bảo trì và quản lý hệ thống máy tính

Các dữ liệu đang mở chưakịp lưu sẽ bị mất hết, thậm chí không thể mở được dữ liệu đó nữa- Tài nguyên máy tính bị chiếm dụng không cần thiết - Virus tấn công làm hư hệ điều hành, mất dữ l

s CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGH I ỆP

NGÀNH TIN HỌC ỨNG DỤNG BẬC: TRUNG CẤP CHUYÊN NGHIỆP TÊN CHUYÊN ĐỀ: BẢO TRÌ VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG MÁY TÍNH

***

PHẦN MỞ ĐẦU

Kiến thức thực tế là điều vô cùng quan trọng đối với mỗi sinh viên sau khi

đã hoàn thành các môn học lý thuyết ở trường Kiến thức thực tế mà sinh viên

có được chủ yếu thông qua quá trình thực tập tại các đơn vị sản xuất, kinh doanh

và dịch vụ cụ thể

Thực tập bổ sung những kiến thức còn thiếu, hoàn thiện những kiến thứcchưa đầy đủ rõ ràng khi học ở trường Thực tập là cơ hội để sinh viên đemnhững kiến thức đã học áp dụng vào thực tế, làm quen với công việc của mìnhsau này, giảm khoảng cách giữa lý thuyết và thực tế, giữa nhà trường và xã hội

Thực tập giúp sinh viên có thêm các kĩ năng mới: kỹ năng làm việc vớicon người, kỹ năng phân tích, kỹ năng tổng hợp,

Giai đoạn đầu tiên của quá trình thực tập là giai đoạn thực tập tổng hợp nghiên cứu khái quát các vấn đề quản lý chung tại cơ sở thực tập, chức năngnhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, Kết quả của giai đoạn thực tập là báo cáo tổng hợp

-nó cho ta một cái nhìn tổng thể về cơ sở đến thực tập

* Thời gian định kỳ bảo trì

Máy tính muốn hoạt động tốt, giảm thiểu các nguy cơ về sức khỏe thì máytính cần được bảo trì phần cứng tối thiếu 4 tháng 1 lần Với những doanh nghiệp

mà môi trường làm việc thường xuyên có bụi bẩn thời gian này cần được giảm

xuống còn 2 tháng 1 lần hoặc thậm chí là 1 tháng 1 lần

Những dấu hiệu cho thấy máy tính đã đến lúc cần được bào trì phần cứng

- Hệ thống quạt kêu to, phát ra tiếng ồn khỉ máy tính khởi động và trongquá trình hoạt động

- Hệ thống quạt thậm trí không hoạt động

- Nhiệt độ thùng máy nóng bất thường, máy tính thường xuyên bị tắt ngang

mà không rõ lý do

- Chuột máy tính (loại con lăn) hoạt động không chính xác, cảm giác hay bịkẹt

- Máy tính khó khởi động, khởi động lâu, hoặc không thể khởi động được

- Các cổng tiếp xúc (USB, PS 2, Praleli, VGA, ) hoạt động chập chờn

Nguyên nhân

Một CPU không được vệ sinh định kỳ

Đa phần các sự cố trên là do không vệ sinh máy tính định kỳ, hoạt vệ sinhkhông đúng cách Bụi bẩn bám vào hệ thống cánh quạt trên FAN CPU, FANthùng máy làm cho hệ thống tản nhiệt bị kẹt không hoạt động Máy quá nóngnên sẽ tự khởi động lại hoặc tắt ngang

Ngoài ra bụi bẩn, các loại rác văn phòng như mảnh giấy, ghim kẹt vàocác khe trên bàn phím làm cho bàn phím không đàn hồi, bị kẹt Bui bẩn còn bámvào con lăn chuột, hoặc các cổng tiếp xúc thiết bị khác làm cho thiết bị đó chậpchờn lúc nhận lúc không

Lớp keo tản nhiệt trên Chip CPU không được thay mới làm cho bộ não

của máy tính bị nóng sẽ tự động quá tải ( overload ) và tát ngang

Hậu quả cỏ thể xảy ra

Bụi bẩn bám đầy trên các linh kiện là môi trường tốt dẫn cho hơi nước vàcác dung dịch ẩm bám vào, mà độ ẩm là kẻ thù của tất cả các linh kiện điện tử:nhẹ thì gây hư hỏng thiết bị đó, nặng hơn có thể là nguyên nhân gây ra chậpđiện, cháy nổ cực kỳ nguy hiểm

Chưa kể đến các thiết bị tiếp xúc không tốt cũng dễ dàng gây ra tia lửa điệncũng là một nguyên nhân gây ra cháy nổ

Hư hỏng linh kiện dẫn đến thiệt hại về kinh tế, trước mặt là sẽ phải thaythế linh kiện, chưa kể đến nếu đó là ổ cứng sẽ bị mất toàn bộ dữ liệu, thiệt hạikinh tế lúc này sẽ lớn hơn rất nhiều

* Quy trình bảo trí vệ sinh phần cứng

Bước 1: Vệ sinh bên trong thùng máy tính:

Bên trong thùng máy của một CPU máy tính

- Kiểm tra sơ bộ các cổng kết nối, nếu thấy có đấu hiệu hư hỏng cháy nổ hoặcchập điện thì thông báo ngay cho người quản lý ( hoặc bên khách hàng ) đểtránh những tranh cãi sau này

- Ngắt tất cả các dây cắm nguồn, sau đó mở thùng máy rồi lần lượt tháo cácthiết bị RAM, FAN, HD, Mainboard, ra khỏi thùng máy

- Đặt các thiết bị trên lên bề mặt khô ráo, tránh những vị trí dễ rơi hoặc ẩm ướt

- Dùng co kết hợp với máy thổi bụi chuyên dụng, vệ sinh toàn bộ bên trongthùng máy

- Dùng dung dịch chuyên dụng rửa sạch các khe cắm linh kiện trên mainboard

và các chân tiếp xúc của linh kiện (chân RAM, chân cáp ổ cứng, )

- Tháo FAN CPU để tra keo tản nhiệt tăng sự tiếp xúc tải tản nhiệt (nếu cần)

- Kiểm tra tốc độ FAN, nếu không đáp ứng đủ nhu cầu tản nhiệt, thì yêu cầu khách hàng thay thế

- Gắn toàn bộ linh kiện trở lại thùng máy, thu gọn các dây điện, dây cáp để tăng không gian trong thùng máy, nâng cao khả năng tản nhiệt

Bước 2: Vệ sinh bên ngoài thùng máy

Bộ vệ sinh máy tính chuyên dụng

- Dùng máy hút thổi bụi chuyên dụng để làm sạch bụi bẩn bên ngoài

- Dùng cọ để vệ sinh các khe tiếp xúc chuột, cổng cám usb, cổng cắm mànhình,

- Dùng nước rửa chuyên dụng và khăn lau toàn bộ vỏ Case

- Sử dụng khăn khô, sạch lau lại

Bước 3: Vệ sinh bàn phím, chuột và các thiết bị ngoại vi

Bàn phím chuột và các thiết bị ngoại vi cũng cần thường xuyên vệ sinh

- Dùng cọ cứng quét sạch các bụi bám dưới bàn phím và kẽ

- Lật úp bàn phím xuống dưới gõ nhẹ, để các bụi bẩn, giấy, ghim, rơi ra

Vệ sinh màn hình định kỳ giúp tuồi thọ và khả năng sử dụng được nâng cao

- Sử dụng nước rửa chuyên dụng và khăn lau sạch bụi bám vào vỏ màn hình

- Dùng nước rửa chuyên dụng cho màn hình để lau bề mặt màn hình CRT,LCD sáng

- Sử dụng khăn khô, sạch, lau lại

Bước 5: Kiểm tra lần cuối

- Lắp tất cả các thiết bị lại như vị trí cũ, vệ sinh sạch nơi bảo trì

- Kiểm tra, sắp xếp gọn gàng dây nguồn, mạng, monitor, keyboard, mouse

- Khởi động PC, truy cập vào BIOS để kiểm tra nhiệt độ CPU, tốc độ quạt,chắc chắn hệ thống mát không quá nóng, các cánh quạt không bị kẹt

- Đăng nhập vào hệ điều hành kiểm tra hoạt động bàn phím, chuột và cácthiết bị ngoại vi

- Xuất hiện những cảnh báo, thông báo lỗi bất thường

- Ứng dụng đang dùng thường xuyên bị tắt ngang mà không rỗ nguyênnhân

- Máy tính bị mất âm thanh, không nghe được

- Màn hình hiện thì màu sắc bất thường

- Máy đang dùng thì xuất hiện màn hình xanh phải khởi động lại máy

*Nguyên nhân dẫn đến hiện tượng trên

1 Vấn đề khởi động lâu, cỏ thể do những nguyên nhân sau:

Máy cài quá nhiều ứng dụng không cần thiết, các ứng dụng lại được thiếtlập ở chế độ khởi động cùng hệ điều hành

Các dịch vụ không cần thiết để khởi động hệ điều hành bị tát hoặc bị lỗiMáy không được dọn rác thường xuyên, ổ cứng đầy dẫn đến giảm hiệu suất

2 Vấn đề trình lỗi ứng dụng hoặc ứng dụng chạy chậm

- Hệ điều hành không được tinh chinh, không tắt các hiệu ứng không cần thiết

- Các file thành phần của ứng dụng bị lỗi

- Máy bị nhiễm virus

- Nhiều ứng dụng chạy ngầm trong hệ điều hành, chiếm hết tài nguyên máy

3 Vấn đề trình duyệt web chậm, hay treo

- Trong quá trình sử dụng, người dùng vô tình cài đặt các thanh toolbar lênmáy mà không biết

- Chức năng tường lửa vô tình bị kích hoạt, không được cấu hình đúng cách

4 Máy mất âm thanh, màn hình hiển thị màu sắc bất thường xuất hiện màn hình xanh chữ trắng (DUMP)

Một máy tính xuất hiện màn hình xanh chữ trắng

 Có thể do lỗi driver, hoặc driver xung đột nhau

 Các dịch vụ ( Services ) liên quan đang ở chế độ Stop

 Xung đột các phần mềm đang cài đặt lên máy

 Máy nhiễm virus, các hệ thống bị virus xóa

* Những hậu quả có thể gây ra:

- Ngoài việc ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, các sự cố trên còn đôi khi dẫnđến những thiệt hại khác nếu không được khác phục sớm Chẳng hạn như máy

tính hay bị tắt ngang ( màn hình xanh ) nhiều lần sẽ làm cho ổ cứng nhanhchóng bị hỏng Bản thân hệ điều hành phải cài đặt lại Các dữ liệu đang mở chưakịp lưu sẽ bị mất hết, thậm chí không thể mở được dữ liệu đó nữa

- Tài nguyên máy tính bị chiếm dụng không cần thiết

- Virus tấn công làm hư hệ điều hành, mất dữ liệu

*Phần mềm hỗ trợ bảo trì, phòng chống rủi ro dữ liệu

System Mechanic 7 Professional của IOLO

Advanced System Optimizer của hang SysTweak

System Suite 7 Professional

Tuneưp Utilities 2007

*Quá trình bảo trì phần mềm

Bước 1 Dọn các fĩle rác máy tính, tinh chỉnh, tối ưu hệ điều hành

- Xóa các file rác hệ thống, chạy chương trình phân ổ đĩa cứng (nếu cần)

- Cập nhật bản vá lỗi ( hotfix ) mới nhất của hệ điều hành, phần mềm ứngdụng,

- Cấu hình Star Up, Service, Registry và loại bỏ những dịch vụ không cầnthiết

- Kiểm tra và tắt các hiệu ứng giao diện không cần thiết của Windows

- Kiểm tra và gỡ bỏ các phần mềm không cần thiết, các thanh công cụ(toolbar ) gây chậm trình duyệt web

- Tối ưu hóa tốc độ kết nối internet

- Tối ưu hoá tốc độ kết nối internet

Bước 2: Kiểm tra bảo mật cập nhật chương trình diệt virus và quét nhanh hệthống

- Kiểm tra hệ thống bảo mật: tường lửa, các giao thức mạng, các cổngmạng đang mở, phần mềm khả nghi

- Nếu máy tính có phần mềm Anti- virus cài đặt sẵn thì cập nhật dữ liệudiệt virus mới nhất, rồi quét nhanh toàn bộ hệ thống

- Nếu trường hợp phần mềm Anti-virus miễn phí không diệt được một sốloại virus nào đó thì thông báo với khách hàng để yêu cầu nâng cấp lên phiên

bản Anti-virus thương mại ( có tính phí bản quyền ) nhằm diệt virus hiệu quảhơn, tránh các rủi ro virus gây ra

Bước 3: Kiểm tra hệ điều hành, phần mềm và khắc phục các lỗi phát sinh

- Kiểm tra thư mục, ổ đĩa hệ thống, xem xét các thành phần khả nghi

- Chạy thử các chương trình trong máy tính và đảm bảo tất cả đều hoạtđộng tốt

- Cài đặt các phần mềm theo yêu cầu của khách hàng và ưu tiên nhữngphần mềm có bản quyền hoặc miễn phí từ các hãng phần mềm

- Đảm bảo các dịch vụ cần thiết của hệ điều hành được cài đặt và hoạt độngtốt

- Xử lý các lỗi phát sinh ( nếu có )

- Cài đặt lại hệ điều hành ( nếu cần thiết)

Bước 4: Tạo bản sao lưu ( backup ) dự phòng dữ liệu

Norton Ghost là một trong những phần mềm chuyên dụng để tạo bản sao

- Tư vấn các giải pháp sao lưu tự động nếu khách hàng có nhu cầu

- Kiểm tra file sao lưu sau khi tiến hành

Bước 5: Kiểm tra lần cuối

- Cùng khách hàng kiểm tra lại toàn bộ hệ thống

- Đảo đảm các dịch vụ mạng, dịch vụ phần mềm hoạt động tốt

- Đảo đảm máy tính được bảo mật ở mức độ cao nhất

- Kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu, chắc chắn không xảy ra mất mát hay rò rỉ dữliệu

2,2/ Giải pháp cho hê thốn g

A Giải pháp về tối ưu tốc độ

*Nguyên nhân làm cho máy tính hoạt động chậm

*1 Máy tính cài chương trình diệt virus quá nặng và chiếm virus, spyware

Sử dụng phần mềm bảo vệ máy tính không phù hợp với cấu hình máy

Dễ nhận thấy, chương trình diệt virus càng hiệu quả thì lại càng can thiệpsau vào hệ thống máy tính Điều đó dẫn đến việc tốc độ xử lý của máy bị giảm

đi đáng kể sau khi được bảo vệ bởi những chương trình như Norton Anti- virushay Mcafee và bị nhiễm virus là một trong những lý do thường gặp khiến cho hệthống hoạt đông chậm chạp và không hiệu quả

Trong khi đó, phần mềm gián điệp ( spyware ) và quảng cáo ( adware ) lànhững chương trình được viết bởi công ty nhằm thu thập thông tin về kháchhàng để họ có thể đáp ứng tốt hơn cho thị trường Thông thường các phần mềm

này không được tạo ra cho các mục đích xấu, nhưng một khi chúng được kẻ xấulợi dụng để đánh cắp thông tin của nạn nhân, đôi khi còn làm giảm tốc độ máytính, cẩn thận khi cài đặt và sử đụng các file dovvnload từ Internet là cách đơngiản để chống lấy nhiễm các phần mềm gây hại

2 Quá nhiều chương trình được kích hoạt từ khi khởi động máy

Nhà sản xuất phần mềm nào cũng đều muốn chương trình mình được sử

dụng nhiều nhất điều đó dẫn đến việc hầu hết các chương trình sau khi cài đặtđều tự cho mình quyền được xuất hiện ngay sau khi Windows khởi động Chínhviệc đó đã làm cho tài nguyên máy bị chiếm dụng vô cùng lãng phí, trong khichủ nhân của máy chưa chắc đã có nhu cầu dùng đến những chương trình này

3 Gỡ bỏ các phần mềm không theo đúng quy trình

Nếu bạn cài đặt một chương trình bằng việc Install, tất nhiên khi khôngcòn cần dùng đến phần mềm đó, bạn phải sử dụng chức năng Uninstall để gỡ bỏ.Thế nhưng rất nhiều nhà sản xuất lại chỉ để ý đến việc làm sao cho chương trìnhcủa mình chạy được trên máy tính mà quên mất chức năng ngược lại khiếnngười dùng lúng túng khi muốn xóa Ngay cả khi bạn xóa hết toàn bộ các filechương trình đó trong Program Files, vẫn còn nhiều thông số hệ thống mắc lại

trong registry của máy, làm cho máy tính chạy chậm đi

4 Mảy sinh ra quả nhiều rác cùng quả trình sử dụng

Cùng với thời gian, máy tính của bạn sẽ trở nên ì ạch do phải chứa khá nhiều fĩlenhư temporary files, cookies hay save passwords Tất nhiên những file này đều được Microsoữ tính đến là có tác dụng, tuy nhiên nhiên khi mà dung lượng của

chúng trở của máy tính khi làm việc hoặc lướt web 5 Ỏ cứng bị phân mảnh

Khi liên tục coppy, xóa các fíle trên ổ cứng, ổ cứng sẽ có hiện tuợng bị phân mảnh, làm giảm tổc độ đọc các phương trình của máy tính

ốế Hệ thống tản nhiệt của máy hoạt động không hoạt động

Một khi nhiệt độ CPU quá nóng thì máy tính của bạn sỗ chay rất chậm chạp và

dễ bị treo cho dù CPU của bạn thuộc dạng khủng Vì thế bạn nên kiểm tra định

kỳ xem hệ thống tản nhiệt cho CPU, Card màn hình có hoạt động tốt không, nếugặp vấn đề hãy tìm cách khác phục ngay

1. Gỡ bỏ các chương trình không dùng đến

Khi một chương trình được cài đặt, nó sẽ tạo một sự kết nối giữa chương trìnhvới hệ điều hành Thâm chí, nếu bạn không sử dụng nó vẫn sẽ làm ảnh hưởngđến tốc độ của máy Do vậy, với những chương trình ít khi sử dụng nhưng vẫncòn giữ lại fíle/ đĩa cài đặt, bạn nên gỡ bỏ chúng để vừa giải phóng dung lượng ổcứng, vừa góp phần cải thiện tốc độ hệ thống Để tiện trong việc quàn lý và dọndẹp sau khi gỡ bỏ chương trình, bạn nên sử dụng một tiện ích chuyên dụng, thay

vì sử dụng chức năng sẵn có Windows, Revo Unistaller và lựa chọn phù hợptrong trường hợp này

2. Phần mềm chuyên dùng hỗ trợ cho việc tăng tốc mảy tỉnh

Dọn dẹp íĩle rác, sửa lỗi hệ thống, tối ưu hóa hệ thống, chống phân mảnh ổ cứngkhi chương trình Advanced System Care là một giải pháp tối ưu HighMark LSCkhuyến nghị các bạn nên dùng để giải quyết vấn đề trên Bất kỳ trên ổ cứng nàocũng có chứ các file rác sinh ra hoặc còn sót lại sau khi gỡ bỏ chương trình.Tương tự như hiện tượng phân mảnh, các file rác theo thời gian được sinh rangày càng nhiều, khiến cho dữ liệu trở nên lộn xộn và khiến ổ cứng bị chiếmdụng một cách rất lãng phí Sử dụng các chương trình chuyên dụng để quét vàxóa sạch các fíle rác giúp khôi phục lại dung lượng lưu trữ của ổ cứng, lại gópphần giúp máy cải thiện phần nào tốc độ của hệ thống

3. Tắt chế độ tự động khởi động chương trình

Có quá nhiều chương trình tự khởi động cùng hệ thống sẽ khiến cho Windows mất nhiều thời gian để khởi động Không những thế, các chương trình này còn chiếm dụng tài nguyên trên hệ thống, ngay cả khi không cần dùng đến chúng Giảm thiểu các chương trình không cần thiết khi khởi động sẽ giúp góp phần cảithiện tốc độ của hệ thống Thực hiện bằng cách dưới đây:

- Click vào Start, chọn Run và điền msconíĩg vào hộp thoại, nhấn Enter( đối với Windows XP ) hoặc với Windows 7 chỉ đơn giàn kích vào Start, điềnmsconíig vào hộp thoại Search và nhấn Enter

- Hộp thoại System Coníĩguration hiện ra, bạn chọn Tab Startup để xemdanh sách các chương trình tự khởi động cùng hệ thống Dựa vào danh sách này,bạn nên giữ lại hoặc bỏ đi các chương trình không cần thiết, góp phần cải thiện

hình máy thấp nếu bạn đùng các phương pháp nói trên cũng không cải thiệnđược phần nào đã đến lúc các bạn nghĩ đến giải pháp nâng cấp cho máy tính làmviệc của mình

PHẦN II: QUẢN LÝ HỆ THỐNG MÁY TÍNH

A Giải pháp an toàn cho dữ liệu

Hầu hết doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc cá nhân sử dụng máy tình đều đồng ýrằng bảo mật và sao lưu dữ liệu rất quan ừọng trong hoạt động kinh doanh, đảmbảo tiến độ công việc Nhưng họ băn khoăn khồng biết nên triển khai như thếnào cho hợp lý

1 Dữ liệu nào cần ưu tiên bảo vệ

Thực sự có quá nhiều dữ liệu cần bảo mật như thông tin khách hàng, nhân sự, bímật thương mại, thông tin tài chính, kế hoạch kinh doanh do đó bạn cần ưutiên xác định những thông tin nào quan trọng, có ảnh hưởng nhiều đến hoạt độngkinh doanh, sản xuất Chẳng hạn thông tin về khách hàng sẽ quyết định sự thànhbại trong hoạt động kinh doanh, bạn nên xác lập mức độ ưu tiên cao nhất, đầu tưcác giải pháp quản lý, hạ tầng kỹ thuật bảo mật dữ liệu như sử dụng phần mềmquản lý khách hàng, ví dụ Misa CRM (ID: B0901-48 ), Microsoít DynamicCRM, SugarCRM,

2 Phòng ngừa các mối đe dọa từ Internet

Kẻ phá hoại bằng nhiều cách sẽ xâm nhập vào hệ thống mạng, lấy cáp thông tin,phá hủy dữ liệu hoặc làm đình trệ hoạt đông kinh doanh, do đó bạn cần láp đặtthiết bị bảo vệ ngay từ cổng truy cập Internet để hạn chế tối đa mức xâm nhập.Hiện nay Internet ADSL khá thông dụng và phổ biến, bạn cổ thể sử dụng routerADSL tích hợp tường lửa, phát hiện xâm nhập của hãng DrayTek ( ID: A0905-

67 ), Dlink, Linksys, hoặc sử dụng các thiết bị tường lửa phần cứng, chuyêndụng của 02Security, Cyberoam, Barracuda, hay các chương trình tường lửadạng phần mềm như ZoneAlarm, Comodo Firewall, để bảo vệ cổng truy cậpInternet của mình

3 Ngăn ngừa các mối đe dọa từ mạng nội bộ

Đối với dữ liệu quan trọng bạn cần tránh các mối đe dọa từ virus, sâu máy tính

Bạn có thể sử dụng phần mềm chống virus AVG (ID: A0905-68 ), Kaspersky( ID: A0806-88 ), Panda, Symantec Norton, Nhân viên bất mãn hay sắp nghỉviệc cũng là nỗi lo đối với dữ liệu nhạy cảm Nếu có nhu cầu quản lý truy cậpmức cao, chi tiết hơn, bạn có thể sử dụng thiết bị giám sát mạng chuyên dụngdạng phần cứng như 02Security (ID: A0904-65 ) hoặc ở dạng phần mềm nhưLanHelper, Network

4 Phòng ngừa các mối đe dọa từ con người

Đối tác, khách hàng đến giao dịch tại công ty, nhân viên giao nhận hàng hóacũng là mối đe dọa đến an toàn thông tin Khách hàng đến giao dịch, họ có thể

đi lang thang ngó nghiêng xung quanh công ty của bạn hoặc đối tác được mờivào phòng làm việc, bạn có việc ra khỏi phòng vài phút, khi đó có chác các tàiliệu, văn bản trên bàn không bị dìm ngó? Nhân viên qua lại giữa các phòng, bạn

có thể lấy thông tin tài liệu của nhau Vì vậy bạn cần có phòng tiếp khách, khuvực giao dịch riêng biệt; cất giữ cẩn thận các thông tin, tài liệu quan trọng vàongăn kéo, lắp đặt cừa từ tại các phòng, sau này cần lắp camera giám sát nhưVivotek (ID: A0905-63 ), Dlink( ID: A0910-72) , Panasonic (ID: A0901-62 ),V.V

5 Lưu trữ thông tin, tài liệu ở dạng số

Văn bản, tài liệu quan trọng như hợp đồng thuê văn phòng, báo cáo thuế, báocáo tài chính, cần được sao chụp, lưu giữ ở dạng số Thông tin dạng số sẽ giúpbạn dễ dàng trong việc cất giữ, sao lưu, bảo vệ, tìm kiếm trích lục Bạn có thể sửdụng máy quét Kodak (ID: A0907-70 ), HP, Genius, để sao chụp tài liệu Đốivới các loại tài liệu cũ, nhàu nát, bạn có thể chụp lại bằng máy ảnh số

6 Quản lý, kiểm tra, đối chiếu văn bản, tài liệu

Cần xác định thời gian bảo mật, lưu trữ thông tin, tài liệu, văn bản Các tập tin,tài liệu đang sử dụng hoặc không còn giá trị cần được sáp xếp, lưu trữ hợp lý đểphục vụ công tác trích lục, đối chiếu Các phần mềm quản lý văn bản nhưeDocman (ID: B0506-42), K-EDMS, hay phần mềm văn phòng điện tử( eofflce ), sỗ giúp việc quản lý của bạn ưở nên hiệu quả và chuyên nghiệp hơn

7 Đặt tên tập tin quỉ ưởc

Mỗi tập tin, tài liệu nên có tên qui ước, phục vụ việc lưu trữ tìm kiếm Tên quiước nên ngắn gọn, dễ tra cứu

8 Đảm bảo dữ liệu không còn sử dụng chắc chắn đã được xỏa bỏ

Khi thanh lý máy tính cũ, bạn cần đảm bảo tất cả dữ liệu trong máy tính phảiđược xóa bỏ hoàn toàn ( ID : A0702-111 ) Những tài liệu quan trọng đã hết giátrị hoặc có sai sót trong quá trình nhập liệu bị loại bỏ cần phải được hủy bằngmáy hủy giấy Đặc biệt các tài liệu cùa phòng kế hoạch, phòng kế toán là nơi cónhiều thông tin khá nhạy cảm

9 Nhân viên hiểu biết đầy đủ qui định, thủ tục bảo vệ thông tin

Cần đảm bảo nhân viên hiểu rồ cách bảo vệ dữ liệu của mình Chẳng hạn khôngcung cấp mật mã truy cập cho người khác ; khi nhận cuộc gọi, thông tin khôngthuộc thầm quyền thì cần chuyển sang bộ phận có quyền hạn, chức năng trả lời.Tránh tình trạng bị khai thác thồng tin qua điện thoại, e-mail Mỗi nhân viênphải biết cách tự quản lý, sao lưu, khôi phục dữ liệu vì không phải lúc nào nhânviên CNTT cũng luôn có mặt để hỗ trợ

10 Lưu trữ dữ liệu tự động

Hầu hết doanh nghiệp VN sao lưu dữ liệu bằng tay, điều này có rất nhiều rủi ro.Việc tự động lưu trữ dữ liệu sẽ giúp tránh sai sót, bỏ quân, trùng tập tinẺ Bạn cóthể sử dụng đĩa cứng mạng D-Link (ID ề* A0905-59 ), Synology (ID : A0907-68), Qnap

11 Bảo vệ dữ liệu được lưu trữ ở nhiều nơi an toàn

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ sau khi lưu trữ, dự phòng dữ liệu xong lại cấtgiữ ngay tại chỗ hoặc trong văn phòng Điều nay rất nguy hiểm nếu xảy ra hỏahoạn, 10 lụt, khi đó dữ liệu chính và dữ liệu văn phòng đều mất Bạn có thể sửdụng đĩa cứng gẳn ngoài Fujitsu, iSmart, Transcend (ID: A0905-58 ) sao chép

và cất giữ một nơi an toàn cách xa văn phòng

12 Có kế hoạch kiểm tra các tập tin đã lưu trữ dự phòng

Bạn nên có kế hoạch kiểm tra lại các dữ liệu đã lưu trữ dự phòng, vì biết đâu đếnkhi sự cố xảy ra, dữ liệu bạn cần khôi phục lại không phải là tập tin dữ liệu củabạn cần

Doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc cá nhân sử dụng mảy tính cỗ thể áp dụng một sốlời khuyên trên để bảo vệ an toàn dữ liệu của mình, đảm bảo hoạt động kinhdoanh, tiến độ công việc thông suốt

B.

Giải Pháp Khai Thác Tài N g uvên Chune:

Chia tài nguyên dùng chung trong hệ thống mạng:

Máy vi tính của bạn đã được kết nối mạng nhưng các tài nguyên có thể vẫn chưađược cho phép để dùng chung ( Share ) Muốn máy vi tính khác truy cập và sửdụng được các tài nguyên trên máy tính của mình thì cần thiết lập cho pháp chia

sẻ trong hệ thống mạng

Chia sẻ ổ đĩa trong hệ thống mạng

1. Mở My Computer, trong My Computer nhấn nút phải chuột vào biểutượng của ổ đĩa nào mà bạn muốn cho phép dùng chung ( Share ), chọn Sharingand Security

2. Trong Sharing nhấn chuột vào dòng If you understand the risk

3. Khi bảng Sharing mở rộng ra nhấn them một lần nữa dòng If youunderstand the risk

4. Khi xuất hiện bảng Enable File Sharing chọn Just enable fĩle sharing vànhấn OK để đóng bảng này để quay lại bảng Sharing

5. Nhấn chuột vào ô Share this íolder on the network để chọn, nếu muốn bạn

có thể đặt tên cho ổ địa mà bạn muốn Share

6. Ở phần này, bạn chỉ cho phép các máy khác truy cập các dữ liệu mà thôi,nếu bạn muốn cho các máy khác có thể xóa được các dữ liệu trên máy của bạnthì bạn chọn Allow netvvork users to change my file, tuy nhiên để an toàn cho

dữ liệu bạn không nên chọn mục này Sau khi chọn xong nhấn Apply rồi Ok đểchấp nhận

Chia sẻ thư mục trong hệ thống mạng

Đối với các thư mục ( Folder ) bạn cũng làm tương tự và bạn có thể Share bất cứ

ổ đĩa, thư mục nào có trên máy tính của bạn

Bạn có thể truy cập các ổ đĩa và thư mục được share trong hệ thổng mạng thôngqua My Network Places nằm trên Desktop, trong My Computer, Start Menu,

Hoặc nếu bạn không tìm thấy My Network Places bạn có thể nhận dòng chữ MyNetwork Places tại mục Address trong My Computer để truy cập vào phần nàyCÀI ĐẶT CHIA SẺ:

Winđows: Trong Windows Service Pack 2, khả năng chia sẻ tập tin và máy in bị

vô hiệu hóa nhưng việc kích hoạt lại chúng có thể được thực hiện dễ dàng Nhấnphải chuột lên biểu tượng My Network Places, chọn Properties Trong màn hìnhNetwork Connections, nhấn phải chuột vào biểu tượng kết nối mạng muốn chia

sẻ tài nguyên và chọn Properties Đánh dấu tùy chọn File and Printer Sharing forMicrosoíì Networks, rồi nhấn OK

Để chia sẻ một thư mực (tập tin và thư mục con ) với một máy tính khác trênmạng, nhận phải chuột lên thư mục đó trong cửa sổ Windows Explorer hay bất

kỳ cửa sổ thư mục nào, chọn Sharing and Security.Sharing, đánh dấu tùy chọnShare this íòlder on the network Nếu muốn cho phép người khác xóa hay chỉnhsửa các tập tin dùng chung trên máy của mình thì đánh dấu them tùy chọn Allownetwork users to change my íìles, nhấn OK Để cho phép những máy tính kháctrên mạng sử dụng chung một máy in, chọn Start.Printers and Faxes, nhấn phảichuột lên biểu tượng máy in muốn chia sẻ và chọn Sharing Tiếp đến, chọnShare thí printer, nhập tên máy in vào hộp thoại Share name ( nên đặt tên máy inkhông quá 8 ký tự và không có khoảng tráng) Cuối cùng nhấn OK

Macintosh: Để chia sẻ tập tin và máy in của máy Mac với các máy tính kháctrong mạng, mở mục Sharing trong cửa sổ System Preferences, chọn chức năngServices, đặt một cái tên thật gợi nhớ cho máy tính vào mục Computer Name vàđánh dấu chọn Windows Sharing Ngoài ra, nếu chỉ muốn chia sẻ thư mụcPubluc với các máy Macintosh khác thì chọn Presonal File Sharing Nếu bạnmuốn chỉ định máy in cần chia sẻ, mở mục Print & Fax trong SystemPreíerences, đánh dấu tùy chọn Share these printers with other computers rồichọn máy in cần thiết

Chế độ bảo mật mặc định chia sẻ tập tin của os X được thiết kế chặt chẽ hơn củaWindows XP Khi muốn truy xuất vào một thư mục hay máy in dùng chung,người dùng phải khai báo tên và mật khẩu đăng nhập của một tài khoản người

dùng trên máy tính chạy os X đó Do vậy, nếu đang truy xuất các tài nguyên củamột máy Mac từ một máy tính dùng hệ điều hành khác, bạn cần đăng ký một tàikhoản đăng nhập mới trên máy Mac đó Nhưng nếu đã tạo sẵn một thư mục chia

sẻ, bạn cần bảo vệ tài khoản riêng bằng cách tại một tài khoản Mac mới ( nhấnAccounts trong System

Preferences) Để kích hoạc tính năng Windows Sharing cho một tài khoản cụthể, mở mục Sharing trong System Proíerences, chọn Accounts rồi đánh dấu tàikhoản nào được phép truy xuất tài nguyên dùng chung, nhập vào mật khẩu, nhấn

OK rồi Done để kết thúc Cần lưu ý, khi nâng cấp hệ điều hành từ phiên bản cũlên os X 10.4, phải khai báo lại mật khẩu dùng chung trong mục Account để cóthể tiếp tục sử dụng tính năng Windows Sharing

Linux: Để chia sẻ tập tin và máy in trong máy tính chạy hệ điều hành LinuxSuSE 9.3, bạn cần sử dụng tiện ích YAST Rất đơn giàn, chỉ cần khởi động tiệních, nhập vào mật khẩu gốc ( root password ) nếu được yêu cầu, chọn NetworkServices ở khung cửa sổ bên trái và tiếp đến là chọn Samba Sever Tiện íchYAST sỗ đọc và hiển thị danh sách các tài nguyên ( máy in, thư mục ) dùngchung đã khai báo trong tập tin cấu hình trên máy cùng với tình trạng hiện thờicủa chúng ( cho phép hoặc không cho phép truy xuất) Để tay đổi trạng thái này,nhấn chuột lên nhãn Start Ưp, chọn On- Start Service when Booting và nhấnFinish Khởi động lại máy để các cài đặt này trở nên hiệu lực

TIÊN HÀNH KẾT NÔI:

Windows: Để kết nổi đến thư mục và máy in dùng chung từ Windows XP, mởbiểu tượng My Network Places Cửa sổ chính xuất hiện sẽ hiện thị tất cả biểutượng của bất kỳ tập tin chia sẻ nào mà bạn đã từng truy xuất ( hoặc không có gìnếu là lần đầu tiên sừ dụng tính năng này ) Để thấy được tất cả tài nguyên (thưmục, máy in ) được chia sẻ trên mạng, trên từng máy tính khác nhau, nhấn Viewworkgroup computers và chọn một biểu tượng máy tính trên mạng Một khi xemđược các thư mục chia sẻ, bạn có thể thao tác chúng như khi đang dùng trên máy

cá nhân Nếu không nhìn thấy bất kỳ máy tính nào, đừng quá lo lắng và hãytham khảo mục khắc phục sự cố thường gặp

Tương tự, việc kết nổi đến một máy in dùng chung có thề được thực hiện rất đơngiản Chọn Start.Setting.Printers and Faxes và nhấn chuột vào mục Add aPrinter Wizard ( nằm ở vùng cửa sổ bên trái màn hình ) và Next dể mở trìnhhướng dẫn Add Printer Wizard ở trang Local or Network Priner, chọn Anetwork printer or printer attached to another Computer rồi ấn next 2 lần Thựchiện tìm các máy in được chia sẻ trên mạng, chọn máy in cần dùng, sai đó nhấnNext và thực hiện các bước còn lại để hoàn tất cài đặt

Macintosh: Để truy cập đến một thư mục dùng chung của máy tính chạyWindows trên mạng, chọn Go.Network trong mục Finder Trong số các biểutượng được hiển thị trong cửa sổ Finder sẽ có một biểu tượng có tên giống nhómlàm việc ( workgroup ) trong Windows Nhấn đúp chuột lên biểu tượng này đểbiết danh sách các máy tính được chia sẻ trên mạngề Tương tự như trongWindows, nhấn đúp chuột lên biểu tượng của một máy tính được chia sẻ lênmạng Tương tự như trong Windows, nhấn đúp chuột ỉên biểu tượng của mộtmáy tính để xem các thư mục chia sẻ trên máy đóễ Vào lúc này, os X sẽ yêu cầubạn nhập một mật khẩu để truy cập máy tính chia sẻ, thậm chí nếu không đượcyêu cầu mật khẩu thì chỉ cần nhấn OK Tiếp đến, từ danh sách dạng thả xuống,chọn thư mục chia sẻ cần kết nối đến ( os X thực hiện công việc này dựa trêngiao thức SMB/CIFS ) và nhấn OK Thư mục dùng chung sẽ xuất hiện như mộtliên kết trong khung bên trái của cửa sổ Finder

Việc truy xuất một máy in của Windows từ một máy Mac đòi hỏi vài thao táccài đặt Bạn phải thực hiện tìm kiếm và cấu hình lại để os X có thể sử dụng đượcmột máy in chia sẻ của Windows Trên thực tế, việc kết nối thường thất bại doxảy ra tình trạng sai địa chỉ máy inẼ Để khác phục hiện tượng này của máy tachọn Applications.Ưtilities.Printer Setup ưtility, nhấn chuột lên biểu tượng máy

in bị mất kết nối và chọn Show Info Sau đó nhập lại địa chỉ chính xác của máyin

Ngoài ra, còn một số cách khác để kết nối đến một máy in dùng chung trênWindows từ máy Mac Trong cửa sổ System Preíerences, nhấn đúp chuột lênbiểu tượng Print & Fax trong mục Hardware Tiếp đến, nhấn vào biểu tượng dấu

( + ) để tìm các máy in và ấn < Option > khi bạn nhấn vào nút More Printertrong trường hộ không tìm thấy máy in cần tìm Sau đó chọn Advanced từ danhsách dạng thả xuống ở đỉnh hộp thoại kế tiếp và chọn Windows Printer viaSAMBA trongdanh sách xuất hiện bên dưới Đặt một cái tên thật gợi nhớ chomáy in trong hộp thoại Device Nam và điền vào mục địa chỉ Device ƯRI với nộidung smb://user@workgroup/server/printer Trong đó, user là tên tài khoản đăngnhập, workgroup là tên nhóm làm việc của máy tính có máy in được chia sẻ,sever là tên máy tính chia sẻ máy in và printer là máy in cần chia sẻ Chọn hãngsản xuất máy in trong danh sách thả xuống Printer Model và tên máy in trongdanh sách xuất hiện sau đó và cuối cùng là nhấn Add

Linux: Để xem các thư mục dùng chung của máy tính chạy Windows từ máytính sử dụng Linux SuSe 9.3, bạn mở biểu tượng Netvvork Browsing trên mànhình ( tương tự như My Network Places của Windows ) và chọn biểu tượngSMB Shares trong cửa sổ công cụ quản lý tập tin Konqueror ( giống vớiWindows Explorer ) Ngay sau đó, bạn sẽ thấy được biểu tượng của tất cả nhómlàm việc Windows trên mạng Nhấn đúp chuột lên biểu tượng tương ứng vớimột máy tính để xem các thư mục được chia sẻ ở máy đó

Tuy nhiên, việc truy xuất các thư mục dùng chung trên máy tính chạy os X từmáy tính chạy Linux không dễ dàng vì bạn phải nhập một cách thủ công tên máytính, tên kết nối v.vẻ.ế Chạy liên hết Network Brovvsing ( hay chọn GoẵNetworkFolders trong tiện ích Konqueror ), nhấn Add a Netvvork Follder, chọnMicrosoft Windows Network driver, rồi ấn Netxt Nhập vào một cái tên thật gợinhớ cho kết nối cần chia sẻ vào mục Name, tên máy tính Macintosh có thư mụccần chia sẻ vào mục Server, tên thư mục chia sẻ vào máy Mac vào mục Folder.Tiếp đến nhấn Save & Connect và hệ điều hành sỗ yêu càu nhập tên người sửdụng, mật khẩu đã khai báo trên máy Mac Sau đó hệ điều hành sẽ tạo một liênkết đến thư mục trong thư mục Netvvork Brovvsing

Kết nối vào một máy in chia sẻ trên máy Mac từ Linux dễ dàng hơn vì hai hệđiều hành này được giao thức Common Unix Printing System Các máy in dùngchung ở máy Mac trong mạng được hiển thị ngay trong danh sách máy in hiện

có khi bạn thao tác tin trong các ứng dụng chạy trên hệ điều hành Linux

G Các lỗi thường xảy ra trong quả trình vận hành nguyên nhân và khắc phục