cách thức ra quyết định của các tổ chức chính phủ (cơ quan nhà nước) khác với quá trình ra quyết định trong các công ty lớn như thế nào

Nhóm xin chân thành cảm ơn!Vấn đề 2: Cách thức ra quyết định của các tổ chức chính phủ cơ quan nhà nước khác với quá trình ra quyết định trong các công ty lớn như thế nào?. Để có thể trả

Lời nói đầu

Trong cuộc sống sinh hoạt thường ngày của chúng ta, hẳn sẽ luôn tự đặt ra những câu hỏi như hôm nay mình sẽ làm gì, sẽ ăn gì, sẽ mặc gì; và trong mọi lĩnh vực kinh tế, thể thao, văn hóa,… ta cũng luôn có những câu hỏi kiểu như vậy Để trả lời cho các câu hỏi này thì có rất nhiều phương án, và chúng ta phải đưa ra quyết định xem mình sẽ chọn phương án nào Tất cả những gì chúng ta đang có và

đã đạt được ở hiện tại chính là kết quả của những chuỗi quyết định ở trong quá khứ

Ra quyết định là công việc cơ bản nhưng có thể nói là quan trọng nhất, đóng vai trò trung tâm trong công việc của một nhà quản trị Điều hành một tổ chức từ những công việc đơn giản nhất trong thường ngày cho đến những chiến lược, chính sách quan trọng cũng đều dựa trên cơ sở những chuỗi quyết định của nhà quản trị

Vì vậy, quyết định chính xác hay không ảnh hưởng rất lớn đến sự “được - mất”,

“thành-bại”, thậm chí là “sống còn” của tổ chức Để có thể mang lại kết quả tốt nhất và hiệu quả cao nhất thì nhà quản trị cần phải có những kiến thức vững chắc

về kĩ năng ra quyết định, kèm theo sự thông minh, nhạy bén sẵn có của mình Tuy nhiên không phải lúc nào nhà quản trị cũng ra quyết định chính xác “Ngay cả những người thông minh bậc nhất cũng có thể phạm phải các sai lầm từ ngớ ngẩn đến nghiêm trọng khi đưa ra quyết định” - Michael J Mauboussin đã nói như vậy trong quyển sách “Những sai lầm khi ra quyết định” Vậy làm thế nào để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn và cải thiện kĩ năng ra quyết định trong quản trị? Đó là vấn đề mà nhóm chúng tôi sẽ nghiên cứu, phân tích và làm rõ Dự án này, nhóm chúng tôi đã cố gắng tìm tòi các nguồn tài liệu, nghiên cứu kĩ các lý thuyết cơ bản và từ bài giảng của thầy để bài tiểu luận hoàn thiện nhất đến mức có thể Tuy nhiên với vốn kiến thức còn hạn chế của mình, nhóm không thể tránh khỏi nhưng hạn chế và sai sót Mong thầy và các bạn có thể xem xét, chỉ ra những điểm chưa chính xác và vạch ra một hướng đi mới, một cách tiếp cận mới mà nhóm chưa khám phá hết Nhóm rất cảm ơn thầy đã nhiệt tình hướng dẫn và truyền đạt kiến thức, giúp nhóm hiểu, nắm rõ được vấn đề hơn và có hoàn thành được dự án này Trong thời gian qua, sự giảng dạy nhiệt tình của thầy đã mang đến cho chúng

em những tiết học rất bổ ích và thú vị, chúng em xin cảm ơn thầy và mong thầy, các bạn có những ý kiến phản hồi về dựn án của nhóm để nhóm tham khảo và rút kinh nghiệm, hoàn thiện bản thân

Nhóm xin chân thành cảm ơn!

Vấn đề 2: Cách thức ra quyết định của các tổ chức chính phủ (cơ quan nhà nước) khác với quá trình ra quyết định trong các công ty lớn như thế nào?

Ra quyết định là hoạt động thường xuyên và diễn ra hàng ngày trong cuộc sống của mỗi chúng ta, từ những việc đơn giản như sẽ ăn gì, mặc gì, đến những việc quan trọng như sẽ thi vào trường nào, xin việc ở đâu Tất cả những gì mà chúng ta

có ở hiện tại chính là kết quả của những chuỗi quyết định trong quá khứ

Điều hành một tổ chức từ những công việc đơn giản hàng ngày đến những chiến lược lớn, dài hạn cũng đều dựa trên cơ sở những chuỗi quyết định thích hợp

và đúng đắn Dù là tổ chức lớn – nhỏ, thuộc lĩnh vực chính trị hay kinh doanh đều cần đến sự quyết định.S

Ra quyết định và giải quyết vấn đề có liên quan chặt chẽ với nhau và việc ra quyết định có ảnh hưởng lớn tới toàn bộ doanh nghiệp mà nhà lãnh đạo, quản lý điều hành Ra quyết định nhằm giải quyết vấn đề, và chỉ khi có vấn đề người ta mới ra quyết định Vậy thực chất của việc ra quyết định chính là cách giải quyết một vấn đề Chính vì thế bất kỳ một nhà lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp nào cũng phải thường xuyên đưa ra những quyết định Vậy cách thức, quá trình ra quyết định như thế nào, đó là một câu hỏi cần thiết để các nhà lãnh đạo có thể đưa ra nhưng quyết định

Để có thể trả lời cho câu hỏi sự khác nhau giữa cách thức ra quyết định của các

tổ chức chính phủ với cách ra quyết định của các công ty lớn, nhóm em đưa ra một

số tài liệu, kiến thức vận dung như sau:

A Lý thuyết áp dụng

I Môi trường ra quyết định

Tùy thuộc vào những điều điện, môi trường khác nhau mà các nhà quản trị sẽ

có cách ra quyết định khác nhau Thông thường các nhà quản trị sẽ ra quyết định khi có đầy đủ thông tin và có điều kiện để giải quyết vẫn đề, tuy vậy trong thực tế

thì các nhà quản trị thường xuyên pahir đối mặt với những thách thúc và rủi ro, nó phụ thuộc rất nhiều vào môi trường ra quyết định

Có 3 loại môi trường ra quyết định:

 Môi trường chắc chắn (ổn định): biết rõ phương án, điều kiện và hậu quả

 Cách thức: so sánh để lựa chọn ra giải pháp tốt nhất

 Môi trường không chắc chắn: ko biết hết các tình huống, không biết hết hậu quả, thiếu thông tin

 Cách thức: dựa vào suy đoán, kinh nghiệm (chấp nhận rủi ro)

 Môi trường rất mơ hồ (môi trường rủi ro): không rõ vẫn đề, mục tiêu, thiếu thông tin, không lường trước được hậu quả

 Cách thức: suy đoán, mạo hiểm chấp nhận rủi ro

II Cách thức đưa ra quyết định

1 Tiến trình đưa ra quyết định:

Ta có thể trình bày tiến trình ra quyết định theo sơ đồ sau:

2 Một cách khác ta có thể ra quyết định theo mô hình Decide:

Các bước này với 6 chữ đầu mỗi bước ghép thành từ tiếng Anh là DECIDE.

(1) Define the Problem (xác định vấn đề)

(2) Enumerate the decision factors (Liệt kê các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định

(3) Collect relevant information (Thu thập thông tin có liên quan)

(4) Identify the Solution (Quyết định giải pháp: gồm 3 bước nhỏ là đưa ra nhiều phương án khác nhau để lựa chọn, so sánh/đánh giá các phương án và lựa chọn phương án tốt nhất)

(5) Develop and Implement the solution (Tổ chức thực hiện quyết định)

(6) Evaluate the results (Đánh giá kết quả thực hiện quyết định)

 Các bước ra quyết định có thể tóm gọn trong 6 bước:

1 Xác định, nhận ra vấn đề

2 Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá

3 Tìm kiếm các phương án

4 Đánh giá các phương án

5 Chọn phương án tối ưu

6 Đưa ra quyết định

 Bước 1: Xác định khoảng cách giữa thực tế đang diễn ra với điều mong

muốn đạt được trong tương lai Lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp cần xem xét dưới nhiều khía cạnh khác nhau Cần xác định:

- Truy tìm vấn đề

- Tìm nguyên nhân và những triệu chứng của vấn đề.

- Quyết định làm quyết định: cần trả lời 3 câu hỏi: quyết định có dễ

đối phó không? Vấn đề có tự sẽ qua đi không? Tôi có phải tác động đến nó không?

- Vấn đề khủng hoảng: những vấn đề bất ngờ xẩy ra, giải quyết khủng

hoảng để giảm thiểu tình huống nguy hiểm

Để xác định vấn đề một cách hiệu quả ta cần:

- Xem xét vấn đề ở nhiều góc độ.

- Cần ý thức được hạn chế về mặt nhận thức.

- Xem xét mối quan hệ nhân quả.

- Thảo luận tình huống cùng đồng sự và hỏi ý kiến.

- Có đầu óc cởi mở, chấp nhận đôi khi bản thân mình là một phần

nguyên nhân của vấn đề

- Cần phân tích vấn đề, nguyên nhân của vấn đề và ước lượng hậu

quả của nó

 Bước 2: xác định những tiêu chuẩn cho quyết định, những tiêu chuẩn sẽ là

cơ sở đánh giá tính hiệu quả của quyết định Những tiêu chuẩn phải đảm bảo tính định lượng, dễ hiểu, dễ đánh giá và thực tế

 Bước 3: tìm kiếm các phương án của quyết định, số lượng phương án phụ

thuộc vào thời gian, tầm quan trọng của vấn đề cần giải quyết Nhiều phương án thì khả năng lựa chọn được phương án tốt cao

- Cần lắng nghe và tiếp thu các ý kiến.

- Khuyến khích nhân viên cho ý kiến

- Chấp nhận rủi ro, bị phê bình Khuyến khích đóng góp, trình bày

phương án trước khi đánh giá, nhận xét cac phương án

- Biết ứng dụng khoa học kỹ thuật.

 Bước 4: đánh giá các giải pháp Cần có những khuôn mẫu, tiêu chuẩn để

đánh giá

 Bước 5: chọn giải pháp tốt nhất Ngoài việc phù hợp với những tiêu chuẩn,

mục tiêu đã đặt ra, ta nên đạt ra những câu hỏi như:

- Những cơ sở vật chất, công cụ của tổ chức mình có đáp ứng thực hiện

được phương án đó không?

- Ý kiến của lãnh đạo.

 Bước 6: đưa ra quyết định cuối cùng, thi hành giải pháp đã chọn.

Để thực hiện được giải pháp đã chọn một cách thành công ta nên:

- Làm rõ vấn đề một lần nữa

- Thiết lập cơ cấu để thực hiện.

- Trao đổi thông tin và phân công công việc.

- Mô hình hóa vai trò

- Kiểm tra và đánh giá quyết định.

Tuy vậy tùy vào tính chất, đặc điểm của các vấn đề mà các nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định một cách linh hoạt sáng tạo, nhưng hầu hết các quyết định đó đều được đưa ra theo mô hình, trình tự như trên

III Mô hình ra quyết định

1 Quyết định cá nhân

Nhà quản trị phải quyết định một mình với những thông tin đã có Người làm quyết định có đủ thẩm quyền và khả năng giải quyết những vấn đề nảy sinh, các quyết định cá nhân cần thiết phải đòi hỏi thời gian và trách nhiệm cao

2 Quyết định có tham vấn.

Nhà quản trị cần có thêm thông tin hay ý kiến của những người khác Sau khi tham vấn thì nhà quản trị mới đưa ra quyết định cuối cùng Mô hình quyết định có tham vấn rất cần khi giải quyết những vấn đề phức tạp, phi cấu trúc, hoặc nhà quản trị phải đối phó cùng lúc với nhiều kiến thức mà mình không hiểu, không biết một cách sâu rộng

Tuy vậy, quyết định có tham vấn cần phải tỉnh táo và có giới hạn nếu không nhà quản trị sẽ bị động trong việc ra quyết định, dễ bị lung lay ý chí, không vững lập trường

1 Quyết định tập thể

Đòi hỏi nhà quản trị tranh thủ được thông tin từ tập thể, vận động được tập thể tham gia vào những quyết định Nó đảm bảo cho một quyết định sáng tạo và cải thiện mối quan hệ giữa các cá nhân trong tập thể đó Một số trường họp ta cũng

có thể sử dụng quyết định tập thể là:

- Có đủ thời gian để sử dụng phương pháp này.

- Mỗi thành viên tham dự có đủ thông tin như mong muốn.

- Các thành viên cam kết theo đuổi mục tiêu.

- Quyết định không lập trình trước và có nhiều bất trắc.

- Muốn huấn luyên, đào tạo cấp dưới trong việc ra quyết định.

Các tác giả Victor Vroom, philip Yetton và Arthur Jago đã phát triển mô hình ra quyết định, trong đó gồm các phong cách tương ứng:

 Mô hình 1: nhà quản trị độc lập ra quyết định

 Mô hình 2: nhà quản trị đề nghị cấp dưới cung cấp thông tin, sau đó độc lập ra quyết định

 Mô hình 3: nhà quản trị trao đổi riêng lẻ với cấp dưới có liên quan để lắng nghe ý kiến và đề nghị của họ, sau đó ra quyết định

 Mô hình 4: nhà quản trị trao đổi ý kiến với cấp dưới để lấy ý kiến và đề nghị chung của họ, sau đó ra quyết định

 Mô hình 6: nhà quản trị bàn bạc với tập thể, lấy ý kiến và quyết định dựa trên những ý kiến đa số của tập thể

Ta có thể phân chia các mô hình trên làm 2 mô hình lớn: cá nhân và tập thể Mỗi mô hình đều có những đặc điểm riêng, những ưu điểm và khuyết điểm riêng

Ta có thể phân tích nhưng ưu, nhược điểm mô hình ra quyết định tập thể như sau:

• Có nhiều thông tin và kiến thức

hơn

• Nhiều đường lối tiếp cận vấn đề

• Phân tích vấn đề rộng

• Giảm bất trắc của các giải pháp

• Có nhiều giải pháp

• Quyết định có chất lượng hơn

• Quyết định sáng tạo hơn

• Hiểu rõ vấn đề và giải pháp hơn

• Giải pháp được chấp nhận rộng rãi

hơn

• Tăng cường tính thoả mãn nội bộ

• Phát huy khả năng của cấp dưới

• Tăng thời gian và chi phí

• Thường đưa đến quyết định dung hoà

• Tài năng chuyên môn ít được phát huy

• Có thể bị khống chế bởi cá nhân

• Áp lực nhóm

• Cá nhân tham gia hạn chế

• Trách nhiệm không cao

• Dễ dẫn tới bất đồng

• Nuôi dưỡng óc bè phái

• Dễ bỏ qua các ý kiến mới nhưng thiểu số

Tùy thuộc vào từng vấn đề, hoàn cảnh và cách thức quản lý mà mỗi người có cách ra quyết định khác nhau 7 phong cách ra quyết định hay được áp dụng là:

phong cách độc đoán, phong cách phát biểu cuối cùng, phong cách nhóm tham gia, phong cách cố vấn, phong cách luật đa số, phong cách dân chủ Trong đó, phong cách dân chủ là phong cách ra quyết định tốt nhất

 Phong cách độc đoán: Tự đưa ra quyết định, không tham khảo ý kiến của

nhân viên

o Ưu điểm: tiết kiệm thời gian, thuận lợi đối với việc ra quyết định theo

chuẩn, và đối với nhà quản lý, lãnh đạo có kinh nghiệm

o Nhược điểm: Nhân viên ít quan tâm, dễ bất mãn

 Phong cách phát biểu cuối cùng: Hỏi ý kiến tất cả mọi người trong nhóm,

nhưng giữ quyền quyết định cuối cùng

o Ưu điểm: Khai thác được một số nguồn lực và sáng kiến trong nhóm

o Nhược điểm: Nhân viên ít quan tâm

 Phong cách nhóm tham gia: Lập ra một nhóm đưa ra quyết định mà không

cần tham khảo ý kiến người khác

o Ưu điểm: tiết kiệm thời gian, khai thác được nhiều ý tưởng

o Nhược điểm: Nhân viên ít quan tâm, có thể xảy ra xung đột trong

nhóm tham gia

 Phong cách cố vấn: Nhà lãnh đạo, quản lý ở vị trí người cố vấn, đưa ra một

quyết định để mọi người thảo luận Nhân viên có thể thay đổi quyết định đó, hoặc đưa ra các quyết định khác Nhà lãnh đạo, quản lý vẫn giữ quyền quyết định cuối cùng nhưng trên cơ sở ý kiến phản hồi từ nhân viên

o Ưu điểm: Khai thác được nguồn lực và ý tưởng của cả nhóm, thảo

luận cởi mở

o Nhược điểm: Khó xác định đâu

 Phong cách luật đa số: Mọi nhân viên đều tham gia vào quá trình quyết

định bằng cách mỗi người có một lá phiếu bình đằng Nhóm biểu quyết và quyết định cuối cùng là quyết định được nhiều người lựa chọn

o Ưu điểm: Itết kiệm thời gian, kết thúc các cuộc thảo luận

o Nhược điểm: Số ít bị cô lập, nên quyết tâm trong nhóm không cao

 Phong cách dân chủ: Mọi nhân viên đều tham gia vào việc ra quyết định.

Một quyết định được chấp nhận khi toàn bộ nhân viên nhất trí về quyết định

đó Sự nhất trí hoàn toàn không phải là mục tiêu bởi vì rất hiếm khi đạt được, nhưng mỗi thành viên của nhóm nên sẵn sàng chấp nhận ý kiến của nhóm trên cơ sở tính hợp lý và tính khả thi Khi mọi thành viên của nhóm

đều chấp nhận thì nhóm đã đạt tới sự nhất trí, và sự đánh giá này có thể được xen như là quyết định của nhóm

o Ưu điểm: khai thác được mọi nguồn lực, kích thích sự sáng tạo và

quyết tâm của nhân viên

o Nhược điểm: tốn nhiều thơi gian, đòi hỏi các thành viên phải có

chuyên môn giỏi và kỹ năng làm việc nhóm tốt

B Giải quyết vấn đề.

Như chúng ta đã biết, tùy vào từng môi trường, đặc thù và tính chất của công việc mà các nhà quản trị có các cách thức ra quyết định khác nhau

Vấn đề được đặt ra ở đây cũng vậy, giữa cách thức ra quyết định của các tổ chức chính phủ hay nhà nước và các công ty lớn có sự khác biệt rất cơ bản, nhóm

em xin trình bày quan điểm của mình như sau:

Đặc điểm Tầm ảnh hưởng, sự tác động:

khá rộng, mang tính chính trị, là phương hướng, sự chỉ đạo cấp cao, là những quyết định theo tính chất chiến lược, chiến thuận

Thời gian thực hiện: lâu dài, cần sự chắc chắn cao

Bản chất là những quyết định mang tính thường xuyên, thủ tục, và có một cầu trúc, không quá bất thường, không mang mục đích làm lợi cho tổ chức

mà chủ yếu là ổn định xã hội, xây dựng, phát triển đất nước

Thể hiện chức năng bảo đảm cao: khi ra quyết định, tổ chức này phải đảm bảo những điều kiện cần thiết để đối tượng vận hành theo những định hướng đã vạch ra, đảm bảo tính khả thi của quyết định

Mang tình cưỡng chế cao

Tầm ảnh hưởng chỉ trong nội bộ công ty hoặc một số bộ phận trong công ty, không rộng như tổ chức chính phủ

Là những quyết định mang tính chiến thuật là chủ yếu

Thời gian thực hiện: thời gian ngắn hơn, quyết định mang tính nhanh chóng, kịp thời, chớp lấy cơ hội

Bản chất là những quyết định thường xuyên hoặc bất thường, mục đích chủ yếu cuối cùng là có lợi cho tổ chức

Thể hiện chức năng bảo đảm không cao, vẫn có sự mạo hiểm, đánh đổi

Tính cưỡng chế không cao Môi

trường

Thường là môi trường chắc chắn: các nhà lãnh đạo, quản trị luôn tìm hiểu và đợi một môi trường chắc chắn mới bắt tay vào việc ra quyết định Có thể được thử nghiệm trên thực tế với quy mô nhỏ trước khi đưa ra quyết định

Ví dụ: trước khi ban hành luật, có thể ra những nghị quyết, thông tư hướng dẫn để điều chỉnh, trước khi áp dụng một

Thường là môi trường không chắc chắn, hoặc mơ hồ, các nhà quản trị vẫn chưa có thể lường hết hậu quả hay biết

rõ các phương án, mà vẫn có

sự mạo hiểm, suy đoán, có chấp nhận đánh đổi Không có

sự thử nghiệm trên thức tế trước khi đưa ra quyết định Các quyết định đôi khi cần sự khẩn trương, nhanh chóng nên phải chấp nhận rủi ro và cần