hoàn thiện kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng trong kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty TNHH Kiểm toán Mỹ chi nhánh Hà Nội

Chuyên đề thực tập LỜI MỞ ĐẦU Kiểm toán là lĩnh vực chiếm vị trí quan trọng trong nền kinh tế. Tuy bắt đầu muộn hơn các nước khác nhưng ngành kiểm toán Việt Nam cũng đã có những bước phát triển mạnh mẽ. Tuy các dịch vụ do các Công ty Kiểm toán Việt Nam cung cấp ngày càng đa dạng và phong phú nhưng kiểm toán tài chính vẫn là hoạt động chủ đạo của các Công ty vì các BCTC do các doanh nghiệp lập ra là đối tượng quan tâm của rất nhiều người. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không thể thiếu các hoạt động trao đổi, mua bán giữa doanh nghiệp với khách hàng, cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp và với các đơn vị thành viên, từ đó hình thành nên các khoản phải thu.Việc ghi chép chính xác,minh bạch các khoản phải thu có ảnh hưởng rất lớn đến tài sản, khản năng thanh toán và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy, việc kiểm toán phần hành các khoản phải thu thường rất được quan tâm, chú trọng trong báo cáo tài chính. Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Kiểm toán Mỹ chi nhánh Hà Nội, kết hợp với những kiến thức đã được học tại nhà trường, em nhận thấy kiểm toán các khoản phải thu khách hàng là một khoản mục quan trọng và ảnh hưởng lớn đến nhiều khoản mục trên Báo cáo tài chính. Vì vậy, em chọn đề tài: “Hoàn thiện kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng trong kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty TNHH Kiểm toán Mỹ chi nhánh Hà Nội” Chuyên đề tốt nghiệp ngoài phần mở đầu và kết luận gồm có 3 chương: Chương 1. Lý luận cơ bản về nợ phải thu khách hàng và kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng trong kiểm toán Báo cáo tài chính. Sv: Nguyễn Thị Thu Hiền CQ46/22.05 1 Chuyên đề thực tập Chương 2. Thực trạng kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng trong kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty TNHH Kiểm toán Mỹ chi nhánh Hà Nội Chương 3. Kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Kiểm toán Mỹ chi nhánh Hà Nội Do kinh nghiệm thực tế còn ít và thời gian nghiên cứu có hạn, chuyên đề tốt nghiệp không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, các kiểm toán viên để chuyên đề của em hoàn thiện hơn. Em xin được gửi lời cảm ơn cô giáo hướng dẫn Tiến sĩ Phạm Tiến Hưng cùng Ban giám đốc và các kiểm toán viên tại Công ty TNHH Kiểm toán Mỹ chi nhánh Hà Nội đã quan tâm và tận tình chỉ bảo, giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Em xin chân thành cảm ơn. Sv: Nguyễn Thị Thu Hiền CQ46/22.05 2 Chuyên đề thực tập MỤC LỤC b. Hệ thống kế toán khoản mục phải thu khách hàng 6 a. Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu khách hàng 8 1.2.2.1. Khảo sát về kiểm soát nội bộ với khoản phải thu khách hàng 18 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1 : Hạch toán các khoản phải thu khách hàng Sơ đồ 2 : Dư phòng nợ phải thu khách hàng khó đòi Sơ đồ 3: Cơ cấu tổ chức quản lý ở Chi nhánh Hà Nội Sơ đồ 4: Quy trình kiểm toán tại Chi nhánh Hà Nội Sơ đồ 5: Mẫu thư xác nhận DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Tìm hiểu thông tin về khách hàng Bảng 2: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Bảng 3: Chương trình kiểm toán Bảng 4: Kháo sát kiểm soát nội bộ đối với khoản phải thu khách hàng Bảng 2.1: Giấy tờ làm việc số 1 của KTV Bảng 2.2: Giấy tờ làm việc số 2 của KTV Bảng 2.3: Giấy tờ làm việc số 3 của KTV Bảng 2.4: Giấy tờ làm việc số 4 của KTV Bảng 2.5: Giấy tờ làm việc số 5 của KTV Sv: Nguyễn Thị Thu Hiền CQ46/22.05 3 Chuyên đề thực tập DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TNHH: trách nhiệm hữu hạn KSNB : kiểm soát nội bộ KTV : kiểm toán viên AA- Hà Nội : Công ty TNHH Kiểm toán Mỹ chi nhánh Hà Nôi BCTC : báo cáo tài chính Sv: Nguyễn Thị Thu Hiền CQ46/22.05 4 Chuyên đề thực tập CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1 ĐẶC ĐIỂM KHOẢN MỤC PHẢI THU KHÁCH HÀNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN 1.1.1 Đặc điểm khoản mục phải thu khách hàng 1.1.1.1 Đặc điểm phải thu khách hàng Phải thu khách hàng: là các khoản phải thu phát sinh khi các cá nhân, tổ chức bên ngoài doanh nghiệp mua sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ do doanh nghiệp cung cấp nhưng chưa thanh toán tiền cho doanh nghiệp. Bản chất của khoản mục phải thu khách hàng là các khoản thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ bị người mua chiếm dụng, đây là hình thức tín dụng thương mại phổ biến trong điều kiện cạnh tranh như hiện nay. Thời hạn, quy mô các khoản phải thu khách hàng tùy thuộc vào chính sách tín dụng của doanh nghiệp và áp dụng với từng khách hàng khác nhau. 1.1.1.2 Đặc điểm kiểm soát nội bộ phải thu khách hàng Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục phải thu khách hàng bao gồm 3 bộ phận: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát đối với khoản mục phải thu khách hàng. a. Môi trường kiểm soát khoản mục phải thu khách hàng Môi trường kiểm soát đối với khoản mục phải thu khách hàng bao gồm: Đặc thù về quản lý: là những quan điểm, triết lý và phong cách điều hành khác nhau của nhà quản lý cấp cao ở đơn vị. Có thể không chỉ đạo trực tiếp quá trình kiểm soát nội bộ đối với khoản mục phải thu, nhưng một triết lý Sv: Nguyễn Thị Thu Hiền CQ46/22.05 5 Chuyên đề thực tập và quan điểm chỉ đạo kinh doanh nhấn mạnh mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận một cách quá mức thì có thể làm ảnh hưởng đến tính đầy đủ trong việc thiết kế các quá trình kiểm soát và làm giảm tính hiệu lực trong hoạt động kiểm soát nội bộ đối với khoản mục phải thu khách hàng. Cơ cấu tổ chức: phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi người đối với nghiệp vụ phải thu khách hàng. Chính sách nhân sự: một chính sách nhân sự được xem là hợp lý khi những chính sách ấy nhằm tuyển dụng, huấn luyện, sử dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật rõ ràng và khuyến khích các phẩm chất về năng lực và trung thực của đội ngũ lao động. Công tác kế hoạch: sự thống nhất giữa kế hoạch bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính của đơn vị sẽ đảm bảo việc kiểm soát nội bộ với khoản mục phải thu khách hàng tốt. Bộ phận kiểm toán nội bộ: Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động hiệu quả, sẽ giúp cho đơn vị có những thông tin kịp thời và chính xác về khoản mục phải thu khách hàng. Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy hết tác dụng khi nó được tổ chức độc lập với tất cả các bộ phận khác trong đơn vị. Các nhân tố bên ngoài: thuộc nhân tố này bao gồm ảnh hưởng của các cơ quan chức năng của Nhà nước, các chủ nợ, các trách nhiệm pháp lý… ảnh hưởng đến công tác hạch toán nghiệp vụ phải thu khách hàng của đơn vị. b. Hệ thống kế toán khoản mục phải thu khách hàng Các sổ sách kế toán sử dụng để hạch toán khoản mục phải thu khách hàng bao gồm: Sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu đối với từng khách hàng cụ thể, Sổ cái tài khoản phải thu khách hàng, Bảng tổng hợp phải thu khách hàng, Bảng phân tích tuổi nợ, Sổ theo dõi chi tiết các khoản dự phòng phải thu khó đòi, Sổ cái tài khoản dự phòng phải thu khó đòi, quyết định của Ban Sv: Nguyễn Thị Thu Hiền CQ46/22.05 6 Chuyên đề thực tập giám đốc khi quyết định xử lý khoản phải thu khó đòi cần có sự đồng bộ. Mỗi đơn vị cần định sẵn trình tự kế toán cụ thể tương ứng với hệ thống sổ sách tạo thành yếu tổ kiểm soát có hiệu lực Chứng từ kế toán liên quan đến hạch toán các khoản phải thu khách hàng gồm: hợp đồng kinh tế hoặc yêu cầu mua hàng; phiếu xuất kho; hóa đơn bán hàng; các chứng từ thanh toán như phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng; phiếu kế toán (khi trích lập dự phòng); các biên bản liên quan đến xóa sổ một khoản nợ khó đòi Các chứng từ kế toán phải được đánh số theo thứ tự liên tục vừa đề phòng bỏ sót, dấu diếm vừa tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bán hàng. Các tài khoản liên quan đến khoản mục phải thu khách hàng gồm: doanh thu bán hàng, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, dự phòng phải thu khó đòi… c Các nguyên tắc và thủ tục khảo sát kiểm soát đối với khoản phải thu khách hàng Kiểm soát nội bộ khoản mục phải thu khách hàng phải đảm bảo các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát sau: Nguyên tắc “ Phân công, phân nhiệm”: những cá nhân liên quan đến nghiệp vụ phải thu khách hàng như: người ký hợp đồng, người bán hàng, thủ kho, kế toán… không những phải hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình mà của những người liên quan để thực hiện và phối hợp công việc cùng nhau. Nguyên tắc “ Bất kiêm nhiêm”: nguyên tắc bất kiêm nhiệm cần tông trọng: - Bất kiêm nhiệm trong bảo vệ tài sản với kế toán - Bất kiêm nhiệm trong phê chuẩn nghiệp vụ và thực hiện nghiệp vụ bán hàng. Sv: Nguyễn Thị Thu Hiền CQ46/22.05 7 Chuyên đề thực tập - Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ Nguyên tắc “ Phê chuẩn, ủy quyền”: các nghiệp vụ bán hàng và các chính sách bán hàng phải được phê chuẩn đúng đắn, đúng thẩm quyền . Các thủ tục kiểm soát được thực hiện gồm: kiểm soát về hàng để bán, kiểm soát quá trình ghi sổ nghiệp vụ ghi sổ các khoản phải thu khách hàng và các thủ tục kiểm soát khác phải được thực hiện đối với khoản mục phải thu khách hàng. 1.1.1.3 Đặc điểm kế toán phải thu khách hàng a. Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu khách hàng Theo “Chế độ kế toán doanh nghiệp” của Bộ Tài Chính, ban hành kèm theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 thàng 3 năm 2006 có đưa ra những nguyên tắc trong ghi nhận các khoản phải thu khách hàng: • Nợ phải thu được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn và phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán. • Đối tượng phải thu là khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua bán sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ và bất động sản đầu tư. • Không phản ánh vào tài khoản 131 các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, bất động sản đầu tư, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc, thu qua ngân hàng). • Trong hạch toán chi tiết tài khoản 131, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, các loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với các khoản nợ phải thu không đòi được. Sv: Nguyễn Thị Thu Hiền CQ46/22.05 8 Chuyên đề thực tập • Trong quan hệ mua bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng thì người mua có quyền yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng hoá hoặc trả lại hàng đã giao. b. Nguyên tắc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Theo thông tư số 228/2009/TT-BTC hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng có quy định: • Đối tượng và điều kiện Là các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau: - Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác. - Các khoản nợ có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi: + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác. + Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết. Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất. • Phương pháp lập dự phòng Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong Sv: Nguyễn Thị Thu Hiền CQ46/22.05 9 Chuyên đề thực tập đó: - Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. - Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. - Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. c. Hệ thống sổ sách, chứng từ và tài khoản sử dụng trong hạch toán khoản mục phải thu khách hàng  Chứng từ sử dụng Các chứng từ liên quan đến việc hạch toán các khoản phải thu khách hàng bao gồm: hợp đồng kinh tế hoặc yêu cầu mua hàng; phiếu xuất kho; hóa đơn bán hàng; các chứng từ thanh toán như phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng; phiếu kế toán (khi trích lập dự phòng); các biên bản liên quan đến xóa sổ một khoản nợ khó đòi.  Sổ kế toán sử dụng Để theo dõi các khoản phải thu có hiệu quả, doanh nghiệp cần có các loại sổ sách kế toán: Sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu đối với từng khách hàng cụ thể, Sổ cái tài khoản phải thu khách hàng, Bảng tổng hợp phải thu khách hàng, Bảng phân tích tuổi nợ, Sổ theo dõi chi tiết các khoản dự phòng phải thu khó đòi, Sổ cái tài khoản dự phòng phải thu khó đòi, quyết định của Ban Sv: Nguyễn Thị Thu Hiền CQ46/22.05 10 . nhận các khoản phải thu khách hàng: • Nợ phải thu được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn và phải thu dài hạn và ghi. Các khoản nợ có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi: + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác. + Nợ phải thu chưa. KHOẢN MỤC PHẢI THU KHÁCH HÀNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN 1.1.1 Đặc điểm khoản mục phải thu khách hàng 1.1.1.1 Đặc điểm phải thu khách hàng Phải thu khách hàng: là các khoản phải thu phát