Kỹ năng làm việc nhóm 2014

 Kỹ năng là hành động tự động hóa một cách thành thục và hiệu quả nhờ quá trình học tập và rèn luyện Kiến thức; Kỹ năng; Thái độ là 3 yếu tố cốt lõi để hình thành-phát triển nhân c

Thành quả

Công cụ

Nền tảng

Tiềm ẩn

Quan sát được

4

8 năng lực tư duy Logic

Giao ti p ế

Ngôn ngữ

Tự nhiên Nội tâm

Nh c i u ạ đ ệ Không gian

V n ậ động

Không ai mạnh bằng

tất cả chúng ta công lại!

Phát huy sức mạnh bộ não

• Tạo lập môi trường

–Vui vẻ –An toàn –Tích cực

• Ứng xử tích cực

–Với chính mình –Với mọi người

HẾT GIỜ

NHÓM BỊ NHẮC NHỞ LẦN 1 BỊ 1 ĐIỂM TRỪ,

LẦN 2 TƯỚC QUYỀN THI ĐẤU.

NHÓM XONG SỚM ĐƯỢC ĐIỂM ƯU TIÊN VỀ THỜI GIAN.

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

BÀI GIẢNG SLIDE

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

VỀ NHÓM

1.1 Các khái niệm và tầm quan trọng của làm việc

nhóm

1.2 Quy mô và phân loại nhóm

1.3 Các giai đoạn hình thành và phát triển của nhóm

1.4 Vai trò của các thành viên trong nhóm

1.5 Đặc điểm tâm lý nhóm

1.1 Các khái niệm

1.1.1 Một số khái niệm

1.1.2 Sự cần thiết của làm việc nhóm

Khái niệm Kỹ năng

 Theo Từ điển Tiếng Việt: “Kỹ năng là khả năng

vận dụng những kiến thức thu được trong một lĩnh vực nào đó vào thực tế”.

 Theo Từ điển Giáo khoa tiếng Việt: “Kỹ năng là

khả năng thực hành thành thạo”.

 Kỹ năng là hành động tự động hóa một cách

thành thục và hiệu quả nhờ quá trình học tập

và rèn luyện

( Kiến thức; Kỹ năng; Thái độ là 3 yếu tố cốt lõi để hình thành-phát

triển nhân cách và tạo sự thành công của mỗi người )

Phân biệt hai loại kỹ năng:

• Kỹ năng nghề nghiệp: là các kỹ năng liên

quan đến các ngành nghề cụ thể như kỹ năng lái xe, đánh máy, khoan, hàn, tiện, bán hàng, tư vấn, kế toán, giám sát, quản lý, …

• Kỹ năng sống: là những kỹ năng cần thiết

trong cuộc sống hàng ngày như kỹ năng giao tiếp, ứng xử, lắng nghe, thuyết trình, hợp tác, chia sẻ, tư duy sáng tạo, học và tự học, quản lý bản thân, giải quyết vấn đề,…

• “Một tập hợp những người cùng có chung mục tiêu, thường xuyên tương tác với nhau, mỗi

thành viên có vai trò, nhiệm vụ rõ ràng và có các quy tắc chung chi phối lẫn nhau” (Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm, GS.Đặng Đình Bôi, ĐH

Nông Lâm TP.HCM).

• “Một nhóm người cùng làm việc với nhau để

theo đuổi một mục đích cụ thể nhằm đạt được

thành công” (Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm,

Nguyễn Văn Phương, HVCNBCVT TP.HCM,

2011).

Khái niệm nhóm

Nhiều học giả công nhận Khái niệm nhóm như sau:

Nhóm là một tập hợp những người có vai trò và trách nhiệm rõ ràng, có quy tắc chung chi phối lẫn nhau, thường

xuyên tương tác với nhau và cùng nỗ lực để đạt được mục tiêu chung của cả nhóm.

Khái niệm nhóm

Giá trị chung

Nhóm hay Đám đông?

Sự cần thiết của làm việc nhóm

Ăn một mình đau tức Làm một mình cực thân

Nỗi buồn chia đôi buồn còn một nửa

Niềm vui nhân đôi vui gấp hai lần

Lưu lượng thông tin

di chuyển trên Internet tăng

30%/tháng : Tăng gấp đôi sau 100 ngày

800.000

cuốn sách được in/năm

7 lợi ích của làm việc nhóm

Thỏa mãn nhu cầu thể hiện và khẳng định mình của mỗi thành viên (khi họ đứng một mình khó mà thể hiện được)

Cái “tôi” cá nhân bị phá vỡ, sự thân thiện

và cởi mở được thúc đẩy

Nhiều ý tưởng sáng tạo,nhiều cơ hội phát triển

Môi trường hứng khởi và giàu động lực

Tầm quan trọng của làm việc nhóm

Công việc được thực hiện tốt hơn vì có kiến thức và kinh nghiệm rộng hơn, khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng, hiệu quả

Luôn sẵn sàng phản ứng trước những thay đổi và nguy cơ rủi ro

Chia sẻ trách nhiệm công việc và cam kết vì mục tiêu chung của cả nhóm Ủy thác công việc hiệu quả

Đến với nhau chỉ là sự khởi đầu

Làm việc cùng nhau là sự tiến bộ

Giữ được nhau mới là thành công

Henry Ford

Muốn hoàn thành tốt sự nghiệp cũng như kinh

doanh, phải tạo quanh mình một Êkíp, một tập thể gồm những đồng đội chân tình đồng chí

hướng Muốn vậy phải thật sự yêu quý, thực sự

cầu mong cho đồng đội thành đạt như mình hoặc hơn mình Không ghen tị, thành kiến, vùi dập,

không ưu ái riêng ai Không cầu mong đồng đội tung hô ca tụng mình, không chỉ thích nghe lời

xuôi tai mà phải chú ý lắng nghe những lời góp

ý phê bình của đồng đội với mình Luôn khiêm

tốn, tự coi mình chỉ là một thành viên bình đẳng

với bao người

Mình chỉ là con thuyền, tập thể là nước,

nước có lên thuyền mới lên được

Một là số quá nhỏ để làm nên sự vĩ đại

Nếu bạn nghĩ bạn đại diện cho toàn bộ bức tranh, bạn sẽ không

bao giờ thấy được bức tranh lớn hơn.

Không có ai trong số chúng ta là quan trọng hơn người khác.

1.2 Phân loại nhóm

Nhóm không chính thức: là nhóm hình

thành tự nhiên từ nhu cầu của mỗi thành viên Ví dụ: nhóm bạn cùng sở thích, cùng mối quan tâm,…

Nhóm chính thức: là nhóm được hình

thành xuất phát từ nhu cầu của một tổ

chức, trên cơ sở quyết định của tổ chức đó

Nhóm sản xuất Nhóm quản lý Nhóm đặc nhiệmCông việc vất vả

1.3 Các giai đoạn hình thành và phát

triển nhóm

• Hình thành (Forming): giai đoạn khởi đầu hình

thành nhóm, mọi thứ đều mới lạ.

• Bão táp (Storming): tranh luận, bất đồng

• Quy chuẩn (Norming): thiết lập kỷ cương, quy

chế để giải quyết bất đồng, quy tắc ứng xử hài hòa.

• Hoàn thiện (Performing): thực thi và hoàn thành

mục tiêu của nhóm.

Sóng gió

Hình thành chuẩn mực

Hoạt động thành công

Thành lập mới

Thành

lập

1.4 Vai trò của các thành viên trong nhóm

• Vai trò thúc đẩy công việc: người khởi xướng,

ng-thực hiện, ng-thông tin, ng-làm sáng tỏ, ng-phân tích,

…

• Vai trò gắn kết mối quan hệ: người khuyến khích,

người hài hước, người khởi xướng, người tác động, người hòa giải, người chia sẻ, người hỗ trợ, người giải tỏa áp lực,

• Vai trò gây cản trở nhóm: Đây là nhóm người tiêu

cực như người phụ thuộc, ng-lười biếng, ng-áp đặt, ng-chỉ tay năm ngón, ng-phá đám, ng-gây rối, ng-

chống đối, ng-chia rẽ, ng-bắt lỗi,

Để đảm nhận tốt vai trò của một thành viên tích cực trong nhóm, mỗi người cần có ý thức :

• Đưa ra ý tưởng, quan điểm, tìm kiếm thông tin

• Hoàn tất mọi nhiệm vụ được giao đúng thời hạn, đúng tiêu chuẩn đã định.

• Hỗ trợ người khác và yêu cầu sự giúp đỡ khi cần thiết.

• Tôn trọng, hài hòa, giảm căng thẳng, khích lệ, thỏa hiệp, đồng hành cùng các thành viên khác.

1.5 Đăc điểm tâm lý nhóm

• 1.2.1 Hiện tượng lây lan tâm lý

• 1.2.2 Dư luận tập thể

• 1.2.3 Hiện tượng áp lực nhóm

CHƯƠNG 2:

XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC

HIỆU QUẢ

Các yếu tố tạo nên thành công

khi làm việc nhóm

2.1 Xây dựng mục tiêu, nhiệm vụ và trách nhiệm

rõ ràng

2.2 Tạo lập môi trường làm việc hiệu quả

2.3 Duy trì hoạt động truyền thông hiệu quả

2.4 Giải quyết mâu thuẫn trong nhóm

2.5 Tăng cường động lực làm việc

Đặc trưng của nhóm hoạt động hiệu quả

• Năng lực: mỗi người có tài năng, kiến

thức, kinh nghiệm và bí quyết chuyên môn cần thiết để triển khai công việc đồng thời tìm cách để mọi thành viên phát huy tối đa năng lực

• Đồng tình về mục tiêu: mọi thành viên đều

có thể tham gia xác định mục tiêu chung

cụ thể và thực tế

Đặc trưng của nhóm hoạt động hiệu quả

• Hết mình vì mục tiêu chung: Sự tận tâm

thôi thúc mọi người nỗ lực làm việc cho dù gặp khó khăn Sự kề vai sát cánh có thể

khắc phục các mối bất hòa của tập thể

• Mọi thành viên đều đóng góp và cùng

được hưởng lợi: Lợi ích tương xứng với

mức độ đóng góp của và nên làm rõ lợi

ích là gì để thu hút sự quan tâm của mọi

người

Đặc trưng của nhóm hoạt động hiệu quả

• Môi trường mang tính xây dựng và

khuyến khích: sự hỗ trợ của cấp trên, cơ cấu không nặng về thứ bậc, cơ chế khen thưởng phù hợp, kinh nghiệm làm việc

theo nhóm (có kỹ năng lắng nghe, giao

tiếp, thái độ cởi mở, rộng lượng, phối hợp với người khác, tập trung vào nhiệm vụ,

…)

2.1 Xây dựng mục tiêu, nhiệm vụ

và trách nhiệm rõ ràng

2.2.1 Xây dựng mục tiêu

2.2.2 Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm

Xây dựng mục tiêu

• Trưởng nhóm có nhiệm vụ giới thiệu rõ ràng về mục tiêu của dự án; làm cho các thành viên cảm nhận một phần nhiệm vụ bắt đầu từ việc tham gia xác định chính xác mục tiêu

• Mục tiêu tổng thể có thể được chia thành nhiều mục tiêu nhỏ

Phân công nhiệm vụ của nhóm

 Làm thế nào để ăn hết một con voi?

Lên kế hoạch phân công nhiệm vụ và tổ chức nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu công việc:

- Xác định những nhiệm vụ cụ thể của nhóm

- Xem xét trình độ và kỹ năng của mỗi thành

viên để giao phó nhiệm vụ phù hợp

- Chỉ định những thành viên phù hợp nhất trong nhóm thực hiện công việc

Trách nhiệm của các thành viên

 Mỗi thành viên đều cần có trách nhiệm:

• Hoàn tất mọi nhiệm vụ được giao đúng

Trách nhiệm của các thành viên

“Sẵn sàng đứng ra gánh vác trách nhiệm trong những lúc khó khăn nhất không phải

là việc dễ dàng nhưng nhóm cũng sẽ làm việc hết mình vì bạn bởi vì họ thấy trong tương lai có thể bạn sẽ được giữ một vị trí

trong Ban lãnh đạo” (Richard Templar,

The Rules of Management).

2.2 Tạo lập môi trường làm việc hiệu quả

2.2.1 Tạo điều kiện thuận lợi về vật

chất và tinh thần

2.2.2 Nguyên tắc làm việc nhóm

Điều kiện làm việc

Google: bữa ăn miễn phí, bể bơi spa, bác sỹ miễn phí,…

Genentech:Công ty hàng đầu về công nghệ

sinh học có những nhân viên trung thành lạ

thường: 537 nhân viên có 6 tuần nghỉ phép

được trả lương, chế độ áp dụng cho mỗi 6

Nguyên tắc hoạt động của nhóm

• Cuộc họp sẽ bắt đầu và kết thúc đúng giờ Mọi thành viên đều có trách nhiệm nhắc nhở những thành viên khác không được đến muộn.

• Tắt điện thoại di động trong giờ họp

• Những ý kiến đóng góp phải mang tính xây dựng

• Những ý kiến trái chiều sẽ được xem xét và bàn bạc cẩn thận

• Mọi người đều có nhiệm vụ của mình và phải thực hiện, hoàn thành nhiệm vụ đó.

• Khuyến khích thái độ vui vẻ, hòa đồng, thiện chí.

2.3 Duy trì hoạt động truyền thông hiệu quả

2.3.1 Các hình thức của truyền thông

2.3.2 Lắng nghe – chìa khóa của truyền thông

Các hình thức của truyền thông

 Truyền thông là gì?

 Các dạng truyền thông

Các dạng truyền thông trong nhóm

 Truyền thông (Communication) là quá

trình trao đổi thông tin, ý tưởng, cảm xúc thông qua các phương tiện giao tiếp khác nhau nhằm đạt được mục tiêu nhất định

 Trong cuộc sống hàng ngày, truyền thông thể hiện mọi nơi, mọi lúc, mọi tổ chức,

dưới các dạng: hướng dẫn, thông báo,

thuyết phục, động viên, đề nghị, tư vấn,

đàm phán,…

Mô hình giao tiếp:

Người gửi tin/

Người nhận tin Người nhận tin/

Người gửi tin

Thông tin đi

Thông tin phản hồi

Mô hình giao tiếp chi ti t: ế Mô hình giao tiếp chi ti t: ế

Mã hoá

Truyền đi Nhận

Giải mã

Nhiễu

Phản hồi ngược

CÁC YẾU TỐ TRONG MÔ HÌNH

* Người gửi :

là người cung cấp thông tin đầu tiên, và sau đó tiếp nhận thông tin phản hồi.

* Người nhận:

Là người ban đầu tiếp nhận thông tin nhưng sau

đó cũng gửi thông tin phản hồi trở lại

* Thông tin phản hồi:

Thể hiện thái độ, phản ứng của người nhận khi tiếp nhận thông tin từ người gửi.

CÁC YẾU TỐ TRONG MÔ HÌNH

* Mã hoá:

Là việc chuyển thông tin cần gửi thành lời nói, chữ viết, các hình tượng, ngôn ngữ không lời,

* Giải mã:

Là quá trình hiểu những tín hiệu nhận

được từ người gửi tin Giải mã sai sẽ dẫn tới hiểu nhầm thông tin

* Nhiễu:

Là các yếu tố tác động làm cho thông tin

bị méo mó, sai lệch

Các dạng truyền thông trong nhóm

Căn cứ vào phương tiện giao tiếp (các

yếu tố mà con người sử dụng để trao đổi thông tin) để phân loại truyền thông:

• Truyền thông ngôn ngữ: Là quá trình

truyền tải thông điệp sử dụng hệ thống

ngôn ngữ (từ ngữ)

• Truyền thông phi ngôn ngữ:Là quá trình

truyền tải thông điệp thông qua nét mặt, nụ cười, ánh mắt, dáng vẻ, khoảng cách,

Hữu thanh Vô thanh

Phi ngôn

ngữ

Giọng nói (chất giọng, âm lượng,

độ cao…), tiếng thở dài, kêu la, gắt gỏng,…

Điệu bộ, dáng

vẻ, trang phục, nét mặt, ánh mắt, di chuyển,

Tác động của “ngôn ngữ” và

“phi ngôn ngữ”

Các biểu hiện cụ thể của ngôn ngữ không lời:

– Tiếp xúc: Bắt tay, ôm hôn, ôm eo, vỗ vai, xoa đầu – Khoảng cách hai bên: Đứng xa thì quan hệ xã

giao, gần thì thân thiện Ngoại lệ: Người Mỹ La tinh thích đứng gần, người Châu Âu thích đứng xa.

– Tư thế: Chống nạnh thể hiện sự ra oai; khoanh tay

trước ngực thể hiện sự thách thức, khép kín không muốn giao tiếp; Chắp tay sau lưng thể hiện tư thế ông chủ; ngồi cúi phía trước, tay chống cằm là

đang chăm chú; ngả ra sau lưng thể hiện mệt mỏi hoặc sự thoải mải,

Các biểu hiện cụ thể của ngôn ngữ không lời:

– Hướng nhìn: Phải nhìn thấy mặt người đối thoại.

– Cử chỉ: nhìn đồng hồ là sốt ruột; gãi sau gáy, ngậm bút

là đang bối rối; đi qua đi lại, tay chắp sau lưng là đang suy nghĩ,

– Nét mặt: Là nơi biểu hiện sinh động nhất mọi sắc thái tình cảm của con người (vui buồn, giận dữ, )

 Đôi mắt là cửa sổ tâm hồn, có khả năng biểu cảm lớn Mắt

mở to, trong sáng thể hiện sự hồn nhiên, chân thực; Mở rất to thể hiện sự ngạc nhiên; Nhìn xuống đất thể hiện sự bối rối; Nhíu mày thể hiện sự không hài lòng,

 Ánh mắt nhìn vào người đối thoại thể hiện sự quan tâm, lo

lắng; Cái nhìn lạnh lùng là người có óc thực dụng, nhìn thẳng

là người trung thực,

 Nụ cười cũng thể hiện những sắc thái tình cảm, thái độ khác

nhau Có nụ cười tươi tắn, có nụ cười gượng gạo, có nụ cười mỉa mai, có nụ cười thông cảm, đồng tình, Mỉm cười thể hiện sự thân thiện chào đón, thiện ý tốt; có thể thay cho lời chào gặp gỡ hoặc tạm biệt,

• Giọng điệu: Vui thì nói to, buồn thì trầm xuống, chậm

lại.

• Vẻ bên ngoài: Đầu tóc, quần áo, đồ trang sức, nước

hoa, son phấn đều có thể nói lên đó là người cẩn thận, kỹ tính hay xuề xoà, giản dị, Vẻ ngoài thường gây ấn tượng lớn trong lần gặp đầu tiên.

• Nơi làm việc: Cách sắp xếp đồ dùng, phương tiện

làm việc, cách trang trí nội thất, tranh ảnh, cây

cảnh, cũng thể hiện quan điểm hay tính cách, sở thích của chủ nhân.

Tóm lại, có thể dùng công thức SOFTEN để đạt hiệu

quả trong cách sử dụng ngôn ngữ không lời trong giao tiếp:

• Smile: mỉm cười, là niềm nở, thân thiện,

• Open: mở, nghĩa là cởi mở, sẵn sàng hợp tác,

• Forward: cúi về phía trước, là chăm chú, tôn

trọng,

• Touch: tiếp xúc, là bắt tay, ôm hôn,

• Eye-contact: giao tiếp bằng mắt

• Nod: gật đầu, là đồng tình, tán thưởng,

NHỮNG ĐIỀU TỐI KỴ TRONG GIAO TIẾP

1 Nói năng nửa chừng rồi dừng lại hoặc cướp

lời người đang nói làm nhiễu thứ tự hoặc

luồng suy nghĩ của người đó

2 Không nói rõ và giải thích đầy đủ làm người

nghe cảm thấy đột ngột, khó hiểu đề tài của bạn

3 Nói sai đề tài, không quan tâm đến điều

mình đang nói

4 Nói thao thao bất tuyệt, không ngừng nêu ra

câu hỏi làm người tiếp chuyện cảm thấy bạn đòi hỏi hơi nhiều

NHỮNG ĐIỀU TỐI KỴ TRONG GIAO TIẾP

5 Không trả lời thẳng vào câu hỏi, nói quanh

co, dài dòng gây cảm giác không trung thực

6 Tự cho rằng mọi điều mình biết cả

7 Ra vẻ hiểu sâu , biết rộng

8 Phát triển câu chuyện không tập trung vào

chủ đề chính, gây nhàm chán

9 Ngắt bỏ hứng thú nói chuyển của người khác

để ép người đó phải chuyển sang đề tài bạn thích

NHỮNG ĐIỀU TỐI KỴ TRONG GIAO TIẾP

10 Thì thầm với một vài người trong đám đông

11 Dùng ngôn ngữ quá bóng bẩy

12 Chêm, đệm tiếng nước ngoài một cách tuỳ

Lắng nghe - chìa khóa của

truyền thông

• Quá trình truyền thông luôn là quá trình

tương hỗ hai chiều và tuần hoàn Giao

tiếp bằng ngôn ngữ chỉ thực hiện được khi người nói phải có người nghe

• Nghe là hình thức thu nhận thông tin

thông qua thính giác

P h

t lớ ờ

Phân biệt nghe và lắng nghe ?

Hear Listen

Cảm giác

Từ, lời

Suy nghĩ

Lắng nghe là gì?

75

Quá trình tập trung sức để

thu nhận, sắp xếp nghĩa và

đáp lại những thông tin từ

lời nói của đối tượng đang

trình bày, diễn thuyết.

(1996, International Listening Association)