8 Ở phương pháp này, kế toán cũng phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho.Sau đó khi xuất ,căn cứ vào số lượng xuất kho để tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho bằng cách : Trị giá thực tế Số lượng NVL Đơn giá thực tế NVL của lô NVL xuất kho = xuất kho x hàng nhập sau cùng Khi nào hết số lượng của lô hàng nhập sau cùng thì nhân ( x ) với đơn giá thực tế của lô hàng nhập ngay trước đó và cứ tính lần lượt như thế. Như vậy giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho của các lần mua đầu kỳ.Ngược lại với phương pháp nhập trước –xuất sau , với phương pháp này mọi sự biến động về giá được chuyển ngay vào chi phí sản xu ất kinh doanh trong kỳ.Do đó phản ánh đúng điều kiện kinh doanh tại thị trường hiện tại nhưng chi phí hiện hành của nguyên vật liệu tồn kho lại xa rời thực tế. Vì vậy phương pháp này thích hợp với những nguyên vật liệu có đặc điểm là phải sử dụng ngay như các loại thực phẩm tươi sống trong công nghiệp chế biến : Phương pháp giá thực tế bình quân Đây là phương pháp mà giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở đơn giá thực tế bình quân của nguyên vật liệu : Giá thực tế NVL Số lượng NVL Đơn giá thực tế bình quân xuất kho = xuất kho x của NVL Hiện nay , các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong số các loại đơn giá thực tế bình quân sau: *Đơn giá bình quân gia truyền cả kỳ: Đơn giá Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ bình quân = Lượng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này được xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán, dựa trên số liệu đánh giá nguyên vật liệu cả kỳ dự trữ . Các lần xuất nguyên vật liệu khi phát sinh chỉ phản ánh về mặt số lượng mà không phản ánh mặt giá trị. Toàn bộ giá trị xuất được phản ánh vào cuối kỳ khi có đầy đủ số liệu tổng nhập 9 .Điều đó làm cho công việc bị dồn lại , ảnh hưởng đến tiến độ quyết toán song cách tinh này đơn giản , tốn ít công nên được nhiều doanh nghiệp sử dụng đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít loại nguyên vật liệu , thời gian sử dụng ngắn và số lần nhập , xuất mỗi danh điểm nhiều. *Đơn giá bình quân cuối kỳ trước: Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ lấy theo đơn giá bình quân cuối kỳ trước đã tính được làm cơ sở tính giá. Có thể thấy đây là sự kết hợp giữa cách tính bình quân gia truyền cả kỳ với phương pháp nhập trước – xuất trước. Do vậy, nó không tính đến sự biến động về giá ở kỳ này nên việc phản ánh thiếu chính xác. Nhưng đổi lại, cách tính này đơn giản, đảm bảo tính kịp th ời về số liệu. *Đơn giá bình quân liên hoàn ( hay đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập): Sau mỗi lần nhập , kế toán xác định đơn giá bình quân cho từng đầu tên nguyên vật liệu như sau: Lượng tồn Đơn giá bình quân Trị giá thực Đơn giá trước khi nhâp x trước khi nhâp + tế NVL bình = Lượng tồn trước khi nhập nhập kho quân lượng nhập thực tế Ngay khi nghiệp vụ xuất phát sinh , đơn giá bình quân lần nhập cuối cùng trước khi xuất được dùng làm đơn giá để tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Cách tính này khắc phục được nhược điểm của hai cách tính trên , vừa đảm bảo tính kịp thời của s ố liệu kế toán vừa phản ánh được sự biến động về giá nhưng khối lượng tính toán lớn vì sau mỗi lần nhập , kế toán phải tính giá một lần. Nhìn chung , dù là đơn giá bình quân theo cách nào thì phương pháp giá thực tế bình quân cũng mắc phải một hạn chế lớn là giá cả đều có xu hướng bình quân hoá. Do vậy, chi phí hiện hành và chi phí thay thế của nguyên vật 10 liệu tồn kho có xu hướng san bằng cho nhau không phản ánh được thực tế ở thời điểm lập báo cáo . Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua thực tế cuối kỳ. Theo phương pháp này , giá thực tế xuất kho chỉ được xác định vào cuối kỳ và cách tính lần lượt như sau : Đầu tiên kế toán xác định trị giá nguyên vật liệu tồn khoi cuối kỳ trên c ơ sở giá mua của lần nhập kho cuối cùng trong kỳ: Trị giá NVL thực Số lượng NVL thực Đơn giá lần mua tồn cuối kỳ = tồn cuối kỳ x cuối cùng Từ đó tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ Trị giá NVL xuất Trị giá NVL Chênh lệch trị giá thực kho trong kỳ = nhập trong kỳ +(-) tế NVL tồn đầu kỳ và cuố i kỳ Vì giá trị nguyên vật liệu xuất kho chỉ được tính vào cuối kỳ nên không cung cấp số liệu kịp thời sau mỗi lần nhập .Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, nhiều mẫu mã khác nhau, giá trị thấp nhưng lại xuất dùng thường xuyên không có điều kiện để kiểm kê liên tục. 3.2 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Các phương pháp định giá nêu trên trong thực tế chỉ thích hợp cho các doanh nghiệp có ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán .Còn đối với doanh nghiệp vừa và lớn , có nhiều chủng loại nguyên vật liệu , các nghiệp vụ nhập ,xuất diễn ra liên tục kèm theo sự biến động không ngừng của cả giá cả, việc tính toán , ghi chép và phản ánh theo giá thực tế là khó khăn , phức tạp nhiều khi không thể thực hiện được .Vì thế để đơn giản h ơn cho công tác kế toán ,doanh nghiệp tự đặt ra cho mình một loại giá , gọi là giá hạch toán . Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp quy định , có tính chất ổn định và chỉ dùng để ghi sổ kế toán nguyên vật liệu hàng ngày chứ không có ý nghĩa trong 11 việc thanh toán , giao dịch với bên ngoài và trên các báo cáo tài chính. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc giá tạm tính được quy định thống nhất trong ít nhất một kỳ hạch toán .Cuối kỳ, kế toán điều chỉnh giá hạch toán trên sổ chi tiết nguyên vật liệu theo giá thực tế sau đó ghi vào các tài khoản , sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán . Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế tiến hành theo hai bước sau: *Bước 1:Xác định hệ số giữa giá hạch toán và giá thực tế Hệ số Trị giá t.tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá t.tế NVL nhập t.kỳ chênh = lệch (H) Trị giá HT NVL tồn đkỳ + Trị giá HT NVL nhập t.kỳ *Bước 2: Tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dựa vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá vừa tính được Trị giá thực tế NVL xuất kho = Trị giá hạch toán NVL xuất kho x H Trong quá trình sả n xuất tuỳ thuộc vào đặc điểm của nguyên vật liệu , yêu cầu và trình độ quản trị của doanh nghiệp mà hệ số chênh lệch của nguyên vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ , từng nhóm hoặc từng loại nguyên vật liệu . Để sử dụng phương pháp giá hạch toán trong xác định trị giá thực tế nguyên vật xuất kho , kế toán phải lập bảng kê số 3 với hình thứ c sổ kế toán Nhật ký – Chứng từ theo mẫu sau: Bảng Tính Giá Thực Tế Vật Liệu Ngày tháng năm TK152 - Nguyên liệu, vật liệu STT Chỉ tiêu HT TT 1 Giá trị NVL tồn đầu kỳ 2 Giá trị NVL nhập trong kỳ 3 Cộng số dư đầu kỳ và nhập trong kỳ 12 4 Chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán 5 Hệ số chênh lệch 6 Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ 7 Giá trị NVL tồn cuối kỳ Mỗi một phương pháp tính giá nguyên vật liệu có nội dung , ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng phù hợp nhất định . Doanh nghiệp phải căn cứ vào hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế toán để lựa chọn và đăng ký một phương pháp tính phù hợp . Phương pháp tính giá đã đăng ký phải được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán . Khi muốn thay đổ i phải giải trình và đăng ký lại đồng thời phải được thể hiện công khai trên báo cáo tài chính .Nhờ vậy có thể kiểm tra , đánh giá chính xác kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. IV. YÊU CẦU QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU Bắt nhịp cùng với xu thế chung của đát nước bước sang nền kinh tế thị trường , các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp sản xuất nói riêng chịu tác động của nhiều quy luật kinh tế , trong đó cạnh tranh là yếu tố khách quan , nó gây ra cho doanh nghiệp không ít những khó khăn , nhưng cũng là động lực để các doanh nghiệp sản xuất tồn tại và phát triển . Để có thể vươn lên khẳng định vị trí của mình trong đi ều kiện nền kinh tế thị trường đòi hỏi doanh nghiệp sản xuất phải làm ăn có hiệu quả . Một trong những giải pháp cho vấn đề này là doanh nghiệp phải quản lý thật tốt các yếu tố đầu vào mà cụ thể là yếu tố nguyên vật liệu . Để công tác quản lý này đật hiệu quả cần đảm bảo các yêu cầu sau: 13 - Phải có đày đủ thông tin tổng hợp vật liệu cả về hiện vật và giá trị , về tình hình nhập , xuất , tồn kho. Tuỳ theo điều kiện và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà có thể cần những thông tin chi tiết hơn - Phải tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo an toàn cho vật liệu cả về số lượng và chất lượng . Phát hiện và ngăn ngừa nh ững biểu hiện vi phạm làm thất thoat vật liệu . - Quản lý định mức dự trữ vật liệu , tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu , ảnh hưởng đến tình trạng tài chính và tiến độ sản xuất của doanh nghiệp. Trên cơ sở các yêu cầu quản lý đó , nội dung công tác quản lý nguyên vật liệu tại các khâu như sau : +Khâu thu mua: lập kế hoạch và tìm nguồn thu mua nguyên v ật liệu,đảm bảo đáp ứng theo yêu cầu của sản xuất cả về số lượng và chất lượng với chi phí tối thiểu , đáp ứng kịp thời tránh việc thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất +Khâu bảo quản: xây dựng và bố trí hệ thống kho tàng , thiết bị kỹ thuật đầy đủ trên cơ sở phân loại theo tính chất cơ , lý , hoá của t ừng loại nguyên vật liệu để có biện pháp bảo quản tốt nhất Nhìn chung các lại vật liệu thường rất dễ hỏng dưới tác dụng của môi trường , khí hậu và dễ mất mát , hao hụt nên rất khó khăn cho công tác bảo quản . Chi phí cho việc bảo quản đôi khi rất lớn , do vậy doanh nghiệp nên tính đến hiệu quả của chi phí nay có nghĩa là phải tính được tỷ lệ hợp lý giữa tr ị giá vật liệu với chi phí bảo quản chung. +Khâu dự trữ: Tại khâu này doanh nghiệp cần xác định các mức dự trữ tối da , mức dự trữ tối thiểu và mức dự trữ trung bình cho doanh nghiệp mình căn cứ vào yêu cầu đặc điểm của hoạt động sản xuất . +Khâu xuất nguyên vật liệu: Bên cạnh việc đảm bảo xuất đúng , xuất đủ cho sản xuất cần phải xác định đựoc chính xác giá xuất kho thực tế của nguyên vật liệu phục vụ cho công tác tính giá thành một cách chính xác . 14 Ngoài ra để công tác quản lý nguyên vật liệu khoa học và chính xác , các doanh nghiệp nên tiến hành mã hoá các nguyên vật liệu có nghĩa là quản lý chúng thông qua các ký hiệu bằng số , bằng chữ hoặc kết hợp cả hai bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu Sổ Danh Điểm Vật Liệu Ký hiệu nhóm Danh điểm vật liệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán 1521-1 1521-01-01 1521-01-02 … 1521-2 1521-02-01 1521-02-02 … Mỗi loại nguyên vật liệu sủ dụng 1 hoặc một số trang trong sổ danh điểm vật liệu ghi đủ các nhóm , thứ của nguyên vật liệu đó. Sổ này được xây dựng trên cơ sở số liệu của loại , nhóm và đặc tính thứ vật liệu . Tuỳ theo số lượng nhóm vật liệu mà xây dựng nhóm vật liệu gồm 1,2 hoặc 3 chữ số ( Nếu số lượ ng dưới 10: sử dụng 1 chữ số , nếu dưới 100: sử dụng 2 chữ số ) .Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng cho mình cách đặt ký hiệu cho từng danh điểm vật liệu của doanh nghiệp mình miễn sao thuận lợi và đơn giản hơn cho công tác quản lý trên cơ sở sự kết hợp nghiên cứu giữa bộ phận kỹ thuật , bộ phận cung ứng và phòng kế toán , đồng thời báo cáo cho các c ơ quan chủ quản. V. NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU . vật liệu Sổ Danh Điểm Vật Liệu Ký hiệu nhóm Danh điểm vật liệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán 1 521 -1 1 521 -01-01 1 521 -01- 02 … 1 521 -2 1 521 - 02- 01. 1 521 - 02- 01 1 521 - 02- 02 … Mỗi loại nguyên vật liệu sủ dụng 1 hoặc một số trang trong sổ danh điểm vật liệu ghi đủ các nhóm , thứ của nguyên vật liệu đó. Sổ này được xây dựng trên cơ sở số liệu. và đặc tính thứ vật liệu . Tuỳ theo số lượng nhóm vật liệu mà xây dựng nhóm vật liệu gồm 1 ,2 hoặc 3 chữ số ( Nếu số lượ ng dưới 10: sử dụng 1 chữ số , nếu dưới 100: sử dụng 2 chữ số ) .Các