ĐỀ TÀI XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VĂN

Đề tài Xây dựng phần mềm quản lý công văn tại công ty TNHH Một Thành Viên ASEA bằng ngôn ngữ lập trình Visual Studio và hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS SQL SERVER. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng vì kết hợp phần mềm DEVEXPRESS để thiết kế giao diện...

LỜI CẢM ƠN

Trước khi trình bày nội dung bài báo cáo đề tài thực tập tốt nghiệp, em xin phép được giành những dòng đầu tiên để gửi lời cảm ơn đến ban giám hiệu

cùng toàn thể quý thầy cô giáo trong khoa Tin Học – Ngôn Ngữ - Kinh Doanh

của trường Cao Đẳng Nghề Thanh Niên Dân Tộc Tây Nguyên, cô Trần Thị

Bích Thùy và cô Phan Thị Hà là những người đã trực tiếp hướng dẫn và tạo

mọi điều kiện tốt nhất cho em trong suốt thời gian thực tập

Em xin gửi lời cảm ơn đến bố mẹ, anh chị em trong gia đình là những

người luôn động viên và giúp đỡ em trong suốt quá trình học, thầy Nguyễn

Hoàng Sơn và tất cả những người bạn là những thành viên trong lớp luôn đồng

hành, chia sẻ, giúp đỡ nhau trong suốt thời gian qua để em có thể kết thúc khóa

học và đạt được kết quả như mong muốn Xin cảm ơn Công Ty Trách Nhiệm

Hữu Hạng Một Thành Viên ASEA đã tạo mọi điều kiện để hỗ trợ, hướng dẫn

và giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại công ty, giúp em hoàn thành đề tài

thực tập tốt nghiệp

Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài báo cáo sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Nhưng với tinh thần làm việc nghiêm túc, sự đam mê học hỏi, giúp đỡ nhau trong quá trình thựctập em rất mong được sự đóng góp ý kiến chân thành của quý thầy cô giáo, cùngtập thể lớp để giúp em củng cố thêm những kiến thức và kinh nghiệm thực tế nhằm dần hoàn thiện kiến thức cùng với các kỹ năng của bản thân

Cuối cùng, một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!

Buôn Ma Thuột, ngày 10 tháng 08 năm 2014

LỜI NÓI ĐẦU

Như chúng ta biết, ngày nay với sự phát triển không ngừng của nền kinh

tế - xã hội nói chung, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ

thông tin nói riêng đều gắn liền với máy tính, nó chiếm một vị trí quan trọng và

sẽ không thể thiếu trong sự phất triển của xã hội hiện nay Càng đi sâu vào lĩnh vực này, chúng ta càng thấy được những tiềm năng và giá trị thực sự của công nghệ thông tin mang lại

Chính lý do đó đã giúp em quyết tâm theo đuổi và chọn ngành Công

Nghệ Thông Tin tại trường Cao Đẳng Nghề Thanh Niên Dân Tộc Tây Nguyên

làm môi trường để em học tập và phát triển Được sự truyền đạt và hướng dẫn tận tình của toàn thể thầy cô giáo em đã trang bị cho mình vốn kiến thức về xây

dựng phần mềm Được thầy cô hướng dẫn thực tập về nghề Công Nghệ Thông

Tin, nhà trường đã tạo điều kiện cho sinh viên nâng cao tay nghề và có kinh

nghiệm làm việc thực tế sau khi tốt nghiệp ra trường, ngày12/05/2014 Trường

Cao Đẳng Nghề Thanh Niên Dân Tộc Tây Nguyên đã ký quyết định cho lớp

Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin 11A đi thực tập.

Thời gian thực tập bắt đầu từ ngày 12/05/2104 đến hết ngày 15/08/2014Trên cơ sở đó ngày 12/05/2014, thông qua giấy giới thiệu của trường gồm

có em: Trần Xuân Tuân, đã được Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạng Một

Thành Viên ASEA nhận vào thực tập từ ngày 12/05/2104 đến hết ngày

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI NÓI ĐẦU 3

MỤC LỤC 4

NHẬT KÝ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NĂM 2014 8

A MỞ ĐẦU 11

I Lý do chọn đề tài 11

II Mục đích 11

III Phương pháp nghiên cứu 12

B NỘI DUNG 13

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 13

I Hình thành và phát triển 13

II Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của công ty 14

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI 16

I Tổng quan về hệ thống quản lý 16

1 Quản lý công văn đến 16

2 Quản lý công văn đi 17

3 Quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin 18

II Vai trò của hệ thống quản lý 18

1 Chức năng của hệ thống 18

2 Chức năng thông tin 19

2.1 Chức năng cập nhật và chỉnh sửa thông tin 19

2.2 Chức năng in, báo cáo 20

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CÔNG VĂN 21

I Hệ thống thông tin quản lý 21

1 Sơ đồ phân rã chức năng 21

2 Sơ đồ luồng dữ liệu ba mức 21

2.1 Sơ đồ mức ngữ cảnh 21

2.2 Sơ đồ mức đỉnh 22

2.3 Sơ đồ mức dưới đỉnh 24

2.3.1 Phân rã chức năng quản lý công văn đến 24

2.3.2 Phân rã chức năng quản lý công văn đi 25

2.3.3 Phân rã chức năng cập nhật thông tin hệ thống 26

2.3.4 Phân rã chức năng thống kê 27

II Tổ chức dữ liệu 27

1 Các tập thực thể 27

2 Chuẩn hóa dữ liệu 28

CHƯƠNG IV: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 31

I Giới thiệu sơ lược về môi trường cài đặt 31

1 Sơ lược về Microsoft sql server 31

2 Sơ lược về Visual studio 32

II Hệ thống chương trình 33

1 Câu lệnh tạo cơ sở dữ liệu 33

2 Câu lệnh tạo các bảng dữ liệu 34

3 Câu lệnh nhập dữ liệu cho bảng 39

4 Một số câu lệnh views 42

III Giao diện chương trình 45

1 Giao diện form kết nối cơ sở dữ liệu 45

2 Giao diện form đăng nhập 46

3 Giao diện form điều khiển chính 47

4 Một số giao diện chức năng của chương trình 47

5 Một số báo cáo – thống kê 52

IV Hướng dẫn sử dụng 54

1 Kết nối cơ sở dữ liệu 54

2 Đăng nhập vào chương trình 55

C KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 58

I Đánh giá kết quả 58

1 Ưu điểm 58

2 Nhược điểm 59

II Hướng phát triển 59

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 61

NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 62

NHẬT KÝ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NĂM 2014

Trên cơ sở hướng dẫn thực tập của thầy cô khoa Tin học – Ngôn ngữ - Kinh doanh của trường Cao Đẳng Nghề Thanh Niên Dân Tộc Tây Nguyên và sự phân công công việc tại nơi thực tập, em lập lịch thực tập với nội dung và thời gian cụ thể như sau:

- Lập kế hoạch thực tập

- Làm quen với nhân viên công ty

đến ngày 25/05/2014

- Tìm kiếm tài liệu tham khảo

- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của công ty

đến ngày 01/06/2014

- Tìm hiểu hệ thống quản lý ở công ty

- Tham gia một số hoạt động cùng nhân viên công ty

đến ngày 08/06/2014

- Tìm hiểu về nhân sự ở công ty

- Đưa ra ý tưởng và chọn đề tài thực tập

- Tham khảo ý kiến

- Chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình để xây dựng đề tài

đến ngày 29/06/2014

- Xác định các bảng dữ liệu và chọn kiểu dữ liệu cho phù hợp với từng thuộc tính của bảng

- Tiến hành viết câu lệnh cài đặt cơ sở dữ liệu

- Nhập dữ liệu cho các bảng

đến ngày 06/07/2014

- Thiết kế giao diện phần mềm

- Viết code kết nối cơ sở dữ liệu giữa hệ quảntrị cơ sở dữ liệu SQL Server và ứng dụng Microsoft Visual Studio

- Tổng hợp kiến thức và tài liệu

- Tiếp tục hoàn thành báo cáo thực tập

đến ngày 10/08/2014

- Ký các giấy tờ liên quan (phiếu nhận xét củađơn vị thực tập) để hoàn thành bài báo cáo thực tập

- Kiểm tra và in báo cáo.

- Ghi phần mềm và file báo cáo ra đĩa

Trước đây, công tác quản lý công văn, công văn được thực hiện thủ công dưới hình thức lưu trữ hồ sơ, sổ sách Việc làm thủ công này đã gặp không ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt trong việc tìm kiếm, sắp xếp Ngày nay, cùng với

sự phát triển mạnh mẽ, len lỏi vào tất cả các lĩnh vực của công nghệ thông tin, các xí nghiệp, cơ quan có thể dễ dàng quản lý công văn với các sản phẩm phần mềm ưu việt

Chính vì vậy, quản lý công văn là một trong những vấn đề quan trọng

trong các cơ quan, công ty, xí nghiệp, … là một trong những yếu tố góp phần cảithiện và nâng cao hiệu quả công việc Ứng dụng công nghệ thông tin trong công

tác quản lý công văn là rất cần thiết và cần phải chú trọng Nhận thấy trong công

ty em thực tập nói riêng và các cơ quan, tổ chức, công ty khác nói chung hiện đang còn thiếu các phần mềm hỗ trợ công tác quản lý Vì vậy, em chọn đề tài

xây dựng phần mềm quản lý công văn Mặc dù còn có những hạn chế về kiến

thức cũng như kinh nghiệm thực tế nhưng em đã cố gắng vận dụng tất cả kiến thức đã học để hoàn thành phần mềm này

II Mục đích

Tạo ra được một phần mềm quản lý công văn hoàn thiện bao gồm đầy đủcác tính năng cập nhật công văn đến, công văn đi, lưu trữ các tài liệu và các

công văn một cách đơn giản

Tin học hóa quá trình xử lý công văn, tự động hóa quá trình nhận – gửi công văn và phân công công việc một cách hợp lý

Giảm công sức, chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý công văn

Hỗ trợ giám đốc theo dõi, đánh giá tình trạng xử lý công văn của nhân viên trong công ty

Lưu trữ công văn an toàn, bảo mật và dễ dàng tìm kiếm

III Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, em sử dụng phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống có cấu trúc , bao gồm các hoạt động khảo sát, phân tích, thiết kế, bổ sung, kiểm thử chất lượng… các hoạt động có thể thực hiện song song với nhau Đặc biệt là hoạt động khảo sát được tiến hành nhiều lần , song song với các hoạt

động khác nhằm có những thông tin chính xác nhất về hệ thống

Nghiên cứu về các phương pháp lập trình ứng dụng của Microsoft Visual Studio version 2008, 2010 hoặc 2012, cụ thể là sử dụng ngôn ngữ lập trình C#

và phần mềm DevExpress version 13.1.8 để hỗ trợ thiết kế giao diện

Nghiên cứu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2012

B NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

I Hình thành và phát triển

Như chúng ta biết, công nghệ thông tin là một lĩnh vực có sự phát triển vượt bậc ở thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng Nó là một công cụ đẩy

mạnh sự phát triển của kinh tế - xã hội, giáo dục – khoa học

Hiện nay, ở Đăk Lăk có rất nhiều công ty, trung tâm đào tạo về tin học được thành lập với sự phát triển không ngừng cả về số lượng và chất lượng,

trong đó có Công Ty TNHH Một Thành Viên ASEA.

Địa chỉ: 552 Lê Duẩn – TP.Buôn Ma Thuột

Giám Đốc: Phan Thị Nga

Công ty được thành lập vào ngày 15/11/2006, với hơn 7 năm kinh nghiệmtrong ngành đào tạo tin học, công ty đã đào tạo cho hơn 4000 sinh viên trường Đại học Tây Nguyên và hàng trăm học viên từ các huyện trong tỉnh Công ty là

cơ sở giáo dục có sứ mệnh đào tạo, bồi dưỡng về tin học và các chương trình đào tạo ngắn hạn nhằm tạo nguồn nhân lực chất lượng cao đáp ứng nhu cầu của

xã hội theo chuẩn quốc tế và nhằm kịp thời đáp ứng những đòi hỏi, yêu cầu ngàycàng cao trong xu thế hội nhập quốc tế và quan hệ hợp tác ngày càng đa dạng của xã hội hiện nay, góp phần đắc lực cho chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, giáo dục của đất nước.

Trở thành công ty đào tạo và nghiên cứu có uy tín trong khu vực về giáo dục tin học và các khóa nghiệp vụ ngắn hạn Công ty phát triển theo định hướng lấy chất lượng làm đầu

1 Đa dạng hóa các loại hình, các chương trình đào tạo, từng bước nâng cao chấtlượng đào tạo nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội về nguồn nhân lực có trình độ tin học và nghiệp vụ chuyên môn

2 Tăng cường mở rộng quy mô và nâng cao chất lượng hợp tác giáo dục trong lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu khoa học Nâng công tác hợp tác giáo dục lên làm mũi nhọn và thế mạnh của công ty

3 Từng bước nâng cao vị thế và thương hiệu của công ty trong lĩnh vực đào tạo,bồi dưỡng nguồn nhân lực về tin học, từng bước phát triển

II Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của công ty

Trụ sở công ty: Số 552 Lê Duẩn, Thành Phố Buôn Ma Thuột.

Điện thoại : 0500 3825628

Trong công ty gồm có:

+ Giám đốc: Phan Thị Nga

+ Nhân viên Maketting: Nguyễn Thị Thanh Hòa

+ Giáo viên

+ Nhân viên kế toán

Công ty chuyên đào tạo về:

- Đồ họa, Phần cứng: photoshop, Corel drawing, Autocad, …

- Soạn giáo án điện tử: Violet, PowerPoint, …

- Tin học quản lý: Access

- Tin học văn phòng: Word, Excel,

- Tin học ứng dụng: Word, Excel, PowerPoint

Sơ đồ tổ chức hành chính của công ty

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI

I Tổng quan về hệ thống quản lý

Sau khi tìm hiểu và khảo sát thực tế tại công ty em đã thu thập được

những thông tin cần thiết để xây dựng phần mềm như sau:

1 Quản lý công văn đến:

Quy trình quản lý công văn đến gồm: tiếp nhận và ký nhận công văn đến; phân phối công văn đến cho các đơn vị, cá nhân có liên quan để giải quyết; giải quyết công văn đến; theo dõi tình hình quản lý công văn đến (lập báo cáo, thống

kế, nhắc nhở)

 Công văn đến có thể là do cơ quan gởi đến hoặc cá nhân gởi đến

 Tất cả công văn đến được nhân viên chuyên trách văn phòng thống kê ghi vào sổ công văn đến, sau đó sẽ phân loại công văn thành các loại: công văn được chuyển trực tiếp đến bộ phận nào hoặc công văn là loại thông báo, chỉ thị, đơn từ khiếu nại,…; phân loại công văn thành các lĩnh vực: chương trình, dự án,giáo dục, văn hóa…

 Sau đó công văn sẽ được chuyển đến những người có liên quan

 Các cán bộ chuyên trách sẽ xem xét công văn, nếu tự giải quyết được

họ sẽ phê ký rồi sẽ trình lên Giám Đốc, nếu không tự giải quyết được, cần có sự đồng ý giải quyết của nhân viên khác thì họ sẽ ký để chuyển đi Nội dung của

công văn sau khi ký bao gồm: chuyển cho ai (nếu công văn cần chuyển đi), thời hạn giải quyết, ngày ký (ký duyệt hoặc chuyển đi).

 Cán bộ chuyên trách văn phòng thống kê dựa vào nội dung để ghi

những thông tin vào sổ công văn và chuyển công văn đi

 Nếu công văn là những thông báo thì cán bộ chuyên trách văn phòng

sẽ soạn thảo, trình Giám Đốc, nếu được họ sẽ ban hành công văn đi

 Công văn đến có các thông tin:

Số CV: là số ghi trên công văn, nếu công văn là do 1 cơ quan gởi

Ngày CV: ngày ghi trên công văn

Ngày đến:

Ngày vào sổ:

Người ký: có thể là người viết đơn nếu do cá nhân gởi; có thể là lãnh đạo của cơ quan nếu do cơ quan gởi

Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm…

Trích yếu nội dung: tóm tắt nội dung của công văn

2 Quản lý công văn đi:

Quy trình quản lý công văn đi gồm: soạn thảo công văn đi; ban hành và gởi công văn đi; vào sổ công văn; theo dõi hồi báo, theo dõi thực hiện, triển khaicông văn đi (lập báo cáo, thống kê, nhắc nhở)

 Công văn sẽ được soạn thảo bởi một người được sư phân công của cán

bộ chuyên trách Sau khi soạn thảo xong, công văn sẽ được trình lên lãnh đạo để

ký duyệt hoặc tự nhân viên văn thư ký nếu nằm trong quyền hạn của mình

 Công văn đã được ký sẽ được in ấn và nhân bản (copy) và sẽ được cán

bộ chuyên trách văn phòng đóng dấu và gởi đi

 Cán bộ chuyên trách văn phòng tiến hành các công việc: đóng dấu, vào

sổ công văn đi, lưu bản gốc, làm thủ tục gởi công văn đến các địa chỉ cần thiết

 Những công văn đi cần theo dõi hồi báo được xác định rõ trong nội dung công văn Các công văn đến là hồi báo của một công văn đi nhất định đượcxác định rõ ở tiêu đề của công văn

 Công văn đi có các thông tin:

Số CV: số của công văn đi

Ngày CV: ngày gởi công văn đi

Người nhận: có thể là cá nhân hoặc lãnh đạo của một cơ quan

Người ký: người chịu trách nhiệm xử lý công văn

Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm…

Trích yêu công văn: tóm tắt nội dung

3 Quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin:

Gồm: lưu trữ công văn đến, công văn đi; cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu tra cứu, tìm kiếm phục vụ điều hành quản lý và giải quyết các công văn

 Công văn được sắp xếp và phân loại theo 2 nhóm:

Tên loại: lưu trữ công văn theo tên loại công văn

Lĩnh vực: lưu trữ các công văn có liên quan đến một vấn đề, một

công việc nào đó

II Vai trò của hệ thống quản lý

1 Chức năng của hệ thống

- Danh mục gồm có: công văn đến, công văn đi, nhân viên, cơ quan ngoài,loại công văn, lĩnh vực Cập nhật thông tin chính xác và có thể thay đổi khi có thông tin mới.

- Tìm kiếm: tìm kiếm công văn đến theo số công văn đến, lĩnh vực, loại công văn, ngày công văn đến, ngày vào sổ, nhân viên nhận; tìm kiếm công văn

đi theo số công văn đi, theo loại, theo lĩnh vực, theo ngày gửi công văn; tìm

kiếm lĩnh vực; tìm kiếm loại công văn; tìm kiếm nhân viên; tìm kiếm cơ quan ngoài

- Báo cáo – thống kê: hệ thống cho phép xuất ra những báo cáo liên quan chi tiết nhất phục vụ cho công việc gửi báo cáo cho lãnh đạo công ty

- Ngoài ra, hệ thống cung cấp cho mỗi người dùng một tài khoản, thể hiện

sự bảo mật dữ liệu cho công ty

2 Chức năng thông tin

2.1 Chức năng cập nhật và chỉnh sửa thông tin

- Cập nhật thông tin công văn đến mới

- Cập nhật thông tin công văn đi mới

- Cập nhật thông tin lĩnh vực

- Cập nhật thông tin loại công văn

- Cập nhật thông tin nhân viên

- Cập nhật thông tin cơ quan ngoài

Sau một thời gian làm việc phát sinh nhiều yêu cầu hơn cho phần mềm

mở rộng thêm và có thể các thông tin không còn hợp lí và còn tác dụng thì

chúng ta thực hiện công việc như sửa, xóa:

 Xóa, sửa thông tin về công văn đến, công văn đi

 Xóa, sửa các loại công văn

 Xóa, sửa thông tin về lĩnh vực

 Xóa, sửa thông tin về nhân viên

 Xóa, sửa thông tin về cơ quan ngoài

 Xóa, sửa người dùng và phân quyền lại cho hệ thống

2.2 Chức năng in, báo cáo

Thống kê, báo cáo các thông tin công văn theo thời gian nhất định và theo yêu cầu của lãnh đạo

 Báo cáo chi tiết về công văn đến

 Báo cáo chi tiết công văn đi

 Báo cáo danh sách nhân viên theo chức vụ

 Thống kê công văn đến theo ngày đến, theo lĩnh vực, theo người nhận

 Thống kê công văn đi theo ngày đi, theo nơi nhận

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CÔNG VĂN

I Hệ thống thông tin quản lý

1 Sơ đồ phân rã chức năng

2 Sơ đồ luồng dữ liệu ba mức

2.1 Sơ đồ mức ngữ cảnh

Tác nhân ngoài: đơn vị nội bộ (nhân viên); ban lãnh đạo; cơ quan ngoài

Luồng dữ liệu:

+ “Công văn đến” từ cơ quan ngoài vào quản lý công văn

+ “Công văn đi” từ quản lý công văn đến cơ quan ngoài

+ “Công văn đến” từ quản lý công văn ra đơn vị nội bộ

+ “Công văn đi” từ đơn vị nội bộ vào quản lý công văn

+ “Yêu cầu thống kê” từ đơn vị nội bộ vào quản lý công văn

+ “Trả lời” từ quản lý công văn ra đơn vị nội bộ

+ “Yêu cầu báo cáo, “thông tin hệ thống” từ ban lãnh đạo vào quản lý công văn+ “Kết quả” từ quản lý công văn ra ban lãnh đạo

2.2 Sơ đồ mức đỉnh

- Kho dữ liệu : công văn

- Luồng dữ liệu:

+ “Công văn đến” từ cơ quan ngoài vào quản lý công văn đến

+ “Công văn đi” từ quản lý công văn đến đến cơ quan ngoài

+ “Yêu cầu tìm kiếm” từ đơn vị nội bộ vào quản lý công văn đến

+ “Trả lời” từ quản lý công văn đến ra đơn vị nội bộ

+ “Công văn đến” từ quản lý công văn đi đến đơn vị nội bộ

+ “Công văn đi” từ đơn vị nội bộ vào quản lý công văn đi

+ “Yêu cầu tìm kiếm” từ đơn vị nội bộ vào quản lý công văn đi

+ “Trả lời” từ quản lý công văn đi ra đơn vị nội bộ

+ “Thông tin hệ thống” từ ban lãnh đạo vào cập nhật thông tin hệ thống

+ “Yêu cầu thống kê” từ ban lãnh đạo vào thống kê

+ “Kết quả” từ thống kê tới ban lãnh đạo

- Chức năng quản lý công văn đến đọc, ghi vào kho công văn

- Chức năng quản lý công văn đi đọc, ghi vào kho công văn

- Chức năng cập nhật thông tin hệ thống ghi vào kho công văn

- Chức năng thống kê đọc từ kho công văn

2.3 Sơ đồ mức dưới đỉnh

2.3.1 Phân rã chức năng quản lý công văn đến

- Kho dữ liệu : công văn

- Tác nhân ngoài: cơ quan ngoài, đơn vị nội bộ

- Luồng dữ liệu:

+ “Công văn đến” từ cơ quan ngoài vào cập nhật công văn đến

+ Yêu cầu tìm kiếm từ đơn vị nội bộ vào tìm kiếm

- Chức năng cập nhật công văn đến ghi vào kho công văn

- Chức năng tìm kiếm công văn đến đọc từ kho công văn

- Chức năng trả lời công văn đến đọc từ kho công văn

2.3.2 Phân rã chức năng quản lý công văn đi

- Kho dữ liệu : công văn

- Tác nhân ngoài: đơn vị nội bộ

- Luồng dữ liệu :

+ “ Công văn đi” từ đơn vị nội bộ vào cập nhật công văn đi

+ “Yêu cầu tìm kiếm” từ đơn vị nội bộ vào Tìm kiếm

+ “Trả lời” từ Tìm kiếm đến đơn vị nội bộ

- Chức năng tìm kiếm công văn đi đọc từ kho công văn

- Chức năng cập nhật công văn đi ghi vào kho công văn

2.3.3 Phân rã chức năng cập nhật thông tin hệ thống

- Tác nhân ngoài: Ban lãnh đạo

- Luồng dữ liệu:

+ “Thông tin về loại công văn” từ ban lãnh đạo vào cập nhật loại công văn

+ “Thông tin về lĩnh vực” từ ban lãnh đạo vào cập nhật lĩnh vực

+ “Thông tin về cơ quan ngoài” từ ban lãnh đạo vào cập nhật cơ quan ngoài

+ “Thông tin về nhân viên” từ ban lãnh đạo vào cập nhật nhân viên

- Tất cả những cập nhật thông tin hệ thống đều ghi vào kho công văn

2.3.4 Phân rã chức năng thống kê

- nhanvien(ma nv , hoten, ngaysinh, dienthoai, diachi, chucvu)

- congvanden(socvden,ngaycvden, ngayvaoso, nguoiky, trichyeu, ghichu)

- congvandi(socvdi,ngaycvdi, nguoinhan, trichyeu, ghichu)

 Từ đó, có được mô hình thực thể ER sau:

2 Chuẩn hóa dữ liệu

- coquanngoai(macq, tencq, dienthoai, diachi, email)

- linhvuc(mal v , tenlv)

- loaicongvan(maloai, tenloai)

- nhanvien(ma nv , hoten, ngaysinh, dienthoai, diachi, chucvu)

- congvanden(socvden, maloai, malv, macq, manv, ngaycvden, ngayvaoso,

nguoiky, trichyeu, ghichu)

- congvandi(socvdi, maloai, malv, macq, manv, ngaycvdi, nguoinhan, trichyeu,

ghichu)

Từ đó có được sơ đồ ràng buộc dữ liệu:

 Mô tả các ràng buộc dữ liệu:

- Loại công văn:

 Mã nhân viên không được rỗng, chiều dài không quá 10

 Một nhân viên chỉ có một mã nhân viên

- Cơ quan ngoài:

 Mã cơ quan ngoài không được rỗng, chiều dài không quá 10

 Một cơ quan ngoài chỉ có một mã cơ quan

 Cơ quan ngoài có thể là một cá nhân hoặc một công ty

- Công văn đến:

 Số công văn đến không được rỗng, chiều dài không quá 10, do phường ghi.

- Công văn đi:

10

CHƯƠNG IV: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH

Chương trình dùng phương pháp phân tích theo dạng thực thể kết hợp để tạo

ra các mô hình như đã trình bày trong phần phân tích và thiết kế.Tiếp theo em sửdụng phần mềm Microsoft Visio 2010 để tạo ra các mô hình

Sau đó em xây dựng cơ sở dữ liệu đặt trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Microsoft SQL Server 2012 và dùng Visual Studio 2012 để lập trình

I Giới thiệu sơ lược về môi trường cài đặt

1 Sơ lược về Microsoft SQL Server

Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu – DBMS (Relational Database

Managenmet System) ngày nay được dùng nhiều trong việc lập trình các ứng dụng CSDL thay cho Microsoft Access Nguyên nhân là do SQL SERVER có khả năng chứa dữ liệu nhiều hơn Access, có khả năng làm việc với số lượng

mẩu tin lớn với nhiều người sử dụng, có khả năng phân quyền bên trong CSDL,

có những tính năng quản lý phía server, được dùng trong các ứng dụng Client / Server và môi trường máy tính nhiều người dùng

Vì thể SQL SERVER là lựa chọn tốt nhất vì nó có thể giao tiếp tốt với VisualBasic 6 hay Visual Studio Net

Cấu hình cài đặt SQL SERVER 2012

- Hỗ trợ các hệ điều hành sau: Windows 7, Windows 8, Windows Server 2003 Service Pack 2, Windows Server 2008 R2 SP1, Windows Server 2012,

Windows Vista Service Pack 2

- Processor: tối thiểu 1GHz

- RAM: tối thiểu là 1Gb, khuyến cáo nên dùng 4Gb

- Ổ cứng: 10Gb