QUY TRÌNH THỰC HIỆN kế TOÁN

QUY TRÌNH THỰC HIỆN KẾ TOÁN I. Tiếp nhận, bàn giao hồ sơ DN, chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán 1. Cập nhật thông tin doanh nghiệp - Tên DN + Địa chỉ -> loại hình công ty là gì? TNHH hay CP - Cửa hàng, chi nhánh + địa chỉ - Lĩnh vực kinh doanh (Thương mại, dịch vụ hay sản xuất …), mặt hàng kinh doanh, mức áp thuế GTGT cho mặt hàng KD - Vốn điều lệ? ngày góp vốn, góp đủ chưa? - MST, ngày cấp MST (Trên giấy chứng nhận MST) - Email, Điện thoại, trang web công ty - Người đại diện DN, số CMND-ngày cấp-nơi cấp, ngày sinh, điện thoại, email, địa chỉ - Tài khoản ngân hàng, chủ tài khoản (GĐ + kế toán trưởng + người ủy nhiệm), tên và SĐT cán bộ quản lý, số điện thoại kiểm tra tài khoản - Mã số BHXH, tên và điện thoại cán bộ quản lý BHXH - Số điện thoại các đơn vị liên quan: internet, mã số internet, điện, nước… - Chương, loại, khoản của DN, tên và điện thoại cán bộ quản lý thuế (Xem VD ở trang 23) + Quy định chương 754 – Công ty TNHH, CP 755 – DN Tư nhân 756 – HTX 757 – Cá thế + Quy định loại , khoản (mã ngành kinh tế) Chỉ tiêu Loại Khoản Ghi chú Sản xuất 070 099 SX khác Xây dựng 160 161 XD nhà 160 164 XD công trình công ích 160 171 Hoàn thiện công trình XD 160 189 HĐ XD chuyên dụng khác Thương mại 190 194 Bán buôn 190 195 Bán lẻ Khách sạn, nhà nghỉ 310 311 DV ngắn ngày 310 312 Khác Ăn uống 310 313 DV ăn uống Dịch vụ 400 459 DV khác Vận tải 220 223 Vận tải đường bộ + Quy định mục, tiểu mục (Mã nội dung kinh tế) Sắc thuế Mục Tiểu mục Ghi chú Thuế GTGT 1700 1701 Thuế GTGT hàng SXKD trong nước Thuế TNDN 1050 1052 Hạch toán không toàn ngành 1053 Thu nhập từ CQSD đất 1054 Thu nhập từ CQ thuê đất 1055 Thu nhập từ chuyển nhượng vốn Thuế môn bài 1800 1801 Bậc 1 1802 Bậc 2 1803 Bậc 3 1804 Bậc 4 Thuế TTĐB 1750 1753 Thuốc lá điếu, xì gà SX trong nước 1754 Rượu bia, SX trong nước 1755 Ô tô dưới 24 chỗ 1757 Các dịch vụ khác Thuế TNCN 1000 1001 TN từ tiền lương, tiền công của người VN 1003 TN từ HĐSX của cá nhân 1049 TNCN khác Phạt - Chế độ kế toán, các phương pháp kế toán DN đang áp dụng -> xem trên thuyết minh BCTC + Công ty nhỏ hay lớn -> QĐ15 hay 48 + Hình thức kế toán áp dụng (Nhật ký sổ cái, nhật ký chứng từ, chứng từ ghi sổ hoặc nhật ký chung) + Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho (nhập sau xuất trước “lifo”; nhập trước xuất trước“fifo”; giá thực tế đích danh, bình quân gia quyền tức thời; bình quân gia quyền cuối kỳ) + Phương pháp trích khấu hao TSCĐ +…. 2. Tiếp nhận, bàn giao hồ sơ doanh nghiệp a. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận mã số thuế - bản photo và công chứng vì sẽ sử dụng nhiều (Từ 2010 đến nay 2 bản này gộp thành 1) - Với DN mới thành lập -> làm thủ tục đăng ký -> thuê văn phòng Luật - Sau khi tiếp nhận ngoài việc lưu trữ, kế toán cần quan tâm đến các yếu tố trên Giấy CN ĐKKD để biết thông tin về DN: * Tên công ty: Trên GCN ĐKKD viết thế nào thì dùng đúng như thế -> đặc biệt trên chứng từ kế toán nếu viết sai, viết tắt -> hoá đơn đó sẽ bị loại Khi thay đổi tên công ty thì phải khoá sổ kế toán, báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn, làm thủ tục huỷ Hoá đơn sử dụng tên cũ. Sau đó phải làm thủ tục đổi dấu trong vòng 15 ngày để nộp trả cho Bộ CA dấu cũ. Trước khi trả nhớ mua HĐLĐ và đóng dấu cũ sẵn vào đó và vào những trang giấy A3, A4 cất đi đề phòng những lúc cần sử dụng giấy tờ có dấu cũ. * Địa chỉ công ty: Nếu thay đổi thì phải phải làm thủ tục thay đổi trên chi cục thuế, Sở KHĐT hoặc cơ quan chủ quan và thông báo cho các đơn vị liên quan được biết và sau đó kế toán phải ghi địa chỉ theo địa chỉ mới * MST: là mã số được cấp cho mỗi DN để theo dõi, MST thường ít thay đổi, chỉ thay đổi khi chuyển đổi loại hình DN (TNHH -> CP) * Vốn đăng ký KD (vốn điều lệ, vốn pháp định): vốn góp khi thành lập doanh nghiệp * Nội dung kinh doanh: Quy định hoạt động kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, mặt hàng được kinh doanh, áp dụng mức thuế suất GTGT cho lĩnh vực kinh doanh. * Người đại diện pháp luật của DN - Nếu có thay đổi 1 trong 6 yếu tố trên -> DN phải thay đổi lại GCN ĐKKD, kế toán làm thủ tục thay đổi trên Sở KHĐT và lập mẫu 08/MST thành 3 bản gửi chi cục Thuế trong thời gian chậm nhất là 10 ngày sau khi có giấy CN mới b. Tiếp nhận dấu công ty, dấu chức danh và các giấy tờ đăng ký dấu (với DN mới thành lập -> làm thủ tục đăng ký dấu -> thuê văn phòng Luật) c. Tiếp nhận hồ sơ doanh nghiệp (với DN mới thành lập -> kế toán phải lập hồ sơ doanh nghiệp) Hồ sơ doanh nghiệp gồm: - Điều lệ công ty (VP Luật làm hộ khi làm thủ tục đăng ký KD) -> Phân phối lợi nhuận như thế nào? - Các quyết định bổ nhiệm ban lãnh đạo, nhân viên - Các văn bản khác, biên bản cuộc họp, công văn đến, công văn đi… - Hồ sơ góp vốn: gồm biên bản góp vốn, danh sách thành viên. Cụ thể như sau * Công ty Cổ phần hoặc công ty TNHH hai thành viên phải có biên bản góp vốn, danh sách thành viên, công ty TNHH một thành viên thì không cần biên bản góp vốn. Biên bản góp vốn phải ghi rõ góp bằng gì? tỷ lệ góp là bao nhiêu %) * Công ty TNHH trong vòng 90 ngày phải góp đủ, Công ty CP thì được góp từng giai đoạn nhưng phải có biên bản * Nếu góp vốn bằng tiền mặt thì phải lập phiếu thu * Nếu góp vốn bằng tài sản thì phải chuyển quyền sở hữu tài sản đó cho doanh nghiệp (không mất lệ phí trước bạ), phải lập hồ sơ chuyển quyền sở hữu tài sản, biên bản bàn giao tài sản, biên bản đánh giá lại tài sản, phiếu nhập kho, hoá đơn đỏ * Nếu tổ chức góp vốn thì tổ chức đó phải xuất hoá đơn đỏ để làm chứng từ gốc hạch toán ghi sổ d. Tiếp nhận hồ sơ sử dụng hoá đơn GTGT: các quyển hoá đơn đã sử dụng, đang sử dụng và chưa sử dụng, hợp đồng đặt in, tự in (nếu DN mới thành lập -> kế toán phải đi làm thủ tục đặt in, tự in), 2010 trở về trước thì tiếp nhận sổ mua hoá đơn và nếu hết kế toán chỉ cần mang sổ mua hoá đơn lên chi cục thuế để đi mua tiếp. Từ 2011, nếu hết hoá đơn -> đặt in hoặc tự in. e. Tiếp nhận hồ sơ ngân hàng (nếu DN mới thành lập -> kế toán làm thủ tục mở tài khoản ngân hàng) gồm hợp đồng mở TK, đăng ký chủ tài khoản, các quyển séc đã sử dụng, đang sử dụng và chưa sử dụng, chứng từ ngân hàng các năm trước, sao kê và sổ phụ các tháng trong năm nay. f. Tiếp nhận hồ sơ LĐTL và BHXH: hồ sơ người lao động, hồ sơ BHXH (tham gia BHXH, sổ BHXH, thẻ BHYT, hồ sơ trợ cấp BHXH), các văn bản, quyết định liên quan đến LĐTL, chứng từ LĐTL – BHXH các năm trước, bảng lương, bảng chấm công, đối chiếu BHXH, báo cáo tăng, giảm BHXH… của các tháng trong năm (nếu DN mới thành lập kế toán phải làm thủ tục tham gia BHXH, ký hợp đồng lao động với người lao động, lưu trữ hồ sơ của người lao động) g. Tiếp nhận hồ sơ thuế: - Thuế GTGT: tờ khai các tháng của các năm trước và năm nay - Thuế TNDN: tờ khai tạm tính quý và quyết toán năm của các năm trước và năm nay - Thuế TNCN: đăng ký thuế TNCN, đăng ký MST và giảm trừ gia cảnh của người LĐ, tờ khai tháng hoặc quý và quyết toán năm của các năm trước và năm nay - Thuế môn bài: Tờ khai thuế môn bài các năm trước và năm nay - Báo cáo và quyết toán tình hình sử dụng hoá đơn: báo cáo tháng và quyết toán các năm trước, báo cáo các quý của năm nay (Nếu DN mới thành lập kế toán -> Kê khai và nộp thuế môn bài, Đăng ký thuế TNCN và đăng ký mã số thuế và giảm trừ gia cảnh cho người lao động) h. Tiếp nhận hồ sơ tài sản (công cụ dụng cụ và TSCĐ): sổ TSCĐ và CCDC, kê khai khấu hao TSCĐ (đăng ký với chi cục thuế thì mới được tính chi phí khấu hao), giấy bảo hành và các chứng từ liên quan đến TS, bảng khấu hao tháng của các năm trước và năm nay k. Tiếp nhận kho hàng: danh mục hàng hóa, NVL, số lượng NXT, kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao nguyên vật liệu, kế hoạch nhập xuất NVL, sổ sách kho các năm trước và năm nay (Nếu DN mới thành lập và là DN SX, XL -> đăng ký định mức tiêu hao nguyên vật liệu với chi cục thuế trước ngày 31/3) j. Nhận bàn giao sổ sách các năm, chứng từ các tháng các năm trước và năm nay 3. Thiết lập bộ máy kế toán - Kế toán thuế: Kê khai thuế hàng tháng, hàng quý, hàng năm, in HĐ GTGT, nộp thuế và các giao dịch khác với cơ quan thuế - Kế toán ngân hàng: Mở TK ngân hàng, giao dịch nộp tiền vào TK, rút tiền, UNC, lấy sổ phụ và sao kê - Kế toán Tiền lương - BHXH: Ký HĐLĐ, lưu trữ hồ sơ người lao động, lập BCC, bảng lương, thanh toán lương, phân bổ lương, làm thủ tục tham gia BHXH, làm sổ BHXH, làm thẻ BHYT, đối chiếu BHXH quý, thanh toán trợ cấp BHXH - Kế toán bán hàng: Báo giá, lập hợp đồng kinh tế, viết hóa đơn, thanh lý HĐKT - Kế toán kho: Xây dựng danh mục hàng hóa, định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức sản xuất sp, kế hoạch sản xuất, kế hoạch nhập xuất nguyên vật liệu, hàng hóa, theo dõi số lượng N-X-T trong kho - Kế toán xuất nhập khẩu: Làm hợp đồng kinh tế ngoại thương, mở LC, thủ tục hải quan, nộp thuế xuất nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế GTGT nhập khẩu… - Kế toán công nợ: theo dõi, thu hồi, thanh toán công nợ - Kế toán tổng hợp: tổng hợp chứng từ của các bộ phận kế toán để vào sổ sách, thực hiện các công việc cuối kỳ, khóa sổ và lập BCTC, in sổ sách, lưu trữ chứng từ và sổ sách. II. Cụ thể kế toán tổng hợp phải thực hiện những việc sau: 1. Phô tô các tài liệu, sổ sách năm trước để ghi sổ và lập BCTC năm nay * BCTC năm trước * Bảng tính khấu hao TSCĐ tháng 12 năm trước (214) * Bảng phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn (142) tháng 12 năm trước * Bảng phân bổ chi phí trả trước dài hạn (242) tháng 12 năm trước * Bảng tổng hợp phải thu khách hàng (131) * Bảng tổng hợp phải trả người bán (331) 2. Chuyển lỗ chuyển lãi đầu năm Chuyển lỗ (nếu năm trước lỗ) : Nợ TK 4211 Có TK 4212 Chuyển lãi (nếu năm trước lãi): Nợ TK 4212 Có TK 4211 3. Góp vốn KD (nếu là năm đầu tiên) Nợ TK 111, 112, 211… Có TK 411 4. Tính và nộp thuế môn bài của năm Tính thuế: Nợ TK 642 Có TK 3338 Nộp thuế: Nợ TK 3338 Có TK 111, 112 5. Hạch toán và nộp thuế TNDN tạm tính quý (nếu tạm tính quý phải nộp thuế, nếu k phải nộp (lỗ) -> không phải định khoản Tính thuế: Nợ TK 821 Có TK 3334 Nộp thuế: Nợ TK 3334 Có TK 111, 112 6. Định khoản các nghiệp vụ phát sinh trong năm: mua hàng, bán hàng, mua TSCĐ…. (mở chương 2 -> 6 để định khoản) 7. Làm các công việc cuối tháng: * Tính và thanh toán lương, BHXH (chương 1) * Thu lãi TGNH Nợ TK 112 Có TK 515 * Thu lãi vay hàng tháng Nợ TK 111, 112 Có TK 515 * Chi lãi vay hàng tháng Nợ TK 635 Có TK 111, 112 * Lập bảng phân bổ 214 hàng tháng và định khoản Nợ TK 154, 642 Có TK 214 * Lập bảng phân bổ 142 hàng tháng và định khoản Nợ TK 154, 642 Có TK 142 * Lập bảng phân bổ 242 hàng tháng và định khoản Nợ TK 154, 642 Có TK 242 * Khấu trừ thuế GTGT: Nợ TK 3331 (số khấu trừ -> số nhỏ hơn) Có TK 133 8. Làm các công việc cuối năm K/c 521 sang 511: Nợ TK 511 Có TK 521 K/c doanh thu sang 911: Nợ TK 511, 515, 711 Có TK 911 K/c chi phí sang 911: Nợ TK 911 Có TK 632, 635, 642, 811 9. Xác định KQKD = Tổng DT – Tổng CP (Tổng có 911 – tổng nợ 911) -> không phải định khoản 10. Xác định số thuế TNDN phải nộp = (Tổng DT – Tổng CP hợp lý – chuyển lỗ các năm trước) x 25% -> không phải định khoản 11. Điều chỉnh số thuế TNDN thực nộp và tạm tính Nếu thực nộp > tạm tính -> bổ sung số CL -> ghi tăng 821 Nợ TK 821 (số chênh lệch) Có TK 3334 Nếu thực nộp < tạm tính -> ghi giảm 821: Nợ TK 3334 (số chênh lệch) Có TK 821 12. Kết chuyển thuế TNDN thực nộp -> 911 để xác định lợi nhuận sau thuế TNDN Nợ TK 911 (số thực nộp) Có TK 821 13. Xác định lợi nhuận sau thuế Nếu tổng có 911 > tổng nợ 911-> lãi Nợ TK 911 (số chênh lệch có 911 và nợ 911) Có TK 4212 Nếu tổng có 911 < tổng nợ 911-> lỗ Nợ TK 4212 (số chênh lệch có 911 và nợ 911) Có TK 911 14. Phân phối lợi nhuận sau thuế (theo điều lệ công ty): Nợ TK 421 Có TK 431, 111, 112, 411 . TTĐB, thuế GTGT nhập khẩu… - Kế toán công nợ: theo dõi, thu hồi, thanh toán công nợ - Kế toán tổng hợp: tổng hợp chứng từ của các bộ phận kế toán để vào sổ sách, thực hiện các công việc cuối kỳ,. QUY TRÌNH THỰC HIỆN KẾ TOÁN I. Tiếp nhận, bàn giao hồ sơ DN, chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán 1. Cập nhật thông tin doanh nghiệp - Tên DN +. trước và năm nay - Báo cáo và quy t toán tình hình sử dụng hoá đơn: báo cáo tháng và quy t toán các năm trước, báo cáo các quý của năm nay (Nếu DN mới thành lập kế toán -> Kê khai và nộp thuế