1. Yêu cầu
a) Phải nắm vững nội dung của vấn đề cần ban hành văn bản
Yêu cầu này gồm hai mặt: Một là, nội dung văn bản được chuẩn bị ban hành phải thiết thực, đáp ứng được tối đa yêu cầu mà thực tế đang đòi hỏi phải có văn bản để điều chỉnh, phù hợp với luật pháp hiện hành. Hai là, nội dung triển khai phải được thể hiện trong một văn bản thích hợp. Nói cách khác, phải có sự
lựa chọn cần thiết trong quá trình văn bản hoá để văn bản được soạn thảo có chức năng phù hợp và có tính khả thi.
Mới tiếp cận, yêu cầu này rất đơn giản, song trên thực tế lại cho thấy đã có nhiều sai sót khi ban hành văn bản là do chủ thể không nắm vững yêu cầu này. Cần chú ý rằng, thông thường khi một văn bản nào đó xuất hiện thì đã có không ít văn bản liên quan được ban hành trước đó. Đồng thời, cũng có không ít văn bản được chủ thể sử dụng để tham khảo. Nếu không chú ý đầy đủ sẽ có thể có nhiều văn bản trùng lặp về thông tin, trái với thẩm quyền được quy định và không có giá trị thi hành trong thực tế.
b) Nội dung văn bản phải cụ thể
Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý để bảo đảm chính xác. Không nên viết văn bản với các thông tin chung chung và lặp lại từ các văn bản khác. Những văn bản được viết với loại thông tin không chính xác hoặc thiếu cụ thể chính là một trong những biểu hiện của tính quan liêu trong quản lý và chúng sẽ không có ý nghĩa thiết thực trong hoạt động của bất cứ cơ quan nào.
c) Phải bảo đảm cho văn bản được ban hành đúng thể thức
Thể thức được nói đến ở đây là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản do Nhà nước quy định. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Chúng bảo đảm cho văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như lâu dài trong hoạt động quản lý của các cơ quan.
Cần chú ý rằng, thể thức văn bản không chỉ đơn thuần là hình thức mà còn mang tính nội dung, liên quan đến giá trị thông tin của văn bản.
Một văn bản quản lý nhà nước bảo đảm đúng thể thức cần phải có các thành phần: Quốc hiệu; địa điểm và ngày, tháng ban hành văn bản; tên cơ quan, đơn vị ban hành; số và ký hiệu; tên loại và trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký của người có thẩm quyền; con dấu hợp thức của cơ quan; nơi nhận văn bản, …
Khi xem xét các yếu tố tạo nên văn bản (thể thức), nhiều người còn cho rằng đây chỉ là yếu tố mang tính hình thức nên thường xem nhẹ vấn đề này trong quá trình soạn thảo văn bản. Từ đó đã có những quan niệm sai lầm cho rằng những thiếu sót về mặt thể thức của văn bản là không quan trọng, không ảnh hưởng lớn đến chất lượng của việc soạn thảo và sử dụng văn bản. Thật ra, nếu thể thức không bảo đảm thì rất dễ nhận ra rằng ngay từ đầu giá trị pháp lý và nhiều mặt giá trị khác của văn bản đã bị ảnh hưởng. Vấn đề này sẽ được xem xét kỹ ở phần sau.
d) Sử dụng thuật ngữ và văn phong phù hợp
Đối với văn bản quản lý nhà nước, các thuật ngữ và văn phong sử dụng trong văn bản nhất thiết phải là thuật ngữ quản lý hành chính và sử dụng văn viết (không dùng văn nói). Ví dụ: không dùng những từ ngữ biểu cảm, quá nôm na, dân dã trong văn bản. Thực tế cho thấy, nếu thuật ngữ và văn phong không được lựa chọn thích hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thông tin qua văn bản sẽ thiếu chính xác. Điều đó tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến nội dung văn bản. Ngoài ra, cũng cần nói thêm rằng lựa chọn thuật ngữ và sử dụng văn phong thích hợp trong quá trình soạn thảo văn bản sẽ có ảnh hưởng tốt đối với sự phát triển ngôn ngữ nước ta.
đ) Văn bản phải phù hợp với chức năng sử dụng
Mỗi văn bản quản lý nhà nước đều có những chức năng cụ thể, không dùng văn bản này thay cho chức năng của văn bản khác. Ví dụ: không dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại. Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự phân biệt rõ ràng chức năng của các loại văn bản trước khi lựa chọn chúng để việc văn bản hoá quyết định quản lý được thực hiện chính xác.
e) Chế tài sử dụng trong văn bản phải thích hợp
Không nên lạm dụng các chế tài một cách chung chung, khó áp dụng. Không được dùng chế tài hình sự trong các văn bản hành chính.
2. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý nhà nước
a) Khái niệm
Quy trình soạn thảo văn bản quản lý nhà nước được hiểu là các bước thực hiện cần thiết được bố trí hợp lý trong quá trình soạn thảo một văn bản. Dĩ nhiên là mỗi loại văn bản đều đòi hỏi một quy trình thích ứng đối với nó. Ví như quy trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật đòi hỏi cần phải chặt chẽ và được quy định trong Luật (Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008; Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003). Trong khi đó, các văn bản quản lý hành chính thông thường có thể chỉ cần thực hiện một quy trình đơn giản. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể thông qua việc xem xét hàng loạt các quy trình riêng biệt để tìm ra những nét chung nhất cho một quy trình tổng quát. Ưu việt của việc xác định quy trình tổng quát là ở chỗ nó cho phép định hướng từ đầu một cách hợp lý nhất đối với nhiệm vụ soạn thảo văn bản trong từng cơ quan, đơn vị, tiến tới cho từng loại văn bản dự định soạn thảo.
b) Các bước cụ thể trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước
Bước 1: Điều tra, nghiên cứu, thu thập thông tin và xử lý thông tin. Phân tích, đánh giá tình hình làm căn cứ cho việc ra quyết định. Dự đoán, lập phương án và chọn phương án tốt nhất.
Soạn thảo văn bản cần phải đưa ra thảo luận để lấy ý kiến một số cơ quan (chính quyền, chuyên môn) có liên quan đến thẩm quyền và trách nhiệm. Có loại lấy ý kiến có tính chất bắt buộc (phải có ý kiến của người có trách nhiệm); có loại lấy ý kiến có tính chất tham khảo.
Trong công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, dù là quản lý hành chính hay quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý trật tự trị an đều cần có sự tham gia của quần chúng. Việc phát huy vai trò của nhân dân lao động tham gia quản lý kinh tế, quản lý xã hội cần được các cơ quan lãnh đạo và quản lý đặt ra và thực hiện đúng ngay từ khi chuẩn bị các chủ trương, chính sách.
Các văn bản quản lý có nội dung chính trị - xã hội - kinh tế - kỹ thuật sâu sắc cần phải được các chuyên gia có kiến thức và kinh nghiệm về các lĩnh vực đó góp ý kiến, phải thực sự dân chủ, chống chủ quan, bảo thủ, độc đoán.
Các văn bản lấy ý kiến rộng rãi qua phương tiện thông tin đại chúng, cần chú ý không được làm lộ bí mật quốc gia.
Bước 3: Thông qua văn bản
Quyết định phải được thông qua đúng thủ tục quy định: - Thông qua theo chế độ tập thể và biểu quyết;
- Thông qua theo chế độ một thủ trưởng. Bước 4: Ban hành văn bản
Khi ban hành văn bản cần lưu ý nguyên tắc, thể thức và quy chế xây dựng và ban hành văn bản. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về nội dung và hình thức văn bản. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 5: Gửi và lưu trữ văn bản