CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU - VẬT LIỆU.DOC

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU - VẬT LIỆU

Lời mở đầu

Sản xuất kinh doanh là hoạt động đòi hỏi phải có sự tính toán và tổ chức một cách phù hợp các yếu tố đầu vào để có đợc đầu ra hợp lý nhằm thu lợi nhuận tối u nhất, điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất, xây dựng Cơ chế thị trờng đòi hỏi các doanh nghiệp phải thờng xuyên quan tâm tới các yếu tố đầu vào.

Vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào cơ bản của quá trình sản xuất, kinh doanh Giá trị của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc chuyển toàn bộ vào giá trị sản phẩm, và một phần dới dạng sản phẩm dở dang, do vậy nó là một bộ phận cấu thành sản phẩm, dịch vụ Tổ chức hợp lí quá trình hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp là rất cần thiết và quan trọng không chỉ trong lĩnh vực kinh tế mà cả trong lĩnh vực quản lí kinh tế

Việc xem xét số vấn đề tổ chức quá trình hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp không chỉ giúp em hoàn thành môn học chuyên ngành hiện tại, mà trong t-ơng lai, khi ra trờng có thể đợc làm việc trong các doanh nghiệp có liên quan đến vật liệu nh doanh nghiệp sản xuất , xây dựng thì những kiến thức về vấn đề này sẽ giúp em không nhỏ trong công việc Mặt khác, xét về mục tiêu trớc mắt thì đây là bớc đi ban đầu, là tiền đề cho việc định hớng nơi thực tập và viết chuyên đề thực tập sắp tới.

Đề án gồm có 3 phần:

Phần I: Đặc điểm, phân loại, yêu cầu quản lí và sự cần thiết phải tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu.

Phần II: Tổ chức quá trình hạch toán vật liệu

Phần III: Một số suy nghĩ về hạch toán vật liệu hiện nay trong các doanh nghiệp

Đây là bài viết đầu tiên có lợng kiến thức chuyên ngành nhiều và yêu cầu cao, do đó không thể tránh khỏi những thiếu sót Rất mong đợc thầy giáo có ý kiến nhận xét để em rút kinh nghiệm và thực hiện tốt hơn khi viết chuyên đề thực tập sau này.

Phần I

cơ sở lý luận của việc tổ chức hạch toánkế toán nguyên liệu - vật liệu

1 Sự cần thiết của tổ chức hạch toán nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu cũng giống nh tài sản cố định là những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất Nhng nếu nh tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, trị giá sẽ chuyển dần vào giá trị sản phẩm và giữ nguyên hình thái cho đến khi hết sử dụng thì nguyên liệu - vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, giá trị chuyển hoàn toàn vào giá trị sản phẩm và hình thái vật chất sẽ bị biến đổi hoàn toàn Do đó, cách tổ chức hạch toán, kế toán nguyên , vật liệu cũng sẽ khác cách hạch toán của tài sản cố định Tuy có sự khác nhau về giá trị, cách thức sử dụng nhng cả nguyên - vật liệu và tài sản cố định đều là những tài sản của doanh nghiệp, là những yếu tố tiên quyết cho quá trình sản xuất và cấu thành nên giá trị của sản phẩm.

Giá trị của nguyên, vật liệu chiếm phần lớn trong giá trị của sản phẩm Do đó, để đạt đợc lợi nhuận nh mong muốn thì doanh nghiệp cần quan tâm tới nhiều chiến lợc Sử dụng nguyên liệu, vật liệu có hiệu quả sẽ một trong nhiều chiến lợc đó Muốn sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả thì phải tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán phải đảm bảo tốt mọi khâu từ mua sắm, dự trữ , vận chuyển và bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu Mua sắm , dự trữ kịp thời sẽ giúp cho quá trình sản xuất đợc liên tục; vận chuyển và bảo quản tốt sẽ giảm bớt chi phí h hỏng, mất phẩm chất Sử dụng nguyên liệu - vật liệu hợp lý sẽ tạo ra đợc nhiều sản phẩm hơn, giá thành sẽ hạ hơn Tất cả những điều đó là kết quả của việc tổ chức quản lý và hạch toán kế toán nguyên liệu - vật liệu.

2 Đặc điểm, phân loại vật liệu.

Đối tợng lao động là một điều kiện không thể thiéu để tiến hành sản xuất Vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá, khác với t liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, dới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.

Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị của vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, nó là một bộ phận cấu thành giá trị sản phẩm dịch vụ.

Bởi vậy, vật liệu là một trong những tài sản lu động của doanh nghiệp , giá trị vật liệu thuộc vốn lu động dự trữ của doanh nghiệp Tỉ trọng của vật liệu trong giá trị sản phẩm, dịch vụ tuỳ thuộc vào loại hình doanh nghiệp Đối với các doanh

nghiệp sản xuất, xây dựng giá trị của vật liệu thờng chiếm tỉ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm

Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh, nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán , cần thiết phải phân loại vật liệu Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất , vật liệu đợc chia thành các loại sau:

Nguyên liệu, vật liệu chính: là những nguyên , vật liệu sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (bông trong nhà máy dệt, thép trong nhà máy cơ khí chế tạo ) Khái niệm nguyên liệu dùng để chỉ đối tợng lao động cha qua chế biến công nghiệp.

Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất , đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm hoạc đợc sử dụng để làm cho công cụ lao động hoạt động bình th-ờng ( dầu nhờn, thuốc chống rỉ ) , hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, quản lý và bảo quản (thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hồ , keo, hơng liệu, giẻ lau ).

Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng nh than đá, than bùn, củi ( nhiên liệu rắn), xăng, dầu ( nhiên liệu lỏng) Đây thực chất là một loại vật liệu phụ nhng nó đợc tách ra thành một loại riêng vì tỉ trọng sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu lớn, mặt khác nó có yêu cầu và kỹ thuật quản lí hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thờng.

Phụ tùng thay thế: là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dỡng và thay thế cho máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải Trong các doanh nghiệp để bảo quản, bảo dỡng sửa chữa khôi phục năng lực hoạt động của tài sản cố định đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ các loại phụ tùng thay thế.

Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là các loại vật liệu và thiết bị(cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ khí cụ ) phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản tái tạo tài sản cố định.

Phế liệu thu hồi: Là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài.

Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng

Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu.

3 Yêu cấu quản lý vật liệu:

Từ đặc điểm và cách phân loại vật liệu cho thấy vật liệu là một trong những tài sản lu động của doanh nghiệp , nó bao gồm nhiều loại với vai trò và công dụng hết sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Do vậy, tất yếu phải có yêu cầu về quản lý vật liệu.

Về mặt hiện vật, để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu thì điều kiện quan trọng đầu tiên là các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu, kho phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản và cân, đo , đong đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp, thông thạo các loại vật liệu Việc bố trí sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi, kiểm tra Tuy nhiên, quản lí vật liệu về mặt hiện vật cha phản ánh đợc lợng vật liệu thực tế tiêu hao vào quá trình sản xuất kinh doanh, cha đáp ứng đợc yêu cầu hạch toán vật liệu Vì vậy phải quản lí và hạch toán vật liệu cả về mặt giá trị.

Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất , vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Việc quản lý về mặt giá trị vật liệu phải đạt đợc các yêu cầu sau:

Để thực hiện quản lý vật liệu về mặt giá trị phải xác định đợc giá trị của vật liệu Trong công tác hạch toán vật liệu đợc tính giá theo hai cách: theo giá thực tế và theo giá hạch toán (vấn đề này sẽ đợc xem xét ở phần II) Xác định hợp lý giá trị vật liệu tồn, nhập, xuất theo các phơng pháp đánh giá là điều kiện quan trọng chủ yếu để quản lí vật liệu về mặt giá trị.

Tổ chức hạch toán vật liệu hợp lí Để đảm bảo thuận tiện cho công tác quản lí và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng "sổ danh điểm vật liệu, xác định thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, ký mã hiệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán của vật liệu Đối với từng thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự trũ, xác định rõ giới hạn dự trũ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trờng hợp thiếu vật t phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật t quá nhiều gây ứ đọng vốn Cùng với việc xây dựng định mức dự trũ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là điều quan trọng để tổ chức quản lý vật liệu, không những phải có đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ sản phẩm mà còn không ngừng đợc cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến.

Với những đặc điểm và yêu cầu quản lý nh trên, vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Yêu cầu về tổ chức hạch toán vật liệu đặt ra đòi hỏi tính hợp lý và hiệu quả.

4 Sự cần thiết phải tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu

4.1 Nhiệm vụ của hạch toán vật liệu

Để thực hiện yêu cầu quản lý vật liệu, việc tổ chức tốt quá trình hạch toán vật liệu thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất , dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tợng nh h hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh Tổ chức tốt quá trình hạch toán nhằm:

Tính toán và phản ánh hợp lý, trung thực và kịp thời số lợng, chất lợng và

giá thực tế của vật liệu nhập kho Đây là cơ sở để bộ phận quản lý xác định đợc số vật liệu nhập kho cả về mặt hiện vật lẫn giá trị, từ đó tiến hành đánh giá vật liệu xuất kho một cách hợp lý.

Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng và giá trị vật liệu xuất kho,

kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu Giá trị vật liệu xuất kho là căn cứ để phân bổ giá trị vật liệu sử dụng để tính giá thành sản phẩm dịch vụ Trong quá trình bảo quản và sử dụng vật liệu thì tuỳ mỗi loại vật liệu có những mức hao hụt do những nguyên nhân khách quan nh hao hụt trong quá trình vận chuyển, do thời tiết Do vậy xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý vật liệu, phải thờng xuyên kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu đã xây dựng.

Phân bổ hợp lý giá vật liệu sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí sản

xuất kinh doanh Giá trị của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh là một bộ phận cấu thành giá trị sản phẩm, dịch vụ, do vậy cần phải xác định rõ giá trị vật liệu đã sử dụng đợc phân bổ vào giá trị sản phẩm dở dang là bao nhiêu, cho sản phẩm hoàn thành là bao nhiêu để xác định đợc giá trị vật liệu thực tế đã hoàn thành một quá trình luân chuyển.

Tính toán và phản ánh chính xác sản lợng và giá trị vật liệu tồn kho, phát

hiện kịp thời vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra Đây chính là mục tiêu nhằm cung cấp thông tin cho quản lý để có những kế hoạch quản lý vật liệu, hoàn thành sửa chữa hệ thống kho bãi, lựa chọn đối tác để mua vật liệu

Từ những nhiệm vụ trên và những thông tin của nó phục vụ cho quản lý vật liệu, có thể nói rằng việc tổ chức tốt công tác hạch toán vật liệu là điều quan trọng không thể thiếu đợc để quản lý vật liệu.

4.2 Quá trình hạch toán vật liệu và vai trò của nó trong việc kiểm soát tài sản chi phí, giá thành sản phẩm , dịch vụ cũng nh đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý

Vật liệu là tài sản lu động, đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh nghiệp Do vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa rất quan trọng trong việc kiểm soát tài sản chi phí, giá thành sản phẩm, và đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý.

4.2.1 Đối với việc kiểm soát tài sản chi phí.

Bảo quản vốn kinh doanh, nhất là vốn lu động, cả về mặt hiện vật lẫn giá trị là mối quan tâm của các doanh nghiệp Vật liệu với t cách là tài sản lu động, th-ờng chiếm tỉ trọng lớn và chủ yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh, nên nó là đối tợng tất yếu của việc kiểm soát tài sản chi phí của doanh nghiệp Quá trình vật

liệu tham gia vào sản xuất kinh doanhcho tới khi rút khỏi qúa trình sản xuất kinh doanh chuẩn bị cho quá trình kinh doanh tiếp theo, có thể biểu diễn qua sơ đồ sau:

Đây là sơ đồ đơn giản phản ánh trị giá vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh và tiêu hao toàn bộ vào sản phẩm , dịch vụ Qua đó cho thấy để kiểm soát sự xuất hiện và tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của vật liệu về mặt giá trị phải có một quá trình hạch toán vật liệu hợp lý Việc đánh giá đúng giá trị thực của vật liệu tồn, nhập, xuất là điều kiện quan trọng để xác định giá trị đích thực của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó có cơ sở xác định lợi nhuận đã đạt đợc.

Mặt khác, vật liệu thờng có nhiều chủng loại khác nhau, mỗi loại có công dụng khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất Trong khi đó, việc nhập xuất vật liệu thờng xuyên diễn ra Do đó chỉ có hạch toán vật liệu một cách hợp lý mới đảm bảo theo dõi đợc tình hình biến động của từng loại vật liệu Đó là cơ sở cho việc theo dõi, kiểm soát vật liệu.

4.2.2 Đối với giá thành sản phẩm dịch vụ:

Giá thành là chi phí sản xuất tính cho khối lợng hoặc đơn vị sản phẩm (công việc, lao vụ) do doanh nghiệp đã sản xuất hoàn thành Căn cứ cơ sở để tính giá thành của sản phẩm, công việc, lao vụ đã hoàn thành là các chi phí sản xuất trong kỳ Cùng với chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là căn cứ quan trọng để đánh giá thành sản phẩm.

Để tính toán và tập hợp chính xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán cần phải xác định đợc trị giá nguyên vật liệu sản xuất đa vào sử dụng, đồng thời phải chú ý kiểm tra xác định số nguyên vật liệu đã lĩnh nhng cuối kỳ cha sử dụng hết và giá trị của phế liệu thu hồi nếu có, để loại ra khỏi chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp trong kỳ:

Trong sử dụng, nguyên vật liệu các loại, với t cách là những đối tợng lao động, sẽ đợc tiêu hao hoàn toàn để cấu tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm, tăng thêm chất lợng, màu sắc giá trị sử dụng, giá trị thơng mại của sản phẩm hoặc phục vụ gián tiếp cho quá trình sáng tạo khối lợng sản phẩm mới đó Bởi vậy giá trị của vật liệu đã tiêu dùng đợc chu chuyển một lần hoàn toàn vào giá phí của sản

phẩm mới Để cho sản xuất liên tục với mục tiêu sản lợng hàng hoá , kinh doanh, dịch vụ đợc hoàn thành doanh nghiệp phải đảm bảo tốt vấn đề cung ứng đối tợng lao động cho nó, mà trong đó vật liệu là một đối tợng cơ bản, vì quá trình sản xuất kinh doanhlà quá trình tiêu hao một khối lợng vật liệu và các đối tợng lao động khác để tạo ra một khối lợng vật liệu và các đối tợng lao động khác để tạo ra một khối lợng vật chất hữu ích khác cho tiêu dùng xã hội.

Để tổ chức tốt các yêu cầu trên thì tổ chức quá trình hạch toán vật liệu một cách khoa học, phù hợp là căn cứ, cơ sở hạch toán tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.

4.2.3 Đối với việc đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý:

Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là yêu cầu quan trọng vì doanh nghiệp phải cần có số lợng thông tin về:

Mức tồn kho thực tế về nguyên vật liệu, chênh lệch của mỗi loại vật liệu tồn kho so với định mức dự trữ an toàn của kinh doanh và định mức tối thiểu, tối đa.

Mức nguyên vật liệu nhập vào trong kỳ cho mục đích sản xuất kinh doanh Tình hình tiêu dùng vật liệu các loại cho sản xuất và sử dụng hiệu quả số vật liệu đó.

Mặt khác, nhiệm vụ của hạch toán vật liệu nh đã phân tích ở phần I3.1 cho thấy các thông tin này đều đợc lấy từ kết quả của quá trình hạch toán vật liệu.

Do đó, tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu sẽ có đợc những số liệu chính xác đáp ứng đợc yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về vật liệu.

Từ tất cả những điều đã phân tích trong phần I này, có thể nói rằng: Vật liệu là một trong những tài sản lu động, đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh nghiệp Do vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa rất quan trọng trong việc kiểm soát tài sản chi phí , giá thành sản phẩm, dịch vụ cũng nh đáp ứng có hiệu quả các nhu cầu quản lý.

Với tầm quan trọng và sự cần thiết phải tổ chức quá trình hạch toán vật liệu hợp lý thì vấn đề đặt ra là tổ chức quá trình này nh thế nào để phù hợp với quy mô, tính chất kinh doanh của mỗi loại hình doanh nghiệp.

Phần II

Tổ chức quá trình hạch toán vật liệu

Để có thể đáp ứng các yêu cầu về kiểm soát vật liệu, tính giá thành sản phẩm , quản lí có hiệu quả thì doanh nghiệp cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

Tổ chức phân loại vật liệu theo tiêu thức quản lý của doanh nghiệp , sắp xếp và tạo thành danh mục vật liệu doanh nghiệp quản lý, đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận: kế toán, vật t, kế hoạch

Tổ chức hạch toán ban đầu vật liệu, xác định chứng từ về vật liệu sử dụng ở doanh nghiệp Quy định và phân công bộ phận lập chứng từ, vật t, tổ chức luân chuyển chứng từ đến các bộ phận có liên quan.

Tổ chức lựa chọn cách đánh giá (cách sử dụng giá) để kế toán vật liệu phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp và thuận tiện cho công việc ghi sổ kế toán, tính toán và quản lý vật t

Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp (kế toán tài chính), sổ kế toán chi tiết về vật liệu.

Lựa chọn phơng pháp kế toánvật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hay kiểm kê định kỳ, từ đó quy định phơng pháp hạch toán và ghi sổ kế toán cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp

Lựa chọn phơng pháp tính giá vật liệu xuất dùng cho đơn giản, tiện lợi, phù hợp với cụ thể.

Xác định những báo cáo quản trị về vật liệu cần lập, thiết lập các báo cáo vật liệu cần thiết Tổ chức lập báo cáo về vật liệu và phân tích báo cáo vật t.

Kiểm tra việc bảo quản và sử dụng các loại vật liệu ở các bộ phận và đối tợng liên quan Kiểm tra, giám sát chế độ kiểm kê vật t, đánh giá tài sản

Với các nhiệm vụ này, doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức quá trình hạch toán vật liệu.

1 Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ:

Muốn thực hiện cung cấp thông tin cho tổ chức hạch toán vật liệu thì yêu cầu quan trọng là tổ chcs việc lập chứng từ và luân chuyển chứng từ Nội dung và biểu mẫu chứng từ ban đầu để hạch toán vật liệu do nhà nớc quy định Tuy nhiên, căn cứ vào điều kiện sản xuất cụ thể, nguồn vật liệu cung ứng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ quyết định loại chứng từ cụ thể áp dụng cho doanh nghiệp.

Trong tổ chức hạch toán vật liệu cần phải lập kế hoạch luôn chuyển chứng từ, trong đó ghi rõ chứng từ do ai lập, vào thời gian nào Có hai nguồn chủ yếu cung cấp vật liệu cho doanh nghiệp , đó là vật liệu mua ngoài và vật liệu tự sản xuất.

Quy trình luân chuyển chứng từ mua vật liệu phản ánh qua sơ đồ sau: Đơn đặt hàng

Ngời bánBộ phận mua hàng

Trong đó:

1 Bộ phận sản xuất hoặc thủ kho đề nghị mua hàng.

2 Bộ phận mua hàng duyệt, quyết mua hàng và lập đơn đặt hàng: hai bản giao cho ngời bán, nếu đợc chấp thuận thì giao lại cho bộ phận mua hàng để theo dõi việc mua hàng Bản sao giao cho bộ phận nhận hàng và một bản sao nữa giao cho bộ phận kế toán.

3 Bộ phận nhận hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng nhận và làm các thủ tục nhập kho, chuyển hoá đơn mua hàng đã đợc chấp nhận thanh toán cho bộ phận kế toán để thanh toán.

4 Thủ kho tiến hành nhập kho và ghi thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật t.

5 Kế toán vật t ghi sổ chi tiết và chuyển phiếu nhập kho cho kế toán thanh toán.

6 Dựa vào hoá đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, kế toán thanh toán ghi chi tiết vào tài khoản thanh toán với ngời bán.

Đối với trờng hợp vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất thì sơ đồ chu chuyển chứng từ có thể tiến hành theo các bớc sau:

(1): Bộ phận sản xuất lập phiếu giao nhận sản phẩm (ở đây là vật liệu)

(2): Bộ phận nghiệm thu lập biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho và thẻ ghi kho.

(3): Chuyển phiếu nhập kho để ghi sổ chi tiết.

(4): Chuyển cho bộ phận kế toán tính lơng cho công nhân sản xuất vật liệu.

2 Tính giá vật liệu

Thực tế, giá vật liệu ở doanh nghiệp biến động thờng xuyên và trong nhiều tr-ờng hợp, giá mua thực tế không đợc cung cấp kịp thời Để giải quyết vấn đề này tuỳ theo điều kiện cụ thể của doanh nghiệp , ngời ta có thể sử dụng một trong hai phơng pháp đánh giá vật liệu đó là: đánh giá theo giá hạch toán hay theo giá thực

2.1 Sử dụng giá hạch toán để hạch toán vật liệu

Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp tự quy định, có tính chất ổn định, chỉ dùng để ghi sổ kế hoạch vật liệu hàng ngày Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán hay tính giá các đối tợng tính giá Doanh nghiệp có thể lấy giá kế hoạch hoặc bất kỳ giá nào đó và nó quy định cụ thể cho từng thứ vật liệu Giá hạch toán phải quy định thống nhất ít nhất trong một kỳ hạch toán.

Khi áp dụng phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo giá hạch toán (theo từng loại hoặc nhóm).

Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế để tính giá trị giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ (theo từng loại

Hi: Hệ số điều chỉnh giá của vật t i ( Hệ số giá )

Trị giá thực tế vật liệu tồn + Trị giá thực tế vật liệu đầu kỳ nhập trong kỳ Hi =

Trị giá hạch toán vật liệu + Trị giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ.

2.2 Sử dụng giá thực tế để hạch toán vật liệu

Khi sử dụng phơng pháp này, hàng ngày kế toán dùng giá mua thực tế để phản ánh tình hình biến động vật liệu Do giá thực tế của mỗi loại vật liệu thờng không nhất quán giữa các lần nhập kho, vì vậy trong trờng hợp này, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong số các phơng pháp tính giá vật liệu thực tế xuất dùng nh sau:

Phơng pháp tính theo giá đích danh

Phơng pháp này dựa trên cơ sở vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh khách quan) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho.

Phơng pháp tính theo đơn giá bình quân

Trị giá thực tế vật liệu + Trị giá thực tế vật liệu

tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Đơn giá =

bình quân Số lợng vật liệu tồn + Số lợng vật liệu nhập đầu kỳ trong kỳ

Trị giá thực tế vật liệu Số lợng vật liệu Đơn giá xuất dùng trong kỳ xuất dùng trong kỳ bình quân Tuỳ theo thời điểm tính đơn giá bình quân, có thể xác định:

- Đơn giá bình quân trớc mỗi lần xuất (còn gọi là tính giá vật liệu xuất theo giá thực tế bình quaan liên hoàn)

- Đơn giá bình quân tính cuối kỳ (bình quân gia quyền)

Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc (FIFO).

Theo phơng pháp này thì số liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo đúng thứ tự chúng đợc nhập vào phơng pháp này thích hợp với những vật liệu quy định thời hạn bảo quản.

Nh vậy, vật liệu tồn kho đầu kỳ sẽ đợc xuất trớc tiên và số tồn kho cuối kỳ bao gồm những vật t nhập vào sau cùng.

Phơng pháp nhập sau - xuất trớc (LIFO)

Ngợc lại với phơng pháp FIFO, phơng pháp này giả thiết rằng số vật liệu nhập sau thì xuất trớc , xuất hết số nhập sau thì mới đến số nhập trớc đó, ngợc với thứ tự chúng đợc nhập vào.

Theo phơng pháp này, vật t xuất ra trong kỳ là số đợc nhập vào mới nhất và số tồn kho cuối kỳ bao gồm những vật liêụ nhập trớc nhất.

Lu ý rằng cả hai phơng pháp FIFO và LIFO đều mang tính quy ớc nghĩa là thực tế có thể xuất kho không theo thứ tự nh giả thiết.

Phơng pháp tính theo đơn giá nhập lần cuối

Đây là phơng pháp thờng đợc áp dụng với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu với những quy cách mẫu mã khác nhau, trị giá thấp và đợc xuất dùng thờng xuyên, các doanh nghiệp này không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho nên thờng vận dụng hạch toán vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Theo phơng pháp này, đến cuối kỳ hạch toán tiến hành kiểm kê số lợng vật liệu tồn kho, sau đó tính trị thực tế của chúng theo đơn giá nhập lần cuối cùng trong kỳ đó:

Trị giá thực tế của vật Số lợng vật liệu Đơn giá vật liệu liệu tồn kho cuối kỳ tồn kho cuối kỳ nhập lần cuối

dùng trong kỳ đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ

Đó là những phơng pháp tính giá thực tế vật liệu xuất dùng Việc vận dụng phơng pháp tính trị giá thực tế của vật liệu xuất dùng tuỳ thuộc điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp Tuy nhiên, áp dụng phơng pháp nào cũng phải bảo đảm nguyên tắc công khai và nhất quán.

3 Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu

Vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh là một bộ phận cấu thành giá trị sản phẩm, dịch vụ, thờng có nhiều chủng loại khác nhau và tỷ trọng của nó thờng lớn hơn trong giá trị sản phẩm dịch vụ Do vậy, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất Điều đó yêu cầu hạch toán vật liệu phải đảm bảo theo dõi đợc tình hình biến động của từng loại vật liệu.

Thực tế công tác kế toán hiện nay ở nớc ta đang áp dụng ba phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu là : phơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển, và phơng pháp số d.

Phơng pháp thẻ song song

Theo phơng pháp này, để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng và ở phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lợng và giá trị.

Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu số 06 VT, quy định thống nhất cho từng danh điểm vật liệu và phát ho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho Hàng ngày, căn cứ vào các chngý từ nhập kho xuất kho thẻ kho ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ xuất, nhập hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho Thẻ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp nhau Hàng ngày hoặc định kỳ 3,5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán.

Tại phòng kế toán phải mở thẻ chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tơng ứng với thẻ kho mở ở kho:

Thẻ kế toán chi tiết vật liệu