đồ án tốt nghiệp quản lý ký túc xá

Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN o0o KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ Giáo viên hướng dẫn: Th.S Trần Thị Kim Oanh Sinh viên thực hiện: Trần Thị Hương Lớp: 43B2 - CNTT Vinh, tháng 5 - 2006 GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị Hương 1 Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 2 PHẦN I:TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KÝ TÚC XÁ 4 1.Mục đích khoá luận 4 2.Yêu cầu khoá luận 5 3. Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu 6 PHẦN II:KHẢO SÁT HỆ THỐNG 7 1. Hoạt động của hệ thống hiện tại 7 2. Đánh giá của hệ thống hiện tại 11 3. Yêu cầu đối với hệ thống quản lý hiện nay 11 PHẦN III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 13 1. Các chức năng chính của hệ thống 13 2. Đặc tả chức năng của hệ thống 14 3. Phân tích thiết kế hệ thống 16 4. Biểu đồ luồng dữ liệu 18 5. Xác định các kiểu chuẩn hoá 23 6. Thiết kế các tệp CSDL 28 PHẦN IV: GIAO DIỆN CHÍNH VÀ MODUL CỦA CHƯƠNG TRÌNH 32 PHẦN V: KẾT LUẬN 41 LỜI KẾT 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị Hương 2 Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá LỜI MỞ ĐẦU Cùng với sự phát triển của các lĩnh vực kinh tế, xã hội, nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng cao và không ngừng biến đổi. Khi hệ thống càng phát triển, càng phức tạp thì các phương thức quản lý cổ điển truyền thống sẽ trở nên cồng kềnh và khó có thể đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của hệ thống. Để xử lý các thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả, đòi hỏi phải có sự hỗ trợ của một công cụ hiện đại, đó chính là công nghệ thông tin. Sự phát triển nhảy vọt của công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ đến các hoạt động xã hội, làm thay đổi một cách sâu sắc đến phong cách sống làm việc của một xã hội. Công nghệ thông tin đã trở thành trụ cột chính của nền kinh tế tri thức. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý các hoạt động xã hội và nghiên cứu khoa học được nhiều người quan tâm. Phạm vi ứng dụng của công nghệ thông tin ngày càng mở rộng trên nhiều lĩnh vực: truyền thông, đo lường, tự động hoá, quản lý các hoạt động của con người và xã hội… Những lợi ích mà các phần mềm ứng dụng mang lại là đáng kể: xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác, khoa học, giảm bớt nhân lực và công sức, phí tổn thấp và hiệu quả công việc nâng cao một cách rõ rệt. Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, các ngôn ngữ lập trình, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu không ngừng phát triển và đổi mới, cho phép chúng ta xây dựng các phần mềm ứng dụng hỗ trợ việc quản lý các hoạt động xã hội một cách tốt nhất. Với tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nên tôi muốn tìm hiểu ngôn ngữ lập trình Visual Basic và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft access để xây dựng phần mềm quản lý Ký túc xá . GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị Hương 3 Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá Khoá luận: QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ Khoá luận gồm ba chương: Chương 1. Tổng quan về hệ thống quản lý ký túc xá Chương 2. Phân tích và thiết kế hệ thống Chương 3. Thiết kế giao diện và thiết kế Modul Khoá luận được hoàn thành vào tháng 5 năm 2006 tại trường Đại Học Vinh, với sự hướng dẫn của cô giáo Thạc sĩ Trần Thị Kim Oanh . Nhân dịp này tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô, người đã định hướng và tận tình giúp đỡ tôi trong quá trình học tập nghiên cứu. Cảm ơn các thầy cô giáo khoa Công nghệ thông tin trường Đại Học Vinh đã giảng dạy và chỉ bảo những vấn đề liên quan đến đề tài.Xin cảm ơn các thầy cô quản lý ký túc xá trường Đại Học Vinh đã tạo điều kiện cho tôi trong quá trình khảo sát hệ thống. Xin cảm ơn người thân và bạn bè đã giúp đỡ tạo điều kiện cho tôi suốt quá trình học tập và hoàn thành luận văn. Vinh, tháng 5 năm 2006 Tác giả GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị Hương 4 Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ 1.Mục đích khoá luận Trong xã hội phát triển thông tin đã được ứng dụng vào thực tế và thu được những thành quả to lớn về kinh tế lẫn chính trị. Các mối quan hệ , tính trật tự và tổ chức là những thuộc tính phổ biến cả mỗi hệ thống xã hội. Hệ thống càng phát triển, tức có nhiều mối quan hệ giữa chúng thì trật tự càng phức tạp, do đó nội dung thông tin càng phong phú, nếu như xử lý các thông tin đó bằng phương pháp thủ công truyền thống thì khá vất vả. Do vậy, để xử lý thông tin một cách nhanh chóng , chính xác và có hiệu quả , ngày nay ngành công nghệ thông tin đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp và công cụ cần thiết. Như vậy , có thể nói công nghệ thông tin đã thâm nhập vào tất cả các ngành trong đời sống xã hội với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo , nhanh chóng mà không làm mất đi sự chính xác đặc biệt , nó đã đánh dấu một bước ngoặt trong việc áp dụng tin học vào các hệ thống quản lý. Quản lý Ký túc xá là một công việc rất khó khăn đòi hỏi tính cẩn thận và khoa học ,và chính xác , với chương trình Quản lý ký túc xá tôi mong trong tương lai sẽ trở thành một phần mềm thực sự có ích , giúp quản lý sinh viên nội trú bằng máy tính một cách tiện lợi , nhanh chóng hơn cách quản lý bằng tay và chính xác cao. Công việc quản lý Ký túc xá như chúng ta đã biết đó là quản lý hồ sơ sinh viên trong thời gian ở ký túc, quản lý số lượng phòng của ký túc, số lượng sinh viên ở trong ký túc, chuyển phòng, tìm phòng khi có yêu cầu, thống kê danh sách sinh viên theo yêu cầu của ban quản lý GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị Hương 5 Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá Với công việc này quản lý bằng sổ sách có nhiều hạn chế sẽ mất nhiều thời gian, công sức nhất là quản lý ký túc có số lượng sinh viên lớn đòi hỏi nhân lực nhiều . Với những yêu cầu , tính chất của công việc quản lý Ký túc xá việc đưa hệ thống vào xử lý bằng máy tính là một yêu cầu cấp thiết . Nó sẽ giải quyết được các yêu cầu nêu trên một cách tối ưu nhất , hiệu quả nhất . 2.Yêu cầu của khoá luận Để quản lý sinh viên ở trong ký túc xá phải thực hiện được các công việc sau : - Cập nhật thông tin về Ký túc xá: Mã ký túc . tên tên ký túc . Để cập nhật , quản lý các thông tin về các ký túc xá hiện có của ký túc.Có thể nhập mới một ký túc , huỷ bỏ một ký túc ký túc khi không còn sử dụng nữa. Có thể sửa đổi các thông tin liên quan đến ký túc xá đó . - Cập nhật thông tin phòng của mỗi ký túc xá :mã phòng, mà ký túc xá , loại phòng .Để cập nhật , quản lý các phòng hiện có của các ký túc. Có thể loại bỏ , nhập mới , sửa đổi các thông tin liên quan đến các phòng của các ký túc . - Cập nhật thông tin khoa :mã khoa , tên khoa , để quản lý các khoa học trong hồ sơ của sinh viên .Có thể sửa đổi thông tin về các tên các khoa , có thể bổ sung , xoá bỏ một khoa khi không có sinh viên học trong đó. - Cập nhật thông tin về hồ sơ của sinh viên :mã sinh viên , tên sinh viên , khoa học, ngày sinh , giới tính , quê quán , mã phòng: Để quản lý hồ sơ sinh viên khi vào ở trong ký túc xá. Sinh viên đó được phân công ở phòng số mấy , ký túc xá bao nhiêu , và học ở khoa nào được quản lý một cách chặt chẽ. GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị Hương 6 Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá - Xử lý chuyển phòng: khi một sinh viên có nguyện vọng chuyển từ phòng này sang phòng khác thì được sự đồng ý của quản lý ký túc,và kiểm tra xem phòng đó đã đủ số lượng sinh viên ở chưa, nếu chưa đủ thì sinh viên đó sẽ được chuyển sang và được quản lý ở phòng mới. - Xử lý kỷ luật : Khi có một sinh viên vi phạm kỷ luật thì sẽ được lưu lại sau đó có thể thông báo cho khoa hoặc cho gia đình biết tình hình của sinh viên hoặc con mình.Sau khi sinh viên bị vi phạm kỷ luật khi đang ở trong ký túc thì ký túc sẽ có các hình thức để xử lý , nếu như vi phạm nhẹ thì bị cảnh cáo , nếu nặng quá sẽ bị đuổi không cho ở trong ký túc xá nữa . - Có thể lưu lại danh sách những sinh viên đã từng ở trong ký túc xá trong một thời gian nào đó.Trong một thời gian khi tạo mới dữ liệu thì số sinh viên đã từng ở trong ký túc xá sẽ được lưu lại thành một bảng riêng để khi có yêu cầu xem hay thống kê. - Ngoài ra còn có thể tìm kiếm phòng còn thiếu số lượng sinh viên trong mỗi phòng , hoặc tìm kiếm sinh viên trong ký túc xá - Có thể cho phép thống kê theo yêu cầu của ban quản lý : thống kê danh sách sinh viên theo ký túc , theo phòng , theo giới tính, hoặc theo dân tộc , tôn giáo …. 3. Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu cần đáp ứng những yêu cầu sau: - Ngân hàng dữ liệu thích hợp với mô hình thông tin phong phú và đang đáp ứng nhu vầu đòi hỏi thực tiền ứng dụng - Phải có các công cụ hiệu quả để tránh tranh chấp và xung đột dữ liệu GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị Hương 7 Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá - Công cụ lập trình mạch lạc cho pháp người lập trình sử dụng hệ thống hoàn chỉnh , nhanh chóng , mềm dẻo. Để đáp ứng được những yêu cầu đó nên tôi chọn ngôn ngữ Visual basic và hệ cơ sở dữ liệu Access là công cụ lập trình để giải quyết bài toán này . Ưu điểm của ngôn ngữ lập tình Visual basic là khá phổ cập , và là ngôn ngữ mạnh , giao diện đẹp , có tính năng tự động cao , có khả nằng kết nối cao , truy cập các tệp cơ sở dữ liệu tạo hiệu ứng nhanh chóng và thuận lợi, sử dụng nó tiện lợi trong môi trường Windows. GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị Hương 8 Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá PHẦN II. KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1.Hoạt động của hệ thống hiện tại Sau đây là một số tìm hiêu về phương pháp quản lý sinh viên ở ký túc xá trường Đại học Vinh làm bằng phương pháp thủ công truyền thống: Hệ thống quản lý ký túc xá có chức năng chính là quản lý, kiểm tra và giám sát các sinh viên nội trú ở trong các trường Đại học. Và quản lý số lượng các phòng , số lượng sinh viên ở mỗi phòng. Hệ thống gồm các chức năng chính như sau : a.Đăng ký thủ tục Khi một sinh viên có mong muốn vào ở trong ký túc xá thì trước hết phải phải làm thủ tục đăng ký .Khi một sinh viên đăng ký vào ở ký túc xá được cán bộ quản lý ký túc hướng dẫn làm các thủ tục đăng ký phòng ở .Nếu là sinh viên mới phải có giấy báo nhập học , nếu là sinh viên cũ phải có thẻ sinh viên.Sau khi kiểm tra các giấy tờ có liên quan của sinh viên đã đầy đủ thì cán bộ quản lý bán cho mỗi sinh viên một phiếu ở trong thời hạn 10 tháng với số tiền 500000 ngàn. Sinh viên đăng ký hồ sơ của mình qua phiếu ở . Hồ sơ đăng ký gồm :Họ tên sinh viên, giới tính, ngày sinh, quê quán,khoa học và đăng ký các thông tin đó vào phiếu ở mà mình đã mua. Cán bộ quản lý dựa trên phiếu ở đó để sắp xếp danh sách phòng ở cho sinh viên đó và quản lý sinh viên dựa trên số phiếu mà sinh viên đó đã khai các thông tin vào. GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị Hương 9 Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá b.Sắp xếp phòng ở Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký , sinh viên được ban quản lý sắp xếp phòng ở vào trong cácphòng của ký túc xá .Trước khi sắp xếp phòng cho sinh viên đó cán bộ quản lý kiểm tra xem phòng nào còn rỗng , hay còn thiếu sinh viên ở trong mỗi phòng, có thể theo nguyện vọng của sinh viên đó muốn ở phòng nào và phòng đó là nam hay nữ để sắp xếp cho phù hợp . Danh sách sinh viên ở được đăng ký tuần tự theo các phòng còn rỗng . Ký túc xá qui định mỗi phòng tối đa là 8 sinh viên, tầng 1 thường là nam ở , còn nữ thường ở các tầng phía trên. c.Quản lý sinh viên Sau khi sinh viên đã ổn định phòng ở thì sẽ phải tuân thủ mọi nội quy mà ký túc xá đặt ra . Nếu sinh viên nào vi phạm sẽ bị lập biên bản kỷ luật , và tuỳ vào mức độ năng nhẹ của vi phạm sẽ ứng với các hình thức phạt khác nhau. d.Chuyển phòng Trong quá trình ở ký túc xá sinh viên đó không được tự tiện ra khỏi ký túc khi không được sự cho phép của ban quản lý của ký túc. Và không được ra khỏi ký túc ở khi chưa hết hạn , nếu muốn ra thì phải bán phiếu ở cho một người khác (không thông qua lý túc ) sau khi được sự đồng ý của ban quản lý thì hồ sơ sinh viên đó sẽ được thay thế bằng hồ sơ của sinh viên mới., còn ở thì không thu thêm tiền vì đây chỉ là hình thức đổi cho sinh viên khác. GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị Hương 10 [...]...Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá Nếu một sinh viên trong quá trình ở muốn chuyển sang phòng khác , được sự đồng ý của cán bộ quản lý thì hồ sơ sinh viên đó sẽ được chuyển từ phòng cũ sang phòng mới , và sinh viên đó được quản lý từ phòng mới này e .Quản lý phòng và các ký túc xá Ký túc hiện tại có 3 ký túc xá : Ký túc xá số 1 , ký túc xá số 2 , ký túc xá số 4, có 11 cán bộ quản lý , 1giám đốc... Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá - Form Khai báo danh sách người sử dụng -Form Thay đổi mật khẩu GV hướng dẫn: Th S Trần Thị Kim Oanh Hương SV thực hiện:Trần Thị 34 Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá - Form nhập danh sách ký túc xá -Form cập nhật danh sách phòng ở của mỗi ký túc xá GV hướng dẫn: Th S Trần Thị Kim Oanh Hương SV thực hiện:Trần Thị 35 Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá - form... xá 2.Bảng DSKTX : Lưu tên các ký túc xá hiện có của Ký túc 3 Bảng HOSO : Lưu các thông tin về hồ sơ của sinh viên khi vào ở trong Ký túc xá GV hướng dẫn: Th S Trần Thị Kim Oanh Hương SV thực hiện:Trần Thị 30 Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá 4.Bảng KYLUAT : lưu các hình thức vi phạm của sinh viên trong quá trình ở Ký túc 5 Bảng Phòng: Lưu các phòng của các Ký túc xá GV hướng dẫn: Th S Trần Thị... hiện:Trần Thị 23 Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá -Chức năng In ấn In thông tin tìm kiếm TT yêu cầu TT Đáp ứng Ban quản lý TT yêu cầu In thống kê In hồ sơ SV theo phòng TT Đáp ứng TT yêu cầu TT Đáp ứng 5.Xác định các kiểu chuẩn hoá a Chuẩn hoá lược đồ cơ sở dữ liệu GV hướng dẫn: Th S Trần Thị Kim Oanh Hương SV thực hiện:Trần Thị 24 Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá Trong thực tế, một ứng dụng... 19 Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá Sinh viên Yêu cầu thông tin Hồ sơ Sinh viên Đáp ứng yêu cầu TT Yêu cầu TT SV Xử lý thông tin Cập nhật thông tin Kho dl In ấn Thống kê TT Yêu cầu thống kê Đáp ứng yêu cầu Đáp ứng yêu cầu TK Yêu cầu In Người quản lí c.Biểu đồ luồng mức dưới đỉnh GV hướng dẫn: Th S Trần Thị Kim Oanh Hương SV thực hiện:Trần Thị 20 Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá Từ 3 chức... sách ký túc Mã KTX Tên KTX SV thực hiện:Trần Thị 28 Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá e.Sơ đồ quan hệ 6.Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu Qua quá trình chuẩn hoá ta thấy hệ thống cần xây dựng các tệp cơ sở dữ liệu như sau: 1.Bảng DSKHOA: lưu các thông tin về Tên khoa có sinh viên học của trường GV hướng dẫn: Th S Trần Thị Kim Oanh Hương SV thực hiện:Trần Thị 29 Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá. .. việc tổ chức lại hệ thống quản lý ký túc trở thành một phần mền máy tính có sự quản lý của cán bộ quản lý là một vấn đề cần thiết Hệ thống mới phải khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ , phải đáp ứng được những yêu cầu mang lại hiệu quả cao trong công việc quản lý sinh viên ở ký túc , dễ dàng thực hiện Hệ thống mới phải thực sự giúp người quản lý truy nhập , xử lý , kết xuất các thông tin... giống với công tác quản lý ký túc xá của các trường có ký túc xá cộng thêm những chức năng có thế tiết kiệm thời gian, khả năng xử lý chính xác, nhanh nhạy và đầy hiệu quả Tôi đã kết hợp những chuẩn, các quy tắc cứng của nhiệm vụ quản lý sinh viên ở ký túc xá đã có với công nghệ thông tin đó là chiếc máy tính mà hiện nay nó không còn là quá khó đối với với các trường Đại hoc 2.Đánh giá về hệ thống... Sinh viên Tạo mới dữ liệu Chuyển phòng Thông tin yêu cầu xử lý GV hướng dẫn: Th S Trần Thị Kim Oanh Hương Xử lý thô ng tin kỷ luậ t Xử lý kỷ luật SV thực hiện:Trần Thị 22 Hồ sơ sin Quản lý Ký túc xá h viê n Luận văn tốt nghiệp - Chức năng thống kê : Thống kê theo số lượng TT Đáp ứng TT yêu cầu TT yêu cầu DSSV đã từng ở ký túc xá Ban quản lý TT Đáp ứng TT yêu cầu TT Đáp ứng Thống kê theo danh sách GV... có rất nhiều điểm không còn phù hợp với công việc quản lý của hiện nay Một số công việc có thể dẫn đến sai lạc thông tin và xử lý quá chậm, mất nhiều thời gian GV hướng dẫn: Th S Trần Thị Kim Oanh Hương SV thực hiện:Trần Thị 11 Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá Vì những điều như thế tôi đã mạnh dạn đưa ra một ý tưởng về một hệ thống quản lý ký túc xá có khả năng thay thế hoàn chỉnh hệ thống mà chúng . sinh viên đó được quản lý từ phòng mới này. e .Quản lý phòng và các ký túc xá Ký túc hiện tại có 3 ký túc xá : Ký túc xá số 1 , ký túc xá số 2 , ký túc xá số 4, có 11 cán bộ quản lý , 1giám đốc. hiện:Trần Thị Hương 3 Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá Khoá luận: QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ Khoá luận gồm ba chương: Chương 1. Tổng quan về hệ thống quản lý ký túc xá Chương 2. Phân tích và thiết. luận Để quản lý sinh viên ở trong ký túc xá phải thực hiện được các công việc sau : - Cập nhật thông tin về Ký túc xá: Mã ký túc . tên tên ký túc . Để cập nhật , quản lý các thông tin về các ký túc