1 CÁC YẾU TỐ CỦA MỘT BẢN KẾ HOẠCH DỰ ÁN Một bản kế hoạch dự án đầy đủ phải tập hợp được tất cả các thông tin từ các tiến trình hoạch định theo một cách trật tự, nhất quán. PM có thể tổ chức các thông tin này theo nhiều cách. Nhiều tổ chức sử dụng các khuôn mẫu chuNn để xây dựng bản kế hoạch này. Mặc dù cách thức trình bày và cấu trúc có thể khác nhau, song các yếu tố cơ bản của một bản kế ho ạch dự án thường như sau : Các thông tin quản lý liên quan đến việc tổ chức và điều chỉnh xem xét lại tài liệu Kết quả của các tiến trình hoạch định Các khuôn mẫu hay các phiếu kiểm tra có thể được sử dụng để quản lý dự án Các tài liệu tham chiếu Phụ lục Không có một tiêu chuNn bắt buộc về trình tự trình bày các phần này, mà có thể thay đổi tùy theo từng tổ chức. N ếu doanh nghiệp có văn phòng quản lý dự án (PMO) thì có thể các kế hoạch dự án sẽ tuân theo khuôn mẫu chuNn. N ếu không có khuôn mẫu chuNn, PM có thể sử dụng các kế hoạch của các dự án trước đó để xây dựng kế hoạch của mình. Tuy nhiên sử dụng khuôn mẫu quen thuộc với nhiều người thì công tác truyền thông bản kế hoạch sẽ dễ dàng hơn. N ếu đã có một khuôn mẫu thì PM cần xem xét dự án của mình có cần phải trình bày tất cả các yếu tố trong khuôn mẫu hay không. a . Quản lý hành chính Một kế hoạch dự án đầy đủ có thể rất dài dòng. Do đó, để dễ dàng sử dụng và đảm bảo rằng dễ theo dõi các cập nhật, một kế hoạch dự án nên có phần quản lý hành chính gồm: Thông tin về tài liệu: Phần này chứa các thông tin liên quan đến việc cập nhật và duy trì tài liệu. Phần này có thể được xem như là lịch sử của tài liệu liệt kê số hiệu và ngày xem xét sửa đổi tài liệu và các thông tin liên lạc để có được bản sao của tài liệu. Mục lục: mô tả cách thức tổ chức thông tin để người đọc có thể truy cập nhanh một phần nào đó. N ếu PM không có một khuôn mẫu kế hoạch nào đó để theo thì có thể xem các ví dụ từ các dự án khác. Do đó rất hữu ích khi tham khảo kế hoạch này để có thể tố chức dữ liệu theo một tr ật tự. b . Kế hoạch Đây là thành phần chính của bản kế hoạch. Bộ phận này thường bao gồm các thành phần như sau: Tóm tắt: Tóm tắt này nhằm mục đích truyền thông với các nhà quản trị cấp cao, những người chịu trách nhiệm thực thi chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp hoặc các quyết định về cấp ngân quỹ cho dự án, và truyền thông cho các nhà quản lý khác có đội ngũ nhân viên mà dự án tác động đến. Phần tóm tắt này nên chứa những thông tin khái quát và diễn giải bằng các từ ngữ dễ hiểu. Phần tóm tắt thường bắt đầu với một phần mô tả ngắn gọn về dự án trong đó giải thích các vấn đề/cơ hội mà từ đó phát sinh dự án. Phần này cũng mô tả mục đích chung của dự án, giải thích mối liên hệ giữa mục tiêu này với mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp, đi kèm với thông tin về ngày hoàn thành mục tiêu và ngân quỹ chung. Mục đích của phần tóm tắt này là giúp cho các nhà quản trị cấp cao có được cái nhìn khái quát về dự án sao cho nắm bắt được nhanh chóng những gì đang diễn ra, nhưng không đi vào chi tiết. Các yêu cầu: liệt kê các yêu cầu về mặt chức năng, kỹ thuật, và kinh doanh của dự án như đã xác định trong phần khởi sự dự án. 2 Phạm vi của dự án: xác định các ranh giới của dự án trên cơ sở các kết quả (sản phNm) đã được khách hàng chấp thuận. Các nhóm hữu quan: phần này xác định rõ các cá nhân hay nhóm chịu trách nhiệm về sự thành công của dự án bao gồm có người bảo trợ, các nhà quản trị chức năng, khách hàng, người sử dụng cuối cùng. Ví dụ: Dự án Chaptal Wineries—BẢN KẾ HOẠCH DỰ ÁN HOÀN CHỈNH Mục lục 1. Tóm tắt 2. Các yêu cầu 3. Phạm vi 4. Các nhóm hữu quan 5. Các nguồn lực cần thiết 6. Các giả định và ràng buộc 7. Các kết quả chính 8. N gân sách 9. Rủi ro 10. Các vấn đề 11. Truyền thông 12. Kế hoạch triển khai 13. Kế hoạch hỗ trợ 14. Kế hoạch đào tạo 1. Tóm tắt: Công ty Chaptal vừa mua một số nhà máy sản xuất rượu ở Pháp, Úc và Chilê. Do đó cần phải kết nối các nhà máy này với nhau để cho nhân viên ở từng địa điểm có thể gửi và nhận thư điện tử cũng như tham khảo lịch làm việc nội bộ. N goài ra, cũng cần phải thiết lập hệ thống mạng nội bộ riêng của Chaptal để thông báo các thông tin quan trọng cho việc kinh doanh chung của toàn bộ hệ thống như số lượng thùng rượu sản xuất, tuổi rượụ, các lưu ý của nhà sản xuất và những thông tin khác. Giám đốc IT của công ty, có trụ sở California, sẽ chịu trách nhiệm triển khai hệ thống (gồm mua sắm các thiết bị, phần mềm, kết nối viễn thông và lắp đặt). 2. Các yêu cầu: A. Lắp đặt các mạng viễn thông T1 ho ặc E1 tại các nhà máy mới, để từ đó chuNn bị địa điểm cho các truyền thông mạng WAN . Các công ty viễn thông và các đại diện của họ sẽ thực hiện phần việc này. B. Thiết lập hệ thống thư điện tử nối liền 4 vị trí, điều này cho phép tất cả các nơi đều có thể gửi mail cho mhau qua hệ thống thư nội bộ, do đó tránh rủi ro đối tượng bên ngoài hệ thống có thể thâm nhập và lấy thông tin kinh doanh của công ty qua email. Tại mỗi địa điểm đều sẽ có một máy chủ thư điện tử. Giám đốc IT của Chaptal sẽ chịu trách nhiệm mua sắm, lắp đặt và chỉ định cấu hình các thiết bị này. C. Thiết lập một mạng nội bộ (intranet). Máy chủ của mạng này sẽ đặt tại Sonoma, California. Máy này sẽ host các trang web thực hiện các chức năng kinh doanh quan trọng như theo dõi thời 3 gian, các lưu ý của nhà sản xuất rượu, các lưu ý khi nếm thử các thùng rượu, các thời kỳ hái nho, các vấn đề dịch bệnh, các lưu ý khi lưu trữ rượu v.v. Giám đốc IT của Chaptal sẽ mua sắm máy chủ và lắp đặt nó. Một nhà thầu phụ sẽ chịu trách nhiệm về phần mềm. D. Kiểm tra (Test ) các kết nối và hướng dẫn người sử dụng. 3. Phạm vi: Dự án này bao gồm các y ếu tố cần thiết để kết nối bốn địa điểm sản xuất của công ty thông qua hệ thống mạng. N goài ra, dự án còn bao gồm việc thiết lập hệ thống thư điện tử với mỗi máy chủ đặt tại từng địa điểm. N goài ra dự án cũng bao gồm một máy chủ cho mạng nội bộ và việc lập trình t ất cả các trang nội bộ cần thiết. Phạm vi dự án cũng tính đến việc mua sắm tất cả các phần cứng, phần mềm cần thiết, cũng như thiết đặt cấu hình, kiểm tra, triển khai. Bảo trì và đào tạo cũng nằm trong dự án. Dự án không bao gồm: hệ thống quản lý tài chính, quản lý nhân sự, hoạt động sản xuất chế tạo (như việc đóng chai và dán nhãn). Hệ thống ERP của công ty đang đảm trách chức năng này. Một dự án khác trong tương lai sẽ triển khai ERP tại các địa điểm mới này. 4. Các nhóm hữu quan: Kim Cox: N gười bảo trợ và là chủ công ty Chaptal Wineries. Guillaume Fourche: Một chuyên gia vùng Bordeaux chuyên về rượu vang đỏ. Rượu vang đỏ loại cabernet sauvignon của ông này sẽ được đặt tên lại là Les Chaptal Bordeaux Villages. Metor Sanchez: Chủ sở hữu một nhà máy rượu tại Aconcagua, Chile. Rượu cabernet sauvignon của ông này cũng sẽ được đặt tên lại là Casa Sanchez Chaptal. Jason Jay: Chủ sở hữu rượu vang Roo. Rượu vang loại Shiraz của ông này sẽ được đặt tên lại là Chaptal Roo. Những người khác: các nhân viên của Chaptal để hỗ trợ cho dự án. 5. Nguồn lực cần thiết 5 máy chủ công nghệ Intel Các CSU/DSU) để hỗ trợ kết nối 1 router và switch tại mỗi địa điểm Các nhà cung cấp viễn thông và chuyên viên tư vấn (bao gồmcác chuyên gia lắp đặt các kết nối, internet v.v) N hà thầu để xây dựng và chạy thử các trang web nội bộ Phần mềm Email Phần mềm Web Phần mềm diệt Virus 6. Các giả định và ràng buộc Giả định 1. Phần cứng vận hành tốt. 2. Các công ty viễn thông trong từng quốc gia có thủ tục xin xây dựng mạng và thời gian lắp đặt hợp lý. 3. Chi phí trung bình cho T1/E1 khoảng $350/ tháng. 4. Thời gian xây dựng mạng nội độ khoảng 60 ngày công (2 nhân viên trong 30 ngày). 5. Tất cả các nhà máy đều có vị trí phù hợp, an toàn để lắp đặt các thiết bị, an toàn về điện, có điều hòa. 6. Routers sẽ sử dụng dạng thức Open Shortest Path First (OSPF). 4 7. Có thể sử dụng hợp đồng thầu để thiết đặt cấu hình cho mạng. 8. Hệ điều hành mạng sẽ là Windows Server 2003 (W2K3) và phần mềm email cho máy chủ sẽ là Exchange 2003 (E2K3). Ràng buộc 1. Rào cản ngôn ngữ 2. N hân sự tại các địa điểm để hỗ trợ công tác lắp đặt có thể gặp khó khăn vào mùa làm rượu cao điểm 3. Mùa thu hoạch và mùa cao điểm 7. Các kết quả chính 1. Mua máy chủ và phần cứng phục vụ mạng 2. Mua các kết nối mạng diện rộng 3. Cài đặt hệ thống truyền động Internet (Internetworking gear installation) 4. Cài đặt máy chủ 5. Cài đặt phầm mềm Email 6. Xây dựng mạng nội bộ Intranet 7. Hướng dẫn cho người sử dụng 8. Kiểm tra các bộ phận riêng lẻ, kiểm tra tích hợp và kiểm tra mức chấp nhận của người sử dụng (Unit, Integration, and User Acceptance Testing) 8. Ngân sách Tổng ngân sách cho dự án (không tính đến lương của giám đốc IT của Chaptal) được dự đoán khoảng. Kim Cox đồng ý cấp theo ngân sách dự phòng $25,000. 9. Các rủi ro Băng tần T1/E1 không đủ rộng Hỏng phần cứng Hỏng phần mềm Hỏng phần cứng định hướng cho Internet (Internetworking gear ) Lỗi chương trình (Programming errors) 10. Các vấn đề: Điều quan trọng là dự án phải hoàn thành trước thời gian cao điểm tháng 9 là mùa hái nho và chuNn bị làm rượu vụ mới. Kim Cox đã nhấn mạnh rằng các nhân viên của Chaptal sẽ không làm gì ngoại trừ việc tập trung cho sản phNm rượu vào tháng 9 và tháng 11. 11. Truyền thông: Do chưa có máy chủ email và hệ thống mạng nội bộ nên tất cả các truyền thông đều thực hiện bằng điện thoại hoặc hệ thống thư điện thử miễn phí như Yahoo hoặc Hotmail. Tình hình phải được cập nhật cho cô Kim Cox hằng ngày. Các nhân vật Jason Jay, Metor Sanchez, và Guillaume Fourche sẽ được cập nhật hằng tuần. 12. Kế hoạch triển khai: Do yêu cầu của phần mềm email, nên việc mua sắm và lắp đặt các mạch WAN phải được thực hiện trước, sau đó là lắp đặt internetworking gear. Sau đó, sẽ lắp đặt các máy chủ và sau đó là lên chương trình cho mạng nội bộ và kiểm tra. 13. Kế hoạch hỗ trợ Giám đốc IT của Chaptal sẽ là bộ phận hỗ trợ chính, rồi một nhân viên chuyên trách tại mỗi địa điểm. 14. Kế hoạch đào tạo :giám đốc IT của Chaptal sẽ chịu trách nhiệm về đào tạo tại cả 4 địa điểm. . 1 CÁC YẾU TỐ CỦA MỘT BẢN KẾ HOẠCH DỰ ÁN Một bản kế hoạch dự án đầy đủ phải tập hợp được tất cả các thông tin từ các tiến trình hoạch định theo một cách trật tự, nhất quán. PM có thể tổ chức các. quản lý dự án (PMO) thì có thể các kế hoạch dự án sẽ tuân theo khuôn mẫu chuNn. N ếu không có khuôn mẫu chuNn, PM có thể sử dụng các kế hoạch của các dự án trước đó để xây dựng kế hoạch của mình nhiều cách. Nhiều tổ chức sử dụng các khuôn mẫu chuNn để xây dựng bản kế hoạch này. Mặc dù cách thức trình bày và cấu trúc có thể khác nhau, song các yếu tố cơ bản của một bản kế ho ạch dự án