CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD 2003

5. Duyệt nhiều tập tin Word theo cửa sổ Các tập tin văn bản được mở sẽ được hiển thị trên thanh Taskbar của Windows, để xem tập tin nào bạn dùng chuột chọn cửa sổ ấy. Tuy vậy bạn cũng có thể chuyển sang tài liệu khác ngay trên cửa sổ soạn thảo Word bằng cách nhấp vào Windows rồi chọn tên tập tin được hiển thị 6. Thay đổi cách thức hiển thị trang Word Mặc định Word cho phép bạn hiển thị màn hình soạn thảo theo nhiều kiểu khác nhau như Normal, Web Layout, Reading Layout… Tùy theo nhu cầu sử dụng mà bạn chọn cho mình một kiểu xem thích hợp nhất. Ví dụ để xem văn bản ở chế độ in ấn, bạn chọn menu View > Print Layout 7. Phóng to, thu nhỏ màn hình soạn thảo Để làm được việc này bạn dùng công cụ Zoom, công cụ này sẽ cho bạn xem văn bản ở nhiều góc nhìn khác nhau, từ xa đến gần. Trên thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar), công cụ Zoom sẽ có biểu tượng: 1 Thông số trên công cụ mặc định là 100%, bạn có thể thay đổi thông số này bằng cách nhấp vào rồi chọn một trong các số của ô thả xuống, hoặc bạn có thể trực tiếp gõ số vào ô này rồi nhấp Enter để chấp nhận, khi đó Word sẽ tiến hành phóng to hoặc thu nhỏ màn hình soạn thảo văn bản theo thông số bạn đã chọn. 8. Bỏ chức năng Check Spelling Những ai thường xuyên soạn thảo văn bản bằng tiếng Anh ắt hẳn sẽ rất thích với tính năng tự động kiểm tra lỗi chính tả mà Word hỗ trợ, thế nhưng tính năng này lại vô dụng khi bạn nhập liệu bằng tiếng Việt, và như thế tất cả các chữ bạn nhập vào đều bị hiểu lầm là sai chính tả, biểu thị bằng đường răng cưa ở dưới chữ trông thật mất thẩm mỹ. Để tắt tính năng này đi, bạn chọn Tools > Option, trong hộp thoại Option hiện ra, bạn chọn tab Spelling & Grammar. Tại đây bạn bỏ chọn như trên hình, xong nhấp OK để chấp nhận. 9. Hiệu chỉnh các tính năng cơ bản. a. Chỉnh thông tin người sử dụng 2 Để hiệu chỉnh tính năng này bạn vào chọn Tools > Options, chọn thẻ User Information, tại đây bạn nhập tên và các thông tin khác vào các ô tương ứng. Nhấp OK để chấp nhận. b. Thay đổi thư mục mặc định Thông thường sau khi cài đặt, Microsoft Office Word sẽ nhận dạng các thư mục riêng để làm việc, điều này sẽ bất tiện vì mỗi khi mở thì chương trình sẽ mở lên tại thư mục đó đầu tiên. Để thay đổi thư mục mặc định, cũng ở bảng Options bạn nhấp chọn File Locations. Bạn nhấp vào dòng Documents, nhấp tiếp nút Modify và chọn lại thư mục mà bạn muốn dùng làm thư mục mặc định. (Còn tiếp…) 10. Các thao tác xử lý văn bản a. Chọn văn bản. 3 - Để chọn 1 ký tự trên văn bản, bạn đặt trỏ chuột cạnh ký tự, kế đến kết hợp nhấn phím Shift rồi nút mũi tên qua trái hoặc qua phải tuỳ theo vị trí bạn đặt con trỏ cạnh ký tự, khi đó con trỏ chuột trên màn hình sẽ tô đen ở phía trái hoặc phía phải của nó, xong bạn thả phím Shift ra. - Để chọn 1 từ, bạn dùng chuột nhấp kép vào từ đó, hoặc có thể kết hợp giữa tổ hợp phím Ctrl + Shift và nút mũi tên qua trái ← hoặc phải → để chọn. - Để chọn 1 dòng, bạn chuyển trỏ chuột đến đầu dòng đó, khi con trỏ chuyển thành dạng mũi tên chếch sang phải ,bạn nhấp chuột để chọn. - Để chọn 1 câu, bạn chuyển trỏ chuột đến câu muốn chọn, giữ phím Ctrl rồi nhấp vào câu đó. - Để chọn 1 đoạn, bạn nhấp trái chuột 3 lần lên đoạn đó. - Để chọn toàn bộ văn bản, bạn nhấp tổ hợp phím Ctrl + A hoặc nhấp menu Edit > Select All. VD: - Chọn 1 ký tự - Chọn 1 từ - Chọn 1 dòng - Chọn 1 câu: b. Sao chép, di chuyển văn bản: - Để sao chép 1 đoạn văn bản, bạn dùng chuột chọn đoạn văn bản đó, nhấp tổ hợp phím Ctrl + C hay nhấp chọn Edit > Copy, kế đến bạn chuyển trỏ chuột đến nơi cần đặt đoạn 4 văn bản đã sao chép, nhấp vào Edit > Paste hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + V. Cách này cũng có thể dùng được nếu như bạn muốn chép sang một tập tin Word khác. - Để di chuyển văn bản, bạn cũng chọn đoạn văn bản đó, nhấp tổ hợp phím Ctrl + X hay chọn Edit > Cut, đoạn văn bản được chọn sẽ được dời vào clipboard của Word, tiếp theo bạn di chuyển trỏ chuột đến nơi cần chuyển, chọn menu Edit > Paste hay nhấp tổ hợp phím Ctrl + V. c. Xoá văn bản: - Để xoá một ký tự bạn đặt con trỏ vào bên trái của ký tự muốn xoá rồi nhấp nút Delete, hoặc để con trỏ bên phải ký tự rồi nhấn phím Backspace. - Để xoá một từ bạn làm tương tự như trên nhưng giữ thêm phím Ctrl khi thực hiện. - Để xoá một câu bạn giữ phím Ctrl, nhấp chuột vào câu cần xoá và nhấn Delete. - Để xoá một đoạn bạn di chuyển con trỏ về bên trái đoạn văn đó, nhấp kép chuột để chọn và nhất Delete để xoá. e. Đổi kiểu chữ in hoặc chữ thường cho văn bản. Để đổi kiểu chữ in hoặc chữ thường, bạn chọn đoạn văn bản cần thay đổi chữ, nhấp menu Format > Change Case Tại hộp thoại Change Case, bạn có các tùy chọn + Sentence case: Viết hoa ở đầu câu. + Lowercase: viết thường toàn câu. + Uppercase: viết hoa toàn câu. + Title Case: Viết hoa ở mỗi chữ. + Toggle Case: đảo ngược chữ hoa và thường ở từng chữ. Chọn xong bạn nhấp OK để chấp nhận thay đổi. f. Thay đổi màu sắc. - Để đổi màu cho văn bản, bạn chọn đoạn văn bản cầu đổi, kích chuột vào dấu trong nút Font Color trên thanh công cụ định dạng, rồi chọn màu cần đổi. 5 Để đổi màu cho nền của văn bản, bạn chọn menu Format > Borders and Shadings, tại hộp thoại, chọn thẻ Shading, chọn màu theo yêu cầu và nhấp OK. g. Sao chép định dạng Để sao chép định dạng văn bản từ vị trí này sang vị trí khác, bạn trước tiên đặt con trỏ chuột tại nơi cần sao chép, nhấp vào biểu tượng Format Painter trên thanh công cụ chuẩn, khi đó hình dáng con trỏ sẽ được thay đổi thành một cây cọ vẽ nhỏ. kế đến bạn rê chuột vào đoạn văn bản cần dán định dạng sang. để thao tác nhanh bạn cũng có thể dùng kết hợp tổ hợp phím Ctrl + Shift + C để sao chép và tổ hợp Ctrl + Shift + V để dán. 13. Canh lề văn bản: Để canh lề cho văn bản, Word cho bạn 4 kiểu canh lề, tương yứng với 4 nút trên thanh công cụ, đó là: + Canh trái : Chọn kiểu này khi bạn muốn đoạn văn được canh thẳng hàng bên mép trái khung soạn thảo. + Canh phải : Khi chọn nút này thì đoạn văn sẽ được canh thẳng hàng bên mép phải khung. + Canh giữa : Khi nút này được chọn thì các dòng trong đoạn sẽ được sắp cách đều 2 bên mép khung. 6 + Canh đều : Khi nút này được chọn thì đoạn văn sẽ được canh thẳng ở cả 2 mép khung. 14. Thụt lề văn bản: Để thụt lề cho một đoạn văn bản vào trong hay trả về vị trí ban đầu, bạn có thể dùng 2 phím Increase Indent hay Decrease Indent trên thanh công cụ. Ngoài ra bạn có thể chọn từ menu Format > Paragraph để hiển thị hộp thoại Paragraph. Tại hộp thoại này, mục Indentation cho bạn các tùy chọn: + Left / Right: cho phép bạn nhấp số dương hoặc âm, nếu số dương thì bạn sẽ canh văn bản theo biên trái hay phải, với số âm thì văn bản sẽ được canh ngoài biên trái hay phải của văn bản. + Special: chọn First line nếu muốn thụt lề ở hàng đầu tiên hoặc Hanging nếu muốn thụt lề cho tất cả các hàng sau, còn không thì chọn None. + By: Xác định khoảng cách thục vào từ mép. 15. Điều chỉnh khoảng cách trong văn bản a. Đặt khoảng cách giữa các dòng Đôi khi bạn muốn khoảng cách giữa các hàng trong văn bản khác với mặc định ban đầu, bạn có thể thực hiện bằng cách chọn chọn đoạn văn bản cần đặt rồi vào menu Format > Paragraph, tại hộp thoại này bạn thay đổi các tùy chọn trong mục Spacing. Ở mục này bạn chú ý: + Line spacing: khoảng cách giữa các dòng, có các tùy chọn - Single: đây là khoảng cách mặc định của Word. - 1.5lines: đặt khoảng cách là 1,5 hàng (tăng thêm 0.5 hàng vào khoảng cách mặc định) - Double: đặt khoảng cách là 2 hàng (tăng 1 hàng vào khoảng cách mặc định). - At least: chỉ khoảng cách tối thiểu giữa các hàng. - Exactly:chỉ khoảng cách cố định giữa các hàng. - Multiple : nhiều hàng. 7 + At: gõ hay chọn khoảng cách mà bạn muốn đặt. Với mỗi thay đổi bạn có thể xem trước tại khung Preview ở phía dưới Cuối cùng bạn nhấp OK để đồng ý hay Cancel để huỷ lựa chọn. b. Đặt khoảng cách giữa các đoạn: Để đặt khoảng cách giữa các đoạn, bạn cũng chọn đoạn văn bản rồi vào Format > Paragraph, ở mục Spacing, bạn thay đổi các thông số trong mục Before cho khoảng cách ở trên và After cho khoảng cách bên dưới. 16. Đặt tab cho văn bản. Có thể hiểu nôm na rằng tab là cột mốc, tab cho phép bạn đặt mốc trái, trung tâm hay bên phải… Việc đặt mốc giúp cho bạn dễ dàng tùy biến nội dung văn bản hơn. Các tab được đặt trên thanh thước (Ruler) của Word, nếu màn hình bạn chưa có thước, bạn chọn menu View > Ruler. Ở góc trên bên trái của thước, Word hiển thị biểu tượng của tab, khi nhấp chuột vào bạn sẽ thấy biểu tượng này thay đổi. Các biểu tượng của tab như sau: - : Tab canh trái. - : Tab canh giữa. 8 - : Tab canh phải. - : Tab canh dấu thập phân, tab này có tác dụng sẽ canh ngay điểm đặt dấu chấm (“.”) - : Tab gạch đứng, khi đặt tab này sẽ tạo ra một đường thẳng trên màn hình soạn thảo. Để thay đổi tab đã đặt trên thước, chọn menu Format > Tab để hiển thị hộp thoại Tabs. Tại hộp thoại này, bạn có thể chèn thêm tab mới bằng cách nhập vị trí vào mục Tab stop position, chọn loại tab trong mục Alignment, phần Leader bạn chọn từ 1 đến 4 tùy thuộc theo kiểu muốn xuất hiện, xong nhấn Set. Để đồng ý tất cả bạn nhấn Ok để trở về màn hình soạn thảo. 17. Đánh dấu chỉ mục cho văn bản: Để đánh dấu đoạn văn bản, Word cung cấp cho bạn 2 nút công cụ đánh dấu đó là đánh dấu ký hiệu và đánh dấu bằng số thứ tự . Để thay đổi ký hiệu khác bạn vào menu Format > Bullets and Numbering, tại hộp thoại bạn chọn thẻ Bulleted. Trên thẻ này bạn chọn kiểu ưng ý, nhấp Customize để chọn thêm các kiểu khác, xong nhấp OK để chấp thuận. 9 Để thay đổi kiểu số thứ tự, bạn cũng mở hộp thoại Bullets and Numbering, chọn thẻ Numbered, chọn kiểu số mà bạn thích, chọn Customize để điều chỉnh nội dung, xong nhấp OK. Với kiểu đánh số đầu dòng, bạn sẽ thường xuyên gặp hiện tượng số nhảy ra không như mong muốn, ví dụ số nhảy theo thứ tự từ các mục ở trên (mà không phải bắt đầu từ 1), hay bạn muốn tiếp tục với dãy số thứ tự ở trên. Khi đó bạn hãy dùng 2 nút. Với nút Restart numbering cho phép bạn đánh số lại từ đầu (bắt đầu bằng 1), trong khi nút Continue previous list cho phép bạn tiếp tục đánh số theo dãy ở trên. Hai nút này cũng có trên menu chuột phải, để hiện menu này bạn nhấp chuột phải vào số thứ tự đó, một menu sẽ hiện ra với biểu tượng số thứ tự đó được bôi đậm. 10 [...]... viền có sẵn trong Word 15 23 Tạo bóng (shading) cho văn bản Để đánh dấu hay ghi chú trên văn bản, ta thường áp dụng cách tạo đường viền hay tạo bóng cho nó Để tạo bóng, bạn chọn đoạn văn bản cần tạo rồi vào menu Format > Borders and Shading, chọn thẻ Shading Tại hộp thoại này bạn có thể chọn - Fill: Định cách đánh bóng cho màu nền - Style: Định mẫu thể hiện hoặc màu sắc của bóng - Color: Định cách đánh... trái của bảng, lúc này toàn bộ bảng sẽ được chọn - Nhấp nút của công cụ Border viên cho bảng trên thanh công cụ để chọn một định dạng đường Để làm đường viền bao quanh chữ thì bạn cũng áp dụng theo cách trên, nhưng chú ý là phải dùng chuột tô đen khối chữ trước, nếu không thì đường viền sẽ trải từ trái sang phải Ngoài cách nhấp công cụ Border trên thanh công cụ, bạn có thể trực tiếp thao tác trên phần... để định dạng một đoạn văn bản dùng chữ trắng trên nền đen bạn làm như sau: chọn đoạn văn bản cần định dạng, vào hộp thoại Borders and Shading, chọn thẻ Shading, chọn Style là Solid (100%), xong nhấp OK để xem kết quả 24 Thêm các trường: 16 Các trường (Fields) là các mã được chèn vào tài liệu để Word tự động thực thi một số công việc Để thêm trường bạn mở hộp thoại Field bằng cách chọn menu Insert > Field... hay giờ c Chèn tên tác giả: Để chèn tên tác giả bạn cũng đặt con trỏ tại nơi cần chèn, mở thanh công cụ Header and Footer, tại phần Insert AutoText bạn chọn Created by thì phần tên tác giả sẽ được chèn một cách tự động Chú ý: 18 + Bạn hoàn toàn có thể thay thế phần Created by bằng tiếng Việt + Phần tác giả bạn có thể thay đổi, vì Word sẽ lấy thông tin lúc bạn đăng ký khi cài đặt Word Để thay đổi bạn... mẫu sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn có dạng như sau: 21 Để thay đổi nội dung bạn chỉ cần nhập vào phần Datasheet thì biểu đồ sẽ thay đổi theo 27 Di chuyển hình ảnh, biểu đồ: Khi đã chèn hình ảnh, biểu đồ vào văn bản (xem bài trước), bạn có thể di chuyển, sao chép nó vào bên trong hay sang 1 văn bản khác Để di chuyển hình ảnh, biểu đồ bên trong tài liệu, bạn thực hiện 1 trong 2 cách sau: a Dùng... viền cho văn bản: Để vẽ đường viền, bạn đặt con trỏ vào phần văn bản cần tạo đường viền, nhấp chuột vào biểu tượng Outside Border trên thanh công cụ định dạng Để chọn các kiểu đường viền khác bạn nhấp vào nút , một khung nhỏ sẽ hiển thị một loạt các kiểu đường viền như viền trên, viền dưới, viền trái hay phải Để vẽ đường viền cho một từ hay một câu, bạn dùng chuột chọn nội dung đó rồi thao tác như trên... to: cho phép áp dụng ở văn bản (text) hay các đoạn văn bản (Paragraph) f Tạo đường viền cho trang: Để tạo đường viền cho trang, bạn vào menu Format > chọn Borders and Shading, tại hộp thoại xuất hiện bạn chọn thẻ Page Border Các thuộc tính của hộp thoại này tương tự với hộp thoại ở thẻ Borders, nhưng khi bạn đồng ý thì đường viền sẽ áp dụng trên toàn trang văn bản Ở đây có các thuộc tính khác: - Art:... trước và phần kế tiếp (chỉ có tác dụng khi tài liệu được tạo ra từ nhiều phần) 13 + Nút : Chèn số trang + Nút : chèn ngày hiện tại (trên máy tính) + Nút : chèn giờ hiện tại (trên máy tính) + Nút : Mở hộp thoại Page Setup + Nút : Hiển thị hoặc ẩn văn bản. Khi đã nhập xong văn bản, nhấp Close để kết thúc e Thêm đường viền vào bảng: - Để thêm đường viền vào bảng, bạn chọn bảng rồi nhấp vào menu Table >... đăng ký khi cài đặt Word Để thay đổi bạn vào Menu Tool > Options, tại hộp thoại xuất hiện, bạn chọn thẻ User Information và thay đổi phần Name trong đó Việc này chỉ có tác dụng với các tài liệu ở lần tạo mới tiếp theo, với các tài liệu đã lưu với phần thông tin tác giả trước đó, bạn phải dùng Windows Explorer, nhấp chuột phải lên tập tin và chọn Properties, chọn tiếp thẻ Summary và thay đổi nội dung... 19 Định dạng tài liệu: a Thay đổi cỡ giấy Mặc định Word sử dụng kiểu giấy là Letter (khổ giấy hơi to hơn khổ A4), nếu dùng khổ giấy này để in, các cài đặt canh lề sẽ hiển thị rất khác với ban đầu nếu in bằng giấy A4 Vì thế ta cần chỉnh lại cho khổ giấy trong Word. Để chọn khổ giấy, bạn nhấp Menu File > Page Setup, tại cửa sổ này bạn chọn thẻ Paper Trong mục Paper size bạn nhấp nút để tìm chọn kiểu, . liệu khác ngay trên cửa sổ soạn thảo Word bằng cách nhấp vào Windows rồi chọn tên tập tin được hiển thị 6. Thay đổi cách thức hiển thị trang Word Mặc định Word cho phép bạn hiển thị màn hình. từ mép. 15. Điều chỉnh khoảng cách trong văn bản a. Đặt khoảng cách giữa các dòng Đôi khi bạn muốn khoảng cách giữa các hàng trong văn bản khác với mặc định ban đầu, bạn có thể thực hiện bằng. giấy A4. Vì thế ta cần chỉnh lại cho khổ giấy trong Word. Để chọn khổ giấy, bạn nhấp Menu File > Page Setup, tại cửa sổ này bạn chọn thẻ Paper. Trong mục Paper size bạn nhấp nút để tìm chọn