THAO TÁC CƠ BẢN TRONG EXCEL 2003

Từng bước với Excel 2003 Với công việc văn phòng, hầu như không ai không biết đến bộ chương trình Microsoft Word và Excel nổi tiếng của Microsoft, bộ chương trình này hiện gần như là một tiêu chuẩn ở các văn phòng công ty, doanh nghiệp và cũng là tiêu chuẩn để các phần mềm văn phòng ra đời sau nó phải “bắt chước” theo… Word và Excel cũng là 2 môn bạn cần nắm vững để đạt được chứng chỉ A tin học. Tuy Microsoft đã phát hành Excel 2007 đã lâu nhưng hiện nay người sử dụng Excel 2003 vẫn chiếm tỷ lệ cao hơn người dùng Excel 2007. Do đó, trong khuôn khổ hạn chế của quyển sách này, người viết sẽ giúp bạn có cái nhìn khái quát về chương trình Excel 2003 cũng như các hàm công thức thông dụng để phục vụ cho công việc. I. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN: 1. Mở / đóng / lưu chương trình: a. Mở Excel Để mở Excel bạn nhấp chuột để mở menu Start > chọn Programs > chọn Microsoft Office > chọn Microsoft Office Excel 2003. Khi đó cửa sổ Excel sẽ có hình dạng như sau: 1 Trong đó: 1- Tiêu đề của cửa sổ Excel, mặc định khi bạn mở Excel thì tài liệu có tên là Book1. 2- Thanh công cụ, chứa các công cụ để định dạng nội dung trong Excel. 3- Thanh Menu, cung cấp các menu xổ xuống với nhiều tùy chọn. 4- Vùng nội dung, nơi bạn nhập liệu, tính toán và trình bày bảng tính của mình. 5- Hộp Name, cho bạn biết chính xác tên của mỗi ô đang được chọn, tên của mỗi ô đều tuân theo quy tắc dọc – ngang, tức là ô thuộc hàng dọc chữ gì và hàng ngang thứ mấy. 6- Thanh Formula: Khi bạn nhập nội dung vào ô, nội dung đó đồng thời cũng xuất hiện trên thanh này. 7- Tab Sheet: Chứa các mẫu trang tính khác nhau, mặc định mỗi bảng tính Excel có 3 trang tính, bạn có thể thêm hoặc bớt số trang này. b. Thoát khỏi Excel Excel có 2 tùy chọn: đóng bảng tính đang làm việc và thoát khỏi Excel 2 + Để thoát khỏi bảng tính Excel bạn mở menu File > chọn Close hoặc nhấp vào dấu X màu đen ở góc phải, phía dưới 3 nút công cụ tùy biến cửa sổ làm việc. + Để thoát khỏi chương trình Excel, bạn mở menu File > chọn Exit hay nhấn tổ hợp phím Alt+F4 hoặc dùng chuột nhấp vào nút X màu đỏ ở góc trên, bên phải cửa sổ chương trình Ở cả 2 trường hợp trên nếu bạn đã thay đổi nội dung của trang tính thì một hộp thoại sẽ hiện ra nhắc bạn lưu lại bảng tính, nếu chọn Yes thì hộp thoại Save sẽ hiện ra, bạn cần chỉ rõ nơi cần lưu cũng như tên tập tin, chọn No nếu muốn bỏ qua, và Cancel để quay về màn hình làm việc. c. Lưu bảng tính: Để lưu bảng tính thành một tập tin trên máy, bạn nhấp vào menu File > chọn Save, hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + S trên bàn phím hay nhấp nút hình cái đĩa mềm trên thanh công cụ, hộp thoại Save As sẽ xuất hiện Ở đây bạn chọn nơi cần lưu bằng cách nhấp vào nút mũi tên chỉ xuống trong khung Save in, nếu bạn muốn tạo một thư mục mới thì bạn nhấp vào nút , hộp thoại New Folder sẽ xuất hiện, bạn nhập tên thư mục cần tạo và nhấp OK 3 Trở về hộp thoại Save as bạn nhập tên của tập tin trong khung File name và nhấp Save. Lưu ý: bạn cần nhớ rằng một tập tin Excel phiên bản sau có thể gặp trục trặc khi muốn xem bằng chương trình Excel bản trước đó, ví dụ: tập tin lưu bằng Excel 2003 có thể gặp vấn đề không mở được trên Excel 97, 2000. Để giải quyết vấn đề này, trong khi lưu bạn có thể chọn lưu để tương thích với phiên bản Excel trước đó bằng cách chọn như hình. 2. Sử dụng công cụ Zoom: Công cụ Zoom dùng để phóng to hay thu nhỏ màn hình làm việc của bạn, công cụ này thường nằm mặc định trên thanh công cụ chuẩn của Excel. Mặc định thông số Zoom tại hộp công cụ này là 100%, tức tương đương với cỡ chữ in ra giấy, trong khi làm việc bạn có thể phóng to hay thu nhỏ bằng cách thay đổi thông số này với mức tối thiểu là 10 và tối đa là 400. 4 Zoom ở mức 50% Zoom ở mức 100% 3. Cố định vị trí hàng / cột: Khi làm việc với một bảng tính dài tràn qua hết màn hình làm việc, Excel thường mở rộng các cột về phía tay phải, cũng như các hàng về phía dưới, để quay trở lại các cột đầu tiên bạn cần nhấp vào các thanh thước và kéo về vị trí ban đầu. Tuy nhiên đôi khi làm việc tại các ô ở sau nhưng vẫn muốn đối chiếu với các cột ban đầu thì sao? Việc kéo qua kéo lại để so sánh sẽ làm tốn rất nhiều thời gian, để giải quyết việc này bạn có thể thực hiện việc “đóng băng” một số cột, nghĩa là dù bạn kéo đến vị trí nào thì Excel vẫn thể hiện các cột đã được “khóa cứng” trên màn hình. Ví dụ với bảng tính sau bạn cần đóng băng cột họ và tên để khi làm việc với các cột bên phải có thể đối chiếu được, bạn thực hiện như sau: + Nhấp chuột vào vị trí góc giao nhau giữa thước ngang và thước dọc 5 + Khi trỏ chuột thay đổi như hình dưới, bạn nhấp giữ và kéo về phía trái đến vị trí cột cần cố định. + Khi thả tay ra, màn hình làm việc sẽ được chia ra như hình dưới, cột B sẽ xuất hiện 2 lần. 6 + Tiếp đến bạn nhấp vào menu Windows > Freeze Panes, khi đó đường ngăn cách bạn tạo như trên sẽ được thu nhỏ lại thành một đường mảnh màu đen, đồng thời dãy cột phía bên tay phái đường kẻ này sẽ không xuất hiện dãy cột bên tay trái. + Khi đó cột B đã được cố định trên màn hình làm việc, bây giờ bạn có thể làm việc tại các cột bên cạnh nhưng vẫn đối chiếu được với dữ liệu ở cột đầu tiên. 7 4. Đổi các tùy chọn mặc định: Để thay đổi các tùy chọn cơ bản này, bạn vào menu Tools, chọn Options…, ở hộp thoại Options bạn chọn thẻ General. Tại thẻ này bạn chú ý các mục: + Recently used file list: Mặc định là 4 file Excel bạn mở gần đây sẽ được hiển thị trên Menu File, khi làm việc với nhiều tập tin và muốn gọi nhanh chúng ra, bạn có thể tăng số này lên tối đa là 9. 8 + Sheets in new workbook: Khi một bảng tính mới được tạo, bạn có thể quy định lại số trang tính được tạo đồng thời tại đây, tối đa là 255 trang. + Standard font / Size: Quy định loại font và kích cỡ tiêu chuẩn cho bảng tính. + Default file location: Quy định thư mục hoặc ổ đĩa mặc định khi bạn mở tập tin, nếu thường làm việc tại một thư mục nào đó bạn có thể sao chép đường dẫn vào khung này để mỗi khi mở, Excel sẽ trỏ tới thư mục này. + At startup, open all files in: bạn nhập đường dẫn thư mục vào đây, khi đó mỗi lần khởi động, Excel sẽ tìm đến đây và mở tất cả tập tin trong đó. 5. Thao tác với ô: a. Chọn hàng và cột: - Muốn chọn 1 hàng bạn nhấp chuột vào số tiêu đề của hàng, một khung viền đen sẽ bao quanh toàn bộ hàng đó. - Để chọn một dãy hàng liên tiếp bạn nhấp chuột vào số tiêu đề hàng đầu tiên, giữ phím Shift và nhấp chuột vào tiêu đề cuối cùng của dãy hàng rồi bỏ phím Shift ra. - Để chọn một dãy hàng không liên tiếp, bạn thực hịên như việc chọn 1 hàng, nhưng giữ phím Ctrl rồi tiếp tục chọn các hàng khác. 9 Thao tác chọn cột cũng tương tự như chọn hàng, nhưng bạn nhấp lên phần tiêu đề chữ cái của cột. b. Chèn và xóa hàng / cột: Để chèn thêm một hàng mới bạn nhấp chuột phải vào tiêu đề hàng và chọn Insert. Khi đó một hàng mới sẽ xuất hiện nằm phía trên hàng đã chọn Nếu bạn cần chèn nhiều hàng hơn thì bạn có thể dùng chuột chọn nhiều hàng tương ứng, cũng nhấp phải chuột và chọn Insert, những hàng mới sẽ được chèn thêm vào phía trên hàng được chọn đầu tiên. 10 [...]... đến lấy giá trị tương ứng của cột thứ 2 trong dãy ô này để điền vào ô I4 Xong bạn nhấp Enter và dùng chức năng Fill Handle để điền cho tất cả các ô trong cột PCCV 34 III CÁC BƯỚC CUỐI CÙNG: 1 Định dạng dữ liệu Mặc định Excel dùng kiểu dữ liệu là General cho tất cả các ô trong bảng tính, tuy nhiên điều này không thật sự tiện lợi lắm, ví dụ khi bạn nhập một số 3000 trong một ô, với càng nhiều số 0 theo... Line: Bạn lựa chọn kiểu đường viền trong khung Style, chọn màu đường viền trong khung Color Với mỗi lựa chọn bạn có thể xem trước hiển thị trong khung của mục Border 7 Nhập liệu vào Excel: Để nhập liệu vào ô, đầu tiên bạn chọn ô cần nhập liệu rồi bắt đầu nhập nội dung, dữ liệu bạn được nhập sẽ xuất hiện đồng thời tại 2 nơi: thanh formular và ô dữ liệu Để thay đổi dữ liệu trong ô, bạn nhấp đúp chuột lên... thẻ Custom Lists, nhấp Add rồi nhập dữ liệu vào khung List entries, xong nhấp OK Khi đó mỗi khi bạn nhập chữ đầu trong kiểu và dùng Fill Handle thì Excel sẽ tự động điền kiểu dữ liệu bạn đã quy định vào bảng tính Trước khi dùng Fill Handle 19 Sau khi dùng Fill Handle II CÔNG THỨC VÀ HÀM TRONG EXCEL 1 Các phép toán tử: Với toán tử so sánh, bạn có thể dùng phép bằng (=) lớn hơn (>), nhỏ hơn ( Row > Autofit 6 Định dạng dữ liệu trong ô 13 a Canh lề: Với Excel, bạn có thể canh lề nội dung theo các hướng trên, dưới, trái, phải… tùy thuộc vào từng nhu cầu khác nhau Để canh lề cho ô bạn có thể sử dụng công cụ Tương ứng với canh lề trái, canh giữa và canh phải cho văn bản trong ô hoặc khối ô được chọn Mặc định, chiều cao của ô luôn vừa cho một hàng chữ, . chương trình: a. Mở Excel Để mở Excel bạn nhấp chuột để mở menu Start > chọn Programs > chọn Microsoft Office > chọn Microsoft Office Excel 2003. Khi đó cửa sổ Excel sẽ có hình dạng. tính Excel có 3 trang tính, bạn có thể thêm hoặc bớt số trang này. b. Thoát khỏi Excel Excel có 2 tùy chọn: đóng bảng tính đang làm việc và thoát khỏi Excel 2 + Để thoát khỏi bảng tính Excel. một tập tin Excel phiên bản sau có thể gặp trục trặc khi muốn xem bằng chương trình Excel bản trước đó, ví dụ: tập tin lưu bằng Excel 2003 có thể gặp vấn đề không mở được trên Excel 97, 2000.