III. CÁC BƯỚC CUỐI CÙNG: 1 Định dạng dữ liệu
2. Ghi nhận sự thay đổi trên tài liệu:
Đối với tài liệu dùng chung cho nhiều người, tính năng ghi nhận sự thay đổi trên tài liệu trở nên hữu ích, vì khi thiết lập, Excel sẽ ghi nhận lại toàn bộ những dữ liệu đã được thêm vào hay đã được xóa đi, ghi nhận người sử dụng nào đã thực hiện trong thời gian nào, đồng thời đưa ra công cụ giúp bạn quyết định có nên chấp nhận hay hủy bỏ sự thay đổi đó. Để làm việc này, bạn nhấp vào menu Tools > Chọn Share Workbook.
Thẻ Advanced bạn chú ý mục Track changes, mặc định mục Keep change history for là 30 ngày, tức Excel sẽ lưu lại toàn bộ sự thay đổi trên tài liệu này trong thời gian cách thời điểm làm việc hiện tại là 30 ngày, bạn có thể chỉnh lại số ngày này.
Lưu ý: Nếu bạn chọn số ngày quá ít thì Excel sẽ xóa toàn bộ lịch sử thay đổi ở những ngày
không nằm trong khoảng thời gian đó.
Tiếp đến để xem sự thay đổi trên tài liệu, bạn menu Tools > chọn Track Changes > chọn tiếp Highlight Changes…
Tại hộp thoại Highlight Changes vừa xuất hiện, mục Highlight which changes bạn nhấp chọn khung When là All, khung Who là Everyone, mục Where dùng để xác định khu vực cần ghi nhận sự thay đổi, nếu muốn ghi nhận trên toàn bộ tài liệu bạn không chọn mục này. Nếu muốn xuất hiện thông báo thay đổi trên màn hình bạn đánh dấu mục Highlight
changes on screen, nếu muốn Excel liệt kê sự thay đổi bằng một Sheet mới, bạn đánh dấu
Cuối cùng, để chấp nhận sự thay đổi trên tài liệu, bạn vào menu Tools > chọn Track
Changes > chọn tiếp Accept or Reject Changes… Ở hộp thoại Select Changes to Accepts or Reject bạn nhấp OK.
Tiếp đến ở hộp thoại Accepts or Reject Changes sẽ mô tả từng sự thay đổi trên tài liệu, bạn nhấp Accept để chấp nhận sự thay đổi, nhấn Reject để hủy bỏ, cuối cùng nhấp Close để đóng lại.