5.1. Đặc điểm
- Mục tiêu theo quan điểm truyền thống được hình thành từ cấp cao nhất, sau đó được chia thành những mục tiêu nhỏ hơn cho mỗi cấp của tổ chức.
- Mục tiêu từ cấp cao nhất chỉ có tính hướng dẫn. Các nhà quản trị cấp dưới sẽ tùy vào nhận định của mình và tình hình của phòng ban mình để làm cho mục tiêu đó cụ thể và hiện thực hơn.
5.2. Ưu điểm
- Tiết kiệm được thời gian họp hành, thảo luận;
- Các phòng ban trong công ty có thể dễ dàng thiết lập được mục tiêu cho mình một cách dễ dàng và hợp lý, vì đã có sự hướng dẫn từ mục tiêu cấp cao.
5.3. Khuyết điểm
- Các cá nhân trong công ty không hiểu được sâu sắc tình hình của công ty do họ chỉ là những người thừa hành những mục tiêu từ trên truyền xuống;
- Không xác định được một cách rõ ràng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hành đối với mỗi thành viên;
- Không lôi kéo được mọi cá nhân tham gia vào quá trình xây dựng mục tiêu cho công ty nên sẽ không có lợi trong việc phát huy tính sáng tạo, đột phá, sự nhiệt tình và trách nhiệm của cá nhân đối với các công việc họ làm. Không tạo điều kiện và cơ hội cho sự thăng tiến, phát huy năng lực của cá nhân;
- Làm cho việc kiểm tra, đánh giá nhân viên trở nên khó khăn hơn;
- Không tạo điều kiện cho nhà quản trị và các thành viên hiểu nhau hơn, xét trên cả phương diện cá nhân và công việc chung.
VI. QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU – MBO (Management By Objectives)
Phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) thành hình vào giữa thập niên 1950 (với tác giả tiên phong là Peter F. Drucker và Mc Gregor), được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp nước ngoài và ngày càng trở nên phổ biến với vai trò là phương pháp quản trị tối ưu nhất hiện nay. Phương pháp này phản ánh rõ nét quá trình phát triển của quản trị doanh nghiệp, từ quản trị mang tính chỉ huy theo chiều dọc với phương pháp quản trị theo thời gian (Management by Time - MBT) sang quản trị theo mục tiêu mang tính kết nối và công tác theo chiều ngang (MBO).
6.1. Định nghĩa
MBO là phương pháp quản trị mà trong đó mỗi thành viên, mỗi bộ phận thuộc tổ chức tự nguyện ràng buộc và tự cam kết hành động trong suốt quá trình quản trị theo mục tiêu, từ hoạch định đến kiểm tra. Nhà quản trị và thuộc cấp cùng xác định những
mục tiêu rõ ràng; những mục tiêu này được các thành viên tự cam kết và tự kiểm soát. Điều đó thể hiện mặt ưu việt của phương pháp MBO là hợp nhất các yêu cầu của tổ chức (hay hài hoà giữa mục tiêu và tổ chức).
6.2. Quá trình MBO
Đặt mục tiêu
Trình bày những mục tiêu và chiến lược dài hạn
Thể hiện những mục tiêu toàn bộ xác định của tổ chức
Đặt những mục tiêu của những công việc cá thể
Thiết lập mục tiêu của ngành
Thiết kế hoạch định Trình bày những kế hoạch hành động
Tự kiểm soát Thực hiện và tiến hành sửa chữa
Duyệt xét định kì
Đánh giá toàn bộ việc thực hiện, bổ sung…
6.3. Đặc điểm của phương pháp MBO
6.3.1. Các yếu tố cơ bản
- Sự cam kết của quản trị viên cấp cao (trách nhiệm lãnh đạo) với hệ thống MBO. Đây là yếu tố cơ bản, thiếu nó MBO sẽ không thể triển khai được.
- Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây dựng mục tiêu chung.
- Sự tự giác, tự nguyện của mỗi phần tử trong tổ chức để thực hiện mục tiêu chung. - Tổ chức kiểm soát định kì việc thực hiện kế hoạch và thực hiện các hành động điều chỉnh thích hợp.
6.3.2. MBO đóng vai trò ngày càng quan trọng trong quản trị
- Ban đầu, MBO chỉ được xem như một phương pháp đánh giá sự hoàn thành nhiệm vụ của doanh nghiệp (căn cứ vào kết quả đạt được vào cuối kì so với mục tiêu đặt ra mà nhà quản trị đánh giá mức độ hoạt động của doanh nghiệp).
- Sau đó, MBO là phương tiện thúc đẩy các cá nhân làm việc tốt và hợp tác trong lao động.
- Gần đây MBO là công cụ xây dựng kế hoạch chiến lược.
- Hiện nay MBO đóng vai trò chính (thay vì phụ trợ cho các công việc quản trị trước đây) trong tiến trình quản trị hay các hoạt động quản trị đều gắn liền với MBO như hình với bóng.
6.4. Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp MBO
6.4.1. Ưu điểm
- Giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, hiệu quả và tối đa hoá các nguồn lực của
doanh nghiệp, nhất là nguồn lực con người.
- Có sự cam kết của cấp dưới về yêu cầu, hiệu quả công việc của họ.
- Tạo điều kiện cho mỗi cá nhân có cơ hội phát triển năng lực của mình. Mọi thành viên thực sự tham gia vào việc đề ra mục tiêu của bản thân. Các cá nhân hiểu được quyền hạn tự do sáng tạo, phát huy tính năng động và có thể nhận được sự giúp đỡ tích cực từ cấp trên để hoàn thành mục tiêu. Khuyến khích tính chủ động của cấp dưới tham gia vào việc thiết lập mục tiêu. Tạo ra sự kích thích tinh thần hăng hái và nâng cao
trách nhiệm của các thành viên các bộ phận tham gia việc quản trị. Nhờ vậy các thành viên sẽ hiểu rõ hơn mục tiêu của tổ chức và xác định đúng đắn mục tiêu của bản thân.
- Kiểm soát dễ dàng, chủ động và sát sao hơn. Nắm bắt kịp thời khả năng thực hiện công việc của mỗi thành viên trong tổ chức trên cơ sở kết quả thực hiện mục tiêu của mỗi cá nhân.
- Làm cho mục tiêu của tổ chức và cá nhân đạt được sự thống nhất. Tạo sự nhất trí và đồng nhất trong hành động.
- Tổ chức được phân định rõ ràng. Mỗi thành viên trong tổ chức có một nhiệm vụ riêng (nhưng có một điểm chung là cùng hướng tới mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp).
6.4.2. Nhược điểm:
- Sự thay đổi của môi trường dễ làm mục tiêu bị chệch hướng, gây bối rối trước tình huống mới.
- Cần một công cụ quản lí tốt, cấp quản lí có năng lực và một môi trường nội bộ lí tưởng. Cần những nhân viê có phẩm chất tốt, có năng lực và đặc biệt tinh thần tự giác, tự nguyện hành động vì mục tiêu chung.
- Tốn kém thời gian.
- Sự nguy hiểm của tính cứng nhắc, cơ hội bị bỏ qua do ngần ngại thay đổi mục tiêu trong hoàn cảnh mới.
KẾT LUẬN
Quản trị là một phần không thể thiếu trong hoạt động mỗi tổ chức, mỗi công ty… Trong đó, hoạch định là bước đi đầu tiên, là nền tảng để tiếp tục thực hiện các giai đoạn khác của quản trị. Ta thấy rằng nếu không có hoạch định thì các quá trình tổ chức, điều khiển, kiểm soát sẽ không thể thực hiện được. Giống như một người thợ xây muốn xây một bức tường, ông ta sẽ phải tính toán, ước lượng trước nguyên vật liệu, vị trí, cách làm…; nếu không có công việc đó thì sẽ chẳng có bức tường nào xuất hiện. Mỗi tổ chức đều phải trải qua một chu trình đời sống bao gồm các giai đoạn: thành hình, phát triển, trưởng thành và có thể có suy thoái. Đối với mỗi giai đoạn, cần có những hoạch định khác nhau, phục vụ cho từng thời kì phát triển. Các giai đoạn đó có xảy ra hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạch định.
Bài tiểu luận của nhóm chúng tôi cung cấp những kiến thức cơ bản về khái niệm, vai trò, ý nghĩa của công tác hoạch định trong quá trình quản trị; các tiến trình cơ bản để hoạch định; các loại hoạch định, các kĩ thuật quản trị trong hoạch định; tầm quan trọng của mục tiêu trong hoạch định. Cùng với hệ thống dẫn chứng có thể thấy được tầm quan trọng của hoạch định trong tiến trình hoạt động của một công ty, một tổ chức. Các kiến thức cũng nhằm chỉ ra làm thế nào để hoạch định tốt, hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu, mục tiêu của tổ chức.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Modern Management
Samuel C.Certo – NXB Prentice – Hall, Hoa Kì, 2001.
2. Brand Failures – The truth about the 100 biggest branding mistakes of all time
Matt Haig - NXB Kogan Page, Hoa Kì, năm 2005.
3. Lời vàng cho các nhà kinh doanh
Nhiều tác giả - NXB Trẻ, TP.HCM, năm 1994.
4. Giáo trình Quản trị học
Trường Đại học Kinh tế TP.HCM – NXB Phương Đông, TP.HCM, năm 2006.
5. Quản trị học
PGS. TS. Nguyễn Thị Liên Diệp – NXB Thống kê, TP.HCM, năm 2009.
6. Các trang điện tử:
http://www.quantrikinhdoanhk1.info http://www.tailieu.vn