ĐỀ TÀI XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VĂN

Đề tài Xây dựng phần mềm quản lý công văn tại công ty TNHH Một Thành Viên ASEA bằng ngôn ngữ lập trình Visual Studio và hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS SQL SERVER. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng vì kết hợp phần mềm DEVEXPRESS để thiết kế giao diện...

Đề tài: Quản Lý Công Văn GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp LỜI CẢM ƠN Trước khi trình bày nội dung bài báo cáo đề tài thực tập tốt nghiệp, em xin phép được giành những dòng đầu tiên để gửi lời cảm ơn đến ban giám hiệu cùng toàn thể quý thầy cô giáo trong khoa Tin Học – Ngôn Ngữ - Kinh Doanh của trường Cao Đẳng Nghề Thanh Niên Dân Tộc Tây Nguyên, cô Trần Thị Bích Thùy và cô Phan Thị Hà là những người đã trực tiếp hướng dẫn và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em trong suốt thời gian thực tập. Em xin gửi lời cảm ơn đến bố mẹ, anh chị em trong gia đình là những người luôn động viên và giúp đỡ em trong suốt quá trình học, thầy Nguyễn Hoàng Sơn và tất cả những người bạn là những thành viên trong lớp luôn đồng hành, chia sẻ, giúp đỡ nhau trong suốt thời gian qua để em có thể kết thúc khóa học và đạt được kết quả như mong muốn. Xin cảm ơn Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạng Một Thành Viên ASEA đã tạo mọi điều kiện để hỗ trợ, hướng dẫn và giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại công ty, giúp em hoàn thành đề tài thực tập tốt nghiệp. Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài báo cáo sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Nhưng với tinh thần làm việc nghiêm túc, sự đam mê học hỏi, giúp đỡ nhau trong quá trình thực tập em rất mong được sự đóng góp ý kiến chân thành của quý thầy cô giáo, cùng tập thể lớp để giúp em củng cố thêm những kiến thức và kinh nghiệm thực tế nhằm dần hoàn thiện kiến thức cùng với các kỹ năng của bản thân. Cuối cùng, một lần nữa em xin chân thành cảm ơn! Buôn Ma Thuột, ngày 10 tháng 08 năm 2014 SVTH: Trần Xuân Tuân Trang Đề tài: Quản Lý Công Văn GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp LỜI NÓI ĐẦU SVTH: Trần Xuân Tuân Trang Đề tài: Quản Lý Công Văn GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Như chúng ta biết, ngày nay với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế - xã hội nói chung, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ thông tin nói riêng đều gắn liền với máy tính, nó chiếm một vị trí quan trọng và sẽ không thể thiếu trong sự phất triển của xã hội hiện nay. Càng đi sâu vào lĩnh vực này, chúng ta càng thấy được những tiềm năng và giá trị thực sự của công nghệ thông tin mang lại. Chính lý do đó đã giúp em quyết tâm theo đuổi và chọn ngành Công Nghệ Thông Tin tại trường Cao Đẳng Nghề Thanh Niên Dân Tộc Tây Nguyên làm môi trường để em học tập và phát triển. Được sự truyền đạt và hướng dẫn tận tình của toàn thể thầy cô giáo em đã trang bị cho mình vốn kiến thức về xây dựng phần mềm. Được thầy cô hướng dẫn thực tập về nghề Công Nghệ Thông Tin, nhà trường đã tạo điều kiện cho sinh viên nâng cao tay nghề và có kinh nghiệm làm việc thực tế sau khi tốt nghiệp ra trường, ngày12/05/2014 Trường Cao Đẳng Nghề Thanh Niên Dân Tộc Tây Nguyên đã ký quyết định cho lớp Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin 11A đi thực tập. Thời gian thực tập bắt đầu từ ngày 12/05/2104 đến hết ngày 15/08/2014 Trên cơ sở đó ngày 12/05/2014, thông qua giấy giới thiệu của trường gồm có em: Trần Xuân Tuân, đã được Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạng Một Thành Viên ASEA nhận vào thực tập từ ngày 12/05/2104 đến hết ngày 15/08/2014. Buôn Ma Thuột, ngày 10 tháng 08 năm 2014 Sinh Viên: Trần Xuân Tuân MỤC LỤC Trang SVTH: Trần Xuân Tuân Trang Đề tài: Quản Lý Công Văn GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp LỜI CẢM ƠN 1 LỜI NÓI ĐẦU 3 MỤC LỤC 4 NHẬT KÝ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NĂM 2014 8 A. MỞ ĐẦU 11 I. Lý do chọn đề tài 11 II. Mục đích 11 III. Phương pháp nghiên cứu 12 B. NỘI DUNG 13 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 13 I. Hình thành và phát triển 13 II. Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của công ty 14 CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI 16 I. Tổng quan về hệ thống quản lý 16 1. Quản lý công văn đến 16 2. Quản lý công văn đi 17 3. Quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin 18 II. Vai trò của hệ thống quản lý 18 1. Chức năng của hệ thống 18 2. Chức năng thông tin 19 SVTH: Trần Xuân Tuân Trang Đề tài: Quản Lý Công Văn GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp 2.1. Chức năng cập nhật và chỉnh sửa thông tin 19 2.2. Chức năng in, báo cáo 20 CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CÔNG VĂN 21 I. Hệ thống thông tin quản lý 21 1. Sơ đồ phân rã chức năng 21 2. Sơ đồ luồng dữ liệu ba mức 21 2.1. Sơ đồ mức ngữ cảnh 21 2.2. Sơ đồ mức đỉnh 22 2.3. Sơ đồ mức dưới đỉnh 24 2.3.1. Phân rã chức năng quản lý công văn đến 24 2.3.2. Phân rã chức năng quản lý công văn đi 25 2.3.3. Phân rã chức năng cập nhật thông tin hệ thống 26 2.3.4. Phân rã chức năng thống kê 27 II. Tổ chức dữ liệu 27 1. Các tập thực thể 27 2. Chuẩn hóa dữ liệu 28 CHƯƠNG IV: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 31 I. Giới thiệu sơ lược về môi trường cài đặt 31 1. Sơ lược về Microsoft sql server 31 SVTH: Trần Xuân Tuân Trang Đề tài: Quản Lý Công Văn GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp 2. Sơ lược về Visual studio 32 II. Hệ thống chương trình 33 1. Câu lệnh tạo cơ sở dữ liệu 33 2. Câu lệnh tạo các bảng dữ liệu 34 3. Câu lệnh nhập dữ liệu cho bảng 39 4. Một số câu lệnh views 42 III. Giao diện chương trình 45 1. Giao diện form kết nối cơ sở dữ liệu 45 2. Giao diện form đăng nhập 46 3. Giao diện form điều khiển chính 47 4. Một số giao diện chức năng của chương trình 47 5. Một số báo cáo – thống kê 52 IV. Hướng dẫn sử dụng 54 1. Kết nối cơ sở dữ liệu 54 2. Đăng nhập vào chương trình 55 C. KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 58 I. Đánh giá kết quả 58 1. Ưu điểm 58 2. Nhược điểm 59 II. Hướng phát triển 59 SVTH: Trần Xuân Tuân Trang Đề tài: Quản Lý Công Văn GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 61 NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 62 NHẬT KÝ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NĂM 2014 Trên cơ sở hướng dẫn thực tập của thầy cô khoa Tin học – Ngôn ngữ - Kinh doanh của trường Cao Đẳng Nghề Thanh Niên Dân Tộc Tây Nguyên và sự phân công công việc tại nơi thực tập, em lập lịch thực tập với nội dung và thời gian cụ thể như sau: TUẦN NGÀY NỘI DUNG CÔNG VIỆC 1 Từ ngày 12/05/2014 - Liên hệ nơi thực tập SVTH: Trần Xuân Tuân Trang Đề tài: Quản Lý Công Văn GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp đến ngày 18/05/2014 - Đưa giấy giới thiệu lên nơi thực tập - Lập kế hoạch thực tập - Làm quen với nhân viên công ty 2 Từ ngày 19/05/2014 đến ngày 25/05/2014 - Tìm kiếm tài liệu tham khảo - Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của công ty 3 Từ ngày 26/05/2014 đến ngày 01/06/2014 - Tìm hiểu hệ thống quản lý ở công ty - Tham gia một số hoạt động cùng nhân viên công ty 4 Từ ngày 02/06/2014 đến ngày 08/06/2014 - Tìm hiểu về nhân sự ở công ty - Đưa ra ý tưởng và chọn đề tài thực tập - Tham khảo ý kiến 5 Từ ngày 09/06/2014 đến ngày 15/06/2014 - Nghiên cứu đề tài, tìm hiểu số liệu liên quan đến đề tài. - Khảo sát tình hình thực tế của công ty về việc quản lý công văn và giấy tờ liên quan 6 Từ ngày 16/06/2014 đến ngày 22/06/2014 - Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý công văn - Xác định các thực thể và các tác nhân liên quan để xây dựng cơ sở dữ liệu - Chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình để xây dựng đề tài 7 Từ ngày 23/06/2014 đến ngày 29/06/2014 - Xác định các bảng dữ liệu và chọn kiểu dữ liệu cho phù hợp với từng thuộc tính của bảng SVTH: Trần Xuân Tuân Trang Đề tài: Quản Lý Công Văn GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp - Tiến hành viết câu lệnh cài đặt cơ sở dữ liệu - Nhập dữ liệu cho các bảng 8 Từ ngày 30/06/2014 đến ngày 06/07/2014 - Thiết kế giao diện phần mềm - Viết code kết nối cơ sở dữ liệu giữa hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server và ứng dụng Microsoft Visual Studio. 9 Từ ngày 07/07/2014 đến ngày 13/07/2014 - Tiếp tục xây dựng phần mềm - Hoàn thiện các chức năng cơ bản của phần mềm - Tham khảo ý kiến 10 Từ ngày 14/07/2014 đến ngày 20/07/2014 - Thiết kế và xây dựng thêm một số chức năng nâng cao - Tạo và thiết kế các bản báo cáo và thống kê trong phần mềm - Tham khảo ý kiến 11 Từ ngày 21/07/2014 đến ngày 27/07/2014 - Kiểm tra và hoàn thiện phần mềm - Đóng gói phần mềm và chạy thử - Sửa một số chức năng còn bị lỗi - Làm báo cáo thực tập 12 Từ ngày 28/07/2014 đến ngày 03/08/2014 - Tổng hợp kiến thức và tài liệu. - Tiếp tục hoàn thành báo cáo thực tập. 13 Từ ngày 04/08/2014 đến ngày 10/08/2014 - Ký các giấy tờ liên quan (phiếu nhận xét của đơn vị thực tập) để hoàn thành bài báo cáo SVTH: Trần Xuân Tuân Trang Đề tài: Quản Lý Công Văn GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp thực tập. - Kiểm tra và in báo cáo. - Ghi phần mềm và file báo cáo ra đĩa. 14 Từ ngày 11/08/2014 đến ngày 15/08/2014 - Tập trung về trường. - Nộp báo cáo và phần mềm. A. MỞ ĐẦU I. Lý do chọn đề tài Đối với xã hội, quản lý là một hoạt động liên quan đến nền kinh tế góp phần xây dựng một xã hội tốt đẹp. Đối với các xí nghiệp, cơ quan, tổ chức, công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của bất kỳ tổ chức nào vì nó đảm bảo thông tin dưới dạng công văn được cập nhật, lưu trữ và chuyển tới người xử lý một cách kịp thời và chính xác. Trước đây, công tác quản lý công văn, công văn được thực hiện thủ công dưới hình thức lưu trữ hồ sơ, sổ sách. Việc làm thủ công này đã gặp không ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt trong việc tìm kiếm, sắp xếp. Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ, len lỏi vào tất cả các lĩnh vực của công nghệ thông tin, các xí nghiệp, cơ quan có thể dễ dàng quản lý công văn với các sản phẩm phần mềm ưu việt. Chính vì vậy, quản lý công văn là một trong những vấn đề quan trọng trong các cơ quan, công ty, xí nghiệp, … là một trong những yếu tố góp phần cải SVTH: Trần Xuân Tuân Trang [...]... quản lý công văn đến + Công văn đi” từ quản lý công văn đến đến cơ quan ngoài + “Yêu cầu tìm kiếm” từ đơn vị nội bộ vào quản lý công văn đến + “Trả lời” từ quản lý công văn đến ra đơn vị nội bộ + Công văn đến” từ quản lý công văn đi đến đơn vị nội bộ + Công văn đi” từ đơn vị nội bộ vào quản lý công văn đi + “Yêu cầu tìm kiếm” từ đơn vị nội bộ vào quản lý công văn đi + “Trả lời” từ quản lý công văn. .. Trang Đề tài: Quản Lý Công Văn GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI I Tổng quan về hệ thống quản lý Sau khi tìm hiểu và khảo sát thực tế tại công ty em đã thu thập được những thông tin cần thiết để xây dựng phần mềm như sau: 1 Quản lý công văn đến: Quy trình quản lý công văn đến gồm: tiếp nhận và ký nhận công văn đến; phân phối công văn. .. nội bộ vào quản lý công văn + “Trả lời” từ quản lý công văn ra đơn vị nội bộ SVTH: Trần Xuân Tuân Trang Đề tài: Quản Lý Công Văn GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp + “Yêu cầu báo cáo, “thông tin hệ thống” từ ban lãnh đạo vào quản lý công văn + “Kết quả” từ quản lý công văn ra ban lãnh đạo 2.2 Sơ đồ mức đỉnh - Kho dữ liệu : công văn - Luồng dữ liệu: + Công văn đến” từ... thông tin quản lý 1 Sơ đồ phân rã chức năng 2 Sơ đồ luồng dữ liệu ba mức 2.1 Sơ đồ mức ngữ cảnh Tác nhân ngoài: đơn vị nội bộ (nhân viên); ban lãnh đạo; cơ quan ngoài Luồng dữ liệu: + Công văn đến” từ cơ quan ngoài vào quản lý công văn + Công văn đi” từ quản lý công văn đến cơ quan ngoài + Công văn đến” từ quản lý công văn ra đơn vị nội bộ + Công văn đi” từ đơn vị nội bộ vào quản lý công văn + “Yêu... cập nhật công văn đến ghi vào kho công văn - Chức năng tìm kiếm công văn đến đọc từ kho công văn - Chức năng trả lời công văn đến đọc từ kho công văn 2.3.2 Phân rã chức năng quản lý công văn đi - Kho dữ liệu : công văn - Tác nhân ngoài: đơn vị nội bộ - Luồng dữ liệu : SVTH: Trần Xuân Tuân Trang Đề tài: Quản Lý Công Văn GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp + “ Công văn đi”... tài xây dựng phần mềm quản lý công văn Mặc dù còn có những hạn chế về kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế nhưng em đã cố gắng vận dụng tất cả kiến thức đã học để hoàn thành phần mềm này II Mục đích Tạo ra được một phần mềm quản lý công văn hoàn thiện bao gồm đầy đủ các tính năng cập nhật công văn đến, công văn đi, lưu trữ các tài liệu và các công văn một cách đơn giản Tin học hóa quá trình xử lý công. .. nội dung công văn Các công văn đến là hồi báo của một công văn đi nhất định được xác định rõ ở tiêu đề của công văn • Công văn đi có các thông tin: Số CV: số của công văn đi Ngày CV: ngày gởi công văn đi Người nhận: có thể là cá nhân hoặc lãnh đạo của một cơ quan Người ký: người chịu trách nhiệm xử lý công văn Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm… Trích yêu công văn: tóm tắt nội dung 3 Quản lý lưu trữ,.. .Đề tài: Quản Lý Công Văn GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp thiện và nâng cao hiệu quả công việc Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý công văn là rất cần thiết và cần phải chú trọng Nhận thấy trong công ty em thực tập nói riêng và các cơ quan, tổ chức, công ty khác nói chung hiện đang còn thiếu các phần mềm hỗ trợ công tác quản lý Vì vậy, em chọn đề tài. .. trữ công văn đến, công văn đi; cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu tra cứu, tìm kiếm phục vụ điều hành quản lý và giải quyết các công văn • Công văn được sắp xếp và phân loại theo 2 nhóm: Tên loại: lưu trữ công văn theo tên loại công văn Lĩnh vực: lưu trữ các công văn có liên quan đến một vấn đề, một công việc nào đó II Vai trò của hệ thống quản lý 1 Chức năng của hệ thống SVTH: Trần Xuân Tuân Trang Đề. .. Đề tài: Quản Lý Công Văn GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp - Danh mục gồm có: công văn đến, công văn đi, nhân viên, cơ quan ngoài, loại công văn, lĩnh vực Cập nhật thông tin chính xác và có thể thay đổi khi có thông tin mới - Tìm kiếm: tìm kiếm công văn đến theo số công văn đến, lĩnh vực, loại công văn, ngày công văn đến, ngày vào sổ, nhân viên nhận; tìm kiếm công văn . vị thực tập) để hoàn thành bài báo cáo SVTH: Trần Xuân Tuân Trang Đề tài: Quản Lý Công Văn GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp thực tập. - Kiểm tra và in báo cáo. -. năng in, báo cáo Thống kê, báo cáo các thông tin công văn theo thời gian nhất định và theo yêu cầu của lãnh đạo.  Báo cáo chi tiết về công văn đến  Báo cáo chi tiết công văn đi  Báo cáo danh. Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 61 NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 62 NHẬT KÝ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NĂM