đề án quản lý bán hàng

ĐỀ ÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐỀ ÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1 Chương 1: TÌM HIỂU BÀI TOÁN 2 1.1. Đề xuất bài toán 2 1.1. Đề xuất bài toán 2 1.2. Mục tiêu của bài toán 4 1.3. Phương pháp, đối tượng và địa điểm nghiên cứu: 4 1.4. Lựa chọn công nghệ thực hiện: 5 Chương 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 6 2.1. Mô tả hệ thống 6 2.2. Sơ đồ chức năng của hệ thống 6 2.1. Mô tả hệ thống: 6 2.1.2. Mô tả sơ lược Hệ thống: 7 2.2.Các chức năng của hệ thống: 8 2.2.1.Chức năng kiểm tra mật khẩu 10 2.2.2.Chức năng cập nhật: 10 2.2.3.Chức năng tìm kiếm: 10 2.2.4.Chức năng báo cáo/thống kê: 10 2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu 11 2.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: 11 2.3.2. Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh: 12 2.3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 1) 13 2.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu 18 2.4.1. Xác định các kiểu thực thể 18 2.4.2. Mô hình quan hệ 21 Chương 3 :BIỂU MẪU 25 LỜI KẾT 26 1 Chương 1: TÌM HIỂU BÀI TOÁN  - Chắc hẳn vào dịp cuối tuần hầu hết các gia đình ở thành thị ai cũng sẽ ghé qua các cửa hàng lớn để mua thực phẩm dự trữ về cho gia đình hay một vài vật dụng gia đình khác bị mất hay đã hỏng. Tuỳ vào thời tiết hay các mùa trong năm mà nhu cầu của các gia đình về các mặt hàng cũng khác nhau. Vào mùa nóng thì các mặt hàng về rau sạch, củ quả tươi…Các mặt hàng điện tử cũng được các mẹ đưa ra tranh luận về cả giá cả và chất lượng. Mùa hè oi bức thì cửa hàng bán chuộng các sản phẩm như quạt trần, quạt tường… còn vào mùa đôngthì bán chay các mặt hàng như quạt sưởi, máy sấy. Với các mặt hàng này thì có hai vấn đề luôn quan tâm đến là giá cả và chất lượng. Ai cũng biết đồ điện tử khi mua thường dựa vào uy tín nhà sản suất và giá cả phải chăng tại siêu thị. Những nhân viên bán hàng chỉ giúp bạn phần nào về giá các mặt hàng nhưng giờ tan tầm thì bạn phải tự sức mình. Khi bạn mang theo một đống đồ ra thanh toán thì cô nhân viên thu ngân lại vất vả đối chiếu giá cả mặt hàng và cộng tay giá trị từng món mặt hàng. Việc này rễ gây sai sót và không thể quản lý tốt được và bán chính xác mặt hàng nào để lập báo cáo. Với một lượng lớn 2     !"#$%& '()*+,), hàng hoá thì làm sao có thể có cách quản lý hàng hoá và tạo thuận lợi cho người mua hàng ? - Với cách quản lý cũ thì họ sẽ dán giá lên sản phẩm. Nhưng nó bị bay hay được thay đổi giá chẳng hạn thì sẽ phải dán lại tất cả các sản phẩm đó. Hay việc kiểm kê hàng hoá tại cửa hàng theo cách thủ công như trước phải mất rất nhiều người và thời gian, công sức mà chưa chắc đã chính xác. Hơn nữa, nhu cầu hàng hoá có loại cần quanh năm như đồ bếp, đồ chơi trẻ em, sách vở, mà cũng có đồ bán theo thời vụ nên tùy mùa mới có nhu cầu lớn, có mùa lại không có nhu cầu về mặt hàng đó. Nếu cứ để khi có người yêu cầu mới nhập hàng sẽ làm chậm quá trình phát triển, không tạo được niềm tin của khách hàng. Do đó cơ chế quản lý cũ có nhiều nhược điểm phải sửa chữa và hoàn thiện. - Càng ngày công nghệ thông tin càng chứng tỏ thế mạnh của mình trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Việc ứng dụng công nghệ thông tin lam mạnh vào trong cuộc sống để xây dựng các phầm mềm quản lý thay thế sức lao động thủ công của con người. Sau khi đi khảo sát ở một số cửa hàng hiện nay, nhận thấy việc quản lý các các mặt hàng của các cửa hàng vẫn còn mang nặng tính thủ công truyền thống. Do đó, để có thể quản lý việc mua bán tại cửa hàng cần giải quyết tốt các quy trình từ nhập hàng đến bán hàng và các chương trình khuyến mại cho khách hàng cũng như lợi ích kinh doanh của cửa hàng. - Tất cả các quy trình từ quản lý từ cập nhật tìm kiếm nhập hàng, bán hàng đều được làm thủ công hoặc mới được tự động một phần bằng công cụ office. Nhưng vẫn chưa khai thác được thế mạnh của các công cụ hỗ trợ này. Như chưa có cách quản lý giá các mặt hàng nếu có biến động giá thay đổi nhanh (như khi nhà sản xuất giảm giá mặt hàng nào đó để kích cầu…). Quản lý còn kém sâu sắc, chưa đưa ra được cách ghép nối từ nhà sản xuất đến người mua . Chưa quản lý được thống kê mặt hàng và nhà cung cấp hợp lý (địa chỉ nhà cung cấp, các loại mặt hàng và số lượng có trong kho,…). Quản lý khách hàng vấn chưa có, khó truy xuất thông tin của khách hàng nhất là khách hàng tiềm năng(giá trị hàng hoá đã mua, hậu mãi cho các khách hàng tiềm năng…). 3 Vì vậy, việc xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng là rất cần thiết. Phần mềm này sẽ giúp cho người quản lý các thông tin về mặt hàng, số lượng dễ dàng trong việc tra cứu, xem thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả cao và lưu trữ thông tin an toàn, tiết kiệm công sức, thời gian nhanh chóng và đạt hiệu quả cao khi xử lý thông tin.  Áp dụng các ứng dụng trên công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của siêu thị mini, từ đó xây dựng một hệ thống quản lý hợp lý đảm bảo yêu cầu sau: - Tự động trong việc quản lý thông tin đầu vào của các mặt hàng như: thêm, sửa, xóa, cập nhật. - Tự động trong việc tìm kiếm hàng hóa theo các tiêu chí đề trước. - Hỗ trợ lập báo cáo, thống kê các mặt hàng, khách hàng, nhà cung cấp, … - Quản lý thông tin của nhà cung cấp, khách hàng thân thiện, nhân viên… - Hệ thống phải thân thiện, dễ dàng truy xuất, vận hành, sử dụng, tính thẩm mỹ cao. - Đạt và phù hợp mục đích của người dùng, phù hợp với trình độ cũng như khả năng người sử dụng (chỉ cần đào tạo cơ bản nếu cần), sử dụng ngôn ngữ trên hệ điều hành Windown XP và môi trường lưu trữ Microsoft access sử dụng ngôn ngữ lập trình VB6.0 - Phải có tính phân cấp vai trò của các nhân viên để người dùng khác có thể dễ dàng nắm được công việc của mình trên của toàn bộ hệ thống. Đồng thời phải hệ thống phải ổn định, đảm bảo an toàn thông tin, có khả năng cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu của người dùng khi họ cần. Dễ dàng kiểm tra, cải tiến, nâng cấp khi có những lỗi hệ thống bất kì xảy ra. Khi lượng thông tin nhập vào lớn như cần cập nhập thường xuyên, cần có cơ chế lưu trữ hợp lý.  !"#$%&- • Phương pháp nghiên cứu: Khảo sát, phân tích, tổng hợp. 4 • Đối tượng nghiên cứu: Các thông tin về mặt hàng tại siêu thị mini, giá cả, nhà sản xuất, người mua hàng , công việc của nhân viên, xây dựng cơ sở dữ liệu… '()*+,),- - Cơ sở dữ liệu (CSDL): Hiện nay có rất nhiều hệ quản trị CSDL như: Access, SQL Trong phạm vi nghiên cứu ở một số siêu thị mini, lựa chọn ngôn ngữ hệ quản trị CSDL Access 2003. - Công cụ: Trong báo cáo lựa chọn công cụ VB 6.0 để lập trình. 5 Chương 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG +. /  - 2.1.1. Khảo sát thực trạng: - Khi cửa hàng đặt hàng các mặt hàng thì Bộ phận quản lý nhập hàng chịu trách nhiệm liên hệ chọn được nhà cung cấp (NCC) hợp lý,có thể cung cấp các mặt hàng theo yêu cầu của siêu thị trong tương lai và báo cho bộ phận bán hàng. Nhận thông tin về NCC và các mặt hàng họ có thể đáp ứng, sau đó đăng ký thông tin với NCC về mặt hàng, nếu hợp lý thì NCC sẽ ký hợp đồng và gửi hàng cho siêu thị theo phiếu yêu cầu những mặt hàng có thể đáp ứng được, nếu không NCC có thể huỷ hợp đồng. Lúc đó siêu thị sẽ tìm nhà cung cấp khác. Khi hàng về kho bộ phận quản lý kho chịu trách nhiệm nhận hàng đủ số lượng và kiểm tra chất lượng rồi báo cáo bộ phận quản lý nhập hàng trả tiền cho NCC. Ngoài ra bộ phận quản lý kho cũng tạo Phiếu Trả hàng cho nhà sản xuất khi có mặt hàng nào khác so với yêu cầu nhập hoặc có sản phẩn hết hạn bảo hành, sản phẩm được nhà sản xuất thu hồi…. - Những thông tin về mặt hàng được đưa vào cần được khai báo các thông tin để quản lý như : Tên mặt hàng, tên nhà cung cấp,trạng thái hàng, số lượng, 6 +.,  01&2,  3$141564, '7898:;564, ngày nhập kho, giá thành…và chúng được đặc trưng bởi một mã cho quản lý là Mã mặt hàng. Khi khách hàng có yêu cầu số lượng lớn về các mặt hàng nào đó, thì được bộ phận bán hàng thông báo cho bộ phận kho. Nếu có đủ số lượng thì báo lại để làm hoá đơn và lưu thông tin khách hàng. Nhân viên dưới kho kiểm tra xem loại mặt hàng đó có còn đủ trong Kho không. Nếu Kho không đủ loại mặt hàng đó đó thì Nhân viên thông báo với Khách hàng là không thể đáp ứng, và hẹn Khách hàng để có thể thoả thuận để nhập hàng vào thời gian gần nhất đến siêu thị liên hệ. Nếu kho còn đủ, Nhân viên làm hóa đơn. Hoá đơn này có 3 liên: 1 liên đưa xuống Kho, 1 liên được lưu vào trong kho dữ liệu hóa đơn, 1 liên đưa cho Khách hàng. Hàng được đưa từ Kho cùng với hóa đơn. Khách hàng đối chiếu hóa đơn của mình và hóa đơn từ kho và nhận hàng và thanh toán tiền. Cuối ngày Nhân viên làm báo cáo thống kê : số lượng hàng hoá bán trong ngày, loại mặt hàng bán chạy, số lượng hàng tồn trong trong khu bán hàng…để nắm được số hóa đơn bán hàng, số lượng bán hàng khách lẻ trong ngày. Tập hợp phiếu yêu cầu chưa được đáp ứng cho bộ phận quản lý. Cuối tháng có báo cáo hàng hàng, cuối quý có báo cáo quý. Cập nhật thông tin khách hàng. Bộ phận quản lý tài chính kiểm tra ,đối chiếu lại các hoá đơn và lập báo cáo thu chi hàng ngày, hàng tháng, hàng quý. Bộ phận kho cuối mỗi tháng lập báo cáo cập nhật hàng xuất - nhập - tồn để xác định được các loại hàng đã xuất, nhập, tồn kho và báo cáo cho bộ phận quản lý về các loại mặt hàng và góp ý về nhập các mặt hàng sắp nhập theo mùa để có cách bảo quản và chuyển hàng ra khu vực bán hàng hợp lý… 2.1.2. Mô tả sơ lược Hệ thống: - Muốn vào hệ thống thì đầu tiên cần đăng nhập bằng tên truy cập và mật khẩu. Đối với người dùng là người quản lý và nhân viên được cấp tên truy cập. Nếu là khách hàng thì phải đăng ký vào hệ thống tên và mật khẩu của mình. Nếu đúng thì cho đăng nhập, nếu sai thì hệ thống báo để đăng nhập lại. - Khi vào hệ thống thì với mỗi nhóm người dùng lại được phân các quyền khác nhau: 7 + Người quản lý có quyền cao nhất: Được làm tất cả các chức năng của hệ thống như quản lý, thay đổi thông tin(thêm, sửa, xóa ), quản trị người dùng… + Nhân viên được phép lập hóa đơn, sửa đổi thông tin mảng mình phụ trách( nhập hàng hay bán hàng), được xem các thông tin về khách hàng, không được phép sửa thông tin do nhóm khác tạo. + Khách hàng và những người dùng khác chỉ được xem thông tin về giá cả, thông tin bản thân, thông tin cửa hàng… <&2, - Bài toán đặt ra cho hệ thống cần có những chức năng sau:  Chức năng kiểm tra mật khẩu  Chức năng cập nhật  Chức năng tìm kiếm  Chức năng báo cáo/thống kê 8 Hệ thống QLBH 1.KTMK 2.Cập nhật 4.Báo cáo/ Thống kê 3.Tìm kiếm Cập nhật yêu cầu nhập Cập nhật mặt hàng Cập nhật hoá đơn Cập nhật NCC Cập nhật khách hàng TT Cập nhật User Tìm kiếm yêu cầu nhập Tìm kiếm mặt hàng Tìm kiếm hoá đơn Tìm kiếm NCC Tìm kiếm khách hàng TT Báo cáo nhập hàng Báo cáo bán hàng Thống kê nhập xuất tồn Thống kê trả NCC 9 2.2.1.Ch ức năng kiểm tra mật khẩu - Chức năng có nhiệm vụ kiểm tra tên truy cập của từng nhóm thành viên quản lý và được phân quyền theo nhóm người dùng. Đây là phần xác nhận xem người nào là người có thể đăng nhập vào phần mềm này. Để đăng nhập vào phần mềm này, bạn phải sử dụng UserName, PassWord… của riêng mình để xác nhận. Chức năng này có nhiệm vụ kiểm tra tên truy cập, mật khẩu và nếu đúng thì cho đăng nhập, nếu sai thì hệ thống báo để đăng nhập lại. 2.2.2.Chức năng cập nhật: - Chức năng cho phép người sử dụng được phép lưu những thay đổi các thông tin về mặt hàng khi nhập hàng, hay khi bán hàng,thông tin về nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp Khi bán hàng cập nhật các thông tin về đơn hàng: Mã đơn hàng,tên hoá đơn, người mua hàng, ngày lập phiếu… Các thông tin liên quan đến chi tiết mỗi đơn hàng: tên mặt hàng, số lượng đặt, thành tiền của mỗi mặt hàng… Khi giao hàng cho khách, bộ phận kế toán phải in ra phiếu xuất hàng và hóa đơn thanh toán. Sau khi xác nhận thanh toán thì cập nhật lại trạng thái cho đơn hàng, và số lượng của từng mặt hàng vừa xuất. 2.2.3.Chức năng tìm kiếm: - Hỗ trợ nhân viên tìm kiếm nhanh theo các yêu cầu cho khách hàng hay để báo cáo. Tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu những thông tin cần thiết. Hiển thị danh sách kết quả tìm kiếm nếu có hoặc thông báo không tìm thầy nếu ngược lại. Các truy vấn tìm kiếm : thông tin đơn hàng, thông tin khách hàng, thông tin NCC… 2.2.4.Chức năng báo cáo/thống kê: - Hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc lập báo cáo thường kỳ cho lãnh đạo. Yêu cầu lập báo cáo như: báo cáo về các loại mặt hàng công ty đang phân phối, báo cáo về mặt hàng bán chạy nhất trong tháng (trong quý, trong năm), qua ddos người quản lý có thể rút ra xu hướng khách hàng mua hàng tương lai, với số lượng hàng cần tháng tới vào cuổi tháng (cuối quý, cuối năm),… 10 [...]... khung cảnh: User TT xử lý Khách hàng Hoá đơn TT DL đầu vào TT yêu cầu nhập Hệ thống quản lý bán hàng TT khách hàng TT cập nhật TT USER Nhà cung cấp Mặt hàng Người quản lý 11 2.3.2 Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh: Người Quản Lý User Khách hàng KTra MK Người Quản Lý TT KH TT Cập Nhật Trả tiền DLHT Khách hàng User Tìm kiếm MH NCC Báo cáo/ Thống Kê Tìm Kiếm User Người quản Người quản lý lý 12 2.3.3 Biểu đồ luồng... Nhà quản lý Cập nhật NCC Cập nhật khách hàng TT Cập nhậtUser TT KH TT KH DLHT Nhà cung cấp Khách hàng TT YCN TT MH Cập nhật yêu cầu nhập Lập hoá đơn Cập nhật mặt hàng Cập nhật hoá đơn TT MH Trả tiền TT HĐ Nhà cung cấp User Hoá đơn 14 Chức năng tìm kiếm Nhà quản lý Tìm kiếm NCC TT NCC TT NCC Tìm kiếm Khách hàng TT Nhà quản lý TT KH TT KH Khách hàng TT MH TT MH DLHT TT MH Tìm kiếm Mặt hàng Nhà quản lý. .. cộng tiền thanh toán: 2 Tiền Thuế GTGT: Biểu mẫu 2 25 PHIẾU NHẬP HÀNG Mã số: Ngày Tháng Năm Nhà cung cấp: Số TT Mã hàng Tên hàng Số lượng Đơn giá Người giao hàng 3 Đơn vị tính Thành tiền Người nhận hàng Biểu mẫu 3 PHIẾU XUẤT HÀNG Mã số: Ngày Tháng .Năm Nhà cung cấp: Số TT Mã hàng Người giao hàng Tên hàng Số lượng Đơn giá Đơn vị tính Thành tiền Người nhận hàng LỜI KẾT 26 Em... trình quản lý bán hàng( áp dụng cho mô hình vừa và nhỏ) 2.4.1 Xác định các kiểu thực thể - Các thực thể là: KhachHang, MatHang, HoaDon, NhaCungCap, NhanVien, KhoHang, KhachHang/MatHang, HoaDon/MatHang, Mô hình quan hệ thực thể: KhachHang MatHang KhachHang/MatHang HoaDon/MatHang NhaCungCap HoaDon NhanVien oc - Mô hình quan hệ N- N giữa các thực thể : 18 SL Khách Hàng Mặt Hàng Mua Ngày lập Khách hàng. .. báo cáo 15 Nhà quản lý TT MH TT YCN TT HĐ TTYCN, ĐH Báo cáo Nhập hàng Báo cáo bán hàng Thống kê Nhập xuất tồn TT HĐ Thống kê trả NCC TTYCN, ĐH TT YCN TT MH DLHT 2.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2 của chức năng Cập nhật: 16 H 2.3.3.Xóa NCC H TT K TT N TT KH TT NC C CC K TT TT KH C NC TT 2.3.2.Sửa NCC 2.1.2.Sửa TTKH 2.1.3.Xóa TTKH TT NCC CC TT KH NQLý 2.3.1.Thêm NCC TT N 2.1.1.Thêm TTKH NQLý C NC TT 2.2.2... TK Viết đầy đủ Mã khách hàng Tên khách hàng Ngày sinh khách hàng Địa chỉ khách hàng Số điện thoại khách hàng Fax khách hàng Số tài khoản Định dạng Đặc tả Text Khoá chính Text Date/Time Text number Text Text NHÂN_VIÊN( Mã NV, Tên NV, ĐịachỉNV, Điện thoại) Thuộc tính MaNV TenNV DiachiNV DienthoaiNV Viết đầy đủ Mã nhân viên Tên nhân viên Địa chỉ nhân viên Số điện thoại khách hàng Định dạng Đặc tả Text... tăng) GG122004N Liên 2: Khách Hàng 0080669 Ngày Tháng .Năm Bộ phận bán hàng: Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại: .MS: Họ tên người mua: .Ngày sinh:…… Giới tính: Địa chỉ: Điện thoại: FAX:…… Số tài khoản Hình thức thanh toán: .MS: Số TT Tên hàng dịch vụ Đơn vị tính Số... Y NQLý DLHT 2.6.1.Thêm Đơn Hàng 2.6.3 Xóa Đơn Hàng 2.6.2 Sửa Đơn Hàng Đ TT H TT HĐ TT H Đ TT HĐ Đ TT H 2.5.1.Thê m User 2.5.3 Xóa User 2.5.2 Sửa User HĐ TT User NQLý 2.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu Dữ liệu đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong hệ thống Tất cả các hoạt động cả hệ thống đều liên quan đến cơ sở dữ liệu: dữ liệu vào hoặc dữ liệu 17 ra Mỗi một chức năng trong hệ thống khi hoạt động đều cần... Mặt Hàng Mua Ngày lập Khách hàng có thể mua 1 hay nhiều mặt hàng Mặt hàng có thể không được ai mua, có thể được mua bởi nhiều khách hàng, mua thì xuất hiện thược tính Số lượng, Ngày lập SL Khách Hàng Hóa Đơn Mặt Hàng Ngày lập Hóa đơn chuyển thành thực thể quan hệ Hóa đơn có CTHĐ Hóa đơn có một hay nhiều CTHD, CTHD chỉ thuộc 1 HoaDon CTHĐ có Mặt Hàng 19 Quan hệ có chuyển thành thực thể quan hệ, MatHang... đơn Mã mặt hàng Tên nhân viên lâp Đơn giá Tên Mặt hàng Định dạng Đặc tả Text Khoá chính Text Text Text Text KHO HANG( Ma Hang,Tên MH, Trạng thái hàng, Số lượng) Thuộc tính MaMH Tenhang Trangthaihang Soluong Viết đầy đủ Mã mặt hàng Tên hãng Trạng thái hàng Số lượng Định dạng Đặc tả Text Khoá chính Text Text Number CHI TIET KHO HANG(Mã MH,Giá ,Ngày) Thuộc tính MaMH Gia Ngay Viết đầy đủ Mã mặt hàng Giá . ĐỀ ÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐỀ ÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1 Chương 1: TÌM HIỂU BÀI TOÁN 2 1.1. Đề xuất bài toán 2 1.1. Đề xuất bài toán 2 1.2. Mục tiêu của bài toán 4 1.3. Phương pháp,. cáo thống kê : số lượng hàng hoá bán trong ngày, loại mặt hàng bán chạy, số lượng hàng tồn trong trong khu bán hàng để nắm được số hóa đơn bán hàng, số lượng bán hàng khách lẻ trong ngày. Tập hợp. tin về mặt hàng khi nhập hàng, hay khi bán hàng, thông tin về nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp Khi bán hàng cập nhật các thông tin về đơn hàng: Mã đơn hàng, tên hoá đơn, người mua hàng, ngày