Bài 3: Giới thiệu Microsoft Access pps

 Giúp học sinh nắm được những thao tác cơ bản để khởi động Access, tạo cơ sở dữ liệu mới, mở cơ sở dữ liệu đã có và kết thúc làm việc với Access..  Access là một hệ quản trị cơ sở dữ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

********************

Bài 3: Giới thiệu Microsoft Access

Giảng viên hướng dẫn: Thầy Trần Doãn Vinh

Sinh viên thực hiện: kiều thị Hợp - K56A CNTT

A Mục đích,yêu cầu:

 Giới thiệu cho học sinh biết về phần mềm Microsoft Access, những khả năng của Access cũng như các đối tượng chính của Access

 Giúp học sinh nắm được những thao tác cơ bản để khởi động Access, tạo cơ sở dữ liệu mới, mở cơ sở dữ liệu đã có và kết thúc làm việc với Access

 Giới thiệu với học sinh cách làm việc với các đối tượng trong Access

B Phương pháp- phương tiện:

1.Phương pháp:

Kết hợp các phương pháp giảng dạy như thuyết trình,vấn đáp…

2.Phương tiện:

­ Máy chiếu, máy tính, màn chiếu hoặc bảng,

­ Sách giáo khoa Tin học 12

­ Vở ghi lý thuyết Tin học 12

­ Các sách tham khảo có nội dung về Microsoft Access ( nếu có)

C Tiến trình lên lớp và nội dung bài giảng:

1 Ổn định lớp: (1’)

­ Yêu cầu lớp trưởng báo cáo sĩ số

2 Kiểm tra bài cũ và gợi động cơ.(3’)

a Kiểm tra bài cũ:

Đặt câu hỏi:

 Trong bài trước các em đã học về hệ quản trị cơ sở dữ liệu, em nào có thể trình bày

sơ lược về hoạt động của một hệ cơ sở dữ liệu?

(Gọi học sinh trả lời và cho điểm)

b Gợi động cơ:

Bài trước các em đã được tìm hiểu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu, và qua bài đọc thêm, các em cũng đã biết sơ lược về lịch sử cơ sở dữ liệu Như các em đã biết, hiện nay trên thế giới có nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu được sử dụng rộng rãi trong những hệ thống Ngân hàng, bệnh viện, trường học, nhà máy, công ty, thư viện… như Oracle, SQL Server, DB2, FoxBASE,… Những hệ thống cơ sở dữ liệu khổng lồ đã xuất hiện, như các kho dữ liệu khoa học lớn về gen, về địa lý, khảo sát vũ trụ,… Hôm nay chúng ta sẽ cùng

tìm hiểu về một hệ cơ sở dữ liệu nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office của hãng Microsoft, đó là phần mềm Microsoft Access

1 Nội dung bài giảng:

gian

1 Phần mềm Microsoft

Access

Phần mềm Microsoft

Access hay gọi tắt là Access

là một hệ quản trị cơ sở dữ

liệu nằm trong bộ phần mềm

Microsoft Office của hãng

Microsoft dành cho máy tính

cá nhân và máy tính chạy

trong mạng cục bộ

 GV: thuyết trình

 Phần mềm Microsoft Access là một

hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, được tích hợp trong bộ phần mềm gồm 7 ứng

dụng của bộ Microsoft Office

 Access là một hệ quản trị cơ sở dữ

liệu dùng để tạo và xử lý dữ liệu, ngoài

ra còn có thể kết hợp với các ngôn ngữ

lập trình như Visual Basic…để tạo các

ứng dụng quản lý

2’

2 Khả năng của Access:

a) Những khả năng của

Access:

 Cung cấp các công cụ

khai báo, lưu trữ và xử lý dữ

liệu:

 Tạo lập các cơ sở dữ liệu

và lưu trữ chúng trên các thiết

bị nhớ Một cơ sở dữ liệu

được tạo lập bởi Access gồm

có các bảng dữ liệu và liên

kết giữa các bảng đó

 Tạo biểu mẫu để cập nhật

dữ liệu, tạo các báo cáo thống

 GV: thuyết trình

 Trong sách giáo khoa có giới thiệu

những khả năng của Microsoft Access,

các em hãy theo dõi trong sách giáo khoa Phần mềm này tuy không mạnh bằng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác

vì có nhiều hạn chế về số lượng bản ghi

cà các thành phần, nhưng bù lại phần mềm này rất phổ biến và dễ dàng cài đặt

cũng như sử dụng Microsoft Access

cho phép quản lí dữ liệu một cách có tổ chức thống nhất, liên kết các dữ liệu rời rạc thành một hệ thống hoàn chỉnh, thay thế cho việc quản lí dữ liệu một cách thủ công Ta có thể dễ dàng tạo lập các cơ sở

dữ liệu và lưu trữ dữ liệu, cũng như tạo các biểu mẫu để cập nhật dữ liệu tạo các báo cáo thống kê, tổng kết hay những mẫu hỏi để khai thác dữ liệu

Chúng ta xét ví dụ trong sách giáo khoa,

12’

kê, tổng kết hay những mẫu

hỏi để khai thác dữ liệu trong

CSDL, giải quyết các bài

toán quản lí

b) Ví dụ: xét bài toán quản

lí học sinh của một lớp

Để quản lí học sinh của

một lớp, giáo viên chủ nhiệm

tạo bảng gồm các thông tin:

họ và tên, ngày sinh, giới

tính, địa chỉ, tổ, đoàn viên

hay không, điểm trung bình

các môn Toán, Lí, Hóa, Văn,

Tin

Các thông tin về học sinh

được lưu vào hồ sơ lớp Đến

cuối học kì, căn cứ vào các

điểm trung bình các môn,

giáo viên tạo báo cáo thống

kê phản ánh và đánh giá học

lực của từng học sinh của

toàn lớp

các em theo dõi ví dụ trang 28

 HS: theo dõi SGK

3 Các loại đối tượng

chính của Access

a) Các loại đối tượng:

 Bảng (table) dùng để lưu

trữ dữ liệu Mỗi bảng chứa

thông tin về một chủ thể xác

định và bao gồm nhiều hàng,

 GV: thuyết trình

 Trong Access có rất nhiều đối

tượng, mỗi đối tượng thực hiện một số chức năng riêng, liên quan đến việc lưu trữ, cập nhật và kết xuất dữ liệu

 Các loại đối tượng chính trong cơ sở

dữ liện Access là bảng, mẫu hỏi, biểu

mẫu, báo cáo, macro, modun

15’

mỗi hàng chứa các thông tin

về một cá thể xác định của

chủ thể đó

 Mẫu hỏi (query) dùng

để tìm kiếm, sắp xếp và kết

xuất dữ liệu xác định từ một

hoặc nhiều bảng

 Biểu mẫu (form) giúp

cho việc nhập hoặc hiển thị

thông tin một cách thuận tiện

hoặc để điều khiển thực hiện

một ứng dụng

 Báo cáo (report) được

thiết kế để định dạng, tính

toán, tổng hợp các dữ liệu

được chọn và in ra

b) Ví dụ: Tiếp tục xét VD

trên

CSDL “Quản lí học sinh” có

thể gồm:

 Bảng:

 HOC_SINH: lưu thông

tin về học sinh (họ và tên,

ngày sinh, giới tính…)

 Một số biểu mẫu:

 Nhap HS: dùng để cập

nhật thông tin về học sinh

 Nhap diem: dùng để cập

nhật điểm trung bình môn của

 Đặt câu hỏi: em nào có thể cho cô biết chức năng chính của những đối tượng trên?

 HS: trả lời

 GV: theo dõi và bổ sung ý kiến trả

lời của học sinh cho đầy đủ

 GV: thuyết trình

 Để giải bài toán đưa ra ở ví dụ trong

phần 2, ta có thể dùng Access để xây dựng cơ sở dữ liệu “Quản lí học sinh”

gồm bảng để lưu trữ các thông tin của học sinh, biểu mẫu dùng để cập nhật thông tin, mẫu hỏi để kết xuất thông tin

từ bảng, chẳng hạn như xem điểm của một học sinh, xem danh sách những học sinh có điểm trung bình môn thấp hơn 5,0 hoặc trên 9,0…hoặc tạo báo cáo tổng kết điểm học kì của cả lớp, sắp xếp họ tên học sinh theo thứ tự bảng chữ cái hay xếp điểm trung bình môn theo thứ tự giảm dần…

 Đặt câu hỏi: Các em theo dõi trong

SGK và cho biết cơ sở dữ liệu “Quản lý

học sinh” có thể gồm những đối tượng

nào?

học sinh

 Một số biểu mẫu hỏi:

dùng để xem thông tin của

học sinh hay của cả lớp theo

điều kiện nào đó

 Một số báo cáo: bảng

điểm môn Tin học, danh sách

Đoàn viên, thống kê về điểm

số…

 HS: theo dõi và trả lời câu hỏi

 GV: Đánh giá và bổ sung ý kiến trả

lời của học sinh

Các em cần chú ý: mỗi đối tượng của

Access được quản lí dưới một tên, tên

của mỗi đối tượng có thể gồm các chữ cái, chữ số và có thể có dấu cách, nhưng không được chứa các đối tượng đặc biệt VD: HOC_SINH, Nhap HS, Nhap diem,…

4 Một số thao tác cơ bản:

a) Khởi động Access:

 Cách 1: Từ bảng chọn

Start, chọn Start All

Program Microsoft

Access

 Cách 2: Nháy đúp vào

biểu tượng Access trên màn

hình nền

b) Tạo cơ sở dữ liệu mới:

 Chọn lệnh File New, màn

hình làm việc của Access sẽ

mở khung New File ở bên

phải

 Chọn Blank Database,

xuất hiện hộp thoại File New

Database

 Trong hộp thoại File

New Database chọn vị trí lưu

tệp và nhập tên tệp CSDL

 GV: thuyết trình

 Có 2 cách để khởi động Access, cả 2

cách này đều được giới thiệu trong SGK Các em hãy theo dõi trong SGK trang

30, sau khi khởi động Access thì màn hình làm việc của Access sẽ xuất hiện có

dạng tương tự như trong hình 11 trong SGK

 HS: quan sát và theo dõi

 GV: thuyết trình

 Để tạo một cơ sở dữ liệu mới ta

chọn lệnh File New, chọn Blank Database hộp thoại File New Database,

ta chọn vị trí lưu tên tệp và nhập tên

CSDL mới, sau đó nháy vào nút Create

để xác nhận tạo tệp

 Tên các tệp CSDL Access có phần

mở rộng ngầm định là mdb

 Các em quan sát hình 12 trong SGK,

đó chính là hộp thoại File New

15’

mới Sau đó nháy vào nút

Create để xác nhận tạo tệp

c) Mở CSDL đã có

 Cách 1: Nháy chuột lên

tên của CSDL trong khung

New File (nếu có)

 Cách 2: Chọn lệnh File

Open rồi tìm và nháy đúp

vào tên CSDL cần mở

Database, xuất hiện khi ta tạo một cơ sở

dữ liệu mới

 Sau khi thực hiện các bước trên, cửa

sổ cơ sở dữ liệu sẽ xuất hiện như trong hình 13 SGK Cửa sổ dữ liệu gồm 3 phần chính là thanh công cụ, bảng chọn đối tượng và trang chứa các đối tượng hiện thời

 Khi vừa được khởi tạo thì tệp cơ sở

dữ liệu chưa có đối tượng nào, khi cơ sở

dữ liệu đã có các bảng dữ liệu thì các bảng đó sẽ xuất hiện trên trang bảng

 GV: thuyết trình

 Đặt câu hỏi: Để mở một cơ sở dữ liệu đã có ta có thể làm theo 2 cách, cả 2 cách này đều được trình bày trong SGK,

em nào có thể nêu cho cô cách mở một

hệ cơ sở dữ liệu đã có?

HS: trả lời câu hỏi

 GV: thuyết trình

 Sau khi thực hiện một trong 2 cách trên, màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ cơ sở

dữ liệu vừa mở như trong hình 14 SGK

 Tại mỗi thời điếm, Access chỉ làm

việc với một CSDL

 Access chỉ tạo ra một tệp duy nhất

để chứa tất cả các đối tượng liên quan đến một cơ sở dữ liệu như: bảng, biểu

d) Kết thúc làm việc với

Access

 Cách 1: Chọn Exit trên

bảng File hoặc nhấn tổ hợp

phím Alt+F4

 Cách 2: Nháy đúp nút

biểu tượng Microsoft Access

ở góc trên bên trái màn hình

hoặc nháy vào nút này rồi

chon Close

 Cách 3: Nháy nút dấu

nhấn ở góc trên bên trái màn

hình làm việc của Access

mẫu, mẫu hỏi, báo cáo… Tệp này thường có phần mở rông là mdb nên người ta thường gọi tệp CSDL thay cho CSDL

 GV: thuyết trình

 Có 3 cách kết thúc làm việc với

Access, ta có thể chọn Exit trên bảng File hoặc bấm tổ hợp phím Alt+F4, có thể nháy đúp nút biểu tượng Access ở

góc trên bên phải hoặc nháy vào nút này

và chọn Close, cách thứ 3 là nháy vào

nút dấu nhân ở góc trên bên trái màn hình

 Nếu như một trong các cửa ssổ đang

mở còn chứa thông tin chưa được lưu thì Access sẽ hỏi có muốn lưu các thông tin

đó không Chúng ta nên lưu lại các thông tin trước khi kết thúc làm việc với

Access

5 Làm việc với các đối

tượng:

a) Chế độ làm việc với các

đối tượng:

Chế độ thiết kê (Design

view) dùng để tạo mới hoặc

thay đổi cấu trúc bảng, mẫu

hỏi, thay đổi cách trình bày

và định dạng biểu mẫu, báo

cáo

Chế đọ trang dữ liệu

(Datasheet View) dùng để

 GV: thuyết trình

 Để làm việc với đối tượng nào, trước tiên cần chọn loại đối tượng làm việc trong bảng chọn đối tượng

 Có 2 chế độ chính làm việc với các

đối tượng: chế độ thiết kế (Design View) và chế độ trang dữ liệu (Datasheet View)

 Để mở chế độ Design View ta nháy

vào nút hình thước eke, các em quan sát hình 15 trong SGK, đó chính là biểu

15’

hiển thị dữ liệu dạng bảng,

cho phép xem, xóa hoặc thay

đổi dữ liệu đã có

b) Tạo đối tượng mới:

Có nhiều cách khác nhau:

 Dùng các mẫu dựng sẵn

(Wizard-thuật sĩ)

 Người dùng tự thiết kế

 Kết hợp cả 2 cách trên

mẫu ở chế độ thiết kế Chế độ này dùng

để tạo mới hoặc thay đổi cấu trúc bảng, mẫu hỏi, thay đổi cách trình bày và định dạng biểu mẫu, báo cáo

 Để mở chế độ Datasheet View ta

nháy váo nút có hình bảng ở phía bên tay trái Hình 16 trong SGK là hình minh họa cho chế độ trang dữ liệu

 Có thể chuyển qua lại giữa chế độ thiết kế và chế độ trang dữ liệu bằng cách nháy vào các nút biểu tượng

Design hoặc Table, hoặc chọn các mục tương ứng trong bảng chọn View

 GV: thuyết trình

 Có nhiều cách khác nhau để tạo đối

tượng mới trong Access Có thể dùng

các mẫu dựng sẵn hoặc tự thiết kế hoặc kết hợp cả 2 cách trên Thông thường người ta sử dụng cách kết hợp cả 2 cách

dùng thuật sĩ Wizard và tự thiết kế để tạo đối tượng Thuật sĩ Wizard là

chương trình hướng dẫn từng bước giúp tạo được các đối tượng của CSDL từ các mẫu dựng sẵn một cách nhanh chóng

 Các em quan sát trong SGK hình 17 Trong hình này cửa sổ dữ liệu ứng với đối tượng làm việc hiện thời là các bảng

Để tạo bảng ta nháy đúp chuột lên một trong 3 tùy chọn ở ngăn bên phải của

c) Mở đối tượng:

 Nháy đúp lên tên một đối

tượng ở cửa sổ của loại đối

tượng tương ứng

CSDL

o Creat table in Design View (tạo bảng ở chế độ thiết kế)

o Creat table using wizard (tạo

bảng bằng cách dùng thuật sĩ)

o Creat table using entering data (tạo bảng bằng cách nhập dữ liệu ngay)

 GV: thuyết trình

 Để mở một đối tượng, trong cửa sổ của loại đối tượng tương ứng nháy đúp lên tên của một đối tượng

D Củng cố bài ( 3’)

Hôm nay chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access Các em đã được biết về những khả năng của Access, các loại đối tượng chính của Access, một số thao tác cơ bản gồm thao tác khởi động Access, tạo cơ sở dữ liệu mới, mở

cơ sở dữ liệu đã có, kết thúc phiên làm việc với Access…và cách làm việc với các đối tượng

Các em về nhà nên cố gắng thực hành các thao tác này cho thành thục, có thể tự lập một CSDL đơn giản để hiểu rõ hơn về bài học hôm nay

E Bài tập về nhà : (2’)

 Làm bài tập trong sách giáo khoa và sách bài tập

 Thực hiện thành thạo các thao tác đã được học

 Chuẩn bị cho bài thực hành tiếp theo