sẽ ảnh hởng rất lớn tới tài nguyên nhân lực trong tổ chức Chẳng hạn

nh việc đào tạo các nhân viên để theo kịp với đà phát triển của khoa học-kỹ thuật Dặc biệt là việc tuyển nhân viên có trình độ, có khả năng Hơn nữa, khi đó nhà quản trị nhân lực còn phải bô strí lực lợng lao động d thừa do áp dụng các máy móc thiết bị hiện đại vào hoạt động của doanh nghiệp

Ngoài ra, các yếu tố thuộc môi trờng bên ngoài ảnh hởng đến việc hình thành cũng nh hoạt động của phòng quản trị nhân lực còn có khách hàng, đối thủ cạnh tranh và chính quyền, đoàn thể

“Khách hàng là Thợng đế” Đó là câu nói “cửa miệng” của tất cả những ngời hoạt động trên thị trờng Khách hàng là đối tợng, là trọng tâm của hoạt động sản xuất kinh doanh Dó đó, quản trị viên cần phải hiểu rằng phải thỏa mãn khách hàng, không có khách hàng là không còn doanh nghiệp, không còn việc làm cho họ

Nguồn nhân lực vừa là xuất phát điểm, là lực lợng sản xuất, là mục

đích của quá trình sản xuất Nhân lực-yếu tố quyết định nhất của lực lợng sản xuất, là tài nguyên quý gia snh để doanh nghiệp lo giữ, duy trì, phát triển Để thực hiện đợc điều này doanh nghiệp phải có chính sách lơng bổng, phúc lợi hợp lý, phải tạo môi trờng làm việc và bầu không khí văn hoá tránh tình trạng để đối thủ cạnh tranh thu hút nguồn nhân lực của mình

Các các đoàn thể cũng ảnh hởng rất lớn đến quản trị nhân lực, nhất là những vấn đề liên quan đến kỷ luật lao động, sa thải, chế độ bảo hiểm

Bên cạnh sự ảnh hởng của môi trờng bên ngoài đến cơ cấu tổ chức phòng nhân lực là sự ảnh hởng của môi trờng bên trong Bao gồm mục tiêu của doanh nghiệp, chính sách và chính trị của công ty và bầu văn hoá của công ty Trong các yếu tố này thì bầu không khí văn hoá của công ty ảnh h-ởng rất lớn đến quản trị

Văn hóa tổ chức là một loạt các quy phạm và hệ thống giá trị chung nhằm kiểm soát sự tơng tác giữa các thành viên trong tổ chức và giữa thành viên trong tổ chức với ngời bên ngoài Khi bầu không khí của văn hoá càng mạnh thì càng nhiều thành viên trong tổ chức chấp nhận các giá trị cơ bản trong tổ chức Các giá trị cơ bản này đợc chia xẻ rất rộng rãi và có chủ định

Sự cam kết của tổ chức đề ra càng lớn Văn hóa tổ chức ảnh hởng trực tiếp

đến khả năng sinh lời của doanh nghiệp Văn hóa mạnh sẽ quy tụ đợc sự nhất trí cao dẫn tới sự trung thành đối với tổ chức tăng thêm, nó làm tăng tính nhất quán của hành vi Bầu không khí văn hoá doanh nghiệp có nguồn gốc và tiến triển từ ngời sáng lập ra tổ chức đó2

Từ những phân tích trên ta thấy đợc những yếu tố ảnh hởng đến quản trị nhân lực trong một doanh nghiệp lớn, và để thành công với điều kiện đó thì phòng quản trị nhân lực đợc chia thành các bộ phận chức năng riêng dới quyền một vị giám đốc hay tởng phòng tuyến giữa Dới họ là các chuyên viên

2 Môn: Hành vi tổ chức

Hình 4: Cơ cấu tổ chức phòng quản trị nhân lực

Những năm gần đây các doanh nghiệp trên thế giới thờng sử dụng

các khái niệm “Quản trị tài nguyên nhân sự”, “Quản trị nhân viên”, “Quản trị nguồn nhân lực” Hệ quả của nó là tên phòng ban: “Phòng quản trị nhân lực”, “Phòng quản trị nguồn nhân lực”.

Giám đốc phòng quản trị nhân lực

Tr ởng phòng Tuyển dụng lao động

- Tuyển mộ

- Đào tạo

- Phỏng vấn

- Sắp xếp

Tr ởng phòng kế hoạch

Nguồn nhân lực

- Dự báo và lập kế hoạch

- Lập kế hoạch nghề nghiệp

- Thực hiện các kế hoạch

- Kiểm tra và đánh giá CT

Tr ởng phòng Tiền l ơng

- Đánh giá công việc

- Điều tra về tiền l ơng

- Khuyến khích l ơng

- Phân chia lợi nhuận

Tr ởng phòng phúc lợi

Và dịch vụ

- Dịch vụ bảo hiểm y tế

- L ơng h u và tiết kiệm

- T vấn và trợ giúp

- ấn phẩm

Tr ởng phòng đào tạo

Và phát triển

- Đánh giá thực hiện công việc

- Đào tạo nghề nghiệp

- Phát triển quản lý

- Phát triển tổ chức

Quan hệ lao động

- Thảo luạn tập thể

- Xử lý bất bình

- Các vấn đề kỷ luật

- Kiến nghị/khuyến cáo

Tr ởng phòng Y tế

Và an toàn

- Goá dục và thanh tra

- nghiên cứu

- Các ch ơng trình sức khoẻ

- L u trữ và báo cáo

Tr ởng phòng nghiên cứu Tài nguyên nhân sự

- Các kế hoạch hành động

- Các nghiên cứu

- Những ca thầu về biệt đối xử

ở nớc ta, trớc kia thờng gọi phòng quản trị nhân lực là phòng tổ chức, hay đợc chia ra nhiều phòng ban nh: phòng tổ chức cán bộ, phòng lao

động tiền lơng, phòng đào tạo Chuyển sang cơ chế thị trờng để hoạt động hiệu quả, các doanh nghiệp tinh giảm biên chế và sáp nhập một số chức năng vầo thành một phòng ban phòng quản trị nhân lực đợc hình thành,

nh-ng chủ yếu là học tập từ kinh nh-nghiệm nớc nh-ngoài, dễ vấp phải tình trạnh-ng dập khuôn máy móc Do vậy mà doanh nghiệp phải tính đến đặc điểm tình hình kinh tế xã hội Việt Nam, đồng thời nghiên cứu nhân trắc học và ứng dụng trên ngời lao động Việt Nam Công việc phát huy nguồn lực con ngời làm yếu tố cơ bản cho sự phát triển nhanh, bền vững của doanh nghiệp

III chức năng, nhiệm vụ của phòng quản trị nhân lực

Trớc khi thành lập một phòng ban, nhà quản trị phải xác định đợc chức năng, nhiệm vụ của phòng ban đó, số ngời sẽ làm việc trong phòng ban này Đồng thời phải lảmõ mối quan hệ với các phòng ban khác, phân công trách nhiệm rõ ràng, không chồng chéo, nhiều cửa

Từ mục tiêu chung đó, bộ phận quản trị nhân lực đợc hình thành phải

đảm bảo 2 yêu cầu chính là cân đối và linh hoạt Cân đối tức là phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác; bộ phận quản lý, bộ phận sản xuất, bộ phận maketing Những bộ phận này sử dụng lao động thông qua sự điều phối của phòng quản trị nhân lực Linh hoạt nghĩa là có thể thích ứng đợc với mọi thay đổi của môi trờng trong và ngoài doanh nghiệp, từ đó quy mô của phòng đợc thay đổi cho phù hợp

Theo hình 4, phòng quản trị nhân lực có những nhiệm vụ chủ yếu sau: 1) Hoạch định tài nguyên nhân sự

2) Tuyểndụng

3) Đào tạo và phát triển

4) Quản trị tiền lơng

5) Quan hệ lao động

6) Dịch vụ và phúc lợi

7) Y tế và an toàn

8) Nghiên cứu tài nguyên nhân sự

Đây là những chức năng chủ yếu và cần thiết cho mọi cơ quan, tổ chức, không kể quy mô và cơ cấu tổ chức Đối với các tổ chức nhỏ nh các doanh nghiệp t nhân, hợp tác xã thì những chức năng này sẽ đợc giao cho những bộ phận khác khi không thành lập phòng quản trị nhân lực Theo cơ

cấu này thì giám đốc hay trởng phòng tài nguyên nhân sự có chức năng nghiệp vụ nghiên cứu, hoạch định tài nguyên nhân sự, tuyển dụng, đào tạo

và phát triển, quản trị lơng bổng, quan hệ lao động, dịch vụ phức lợi, y tế và

an toàn lao động trong doanh nghiệp Ngoài ra giám đốc nhân sự còn phải phục vụ các bộ phận chức năng khác có liên quan đến tám lĩnh vực trên

Hình 5: Sơ đồ quản trị bộ phận nhân sự

Bây giờ ta nghiên cứu chi tiết từng chức năng của phòng quản trị nhân lực

1 Hoạch định tài nguyên nhân sự

Hoạch định tài nguyên nhân sự hay kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình xác định nhu cầu về nguồn nhân lực, xuất phát từ mục tiêu của tổ chức và xây dựng các kế hoạch nhân lực, để đảm bảo tổ chức đó có đúng số ngời có đầy đủ các kỹ năng theo đúng nhu cầu3

Dựa theo các kế hoạch chiến lợc của toàn công ty, giám đốc nhân sự

sẽ hoạch định chiến lợc nhân sự cho doanh nghiệp, đồng thời cố vấn cho các bộ phận hoạch định tài nguyên nhân sự cho bộ phận đó Các nhà quản trị nhân sự cũng phải hoạch định nhân sự cho bộ phận của mình

Hoạt động hoạch định tài nguyên nhân sự giúp cho doanh nghiệp nắm đợc quy mô nhân viên cả về số lợng và chất lợng Từ đó doanh nghiệp

có cơ sở để đào tạo, phát triển nhân sự, xây dựng hệ thống tiền lơng, tuyển

mộ, tuyển chọn hợp lý

Tiến trình hoạch định tài nguyên nhân sự gồm 4 bớc:

Giám đốc nhân sự

Hoạch định

Bộ phận của mình

Các bộ phận khác

có hiệu quả

Bớc 1: đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu ở bớc này nhà quản trị sẽ dựa vào nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ của công ty, doanh thu, lợi nhuận, sau cùng mới ớc tính lực lợng lao động cần thiết đáp ứng nhu cầu sản xuất

Bớc 2: đề ra các chính sách và kế hoạch Các chuyên viên dự đoán nhu cầu về nguồn nhân lực so với khả năng của doanh nghiệp trong tơng lai Phòng quản trị nhân lực sẽ đề ra các chính sách, kế hoạch cụ thể để dễ dàng sắp xếp nhân viên trong trờng hợp thiếu hoặc thừa nhân viên Việc dự

đoán nhu cầu cũng cần phải phác hoạ ra những yêu cầu về kỹ năng và trình

độ của nhân viên của doanh nghiệp sử dụng Trởng phòng nhân sự phải cân nhắc, tính toán cho phù hợp với ngân sách của công ty và báo cáo lên giám

đốc phê chuẩn

Bớc 3: thực hiện các kế hoạch

Sau khi có các chính sách và kế hoạch cụ thể, phòng quản trị nhân lực sẽ phối hợp với các bộ phận khác thực hiện kế hoạch

* Kế hoạch đợc thực hiện trong 2 trờng hợp:

- Thiếu nhân viên: trờng hợp này nhà quản trị nhân lực tuỳ thuộc vào mức độ thiếu mà có thể tiến hành tuyển mộ, tuyển chọn, thuyên chuyển, thăng giáng chức

- Thừa nhân viên: trờng hợp này nhà quản trị nhân lực sẽ thực hiện các biện pháp: hạn chế tuyển dụng, giảm gì lao động, cho nghỉ hu, giãn thợ

Bớc 4: kiểm tra đánh giá

Trong mỗi bớc, nhà quản trị phải kiểm tra việc thực hiện có đúng với mục tiêu đề ra hay không và cuối mỗi giai đoạn phải tiến hành đánh giá kết quả thực hiện

2 Tuyển dụng

Tuyển dụng lao động gần hai quá trình chủ yếu là tuyển mộ và tuyển chọn

a) Tuyển mộ: Tuyển mộ nhân viên là một tiến trình thu hút những

ng-ời có khả năng từ nhiều nguồn khác nhau đều đăng ký, nộp đơn tìm việc làm