KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

Tài liệu này nói về sự quan trọng của việc quản lý thời gian , cũng như mục tiêu trong cuộc sống của bạn và trong tài liệu cũng đưa ra những phương pháp hiệu quả sẽ giúp ích cho bạn có một cuộc sống đúng hướng và thành công.

Người hướng dẫn: Lương Nhung

Di động: 0933 400 546

Email: luongnhung2911@yahoo.com

MÔ HÌNH QUẢN LÝ THỜI GIAN

Quản lý cách thức giao tiếp

(Your communications)

Quản lý không gian làm việc

(Where you work)

Quản lý công việc của bạn

(What you do)

Quản lý cách thức làm việc với

Kiểm soát tốt hơn việc sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó.

Sắp xếp và sử dụng hiệu quả nhất thời gian của mình

Thế nào là QLTG?

Kỹ năng quản lý thời gian là

khả năng con người sử dụng

thời gian một cách hiệu quả

nhằm đạt được mục đích của

mình thông qua việc lên kế

hoạch, tổ chức và kiểm tra

việc sử dụng thời gian một

cách tối ưu

Tầm quan trọng của QLTG

Một ngân hàng mỗi ngày cho vào ngân quỹ của bạn 86.400$

Số dư tài khoản không cho phép chuyển từ ngày này qua ngày khác

Mỗi buổi chiều, ngân hàng hủy bỏ hết số dư bạn chưa dùng

Bạn sẽ làm gì với số tiền đó?

Số tiền đó chính là ………

Tầm quan trọng của QLTG

Một ngân hàng mỗi ngày cho vào ngân quỹ của bạn 86.400$

Số dư tài khoản không cho phép chuyển từ ngày này qua ngày khác

Mỗi buổi chiều, ngân hàng hủy bỏ hết số dư bạn chưa dùng

Bạn sẽ làm gì với số tiền đó?

Số tiền đó chính là thời gian bạn có: 86.400 giây/ngày

Bạn đã dùng hết thời gian của mình chưa?

Ý nghĩa TG

Muốn biết ý nghĩa của một thiên niên kỉ, hãy hỏi những người làm lịch.

Muốn biết ý nghĩa của một thế kỉ, hãy hỏi những nhà sử học.

Muốn biết ý nghĩa của một thập kỉ, hãy hỏi những nhà kinh tế.

Muốn biết ý nghĩa của một năm, hãy hỏi những sinh viên vừa thi rớt đại học Muốn biết ý nghĩa của một tháng, hãy hỏi những bà mẹ sinh con thiếu tháng Muốn biết ý nghĩa của một tuần, hãy hỏi những người làm báo cách tuần.

Muốn biết ý nghĩa của một ngày, hãy hỏi những người cặp tình nhân đang xa nhau.

Muốn biết ý nghĩa của một giờ, hãy hỏi những người Việt Nam đang hẹn

nhau.

Muốn biết ý nghĩa của một phút, hãy hỏi những người vừa trễ xe lửa.

Muốn biết ý nghĩa của một giây, hãy hỏi những người vừa thoát khỏi một tai nạn chết người.

Và cuối cùng, muốn biết ý nghĩa của một phần nghìn giây, hãy hỏi những

người đoạt huy chương bạc trong các cuộc chạy đua Olympic."

Bạn còn bao nhiêu thời gian?

Giả sử tuổi thọ của bạn là 70 tuổi

“ Khi về già, người ta thường không hối tiếc vì những gì họ đã làm,

mà hối tiếc vì những gì họ KHÔNG LÀM.”

1 Làm việc không có kế hoạch

2 Mục đích không rõ ràng

3 Đặt quá nhiều mục tiêu

4 Giám sát quá chặt chẽ

5 Lo lắng thái quá

6 Có quá nhiều việc giấy tờ

7 Theo chủ nghĩa hoàn hảo

8 Vòng vo

9 Sửa sai

10 Trì hoãn công việc

11 Thời gian chờ đợi

12 Dự các cuộc họp vô bổ

13 Tức giận

14 Có quá nhiều giao tiếp xã hội

“Kẻ móc túi” thời gian

1 Giả sử, kỳ nghỉ đến Thái Lan của bạn bị công ty du lịch hủy bỏ, bạn sẽ làm gì?

a Lúc đầu bạn quyết định ở nhà nhưng vào phút chót bạn đặt vé online để đi

du lịch ở một địa điểm khác

b Bạn coi đó như một cơ hội để sắp xếp lại một số công việc

c Bạn sẽ tìm ngay một tour du lịch tương tự ở một công ty lữ hành khác

2 Chỉ còn năm phút nữa là đến giờ họp và sếp bất ngờ yêu cầu bạn thuyết trình trong buổi họp Bạn sẽ xử lý tình huống này thế nào?

a Tuyệt! Đó sẽ là cơ hội để bạn thể hiện khả năng và phong cách làm việc

chuyên nghiệp của mình

b Bạn hoảng sợ và muốn sếp yêu cầu nhân viên khác

c Bạn miễn cưỡng chấp nhận nhưng bạn cũng lo không thể hoàn thành tốt

công việc

Trắc nghiệm Kỹ năng QLTG hiện tại của bạn

3 Bạn có chiến lƣợc gì mỗi lần tới siêu thị không?

a Chắc chắn rồi, bạn sẽ lập một danh sách những thứ cần mua và tuân thủ

c Bạn sẽ phân chia thời gian thật hợp lý để có thể tham dự mọi cuộc vui

Trắc nghiệm Kỹ năng QLTG hiện tại của bạn

5 Nhóm bạn của bạn đến chơi và ra về khi rất khuya Bạn sẽ xử lý thế nào với cốc chén bát đĩa vừa sử dụng?

a Vì quá mệt, bạn sẽ dọn chúng ra bồn rửa rồi đi ngủ

b Bạn đã quá mệt và quyết định trì hoãn mọi việc tới sáng hôm sau

c Dù mệt mỏi, bạn sẽ dọn dẹp và rửa tất cả số cốc chén để sáng mai thức dậy

không phải lo nghĩ đến việc đó

6 Bạn rất thích xem một bộ phim dài tập chỉ chiếu vào cuối tuần, bạn

sẽ…?

a Hủy mọi lịch hẹn để ở nhà xem phim bạn yêu thích

b Sẽ cố thu xếp thời gian để xem nhưng nếu quá bận bạn sẽ xem lại trên

Internet

c Đôi khi vẫn bỏ lỡ một vài tập

Trắc nghiệm Kỹ năng QLTG hiện tại của bạn

7 Bạn phát hiện chiếc váy (chiếc quần) mới mua hôm qua bị hỏng khóa dù chƣa một lần mặc nó và nhớ ra chỉ cần có hóa đơn thanh toán bạn có thể đổi nó Bạn sẽ làm gì?

a Thật không may vì bạn không nhó đã để tờ hóa đơn ở đâu và quyết định lật

tung cả căn phòng của mình để tìm nó

b Để tiết kiệm thời gian, bạn sẽ tự mang nó đi sửa vì bạn không nhớ đã để

hóa đơn ở đâu

c Vì bạn biết chính xác tờ hóa đơn ở đâu nên bạn sẽ đi đổi váy ngay hôm đó

Trắc nghiệm Kỹ năng QLTG hiện tại của bạn

Nếu đáp án của bạn đa phần là đáp án A

Kết quả trắc nghiệm

Nếu đáp án của bạn đa phần là đáp án B

Kết quả trắc nghiệm

Nếu đáp án của bạn đa phần là đáp án C

Kết quả trắc nghiệm

Quản lý công việc

của bạn

(What you do)

4 thế hệ quản trị thời gian

Thiết lập mục tiêu cá nhân

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC CỦA BẠN

4 THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỜI GIAN

 Ma trận quản trị thời gian

 Lịch tuần cá nhân

MA TRẬN QUẢN TRỊ THỜI GIAN (Time Management Matrix)

2

MA TRẬN QUẢN TRỊ THỜI GIAN (Time Management Matrix)

2

• Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần làm.

• Bước 2: Phân loại các công việc thành 4 nhóm dựa trên 2 tiêu chí khẩn cấp và quan trọng, đưa vào ma trận quản trị thời gian.

• Bước 3: Bố trí thời gian và cách giải quyết công việc thích hợp cho từng nhóm.

SẮP XẾP THỨ TỰ ƢU TIÊN

VÍ DỤ MA TRẬN QUẢN TRỊ THỜI GIAN

LỊCH TUẦN CÁ NHÂN

LỊCH TUẦN CÁ NHÂN (Mẫu)

THIẾT LẬP MỤC TIÊU

Mục tiêu = Kết quả mong muốn của một mục đích + Thời

hạn để thực hiện.

Thiết lập mục tiêu là quá trình quyết định về một cái gì

đó mà bạn muốn, lên kế hoạch để đạt được nó và hành

động để đến mục tiêu đó – Theo Wikipedia

TẦM QUAN TRỌNG CỦA TLMT

Xin hãy chỉ tôi

đường cho tôi

Tôi cũng không

biết phải đi đâu

Cô muốn đi

đâu?

Thế thì cô đi đâu

mà chẳng được

- Mục tiêu về học tập và nghề nghiệp

- Mục tiêu về sức khỏe và thể thao

- Mục tiêu về tài chính và lối sống

- Mục tiêu về gia đình và xã hội

BỐN LĨNH VỰC CUỘC SỐNG NÊN XĐMT

-Không thấy tầm quan trọng của việc thiết lập mục tiêu-Không biết cách thiết lập mục tiêu

-Sợ thất bại

-Sợ chê cười

VÌ SAO KHÔNG CÓ MỤC TIÊU

7 TRÍ THÔNG MINH

minh này bao gồm khả năng đọc viết và giao tiếp bằng các từ

7 TRÍ THÔNG MINH

minh này đòi hỏi khả năng nhận biết các kiểu mẫu, suy luận và suy nghĩ theo cách lo-gic.

7 TRÍ THÔNG MINH

3 Trí thông minh

minh này là khả năng

suy nghĩ bằng hình

ảnh và tưởng

tượng ra được kết

quả.

7 TRÍ THÔNG MINH

giúp cho con người có khả năng sáng tác âm nhạc, hát và sử dụng các nhịp điệu để học.

7 TRÍ THÔNG MINH

này bao gồm cả khả năng dùng những hoạt động của cơ thể để giải quyết vấn đề.

7 TRÍ THÔNG MINH

phân tích và suy ngẫm về các vấn đề một cách độc lập.

HOẠCH ĐỊNH MỤC TIÊU

NGUYÊN LÝ CỦA THIẾT LẬP MỤC TIÊU

Ý tưởng bức tranh Kiệt tác vô giá

Kế hoạch thành lập công ty Công ty bền vững

Mục tiêu nghề nghiệp Công việc như ý muốn

Mục tiêu cá nhân Thành tựu cuộc sống

NGUYÊN LÝ CỦA THIẾT LẬP MỤC TIÊU

Bạn muốn cuộc đời của bạn như thế nào?

Đây là nơi an giấc ngàn thu của một người đã qua đời năm 80 tuổi nhưng đã chết từ năm 55 tuổi.

Đây là nơi an giấc ngàn thu của một người đã qua đời năm 80 tuổi và đã chết năm 80 tuổi.

Đây là nơi an giấc ngàn thu của một người đã qua đời năm 30 tuổi nhưng đến giờ vẫn chưa chết.

Chúng ta có quyền sử dụng

TRÍ TƯỞNG TƯỢNG & ÓC SÁNG TẠO

để viết lại những kịch bản mới hiệu quả hơn, phù hợp hơnvới giá trị sâu sắc nhất và những nguyên tắc đúng đắn nhất

Điều gì là quan trọng nhất trong cuộc sống của bạn?

Điều gì là quan trọng nhất trong cuộc sống của bạn?

Điều gì là quan trọng nhất trong cuộc sống của bạn?

CÁC ĐIỂM LƯU Ý KHI THIẾT LẬP

MỤC TIÊU CÁ NHÂN

Phương pháp thiết lập mục tiêu là:

- Xác định rõ mục tiêu mà bạn muốn đạt được

- Phân biệt điều nào là quan trọng trong mớ hỗn độn

- Tạo động lực giúp bạn đạt được mục tiêu

- Xây dựng lòng tin cho bạn dựa trên những kết quả đạt được

NGUYÊN TẮC KHI THIẾT LẬP MỤC TIÊU

- Đặt mình trong môi trường áp lực

- Ghi mục tiêu ra giấy và dán lên tường

- Đọc nó mỗi ngày

- Hướng về mục tiêu để hành động

- Xem việc hoàn thành mục tiêu là một thói quen

-Tham vọng của bạn là gì?

-Hoạch định tương lai trong 1 năm,

-Xác định mục tiêu nào quan trọng nhất?

VẼ SƠ ĐỒ CUỘC ĐỜI

DOANH NHÂN CÓ CÂU

“BẠN MUỐN TRỞ THÀNH ĐẠI BÀNG THÌ

TRƯỚC TIÊN BẠN PHẢI ĂN THỨC ĂN CỦA ĐẠI BÀNG

VÀ TẬP VỖ CÁNH NHƯ ĐẠI BÀNG”

HÃY TẠO NÊN THÀNH TỰU

CHO CHÍNH BẠN

HÃY LÀM VIỆC CHĂM CHỈ

HÃY TỪ BỎ NHỮNG THÓI QUEN XẤU

BIẾT LẮNG NGHE NHỮNG LỜI

KHUYÊN CHÂN THÀNH

CHỌN BẠN MÀ CHƠI

(Thạch Sanh thì ít, Lý Thông thì nhiều)

BIẾT CHẤP NHẬN THỬ THÁCH

DŨNG CẢM KHI ĐỐI MẶT VỚI KẺ THÙ

HÃY DŨNG CẢM CHẤP NHẬN SỰ THẬT

“Dẫu đường đời vẫn còn

nhiều sóng gió …”

Nhưng đừng để cho ngoại cảnh tác động

BÌNH TĨNH KHI NHIỀU ĐIỀU BẤT NGỜ

XẢY RA

HÃY NHÌN VỀ PHÍA BÌNH MINH KHI

TUYỆT VỌNG

… VỀ TÌNH YÊU …

… VỀ TÌNH YÊU …

To be continued…