66 Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CỔ PHẦN Đầu tư XÂY DỰNG và sản xuất VẬT LIỆU NAM THẮNG

66 Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CỔ PHẦN Đầu tư XÂY DỰNG và sản xuất VẬT LIỆU NAM THẮNG

LỜI MỞ ĐẦU

Để nắm bắt được kịp thời, đầy đủ tình hình thực tế của một doanhnghiệp đồng thời đưa ra các biện pháp hữu hiệu giúp điều hành hoạt động sảnxuất kinh doanh được tốt, các nhà quản lý sử dụng nhiều phương pháp khácnhau Kế toán là một trong những công cụ quan trọng và không thể thiếuđược trong hệ thống các công cụ quản lý vốn, tài sản của doanh nghiệp, đồngthời cung cấp nguồn thông tin đáng tin cậy cho các nhà quản lý doanh nghiệp

và cho Nhà nước trong điều hành vĩ mô nền kinh tế Nhận thức được vai tròquan trọng đó tổ chức kế toán nói chung và kế toán vật tư nói riêng luôn đượccác doanh nghiệp quan tâm

Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu thường chiếm tỷtrọng lớn Nó là những tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lưuđộng Trong đó, nguyên vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơbản của quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất để hình thành nênthực thể sản phẩm Hơn nữa, xu thế cạnh tranh hiện nay, cạnh tranh về giáthành sản phẩm là một biện pháp chiến lược mà doanh nghiệp nào cũng phảiquan tâm Các doanh nghiệp sản xuất đều hướng tới giảm chi phí, hạ giáthành và không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm Muốn vậy, ngay từkhâu đầu của quy trình sản xuất, doanh nghiệp phải đặt mục tiêu giảm chi phínguyên vật liệu Do đó, tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu và hạchtoán đúng khoản chi nguyên vật liệu trong giá thành là một công việc khôngthể thiếu của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp

Là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng nên trongquá trình sản xuất Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và sản xuất vật liệu NamThắng dùng một khối lượng nguyên vật liệu lớn, phong phú về chủng loại,được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau Chi phí nguyên vật liệu thườngchiếm 60% trong tổng giá thành ảnh hưởng quyết định đến giá thành sản

phẩm Một sự thay đổi nhỏ của nguyên vật liệu cũng làm cho giá thành sảnphẩm thay đổi.

Từ nhận thức đó, với vốn kiến thức của bản thân và qua thời gian thựctập tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và sản xuất vật liệu Nam Thắng,được sự giúp đỡ của cô giáo Nguyễn Vân Hà cùng các cán bộ phòng tài vụ vàcác phòng ban khác của Công ty em đã mạnh dạn đi sâu tìm hiểu nghiên cứu

đề tài:

“ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ SẢN XUẤT VẬT LIỆU NAM THẮNG”

Bố cục của đề tài ngoài phần mở đầu và kết luận gồm ba chương sau:

Chương 1: Lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Chương 2: Tình hình thực tế về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và sản xuất vật liệu Nam Thắng Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và sản xuất vật liệu Nam Thắng

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN

VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT.

1.1 Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và sự cần thiết phải hạch toán tại các doanh nghiệp sản xuất.

1.1.1 Khái niệm và vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh.

1.1.1.1 Khái niệm.

Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động cóích của con người tác động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sảnxuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thưc thể sản phẩm mới

Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh khônggiữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu

Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khitham gia vào quá trình sản xuất thì chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trịsản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ

1.1.2 Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu:

1.1.2.1 Đặc điểm:

Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh vật liệu khác với các tưliệu lao động khác là chỉ tham gia vào một chu kỳ SXKD, khi tham gia vàosản xuất thì vật liệu chịu sự tác động của lao động, chúng sẽ bị tiêu hao hoàntoàn và thay đổi về hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể sảnphẩm Về mặt giá trị, NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất thì chuyểndịch một lần toàn bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm được sản xuất ra

1.1.2.2 Yêu cầu quản lý:

Quản lý vật liệu là một yêu cầu tất yếu khách quan của tất cả cácDNSX Có tổ chức quản lý chặt chẽ thì mới tránh được sự hư hỏng, giảm bớtrủi ro, thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất Tuy nhiên, do trình độ sản

xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ, và phương pháp quản lý khác nhau,ngoài ra nó còn phụ thuộc vào trình độ, năng lực của người quản lý.

Xã hội càng phát triển, các phương thức quản lý ngày càng cải tiến vàhoàn thiện hơn, đòi hỏi về nhu cầu vật chất, tinh thần của con người cũngngày càng tăng Để đáp ứng kịp với nhu cầu đó bắt buộc sản xuất kinh doanhngày càng phải mở rộng, mà lợi nhuận là mục đích cuối cùng của quá trìnhsản xuất kinh doanh Riêng đối với doanh nghiệp sản xuất, để sản xuất sảnphẩm đạt hiệu quả cao nhất thiết phải giảm chi phí nguyên vật liệu trong giáthành sản phẩm, tức là phải có kế hoạch thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụngmột cách hợp lý, tiết kiệm, hiệu quả Vì vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu

là một nhiệm vụ của các nhà quản lý doanh nghiệp, là yêu cầu của phươngthức kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, nhằm mục tiêu tối đa hoá lợinhuận

Quản lý nguyên vật liệu là quản lý một trong các yếu tố đầu vào củaquá trình sản xuất Để quá trình sản xuất diễn ra liên tục và đem lại hiệu quảcao, trong công tác quản lý nguyên vật liệu, các doanh nghiệp cần thực hiệntốt những nội dung cơ bản sau:

Quản lý phải chặt chẽ từ khâu thu mua NVL, quá trình bảo quản NVL,khâu dự trữ NVL và khâu sử dụng NVL Do đó, các DN cần thực hiện cácyêu cầu quản lý sau:

- Phải theo dõi, nắm bắt được chi tiết từng loại, từng nhóm, từng thứvật liệu về sự biến động tăng ( nhập), giảm (xuất) của chúng Nắm bắt đượccác chỉ tiêu về giá trị và hiện vật

- Theo dõi sự vận động của vật liệu qua các khâu thu mua, sử dụng và

dự trữ

- Theo dõi tình hình định mức kế hoạch dự trữ từ đó phát huy sử dụngtiết kiệm và có hiệu quả các loại vật tư

1.1.3- Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

Kế toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực giúp nhà quản lý doanh nghiệp nắm được tình hình hiện có và những biến động của nguyên vật liệu để từ đó

đề ra những biện pháp thích hợp nhằm chỉ đạo sản xuất kinh doanh

Để đáp ứng được yêu cầu quản lý cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây:

- Thực hiện việc phân loại, đánh giá NVL phù hợp với các nguyên tắcchuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị DN

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phươngpháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong DN để ghi chép, phân loại tổng hợp

số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của NVLtrong quá trình hoạt động SXKD nhằm cung cấp thông tin để tập hợp chi phíSXKD, xác định giá vốn hàng bán

- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch

1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu:

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu:

Trong mỗi DN, do tính chất đặc thù trong hoạt động SXKD nên cầnphải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau, mỗi loại có một vai trò, công dụngtính năng khác nhau Vì vậy NVL ở các DN rất phong phú và đa dạng nên cầnphải phân loại NVL để phù hợp với nhu cầu sản xuất Để có thể tổ chức quản

lý chặt chẽ, hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu phục vụ cho kế hoạch quảntrị , cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu

* Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị DN thì NVL được chia thành các loại sau:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: Là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể

sản phẩm Trong các DN khác nhau thì NVL chính cũng gồm các loại khácnhau như: ở DN cơ khí NVL chính là: sắt, thép DNSX bánh kẹo NVL chínhlà: đường, nha, bột,

- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể

làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho cáccông cụ dụng cụ hoạt động được bình thường như: thuốc nhuộm, thuốctẩy,dầu nhờn

- Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong

quá trình SXKD gồm: xăng dầu, than, củi, khí gas

- Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng chi tiết được sử dụng để thay thế,

sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm những vật liệu, thiết bị, công

cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản

- Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên thường

là

những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi từthanh lý TSCĐ

Ngoài ra tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của DN

mà trong từng loại NVL trên chia thành từng nhóm, từng thứ Cách phân loạinày là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại,từng thứ NVL là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết NVL trong DN

* Căn cứ vào nguồn hình thành: NVL được chia làm hai nguồn:

- NVL nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu

tặng

- NVL tự chế: Do DN tự sản xuất

* Căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL có thể chia NVL thành:

- NVL dùng cho nhu cầu SXKD gồm:

+ NVL dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm

+ NVL dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộphận quản lý DN

- NVL dùng cho nhu cầu khác:

có thể gồm 1,2 hoặc 3,4 chữ số trong dãy số tự nhiên từ 1 đến 9.

Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp sử dụng hệ thống chữ cái để đặt kýhiệu cho thứ nguyên vật liệu Ví dụ 15211A là số danh điểm của thứ VLAtrong nhóm 1, loại 1

Nếu cùng một thứ nguyên liệu, vật liệu được bảo quản ở các kho khácnhau thì có thể gắn chữ cái đầu của tên thủ kho hay số thứ tự kho theo số La

mã vào danh điểm vật liệu Ví dụ: 152111I là số danh điểm của thứ VL1trong nhóm 1, loại 1 ở kho thứ I

Khi lập danh điểm nguyên vật liệu cần phải để dự trữ một số số hiệu để

sử dụng cho các thứ hoặc các loại nguyên vật liệu mới thuộc loại, nhóm đóxuất hiện sau này Nhìn chung, danh điểm nguyên vật liệu phải được sử dụngthống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp, nhằmthống nhất trong quản lý đối với từng thứ nguyên vật liệu Mỗi doanh nghiệp

có thể lập danh điểm nguyên vật liệu theo cách riêng, song cần phải đảm bảo

yêu cầu dễ ghi nhớ, hợp lý, tránh nhầm lẫn hay trùng lặp và thuận tiện choviệc cài đặt trên máy vi tính.

Đối với các doanh nghiệp áp dụng kế toán trên máy thì sau khi lập danh điểmnguyên vật liệu thì sẽ tiến hành thực hiện công việc cài đặt chương trình vàomột phần mềm đã được định sẵn Thông thường, dữ liệu về nguyên vật liệuđược lưu trữ và quản trị trong danh mục Kế toán hàng tồn kho tại menu “HệThống”

1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu:

Mục đích của việc đánh giá NVL là để tổng hợp các loại vật tư khácnhau về thước đo vật lý để quy về giá trị cho việc đánh giá chính xác về mặtchất lượng, số lượng, giá trị và thực hiện việc hạch toán bằng tiền để cung cấpcác chỉ tiêu: chi phí sản xuất vật tư đầu vào xác định số vốn ứ đọng sau mỗichu kỳ dự trữ, tính hệ số luân chuyển của vốn lưu động trong khâu phân tích.Như vậy đánh giá NVL giúp cho DN chia tách những phần chi phí, số vốn lưuđộng, hệ số luân chuyển

Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu là nguyên tắc giá gốc Giá gốcnguyên vật liệu bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liênquan trực tiếp khác phát sinh để có được nguyên vật liệu ở địa điểm và trạngthái hiện tại

Như vậy, về nguyên tắc, nguyên vật liệu có ở các doanh nghiệp đượcphản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo giá trị vốn thực tế, tức làtoàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có được số nguyên vật liệu đó, cụ thể:Khi nhập kho, nguyên vật liệu phải được tính toán đánh giá theo trị giá vốnthực tế nhập kho và khi xuất kho, nguyên vật liệu cũng phải xác định giá vốnthực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định Đồng thời các phươngpháp đánh giá này cũng phải được áp dụng nhất quán trong một thời gian dài(ít nhất một kỳ Kế toán)

1.2.2.1 Đánh giá NVL nhập kho.

Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định như sau:

* Đối với NVL mua ngoài:

- DN áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thìtrị giá mua thực tế được xác định theo công thức sau:

* Đối với NVL tự sản xuất gia công chế biến,thì trị giá thực tế NVL nhập kho được xác định theo công thức sau:

Trị giá NVL Trị giá thực tế Chi phí

thực tế = NVL xuất gia + gia công

tự sản xuất công chế biến chế biến

* Đối với NVL thuê ngoài chế biến, trị giá NVL thực tế nhập kho được xác định theo công thức sau:

Trị giá thực tế Trị giá NVL Chi phí

NVL = do HĐLD + tiếp nhận

nhập kho đánh giá ( nếu có )

* NVL do các bên tham gia góp vốn, trị giá thực tế NVL nhập kho được xác định theo công thức sau:

Trị giá thực tế Giá Chi phí

NVL = thị trường + tiêp nhận

nhập kho tương đương ( nếu có)

Trị giá NVL Giá hoá đơn CP vận chuyển, Thuế, phí, Hàng trả lại thực tế = (không có + thu mua(không có + lệ phí - giảm giá mua ngo i thu ài thu ế GTGT) thuế GTGT) chiết

* Đối với phế liệu thu hồi, trị giá NVL nhập kho được xác định theo công thức sau:

Trị giá thực tế NVL nhập kho = Giá ước tính

* Đối với NVL được tặng thưởng, trị giá NVL nhập kho được xác định theo công thức sau:

Trị giá thực tế Giá Chi phí

NVL = thị trường + tiêp nhận

nhập kho tương đương ( nếu có)

1.2.2.2 Đánh giá NVL xuất kho:

Do nguyên vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, nhiều lầnkhác nhau và giá thực tế mỗi lần nhập khác nhau nên khi xuất kho nguyên vậtliệu khó có thể xác định giá thực tế xuất kho ngay mà phải áp dụng cácphương pháp tính giá xuất kho Phương pháp doanh nghiệp áp dụng phảiđược đăng ký và sử dụng trong một thời gian dài (ít nhất là trong một kỳ kếtoán) Tuỳ thuộc vào đặc điểm yêu cầu và trình độ quản lý của từng doanhnghiệp, kế toán có thể lựa chọn một trong các phương pháp dưới đây cho phùhợp với doanh nghiệp của mình:

*Phương pháp bình quân gia quyền:

Giá thực tế Số lượng Đơn giá

vật liệu = vật liệu x xuất kho

xuất kho xuất kho bình quân

Số lượng NVL xuấtkho căn cứ vào phiếu xuất kho và các chứng từ xuấtNVL.Giá đơn vị bình quân NVL được tính theo một trong những cách sau:

- Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ: Theo phương pháp này giá vật liệu xuất

dùng trong kỳ được tính theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ

Trị giá thực tế Trị giá thực tế

Đơn giá NVL tồn đầu kỳ + NVL nhập trong kỳ

xuất kho =

bình quân Số lượng vật liệu + Số lượng thực tế NVL

tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ

Phương pháp này tuy đơn giản dễ làm nhưng độ chính xác không cao, hơnnữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng ảnh hưởng tới công tác quyết toánnói chung Cách tính giá này chỉ phù hợp với các DN hạch toán vật liệu, dụng

cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ ( KKĐK )

- Giá đơn vị bình quân tồn đầu kỳ:

Giá của vật liệu, dụng cụ xuất dùng được tính theo đơn giá bình quântồn đầu kỳ

Phương pháp này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biếnđộng vật liệu trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến biếnđộng của giá cả vật liệu kỳ này, phương pháp này được áp dụng trong điềukiện giá cả thi truờng ít biến động

Theo phương pháp này, đơn giá xuất kho bình quân được tính như sau:Đơn giá Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ

bình quân =

tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ

- Giá đơn vị bình quân từng lần nhập:

Đơn giá vật liệu, dụng cụ xuất dùng được tính lại sau mỗi lần nhập kho.Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên vừachính xác vừa cập nhật, nhưng đòi hỏi nhiều thời gian và công sức tính toán

Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập kho, đơn giá vật liệu, dụng cụxuất kho được tính lại cho từng danh điểm vật liệu, dụng cụ như sau:

Đơn giá Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập

bình quân từng =

lần nhập Số lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập

* Phương pháp nhập trước xuất trước ( FIFO):

Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuấttrước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng sốhàng xuất Nói cách khác cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật

liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế của vật liệu xuất trước

và do vậy giá trị thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của sốvật liệu mua vào sau cùng, phương pháp này thích hợp với những DN sử dụng

ít loại vật liệu, dụng cụ và có số lần xuất, nhập kho ít

* Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO):

Phương pháp này có giả thiết ngược lại với phương pháp trên là: lô hàng nàonhập sau sẽ được xuất dùng trước Giá của lô vật liệu,dụng cụ xuất dùng sẽtính theo giá của lô vật liệu, dụng cụ nhập kho sau cùng

* Phương pháp giá thực tế đích danh:

Theo phương pháp này vật liệu được xác định theo đơn chiếc hay từng

lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng Khi xuất vật liệu nào

sẽ được tính theo giá thực tế của vật liệu đó, thường sử dụng với các loại vậtliệu có giá trị cao và có tính cách biệt Ưu điểm của phương pháp này là: xácđịnh được ngay giá trị vật liệu, dụng cụ khi xuất kho, nhưng đòi hỏi DN phảitheo dõi và quản lý chặt chẽ từng lô vật liệu, dụng cụ xuất nhập kho Phươngpháp này không thích hợp với những DN sử dụng nhiều loại vật liệu, dụng cụ

có giá trị nhỏ và có nhiều nghiệp vụ nhập xuất kho

* Phương pháp giá hạch toán:

Giá hạch toán của vật tư là giá do DN tự quy định ( Có thể lấy giá kế hoạchhoặc giá mua tại một thời điểm nào đó) và được sử dụng thống nhất ở DNtrong một thời gian dài Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiếtgiá trị vật liệu nhập, xuất Cuối kỳ kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của vật tưxuất kho theo hệ số giá và tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực

tế, theo công thức sau:

Bước 1: Hàng ngày khi nhập, xuất kho vật liệu, dụng cụ, kế toán ghi theo giá

hạch toán cho từng thứ vật liệu theo công thức sau:

Giá hạch toán Số lượng vật Đơn

vật liệu, dụng cụ = liệu,dụng cụ x giá

nhập(xuất)kho nhập (xuất) kho hạch toán

Bước 2 : Cuối kỳ xác định hệ số giá cho từng thứ nhóm vật liệu, dụng cụ:

Giá thực tế vật liệu Giá thực tế vật liệu

Hệ tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ

số =

giá Giá hạch toán vật + Giá hạch toán vật

liệu tồn đầu kỳ liệu nhập trong kỳ

Bước 3 : Cuối kỳ tính giá thực tế từng thứ vật liệu, dụng cụ xuất kho và điều

chỉnh theo số chênh lệch:

Giá thực tế Giá hạch toán Hệ

xuất kho = vật liệu xuất kho x số

trong kỳ trong kỳ giá

Giá thực Giá Giá

tế cần = thực tế - hạch toán

điều chỉnh xuất kho xuất kho

= Giá hạch toán xuất kho x (Hệ số giá-1)

1.3 Nội dung công tác kế toán nguyên vật liệu:

Trong DN sản xuất các hoạt động Nhập -Xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên bởi vậy để theo dõi chặt chẽ tình hình biến đổi cũng như số hiện có của NVL thì kế toán phải nộp các chứng từ Các chứng từ này là cơ sở

để tiến hành ghi chép phản ánh trên sổ kế toán để có thể kiểm tra sự biến động

và số hiện có của từng nguyên vật liệu Qua đó thực hiện việc bảo quản sử dụng sao cho có hiệu quả đầy đủ cho nhu cầu hoạt động sản xuất

1.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng:

Trong hoạt động SXKD của DN, các NVKTPS liên quan đến việcnhập, xuất vật tư, hàng hoá đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế

độ quy định

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKTngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của bộtrưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm:

- Phiếu nhập kho ( Mẫu 01 - VT );

- Phiếu xuất kho ( Mẫu 02 - VT) ;

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 - VT );

- Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu 08 - VT );

- Hoá đơn ( GTGT ) - MS 01 GTKT - 2LN;

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu 02 - VT );

- Hoá đơn cước phí vận chuyển ( Mẫu 03 - VT );

- Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý ( Mẫu 04 - XKDDL )

Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định

về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu tráchnhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tàichính phát sinh

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước,các DN có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn:

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04 - VT) ;

- Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu 05 - VT );

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 - VT );

1.3.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết

Mỗi loại nguyên vật liệu có vai trò nhất định đối với quá trình sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp Sự thiếu hụt một loại nguyên vật liệu nào đó cóthể làm cho quá trình sản xuất bị ngừng trệ Việc hạch toán và cung cấp đầy

đủ kịp thời các thông tin về tình trạng và sự biến động của từng thứ nguyên

vật liệu là yêu cầu đặt ra cho Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Đáp ứng đượccác yêu cầu này sẽ giúp cho việc quản lý, cung cấp và sử dụng nguyên vậtliệu đạt hiệu quả cao Việc hạch toán NVL phải được tiến hành đồng thời ở cảkho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập xuất Trong thực tế cácDNSX hiện nay tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng DN mà áp dụngphương pháp hạch toán chi

tiết NVL theo một trong ba phương pháp sau:

a Phương pháp ghi thẻ song song:

- Ở kho:

Thủ kho dùng “thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn khocủa từng thứ vật tư hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng Khi nhận chứng từ nhập,xuất vật tư hàng hoá, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từrồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho; cuốingày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho Định kỳ thủ kho gửicác chứng từ nhập - xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư hàng hoá chophòng kế toán

Cuối tháng kế toán lập bảng kê nhập - xuất - tồn, sau đó đối chiếu:

+ Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho

+ Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập -xuất -tồn với số liệutrên sổ kế toán tổng hợp;

+ Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế

: Đối chiếu cuối tháng

- Ưu điểm:Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.

- Nhược điểm: Việc chi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ

tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều

- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những DN có ít chủng loại vật tư, hàng

hoá; việc nhập-xuất diễn ra không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyênmôn của các nhân viên kế toán chưa cao

b Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển

- Ở kho:

Thẻ kho

Sổ kế toán chi tiết

Bảng kê Nhập-xuất-tồn

Sổ kế toán tổng hợp

Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồnkho của từng thứ vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng Khi nhận chứng

từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải tiến hành kiểm tra hợp lý hợp pháp củachứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các chứng

từ đó

- Ở phòng kế toán:

Kế toán sử dụng Sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép cho từng thứ vật tư,hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị Sổ đối chiếu luân chuyểnđược mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư, hàng hoáđược ghi một dòng trên sổ

Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập -xuất kho, kế toán tiến hành kiểmtra và hoàn chỉnh chứng từ Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứvật tư, hàng hoá, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng Hoặc kế toán cóthể lập “bảng kê nhập”, ”bảng kê xuất”

Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ hoặc từ bảng kê để ghi vào “Sổđối

chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng

Việc đối chiếu số liệu đựợc tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ songsong (nhưng chỉ tiến hành vào cuối tháng)

: Đối chiếu cuối tháng

- Ưu điểm : Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một

lần vào cuối tháng

- Nhược điểm: phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa thủ kho và

phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng: việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng

kế toán chỉ tiến hành được vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của

kế toán

- Điều kiện áp dụng: thích hợp với những DN có chủng loại vật tư hàng hoá

ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày;phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế

Thẻ kho

chuyển

Sổ kế toán tổng hợp

c Phương pháp ghi sổ số dư:

- Ở kho:

Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho tương tự nhưhai phương pháp trên Nhưng cuối tháng, thủ kho còn sử dụng số số dư để ghichép số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng Sổ số

dư do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm Cuối mỗi tháng, sổ số dư đượcchuyển cho thủ kho để ghi số lượng hàng tồn kho trên cơ sở số liệu từ các thẻkho

- Ở phòng kế toán:

Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên ”Thẻ kho” của thủ kho

và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho Sau đó, kế toán ký xác nhận vàotừng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ

Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng

từ và tổng hợp giá trị (giá hạch toán) theo từng nhóm, loại vật tư, hàng hoá đểghi chép vào cột “Số tiền” trên phiếu “Giao nhận chứng từ”, số liệu này đượcghi vào ”Bảng kê luỹ kế nhập” và “Bảng kê luỹ kế xuất” vật tư hàng hoá.Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê luỹ kế nhập, luỹ kế xuất để cộng tổng số tiềntheo từng nhóm vật tư hàng hoá để ghi vào “Bảng kê nhâp -xuất -tồn” Đồngthời, sau khi nhận được “ Sổ số dư ” do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứvào cột số dư về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm vật tư, hànghoá tương ứng để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền Kế toán đốichiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của ” Sổ số dư” với cột trên “Bảng kênhập -xuất - tồn” Đối chiếu số liệu trên “Bảng kê nhập -xuất - tồn” với sốliệu trên sổ kế toán tổng hợp

- Nhược điểm:

+ Kế toán chưa theo dõi chi tiết đến từng thứ vật tư, hàng hoá nên để có thôngtin về tình hình nhập, xuất, tồn của thứ vật tư, hàng hoá nào thì căn cứ vào sốliệu trên thẻ kho

+ Việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rấtphức tạp

- Điều kiện áp dụng:

+ Phù hợp với các DN có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá, việc nhập xuất

diễn ra thường xuyên;

+ DN đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng được hệ thốngdanh điểm vật tư hàng hoá hợp lý Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ

kế toán vững vàng

1.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu:

Để hạch toán NVL, kế toán của các DN có thể áp dụng phương pháp kêkhai thường xuyên (KKTX) hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK).Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của mỗi

DN, vào yêu cầu của công tác quản lý, vào trình độ của cán bộ kế toán vàcũng như quy định của chế độ kế toán hiện hành

1.4.1 Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX:

Trong quá trình sản xuất kinh doanh sử dụng nhiều loại, nhóm, thứnguyên vật liệu khác nhau về vai trò, công dụng, đơn vị tính Để quản lý tốtnguyên vật liệu các nhà quản trị doanh nghiệp không những cần thông tin chitiết mà còn cần phải nắm được những thông tin tổng hợp về hiện trạngnguyên vật liệu tại doanh nghiệp Vì vậy, ngoài hạch toán chi tiết nguyên vậtliệu, doanh nghiệp cần phải hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu

Để hạch toán NVL, kế toán của các DN có thể áp dụng phương pháp kêkhai thường xuyên (KKTX) hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK).Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của mỗi

DN, vào yêu cầu của công tác quản lý, vào trình độ của cán bộ kế toán vàcũng như quy định của chế độ kế toán hiện hành.

1.4.1.1 Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên:

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phảnánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm hàng tồn kho một cáchthường xuyên liên tục trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho

Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàngtồn kho một cách kịp thời, cập nhật Theo phương pháp này, tại bất kỳ thờiđiểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho củatừng loại hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng

1.4.1.2 Tài khoản sử dụng:

Để phản ánh số liệu hiện có và tình hình tăng, giảm của các loại NVLtại kho của DN, kế toán sử dụng các TK dưới đây:

a) Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường

* Nội dung: TK này dùng để theo dõi các loại NVL mà DN đã mua, đãthanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán, đã thuộc quyền sở hữu của DNnhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi cho người bán)

* Kết cấu TK 151 " Hàng mua đang đi đường"

- Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường tăng

- Bên Có: Phản ánh giá trih hàng mua đang đi đường kỳ trước đã nhậpkho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng

- Dư Nợ: Phản ánh trị giá vật tư, hàng hoá đi đường cuối kỳ

b) Tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu

* Nội dung: TK này phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm NVLtheo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế)

TK 152 có thể được mở thành các TK cấp 2, để kế toán chi tiết theotừng loại NVL phù hợp với cách phân loại nội dung kinh tế và yêu cầu kếtoán quản trị của DN bao gồm:

- Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL trong kỳtheo giá thực tế ( giảm do xuất dùng, xuất bán, xuất đem đi góp vốn liêndoanh, thiếu hụt, giảm giá được hưởng, chiết khấu mua hàng, hàng mua trảlại )

- Dư Nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ

c) TK 133 " Thuế GTGT được khấu trừ "

* Nội dung: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và còn được khấu trừ

+ Phản ánh số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ

+ Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được Nhà nước hoàn trả trongtrường hợp thuế đầu ra < thuế đầu vào

+ Phản ánh thuế GTGT của hàng mua trả lại cho người bán

- Dư Nợ: phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ chưa được thanh toán

TK 133 có hai TK cấp 2:

TK 1331" Thuế GTGT được khầu trừ của hàng hoá - dịch vụ "

TK 1332 " Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ "

d) TK 331 - Phải trả người bán

* Nội dung: TK này được sử dụng để thanh toán giữa DN với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, lao vụ theo hợp đồng kinh doanh đã ký kết

* Tuỳ theo yêu cầu quản lý của DN, TK 331 " Phải trả người bán " cầnđược mở chi tiết cho từng đối tượng cụ thể, từng người bán, từng người nhậnthầu

* Kết cấu:

- Bên Nợ:

+ Số tiền đã trả cho người bán ( kể cả tiền đặt trước)

+ Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trảlại được người bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả cho người bán

+ Các nghiệp vụ phát sinh khác làm giảm số nợ phải trả

Có tổng hợp lại để ghi vào chỉ tiêu " Phải trả cho người bán - Mã số 313 ",không được bù trừ cho nhau

Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số TK liênquan khác như TK 111, TK 112, TK 621, TK 627, TK641

1.4.1.3 Hạch toán tổng hợp tăng giảm NVL

Trình tự hạch toán có thể khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ: 04 Sơ đồ hạch toán tổng quát NVL theo phương pháp KKTX

(tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)

DN sử dụng không hết nhập lại kho

TK151 Xuất NVL mang đi góp

Nhập NVL đi đường vốn, cấp cho cấp dưới

kỳ trước TK 412, 1381

TK 411 Đánh giá giảm NVL, phát

NVL cấp trên cấp hay hiện thiếu khi kiểm kê

nhận góp vốn liên doanh TK 1388, 154

TK 154 NVL cho vay, mang

Nhập kho NVL do tự SX đi gia công chế biến

thuê ngoài gia công chế biến TK 632,157

TK 412, 3381 Xuất NVL đi bán, gửi

Đánh giá tăng NVL, kiểm bán

kê phát hiện thừa

* Đối với DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không phải nộp thuế GTGT thì việc hạch toán các nghiệp vụ tăng, giảm NVL cũng được tiến hành tương tự như trong các DN tình thuế GTGT theo phương phápkhấu trừ, chỉ khác trong giá thực tế vật liệu bao gồm các thuế GTGT đầu vào.

1.4.2 Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK:

1.4.2.1 Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ:

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không phản ánhthường xuyên, liên tục tình hình tăng, giảm vật tư ở các TK hàng tồn kho màchỉ cần phản ánh giá trị tồn đầu kỳ và cuối kỳ của vật liệu Theo phương phápnày, hàng ngày việc nhập hàngđược phản ánh ở TK611-Mua hàng Việc xácđịnh trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá xuất kho không căn cứ vào cácchứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theocông thức:

Số lượng hàng Số lượng hàng Số lượng hàng Số lượng hàng xuất kho = tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ - tồn cuối kỳ

1.4.2.2 Tài khoản sử dụng:

Để ghi chép kế toán NVL theo phương pháp KKĐK, kế toán sử dụng các TKdưới đây:

* Tài khoản 152-Nguyên vật liệu

Tài khoản này không phản ánh tình hình nhập xuất NVL trong kỳ mà chỉdùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế NVL tồn kho cuối kỳ, tồn kho đầu kỳ

Kết cấu chủ yếu của TK 152 như sau:

Nợ TK152-Nguyên vật liệu Có -Kết chuyển trị giá vốn thựctế của -Kết chuyển trị giá vốn thực tế của

NVL tồn kho cuối kỳ NVL tồn kho đầu kỳ

Số dư Nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ

* Tài khoản 611-Mua hàng

Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá tăng, giảmtrong kỳ

Kết cấu chủ yếu của TK 611 như sau:

Tài khoản này không có số dư, được mở chi tiết theo hai TK cấp 2:

- TK6111-Mua NVL, công cụ dụng cụ

- TK6112 - Mua hàng hoá

Ngoài hai TK trên đây kế toán còn sử dụng các TK liên quan khácgiống phương pháp KKTX như : TK111, TK112, TK142, TK242, TK621,K641, TK642,

1.4.2.3 Phương pháp hạch toán:

* Đối với DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ :

Trình tự hạch toán có thể khái quát theo sơ đồ sau

Sơ đồ: 05 Sơ đồ kế toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

TK151,152 TK611 TK151,152

Kết chuyển VL tồn đầu kỳ Kết chuyển VL tồn cuối kỳ

TK111,112,331 TK111,112,331 Giá trị VL nhập kho Các khoản được giảm trừ TK133(1331)

ThuếGTGT TK621,622 được khấu trừ Xuất dùng cho sản xuất

TK411

Nhận góp vốn liên doanh TK632 góp cổ phần Xuất bán

TK711 TK128,222 Được quyên tặng Xuất góp vốn liên doanh

* Đối với DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc khôngphải nộp thuế GTGT thì việc hạch toán các nghiệp vụ tăng, giảm NVL cũngđược tiến hành tương tự như trong các DN tính thuế GTGT theo phương phápkhấu trừ, chỉ khác trong giá thực tế vật liệu bao gồm cả thuế GTGT đầu vào

1.5 Tổ chức kiểm kê và hạch toán kết quả kiểm kê, đánh giá NVL.

1.5.1 Kế toán kiểm kê NVL:

Tổ chức kiểm kê NVL được tiến hành theo quy định chung của Nhànước về việc lập Báo cáo kế toán, Bảng cân đối và là quy định về hạch toánNVL của DN Công tác kiểm kê nhằm xác định chính xác số lượng, chấtlượng, giá trị của từng loại NVL hiện có tại DN, kiểm tra tình hình bảo quảnnhập - xuất và sử dụng, phát hiện kịp thời và xử lý các trường hợp hao hụt, hưhỏng, ứ đọng, mất mát, kém phẩm chất Công tác kiểm kê phải được tiến hànhđịnh kỳ 6 tháng, 1 năm trước khi lập báo cáo quyết toán do ban kiểm kê tàisản của DN tiến hành Ban kiểm kê sử dụng các phương tiện cân, đo, đong,đếm xác định số lượng NVL có mặt tại kho vào thời điểm kiểm kê và đồngthời xác định về mặt chất lượng của từng loại Kết quả kiểm kê sẽ được ghivào biên bản kiểm kê ( Mẫu số 08 - VT) Biên bản được lập cho từng kho,từng địa điểm sử dụng, từng người phụ trách Kết quả kiểm kê được gửi lêncho phòng kế toán đối chiếu với sổ sách

Sơ đồ: 06

Sơ đồ hạch toán NVL thừa, thiếu khi kiểm kê

TK 711 TK 152 TK 621, 627,641

NVL thừa xác định NVL thiếu do cân đo

Là của DN đong đếm sai

TK 642

TK 338 (3381)

NVL thừa chưa rõ NVL thiếu trong định mức

Nguyên nhân chờ xử lý hay ngoài định mức nhưng

được cấp thẩm quyền cho

phép tính vào chi phí KD

TK111,334, 1388 Bắt người phạm lỗi bồi

Thường số NVL thiếu

TK138(1381) NVL thiếu chưa rõ nguyên

Nhân chờ xử lý

1.5.2 Kế toán đánh giá lại NVL

Khi đánh giá lại làm tăng giá trị NVL, kế toán căn cứ vào khoản chênh lệch

để ghi: Nợ TK 152 " Nguyên liệu, vật liệu "

Có TK 412 " Chênh lệch đánh giá lại tài sản "

Khi đánh giá lại làm giảm giá trị NVL, căn cứ khoản chênh lệch giảm để ghi:

Nợ TK 412 ( Khoản chênh lệch )

Có TK 152 " Nguyên liệu, vật liệu "

1.6 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Dự phòng giảm giá được lập cho các loại vật liệu, nguyên liệu chínhdùng cho sản xuất, các loại vật tư hàng hoá, thành phẩm tồn kho để bán màgiá bán trên thị trường thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán Nhứng loạivật tư hàng hoá này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu của DN, có chứng

cứ hợp lý chứng minh giá vốn vật tư, hàng hoá tồn kho

Việc lập dự phòng có ý nghĩa quan trọng cả về phương diện kinh tế vàphương diện tài chính :

- Trên phương diện kinh tế: Việc lập dự phòng giúp DN phản ánh chínhxác hơn giá trị tài sản của DN Dự phòng được ghi nhận như một khoản chiphí làm giảm lợi nhuận trước thuế, do đó giảm thuế thu nhập DN

- Trên phương diện tài chính: Dự phòng có tính chất như một nguồn tàichính của DN, tạm thời nằmg trong các TSLĐ trước khi sử dụng thực thụ.Nếu DN tích luỹ được một số đáng kể, số này được sử dụng để bù đắp cáckhoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ cho các khoản chi phí khicác chi phí này phát sinh ở niên độ sau

Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định theo công thức sau

Kế toán sử dụng TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để hạchtoán Tài khoản này có nội dung kết cấu như sau:

- Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá

- Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá

- Dư Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn

TK 159 được mở chi tiết theo từng loại hàng tồn kho

Mức dự phòng Số lượng hàng Mức giảm

cần lập năm = kho i cuối X giá của

tới cho hàng tồn niên độ hàng tồn

kho i kho i

Sơ đồ: 07

Sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

TK 632 TK 159 TK 632

Hoàn nhập dự Trích lập dự phòng

phòng vào cuối giảm giá hàng tồn

niên độ kế toán kho cho năm sau

1.7 Các hình thức sổ kế toán áp dụng ở các DN Việt Nam.

1.7.1 Khái niệm

Hình thức sổ kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán, bao gồm số lượng

sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ được sử dụng để ghi chép,tổng hợp, hệ thống hoá số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phươngpháp ghi sổ nhất định, nhằm cung cấp các tài liệu có liên quan đến các chỉtiêu kinh tế tài

chính, phục vụ việc thiết lập các báo cáo kế toán

Mỗi hình thức sổ kế toán được quy định một hệ thống sổ kế toán liên quan DN phải căn cứ vào hệ thống sổ sách kế toán do bộ tài chính quy định

để lựa chọn, áp dụng một hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán mà DN

1.7.2 Hình thức sổ kế toán nhật ký chung:

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung tất cả các nghiệp

vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ nhật

ký chung, theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó, sau đólấy số liệu trên các sổ nhật ký để chuyển ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phátsinh Hình thức này sử dụng các loại sổ sách kế toán chủ yếu: sổ nhật kýchung ( hoặc sổ nhật ký đặc biệt ), sổ cái, sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ: 08

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

: Đối chiếu kiểm tra

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối TK

Báo cáo tài chính

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ nhật ký đặc biệt

Sổ quỹ

1.7.3 Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái:

Đặc trưng cơ bản của hình thức này là các NVKTPS được kết hợp ghitheo thứ tự thời gian và theo nội dung kinh tế( theo tài khoản kế toán) trêncùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký -sổ cái Căn cứ ghivào sổ nhật ký-sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc.Theo hình thức này, kế toán NVL sử dụng các mẫu sổ sau:

+ Sổ tổng hợp có: sổ nhật ký-sổ cái

+ Sổ chi tiết gồm: Thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu

1.7.4 Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ:

Nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chứng từ là:

- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của cáctài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tàikhoản đối ứng nó

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các NVKTPS theo trình tự thời gian với hệthống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế(theo tài khoản)

- Kết hợp rộng rãi viêc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng 1

sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

- Sử dụng các mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh

tế tài chính và lập báo cáo tài chính

Theo hình thức này, kế toán sử dụng các mẫu sổ sau:

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Bảng kê

Nhật ký chứng từ

Thẻ, sổ kế toán chi tiết

Sổ cái

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo kế toán

Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối kế toán

Báo cáo kế toán

CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

VÀ SẢN XUẤT VẬT LIỆU NAM THẮNG 2.1 Tổng quan về công ty cổ phần đầu tư xây dựng và sản xuất vật liệu Nam Thắng.

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần đầu tư xây dựng và sản xuất vật liệu Nam Thắng.

Năm 1954, sau khi hoà bình lập lại trên miền Bắc, thực hiện chính sáchcủa Đảng và Nhà nước - Khôi phục lại nền kinh tế và bước đầu xây dựngCNXH Xí nghiệp vật liệu Nam Thắng do tư nhân quản lý được quốc hữu hoá

để trở thành xí nghiệp gạch lát Nam Thắng và trực thuộc thành phố Hà Nộiquản lý Tại thời điểm đó, xí nghiệp nằm ở nhiều địa điểm khác nhau như:Khu vực bãi Phúc Xá, Chợ Gạo, Đáp Cầu, phía sau ga Hàng Cỏ sản phẩmlúc đó chủ yếu là gạch xây, gạch lát nền

Quá trình phát triển của xí nghiệp có những sự thay đổi quan trọng

Ngày 12/9/1984 sáp nhập 2 xí nghiệp: Sản xuất xi măng Hà Nội vàgạch lát Nam Thắng thành một xí nghiệp lấy tên là: Xí nghiệp gạch lát ximăng Hà Nội, trực thuộc sở Xây Dựng Hà Nội, theo quyết định số 4019/QĐ-TCCQ ngày 12/9/1984 của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội

Năm 1991 vì thương hiệu trên thương trường nên xí nghiệp được đổilại tên là xí nghiệp gạch lát Nam Thắng

Năm 1994, UBND thành phố Hà Nội ra quyết định sáp nhập xí nghiệpvật liệu Đại La vào xí nghiệp gạch lát Nam Thắng và đổi tên thành công tyvật liệu xây dựng Nam Thắng, theo quyết định số2523/QĐ-UB ngày12/10/1994

Năm 1999, theo chủ trương cổ phần hoá của Đảng và Nhà nước công

ty

được triển khai cổ phần hoá 100 % và đổi tên thành công ty cổ phần đầu tưxây dựng và sản xuất vật liệu Nam Thắng theo quyết định số 5609/QĐUBngày 22/12/1999 và số 514 QĐUB ngày 3/2/2000 Trụ sở chính của công tyđặt tại dốc Vĩnh Tuy- phường Vĩnh Tuy- quận Hai Bà Trưng - Hà Nội Công

ty hoạt động với số vốn điều lệ là 6.500.000.000 đồng, số cổ phiếu phát hành

là 65.000 cổ phiếu với mệnh giá 1 cổ phiếu là 100.000 đồng Đại hội cổ đôngcủa công ty đã bầu ra hội đồng quản trị gồm 5 thành viên hoạt động theo điều

lệ của công ty

Là một đơn vị có quy mô lớn, qua nhiều năm hoạt động trong cơ chếthị trường Công ty đã từng bước thích nghi với cơ chế thị trường, khôngngừng phát triển về mọi mặt, nâng cao khối lượng hàng hoá tiêu thụ, doanhthu và lợi nhuận qua các năm

Trong những năm qua công ty cổ phần đầu tư xây dựng và sản xuất vậtliệu Nam Thắng đã khắc phục và vượt qua những khó khăn trong quá trìnhhoạt động kinh doanh Công ty đã hoàn thành tốt các nhiệm vụ cấp trên giao

và nhiều lần được tặng bằng khen Hiện nay công ty đã trở thành đơn vị cungứng chủ yếu các loại vật liệu xây dựng cho các tỉnh miền Bắc và từng bước

mở rộng thị trường vào miền Trung và miền Nam

Sau một chặng đường dài, trải qua những khó khăn thử thách với sựphấn đấu hết mình của ban lãnh đạo công ty cũng như tập thể cán bộ côngnhân viên của công ty nên công ty ngày càng phát triển vững mạnh Chúng ta

có thể nhận thấy những cố gắng và kết quả đạt được của công ty trong nhữngnăm gần đây thông qua một số chỉ tiêu sau:

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty cổ phần đầu tư xây dựng và sản xuất vật liệu xây dựng Nam Thắng

Công ty CPĐTXD&SXVL Nam Thắng là một DN có qui mô sản xuấtlớn, phạm vi hoạt động là sản xuất các loại vật liệu xây dựng cao cấp để phục

vụ cho nhu cầu trong nước và xuất khẩu

- Cung ứng và kinh doanh các loại vật liệu xây dựng

- Lập các dự án đầu tư và xây dựng công nghiệp dân dụng, giao thông, thuỷlợi, kỹ thuật hạ tầng vừa và nhỏ

- Trang trí nội ngoại thất

- Tư vấn và chuyển giao công nghệ sản xuất vật liệu xây dựng

Là một công ty cổ phần do các cổ đông góp vốn, công tyCPĐTXD&SXVL Nam Thắng là một DN tự chủ về tài chính, hạch toán kinh

tế độc lập có tư cách pháp nhân và có con dấu riêng để giao dịch, được tổchức hoạt động theo điều lệ công ty đã được đại hội đồng thành lập thông quangày 30/10/1999 trong khuôn khổ hiến pháp và pháp luật của nhà nước Công

ty được đặt dưới sự quản lý của UBND thành phố Hà Nội

Từ ngày có cơ chế thị trường đã mở ra cho công ty một môi trườngkinh doanh thuận lợi Công ty đã hoàn toàn tự chủ trong việc lập ra kế hoạchsản xuất và khai thác nguồn hàng, kế hoạch tiêu thụ vật tư hàng hoá, tự chủtrong ký kết

hợp đồng với bạn hàng trong nước và quốc tế

Tuy nhiên cơ chế thị trường cũng đặt ra cho công ty những nhiệm vụsau:

- Công ty phải tiến hành duy trì các hoạt động kinh doanh một cách có hiệuquả

- Công ty phải đáp ứng tốt nhất nhu cầu thị hiếu của khách hàng về mẫu mã,màu sắc, kiểu dáng của sản phẩm đồng thời cải tiến các hoạt động dịch vụphục vụ khách hàng

- Chấp hành luật pháp nhà nước, thực hiện các chế độ chính sách về quản lý

sử dụng vốn, vật tư, tài sản thực hiện hạch toán kinh tế, bảo toàn và phát triểnnguồn vốn thực hiện nghĩa vụ với nhà nước

- Công ty phải xây dựng và củng cố đội ngũ cán bộ công nhân viên giỏi về

chuyên môn, am hiểu về thị trường

2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty CPĐTXD&SXVL Nam Thắng

2.1.3.1 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của công ty CP ĐTXD& SXVL Nam Thắng

Hội đồng quản trị là cơ quan tối cao quyết định mọi vấn đề liên quan đến mụcđích quyền lợi của công ty Bộ máy quản lý thừa hành chủ trương của hộiđồng quản trị bao gồm:

- Giám đốc và hai phó giám đốc

* Giám đốc: Chịu trách nhiệm chỉ đạo chung trong toàn công ty ngoàiviệc uỷ quyền cho các phó giám đốc, giám đốc còn chỉ đạo trực tiếp cácphòng ban

* Hai phó Giám đốc là người giúp việc trực tiếp cho giám đốc, trực tiếpchỉ đạo về mặt nghiệp vụ, các bộ phận hoạt động trong phạm vi trách nhiệmcủa mình

+ Phó giám đốc phụ trách sản xuất - công nghệ: trực tiếp phụ tráchphân xưởng sản xuất

+ Phó giám đốc thi công: phụ trách bộ phận xây dựng cơ bản, trực tiếpphụ trách xí nghiệp xây lắp

* Các phòng ban trong công ty bao gồm:

- Phòng Hành chính - tổ chức lao động:

Có chức năng quản lý và thực hiện toàn bộ công tác hành chính trongCông ty theo quy định chung về pháp lý hành chính hiện hành của Nhà nước,xây dựng kế hoạch quản lý tổ chức lao động tiền lương, định mức lao động,