đồ án tốt nghiệp “quản lý hệ thống thiết bị phòng thí nghiệm

Cùng với hệthống chương trình máy tính, các công việc thủ công trước kia được giảm thiểu, giảiphóng sức lao động cho con người, không những thế hệ thống tự động này còn đem lạinăng suất

Với sự phát triển của khoa học công nghệ đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệthông tin, các công tác quản lý, công việc tính toán được hỗ trợ rất nhiều Cùng với hệthống chương trình máy tính, các công việc thủ công trước kia được giảm thiểu, giảiphóng sức lao động cho con người, không những thế hệ thống tự động này còn đem lạinăng suất cao trong công việc.

Lĩnh vực quản quản lý tài sản, tài chính, ngân hàng cũng là các lĩnh vực sử dụngnhiều thành tựu của công nghệ thông tin Với hệ thống cơ sở dữ liệu lớn cùng hệ thốngmạng máy tính ngày càng phát triển và được mở rộng, việc quản lý, xử lý giao dịch trởnên nhanh tróng dễ dàng chính xác hơn Các nhân viên không phải mất nhiều thời giantrong việc quản lý, thống kê, tính toán, lưu trữ thông tin

Nhằm mục tiêu giải phóng sức lao động cho con người, hiện đại hóa công việc,chương trình “Quản lý hệ thống thiết bị phòng thí nghiệm” sẽ làm cho công việc quản lýthiết bị của khoa Công Nghệ được tiện lợi và dễ dàng hơn Với sự giúp đỡ của máy tínhviệc quản lý Phòng máy sẽ trở nên dễ dàng hơn, tránh được những sai sót của con người,

và giúp cho nhân viên thao tác dễ dàng hơn khi thực hiện nghiệp vụ quản lý thiết bị vốnrất phức tạp

Trong khuôn khổ của khóa luận tốt nghiệp náy, chúng em xin trình bày các bước,cách thức xây dựng một hệ thống thông tin được áp dụng cho bài toán thực tế “Quản lý hệthống thiết bị phòng thí nghiệm” Nhằm giúp cho công việc quản lý thiết bị phòng thínghiệm của khoa được dễ dàng hơn

Luận văn được trình bày trong 3 chương:

Chương 1: Khảo sát hiện trạng và mô tả bài toán: Quản lý hệ thống thiết bị phòng

Chương 1 Khảo sát hiện trạng và mô tả bài toán quản lý hệ thống thiết bị

phòng thí nghiệm

Quản lý tài sản cố định của một doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị là rất quan trọng vàcần thiết Để giúp các doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị quản lý tốt được tài sản cố định củamình, giúp họ kiểm tra, kiểm soát, theo dõi, phân công sử dụng và chánh sự mất mát,nhầm lẫn trong quá trình sử dụng, một trong các biện pháp phải làm là giảm thiểu côngviệc làm “bằng tay”, tự động hóa hệ thống quản lý tài sản trên máy tính Điều này là cầnthiết bởi không những việc này mang lại những lợi ích nêu trên mà còn thúc đẩy việc đưacông nghệ thông tin vào trong quản lý, giúp cho các cán bộ nghiệp vụ thao tác công việchàng ngày một cách dễ dàng hơn

Vì lý do trên, nhóm làm luận văn chúng em thực hiện khảo sát, phân tích và thiết

kế hệ thống: Quản lý hệ thống thiết bị phòng thí nghiệm cho khoa công nghệ Mà thực tế

là hệ thống được áp dung cho quản lý hệ thống thiết bị phòng thí nghiệm, nhằm mang lạilợi ích sau:

 Trợ giúp các cán bộ nghiệp vụ quản lý thiết bị trong phòng thí nghiệm củakhoa thực hiện nhanh chóng, chính xác các tác nghiệp quản lý thiết bị

 Trợ giúp xây dựng đăng ký sử dụng, phân lịch sử dụng và quản lý sử dụngcác phòng thí nghiệm

 Tổ chức khai thác cơ sở dữ liệu thiết bị và sử dụng dưới dạng thống kê, báocáo, tra cứu, để các cán bộ lãnh đạo có trách nhiệm theo dõi được tình hình

sử dụng các thiết bị trong phòng máy Để xây dựng chiến lược sử dụng cácthiết bị đó một cách tối ưu và có sự đầu tư vốn một cách hiệu quả cho cácphòng thí nghiệm của khoa

Để hiểu rõ hơn về ngiệp vụ quản lý tài sản, xin trình bày một số khái niệm về quản

lúc hư hỏng.

2.1.2 Phân loại

1.1.1 Theo hình thái biểu diễn

Tài sản cố định được phân thành tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vôhình

a Tài sản cố định hữu hình: Là những tài sản cố định có hình thái vật chất cụ

thể Thuộc về loại này gồn có: Nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phương tiện vậntải, truyền dẫn và các tài sản hữu hình khác

b Tài sản vô hình: Là những tài sản cố định không có hình thái vật chất nhưng có

giá trị kinh tế lớn Thuộc về tài sản cố định vô hình gồm có: Chi phí thành lập, chuẩn bịsản xuất, bằng phát minh sáng chế, chi phí nghiên cứu phát triển, lợi thế thương mại vàcác tài sản vô hình khác

1.1.2 Theo quyền sở hữu

Tài sản cố đinh được phân thành tài sản cố định tự có và thuê ngoài

a Tài sản cố định tự có

Là những tài sản cố định do xây dựng, mua sắm hoặc chế tạo bằng nguồng vốn củadoanh nghiệp do ngân sách cấp, do đi vay ngân hàng, bằng nguồn vốn tự bổ sung, nguồnvốn liên doanh

b Tài sản đi thuê

Là những tài sản cố định mà đơn vị đi thuê hoạt động của các đơn vị khác để sửdụng trong thời gian nhất định theo hợp đồng ký kết

Tài sản thuê tài chính thực chất đang là sự thuê vốn, là những tài sản cố định màdoanh nghiệp nếu đã trả hết nợ và mua lại tài sản cố định đó

1.1.3 Theo nguồn vốn hình thành

Được phân thành:

 Tài sản cố định mua sắm, xây dựng bằng vốn được cấp

 Tài sản cố định nhận góp liên doanh bằng hiện vật

1.1.4 Theo công dụng và tình hình sử dụng

Tài sản cố định được phân thành các loại sau:

 Tài sản cố định dùng trong sản xuất kinh doanh

 Tài sản cố định hành chính sự nghiệp

 Tài sản cố định chờ xử lý

Tài sản cố định của đơn vị phải được tổ chức, quản lý hạch toán theo từng đốitượng riêng biệt gọi là đối tượng ghi tài sản cố định

2.1.3 Quá trình biến động của tài sản cố định

1.1.5 Biến động tăng tài sản cố định

a Tài sản cố định hữu hình

Tài sản cố định hữu hình của các doanh nghiệp tăng do các nguyên nhân sau:

 Tài sản cố định hữu hình được cấp: Được điều chuyển từ đơn vị khác

hoặc được biếu, tặng

 Mua sắm tài sản cố định hữu hình: Dùng vào hoạt động sản xuất kinh

doanh hàng hóa, dịch vụ và chiụ thuế giá trị giá tăng theo phương phápkhấu trừ

 Đối với công trình xây dượng đã dược hoàn thành, nghiệm thu và bàn giaođưa vào sử dụng

 Nhận vốn tham gia liên doanh của các đơn vị khác bằng tài sản cố định hữuhình Căn cứ vào giá trị tài sản cố định được các bên tham gia liên doanhđánh giá và các chi phí khác, kế toán tính toán nguyên giá của tài sản cốđịnh

 Nhận lại tài sản cố định hữu hình trước đây đã góp vốn liên doanh với đơn

vị khác, căn cứ vào giá trị tài sản cố định do hai bên liên doanh đánh giá khi

 Trường hợp tài sản cố định hữu hình phát hiện thừa

Khi có quyết định của Nhà Nước hoặc cơ quan có thẩm quyền về đánh giá lại tàisản cố định và phản ánh số chênh lệch do đánh giá lại

b Tài sản cố định vô hình

 Mua tài sản cố định vô hình

 Nhận vốn góp liên doanh bằng tài sản cố định vô hình

 Hoạch toán tăng tài sản cố định vô hình là lợi thế thương mại

 Giá trị Tài sản cố định vô hình là các chi phí hình thành trong 1 quá trình

1.1.6 Quá trình biến động giảm tài sản cố định

a Tài sản cố định hữu hình

 Nhượng bán tài sản cố định: Những tài sản không cần dùng hoặc xét thấy

sử dụng không còn hiệu quả

 Thanh lý tài sản cố định: Tài sản cố định là những tài sản hư hỏng không

còn tiếp tục sử dụng được nữa, những tài sản lạc hậu về kỹ thuật, công nghệhoặc không phù hợp với sản xuất kinh doanh mà không nhượng bán được

 Góp vốn tham gia liên doanh bằng tài sản cố định hữu hình nhưng tài sản

đó không còn thuộc quyền quản lý, sử dụng của đơn vị, giá trị của chúnglúc này được biểu hiện bằng giá trị góp vốn liên doanh

 Tài sản cố định hữu hình thiếu được phát hiện khi kiểm kê

 Trả lại tài sản cố định cho các bên liên doanh

b Tài sản cố định vô hình

 Giảm do nhượng bán

 Các trường hợp khác như góp vốn liên doanh, trả lại vốn góp liên doanh

 Giảm tài sản cố định vô hình đã trích đủ khấu hao

Khấu hao tài sản cố định chính là sự biểu hiện bằng tiền của phần giá trị tài sản cốđịnh đã hao mòn, hao mòn tài sản cố định là hiện tượng khách quan làm giảm giá trị sửdụng của tài sản cố định.

Hao mòn tài sản cố định có 2 loại

Hao mòn hữu hình

Là sự hao mòn vật lý trong quá trình sử dụng do bị cọ sát, ăn mòn bị hư hỏng từng

bộ phận Hao mòn hữu hình của tài sản cố định có thể diễn ra 2 dạng sau:

 Hao mòn dưới dạng ký thuật xẩy ra trong quá trình sử dụng

 Hao mòn do tác động thiên nhiên

Hao mòn vô hình

Là sự giảm giá trị của tài sản cố định do tiến bộ của khoa học kỹ thuật

Việc khấu hao tài sản cố định được tính theo nhiều phương pháp khác nhau Thực

tế hiện nay phương pháp khấu hao phổ biến là khấu hao theo thời gian

Theo phương pháp này việc khấu hao tài sản cố định và tỷ lệ khấu hao của tài sản

đó được tính như sau:

tính hao đã tính hao tăng hao giảm Trong

tháng Tháng trước

Trong tháng

trong tháng

2.1.5 Sửa chữa tài sản cố định

Trong quá trình tiến hành sản xuất kinh doanh các bộ phận, chi tiết cấu thành củatài sản cố định bị hao mòn hư hỏng do vậy cần tiến hành sửa chữa thay thế những bộphận, chi tiết đó để tài sản cố định khôi phục lại khả năng hoạt động bình thường Có 2hình thức sửa chữa đó là:

 Sửa chữa tài sản cố định theo hình thức cho thầu

 Sửa chữa theo hình thức tự làm

Có hai trường hợp sửa chữa đó là:

Trường hợp sửa chữa thường xuyên, lặt vặt

Do khối lượng sửa chữa không nhiều, quy mô nhỏ, chi phí ít nên khi phát sinhđược tập hợp trực tiếp vào chi phí kinh doanh của bộ phận sử dụng tài sản cố định

Trường hợp sửa chữa lớn tài sản cố định

Được tiến hành theo phương thức tự làm hay cho đấu thầu Khi công việc sửa chữalớn kế toán phải tính toán giá thành thực tế của công việc sửa chữa để quyết toán sổ chiphí

2.2 Hiện trạng thực tế

Hiên tại Khoa Công nghệ có rất nhiều phòng thí nghiệm Cán bộ quản lý phòng thínghiệm hiện tại làm công việc quản lý các thiết bị, linh kiện và theo dõi sử dụng “bằngtay” tức là mọi công việc lưu trữ thông tin về tình hình hoạt động của các thiết bị và linhkiện đó bằng cách ghi trên sổ sách Theo cách mỗi phòng có một sổ ghi các thiết bị vàmột sổ ghi chi tiết các linh kiện thuộc thiết bị đó, mỗi khi có sự chuyển đổi, sửa chữa,nhập mới, thanh lý,cán bộ quản lý phải ghi lại thông tin đó trên sổ sách Còn về sử dụngthi mỗi phòng có một sổ theo dõi sử dụng, mỗi khi có ca thực hành thì giáo viên coi thực

phòng máy, nhóm thực hành và hàng tháng cán bộ quản lý phòng máy phải thống kê lạiquá trình sử dụng phòng máy như: tổng số giờ sử dụng, số giờ ngoài giờ hành chính vàghi lại sự biến động của các thiết bị như: Thiết bị nào hỏng, tình trạng các thiết bị và linhkiện, có sửa chữa thay thế gì không để báo cáo lên khoa.

Vì vậy gặp rất nhiều khó khăn trong công tác quản lý như:

 Hay nhầm lẫn, sai sót

 Mất nhiều thời gian trong quá trình thống kê thông tin để làm báo cáo

 Không phản hồi nhanh được các thông tin sự cố

 Không theo dõi chặt chẽ được các ca sử dụng

2.3 Mô tả bài toán

Để đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ quản lý tài sản nói chung và yêu cầu quản lýcác thiết bị phòng thí nghiệm của khoa Công nghệ nói riêng, đồng thời phải giả quyếtđược các khó khăn gặp phải trong công tác quản lý phòng thí nghiệm hiện thời của khoaCông Nghệ thì yêu cầu hệ thống mới phải đáp ứng được các yêu cầu sau

Với các buổi thực hành phải ghi được các thông tin sau:

 Ai lai người coi phòng máy?

 Sử dụng bao nhiêu máy?

 Giáo viên hướng đẫn là ai?

 Sử dụng cho môn học nào?

Khi gặp sự cố phải ghi lại các thông tin sau

 Phỏng đoán sự cố?

 Máy nào hỏng?

 Máy đó ở phong nào?

 Khi sửa chữa thiết bị hay linh kiện thì ghi lại các thông tin sau:

 Ngày sửa?

 Ai sửa?

 Cách sửa?

 Hỏng thiết bị hay linh kiện gi?

 Tình trạng sau khi sửa?

Ngoài ra còn phải ghi các thông tin về thiết bị và linh kiện như:

 Quá trình luân chuyển sử dụng ra sao?

Khi một thiết bị hay linh kiện không còn phù hợp hay không còn sử dụng đượcnữa thì ta phải tổ chức thanh lý, và cần ghi lại thông tin sau:

 Thanh lý thiết bị hay linh kiện gì?

 Thanh lý ở phòng nào?

 Tình trạng thiết bị hay linh kiện khi thanh lý?

 Thông tin sửa chữa

 Báo cáo thiết bị và linh kiện

2.3.3 Cấp phát và quản lý người dùng

a Nội dung

Xây dựng chế độ bảo mật, cơ sở dữ liệu người dùng và chương chình quản

lý người dùng Cấp phát quyền sử dụng đến từng chức năng của phần mềm

b Các chức năng

 Cấp quyền người dùng mới

 Thay đổi mật khẩu

 Cập nhật, thay đổi người sử dụng: xóa, sửa, thay đổi tên người sử dụng

Chương 2.Phân tích và thiết kế hệ thống : Quản lý hệ thống thiết bị

Lưu trữ giấy tờ, thông tin

Sổ sách, tái liệuGiấy tờ, phiếuSao chép thông tin từ tới

Chia dòng thông tinHợp dòng thông tinTệp dữ liệu

Cập nhật, tra cứu thông tin trên máy tính

2.3.5 Sơ đồ tiến trình các nghiệp vụ trước khi có hệ thống mới gồm

Tiến trình I: Tiến trình quản lý theo dõi thiết bị

Tiến trình III: Theo dõi sử dụng

Tiến trình IV: Tổng hợp lập báo cáo

Hóa đơn mua hàng

Biên bản giao nhận TB

Mua giao Tặng

g

Hủy biên bản giao nhận TB

Đgi

Biên bản Thanh lý TB

Biên bản Thanh lý TB

Biên bản hủy Thanh lý TB

Đ

SS

Hợp lệ

II

Hợp lệ

$

Hợp lệ

Phiếu báo sự cố

Phiếu báo sự cố

SĐ

Sổ theo dõi TB và linh kiện

Báo cáo sửa chữa

Báo cáo sửa chữa

Kiểm tra

Sổ theo dõi TB

và linh kiện

Sổ sự cố,sửachữa,theo

ĐS

ĐS

Giáo viên hướng dẫn Quản lý phòng máy

Tiến trình III: Theo dõi sử dụng Quản lý phòng máy Phòng HC-TH KT trưởng KT tổng hợp

Hợp lệ

Hợp lệ

Hợp lệ

Tiến trình I: Tổng hợp lập báo cáo

Tiến trình II: Theo dõi quản lý thiết bị

Tiến trìh III: Theo dõi xử lý sự cố

Tiến trình IV: Theo dõi sử dụng

Báo cáo sử dụng

Báo cáo TB

Báo cáo TB

ĐS

Hủy báo cáo

Hủy báo cáo

Hợp lệ

Hợp lệ

Hóa đơn mua hàng

Thông tin về TB

Thông tin về tăng,

biếu TB

Biên bản giaonhận TB

TặngMua

S

Đ

Hủy biên bản giao nhận TB

Thông tin

thanh lý TBĐ

S

Đ

SHủy biên bản thanh lý TB

Tiến trình II: Theo dõi Thiết bị khi có hệ thống mới

Database

Chương trình quản lý TB

Hợp lệ

TB mua hay tặng

Hợp

lệ

Hợp lệ

Hợp lệ

Thông tin sự cố

Lập báo cáo sửa chữa

Đ

S

SĐ

Thông tin sửa chữa

Thông tin ca sử dụng

SĐ

Hợp lệ

2.3.7 Xác định các thực thể

1.1.7 Các thực thể

1 LoaiTB Loại thiết bị - Danh mục thiết bị

2 LoaiLK Loại linh kiện - Danh mục linh kiện

3 Phong Phòng – Danh mục các phòng thuộc khoa có

thiết bị

4 TienTe Tiền tệ - Danh mục tiền tệ

5 DuAn Dự án – Danh mục dự án của thiết bị

6 NCC Nhà cung cấp – Thông tin về các nhà cung cấp

thiết bị

7 HSX Hãng sản xuất – Danh mục hãng sản xuất

8 ThietBi Thiết bị - Thông tin về các thiết bị thuộc một

loại thiết bị

9 LinhKien Linh kiện – Thông tin về các linh kiện thuộc

một loại linh kiện

10 TB_LK Thiêt bị - linh kiện – thông tin về các linh kiện

thuộc một thiết bị

11 CachSua Cách sửa – Danh mục cách sửa chữa thiết bị

12 CaLam Ca làm – Danh mục ca sử dụng phòng máy

13 SuCoTB Sự cố thiết bị - Thông tin về các thiết bị hỏng

Chi tiết sửa chữa thiết bị – Thông tin chi tiết

về sửa chữa thiết bị

K

Sửa chữa linh kiện – Thông tin về sửa chữalinh kiện

Chi tiết thanh lý linh kiện – Thông tin chi tiết

về thanh lý linh kiện

27 BoMon Bộ môn – Danh sách bộ môn thuộc khoa

28 GiaoVien Giáo viên – Danh sách giáo viên hướng dẫn

thực thành

29 MonHoc Môn học – Danh sách môn học có sử dụng

phòng máy

31 Nhom Nhóm – Danh sách nhóm trong một lớp

32 ChiTietTH Chi tiết thực hành – Thông tin về thực hành

phòng máy

36 Quyen Quyền – Danh mục quyền đăng nhập hệ thống

37 LichTH Lịch thực hành - Thông tin phân lịch thực

Các ký hiệu của các kiểu dữ liệu sử dụng để mô tả kiểu của cácthuộc tính:

Thuộc tính Kiểu rộng Độ Ràng buộc Thuộc tính khóa Khuôn dạng Giải thích

TenDA C 255 Not null Tên dự án

tại

bị

GiaMua N 15 Not null Giá thiết bị lúc mua

TienTeID C 6 FK Mã đơn vị tiền tệ

cho thiết bịForeign Key (LoaiTBID, ThietBiID) References ThietBi

Foreign Key (LoaiLKID, LinhKienID) References LinhKien

TenCachSua C 100 Not null,Unique Tên cách sửa

TenCaLam C 15 Not null,Unique hh:mm –hh:mm Thời gian bắt đầu và kếtthúc một ca làm việc

T: Đã sửachữa,

F: Đang chờsửa

Trạng thái sửa chữa

Foreign Key (LoaiTBID, ThietBiID) References ThietBi

Foreign Key (PhongID) References PhongForeign Key (CaLamID) References CaLam

14 SuaChuaTB Sửa chữa thiết bị

thiết bịForeign Key (SuaChuaTBID) References SuaChuaTB

Foreign Key (LoaiTBID, ThietBiID) References ThietBiForeign Key (CachSuaID) References CachSua

DiaChiSC C 255 Địa chỉ nơi sửa chữa

17 ChiTietSCLK Chi tiết sửa chữa linh kiện

từng linh kiệnForeign Key (SuaChuaLKID) References SuaChuaLK

Foreign Key (LoaiTBID, ThietBiID, LoaiLKID, LinhKienID) References TB_LK

Foreign Key (CachSuaID) References CachSua

LuanChuyenTBI

PhongDenID C 6 Not null FK Mã phòng đến

Foreign Key (PhongDiID) References PhongForeign Key (PhongDenID) References Phong

LuanChuyenLKI

Mã luân chuyển linh kiện

Foreign Key (PhongDiID) References PhongForeign Key (PhongDenID) References Phong

20 ChiTietLCTB Chi tiết luân chuyển thiết bị

LuanChuyenTBI

LoaiTBID C 6 Not null PK, FK Mã loại thiết bị luân chuyển

Foreign Key (LuanChuyenTBID) References LuanChuyenTB

Foreign Key (LoaiTBID, ThietBiID) References ThietBi

21 ChiTietLCLK Chi tiết luân chuyển linh kiện

LuanChuyenLKI

LoaiLKID C 6 Not null PK, FK Mã loại linh kiện luân chuyển

LinhKienID C 6 Not null PK, FK Mã linh kiện luân chuyển

chuyển

Foreign Key (LuanChuyenLKID) References LuanChuyenLKForeign Key (LoaiLKID, LinhKienID) References LinhKien

ThanhLyTBID C 6 Not null PK Mã hoá đơn thanh lý thiết bị

Foreign Key (KhachHangID) References KhachHangForeign Key (TienTeID) References TienTe

ThanhLyTBID C 6 Not null PK, FK Mã hoá đơn thanh lý thiết bị

Foreign Key (ThanhLyTBID) References ThanhLyTBForeign Key (KhachHangID) References KhachHangForeign Key (LoaiTBID, ThietBiID) References ThietBi

linh kiện

Foreign Key (KhachHangID) References KhachHangForeign Key (TienTeID) References TienTe

26 ChiTietTLLK Chi tiết thanh lý linh kiện

ThanhLyID C 6 Not null PK, FK Mã hoá đơn thanh lý linh kiện

Foreign Key (ThanhLyLKID) References ThanhLyLKForeign Key (KhachHangID) References KhachHangForeign Key (LoaiLKID, LinhKienID) References LinhKien

Unique

32 ChiTietTH Chi tiết thực hành

Foreign Key (GiaoVien1ID) References GiaoVienForeign Key (GiaoVien2ID) References GiaoVien

NgayTTID C 6 Not null PK, FK Mã ngày trong tuần đăng ký thực hành

Foreign Key (PhongID) References PhongForeign Key (NgayTTID) References NgayTTForeign Key (GiaoVienID) References GiaoVienForeign Key (CaLamID) References CaLam

NgayTTID C 6 Not null PK, FK Mã ngày trong tuần đăng ký thực hành

Foreign Key (PhongID) References PhongForeign Key (NgayTTID) References NgayTTForeign Key (GiaoVienID) References GiaoVienForeign Key (CaLamID) References CaLam

Foreign Key (LoaiTBID, ThietBiID) References ThietBi

Foreign Key (LoaiLKID, LinhKienID) References LinhKien

40 BangLuong Bảng lương

Foreign Key (GiaoVienID) References GiaoVien