Tài liệu ôn thi nâng ngạch công chức hành chính

Môn Nghiệp vụ Hành chínhVĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚCVÀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢNI. KHÁI NIỆM VỀ VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 1. Văn bảnHoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ. Phương tiện giao tiếp này được thực hiện ngay từ buổi đầu của xã hội loài người. Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thưc hiện được những không gian cách biệt qua nhiều thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản. Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về văn bản: Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu được hình thành trong các hoạt động khác nhau của đời sống xã hội”; Quan niệm 2: Quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là một chỉnh thể ngôn ngữ, thường bao gồm một tập hợp các câu và có thể có một đầu đề, có tính nhất quán về chủ đề, trọn vẹn về nội dung, được tổ chức theo một kết cấu chặt chẽ”; Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng của các nhà nghiên cứu hành chính: “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định”.2. Văn bản quản lý nhà nước Văn bản quản lý nhà nước (QLNN) là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những hình thức khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.3. Văn bản quản lý hành chính nhà nước Văn bản quản lý hành chính nhà nước (QLHCNN) là một bộ phận của văn bản QLNN, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các cơ quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành. Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dưới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tư pháp (bản án, cáo trạng...) không phải là văn bản QLHCNN.Và như vậy, về mặt nội dung của văn bản: văn bản quản lý nhà nước chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý nhà nước;Về mặt chủ thể ban hành văn bản: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền được Nhà nước quy định;Về mặt quy trình ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức nhất định;Về mặt mục đích: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.II. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚCViệc phân loại văn bản quản lý nhà nước có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau. Ví dụ như có thể dựa vào các tiêu chí sau đây để phân loại văn bản quản lý nhà nước: Theo tác giả: có văn bản của Chính phủ; Thủ tướng Chính phủ; UBND tỉnh, thành phố; Văn phòng Chính phủ; Sở Nội vụ…; Theo tên loại: quyết định; nghị quyết; nghị định; thông tư...; Theo nội dung của văn bản; Theo mục đích biên soạn và sử dụng; Theo thời gian, địa điểm hình thành văn bản; Theo lĩnh vực hoạt động chuyên môn: văn bản về giáo dục; văn bản về y tế;... Theo hướng chu chuyển của văn bản: văn bản đi; văn bản đến;… Theo kỹ thuật chế tác: có văn bản được viết trên gỗ; có văn bản viết trên đá; có văn bản viết trên tre; lụa; giấy; có văn bản được viết trên đĩa CD; trên mạng điện tử... Theo ngôn ngữ thể hiện: có văn bản bằng tiếng Anh; văn bản bằng tiếng Việt... Theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản: có văn bản mật; văn bản thường... Theo mối quan hệ có tính cấp độ: có văn bản là luật; văn bản dưới luật; Theo hiệu lực pháp lý: có văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính; văn bản chuyên môn kỹ thuật. Theo phân loại của Nghị định số 1102004NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 092010NĐCP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 1102004NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan bao gồm:+ Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật này;+ Văn bản hành chính: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công;+ Văn bản chuyên ngành: các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ;+ Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội: các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội quy định.1. Văn bản quy phạm pháp luậta) Khái niệm

Mơn Nghiệp vụ Hành VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VÀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN I KHÁI NIỆM VỀ VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Văn Hoạt động giao tiếp nhân loại thực chủ yếu ngôn ngữ Phương tiện giao tiếp thực từ buổi đầu xã hội loài người Với đời chữ viết, người thưc không gian cách biệt qua nhiều hệ Hoạt động giao tiếp ngôn ngữ luôn thực qua q trình phát nhận ngơn Hiện có nhiều quan niệm khác văn bản: - Quan niệm 1: “Văn loại tài liệu hình thành hoạt động khác đời sống xã hội”; - Quan niệm 2: Quan niệm nhà ngôn ngữ: “Văn chỉnh thể ngôn ngữ, thường bao gồm tập hợp câu có đầu đề, có tính qn chủ đề, trọn vẹn nội dung, tổ chức theo kết cấu chặt chẽ”; - Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng nhà nghiên cứu hành chính: “Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu ngôn ngữ định” Văn quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước (QLNN) định thông tin quản lý thành văn (được văn hoá) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định nhà nước đảm bảo thi hành hình thức khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân Văn quản lý hành nhà nước Văn quản lý hành chính nhà nước (QLHCNN) phận văn QLNN, bao gồm văn quan nhà nước (mà chủ yếu quan hành chính nhà nước) dùng để đưa định chuyển tải thông tin quản lý hoạt động chấp hành điều hành Các văn đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn luật, văn luật mang tính chất luật) thuộc thẩm quyền tư pháp (bản án, cáo trạng ) văn QLHCNN Và vậy, mặt nội dung văn bản: văn quản lý nhà nước chứa đựng định thông tin quản lý nhà nước; Về mặt chủ thể ban hành văn bản: văn quản lý nhà nước quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền Nhà nước quy định; Về mặt quy trình ban hành: văn quản lý nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức định; Về mặt mục đích: văn quản lý nhà nước ban hành nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý hành nhà nước quan nhà nước với quan nhà nước với tổ chức công dân II PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Việc phân loại văn quản lý nhà nước dựa vào nhiều tiêu chí khác Ví dụ dựa vào tiêu chí sau để phân loại văn quản lý nhà nước: - Theo tác giả: có văn Chính phủ; Thủ tướng Chính phủ; UBND tỉnh, thành phố; Văn phịng Chính phủ; Sở Nội vụ…; - Theo tên loại: định; nghị quyết; nghị định; thông tư ; - Theo nội dung văn bản; - Theo mục đích biên soạn sử dụng; - Theo thời gian, địa điểm hình thành văn bản; - Theo lĩnh vực hoạt động chuyên môn: văn giáo dục; văn y tế; - Theo hướng chu chuyển văn bản: văn đi; văn đến;… - Theo kỹ thuật chế tác: có văn viết gỗ; có văn viết đá; có văn viết tre; lụa; giấy; có văn viết đĩa CD; mạng điện tử - Theo ngơn ngữ thể hiện: có văn tiếng Anh; văn tiếng Việt - Theo tính chất mật phạm vi phổ biến văn bản: có văn mật; văn thường - Theo mối quan hệ có tính cấp độ: có văn luật; văn luật; - Theo hiệu lực pháp lý: có văn quy phạm pháp luật; văn hành chính; văn chun mơn kỹ thuật - Theo phân loại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư, hệ thống văn hình thành hoạt động quan bao gồm: + Văn quy phạm pháp luật theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật văn quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật này; Môn nghiệp vụ Hành chính + Văn hành chính: nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị (cá biệt), quy chế, quy định, thơng cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, ghi nhớ, cam kết, thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công; + Văn chuyên ngành: hình thức văn chuyên ngành Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành quy định sau thỏa thuận thống với Bộ trưởng Bộ Nội vụ; + Văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội: hình thức văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội người đứng đầu quan Trung ương tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội quy định Văn quy phạm pháp luật a) Khái niệm Văn quy phạm pháp luật (QPPL) văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội Nhà nước đảm bảo thực b) Đặc điểm - Đặc điểm nội dung: Nội dung văn quy phạm pháp luật chứa quy tắc xử chung, có hiệu lực bắt buộc thi hành, Nhà nước bảo đảm thực để điều chỉnh quan hệ xã hội Những văn quy phạm pháp luật có nội dung định quy định thể hình thức: chương/mục/điều/khoản/điểm diễn đạt theo kiểu văn điều khoản Những văn quy phạm pháp luật có nội dung khơng phải định quy định thể hình thức phần/mục/ khoản/điểm diễn đạt theo kiểu văn nghị luận - Đặc điểm hình thức: + Về tên loại văn bản: Tên loại văn quy phạm pháp luật quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật HĐND UBND năm 2004; Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2008 Tên loại văn quy phạm pháp luật bao gồm: Hiến pháp, luật, pháp lệnh, lệnh, nghị quyết, nghị định, thông tư, thị, định, nghị liên tịch, thông tư liên tịch Tên loại văn viết tắt theo quy định + Về thể thức văn kỹ thuật trình bày: Thể thức văn quy phạm pháp luật quy định Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn (đối với văn quy phạm pháp luật Môn nghiệp vụ Hành chính HĐND UBND) Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 ngày 12 năm 2011 Bộ Tư pháp thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch + Về ngôn ngữ thể hiện: Văn quy phạm pháp luật phải thể ngôn ngữ hành - Thời điểm có hiệu lực văn quy phạm pháp luật: + Thời điểm có hiệu lực văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân: Văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, UBND cấp tỉnh có hiệu lực sau mười ngày phải đăng báo cấp tỉnh chậm năm ngày, kể từ ngày HĐND thông qua Chủ tịch UBND ký ban hành, trừ trường hợp văn quy định ngày có hiệu lực muộn Văn quy phạm pháp luật HĐND, UBND cấp huyện có hiệu lực sau bảy ngày phải niêm yết chậm ba ngày, kể từ ngày HĐND thông qua Chủ tịch UBND ký ban hành, trừ trường hợp văn quy định ngày có hiệu lực muộn Văn quy phạm pháp luật HĐND, UBND cấp xã có hiệu lực sau năm ngày phải niêm yết chậm hai ngày, kể từ ngày HĐND thông qua Chủ tịch UBND ký ban hành, trừ trường hợp văn quy định ngày có hiệu lực muộn Đối với văn quy phạm pháp luật UBND quy định biện pháp nhằm giải vấn đề phát sinh đột xuất, khẩn cấp quy định Điều 47 Luật quy định ngày có hiệu lực sớm Khơng quy định hiệu lực trở trước văn quy phạm pháp luật HĐND, UBND + Thời điểm có hiệu lực văn quy phạm pháp luật khơng phải HĐND UBND: Thời điểm có hiệu lực văn quy phạm pháp luật qui định văn bản, không sớm 45 ngày kể từ ngày công bố ký ban hành Trường hợp văn qui định biện pháp thi hành tình trạng khẩn cấp, văn ban hành để kịp thời đáp ứng yêu cầu phòng chống thiên tai, dịch bệnh có hiệu lực từ ngày công bố ký ban hành, phải đăng trang thông tin điện tử quan ban hành phải đưa tin phương tiện thông tin đại chúng; đăng công báo Nước Cộng hòa XHCN Việt Nam, chậm sau 02 ngày làm việc kể từ ngày công bố ký ban hành Văn quy phạm pháp luật phải đăng công báo, khơng đăng cơng báo văn quy phạm pháp luật khơng có hiệu lực thi hành, trừ trường hợp văn có nội dung thuộc bí mật nhà nước Môn nghiệp vụ Hành chính Trong thời hiệu chậm 02 ngày làm việc, kể từ ngày công bố ký ban hành, quan ban hành văn quy phạm pháp luật phải gửi văn đến quan công báo để đăng công bố, quan cơng báo có trách nhiệm đăng tồn văn văn quy phạm pháp luật công báo, chậm 15 ngày kể từ ngày nhận văn Văn quy phạm pháp luật đăng cơng báo văn thức có giá trị văn gốc Việc đăng tải đưa tin văn quy phạm pháp luật: văn quy phạm pháp luật phải đăng tải toàn văn trang thông tin điện tử quan ban hành văn bản, chậm 02 ngày kể từ ngày công bố ký ban hành, phải đưa tin phương tiện thông tin đại chúng, trừ văn có nội dung thuộc bí mật nhà nước c) Các loại văn quy phạm pháp luật thẩm quyền ban hành Hệ thống văn quy phạm pháp luật bao gồm: - Hiến pháp, luật, nghị Quốc hội - Pháp lệnh, nghị Uỷ ban Thường vụ Quốc hội - Lệnh, định Chủ tịch nước - Nghị định Chính phủ - Quyết định Thủ tướng Chính phủ - Nghị Hội đồng Thẩm phán Tồ án nhân dân tối cao, Thơng tư Chánh án Toà án nhân dân tối cao - Thông tư Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao - Thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang - Quyết định Tổng Kiểm toán Nhà nước - Nghị liên tịch Uỷ ban Thường vụ Quốc hội Chính phủ với quan trung ương tổ chức trị - xã hội - Thông tư liên tịch Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang - Nghị Hội đồng nhân dân cấp - Quyết định, Chỉ thị Ủy ban nhân dân cấp Văn hành a) Khái niệm Văn hành định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật chứa đựng thông tin điều hành quan hành cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải cơng Môn nghiệp vụ Hành chính việc cụ thể, xác định quyền nghĩa vụ cụ thể cá nhân, tổ chức xác định biện pháp trách nhiệm pháp lý người vi phạm pháp luật, ban hành sở định chung định quy phạm quan cấp quan ban hành Văn hành phương tiện khơng thể thiếu hoạt động tác nghiệp cụ thể quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị, xã hội Mặc dù có tầm quan trọng giá trị pháp lý thấp văn quy phạm pháp luật văn hành sở thực tiễn cho quan nhà nước có thẩm quyền điều chỉnh sửa đổi ban hành văn quy phạm pháp luật Văn hành chia làm hai loại: Văn hành cá biệt văn hành thơng thường - Văn hành cá biệt Văn hành cá biệt định quản lý hành thành văn mang tính áp dụng pháp luật quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục định nhằm đưa quy tắc xử riêng áp dụng lần một nhóm đối tượng cụ thể, rõ Các loại văn hành chính cá biệt: + Lệnh: hình thức văn chủ thể ban hành nhằm đưa định quản lý cá biệt cấp + Nghị quyết: hình thức văn tập thể chủ thể ban hành nhằm đưa định quản lý cá biệt cấp + Nghị định quy định cụ thể tổ chức, địa giới hành thuộc thẩm quyền Chính phủ + Quyết định hình thức văn chủ thể ban hành nhằm đưa định quản lý cá biệt cấp + Chỉ thị: hình thức văn chủ thể ban hành có tính đặc thù, nhằm đưa định quản lý cá biệt cấp có quan hệ trực thuộc tổ chức với chủ thể ban hành Chỉ thị thường dùng để đơn đóc nhắc nhở cấp thực định, sách ban hành + Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy… có tính chất nội Đây loại văn ban hành văn khác, trình bày vấn đề có liên quan đến quy định hoạt động quan, tổ chức định - Văn hành thơng thường Văn hành thơng thường dùng để chuyển đạt thông tin hoạt động quản lý nhà nước công bố thông báo chủ trương, định hay nội dung kết hoạt động quan, tổ chức; ghi chép lại ý kiến kết luận hội nghị; thông tin giao dịch thức quan, tổ chức với tổ chức công dân Văn hành Mơn nghiệp vụ Hành chính đưa định quản lý, đó, khơng dùng để thay cho văn quy phạm pháp luật văn cá biệt Văn hành thơng thường loại văn hình thành hoạt động quản lý nhà nước, sử dụng giải cơng việc có tính chất hướng dẫn, trao đổi, đôn đốc, nhắc nhở, thông báo… Các loại văn hành chính thông thường: + Công văn + Thông cáo + Thơng báo + Báo cáo + Tờ trình + Biên + Dự án, đề án + Kế hoạch, chương trình + Diễn văn + Cơng điện + Các loại giấy (giấy mời, giấy đường, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, …) + Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…) b) Đặc điểm - Đặc điểm văn hành nói chung + Văn tác nghiệp hành chiếm tỷ trọng lớn tổng số loại văn cần thiết phải soạn thảo, ban hành quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị, xã hội + Chủ thể ban hành văn hành quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị, xã hội với thẩm quyền chức khác hệ thống quan quản lý tổ chức xã hội + Nội dung truyền đạt văn hành chủ yếu thơng tin quản lý mang tính hai chiều: theo chiều dọc từ xuống (các văn cấp chuyển xuống cấp dưới) từ lên (các văn từ cấp chuyển lên cấp trên); theo chiều ngang gồm văn trao đổi quan ngang cấp, ngang quyền + Ngôn ngữ văn phong văn tác nghiệp hành vừa mang tính chất khách quan, trực tiếp, cụ thể, rõ ràng; vừa mang tính ngắn gọn, xác, đầy đủ Việc sử dụng thuật ngữ mang tính điển hình tiêu chuẩn hóa cao, cách thức diễn đạt sáng, mạch lạc logic thể mối quan hệ chủ thể ban hành văn đối tượng tiếp nhận văn Môn nghiệp vụ Hành chính - Đặc điểm văn hành cá biệt + Thuộc loại văn áp dụng luật, ban hành sở văn quy phạm pháp luật hay văn cá biệt khác quan cấp quan ban hành + Do quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành + Nhằm giải công việc cụ thể, cá biệt: điều chỉnh quan hệ cụ thể, xác định quyền nghĩa vụ cụ thể cá nhân, tổ chức xác định biện pháp trách nhiệm pháp lý người vi phạm pháp luật + Trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quan hệ pháp lý định + Áp dụng lần đối tượng cụ thể, định rõ, phạm vi không gian thời gian định + Có tính đơn phương tính bắt buộc thi hành cưỡng chế nhà nước: văn cá biệt phận văn hành (giải công việc cụ thể) Loại văn chiếm số lượng lớn văn hành - Đặc điểm văn hành thơng thường + Ra đời theo nhu cầu tính chất cơng việc + Không quy định thẩm quyền Trên thực tế quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành + Khơng có tính chất chế tài, đối tượng thực chủ yếu tính tự giác + Chủ yếu mang tính thơng tin tác nghiệp điều hành hành + Có nhiều biến thể, phức tạp, đa dạng Văn chuyên môn - kỹ thuật Đây văn mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành số quan nhà nước định theo quy định pháp luật Những quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng loại văn phải tuân thủ theo mẫu quy định quan nói trên, khơng tùy tiện thay đổi nội dung hình thức văn mẫu hóa Văn chun mơn hình thành số lĩnh vực cụ thể quản lý nhà nước tài chính, ngân hàng, giáo dục văn hình thành quan tư pháp bảo vệ pháp luật Các loại văn nhằm giúp cho quan chuyên môn thực số chức uỷ quyền, giúp thống quản lý hoạt động chuyên môn Những quan không nhà nước uỷ quyền không phép ban hành văn Văn kỹ thuật văn hình thành số lĩnh vực kiến trúc, xây dựng, khoa học công nghệ, địa chất, thuỷ văn Đó vẽ phê duyệt, nghiệm thu đưa vào áp dụng thực tế đời sống xã hội Môn nghiệp vụ Hành chính Các văn có giá trị pháp lý để quản lý hoạt động chuyên môn, khoa học kỹ thuật III YÊU CẦU CHUNG VỀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN Yêu cầu chung nội dung văn Văn quản lý hành nhà nước hình thức hiệu lực pháp lý khác có giá trị truyền đạt thông tin quản lý, phản ánh thể quyền lực nhà nước, điều chỉnh quan hệ xã hội, tác động đến quyền, lợi ích cá nhân, tập thể, nhà nước Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu quản lý, văn quản lý hành nhà nước cần đảm bảo yêu cầu nội dung sau: a) Tính mục đích Để đạt yêu cầu tính mục đích, soạn thảo văn cần xác định rõ: - Sự cần thiết mục đích ban hành văn bản; - Mức độ, phạm vi điều chỉnh; - Tính phục vụ trị: + Đúng đường lối, chủ trương, sách Đảng nhà nước; + Phục vụ cho việc thực nhiệm vụ trị quan, tổ chức; - Tính phục vụ nhân dân b) Tính cơng quyền - Văn phản ánh thể quyền lực nhà nước mức độ khác nhau, đảm bảo sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực mình, truyền đạt ý chí quan nhà nước tới nhân dân chủ thể pháp luật khác; - Tính cưỡng chế, bắt buộc thực mức độ khác văn bản, tức văn thể quyền lực nhà nước; - Nội dung văn QPPL phải trình bày dạng các QPPL: giả định - quy định; giả định - chế tài; - Để đảm bảo có tính cơng quyền, văn phải có nội dung hợp pháp, ban hành theo hình thức trình tự pháp luật quy định c) Tính khoa học Một văn có tính khoa học phải bảo đảm: - Các quy định đưa phải có sở khoa học, phù hợp với quy luật phát triển khách quan tự nhiên xã hội, dựa thành tựu phát triển khoa học kỹ thuật; - Có đủ lượng thông tin quy phạm thông tin thực tế cần thiết; - Các thông tin sử dụng để đưa vào văn phải xử lý đảm bảo xác, cụ thể; - Bảo đảm logic nội dung, quán chủ đề, bố cục chặt chẽ; Môn nghiệp vụ Hành chính - Sử dụng tốt ngơn ngữ hành - cơng cụ chuẩn mực; - Đảm bảo tính hệ thống (tính thống nhất) văn Nội dung văn phải phận cấu thành hữu hệ thống văn quản lý nhà nước nói chung, khơng có trùng lặp, mâu thuẫn, chồng chéo văn hệ thống văn bản; - Nội dung văn phải có tính dự báo cao; - Nội dung cần hướng tới quốc tế hóa mức độ thích hợp d) Tính đại chúng - Văn phải phản ánh ý chí, nguyện vọng đáng bảo vệ quyền, lợi ích tầng lớp nhân dân; - Văn phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với đối tượng thi hành đ) Tính khả thi Tính khả thi văn kết hợp đắn hợp lý yêu cầu tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng tính cơng quyền Ngồi ra, để nội dung văn thi hành đầy đủ nhanh chóng, văn cịn phải hội đủ điều kiện sau: - Nội dung văn phải đưa yêu cầu trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa phù hợp với trình độ, lực, khả vật chất chủ thể thi hành; - Khi quy định quyền cho chủ thể phải kèm theo điều kiện bảo đảm thực quyền đó; - Phải nắm vững điều kiện, khả mặt đối tượng thực văn nhằm xác lập trách nhiệm họ văn cụ thể e) Tính pháp lý Văn quản lý hành nhà nước phải bảo đảm sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực mình, truyền đạt ý chí quan nhà nước tới nhân dân chủ thể pháp luật khác Văn đảm bảo tính pháp lý khi: - Nội dung điều chỉnh thẩm quyền luật định + Mỗi quan phép ban hành văn đề cập đến vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động + Thẩm quyền quan hành nhà nước quy định nhiều văn quy phạm pháp luật Hiến pháp, Luật Tổ chức Chính phủ, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân, nghị định Chính phủ quy định nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang bộ, nghị định Chính phủ… - Nội dung văn phù hợp với quy định pháp luật hành Môn nghiệp vụ Hành chính 10 Căn áp dụng phần nêu sở pháp lý sử dụng nội quy điều chỉnh Một định trái pháp luật khơng có giá trị pháp lý Vì thế, phần áp dụng định, phải nêu văn quy phạm pháp luật chế độ sách có liên quan đến nội dung điều chỉnh định loại văn Luật, Pháp lệnh; Nghị định Chính phủ; Thông tư hướng dẫn định ban hành quy định chế độ sách quan cấp Bộ, văn khác quan quản lý nhà nước cấp địa phương vấn đề có liên quan Căn thực tế điều kiện hay tình hình thực tiễn làm sở để ban hành định Phần thường nêu văn cơng văn, tờ trình, dự án… đơn vị trực thuộc có liên quan đến nội dung điều chỉnh định; thơng qua việc xem xét tình hình thực tế (về đối tượng, nhu cầu tình hình hoạt động quan) có liên quan đến đối tượng hành vi điều chỉnh Quyết định dựa vào sở thực tế (như lực, phẩm chất cán nhu cầu công tác quan, đơn vị) Lưu ý: Mỗi pháp lý thực tế dẫn nhiều văn liên quan Khi việc dân văn pháp lý, người soạn thảo cần lưu ý đến tính phù hợp quy định văn viện dẫn nội dung điều chỉnh định Khi viện dẫn, văn trình bày dịng Cuối có dấu chấm phẩy, cuối dịng sau sử dụng dấu phẩy  Phần nội dung điều chỉnh điều khoản Phần nội dung định soạn thảo điều khoản khác thể mệnh lệnh yêu cầu quan, tổ chức Số lượng điều phụ thuộc vào nội dung đối tượng điều chỉnh Tuy nhiên, định phải có tối thiểu hai điều: điều trình bày nội dung điều chỉnh điều khoản thi hành Các điều định trình bày ngắn gọn, đọng xếp theo trình tự logic định, cụ thể sau: - Điều phải nêu bốn nội dung: hành vi điều chỉnh, đối tượng điều chỉnh, mức độ điều chỉnh thời gian điều chỉnh, ví dụ: Tăng lương, bổ nhiệm ……… ông, bà ……… Từ …… đến …… từ ngày …… tháng …… năm …… - Điều nêu vấn đề kèm theo thực điều chinh điều chỉnh bổ sung cho điều 1, cụ thể sau: Nếu định có điều (như tăng lương, ban hành chế độ sách, cấp phát vật tư…) điều điều khoản thi hành Nếu định có điều (như bổ nhiệm, điều động, cho thơi việc…) điều quy định lương phụ cấp Nếu định có điều (như thành lập quan, đơn vị) điều quy định năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan đơn vị thành lập Môn nghiệp vụ Hành chính 50 - Điều nêu điều khoản thi hành, cụ thể cần xác định rõ đối tượng trực tiếp liên quan có trách nhiệm thi hành định cách nêu chức danh đối tượng đó, ví dụ: Các ơng (bà) …… (Trưởng phịng hay Trưởng đơn vị đề nghị, Trưởng phịng ban có liên quan đối tượng điều chỉnh) chịu trách nhiệm thi hành định d) Mẫu trình bày định Môn nghiệp vụ Hành chính 51  Mẫu chung TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: ……/QĐ- (2) ……(3)……, ngày … tháng … năm 201… QUYẾT ĐỊNH Về việc ………… (5) ………… THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn (6) ; Căn ; Theo đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều (7) …………………………………………………………………………… Điều Điều Các .(8) chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - ………; - ………; - Lưu: VT, … Môn nghiệp vụ Hành chính ……… (9) ……… (Ký tên, đóng dấu) Họ tên đầy đủ 52  Mẫu Quyết định tuyển dụng TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: ……/QĐ- (2) ……(3)……, ngày … tháng … năm 201… QUYẾT ĐỊNH Về việc ………… (5) ………… THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn (6) ; Căn .; Theo đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều Tuyển dụng ông (bà): , sinh ngày , quê quán công tác kể từ ngày Điều Ông (bà) hưởng % mức lương khởi điểm ngạch mã số hệ số… điều khoản phụ cấp theo quy định pháp luật hành Điều Thủ trưởng đơn vị trực thuộc có liên quan ơng (bà) ………… chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - ………; - ………; - Lưu: VT, … Môn nghiệp vụ Hành chính ……… (7) ……… (Ký tên, đóng dấu) Họ tên đầy đủ 53  Mẫu Quyết định việc công nhận thời gian tập TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: ……/QĐ- (2) ……(3)……, ngày … tháng … năm 201… QUYẾT ĐỊNH Về việc ………… (5) ………… THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn .(6) .; Căn ; Theo đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều Công nhận hết thời gian tập kể từ ngày ông (bà): sinh ngày , công tác Điều Ông (bà) xếp vào ngạch mã số bậc ……… hệ số ……… điều khoản phụ cấp theo quy định pháp luật hành Điều Thủ trưởng đơn vị trực thuộc có liên quan ơng (bà) … chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - ………; - ………; - Lưu: VT, … Môn nghiệp vụ Hành chính ……… (7) ……… (Ký tên, đóng dấu) Họ tên đầy đủ 54  Mẫu Quyết định khen thưởng TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: ……/QĐ- (2) ……(3)……, ngày … tháng … năm 201… QUYẾT ĐỊNH Về việc ………… (5) ………… THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn (6) ; Căn ; Theo đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều Ông (bà, tập thể, đơn vị) có thành tích cao (xuất sắc) trình (danh sách kèm theo - tập thể) Điều Ông (bà, tập thể, đơn vị) hưởng theo chế độ quy định Nhà nước Điều Thủ trưởng đơn vị trực thuộc có liên quan ơng (bà, tập thể, đơn vị) … chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - ………; - ………; - Lưu: VT, … Môn nghiệp vụ Hành chính ……… (7) ……… (Ký tên, đóng dấu) Họ tên đầy đủ 55  Mẫu Quyết định kỷ luật TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1) CỘNG HÒAXÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: ……/QĐ- (2) ……(3)……, ngày … tháng … năm 201… QUYẾT ĐỊNH Về việc ………… (5) ………… THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn (6) ; Căn ; Theo đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều Kỷ luật ông (bà, tập thể, đơn vị) ……… vi phạm nội quy (quy định, pháp luật) trình ……… (danh sách kèm theo - tập thể) Điều Ông (bà, tập thể, đơn vị) bị xử lý vi phạm mức ………………… Điều Thủ trưởng đơn vị trực thuộc có liên quan ông (bà, tập thể, đơn vị) …………… chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - ………; - ………; - Lưu: VT, … Môn nghiệp vụ Hành chính ……… (7) ……… (Ký tên, đóng dấu) Họ tên đầy đủ 56 Biên a) Khái niệm Biên hình thức văn ghi lại việc, vụ việc diễn để làm chứng pháp lý sau Biên phải ghi trung thực, khách quan, xác đầy đủ Biên không ghi chép chỉnh sửa mà phải hình thành việc, vụ việc diễn đảm bảo tính chân thực b) Phân loại biên - Biên hội họp: Biên ghi lại tiến trình tổ chức thực họp hay hội nghị; - Biên hành chính: Biên ghi chép cách tiến hành cơng việc theo quy định hành biên mở đề thi, biên giao nhận bàn giao, biên hợp đồng; - Biên có tính chất pháp lý: Biên ghi chép vụ việc có liên quan đến pháp luật biên phiên tòa, biên khám nghiệm tử thi, biên tai nạn giao thông c) Phương pháp ghi biên - Ghi biên thật đầy đủ xác cơng việc không dễ dàng, đặc biệt ghi biên họp ghi lời khai nhân chứng, tốc độ nói nhanh tốc độ viết Vì thế, khơng có số phương pháp, người ghi biên khó thể theo kịp tiến độ họp vụ việc diễn - Về nguyên tắc, ghi biên ghi ý Tuy nhiên, người ghi biên cần phân loại tiếp nhận thơng tin Nếu thơng tin để biết cần ý chính; thơng tin để biết để thực phải ghi đầy đủ, khơng bỏ sót ý nào, với thơng tin quan trọng Trường hợp người phát biểu ý kiến yêu cầu ghi nguyên văn người ghi biên sử dụng hình thức dẫn lời nói trực tiếp - Cần tập trung lắng nghe có trí nhớ tốt, vận dụng kỹ thuật ghi chép nhanh Có thể sử dụng cách biến đổi câu tiếng Việt để lựa chọn cấu trúc câu ngắn mà đảm bảo thông tin diễn đạt đầy đủ xác Có thể viết tắt số từ thông dụng (UBND, TNHH, CP,…) - Chuẩn bị sẵn mẫu ghi biên để họp vụ việc diễn ghi chép d) Cấu trúc biên Cấu trúc biên thường gồm phần: - Phần mở đầu + Thời gian, địa điểm lập biên bản; + Thành phần tham dự Môn nghiệp vụ Hành chính 57 - Phần nội dung + Nếu biên hội họp vụ việc diễn ghi theo tiến trình họp, hội nghị, vụ việc đó; + Biên vụ việc xảy mơ tả lại trường, ghi chép lại lời khai nhân chứng, đương nhận định người có liên quan - Phần kết thúc: + Ghi thời gian, địa điểm kết thúc việc lập biên bản; + Nếu biên thơng qua người tham dự phải ghi rõ, biên lập thành nhiều phải ghi rõ số lập + Biên phải có chữ ký cán lập biên chữ ký chủ tọa (nếu biên hội họp), tùy theo tính chất vụ việc, biên phải có chữ ký người đại diện tổ chức vi phạm, chữ ký người làm chứng người bị hại (nếu có) đ) Mẫu biên Môn nghiệp vụ Hành chính 58  Mẫu biên họp, hội nghị TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: …/…(3)…-…(4) … …… (5) ……, ngày … tháng … năm 201… Độc lập - Tự - Hạnh phúc BIÊN BẢN Họp …………………(6)……………………… Thời gian họp : - Khai mạc: …… …… ngày …… tháng …… năm …… - Địa điểm tại: - Nội dung họp: Thành phần dự hop: - Thành viên có mặt …… tổng số ……… - Thành viên vắng mặt …… Chủ tọa họp: …………………………………………………………………………… Thư ký họp: …………………………………………………………………………… Các báo cáo họp: …………………………………………………………………………… Thảo luận họp: …………………………………………………………………………… Kết thúc kỳ họp …………………………………………………………………………… THƯ KÝ CHỦ TỌA (Ký tên) (Ký tên , đóng dấu) Họ tên Họ tên Nơi nhận: -………; - Lưu: VT, hồ sơ Môn nghiệp vụ Hành chính 59  Mẫu biên vụ việc TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: ……/BB-…… (2) …… (3) ……, ngày … tháng … năm 201… BIÊN BẢN Về việc ………… (4) ………… - Thời gian địa điểm tiến hành lập biên - Thành phần tham gia lập biên - Diễn biến việc xảy - (5) ………(6)……… ………… (7) ………… (Ký tên, đóng dấu) Họ tên đầy đủ Nơi nhận: -………; - Lưu: VT, hồ sơ Môn nghiệp vụ Hành chính 60  Mẫu biên việc giao nhận hàng hóa TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: ……/BB-…… (2) …… (3) ……, ngày … tháng … năm 201… BIÊN BẢN Về việc giao nhận hàng hóa - Căn Hợp đồng mua bán hàng hóa số …/HĐMB ngày …, việc cung cấp ………… Công ty ………, Công ty TNHH …………; - Căn việc giao nhận hàng thực tế, Hôm nay, ngày …, tháng …, năm …, Văn phịng Cơng ty …, chúng tơi gồm có: Đại diện bên A (bên nhận): CƠNG TY ……………………………… - Bà ………… Chức vụ: ………… - Ông ……… Chức vụ: ………… Đại diện bên B (bên giao): CÔNG TY TNHH ………………………… - Bà ………… Chức vụ: ………… - Ông ……… Chức vụ: ………… Hai bên tiến hành giao nhận …………, theo hợp đồng mua bán hàng hóa số …/ HĐMB ngày …, tháng …, năm …, với số lượng quy cách sau: STT Danh mục ĐVT Màu Số lượng Bên B giao ………, theo chất lượng quy cách hợp đồng thỏa thuận, cụ thể: - …………………………………………………………………………… - …………………………………………………………………………… Biên giao nhận lập thành có giá trị nhau, bên giữ … bản./ ĐẠI DIỆN BÊN NHÂN ĐẠI DIỆN BÊN GIAO Họ tên Họ tên Môn nghiệp vụ Hành chính 61  Mẫu biên lý hợp đồng TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: ……/BB-…… (2) …… (3) ……, ngày … tháng … năm 201… BIÊN BẢN Thanh lý hợp đồng - Căn Hợp đồng số …, ngày …, tháng …, năm …, Công ty …… Công ty ……; - Căn tình hình thực tế giao nhận hàng, Hơm nay, ngày …, tháng …, năm …, ……………, chúng tơi gồm có: Bên A: CƠNG TY ……… Địa chỉ: …………… Điện thoại: ………… Do Ông: …………… Chức vụ: ………… đại diện Bên B: CÔNG TY ……… Địa chỉ: …………… Điện thoại: ………… Do Ông: …………… Chức vụ: ………… đại diện Sau thực xong hợp đồng, hai bên đồng ý lý hợp đồng nội dung sau: Điều Bên B thực gia công may cho bên A theo hợp đồng ký sau: Tên hàng Mã Số lượng theo HĐ Số lượng thực Đơn giá (USĐ) Thành tiền (USĐ) Tổng cộng: (Ghi chữ: ………………………………………………………) Điều - Bên B giao đủ số lượng hàng theo hợp đồng ký kết - Bên A toán đủ số tiền hợp đồng Điều Hai bên B thống lý hợp đồng gia cơng, khơng cịn vướng mắc Môn nghiệp vụ Hành chính 62 Điều Biên lập thành … có giá trị nhau, bên giữ … bản./ ĐẠI DIỆN BÊN NHÂN ĐẠI DIỆN BÊN GIAO Họ tên Họ tên Môn nghiệp vụ Hành chính 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình: Kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản, Học viện Hành Giáo trình: Hành văn phịng, Học viện Hành Sách tham khảo: Hướng dẫn soạn thảo văn quản lý hành nhà nước Lưu Kiếm Thanh NXB Thống kê, Hà Nội, 2004 Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2008 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP hướng dẫn cách trình bày thể thức kỹ thuật trình bày văn Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 Bộ Tư pháp hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch 10 Luật Lưu trữ (Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011)./ Môn nghiệp vụ Hành chính 64 ... Văn hành a) Khái niệm Văn hành định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật chứa đựng thông tin điều hành quan hành cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải công Môn nghiệp vụ Hành. .. thường xuyên quan, tổ chức Căn vào nội dung, công văn chia thành: - Công văn mời họp; - Công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị ; - Công văn trả lời (phúc đáp); - Công văn hướng dẫn; -... pháp luật Văn hành chia làm hai loại: Văn hành cá biệt văn hành thơng thường - Văn hành cá biệt Văn hành cá biệt định quản lý hành thành văn mang tính áp dụng pháp luật quan, công chức nhà nước