Khóa luận tốt nghiệp Chương trình quản lý sinh viên

Khóa luận tốt nghiệp Chương trình quản lý sinh viên

Trang 1

LOI CAM ON

Trước hết em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu trường ĐHSP Hà

Nội 2, Ban Chủ nhiệm Khoa Công nghệ thông tin, đã tạo điều kiện cho em được tiếp cận thực tế, áp dụng kiến thức lý thuyết vào đời sống thực tiễn, tạo cơ sở tông hop được nhiều kiến thức, trang bị nhiều kỹ năng cần thiết và tích

lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu Qua đó, nó còn giúp chúng em làm quen được cơ cấu tổ chức cũng như cách làm việc tại các cơ quan Đó chính là những hành trang vô cùng quý giá để chúng em vững bước vào đời

Đặc biệt em xin bảy tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới thầy giáo

hướng dẫn TS Trịnh Đình Vinh đã giúp đỡ và chỉ dẫn tận tình cho em trong

việc hình thành bản đồ án, hướng dẫn triển khai đề tài, cách sử dụng tài liệu hệ thống hóa kiến thức và tông kết các kết quả nghiên cứu một cách có hệ

thống và khoa học

Và em cũng xin chân thành cảm ơn quý Thầy Cô trong Khoa đã tận tình giảng dạy, trang bị cho chúng em những kiến thức cần thiết trong suốt quá trình học tập tại trường, để hôm nay chúng em vận dụng những kiến thức tích lũy được áp dụng vào thực tế Cám ơn tập thể lớp K34 — Cử nhân Tin cùng bạn bè thân hữu đã giúp đỡ, đóng góp những ý kiến quý báu cho tôi Tất cả

Trang 2

LỜI CAM ĐOAN

Tên tôi là: Nguyễn Thị Xuân

Sinh viên lớp: K34 —- Cứ Nhân Tỉn, Trường ĐH Sự phạm Hà Nội 2 Tôi xin cam đoan:

1 Đề tài: “Chương trình quản lý sinh viên” là kết quả nghiên cứu của riêng tôi, đưới sự hướng dẫn của thầy giáo TS Trịnh Đình Vinh và có sử dụng sách tham khảo của một số tác giả

2 Khóa luận không sao chép từ các tài liệu sẵn có nào 3 Kết quả nghiên cứu không trùng với các tác giả khác Nếu sai, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm!

Ha Noi, thang 05 nam 2012

Người cam đoan

Trang 3

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN

LỚỜI NÓI ĐẦU 5-5 sS2S2999E2095090329030903090304030003000984 300 1 1 Lý do chọn đề tài ¿ket 3k S31 311g gi 1 2 Mục dich cia G6 tai ceseecsessssesseesneesneeceessneeseeesnecsueesecesneessceseessneensenses 2 3 Yêu cầu phạm vi của để tài - + ke xxx, 2 4 Phương pháp nghiÊn CỨU - - - ( Ă Ă 1132003311119 111111188511 1 g 4 5 Ý nghĩa khoa học của để tài ¿- - 2s k+ z+k£EEE£keEEkrksrerkersred 4

6 Câu trúc của khóa luận .- -:- test St EESESESEEESEEEEErErererererererved 5 CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT HỆ THÓNG -o° 5 scsesscscsesesssses 6

In ‹ on 5 6

1.1.1 Khao sat Hién c ae o 6

1.1.2 Đánh giả hiện trạng c0 1 11112 1111111188331 1111 882151 xe 7

1.1.2.1 Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn 8

1.1.2.2 Yêu cầu đặt ra với hệ thống mới . -¿- - 5-5- 8 1.2 Cac chitc nang cta hé thong cscs escssssesesessesesestessseseeen 8 I6 z0 10

1.3.1 Phân tích về xử lý . -¿- - - << kkEE*ckckEEE*ckEvggxrkgkryt, 10

1.3.2.Phân tích về dữ liệu ¿565cc 11

CHUONG 2 PHAN TÍCH HỆ THỐNG 5-55 5 ssosscses 13 2.1 Phân tích hệ thống về chức năng 2 - + s+k+Es+k£EErkersred 13 2.1.1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng - ss¿ 13

2.1.2 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu - 2 - 2 s52 xs+x+xrxd 17

2.1.2.1 DED mức ngữ cảnh 11 1S x2 20 2.1.2.2 DFD mức đỉnh - G5 c1 191 99 1119811119811 881 re 21 2.1.2.3 DED mức dưới đỉnh - -ĂĂ S199 111 x2 22

Trang 4

2.2.1 Khái niêm chung về cơ sở đữ liệu ¿- ¿5-5-2 sccsrscs¿ 28 2.2.2 Công cụ xây dựng cơ sở đữ liỆu 5S SSSẰ< s2 28 2.2.3 Các bảng trong hệ thống - <6 ke s8 cxckeverxrered 32 2.2.4 Môi quan hệ giữa các bảng trong hệ thống . - 38

CHƯƠNG 3 THIẾT KẾ VÀ THỰC HIỆN HỆ THỐNG 39 3.1 Công cụ thiết kế hệ thống - 2 EE#EEE+E£k4 SE vExckcrersrve, 39

3.1.1 Microsoft Visual Studio.NET” ng 40

3.1.2 Thiét ké giao diGt i.e sscscssessscscsescscscssssssessssessscsssssasssees 43

3.1.3 Lập trình cơ sở với VIsual Basic.Net .cccccccssssseeceessssseeeeeees 46

3.1.4 Kết nối với cơ sở đữ liệu ACCeSS te Sex xe veEeEreexee 57 3.2 Thiết kế chương trÌnÌh +2 + + +<+E+EE£k£ESEEEESEEEEEEEEEEEsEerkrreee 59 3.2.1 Định nghĩa lưu đồ thuật toán -. . 255525 Secececesreo 59

3.2.2 Lưu đồ thuật toán chức năng “Đăng nhập” - -csc«c: 60 3.2.3 Lưu đồ thuật toán chức năng “Thêm sinh viên” 61 3.2.4 Lưu đồ thuật toán chức năng “Sửa thông tin sinh viên” 62

3.2.5 Lưu đồ thuật toán chức năng “Xóa sinh viên” s-5¿ 63

3.2.6 Lưu đồ thuật toán chức năng “Tìm kiẾm?” ¿- - se: 64

3.3 Thiết kế giao diện chương trình: .- - + +2 + *+££E+£*£*£x se: 65

3.3.1 Giao diện đăng nhập - (c1 930 11 131 8 111 18g 65

Trang 5

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay song song với quá trình phát triển công nghệ khoa học và kỹ

thuật thì ngành khoa học tính toán đã đóng vai trò quan trọng, nó đã đạt được những thành tựu khoa học kỹ thuật rực rỡ với những bước tiễn nhảy vọt Việc

áp dụng các công nghệ khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực đời sống của con người ngày càng tăng và không ngừng can thiệp vào hầu hết các công việc trong đời sống Công nghệ thông tin là một trong những ngành khoa học đó

Đi đôi với sự phát triển của công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính thì việc

các sản phẩm phần mềm ứng dụng ra đời có tính chất quyết định đối với việc áp dụng ngành khoa học này

Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, Công nghệ thông tin đã trở thành

một ngành công nghiệp mũi nhọn, nó là một ngành khoa học kỹ thuật không

thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội như: Quản lý, kinh tế,

thong tin Ở nước ta hiện nay, việc áp dụng tin học trong việc quản lý tại các

cơ quan, trường học, xí nghiệp đang rất phô biến và trở nên cấp thiết Nhưng một vẫn đề đặt ra trong việc quản lý là làm thế nào để chuẩn hoá cách xử lý dữ liệu, bởi mỗi trường học, mỗi xí nghiệp, mỗi cơ quan là một cách xử lý khác nhau Ở đây em muốn để cập tới tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống quản lý nhờ tin học hoá

Với mong muốn tìm hiểu xây dựng một hệ thống thông tin quản lý có áp dụng tin học, em muốn trình bày nội dung về phân tích thiết kế hệ thống thông tin trong đề tài “ Chương trình quản lý sinh viên”, tiễn tới thiết kế một chương trình quản lý sinh viên trên máy tính Mặc dù rất cô gắng để hồn thành cơng việc, xong thời gian có hạn và kinh nghiệm kiến thức chưa nhiều

nên việc khảo sát thực tế và phân tích thiết kế còn có nhiều thiếu xót cần được

Trang 6

2 Mục đích của đề tài

Cùng với sự phát triển của xã hội thì công nghệ thông tin đã và đang

triển khai các ứng dụng trên địa bàn toàn quốc, dần tiến tới tin học hóa tất cả

các hoạt động trong mọi lĩnh vực của các ngành nghề Máy tính thực sự là

công cụ đáng tín cậy không thê thiếu được trong mọi hoạt động của xã hội

trong thời đại thông tin này Chính vì thế việc quản lý sinh viên trong các

trường phải được tin học hóa tồn bộ, khơng còn làm theo lỗi thủ công dé

quản lý số sách, giấy tờ, chậm chạp trong việc khai thác thông tin và chiếm nhiều không gian lưu giữ Mục đích của việc xây dựng đề tài này là:

- Giảm bớt thời gian ghi chép, không gây nhằm lẫn, thiếu chính xác

- Thực hiện sửa dữ liệu rất thuận tiện - Tận dụng tôi đa khả năng tính đã có

- Mọi công việc cập nhật, điều chỉnh, tìm kiếm, tra cứu đều được thực hiện nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian

- Công việc của cán bộ không còn vất vả, hiệu suất lao động cao 3 Vêu cầu phạm vi của đề tài

Dựa vào các thông tin đã thu thập được và những đặc điểm cơ bản của hệ thống quản lý sinh viên của trường Đại học Sư Phạm Hà Nội 2, hệ thống

quản lý sinh viên cơ bản cần thực hiện quản lý các thông tin sau: - Quản lý hỗ sơ sinh viên

- Quản lý điểm

3.1 Quản lý hô sơ sinh viên

- Hồ sơ sinh viên là nơi lưu trữ tât cả các thông tin vê một sinh viên như:

Họ tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, quê quan, dia chi

Trang 7

- Các diễn biễn về điểm, quá trình học tập của sinh viên sẽ do phòng giáo vụ quản lý

- Cuối các học kỳ phòng giáo vụ làm bảng điểm tổng hợp và tiến hành phân loại sinh viên sau đó báo cáo với trưởng khoa ,phòng đào tạo

3.2 Quán lý điểm

Sau khi điểm các môn thi đã có, Giáo viên bộ môn và phòng giáo vụ tiễn hành vào điểm của từng môn học

Điểm tổng kết môn sẽ được tính theo công thức: DTBM = al* 0.1 + a2* 0.2 + a3*0.7

Trong đó điểm a1 là điểm chuyên cần, điểm a2 là điểm kiểm tra giữa kỳ, điểm a3 là điểm thi hết môn

Điểm tổng kết học kỳ sẽ được tính bằng điểm tổng kết các môn nhân với số đơn vị học trình tương ứng và chia cho tông số đơn vị học trình

Sinh viên phải thi lại các môn nếu điểm tổng kết của môn đó nhỏ hơn 5 Sau khi thi lại, điểm tông kết mới sẽ được tính theo điểm thi lại của từng môn Sinh viên phải học lại những môn có điểm thi lại < 5 vào thời điểm sớm

nhất do nhà trường tÔ chức

Nếu phải học lại một học phân làm cơ sở cho các học phần tiếp theo sau,

sinh viên không được học và dự thi các học phân tiếp sau nếu nhà trường không cho phép

Trang 8

Trong đó ĐTKHK: Điểm tông kết học kỳ

M,,M;: Điểm tong kết môn 1, mon 2

M,: Điểm tông kết thi môn thứ n

H¡, H;: Số đơn vị học trình của môn 1, môn 2 H;: Số đơn vị học trình của môn thứ n - Xếp loại học tập: 9.00 -> 10.00 xếp loại Xuất sắc 8.00 -> 8.99 xếp loại Giỏi 7.00 -> 7.99 xếp loại Khá 6.00 -> 6.99 xếp loại Trung bình - Kha 5.00 -> 5.99 xép loai Trung bình

<5 xếp loại Yếu ( thi lai và hoc lại)

- Xét loại học bổng: Đạt điểm trung bình từ 7.00 trở lên và không có môn nào

có điểm tông kết dưới 5

Với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong việc quản lý sinh viên đảm bảo việc quản lý sinh viên được đây đủ và chính xác, tiện lợi và phù hợp

với nhu cầu thực tế

4 Phương pháp nghiên cứu

e_ Thu thập và phân tích các tài liệu và thông tin có liên quan đến để tài e Phan tich- tong hop

e Két hop nghién ctu tài liệu với tiễn hành cài đặt cụ thé

5, Ý nghĩa khoa học của đề tài

Chương trình được xây dựng để đáp ứng các yêu cầu quản lý, giúp cho

việc quản lý được thuận lợi khoa học, tiết kiệm thời gian và đạt hiệu quả tối

Trang 9

6 Câu trúc của khóa luận

Ngoài phần mở đầu và kết thúc, khóa luận bao gồm ba chương chính:

Chương 1 Khảo sát hệ thống Chương 2 Phân tích hệ thống

Trang 10

Œ@ CO CHUONG I KHAO SAT HE THONG ` 1.1 Khảo sát

Đây là phần mà chúng ta tiến hành khảo sát phê phán hiện trạng, từ đó đề ra các phương hướng giải quyết Và đề xuất ra các cải tiễn bằng cách đưa ra các giải pháp lựa chọn thích hợp

1.1.1 Khảo sát hiện trạng

Sau khi sinh viên thi đỗ vào trường, sinh viên phải nộp hồ sơ trúng tuyển cho nhà trường Theo ngành học đã đăng ký, hồ sơ đó được người quản

lý nhập vào máy tính để xử lý và lưu trữ Từ đầu vào là hồ sơ trúng tuyên của

sinh viên thì đầu ra là danh sách các lớp Các sinh viên được xếp vào các lớp theo một tiêu chuẩn nào đó như căn cứ vào điểm thi tuyển của sinh viên, căn

cứ theo địa chỉ quê quản của sinh viên, ngành học mà sinh viên dự thi Quá

trình học tập của sinh viên được theo dõi bằng điểm số của các môn học qua các học kỳ Điểm của các môn trong từng hoc kỳ được người quan ly sinh

viên nhập vào máy tính để xử lý và lưu trữ Xử lý bao gồm các công việc như

tính điểm trung bình bằng cách sử dụng các công thức Căn cứ vào các quy chế đào tạo người quản lý sẽ lập ra các danh sách theo yêu câu của thực tế đòi

hỏi như danh sách lớp, danh sách sinh viên thi lại, danh sách sinh viên học lại,

bảng điêm của cá nhân, của cả lớp theo học ky, theo năm và các danh sách

Trang 11

khác tuỳ chọn nội dung cho phù hợp với mục đích và yêu cầu đặt ra Khi tốt

nghiệp, ra trường sinh viên được nhận lại hồ sơ sinh viên cùng với bằng tốt

nghiệp và bảng điểm ghi lại kết quả thi các môn học trong suốt quá trình học tập tại trường

1.1.2 Đánh giá hiện trạng

Quản lý sinh viên là một công việc rất phức tạp và khó bởi vì số lượng

sinh viên thì nhiều lại có nhiều vấn đề liên quan tới sinh viên như hỗ sơ sinh viên xử lý các yêu cầu của sinh viên đặt ra, xử lý điểm thi học kỳ, xử lý tốt

nghiệp và các xử lý khác liên quan đến sinh viên Làm sao người làm công tác quản lý sinh viên phải xử lý nhanh chính xác tránh gây ra nhằm lẫn lưu trữ và

bảo quản phải an toàn Điều này thật khó đòi hỏi chúng ta phải mất nhiều thời

gian và công sức cho việc này thì mới mong có kết quả tốt được

Hiện nay việc quản lý sinh viên phải trải qua nhiều công đoạn làm thủ công bằng tay nên mất rất nhiều thời gian mà hiệu quả công việc lại không cao, hay gây ra nhằm lẫn Khi làm thủ công như vậy thì việc tìm kiếm, sửa chữa, lưu trữ và bảo quản là những công việc rất vất vả Nếu số lượng sinh viên càng nhiều thì các công việc này càng vất vả hơn rất nhiều Và tất cả

những thông tin về sinh viên người quản lý đều phải dùng số để ghi lại và

theo dõi dẫn đến sự quản lý còn rời rạc không nhất quán, việc lưu trữ cần rất nhiều bản ghi Khi sinh viên có yêu cầu lấy bảng điểm cá nhân của năm học nào đó thì người quản lý phải tìm quyên số đó và viết ra những điểm số cho sinh viên đó, công việc rất đơn giản nhưng người quản lý lại rất vat va va mat

nhiều thời gian Sinh viên đó không thể lẫy bảng điểm đó ngay được và phải

chờ một thời gian Nếu như có nhiều người yêu cầu, mỗi người một kiểu thì người quản lý sẽ bận rộn suốt cả ngày mà vẫn không đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của thực tế Nhưng nếu như có sự trợ giúp của máy tính thì các công

Trang 12

việc đó lại rât là đơn giản mà vẫn đáp ứng được yêu câu đòi hỏi của thực tê Do đó, tin học hoá là một nhu cầu cân thiết cho hệ thống quản lý sinh viên 1.1.2.1 Yêu câu của hệ thông và những khó khăn

Trước một khối lượng sinh viên nhiều như hiện nay thì các yêu cầu đặt

ra cho việc quản lý theo phương pháp thủ công sẽ không thê đáp ứng được, do

đó công việc gặp rất nhiêu khó khăn Nó đòi hỏi phải có nhiều nhân lực, nhiều

thời gian và công sức, mỗi sinh viên đều có một bảng điểm riêng cho nên việc

lưu trữ, tìm kiếm, bố sung, sửa đôi để đáp ứng yêu cầu không phải là dễ dàng

có khi còn có cả nhâm lẫn và sai xót

Từ những nhược điểm trên ta nhận thấy cân thiết phải có một hệ thống tin học hoá cho việc quản lý điểm sinh viên cũng như các hệ thống quản lý khác

1.1.2.2 Những yêu câu đặt ra đối với hệ thông mới

Cùng với sự phát triển của xã hội , công tác tổ chức quản lý cũng cần được đầu tư và phát triển để có thể đáp ứng tốt đuợc yêu cầu cũng như giúp

cấp lãnh đạo thực hiện tốt các chủ trương chính sách đối với cán bộ giáo viên

nhà trường

Trước hết để quản lý được một khối lượng lớn sinh viên của một trường học, phải tô chức tốt hệ thống lưu trữ hồ sơ để có thé đáp ứng được

những yêu câu: tiết kiệm chỗ, dễ tìm kiếm, dễ bổ xung sửa đổi Hệ thống quản lý mới phải khắc phục được những nhược điểm của hệ thông cũ, ngoài ra hệ

thống mới phải có khả năng phát hiện lỗi và xử lý kiểm tra tính đúng đắn của

đữ liệu ngay từ khi cập nhật 1.2 Các chức năng của hệ thông

Hệ thống quản lý sinh viên bao gồm 6 chức năng chính, trong mỗi chức năng chính có các chức năng con được trình bày như sau:

+ Chức năng hệ thống: gồm có 2 chức năng con sau:

Trang 13

- Đăng nhập hệ thống

- Thoát khỏi hệ thống

+ Chức năng cập nhật hồ sơ: gồm có 5 chức năng con sau: - Thêm hỗ sơ mới - Sửa hồ sơ cũ - Xoá hồ sơ - Thay đôi hồ sơ - Cập nhật trả hồ sơ + Chức năng cập nhật điểm: gồm có 5 chức năng con sau: - Cập nhật điểm thi học kỳ

- Cập nhật điểm thi lại

- Cập nhật điểm thi tốt nghiệp

- Cập nhật điểm trung bình

- Cập nhật điểm rèn luyện

+ Chức năng cập nhật thông tin hệ thông: gồm có 5 chức năng con sau:

- Cập nhật khoa: Thêm khoa mới, sửa thơng tin khoa, xố khoa

- Cập nhật ngành: Thêm ngành mới, sửa thông tin ngành, xoá ngành - Cập nhật lớp: Thêm lớp mới, sửa thơng tin lớp, xố lớp

Trang 14

- Tìm kiếm sinh viên

- Tìm kiếm điểm thi

- Tìm kiếm danh sách thi lại

- Tìm kiếm giáo viên

+ Chức năng báo cáo thống kê: gồm có 4 chức năng con sau: - In bảng điểm

- In các danh sách

- Báo cáo kết quả học tập của sinh viên

- Báo cáo kết quả tốt nghiệp của sinh viên 1.3 Phân tích

Phân tích chính là sự khảo sát nhận diện và phân lập các thành phần của một phức hợp nào đó và cải quan trọng hơn là ta phải chỉ ra được cái liên quan giữa các thành phần và làm rõ được cẫu trúc hệ thống

1.3.1 Phân tích về xử lý

Đối với hệ đơn giản ta biểu diễn các xử lý bằng biểu đồ phân cấp chức

năng là đủ Nhưng đối với bài toán quản lý sinh viên này tính liên kết giữa các chức năng là cao, phức tạp nên cần phải biểu diễn bằng biểu đồ phân cấp chức

năng và biểu đồ luông dữ liệu nhưng chủ yếu là biểu diễn băng biéu dé luéng

đỡ liệu

Với phương pháp này em diễn tả hệ thống bằng cách theo dõi sự dịch chuyền, theo dõi việc xử lý dữ liệu một cách lần lượt ra sao Trong phương pháp này em xây đựng công cụ phân tích từ trên xuống băng cách này phân rã biêu đô luông dữ liệu thành nhiêu mức -> làm mịn dân

Mức 1: Thu được biêu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Trang 15

Ta tiến hành coi cả hệ thong chỉ là một chức năng đại diện cho nhiệm vụ chung của hệ thong Bên cạnh đó ta cho xuất hiện các tac nhân

ngoài (xuất hiện ở chỗ vào ra của hệ thông)

Mức 2: Biêu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Từ mức 2 trở đi, ở mức trên có bao nhiêu chức năng thì mức

đưới sẽ có bấy nhiêu biểu đồ luồng dữ liệu tương ứng Mức 3: Biêu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Từ mức 3 tiếp tục phân rã các chức năng ở mức đỉnh theo từng chức năng

Nguyên tắc:

- Bảo toàn các luồng đữ liệu ở mức trên - Có thể bổ xung

- Bảo toàn các tác nhân ngoài (có bao nhiêu tác nhần ngoài ở mức đỉnh

thì có bấy nhiêu tác nhân ngoài ở mức dưới đỉnh)

- Trong quá trình phân rã có thê làm xuất hiện dần các kho dữ liệu 1.3.2 Phân tích về dữ liệu

Dữ liệu của hệ thống được lưu trữ dưới dạng bảng, trong đó các dữ liệu

đã được chuẩn hoá về dạng 3 NF, giữa các bảng có các mối quan hệ 1-1, 1- n

Chuẩn hoá đữ liệu gồm có:

Dạng chuan 1 (INF): Mot quan hệ được gọi là ở dạng chuẩn 1 néu

như tất cả các thuộc tính của nó đều là thuộc tính nguyên tó

Dạng chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ được gọi là ở dạng chuẩn 2 nếu như nó đã ở dạng chuẩn 1 và tất cả các thuộc tính khơng khố đều phụ thuộc đây đủ vào thuộc tính khoá

Trang 16

Dạng chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ được gọi là dạng chuẩn 3 nếu như

nó đã ở dạng chuẩn 2 và không tôn tại những thuộc tính bắc cầu Trong đỏ:

+ Thuộc tính nguyên tố: A gọi là 1 thuộc tính nguyên tố nếu như A

không thê phân chia nhỏ hơn nữa

+ Thuộc tính khoá: A được gọi là thuộc tính khoá nếu như A thuộc khoá tối thiểu của r Ngược lại A được gọi là thuộc tính khơng kho

+ Khố tối thiểu: K gọi là khoá tối thiểu của r néu K là khoá của r và không tôn tại K? thuộc K để K' là khoá

+ Khoá của một quan hệ : r <U,F> K được gọi là khoá của r nếu K -> U

là 1 phụ thuộc hàm thoả mãn trên r (K -> U được suy dẫn từ F)

+ Phụ thuộc hàm : Cho quan hệ r xác định trên tập thuộc tính U, X va

Y là 2 tập con của U Người ta nói X xác định hàm Y hay Y phụ thuộc hàm

vào X và kí hiệu X -> Y nếu như mọi t¡, tạ (-r mà t¡[X] = t;[X] thì t[Y]=

t.[Y])

Trang 17

C0 CHƯƠNG II PHẦN TÍCH HỆ THƠNG `“ Mục đích của chương này nhằm: + Phân tích hệ thống về chức năng + Phân tích hệ thống về đữ liệu 2.1 Phân tích hệ thống về chức năng Phan nay nhằm xây dựng các biểu đồ:

+ Biểu đô phân cấp chức năng

+ Biểu đồ luồng dữ liệu

2.1.1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

Bước đầu tiên trong việc phân tích một hệ thống là xác định các chức năng cần phải được tiễn hành bởi hệ thống dự định xây dựng Nó mô tả điều cần thực hiện đề nghiệp vụ được thực hiện, chứ không phải là việc nghiệp vụ đó được thực hiện ở đâu, như thế nào hoặc do ai làm Quan điểm chức năng

này chỉ là một trong nhiều quan điểm xem xét hệ thống trong giai đoạn phân

tích, nó là một quan điểm đặc biệt có ích vào lúc bắt dâu tiễn hành tiến trình

đó

Mục tiêu của biêu đồ phân cấp chức năng là:

+ Đề giúp xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích

Trang 18

+ Để giúp tăng cường cách tiếp cận logic tới việc phân tích hệ thống Các chức năng xác định sẽ được dùng trong nhiều mô hình sau này như những tiến trình tiềm năng và các tiến trình này càng thuân tuý chức năng thì chúng càng mêm dẻo săn sàng cho giai đoạn thiệt kê

+ Để chỉ ra vị trí của miền khảo sát hệ thống trong toàn bộ hệ thông tổ chức Điều này có thể làm rõ trách nhiệm giúp tránh được sự trùng lặp công việc và xác định được các tiễn trình trùng lặp và dư thừa trong hệ thống

Biêu đô phân câp chức năng được thực hiện như sau: Hệ thống quản lý sinh viên Vv Vv Vv Vv A Hình 1 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống

Hệ Cập nhật Cập nhật Cập nhật Tìm kiếm Báo cáo

thông hồsơ điểm thông tin thông kê

Đăng Cập nhật Cập nhật Cập nhật Tìm In bảng

>† nhậphệ | ƑP {hô sơ >| diém thi | khoa | kiếm [”Ì điểm

thơng mới học kỳ sinh

Hoá Sửahồ Cập nhật Cập nhật | | >| Tìm _»[Tn các

->| kệ | PP soci F*| điểm thi | ngành kiếm danh

thơng lại điểm sách

Xố Cập nhật Cập nhật Tìm Báo cáo

F*Ì hồ sợ F*lđiêm thi > lớp | kiếm kêt quả

tôt nghiệp danh —y| học tập

sách thi lại

Thay Cập nhật Cậpnhật

Plđổnồ | |Ly|điểm ”Ì mơnhœ

Trang 19

Các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý sinh viên được mô tả cụ thê

như sau: |

1 Chức năng “Hệ thống ”

Chức năng này có nhiệm vụ bảo vệ chương trình Khi chương trình bắt

đầu khởi động, để sử dụng được chương trình thì người sử dụng phải nhập tên đăng nhập và mật khẩu, nếu nhập đúng thì sẽ đăng nhập được vào chương trình, ngược lại nó sẽ yêu cầu phải nhập lại mật khẩu

2 Chức năng “Cập nhật hồ sơ”

Có nhiệm vụ cho phép nhập thêm sinh viên mới, với điều kiện không được trùng mã (chương trình sẽ tự động kiểm tra mã mỗi khi người sử dụng nhập vào mã mới để tránh việc mã đó đã được nhập rồi) Khi những thông tin về sinh viên vì một lý do nào đó trong quá trình học tập có thể bị thay đối như quê quán, điểm thi lại, học lại, xếp loại, lớp ,khoa v.v Người thực hiện sẽ sử dụng chức năng này để cập nhật những thông tin mới nhất về họ Thông tin hiện lên bao gồm toàn bộ các mục như trong hồ sơ sinh viên, những thông tin này cho phép thay đổi, cập nhật mới Những thông tin mới sẽ được ghi lại và tra cứu về sau Chức năng chỉnh sửa được thiết kế ở các form sửa thông tin sinh viên, để tiện cho việc sửa những thông tin mà người sử dụng cần thay đổi Người sử dụng có thể dùng chức năng xóa để xóa các thông tin nếu

muốn, chương trình sẽ tự động loại những thông tin bị xóa ra khỏi dữ liệu Khi tốt nghiệp, ra trường sinh viên được nhận lại hồ sơ sinh viên cùng với

bằng tốt nghiệp và bảng điểm ghi lại kết quả thi các môn học trong suốt quá

trình học tập tai trường

3 Chức năng “Cập nhật điểm”

Chức năng này có nhiệm vụ cập nhập điểm của sinh viên Bao gồm các điểm như điểm thi học kỳ, điểm thi lại, điểm trung bình, điểm thi tốt nghiệp Và một sô chức năng khác liên quan tới quản lý điêm của sinh viên

Trang 20

4 Chức năng “Cập nhật thông tin”

Chức năng cập nhật thông tin cho phép cập nhật thông tin như: Cập nhật

khoa học, cập nhật ngành học, cập nhật môn học, cập nhật lớp học, cập nhật

giáo viên Chức năng cập nhật gồm có thêm sửa xóa thông tin

5 Chức năng “Tìm kiếm”

Có nhiệm vụ tìm kiếm các thông tin như tìm kiếm sinh viên (theo tên, theo

mã, theo lớp) Ngoài ra còn cho phép người sử dụng tìm kiếm danh sách sinh viên thi lại, tìm kiễm điểm sinh viên, hoặc tìm kiếm thông tin giáo viên Chức năng này tương tự chức năng cập nhật chỉ khác là không cho phép thay đổi cập nhật mà chỉ cho phép đọc

6 Chức năng “Báo cáo thông kê” Bao gồm các chức năng như:

- Chức năng in bảng điểm, bao gồm các chức năng con:

> Bang điểm cá nhân: Đưa ra bảng điểm của sinh viên theo kỳ, hoặc tất cả các ky

> Báng điểm tông kết môn theo lớp: Cho biết điểm tông kết của môn học

trong lớp được chọn sau khi chọn khóa, lớp, môn và học kỳ

- Chức năng in các danh sách: Chức năng này cho phép 1n ra các danh sách như:

> Danh sách sinh viên theo lớp: Sau khi sinh viên nhập học, dữ liệu ra sẽ cho ta các danh sách sinh viên theo lớp đã được phân theo một yêu cầu cụ thê

nào đó Sử dụng chức năng này cho ta danh sách sinh viên được chọn theo khóa, lớp

> Sinh viên thi lại: Sau khi thi học kì và điểm các môn học được nhập vào

máy tính thì người dùng có thể sử dụng chức năng này để xem danh sách sinh

viên thi lại của từng môn, tức là bị điêm tông kêt < 5 của môn đó

Trang 21

> Sinh viên học lại môn: Tương tự như thống kê danh sách sinh viên thi lại nhưng ở đây là các sinh viên đã thi lại số lần mà nhà trường quy định

nhưng vẫn không đạt yêu cầu của môn đó, buộc sinh viên đăng kí với phòng

giao vu dé được học lại môn đó với sinh viên khóa sau Sau khi chọn khoa, lớp, học kì và môn học ta sẽ có được danh sách này

- Chức năng báo cáo kết quả học tập

Có nhiệm vụ đưa ra các báo cáo như điểm trung bình học kỳ của lớp Thông tin ra sẽ báo cho sinh viên biết điểm trung bình của học kỳ cùng tông số đơn vị học trình đã tích lũy trong học kỳ được chọn Chức năng này cho phép in bang điểm theo khóa lớp học kỳ Đây là chức năng tổng kết không thể thiếu với chương trình quản lý điểm sinh viên, thường được sử dụng vào cuối mỗi học kì

- Chức năng báo cáo kết quả tốt nghiệp

Chức năng này có nhiệm vụ hiện lên danh sách điểm thi tốt nghiệp của sinh viên theo khóa, lớp, môn thi Chương trình còn cho ta biết được điểm trung bình thi tốt nghiệp của sinh viên

2.1.2 Xây dựng biểu đồ luông dữ liệu: sử dụng các yếu tô biểu diễn sau: - Chức năng

+ Định nghĩa: Chức năng là quá trình biến đổi đữ liệu như thay đổi gia tri, cấu trúc, vị trí của một dữ liệu hay một số đữ liệu đã cho tạo ra một dữ liệu mới

+ Biểu diễn: bởi một hình tròn hay một hình elip, bên trong có tên của chức năng đó và tên đó phải là động từ

Tên chức năng

Trang 22

- Luông dữ liệu

+ Định nghĩa: Luồng đữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó

+ Biêu diễn: dưới dạng một mũi tên, trên đó viết tên luéng đỡ liệu và phải là danh từ Tên luồng đữ liệu Vv - Kho dữ liệu + Định nghĩa: Kho dỡ liệu là nơi lưu trữ đỡ liệu để có thể sử dụng về sau

+ Biểu diễn: dưới dạng hai đoạn thắng nằm ngang, kẹp giữa tên của kho dữ liệu và tên đó phải là danh từ

Tên kho dữ liệu

- - Tác nhân ngoài

+ Định nghĩa: Tác nhân ngoài là thực thê năm ngoài hệ thống nhưng có trao đối thông tin với hệ thông

Trang 23

Biểu đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống có quan điểm

cân xứng cho cá dữ liệu và tiến trình Nó chỉ ra cách thông tin chuyển từ một

tiễn trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một tiễn trình hoặc chức năng khác Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra những thông tin nào cần phải có

sẵn trước khi thực hiện một hành động hay một tiến trình Điều này nhấn mạnh vào việc định dạng các yêu cầu đữ liệu và xếp biêu đồ luồng dữ liệu vào một phân tiến trình phân tích chứ không phải của tiến trình điều tra và phân biệt rõ rệt với sơ đồ khối có tính truyền thống hơn, vốn chỉ nêu được dãy thủ tục và dòng điều khiến của tiến trình Một số hạn chế của biểu đồ luồng dữ liệu là không cho được một sự phân tích đây đủ về cả hệ thống Chang han no không chỉ ra được yếu tố thời gian, nó cũng không xác định được trật tự thực

hiện các chức năng Nó cũng không chỉ ra được yếu tô định lượng đối với dữ

liệu có liên quan như khối lượng tối đa và tối thiểu, những thông tin là thành

phân cơ bản trong tiễn trình phân tích Cho nên biêu đồ luồng đữ liệu cũng có

những giới hạn nhất định

Trang 27

e_ Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng cập nhật hồ sơ sinh viên

Hồ sơ sinh viên Cập nhật hồ sơ mới Cập nhật trả hỗ sơ Cập nhật hô số

sinh viên mới Thông tin

trả lời Thông tin Cập nhật việc trả hồ sơ cho sinh viên Giáo vụ Yêu câu Yêu câu sửa cật nhật hô sơ hồ sơ cũ Thong tif trả lời Thông tin trả lời Req

Thông tin Thay đôi hô sơ

trả lời Yêu câu xoá ho so Xoá hồ sơ Hồ sơ sinh viên

Hồ sơ sinh viên

Hình 5 Biểu đồ luông đữ liệu mức dưới đỉnh chức năng cập nhật hồ sơ sinh viên

Trang 28

e Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng cập nhật điểm thi Điêm Cập nhật điểm Cập nhật điểm thi học kỳ thi tôt nghiệp |

Yéu ca Thong tin

xem diém trả lời

Yêu cầu Yêu cầu

Trang 29

e_ Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng cập nhật thông tin Danh sách khoa Danh sách ngành Cập nhật Cập nhật khoa ngành Yêu cầu cập nhật Thông tin Thông tin trả lời Yêu cầu cập nhật ngành học Giao vu Yêu cầu cập nhậ 4 Thông tin hông lin trả lời trả lời Yêu cầu cập nhậ môn học Cập nhật môn học Thong tin Yêu cầu cap nhat l|trả lời giáo viên Vv Danh sách môn hoc Cập nhật giáo viên Danh sách lớp A

Danh sách siáo viên

Hình 7 Biểu đô luông đữ liệu mức dưới đỉnh chức năng cập nhật thông tin

Trang 30

e Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng tìm kiếm Phòng đào tạo Yêu cầu Yéu cau Thong tin tìm kiêm tìm kié trả lời giáo viên sinh viên Tìm kiêm giáo viên Yêu cầu Yêu câ Thông tin tìm kiêm

Trang 32

2.2 Phân tích hệ thống về dữ liệu

2.2.1 Khái niệm chung về cơ sở dữ liệu

Trước hết ta cần phải biết dữ liệu về các thông tin được lưu trữ trên

máy vị tính theo một qui định nào đó và được gọi là cơ sở đữ liệu

Phan chương trình để có thể xử lý, thay đôi dữ liệu trên máy vi tính là hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Như vậy, một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là hệ thống các chương trình hỗ

trợ các tác vụ quản lý, khai thác dữ liệu theo mô hình cơ sở đữ liệu quan hệ Nó có nhiệm vụ rất quan trọng như là một bộ diễn dịch với ngôn ngữ bậc cao

nhăm giúp người sử dụng có thể dùng được hệ thống mà ít nhiều không cần quan tâm đến thuật toán chỉ tiết hoặc biểu diễn dữ liệu trong máy

Có nhiều loại cơ sở dữ liệu nhưng ở đây ta chỉ quan tâm đến cơ sở dữ liệu quan hệ

Cơ sở đữ liệu quan hệ là cơ sở đữ liệu mà đữ liệu bên trong nó được tô

chức thành các bảng Các bảng được cấu tạo bởi các dòng còn gọi là các mẫu tin, và các cột còn gọi là các trường Cho phép lấy về (hay truy vấn) các tập hop đữ liệu con tử các bảng Cho phép nối các bảng với nhau cho mục đích truy cập các mẫu tin liên quan với nhau chứa trong các bảng khác nhau

2.2.2 Công cụ xây dựng cơ sở dữ liệu

- Công cụ dùng để xây dựng cơ sở đữ liệu là Microsoft Access

- Tên cơ sở đữ liệu là dulieu.mdb

Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu dựa trên mô hình quan hệ Theo quan điểm của Microsoft Access, một cơ sở dữ liệu (Database) có thể chứa 6 loại đối tượng Database: Table, Query, Form, Report, Macro và Module

2.2.2.1 Đối tượng trong Microsoft Access

Trang 33

Table (Bảng) : Được tô chức thành dòng và cột để thê hiện một lược

đồ quan hệ Các cột được gọi là các field, mỗi field tương ứng với một lược

đồ quan hệ Các dòng được gọi là các record, mỗi record là một bộ giá trị của các field, nó chứa tất cả thông tin về một đối tượng dữ liệu

Query : Ding dé xem, thay đổi và phân tích dữ liệu trong cách khác nhau Cũng có thê dùng chúng như một nguén record cho Form hoặc Report Khi một Table (hay Query) được làm nguồn cho một Form hay một Report thì Table (hay Query) đó được gọi là Table (hay Query) cơ sở cho Form hay Report căn cứ trên Table (hay Query) đó

Trong Microsoft Access có 5 loại Query với các công dụng khác nhau, do la Select Query, Parameter Query, CrossTab Query, Action Query va SQL Specific Query Tuy theo mục đích yêu cầu mà sử dụng các loại Query cho phù hợp

Form : Dugc dung cho nhiều mục đích khác nhau Chúng được dùng để tạo ra các dạng thật trực quan, hấp dẫn và hiệu lực để xem và sửa dữ liệu

Ngoài ra Form còn được thiết kế như một dạng Dialog box (dạng hộp đối

thoại) để nhắc người dùng nhập liệu, rồi thực hiện một hành động nào đó căn cứ trên dữ liệu vừa nhập hoặc được thiết kế như một Form bật chuyển ma tu

đó có thê mở các Form và các Report khác trong cơ sở dữ liệu

Report : Cung cấp một cách rất hiệu quả để trình bày đữ liệu cho công

việc in Có thể trình bày thông tin theo cách muốn in nó, bởi vì có thể điều

khiển kích cỡ và diện mạo của mọi thành phân trên các Report được cung cấp từ các Table cơ sở, tạo liên kết giữa dữ liệu nguồn và Report thông qua các Control Điều khác biệt là Form cung cấp cho người dùng các phương thức để thao tác với dữ liệu, trong khi Report cung cấp các công cụ hữu hiệu nhất

phục vụ cho công tác 1n ân

Trang 34

Macro : Là một action (hành động) hay một tập action Một action là một khối đã được xây dựng sẵn để làm cơ sở cho một Macro Mỗi action sé

thực hiện một thao tác riêng biệt, như là mở một Form hay một Report Macro

có thê giúp cho người làm ứng dụng thực hiện tự động hoá các công việc

thường thực hiện Một Macro có thê thực hiện một loạt các action để tạo thành một Macro group Có thê dùng biểu thức điều kiện để quyết định khi nào thì thực hiện một Macro

Moduie : Dùng cho người lập trình ứng dụng Nó được dùng để khai

báo các bién, hang, hàm và thủ tục do người dùng định nghĩa Vì Microsoft

Access dung Visual Basic lam ngôn ngữ lập trình cho nên hàm và thủ tục trong này được gọi là Sub procedure và Function procedure Nguyên tắc xây

dựng ác hàm, thủ tục, việc đặt tên các biến hầu hết đều tuân theo các nguyên

tắc của một ngữ trình thông thường

2.2.2.2 Moi quan hé trong Microsoft Access

Trong Access, mối quan hệ là một cầu nối giữa hai bảng mà hai bảng này chỉ ra răng đữ liệu chứa trong chúng liên quan đến nhau như thế nào Mối quan hệ làm tăng chất keo đính các trường trong cơ sở đữ liệu với nhau tạo

nên một hệ quản trị cơ sở dữ liệu Linh hồn của các mối quan hệ giữa các

bảng là các trường có kiểu giống nhau Thông thường các trường đó là khoá chính trong bảng

Các kiểu quan hệ giữa các bảng:

- Quan hệ “một - một ”: Tôn tại khi mỗi bản ghi trong bảng A chỉ có thể có nhiều bản ghi phù hợp trong bảng B, và mỗi bản ghi trong bảng B chỉ có thể có một bản ghi phù hợp trong bảng B Mối quan hệ này ít dùng vì cả hai bảng về thực chất có thể gộp lại thành một bảng kiểu quan hệ này dùng trong các trường hợp: tách một bảng rất nhiều trường thành các bảng con cho

Trang 35

đễ quản lý, một số trường của một bảng được tách thành bảng con vì lý do bí mật thông tin (điểm thi các môn) A B - Quan hệ “một - nhiều”: Đây là loại quan hệ phố biến nhất được sử ^xx??

dụng trong cơ sở dữ liệu Trong mối quan hệ “một - nhiều”, mỗi bản ghi trong bang A tương ứng với nhiều bản ghi trong bảng B, ngược lại một bản ghi trong bảng B chỉ tương ứng với một bản phi trong bảng A Ỷ sơ A

- Quan hệ ” nhiều - nhiều ”: TỒn tại khi một bản ghi trong bảng A có thể có nhiều bản ghi phù hợp trong bảng B và một bản ghi trong bảng B có thể có nhiều bản ghi phủ hợp trong bảng A Kiểu quan hệ này chỉ có thể xác

định bởi bảng thứ ba (gọi là bảng kết nối) mà khoá chính của nó chứa cả hai

trường là khố ngồi của cá hai bảng A và B Thực chất quan hệ “nhiều —

Trang 36

2.2.3 Các bảng trong hệ thống 1 Bảng User Lưu các thông tin liên quan đến người sử dụng chương trình

Field Name Data Type Field size Description

UsersName Text Long Integer | Tên người sử dụng

Pass Text 50 Mật khâu

isActive Yes/ No 50 Hoạt động

Permission Number 10 Cho phép

2 Bang sinhvien

Field Name Data Type Field size Description

masv Text 10 Ma sinh vién

malop Text 30 Mã lớp

khoahoc Text 20 Khóa học

hosv Text 30 Họ sinh viên

tensv Text 30 Tên sinh viên

ngaysinh Text 10 Ngày/Tháng/Năm sinh

gioitinh Text 50 Gidi tinh sinh vién

dienthoai Text 50 Dién thoai sinh vién

diachi Text 50 Dia chi cua sinh vién

ngaynhanHS Text 10 Ngay nhan hé so

Trang 37

3 Bảng monhoc Lưu danh sách các môn học

Field Name Data Type Field size Description

mamonhoc Text 10 Mã môn hoc

tenmon Text 30 Tén mon hoc

sotrinh Number Long Integer | S6 hoc trinh

hocky Text 10 Hoc ky

4 Bang diem

Luu điểm các môn học của từng sinh viên

Field Name Data Type Field size Description

masv Text 10 Mã sinh viên

mamonhoc Text 10 Mã môn học

hosv Text 30 Họ sinh viên

tensv Text 30 Tén sinh vién

hocky Number Integer Hoc ky

diemA1 Number Byte Diém hé sé 1

diemA2 Number Byte Điểm hệ số 2

diemA3 Number Byte Diém hoc ky

Trang 38

5 Bang lop Lưu thông tin của các lớp Field Name Data Type Field size Description malop Text 10 Mã lớp học tenlop Text 30 Tên lớp học manganh Text 10 Mã ngành khoahoc Text 10 Khóa học 6 Bảng khoa

Lưu danh sách các khoa học

Field Name Data Type Field size Description

makhoa Text 10 Mã khoa

tenkhoa Text 10 Tên khoa

7 Bảng nganh

Lưu danh sách các ngành học

Field Name Data Type Field size Description

manganh Text 10 Ma nganh

tennganh Text 10 Tén nganh

Trang 39

8 Bang giaovien Lưu trữ thông tin giáo viên trong trường

Field Name Data Type Field size Description

magv Text 10 Mã giáo viên

hogv Text 20 Họ giáo viên

tengv Text 20 Tên giáo viên

gioitinh Text 5 Giới tính

ngaysinh Text 10 Ngày sinh

diachi Text 50 Dia chi

dienthoai Text 50 Điện thoại

Trang 40

9 Bảng diemrenluyen Lưu điểm rèn luyện của sinh viên theo từng kỳ học

Field Name Data Type Field size Description

masv Text 10 Mã sinh viên

hosv Text 10 Họ sinh viên

tensv Text 30 Tén sinh vién

ngaysinh Text 10 Ngay sinh

gioitinh Text 10 Giới tính