Hoạch định và chiến lược

oạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của một quản trị viên, đồng thời được coi là một chức năng ưu tiên hay là nền tảng của quản trị. Hoạch định là nhắm đến tương lai: điều phải hoàn thành và cách thế để hoàn thành. Nói cách khác, chức năng hoạch định bao gồm quá trình xác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định là kế hoạch, một văn bản được ghi chép rõ ràng và xác định những hành động cụ thể mà một tổ chức phải thực hiện.

Tiểu luận: 1 HOẠCH ĐỊNH & CHIẾN LƯỢC MỤC LỤC MỤC LỤC 2 LỜI MỞ ĐẦU 3 CHƯƠNG I: CÁC VẤN ĐỀ CHÍNH CỦA HOẠCH ĐỊNH 4 I. KHÁI NIỆM 5 II. TẦM QUAN TRỌNG (MỤC ĐÍCH CỦA HOẠCH ĐỊNH) 5 III. HOẠCH ĐỊNH VÀ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG 6 IV. PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH 10 V. VAI TRÒ HOẠCH ĐỊNH TRONG CÁC CẤP QUẢN TRỊ 12 VI. QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH 14 CHƯƠNG II: MỤC TIÊU – NỀN TẢNG CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH 19 I. KHÁI NIỆM MỤC TIÊU 19 II. SỰ ĐA DẠNG CỦA MỤC TIÊU 18 III. CÁC LOẠI MỤC TIÊU 22 IV. ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT MỤC TIÊU ĐƯỢC THIẾT LẬP TỐT (S.M.A.R.T) 23 V. THIẾT LẬP MỤC TIÊU THEO QUAN ĐIỂM TRUYỀN THỐNG 27 VI. THIẾT LẬP MỤC TIÊU BẰNG PHƯƠNG PHÁP MBO 28 KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 2 LỜI MỞ ĐẦU Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của một nhà quản trị, đồng thời được coi là một chức năng ưu tiên hay là nền tảng của quản trị. Đây là công việc đầu tiên mà nhà quản lý phải thực hiện ngay từ đầu để triển khai các hoạt động để đạt mục tiêu đã xác định Chức năng hoạch định bao gồm quá trình xác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu đó. Tất cả các nhà quản trị trong mọi cấp bậc đều phải thức hiện công tác hoạch định. Thông qua hoạch định , nhà quản trị chuẩn bị cho tổ chức của mình những hoạt động cần thiết nhằm đạt được thành công cả trong ngắn hạn và dài hạn. Khi nhà quản lý thiếu tư duy chiến lược, thiếu khả năng hoạch định thì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không thể phát triển lâu bền. Trong môi trường kinh doanh đầy tính cạnh tranh như hiện nay và nhất là trong bối cảnh toàn cấu hóa, thì hoạch định một cách có hiệu quả ngày càng trở nên quan trọng hơn. Việc này giúp doanh nghiệp có thể ổn định, đứng vững và phát triển. Qua bài tiểu luận “Hoạch định và chiến lược”, chúng tôi mong sẽ giúp người đọc hiểu thêm về chức năng quan trọng của quản trị này, cũng như cách thức để lập ra một kế hoạch hoàn hảo. Để từ đó, người đọc có thể áp dụng vào thực tiễn đời sống, giúp ích hơn trong công việc và học tập. 3 CHƯƠNG I: CÁC VẤN ĐỀ CHÍNH CỦA HOẠCH ĐỊNH Theo những lý thuyết gần đây nhất của hai giáo sư nổi tiếng trong ngành Quản trị học là James Stoner và Stephen Robbins thì Quản trị bao gồm 4 chức năng cơ bản là Hoạch định (Planning), Tổ chức (Organizing), Điều khiển (Leading) và Kiểm tra (Controlling). Có thể hiểu đơn giản các chức năng này như sau: - Hoạch định là xác định mục tiêu, nhận định các cơ hội, rủi ro và đưa ra các phương pháp cụ thể để hoạt động hiệu quả nhất, tận dụng tối đa các nguồn lực và giảm thiểu rủi ro; - Tổ chức là phân công công việc cho từng bộ phận hoặc cá nhân trong tổ chức: công việc cụ thể, nơi làm việc, thời gian cần hoàn thành, .v.v.; - Điều khiển là việc tuyển dụng, đào tạo và bố trí nhân sự cũng như các hoạt động nhân sự khác nhằm thúc đẩy khả năng làm việc của các thành viên trong tổ chức; - Kiểm tra là xem xét kết quả hoạt động, đưa ra giải pháp cho các vấn đề, từ đó thúc đẩy thành tích của tổ chức hướng đến mục tiêu đã đặt ra. Đây cũng là bước cuối của một công việc quản trị, khép lại một chu kỳ quản trị, mở ra một chu kỳ quản trị mới; Trong phần này chúng ta sẽ bàn luận về chức năng đầu tiên của một công việc quản trị, đó là chức năng Hoạch định. Chúng ta sẽ xem xét các vấn đề sau: - Khái niệm hoạch định; - Tầm quan trọng (mục đích của hoạch định); - Hoạch định và hiệu quả hoạt động; - Phân loại kế hoạch; - Vai trò hoạch định trong các cấp quản trị; - Quy trình lập kế hoạch. 4 I. KHÁI NIỆM “Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.” (1) Từ khái niệm này, chúng ta có thể hiểu hoạch định là một quá trình bao gồm: - Lập ra các mục tiêu cụ thể; - Đánh giá các cơ hội, rủi ro; - Xem xét các tài nguyên: lao động, vốn; - Từ các yếu tố trên, đưa ra những phương pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu một cách hiệu quả, tận dụng được các nguồn lực và cơ hội, giảm thiểu rủi ro. II. TẦM QUAN TRỌNG (MỤC ĐÍCH CỦA HOẠCH ĐỊNH) Mục đích cuối cùng của công việc hoạch định là đưa ra các mục tiêu và phương pháp cụ thể. Trong 4 chức năng quản trị, có thể nói Hoạch định là chức năng quan trọng nhất, bởi vì chúng ta không thể tiến hành công việc khi không biết chúng ta muốn đạt được điều gì và phải làm gì để đạt được những điều đó. Có rất nhiều công ty đã thất bại chỉ vì hoạch định sai mục tiêu của mình. - Một ví dụ điển hình là Ford trong việc tung ra chiếc Edsel vào tháng 9 năm 1957. Có rất nhiều sai lầm trong việc hoạch định kế hoạch này, cụ thể là: tên của mẫu xe không thu hút khách hàng, thời điểm tung ra thị trường không phù hợp (vào thời đó các mẫu xe mới thường được bán vào tháng 11 hằng năm), thiết kế tồi, có nhiều trục trặc kỹ thuật, giá thành quá cao trong khi khách hàng đang nhắm đến những chiếc xe rẻ hơn, và trên hết là việc quảng cáo thái quá về chiếc xe mà không hề có một khảo sát thị trường nào. Kết quả là chiếc Edsel chỉ tồn tại trong 4 năm (từ 1957 đến 1960) với doanh số 60.000 chiếc trong năm đầu tiên, chưa đến 30% mong đợi. (2) 1 () Trường Đại học Kinh tế TP HCM, Khoa quản trị kinh doanh, Bộ môn Quản trị nhân sự và chiến lược kinh doanh (tháng 1/2006), Giáo trình Quản trị học, Nhà xuất bản Phương Đông, thành phố Hồ Chí Minh. 2 () Matt Haig (2005), Brand Failures – The truth about the 100 biggest branding mistakes of all time, nhà xuất bản Kogan Page, Mĩ. 5 - Một ví dụ nổi tiếng khác là P&G (Procter and Gamble) – tập đoàn hàng đầu thế giới về các sản phẩm chăm sóc cá nhân – đã có những đánh giá sai lầm trong việc hoạch định số lượng thương hiệu phụ của một nhãn hàng. Họ cho rằng càng nhiều sự lựa chọn cho khách hàng thì doanh số sẽ càng cao. Họ đã tung ra đến 52 thương hiệu phụ của chỉ một dòng sản phẩm kem đánh răng Crest và 31 thương hiệu phụ của một dòng sản phẩm dầu gội đầu trị gàu Head & Shoulders. Sự thật là khách hàng đã hoàn toàn bối rối trước hàng loạt sản phẩm và cuối cùng Crest chỉ chiếm 15% thị phần kem đánh răng của thị trường Mĩ, bị Colgate bỏ lại rất xa. (3) Như vậy, qua hai ví dụ trên chúng ta có thể thấy được rằng, hoạch định có vai trò rất quan trọng trong việc kinh doanh cũng như hoạt động của bất kỳ tổ chức nào khác. Không có hoạch định hoặc hoạch định yếu kém sẽ dẫn chúng ta đến thất bại nặng nề. III. HOẠCH ĐỊNH VÀ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG “Trong kinh doanh nếu bạn không lập kế hoạch, điều đó có nghĩa là bạn đang chuẩn bị một kế hoạch để thất bại” – Crawford H.Greenewalt. (4) Một hoạch định để được gọi là hiệu quả cần đáp ứng tốt với trước hết 6 yêu cầu sau: 3.1 Tạo ra tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản trị Trong quản trị, khâu Hoạch định đựơc ví như bánh lái, quyết định hướng đi của cả doanh nghiệp, công ty. Nhà quản trị - khi ấy là thuyền trưởng - phải vạch được nhiều phương án nhằm ứng phó thích hợp với nhiều tình huống khác nhau, bởi tính không chắc chắn, luôn xoay chuyển của các khả năng là hiển nhiên và không tránh được. Tính không chắc chắn là do công tác hoạch định là dự đoán, dự báo sự việc sẽ xảy ra ở tương lai trong môi trường có nhiều yếu tố bất lợi, khó dự đoán được hoặc 3 () Matt Haig (2005), Brand Failures – The truth about the 100 biggest branding mistakes of all time, nhà xuất bản Kogan Page, Mĩ. 4 () Lời vàng cho các nhà kinh doanh – NXB Trẻ năm 1994 6 nằm ngoài sự kiểm soát của doanh nghiệp. Một điều có thể nhìn nhận là một yếu tố bất lợi này đến lại tạo tiền đề cho các yếu tố bất lợi khác xảy ra. Vì thế, việc hoạch định kĩ càng và có bề sâu - tức là có hệ thống - là điều không thể coi nhẹ. 3.2 Phối hợp mọi nỗ lực của tổ chức trong quá trình thực hiện mục tiêu Hoạch định chỉ ra các biện pháp cho phép khai thác tối đa thế mạnh của doanh nghiệp, tận dụng cơ hội kinh doanh, hạn chế nguy cơ cho doanh nghiệp. Việc hoạch định lại bị chi phối bởi sự sáng tạo và thuận tình của tập thể. Các quyết định do hoạch định đưa ra phải nhận đựơc sự đồng tình và thông suốt của hầu hết các thành viên trong tổ chức. Bởi câu tục ngữ “Một cây làm chẳng nên non - Ba cây chụm lại nên hòn núi cao” luôn nhắc nhở chúng ta về sức mạnh của sự đoàn kết một lòng. 3.3 Tập trung vào các mục tiêu tránh sự lãng phí Như phần 3.2 đã nói, hoạch định cần đưa ra gói biện pháp cho phép khai thác tối đa thế mạnh của doanh nghiệp hầu đạt đựơc mục tiêu. Một khi tập trung vào các mục tiêu đặt ra, doanh nghiệp có thể hoàn thành công tác với mức hao phí, rủi ro thấp nhất có thể. Bởi hoạch định là chuẩn bị cho tổ chức vận hành tốt hơn trong tương lai. 3.4. Tạo sự hợp tác và phối hợp giữa các cá nhân và bộ phận trong tổ chức Tuy hoạch định là công tác của cá nhân (nhà quản trị) nhưng mục tiêu của khâu này lại nhằm điều phối nhân lực và tài lực của cả doanh nghiệp vào quy trình làm việc. Công cuộc điều hành sự hoạt động của một doanh nghiệp luôn làm nhà quản lí đau đầu. Từng cá nhân, mỗi bộ phận trong tổ chức đều có chức năng và cách vận hành riêng, hoạt động trong lãnh vực chuyên môn cụ thể, nhưng tất cả đều mang trách nhiệm tạo nên thành quả chung của doanh nghiệp. Giờ đây, khi đã hoạch định tốt, nhà quản lí sẽ biết cách phối hợp các cá nhân và bộ phận, triệt tiêu những mâu thuẫn nội bộ, những cuộc công kích vốn từ lâu đã là mối nguy cho công ty, làm khăng khít mối quan hệ giữa cá nhân – cá nhân, cá nhân – tổ chức và bộ phận này với bộ phận kia, khiến công việc trở nên trôi chảy. 7 3.5. Tăng độ linh hoạt và thích nghi với những thay đổi của môi trường bên ngoài “Thương trường là chiến trường” – ngày nay thương trường thậm chí còn hơn cả chiến trường về độ khốc liệt và quy mô. Một công ty đang ăn nên làm ra bỗng dưng tuyên bố phá sản, khiến nhà đầu tư và những kẻ cho vay một phen nháo nhào. Nhưng một “ông lớn” vừa ra khỏi thị trường thì ngay lập tức, các công ty mới lại xuất hiện và chen chân vào, thế chỗ công ty xấu số kia. Thời buổi này, ngưòi tiêu dùng liên tục bị tấn công bởi những “độc” chiêu khuyến mãi nằm trong hàng loạt chương trình khuyến mãi rầm rộ do các hãng đưa ra. Một CEO phát biểu “Bạn chỉ cần có thêm một khách hàng mua sản phẩm của bạn là bạn đã bỏ xa đối thủ của mình rồi.” Ở thời ‘Khách hàng là thượng đế’ này, để tồn tại, các doanh nghiệp phải tỏ ra cực kì linh hoạt và ứng biến tốt với sự thay đổi của môi trường kinh doanh. Họ phải bỏ ra nhiều thời gian và công sức để nghiên cứu tâm lí khách hàng, đặt mục tiêu, sau đó ra sức chiêu dụ khách hàng mục tiêu và tạo dựng lòng trung thành với sản phẩm từ người tiêu dùng. Ngoài nhân tố Khách hàng, còn nhiều yếu tố khác ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp. Vì thế khâu Hoạch định quyết định sự sống còn của doanh nghiệp trứơc sự biến động không ngừng của những yếu tố bất lợi. Cần xét đến sự sai lệch không nhỏ giữa hoạch định và thực tế để từ đó có kế hoạch điều chỉnh, khiến kế hoạch trở nên khả thi, nhưng cần tránh sự thay đổi tuỳ tiện và liên tục dẫn đến nguy cơ không đạt đựơc mục tiêu và thất bại là chắc chắn. 3.6 Phát triển các tiêu chuẩn kiểm tra hữu hiệu Hoạch định thiết lập mục tiêu và vì thế tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra. Bởi nếu các thành viên không chắc chắn họ đang làm gì, đang cố gắng đạt được điều gì thì họ không thể xác định được họ có đạt được nó hay không. Lợi ích của việc hoạch định hiệu quả khiến việc kiểm tra tốt hơn được biểu diễn qua hình 1.1. 8 Hoạch định Mục êu Kế họach Kiểm tra Bước 3: Chẩn đoán và đưa ra các điểm mạnh, điểm yếu Bước 2: Phát hiện các mối nguy, rủi ro và các cơ hội Bước 4: Phát triển kế hoạchBước 1: Phát triển mục !êu Bước 6: Kiểm tra và đánh giá kết quả Bước 5: Thực thi kế hoạch Bước 7: Tiếp tục hoạch định Hình 1.1: Quan hệ giữa Chức năng hoạch định và Kiểm tra Chi tiết hơn là sơ đồ 1.2 dưói đây: Hình 1.2: Quy trình Hoạch định và Kiểm tra 9 Mục tiêu Mục tiêu Kế hoạch chiến lược Kế hoạch chiến lược Kế hoạch tác nghiệp Kế hoạch tác nghiệp Kế hoạch đơn dụng Kế hoạch đơn dụng Chương trình Chương trình Dự án Dự án Ngân sách Ngân sách Kế hoạch thường trực Kế hoạch thường trực Chính sách Chính sách Thủ tục Thủ tục Quy định Quy định IV. PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH Hình 1.3: Các loại hoạch định (5) 4.1. Hoạch định chiến lược 4.1.1. Khái niệm - Hoạch định chiến lược là quá trình xây dựng các mục tiêu và hình thành các kế hoạch tổng thể cho tổ chức trong dài hạn, được tiến hành bởi các nhà quản trị cấp cao trong tổ chức. 4.1.2. Nội dung - Xác định những mục tiêu chủ yếu và dài hạn cho tổ chức; - Xây dựng chương trình hoạt động tổng quát; - Phân bổ nguồn lực để thực hiện kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu. 4.2. Hoạch định tác nghiệp 4.2.1. Khái niệm 5 Trường Đại học Kinh tế TP HCM, Khoa quản trị kinh doanh, Bộ môn Quản trị nhân sự và chiến lược kinh doanh (tháng 1/2006), Giáo trình Quản trị học, Nhà xuất bản Phương Đông, thành phố Hồ Chí Minh. 10 [...]... điều kiện cụ thể - Quy định: là những tuyên bố về việc được phép thực hiện hay không được phép thực hiện một hành động trong một hoàn cảnh cụ thể 11 4.3 So sánh hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp Phương diện so sánh Giống nhau: Khác nhau: - Cấp hoạch định - Thời hạn - Phạm vi - Mục tiêu Hoạch định chiến lược Hoạch định tác nghiệp Đều là quá trình xây dựng mục tiêu và kế hoạch thực hiện Quản... đoạn, cần có những hoạch định khác nhau, phục vụ cho từng thời kì phát triển Các giai đoạn đó có xảy ra hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạch định Bài tiểu luận của nhóm chúng tôi cung cấp những kiến thức cơ bản về khái niệm, vai trò, ý nghĩa của công tác hoạch định trong quá trình quản trị; các tiến trình cơ bản để hoạch định; các loại hoạch định, các kĩ thuật quản trị trong hoạch định; tầm quan trọng... lực (M.Porter) 6.2 Xác định các mục tiêu Đối với tiến trình hoạch định, mục tiêu cũng có một vai trò đặc biệt Nó chi phối toàn bộ quá trình hoạch định, cũng như tổ chức thực hiện các nội dung hoạch định Mục tiêu chỉ ra điểm kết thúc của quá trình hoạch định với những chỉ tiêu đặc trưng như: doanh thu, lợi nhuận,… Không thể có một hoạch định hiệu quả khi mục tiêu chưa được xác định đúng đắn Tùy theo... ngày, Vài năm trở lên hàng tuần, hàng tháng Bao quát một lãnh vực rộng Đi sâu thực hiện các chi tiết lớn, ít đi sâu vào chi tiết được xác định cụ thể Dài hạn Ngắn hạn V VAI TRÒ HOẠCH ĐỊNH TRONG CÁC CẤP QUẢN TRỊ Hoạch định là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất, bất cứ một loại hình tổ chức nào với quy mô lớn hay nhỏ, hoạch định luôn có ý nghĩa to lớn đối với doanh nghiệp Đối với các nhà quản trị, hoạch. .. tương lai, đảm bảo cho hoạch định được thực hiện, hoàn thành các mục tiêu đã đề ra Số lượng phương án phụ thuộc vào loại hoạch định, tính chất phức tạp và độ lớn của đối tượng hoạch định Tuy nhiên việc xây dựng quá nhiều phương án sẽ dẫn đến tốn kém nguồn lực, thời gian và có thể đánh mất cơ hội 6.5 Đánh giá các phương án Mỗi phương án đều chứa đựng những ưu, nhược điểm nhất định và sẽ thay đổi theo các... xuất; công ty X còn có những kế hoạch hỗ trợ như kế hoạch nghiên cứu thị trường, kế hoạch vật tư, kế hoạch khuyến mãi và quảng cáo, kế hoạch hậu mãi… Các kế hoạch hỗ trợ còn bao gồm cả chương trình công tác của những bộ phận và cá nhân có liên quan, nhằm biến những kế hoạch này thành những hành động (những việc làm) cụ thể 6.8 Lập ngân quỹ và dự kiến chi phí 17 Sau khi kế hoạch được xây dựng, đòi hỏi... tiêu và tổ chức) 6.2 Quá trình MBO 29 30 Trình bày những mục tiêu và chiến lược dài hạn Thể hiện những mục tiêu toàn bộ xác định của tổ chức Đặt mục tiêu Đặt những mục tiêu của những công việc cá thể Thiết lập mục tiêu của ngành Thiết kế hoạch định Trình bày những kế hoạch hành động Tự kiểm soát Thực hiện và tiến hành sửa chữa Đánh giá toàn bộ việc thực hiện, bổ sung… Duyệt xét định kì Duyệt xét và tiến... qua hoạch định, những nhà quản trị không những phát huy được khả năng trong tương lai, mà tùy theo múc độ hiệu quả của các kế hoạch có thể tăng thêm động lực hoạch định của họ Hành vi hoạch định trau dồi khả năng tư duy của các nhà quản trị khi họ xem xét những ý tưởng cho tương lai Vì thế mà cả kết quả lẫn hành vi hoạch định đều có lợi cho tổ chức và những nhà quản trị của nó VI QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH... lợi ích bằng tiền của kế hoạch mang lại và các khoản chi phí thực hiện Đây là bước chuyển kế hoạch sang dạng ngân quỹ dựa và đó để tổ chức thực hiện kế hoạch , đồng thời làm cơ sở đánh giá hiệu quả kinh tế của kế hoạch 18 CHƯƠNG II: MỤC TIÊU – NỀN TẢNG CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH I KHÁI NIỆM MỤC TIÊU Khi nhà quản trị quyết định đề ra một kế hoạch cho tương lai của một tổ chức thì kế hoạch đó là cả một hệ thống... nữa, thì kế hoạch đó luôn sẽ và luôn phải bắt đầu với việc xác định mục tiêu Một kế hoạch không thể thiếu “mục tiêu”, giống như cây không thể thiếu gốc rễ Nếu gốc rễ của một cái cây là điểm xuất phát của thân cành nhánh lá, quyết định sự sống của nó trước gió bão thì “mục tiêu” là cơ sở để quyết định hàng loạt các vấn đề về sau của kế hoạch, quyết định sự thành công hay thất bại của kế hoạch, và quan trọng . năng hoạch định và Kiểm tra Chi tiết hơn là sơ đồ 1.2 dưói đây: Hình 1.2: Quy trình Hoạch định và Kiểm tra 9 Mục tiêu Mục tiêu Kế hoạch chiến lược Kế hoạch chiến lược Kế hoạch tác nghiệp Kế hoạch. PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH Hình 1.3: Các loại hoạch định (5) 4.1. Hoạch định chiến lược 4.1.1. Khái niệm - Hoạch định chiến lược là quá trình xây dựng các mục tiêu và hình thành các kế hoạch tổng thể. Hoạch định. Chúng ta sẽ xem xét các vấn đề sau: - Khái niệm hoạch định; - Tầm quan trọng (mục đích của hoạch định) ; - Hoạch định và hiệu quả hoạt động; - Phân loại kế hoạch; - Vai trò hoạch định