mối quan hệ giữa phân tích công việc và tuyển dụng nhân lực tại công ty fpt

I.Một số lý luận cơ bản về phân tích công việc và tuyển dụng nhân lực.1.Phân tích công việc 1.1.Khái niệm và vai trò của phân tích công việc Phân tích công việc là những công việc, thủ t

I.Một số lý luận cơ bản về phân tích công việc và tuyển dụng nhân lực.

1.Phân tích công việc

1.1.Khái niệm và vai trò của phân tích công việc

Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc và làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất

Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc

1.2.Sản phẩm của phân tích công việc

1.2.1.Bản mô tả công việc

Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, các điều kiện làm việc, trách nhiệm thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiện công việc

1.2.2.Bản tiêu chuẩn công việc

Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản tóm tắt những yêu cầu về phẩm chất cá nhân,

những nét tiêu biểu và đặc điểm về trình độ học vấn, năng lực, nguyện vọng, sở thích của người thực hiện công việc

2.Tuyển dụng nhân lực.

2.1.Khái niệm và vai trò của tuyển dụng nhân lực.

* Tuyển dụng nhân lực không chỉ là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự để thỏa mãn nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp và bổ sung lực lượng lao động cần thiết nhằm thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp

* Vai trò của tuyển dụng nhân lực

+ Đối với doanh nghiệp

- Bổ sung nhận lực phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp

- Giúp doanh nghiệp thực hiện mục tiêu kinh doanh hiệu quả

- Nâng cao năng lực canh tranh bền vững của doanh nghiệp

- Tuyển dụng được nhân sự tốt cho phép hoàn thành kế hoạch đã định

- Tuyển dụng được nhân sự tốt giúp tiết kiệm chi phí

+ Đối với người lao động

- Làm cho người lao động trong doanh nghiệp hiểu rõ thêm về quan điểm của giới quản trị và qua đó định hướng cho họ

- Tạo không khí thi đua

+ Đối với xã hội

- Giúp thực hiện mục tiêu xã hội

- Giúp cho việc sử dụng nhân sự hiệu quả

2.2.Quy trình tuyển dụng nhân lực

Đinh danh công việc cần tuyển dụng

Thông báo tuyển dụng Thu nhận và xử ký thông tin

Tổ chức thi tuyển

Đánh giá ứng viên

Quyết định tuyển dụng

Hội nhập nhân viên mới

2.2.1.Tuyển mộ.

Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên trong tổ chức Mọi tổ chức phải có đầy đủ khả năng để thu hút đủ số lượng và chất lượng lao động đế nhằm đạt được các mục tiêu của mình

2.2.2.Tuyển chọn

Tuyển chọn là quá trình chọn người có năng lực Và phù hợp nhất với công việc trong số những người dự tuyển

3 Mối quan hệ giữa phân tích công việc và tuyển dụng nhân lực

Phân tích công việc là một trong những nội dung quan trọng của hoạt động quản lý nguồn nhân lực trong bất cứ một tổ chức Phân tích công việc là chìa khóa và cũng là nội dung không thể thiếu của bất kỳ hệ thống quản lý nhân sự nào trong xu hướng hiện nay Nó đem lại hiệu quả cao trong công việc phân tích công việc giúp tổ chức thực hiện công việc của các tổ chức được khoa học hơn, rõ ràng hơn, tránh hiện tượng chồng chéo trong khi thực hiện, quy định rõ chức năng nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận và có mối quan

hệ chặt chẽ với quá trình tuyển dụng nhân lực cho doanh nghiệp

Tuyển dụng nhân sự

ĐỊNH DANH CÔNG VIỆC

Bản mô tả công việc ( JD)

Bản tiêu chuẩn công việc ( JS )

THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG

THU NHẬN VÀ XỬ LÝ HỒ SƠ

TỔ CHỨC THI TUYỂN

ĐÁNH GIÁ ỨNG VIÊN

QUYẾN ĐỊNH TUYỂN DỤNG.

HỘI NHẬP NHÂN VIÊN

Phân tích công việc là bước đầu tiên trong quá trình tuyển dụng của tổ chức, doanh nghiệp Qua việc xây dựng bản mô tả và tiêu chuẩn công việc Trong suốt quá trình tuyển dụng tiêu chuẩn tuyển dụng luôn xoay quanh JD và JS

3.1.Phân tích công việc giúp dự báo nhu cầu tuyển dụng.

• Qua bản phân tích công việc, nhà quản trị có khả năng nắm bắt tình hình hoạt động thực tế của tổ chức, công ty với những yêu cầu công việc mới Đây là một công cụ cơ bản cho các nhà quản trị nguồn nhân lực, là một tiến trình xác định có

hệ thống các điều kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết mà nhân viên phải có để thực hiện tốt công việc Nhờ nó, nhà quản trị tạo ra được sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, đánh giá đúng yêu cầu của công việc để tuyển dụng đúng người, đúng việc, đánh giá đúng năng lực thực hiện công việc, để trả lương kích thích kịp thời chính xác

• Cần thực hiện phân tích công việc một cách thương xuyên để bổ sung nhân lực một cách kịp thời đối phó với những tình huống bất ngờ xảy ra về nguồn nhân lực trong công ty

• Khi tuyển chọn các nhân viên đã được đào tạo, những tiêu chuẩn có thể được xác định thông qua nghiên cứu hồ sơ nhân viên, các cuộc trắc nghiệm phỏng vấn Tuy nhiên vấn đề sẽ khó khăn khi cần tuyển chọn nhân viên để đào tạo trước khi tuyển

họ thành nhân viên chính thức

Nhìn chung, phân tích công việc là một phần quan trọng của quản lý nhân sự Thông tin phân tích công việc là tư liệu cần thiết để dự báo nhu cầu tuyển dụng nhân lực cho doanh nghiệp, phát triển chương trình đào tạo và hệ thống đánh giá thành tích Thêm vào đó, những thông tin này có thể trợ giúp người giám sát và nhân viên xác định rõ vai trò của mình, giảm thiểu các mâu thuẫn và sự nhập nhằng trong quan hệ Thông tin phân tích công việc có thể được sử dụng để xác định các công việc tương tự nhau và vì vậy nó làm

cơ sở để bố trí, luân chuyển, đào tạo nhân viên, với mức chi phí thấp nhất Tương tự, dữ liệu nà cũng có thể được sử dụng để xác định các định hướng nghề nghiệp cho nhân viên Người đi phân tích công việc, thường được gọi là nhà phân tích công việc, có thể là thành viên của ban tham mưu về tài nguyên con người, thành viên của đơn vị nơi mà công việc

đang được phân tích, thành viên của nhóm kỹ sư công nghiệp, hoặc là một chuyên gia bên ngoài được thuê cho một dự án

Traỉ qua quy trình phân tích công việc với các phương pháp phân tích công việc khác nhau, nhà quản lý có thể xác định được mục đích của việc đào tạo nhân viên, phát triển các công cụ để đánh giá thành tích, và thiết lập hệ thống trả lương

Phân tích công việc cung cấp thông tin về yêu cầu của công việc là gì, những đặc điểm nhân viên cần có để thực hiện công việc đó Sự mô tả này về nhân viên và những thông tin cụ thể về công việc được sử dụng để quyết định loại người nào được chiêu mộ và lựa chọn

Một ứng dụng phổ biến của phân tích công việc là đánh giá công việc và thông qua đó xác lập cấu trúc lương công bằng Ứng dụng khác của thông tin phân tích công việc là dự đoán tính chất của các công việc tương lai Môi trường kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng, và sự thay đổi công việc xảy ra nhanh hơn nhiều so với trong quá khứ iệc phân tích công việc là gì, các thủ tục, quy trình để lựa chọn nhân sự,

Như vậy, khi nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp tăng lên hay giảm xuống, tất cả đều được thể hiện trên bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc Cùng với đó là những yêu cầu cần thiết cho mộĩ vị trí khác nhau

3.2.Phân tích công việc giúp tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Mỗi một doanh nghiệp ở mỗi thời điểm khác nhau lại có những yêu cầu tuyển dụng khác nhau cho những vị trí khác nhau.Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết

và cần phải thực hiện cho tốt của mọi nhà quản trị nhân sự, nó là hoạt động mang tính nền tảng của quản lý nhân sự Phân tích công việc là công cụ để làm tốt những công tác khác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc, kế hoạch hoá nguồn nhân lực, tuyển dụng lao động, bố trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, an toàn lao động… Chính vì vậy phân tích công việc được coi

là công cụ của quản trị nhân sự

• Giảm thiểu những khả năng phải tuyển dụng thêm hoặc loại bỏ nhân viên do không đáp ứng được nhu cầu mà tổ chức, công ty đưa ra, qua đó tiết kiệm thời gian và chi phí cho quá trình tuyển dụng

• Quá trình phân tích công việc sẽ quyết định phương thức tuyển dụng theo từng lĩnh vực chuyên môn của nghiệp vụ, khả năng tài chính cũng như môi trường làm việc của từng tổ chức, công ty

• Tùy thuộc vào nội dung, đối tượng, mục đích của JD và JS ta sẽ thiết kế thông báo tuyển dụng cho phù hợp, tìm ra phương thức triển khai hiệu quả nhất để tìm được các ứng viên phù hợp nhất

Ví dụ khi bạn đăng tuyển cho vị trí giám đốc chi nhánh thì để tìm nhanh chóng và đáng tin cậy bạn lên đăng tải trên các báo, trang web nổi tiếng có thiết kế bắt mắt, nội dung rõ ràng, đầy đủ thông tin đến vị trị cần tuyển dụng làm nổi bật lên văn hóa của DN, khi bạn đăng tin tuyển vị trí như nhân viên sản xuất thì không phải thiết kế đẹp vì sẽ gây lẵng phí, các thông tin không nhất thiết phải đầy đủ, có thể trao đổi khi đi phỏng vấn.

• Bản phân tích công việc sẽ là cơ sở để nhà tuyển dụng so sáng với những hồ sơ mà ứng viên gửi về, từ đó nhanh chóng loại bỏ những hồ sơ không hợp yêu cầu tránh làm mất thời gian và công sức Giúp cho quy trình tuyển dụng diễn ra nhanh chóng mà vẫn đáp ứng được yêu cầu tuyển dụng của DN

• Nhà tuyển dụng sẽ nhìn một cách khái quán lại được các vị trí , hay nhu cầu tuyển dụng của công ty mình từ đó tìm ra được các cách thức thi tuyển phù hợp cho từng

vị trí Đặt ra những câu hỏi đúng, đủ để nắm bắt được nguyện vọng của ứng viên khi xin việc

• Bản phân tích công việc giúp nhà tuyển dụng nhìn một cách hệ thống các nhu cầu tiêu chuẩn tuyển dụng của mình để đảm bảo không bỏ sót, hay lệch lạc gì trong quá trình đánh giá ứng viên

• Phân tích công việc là cơ sở để đánh giá hiệu quả của công tác tuyển dụng trong doanh nghiệp từ đó rút ra bài học kinh nghiệm cho những lần sau

II Liên hệ thực tiễn trong côn ty cổ phần FPT.

1.Khái quát chung về công ty cổ phần FPT

1.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần FPT

Công ty Cổ phần FPT (FPT Corporation), thành lập ngày 13/09/1988, đã liên tục phát

triển và trở thành tập đoàn công nghệ thông tin và viễn thông hàng đầu Việt Nam.Công

ty Cổ phần FPT là công ty đa quốc gia, hiện đang hoạt động trên bốn lĩnh vực: Công nghệ thông tin và viễn thông; Tài chính và ngân hàng; Bất động sản; Giáo dục và đào tạo

FPT cũng không ngừng tập trung phát triển các hoạt động kinh doanh chia theo từng lĩnh vực, trong đó các mảng kinh doanh truyền thống luôn được chú trọng đầu tư và đạt được các kết quả tích cực Đó là: Tích hợp hệ thống, Xuất khẩu phần mềm, Viễn thông, Đào tạo và Phân phối sản phẩm công nghệ viễn thông

Các lĩnh vực hoạt động chính của FPT:

- Tích hợp hệ thống

- Giải pháp phần mềm

- Xuất khẩu phần mềm

- Dịch vụ ERP

- Tích hợp hệ thống

- Phân phối sản phẩm công nghệ thông tin và viễn thông

- Dịch vụ truy nhập Internet

- Dịch vụ nội dung trực tuyến

- Đào tạo công nghệ

- Lắp ráp máy tính

- Nghiên cứu và phát triển

- Đầu tư phát triển hạ tầng và bất động sản

- Dịch vụ tài chính-ngân hàng

- Lĩnh vực giáo dục-đào tạo

- Lĩnh vực bán lẻ

- Giải trí truyền hình

- Quảng cáo

- Đại học FPT

- Trung tâm Phát triển Công nghệ FPT

- Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Đà Nẵng

FPT đang làm chủ công nghệ trên tất cả các hướng phát triển của mình với các chứng chỉ ISO cho tất cả các lĩnh vực hoạt động, CMMi cho phát triển phần mềm và đang là đối tác Vàng của Cisco, Microsoft, Oracle, Checkpoint Bên cạnh đó, FPT cũng đang sở hữu trên 1,000 chứng chỉ công nghệ cấp quốc tế của các đối tác công nghệ hàng đầu thế giới

Các dịch vụ giá trị gia tăng của FPT luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và đối tác Đến nay, FPT đã giành được niềm tin của hàng nghìn doanh nghiệp và hàng triệu người tiêu dùng FPT đã vinh dự được nhận Huân chương Lao động Hạng nhất do Nhà nước trao tặng năm 2003 Trong suốt những năm qua, FPT liên tục được bạn đọc tạp chí

PC World Việt Nam bình chọn là Tập đoàn tin học uy tín nhất Việt Nam Sản phẩm và dịch vụ của FPT luôn giành được những giải thưởng cao nhất của Hội Tin học Việt Nam, Hội Tin học thành phố Hồ Chí Minh và Hiệp hội Doanh nghiệp Phần mềm Việt Nam

1.2.Sơ đồ cơ cấu tổ chức và hoạt động của các phòng,ban

1.2.1 Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần FPT

1.2.2 Một số sơ dồ tổ chức của các công ty thành viên

- Công ty viễn thông FPT

-Công ty phần mềm FPT

2 Thực trạng việc phân tích công việc tại công ty cổ phần FPT

2.1.Quan điểm của ban lãnh đạo và vai trò, năng lực của tổ chức phòng nhân sự trong công tác phân tích công việc

Trong công tác phân tích công việc, quan điểm của ban lãnh đạo có ảnh hưởng rất lớn tới công tác này Ban lãnh đạo đã chỉ đạo, đề nghị, yêu cầu phong tổ chức nhân sự và các phòng, ban khác trong công ty phối hợp thực hiện công tác phân tích công việc Ban lãnh đạo đã xác định phân tích công việc là công tác cần phải thực hiện để phân công việc, nhiệm vụ rõ ràng giúp mỗi người lao động trong công ty nắm rõ được mình phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, có quyền hạn trong công việc nào

Nhất là ban lãnh đạo công tư không giao phần phân tích công việc này riêng cho phòng nhân sự, mà có sự phối hợp giữa các cấp quản lý, phòng, ban để có cái nhìn tổng quát nhất về công việc, cũng như ciệc phân công sẽ rõ ràng hơn Và giữa các phòng, ban sẽ có

sự hỗ trợ lẫn nhau Ví dụ: các trưởng phòng,…không có kiến thức chuyên sâu về xây dựng bản tiêu chuẩn công việc,…nhung họ lại có kinh nghiệm quản lý, chuyên môn sâu sắc, cùng với quan sát công việc làm hàng ngày của nhân viên, từ đó sẽ có cái nhìn sát thực nhất, họ phối hợp với phòng nhân sự để có thể đưa ra được bản phân tích công việc hoàn chỉnh nhất

2.2 Cách thức tiến hành phân tích công việc tại công ty

Công tác phân tích công việc tại tập đoàn fpt được thực hiện theo cách thức sau đây:

• Trình tự tiến hành phân tích công việc được thực hiện theo 4 bước:

Bước 1: lựa chọn các công việc cần phân tích

Bước 2: lựa chọn các phương phâp thu thập thông tin

Bước 3: thu thập thông tin

Bước 4: xử lý các thông tin thu thập được

• Cách thức tiến hành phân tích công việc được thực hiện cụ thể như sau:

2.2.1 Bước 1: lựa chọn các công việc cần phân tích

Như chúng ta biết để phân tích công việc có hiệu quả đòi hỏi phải xác định đúng đối tượng, và việc phân tích công việc phải căn cứ vào mục đích, nhu cầu của doanh nghiệp Tiền sinh của công ty fpt hiện nay là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu các lương thực thực phẩm, chế biến lương thực thực

phẩm, cho tới năm 1990 mới đổi tên thành công ty đầu tư và phát triển công nghệ ( chuyển sang kinh doanh tại lĩnh vực mới) và tới năm 2008 công ty chính thức được đổi tên thành công ty cổ phần FPT Ngay từ khi thành lập công ty đã tiến hành phân tích công việc cho tất cả các vị trí công việc trong doanh nghiệp sao cho phù hợp

Về sau này công ty đã có thêm 9 công ty thành viên và 3 công ty liên kết trên nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau dẫn tới sự xuất hiện của các công việc mới,….đòi hỏi công ty phải có sự phân tích lại công việc sao cho phù hợp với công việc và vị trí để thực hiện mục tiêu hiệu quả trong công việc của doanh nghiệp

Cụ thể nhìn vào sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần fpt và một số công ty thành viên, ta thấy cách thức phân tích công việc cụ thể như sau;

Phân tích công việc thuộc nhiệm vụ trực tiếp của ban tổng giám đốc công ty và phòng tổ chức nhân sự, nhưng trước hết họ phải nhận được phần nhiệm vụ của mình và quyết định chính từ đại hội đồng cổ đông và hội đồng quản trị Cùng với sự phối hợp của các phòng ban khác trong công ty để đảm bảo sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của người lao động để giúp họ hiểu mình cần thực hiện những nhiệm gì

Thực hiện chỉ đạo của hội đồng quản trị của tổng công ty tới ban tổng giám đốc, phối hợp với phòng nhân sự sẽ có công văn đề nghị tới ban tổng giám đốc của các công ty thành viên rồi tới các giám đốc bộ phận, trưởng phòng, ban, chi nhán khác,…thực hiện công tác phân tích công việc cho tất cả các công việc trong phòng, ban mình Trong đó có hướng dẫn, tại mỗi công việc cần nêu rõ người lao động cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì và những quyền hạn nào

Các trưởng phòng, ban chủ yếu bang kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức, kinh nghiệm bản than trong lĩnh vực của phòng ban mình: giáo dục, chăm sóc khách hàng, công nghệ,…kết hợp với việc quan sát qua trình làm việc của họ để có những trao đổi, thảo luận về công việc của họ có thể nói mỗi phòng, ban, tổ,…bản phân tích công việc, nhiệm vụ,…của mỗi phòng, ban đưucọ viết cho trưởng, phó phòng, các tổ,

…

Sau khi giám đốc bộ phận, chi nhánh, trưởng phòng, ban đã xây dựng đưuọc bản phân công công việc/nhiệm vụ, văn bản này có thể được đưa cho người lao động đọc và

đề xuất ý kiến đóng góp Nhưng thực tế các phòng ban gần như không làm công việc này, đặc biệt là công nhân phân xưởng để họ hiểu rõ về công việc

Các trưởng phòng, ban giao bản phân tích công việc/nhiệm vụ cho phòng tổ chức nhân sự, sau đó phòng tổ chức nhân sự trình tổng giám đốc công ty duyệt Sauk hi được thông qua, bản phân tích công việc/nhiệm vụ được gửi tới các phòng, ban và lưu lại tổ chức nhân sự